UDBUDSMATERIALE FOR GET MOVING KAMPAGNEN MEDIEINDRYKNING. 21. december 2011 j.nr. / /1

Transkript

1 UDBUDSMATERIALE FOR GET MOVING KAMPAGNEN MEDIEINDRYKNING 1. Generelle oplysninger Udbudsform Kontrakt Tidsplan Kravspecifikation Tilbuddet skal indeholde Kampagneperiode Målgruppe Succeskriterier Mediebudget Baggrund Formål med massemediekampagnen Kampagneelementer Øvrige elementer i kampagnen Kampagneelementer Aktiviteter i fire kommuner gennemført af samarbejdspartnere Leverancer i forbindelse med opgaven Tidsplan for opgaven Udarbejdelse af tilbud Sprog Priser Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Spørgsmål Fremsendelse og form på tilbud Tilbudsfrist Behandling af tilbud Adgang til at overvære åbning af tilbud Adgang til at præsentere tilbud Meddelelse om resultatet Bilagsfortegnelse j.nr. / /1 Borgerrettet Forebyggelse Islands Brygge København S Tlf Fax E-post info@sst.dk Dir. tlf E-post bofo@sst.dk

2 1. Generelle oplysninger 1.1 Udbudsform Side 2 Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF. Da udbuddet er omfattet af Udbudsdirektivet, er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske for at sikre ligebehandling af tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen. I den forbindelse ønsker at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på, at; - er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser. - er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer af tilbud, som ikke er til stede på adressen og på tidspunktet for tilbudsfristens udløb. - Det er tilbudsgiverens ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af evt. forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor udelukkende tilbudsgiver. 1.2 Kontrakt har udfærdiget udkast til kontrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet. Tilbudsgivers tilbud skal være baseret på det vedlagte udkast. 1.3 Tidsplan Nedenfor følger den forventede tidsplan for udbuddet Offentliggørelse af udbud Frist for modtagelse af spørgsmål til 25. januar 2012 kl udbudsmaterialet Frist for aflevering af tilbud 02. februar 2012 kl Underretning 10.februar 2012 Forventet indgåelse af kontrakt 22.februar 2012

3 2. Kravspecifikation 2.1 Tilbuddet skal indeholde I tilbuddet skal følgende indgå: Side 3 Beskrivelse for løsning af opgaven med følgende indhold: Medieplan Angivelse af dækningsgrad og eksponering Tidsplan Afrapportering af nøgletal ift. dækningsgrad og eksponering Et samlet udspecificeret budget for alle medieleverancerne på maksimalt kr. ekskl. moms med specifikation af timepriser og timefordeling for de medarbejdere, der skal samarbejde med. Herudover skal tilbuddet indeholde: Forslag til en betalingsplan Beskrivelse af medarbejderteamets uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt deres erfaring med lignende opgaver. Dette krav skal opfyldes ved at vedlægge medarbejderteamets cv er. Tro- og love erklæring: Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger (lov. nr. 336 af ) skal ansøger afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne både i det land, hvor ansøger er etableret og i Danmark. Der er vedlagt et eksempel på en tro-og-love erklæring. Serviceattest: Serviceattest fra Erhvervs- og selskabsstyrelsen, eller en tilsvarende attest fra en lignende udenlandsk myndighed som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at give bud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af (udbudsdirektivet). Serviceattest må ikke være ældre end 6 måneder. Serviceattest kan rekvireres via eattest_-_ny. Bemærk at behandlingstiden er ca. 1-2 uger. Det forventes, at mediebureauet samarbejder med projektlederen i og reklamebureauer for de enkelte kampagneelementer.

4 2.2 Kampagneperiode Get moving kampagnen gennemføres fra uge 16 til Side 4 Kampagnens længde er, siden sidste gennemførelse, udvidet fra en uge til tre uger. 2.3 Målgruppe Den primære målgruppe er årige ( klasse). Den sekundære målgruppe er forældre til børn i års alderen. Der ønskes en dækning på minimum 80 procent af den primære målgruppe. Det er endvidere et ønske, at der for TV opnås mindst 500 TRP for børn og unge og 500 TRP for forældre. 2.4 Succeskriterier 75 % af de 11 til 15-årige børn og unge og 75 % af deres forældre kender anbefalingen om at børn og unge skal være fysisk aktive mindst 60 min om dagen alle ugens dage. 2.5 Samlet budget kr. ekskl. moms. 2.6 Baggrund gennemfører kampagnen Get Moving i en 3-ugers periode i ugerne 16, 17 og 18 i 2012 med fokus på at udbrede kendskabet til anbefalingen om fysisk aktivitet til børn og unge. Dette skal dels foregå via en central massemedieindsats og dels via lokale aktiviteter. Kampagnen er blevet gennemført siden 2005 med forskellige kreative udtryk, og trackingmålingen efter den seneste kampagne i 2010 i uge 41 viste et kendskab til anbefalingen om fysisk aktivitet blandt målgruppen ( årige) på 66 % mod henholdsvis 59 % før kampagnen. s anbefalinger om fysisk aktivitet for denne målgruppe lyder: Vær fysisk aktiv mindst 60 minutter om dagen. Aktiviteten skal være med moderat til høj intensitet og ligge ud over almindelige kortvarige dagligdags aktiviteter. Hvis de 60 minutter deles op, skal hver aktivitet vare mindst 10 minutter. Mindst 3 gange om ugen skal der indgå fysisk aktivitet med høj intensitet af mindst 30 minutters varighed for at vedligeholde eller øge konditionen og muskelstyrken. Der skal indgå aktiviteter, som øger knoglestyrken og bevægeligheden.

