Randers Kommunalbestyrelse Laksetorvet 8900 Randers C. Vedrørende sagsindsigt i KMD -sagen mm.

Transkript

1 Randers Kommunalbestyrelse Laksetorvet 8900 Randers C T I L S Y N E T Vedrørende sagsindsigt i KMD -sagen mm. Anders Buhl-Christensen og Hans Kortbæk, byrådsme d- lemmer i Randers, rettede den 13. september 2011 henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af styrelseslovens 1 47 fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Der var i henvendelsen rejst spørgsmål om, hvorvidt det var i strid med lovgivningen, at borgmesteren i Randers Kommune havde undladt at journalisere en mail fra en kontorchef i KL til borgmesteren. Mailen var tilsynelade n- de en del af en korrespondance, der relaterede sig til en nu afsluttet byrådssag. Der blev endvidere rejst spørgsmål ve d, om man ud fra mailen kan konkludere, at borgmesteren har lækket fo r- trolige oplysninger til en journalist fra tidsskriftet Danske Kommuner. Endeligt blev der generelt spurgt, om der var yderligere korrespondance, som borgmesteren i strid med lovgivni n- gen havde hemmeligholdt for kommunalbestyrelsen. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. S T A T S F O R V A L T N I N G E N M I D T J Y L L A N D S T. B L I C H E R S V E J 6 P O S T B O X : R I N G K Ø B I N G J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : S T R A A R D I R E K T E T E L E F O N : T E L E F O N : T E L E F A X : G I R O : E A N - N R m i d t j y l l a n s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G T O R S D A G F R E D A G I betragtning af, at sagen nu er kommet for dagens lys, for så vidt angår en del af korrespondancen, at andre dele af korrespondancen efter det oplyste er tilintetgjort, samt at den retlige grænse for, hvad borgmesteren kan betra g- te som sit private materiale er uskarp, har statsforval t- ningen valgt at indskrænke sig til at beskrive rammerne mere abstrakt. 1 Lovbekendtgørelse nr af 1. november 2010 om kommunernes styrelse med senere ændringer.

2 Her følger en gennemgang af sagens baggrund o g en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Randers Kommune indgik den 21. december 2009 en aft a- le med KMD A/S om at forlænge en eksisterende aftale om it-løsninger. Der blev ikke forud for indgåelsen af aftalen afholdt udbud. Dette var i strid med udbudsreglerne. 2 Kommunalbestyrelsen besluttede i juni 2010 at iværksæ t- te en personalejuridisk undersøgelse med henblik på at afklare hændelsesforløbet omkring indgåelsen af aftalen med KMD A/S. Kommunalbestyrelsen besluttede bl.a. på baggrund af den personalejuridiske undersøgelsen den 2. december 2010 at anse sagen vedrørende det manglende udbud af KMD - aftalen som afsluttet. I begyndelsen af året 2011 havde borgmester Henning Jensen Nyhuus i Ra nders et kommunikationsforløb med en journalist fra Kommunernes Landsforenings (KL) me d- lemsblad Danske Kommuner. I den forbindelse modtog borgmesteren den 7. februar 2011 en mail fra en konto r- chef i KL. Mailen havde følgende ordlyd: Emne: Artikel Hej Henning din historie er ikke gået i st å men den kommer først efter konferencen. Da jeg fik set på hove d- historien havde [NN] så stor en viden, at han hvis kan ikke havde begæret akt indsigt kun kunne have fået den fra dig eller mig og det går ikke. Jeg har derfor aftalt at jeg omskriver den del som er h o- vedhistorien H vad var det som direktørerne havde gjort forkert (så der ikke fortælles mere end hvad der kan fo r- tælles uden at Randers Kommune stiles dårl igt i forhold til konkurrenter på it området og at [NN] så vinkler historien lidt anderledes så hovedhistorien bliver hvor går en borgmester hen når hans chefer siger at der er noget galt og hans direktører siger at alt er ok!!! Han vil så forsøge at får talt med ØK -chefen og IT chefen og evt. advokaten efter aftale med dig. Selve dine udtale l- ser er helt fine og uproblematiske men den detailviden som [NN] har i hovedhistorien kan han jo ikke have fået ud af den blå luft og den skal nedtones uden at miste bid det gør jeg. [NN] er på ferie nu så vi t ager fat igen i uge 7. 2 Jf. Konkurrencestyrelsens redegørelse om 34 kommuners indkøb af KMD Opus fra juni S I D E 2

3 Med venlig hilsen KL KL-s juridiske Kontor Borgmester Henning Jensen Nyhuus har den 12. oktober 2011 på anmodning fra kommunens forvaltning udarbe j- det et notat om hændelsesforløbet omkring hans komm u- nikation med KL i den konkrete sag. Det fremgår heraf, at artiklen efter borgmesterens opfattelse ikke indeholdt fo r- trolige oplysninger. Det fremgik endvidere, at borgmest e- ren, efter hans eget udsagn, bl.a. havde givet nogle ko n- krete kontraktretlige oplysninger ti l KL. Det fremgår ikke nærmere, hvilke oplysninger, der var tale om. Borgmest e- ren havde ikke selv noget imod at oplysningerne kom med i artiklen, men kontorchefen fra KL frarådede ham det. A r- tiklen blev aldrig trykt. Det er Henning Jensen Nyhuus opfattel se, at mailen var rettet til ham personligt og var uden relevans for komm u- nens sag. Han lod derfor ikke mailen indgå i sagen, men slettede den blot. Kommunen har over for statsforvaltningen anført, at He n- ning Jensen Nyhuus korrespondance med KL om sagen ikikke er sket i hans funktion som borgmester, det vil sige som øverste daglig leder af kommunens administration. Da korrespondancen endvidere ikke har haft nogen bety d- ning for kommunens behandling af sagerne vedrørende KMD finder kommunen ikke, at den omta lte mail burde have været journaliseret i kommunen eller er undergivet byrådsmedlemmers ret til sagsindsigt. Retsgrundlag Styrelsesloven: 9 Ethvert medlem af komm unalbest yrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmat e- riale, der i endelig form foreligger i kommunens adm i- nistration. St k.2. Begæring om sagsindsigt efter st k. 1 skal rettes til borgmesteren. St k.3. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsin d- sigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes eksp e- dition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil v æ- re forbundet med uforholdsm æssigt store vanskeligh e- der. St k.4. Et medlem har ret til efter anmodning at få ti l- sendt kopi af sagsm ateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt, jf. stk Komm unalbestyrelsen S I D E 3

