Årsberetning Intern Overvågning 2012

Transkript

1

2 Udarbejdet af Godkendt af Henrik Juhl Nielsen John Hartvig Mølgaard Dato:30. april 2013 Dato: 30. april 2013 S / D / 3.0 Side 2 af 6

3 Indledning Lovgrundlag Denne årsberetning er udarbejdet i henhold til Vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12/06/2009, der fastlægger at vandforsyningsselskaber skal etablere et internt overvågningsprogram til sikring af skriftlige aftaler på markedsvilkår således at det sikres, at vandselskabets aftaler alene varetager selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Denne årsberetning dækker perioden 1. januar 2012 til 31. december 2012 og gælder for Haderslev Vand a/s, Haderslev Spildevand a/s og Haderslev Forsyningsservice a/s, og er udarbejdet i overensstemmelse med vores procedure herfor. Organisering Haderslev Forsyningsservice a/s er det serviceselskab, der har til formål at sikre en effektiv drift af Haderslev Vand a/s og Haderslev Spildevand a/s samt Haderslev Affald a/s. Provas er fælles kaldenavn for selskaberne. Alle selskaber er 100 % ejet af Haderslev kommune. S / D / 3.0 Side 3 af 6

4 side 44 af 66 side

5 Program for intern overvågning Gyldighed og ansvar Gyldighedsområdet for det interne overvågningsprogram er alle selskaberne. Kvalitetslederen er ansvarlig for overvågningsprogrammet og den interne kontrol. Kvalitetslederen referer til den administrerende direktør. Det er den enkelte afdelingschef, som har ansvaret for at indkøb sker i overensstemmelse med programmet. Opbygning Programmet er i 2012 integreret i Provas ledelsessystem. Ledelsessystemet indeholder en indkøbspolitik, der fastlægger målet om at købe ind på markedsvilkår, at vælge leverandører med relevant baggrund og standardisere vores indkøb f.eks. gennem kontrakter og rammeaftaler. Vi vil fortsat arbejde for at effektivisere indkøbsprocessen. Der er en beskrivelse af indkøbsprocessen, hvor ansvar, roller og fremgangsmåde beskrives. I denne beskrivelse er der også henvisninger til EU s udbudsregler og den danske tilbudslov. Processen beskriver ligeledes at alle aftaler skal være skriftlige og at valg af leverandør skal begrundes. I programmet indgår også en salgsprocedure, der gælder for salg af ydelser over kr. Standardydelser i relation til vores kerneydelser så som stiktilslutning, målerafgift, forbrugsafgifter mm. er ikke omfattet af programmet. Proceduren fastlægger nogle minimumskrav til indhold i salgsaftaler. Der er kontrolproceduren, der beskriver, hvordan egenkontrollen gennemføres samt hvordan der dokumenteres. Der er en procedure, der beskriver, hvordan der gives information til relevante medarbejdere om overvågningsprogrammet. Endelig er der også en procedure der beskriver, hvad der skal være i årsberetningen, at den skal offentliggøres, indsendes til Forsyningssekretariatet inden 1. maj, samt at den skal forsynes med en revisorerklæring. Revision Overvågningsprogrammet er lettere revideret i processen for indkøb, hvor det præciseres at der også skal gemmes dokumentation for de tilbud, der fravælges. Desuden er der rettet tekst som konsekvens af at Provas elektroniske dokumentsstyringssystem er udskiftet med et nyt. Overvågningsprogrammet er i 2012 blevet fuldst ændig integreret i Provas ledelsessystem. Gennemførelse af programmet I forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere i 2012 har de relevante modtaget information om overvågningsprogrammet. Der er udarbejdet en intern mini kvik-guide til brug for udbud og annoncering. S / D / 3.0 Side 5 af 6

6 Kontrol af programmet Der er taget stikprøvekontroller af aftaler/kontrakter, som er afleveret hos den overvågningsansvarlige. Der er udtaget stikprøver via økonomisystemet. Der er taget stikprøver af om indgåede aftalepriser er overholdt. Der er gennemført stikprøvekontroller for om der er dokumentation for tilbud, der blev fravalgt. Der er fulgt op overfor afdelingschefers om vurdering af deres kontraktområder og fulgt op på sidste års egenkontrol. Der er gennemført kontrol for dokumentation på timepriser til fakturering internt mellem selskaberne. Der er gennemført kontrol af lånoptagelse. Samhandel med kommunen Løbende er der almindelige mellemværender mellem Haderslev Kommune og de enkelte selskaber Haderslev Vand a/s, Haderslev Spildevand a/s, Haderslev Affald a/s og Haderslev Forsyningsservice a/s vedrørende almindelig samhandel. Konklusion Overvågningsprogrammet har gennemgået en lettere revidering i forbindelse med den fuldst ændige integration med Provas ledelsessystem. Der er udarbejdet dokumentation for, hvilke aftaler eller emner der skal indgås aftaler for. Opgaven hænger nøje sammen med Provas interne effektiviseringsprojekt, hvor der er sat yderligere fokus på effektivisering af indkøb. Det er fortsat selve udbuds- og annonceringsreglerne, der giver anledning til spørgsmål om de præcise regler og, hvornår det er udbudsdirektivet, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller den danske tilbudsbudslov, der gælder. Der er derfor fortsat fokus på Provas kompetencebehov på dette område. Det interne overvågningsprogram fungere r i overensstemmelse med gældende beskrivelser. S / D / 3.0 Side 6 af 6