5 Fysisk aktivitet ud over det anbefalede vil medføre yderligere sundhedsmæssige fordele. 2.7 Formål med massemediekampagnen Side 5 Det primære formål med massemediekampagnen er: at vil øge kendskabet til anbefalingen blandt de 11 til 15-årige børn og unge og deres forældre i forhold til kampagnen i 2010 om at 11 til 15-årige skal være fysisk aktive mindst 60 minutter om dagen De sekundære formål er: at bidrage til at gøre flere 11 til 15-årige fysisk aktive i mindst 60 minutter om dagen at give kommunerne inspiration til hvordan de kan understøtte fysisk aktivitet blandt kommunens 11 til 15-årige med særligt fokus på de inaktive ved hjælp af strukturelle indsatser. 2.8 Kampagneelementer har til kampagnen i 2012 valgt at tage udgangspunkt i street-aktiviteter/gadesport. Kampagnens elementer: TV-spot der bliver bragt i uge 16 til 18 Annoncer i udvalgte blade Hjemmeside med baggrunds- og trickfilm for 6 streetaktiviteter som er løbehjul, skateboard, streetfodbold, breakdance og ropeskipping Facebookside og youtubekanal To plakater til skolerne Bannerreklamer Tre Euro-outdoorplakater med parkkour, løbehjul og ropeskipping Aktiviteter for børn og unge i fire udvalgte kommuner. Aktiviteter bliver gennemført af fire samarbejdspartnere som er Kræftens Bekæmpelse, Naturstyrelsen, Cyklistforbundet og Hjerteforeningen Øvrige elementer i kampagnen Disse elementer indgår også i kampagnen og er beskrevet i det følgende, fordi vurderer, at det kan have betydning for, hvordan og hvor indrykningen skal foregå.

6 2.8.2 Kampagneelementer Undervisningsmaterialet Getmoving. Det består af en lærervejledning og et elevhæfte samt 12 stk. plancher, der kan bruges i idrætsundervisningen i folkeskolen Undervisningssite for elever med temaer, der berører emnet fysisk aktivitet Workshop i foråret 2012 (5. marts) for kommunens ansatte med fokus på hvordan der kan arbejdes med fysisk aktivitet i en strukturel kontekst for at få flere 11 til 15-årige børn og unge til at være fysisk aktive. Side Aktiviteter i fire kommuner gennemført af samarbejdspartnere Der afvikles lokale indsatser i samarbejde med lokale parter. Disse indsatser afvikles uafhængigt af massemediekampagnen i et parallelt forløb. For at opfylde målsætningen om at give kommunerne inspiration til, hvordan de kan understøtte fysisk aktivitet via strukturelle indsatser blandt kommunens 11 til 15-årige med særligt fokus på de fysisk inaktive, har indgået samarbejde med følgende fire samarbejdspartnere: Hjerteforeningen Kræftens Bekæmpelse Dansk Cyklist Forbund Naturstyrelsen Sammen med samarbejdspartnerne bliver der gennemført en række indsatser på en skole i fire udvalgte kommuner (Roskilde, Kalundborg, Aalborg og Fredericia) i kampagneperioden. Temaet er strukturel forebyggelse. De leverancer der er aftalt er følgende: 1. Viden til beslutningstagerne 1.1. Manual, der beskriver best practice ved implementering af aktiv transport til og fra skole 1.2. Konditest til børn 123 GO 2. Transport 2.1. Cykelkampagne målrettet de store elever i folkeskolen 3. Skolen 3.1. Konditest til børn 123 GO 3.2. Træningskonceptet/ -spillet Hjertemotion i skolen 3.3. Det interaktive undervisningsmateriale Unge hjerter" 3.4. Sundhedsspor 3.5. Undervisning af idrætslærere/pædagoger 3.6. Natur Fitness Event for skoleklasserne 4. Fritiden 4.1. Cykelkampagne målrettet de store elever i folkeskolen