4 kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder b e- grænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. 11 Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens a n- liggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Udvalgene og komm unalbestyrelsens form and skal me d- dele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forla n- ger, og er - med de begræn sninger, som er fastsat i lo v- givningen - i enhver henseende undergivet kommunalb e- styrelsens beslutninger. 31 Formanden kan på kommunalbestyrelsens vegne a f- gøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver a n- ledning til t vivl. St k.2. Formanden orienterer senest på førstkommende ordinære møde, jf. 8, stk. 1, kommunalbest yrelsen om afgørelser t ruffet i medfør af 31, st k. 1. St k.3. Formanden har den øverste daglige ledelse af komm unens administ ration. Formanden fordeler sagerne til de pågældende udvalg og drager omsorg for, at sager, der kræver beslut ning af komm unalbest yrelsen, f o- relægges denne med event uelle erklæringer. Form anden påser sagernes ekspedition og udfærdiger om fornødent forskrifter herfor. Formanden sørger for, at ingen udgift afholdes eller indt ægt oppebæres ude n fornøden bevi l- ling. St k.4. I styrelsesvedt ægten kan fastsættes nærmere re g- ler om form andens forretninger. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne ove r- holder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. styrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen beslutter ifølge styrelseslovens 48a, om en henvendelse giver tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag For så vidt angår det i henvendelsen anførte om, at bor g- mesteren skulle have lækket fortrolige oplysninger, og at der i øvrigt skulle være yderligere korrespondance i s a- gen, som skulle have været journaliseret i kommunen, har statsforvaltningen ikke fundet anledning til at undersøge disse forhold nærmere. Statsforvaltningen har i den forbindelse lagt vægt på karakteren af de mulige lovovertr æ- delser, samt at statsforvaltningen ikke ser mulighed for at afklare det konkrete hændelsesforløb. Retten til sagsindsigt i medfør af styrelsesloven 9, me d- fører en ret for kommunalbestyrelse smedlemmer til ind- S I D E 4

5 sigt i oplysninger, der vedrører en sag, der kan indbringes for kommunalbestyrelsen. Retten omfatter alle dokume n- ter, der vedrører sagen, herunder også oplysninger, der er undtaget fra offentlighed i medfør af offentlighedsloven, fx interne notater og fortrolige oplysninger. Fx antages, at udkast til taler, der er udarbejdet af administrationen til brug for borgmesteren, hører til den sag, talen eventuelt vedrører, og derfor er omfattet af sagsindsigten. Noget tilsvarende må antages at gæl de for fx manuskripter til borgmesterens artikler, interviewbesvarelser til journal i- ster o.a. Retten til sagsindsigt omfatter de dokumenter, der vedr ø- rer borgmesterens handlinger og korrespondance når han handler på kommunens vegne og i sin egenskab af bo rgmester. Det må antages, at en borgmester har et råderum, hvor han kan agere som byrådspolitiker og ikke som borgm e- ster. Dette råderum kan fx indebære en adgang til at ho l- de taler eller give interviews. Det afgørende må her være, karakteren og emnet for den konkrete tale eller det ko n- krete interview. Er der tale om en sag, der er under forberedelse eller netop afsluttet i byrådet, et udvalg eller i administrati o- nen, taler det for, at borgmesterpapirer er sagsmateriale. Er beslutningsprocessen derimod på et meget indledende stadium, hvor der typisk sker (parti)politisk meningsda n- nelse og friere overvejelser, eller er der tale om eftervu r- dering af et længst overstået forløb, er det nok mere pol i- tikeren, der taler uden for sagen. Er der tale om en pa r- tipolitisk højspændt sag, f.eks. lige op til en politisk tung budgetvedtagelse, eller står kommunevalget for døren, må der nok indrømmes borgmesteren et lidt videre frisprog end ellers. Er der tale om en borgmesterudtalelse, der indeholder blot én notatpligt ig oplysning eller i videre omfang henv i- ser til mere fagligt-tekniske betragtninger, eller tilfører udtalelsen oplysninger til sagen eller beslutningsgrundl a- get, taler det for, at det er sagsmateriale med indsigtsret for andre medlemmer. Og i alle tilfælde er det sådan, at de faktiske oplysninger og faglige vurderinger, borgmesteren har fået fra forval t- ningen, skal stilles til rådighed for andre kommunalbest y- relsesmedlemmer, i det mindste hvis de beder om det. Dette skal ikke nødvendigvis ske i form af de t borgmestermanuskript, hvori forvaltningen har indføjet oplysni n- gerne og vurderingerne. S I D E 5

6 Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Anders Buhl-Christensen og Hans Kortbæk. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Med venlig hilsen Stine Rask S I D E 6