Ærø Vand A/S. Program for intern overvågning

Transkript

1 Ærø Vand A/S Program for intern overvågning 1

2 Indhold 1. Ledelseserklæring 3 2. Overvågningsansvarlig 4 3. Overordnet politik for indgåelse af aftaler Hvilke aftaler er omfattet Markedsvilkår Dokumentation Særlig dokumentationspligt Opbevaring af dokumentation 7 4. Information om program for intern overvågning 7 5. Kontrol med program for intern overvågning 8 6. Årsberetning 9 7. Bilag 1 Oversigt over indgåede aftaler Bilag 2 dokumentationsskema 11 2

3 1. Ledelseserklæring Nærværende program for intern overvågning er etableret i medfør af bestemmelserne i vandsektorloven. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at selskabet ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at Aftaler skal indgås på markedsvilkår, dog gælder der særlige forhold i kommunalt ejede selskaber Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet Ærø Vand A/S, der er 100 % ejet af Ærø Kommune, skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Ærø Vand A/S har iværksat følgende tiltag: Etablering af overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår Procedure for sikring af dokumentation for at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres Der udarbejdes på grundlag af programmet en årsberetning, som indeholder En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelse af programmet En oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommunen opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen. En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber (bekg. Nr. 319 af 25. marts 2010) I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. Nærværende program, dets efterlevelse og forankringen i organisationen er vedtaget og godkendt i selskabets ledelse. Marstal den 23. november 2010 Jesper T. Andersen Direktør Kalle Matthiasen Bestyrelsesformand 3

4 2. Overvågningsansvarlig Det er besluttet, at der udpeges en overvågningsansvarlig, med ansvar for etableringen af programmet for intern overvågning, den løbende kontrol, udarbejdelse af årsberetning m.v. Den overvågningsansvarlige refererer direkte til bestyrelsen. Den overvågningsansvarlige skal med iværksættelsen af programmet for intern overvågning godkende grundlaget for indgåelsen af samtlige aftaler. Ansvaret for overholdelse af indkøbsprocedurer og -politikker samt programmet for intern overvågning påhviler den enkelte medarbejder. Herunder ansvaret for udarbejdelse af dokumentation m.v. samt indhentelse af godkendelse hos den overvågningsansvarlige. Den overvågningsansvarlige er selskabets direktør. 4

5 3. Overordnet politik for indgåelse af aftaler Efter vandsektorloven skal selskabets aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Selskabet skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af selskabets egne produkter. Ærø Kommune er som ejer at betragte som økonomisk interesseforbunden part. Virksomheder med ledelsesmæssigt personsammenfald eller andre personalemæssige bindinger er ikke nødvendigvis direkte økonomisk interesseforbundne. Men ved indgåelse af aftaler kan det være relevant også at tage højde for sådanne forhold for at sikre sig imod varetagelse af uvedkommende hensyn. 3.1 Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. 3.2 Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis selskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindelige forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet. 5

6 3.3 Dokumentation Ved indgåelse af aftaler gælder følgende. Ingen aftaler kan indgås før udkast og dokumentation er godkendt af den overvågningsansvarlige. Den som indgår aftalen har ansvaret herfor. Til brug for den overvågningsansvarliges godkendelse af et aftalegrundlag skal følgende foreligge: Kort beskrivelse og specifikation af aftalens indhold - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår dokumentation for markedsvilkår - Hvis aftalen er udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis aftalen ikke er udbudspligtig, skal den aftaleansvarlige over for den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. - Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100 tkr., betragtes disse som en sammenhængende aftale. Skriftlig aftale Den overvågningsansvarlige kan ikke godkende grundlaget for en aftale, før der foreligger et udkast til en skriftlig aftale. Ændres udkastet, efter at den overvågningsansvarlige har godkendt dette, skal det forelægges igen. Såfremt der sker ændringer i konkrete forhold m.v. under et kontraktforløb, skal den aftaleansvarlige straks underrette den overvågningsansvarlige herom. Underretningen skal ske skriftligt Særlig dokumentationspligt Vandselskabet skal i medfør af vandsektorloven kunne dokumentere hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet, når disse har en økonomisk værdi på mere end 100 tkr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Grænseværdien på 100 tkr., fritager ikke aftaler på mindre beløb fra det interne overvågningsprogram. Der er alene tale om en grænseværdi i forhold til Forsyningssekretariatets umiddelbare kontrol af enkelt aftaler. 6

