MainBrain White Paper: 3 Ukendte Risici Associeret med Førende Skyløsninger. Februar 2016

Transkript

1 MainBrain White Paper: 3 Ukendte Risici Associeret med Førende Skyløsninger Februar 2016

2 Introduktion I løbet af de sidste par år er en voksende del af virksomhedsinformation flyttet til skyen. Løsninger som Office 365 og Google Apps har flyttet produktiviteten online. De mange skyløsninger og SaaS applikationer har åbnet talrige fordele, som inkluderer økonomisk overkommelighed, samarbejde, tilgængelighed og mobilitet. Desværre har disse funktioner ikke reduceret mængden af datatab. Fejlagtige opfattelser hober sig op om data i skyen. Den mest sejlivede myte er, at der er ingen risiko for datatab i skyen. Denne tro har resulteret i, at mange små og mellemstore virksomheder afstår standard forretningsprocedurer, så som at tage en regelmæssig backup og at revidere data, når det kommer til skyen. Desværre er statistikkerne alvorlige og tankevækkende. Et studie, bestilt af Symantec og publiceret i 2013, viser at mere end 40% af firmaer har mistet data i skyen. 1 Dette white paper stræber sig på at adressere flere aspekter ved skyen, som virksomheder er tilbøjelige til at overse. Der fremhæves blandt andet problemstillingerne ved utilsigtet og ondsindet sletning af data, mangelfulde regler for dataopbevaring anvendt af førende SaaS udbydere og almindelige uheld ved datamigration, -eksport og - integration. Dette white paper diskuterer også, hvorfor det er afgørende, at virksomheder benytter en sky-til-sky backup, search- og restore-løsning, som vil minimere risikoen og omkostningerne ved datatab. Risiko #1: Utilsigtet eller ondsindet sletning af data Den primære trussel for data i skyen er brugerfejl. Utilsigtet eller ondsindet sletning stiller sig som en konstant trussel over for virksomhedsdata og skyapplikationernes åbne og samarbejdende natur øger denne risiko. En nyligt studie fra Aberdeen Group afslørede at brugerfejl var den primære kilde til datatab i skyen og udgjorde 64% af al datatab. 2 Data inklusiv s, kontakter og dokumenter er alle sårbare over for brugerfejl eller utilsigtet sletning. Som et eksempel: en medarbejder sletter en gammel elektronisk kvittering, som hun tror, hun ikke længere har brug for, for derpå at opdage at regnskabsafdelingen har behov for adgang til hendes kopi. På daglig basis bliver systemadministratorer tynget med disse typer af data gendannelsesprocedurer.

3 Ondsindet eller overlagt sletning af data er også alt for almindelig. Der findes flere tilfælde, hvor tidligere eller utilfredse ansatte med de rette forudsætninger logger ind på deres konto og sletter kritiske mails, dokumenter, kundedata og meget andet. Hvis den benyttede skyløsning ikke har de tilstrækkelige opbevaringspolitikker etableret, kan en planlagt, automatisk sletning resultere i en permanent sletning af disse data. Når data er lagret i en skyapplikation med en utilstrækkelig eller ikkeeksisterende backupstrategi, er utilsigtet eller ondsindet sletning en tidskrævende og omkostningsfuld affære. Risiko #2: Mangelfulde regler for dataopbevaring Organisationer, der bruger skyløsninger forkert, formoder, at når data er lagret i skyen, er det altid tilgængeligt ved et øjebliks varsel. I realiteten, kan de fleste førende skyløsninger kun lagre data i et begrænset tidsrum. Dette bliver først oftest klart, når en systemadministrator prøver at genfinde slettede informationer, for at opdage at det er blevet slettet automatisk. Det er vigtigt at pointere, at dataopbevaring ikke kun kommer i spil, når filer er slettet ved et uheld eller ved fuldt overlæg. Når en medarbejder forlader en virksomhed, bliver hans/hendes konti sædvanligt lukket, og tager tilhørende data med. Ud over ulejligheden ved datatab, kan der også forekomme alvorlige retslige og finansielle konsekvenser, hvis data ikke er lagret i et tilstrækkeligt tidsrum. Her er et overblik over opbevaringsregler for to førende skyløsninger: Microsoft Office 365 Microsofts Office 365 har været et stort hit hos mange virksomheder, men produktets opbevaringsregler fortjener en ekstra gennemgang. SharePoint Online opbevarer slettet data i et maksimum af 216 dage, hvorefter data slettes og er uoprettelige. Når først en bruger sletter et emne fra hans/hendes Slettet post i Exchange Online, er emnet opbevaret i en sekundær folder kun tilgængelig for administratorer i 30 dage, med mindre at der er suppleret med Exchange Online Archiving som en ekstra omkostning (inkluderet i Enterprise E3 abonnementer). I OneDrive for Business er slettede emner opbevaret i et maksimum af 186 dage, hvorefter de slettes og er uoprettelige. Mere bekymrende er den løse opbevaring, der knytter sig til slettede brugerprofiler. OneDrive lagrer kun data i 14 dage, når først en administrator sletter en brugerprofil. Da Office 365 driver så meget produktivitet inden for virksomheder, kan datatab fra denne service resultere i betydelig nedetid og omkostninger.