7 4.2. Sundhedsspor 4.3. Undervisning af idrætslærere/pædagoger 2.9 Leverancer i forbindelse med opgaven Side 7 Der ønskes som minimum et tilbud på følgende leverancer: TV-spot. Der skal indrykkes tre trickfilm (TV spot) i forbindelse med programmer, der har de to målgruppers interesse. 1) Løbehjul (23 sekunder) 2) Ropeskipping (27 sekunder) 3) Parkour (28 sekunder) Betaling for produktion af mastere til TV kanaler skal inkluderes i tilbuddet. Bannerannoncering til børn og unge. Seks bannerannoncer indrykkes online på hjemmeside for børn og unge, og muligvis også sider målrettet forældre alt efter en vurdering af bureauet. Outdoor Der er produceret tre Outdoor euro plakater med instruktionstekst til et bevægelsesforløb samt QR kode så det er muligt at se en film med bevægelsen på mobilen. Det er en plakat med løbehjul, ropeskipping og parkour. De skal indrykkes på stationer og stoppesteder, hvor der er tre europlakater ved siden af hinanden, da en plakat er delt op på tre europlakater for at få et bredt format. Trykning af plakaterne skal inkluderes i tilbuddet. Floorgraphic og go-card Der er produceret en floorgraphic med break dance moves samt QR kode så det er muligt at se en film med de viste moves på mobilen. Tanken er, at der på skoler placeres en floorgraphic. Skolerne skal være geografisk spredt i DK og antallet af elever skal være så højt som muligt, når den geografiske placering tages i betragtning. Der er to motiver til Go-cards. Et motiv med ropeskipping og et motiv med løbehjul. Disse placeres steder, hvor der er mulighed for at målgruppen ser dem. Trykning af floorgraphic og distribution af Go-card skal inkluderes i tilbuddet. Printannoncer i magasiner og blade målrettet børn og unge. Der er produceret to printannoncer til indrykning i magasiner og blade for børn og unge. ønsker en vurdering af, om det kan betale sig at gennemføre denne indrykning. Trykning af floorgraphic og Go-card skal inkluderes i tilbuddet.

8 2.10 Tidsplan for opgaven Tilbuddet skal indeholde en tidsplan for opgavens udførelse. Side 8

9 3. Udarbejdelse af tilbud 3.1 Sprog Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Side Priser De i tilbuddet angivne priser, skal være i danske kroner ekskl. moms og inkl. rabatter. 3.3 Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiveren modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse og kalkulation af tilbud. 3.4 Udvælgelseskriterier De økonomiske aktørers personlige forhold (beskrevet uddybende under punkt 2.1 i tilbuddet): Tro- og loveerklæring Serviceattest 3.5 Tildelingskriterier vil udvælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende kriterier i prioriteret rækkefølge: Dækningsgrad og eksponering af målgruppen (vægtning 40 %) Den samlede pris (vægtning 40%) Medarbejderteamets CV er. Der lægges positiv vægt på, at medarbejderne besidder den nødvendige erfaring og faglige indsigt i medieindkøb og planlægning (vægtning 20%). 3.6 Spørgsmål Spørgsmål skal være på dansk og skal fremsættes skriftligt pr. til s kontaktperson. Spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på hjemmeside. Spørgsmål til tilbuddet skal modtages senest 25. januar 2012 kl Spørgsmål vil blive besvaret senest den 10. februar Spørgsmål af kampagnemæssig karakter kan rettes til projektleder Tue Kristensen: BOFO@sst.dk Spørgsmål vedr. tilbud kan rettes til økonomimedarbejder Ingeborg Nordviken Kristiansen: BOFO@sst.dk

10 4. Fremsendelse og form på tilbud Tilbuddet fremsendes elektronisk og i fire trykte eksemplarer til: Islands Brygge Kbh S Side 10 Mail: bofo@sst.dk Mrk.: Get moving 2012 tilbud på medieindrykning 2012 j.nr /1 4.1 Tilbudsfrist Tilbuddet afleveres senest torsdag d. 02. februar 2012 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive forkastet. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. 5. Behandling af tilbud 5.1 Adgang til at overvære åbning af tilbud Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere bestemt fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 5.2 Adgang til at præsentere tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at præsentere deres tilbud 5.3 Meddelelse om resultatet Efter tildelingen af kontrakten vil hurtigst muligt skriftligt orientere de tilbudsgivere, der ikke er blevet tildelt kontrakten om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele. Bilagsfortegnelse 1. s kontraktparadigme (Generelle betingelser) 2. Eksempel på tro og love erklæring