7 3.4 Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare kopi af modtagen dokumentation og have kopi af og opbevare de underskrevne aftaler. Den overvågningsansvarlige udarbejder en oversigt over indgåede aftaler m.v., jf. bilag Information om program for intern overvågning Det skal sikres, at alle medarbejdere med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning informeres om programmet og er bekendt med deres ansvar, for dets overholdelse. Dette skal sikres ved følgende tiltag: Der udleveres kopi af programmet til de relevante medarbejdere Der afholdes et årligt informationsmøde omkring programmet. Disse afholdes af den overvågningsansvarlige og skal indeholde - En overordnet gennemgang af programmet - Eksemplificering af dokumentationskrav Ved nyansættelse skal der foretages en individuel orientering om programmet samt ansvar i medfør heraf En opdateret liste over medarbejdere med ansvar i medfør af programmet for intern overvågning skal opbevares hos den overvågningsansvarlige. Den overvågningsansvarlige skal sikre sig, at de relevante medarbejdere er til stede ved de årlige informationsmøder. Den overvågningsansvarlige skal opbevare dokumentation for afholdte informationsmøder samt individuelle orienteringer. Dokumentation skal omfatte: Indhold af orientering Dato for afholdelse Liste over tilstedeværende medarbejdere 7

8 5. Kontrol med program for intern overvågning Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen med program for intern overvågning. Løbende kontrol Den overvågningsansvarlige foretager, jf. politik for indgåelse af aftaler, en løbende kontrol ved aftaleindgåelse. Aftaler med en længere løbetid, eksempelvis vareindkøbsaftaler, skal årligt underlægges en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Det vil sige, om aftalen svarer til de aktuelle markedsvilkår. Den overvågningsansvarlige skal påse, at den årlige revurdering gennemføres, jf. nedenstående. Den aftaleansvarlige skal udarbejde en dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses at være indgået på markeds tidssvarende vilkår. Herunder anbefale, om aftalen skal genforhandles eller opsiges med henblik på indgåelse af en ny aftale. Opfølgende kontrol Der foretages en opfølgende kontrol på allerede indgåede aftaler. Den overvågningsansvarlige skal halvårligt udtage 10 aftaler til opfølgende kontrol. Den overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at aftalen er udtaget til opfølgende kontrol, og det påhviler herefter den aftaleansvarlige at dokumentere, at effektueringen af aftalen sker i overensstemmelse med den indgåede aftale. Den aftaleansvarlige skal fremlægge kopi af eventuelt projektregnskab, modtagne fakturaer med tilhørende specifikation og øvrig dokumentation, som den overvågningsansvarlige måtte anmode om. Dokumentation skal foreligge senest 14 dage efter anmodningen. Såfremt den overvågningsansvarlige ved den opfølgende kontrol konstaterer afvigelser fra aftalegrundlag m.v., skal bestyrelsen skriftligt underrettes herom. 8

9 6. Årsberetning Den overvågningsansvarlige skal udarbejde en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet Årsberetningen skal bilægges en revisorerklæring omkring programmets etablering og de gennemførte kontroller. Den første årsberetning skal omfatte perioden 1. juli december Årsberetning skal indsendes til Forsyningssekretariatet og være offentliggjort senest den 1. maj For de efterfølgende år skal årsberetningen for et kalenderår indsendes den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. 9