4 Google Apps Meget lig Office 365, er Google Apps centrum for s, kalendere, kontakter og andre vigtige dokumenter for virksomheder, som har taget skyen til sig. Desværre er Google Apps politik for dataopbevaring meget krævende og besværlig. Med Gmail vil slettede mails blive i papirkurven i kun 30 dage før de er slettet. Google tilbyder en arkiveringsløsning, Vault, for en ekstra omkostning. Dog beskytter Google Vault ikke de emner som har været slettet fra Google Drevs papirkurv. Disse filer slettes og er uoprettelige, så snart de slettes fra papirkurven. Fra et datasikkerhedsperspektiv, er Google ikke meget bedre end en ordinær computer, der ikke har et backup system på plads. Specielt når lokal opbevaring og sikkerhedskopiering af størstedelen af Google Apps data ikke er en mulighed, kan datatab i Google Apps resultere i permanent tab. Risiko #3: Uheld ved datamigration, -eksport, and -integration Enhver skyplatform er sårbar over for uheld når det kommer til datamigration, -eksport og -integration. Hvad end det gælder information i et delt dokument eller kontaktlister, er det nemt for alle at overskrive tidligere indtastet data enten overlagt elle utilsigtet. Sager forbundet med tredje parts software og kontomigrering kan føre til datatab. For eksempel, at flytte til en ny klient kan resultere i, at en brugers indbakke mistes, specielt hvis flere konti konfigureres på samme tid. En afgående medarbejder kan slette hendes kalender uden at være klar over at hendes stedfortræder skal bruge informationerne. Uanset sagen, kræver det at reparere en skade forårsaget af dataoverskrivninger et separat backupdepot, knyttet til individuelle gendannelsessteder. Konklusion Der er ingen tvivl om, at brugen af skyløsninger tilbyder virksomheder mange fordele. Data, inklusiv filer, s, kontakter og dokumenter, kan deles og tilgås af mange mennesker på tværs af mange enheder, og virksomheder kan spare penge og opleve mere og bedre samarbejde ved at flytte produktiviteten til skyen. Desværre er risiciene ved utilstrækkelige regler for dataopbevaring, datasletning og datakorruption nødt til at blive grundigt overvejet af administratorer, som søger at benytte sig af skyen. Administratorer, som er ivrige efter flytte op i skyen skal overveje risiciene ved de utilstrækkelige regler for dataopbevaring, datasletning og datakorruption. Kilderne til datatab og skyapplikationernes begrænsede opbevaringspolitikker gør det yderst nødvendigt for virksomheder at implementere en robust backup-, search- og restoreløsning ved en transition til skyen.

5 Trods der ikke kan gøres meget for at hindre utilsigtet eller ondsindet sletning af filer, tager Cloudfinder backup af kritisk data, der er opbevaret i Office 365 eller Google Apps, for at sikre at disse slettede data altid kan findes og gendannes. Almindeligt brugte skyløsninger mangler ofte skræddersyede regler for dataopbevaring i overensstemmelse med virksomhedskrav, men Cloudfinder tilbyder en krypteret SafeHaven, der er sikret mod misbrug og ubegrænset opbevaring til al skydata. Sidst, men ikke mindst sikrer Cloudfinder at uheld ved migration, eksport og integration ikke forårsager, at vigtig data bliver overskrevet. Cloudfinder tilfører værdi til førende SaaS applikationer, som styrker virksomheder at arbejde i skyen uden at skulle bekymre sig om deres data bliver permanent slettet. Lær mere på 1 Symantec. Avoiding the Hidden Costs of the Cloud. Mountain View, Aberdeen Group. Who are the Heavy Users of SaaS Applications? Boston, Microsoft. Configure Deleted Item retention and Recoverable Items quotas 4 Google. How retention works International House, Center Boulevard 5, 2300 København S, Danmark info@mainbrain.dk 2016 MainBrain A/S. All rights reserved.