Indholdsfortegnelse Generelt... 3 Udbudsvilkår... 4 Udbudet... 5 Kravspecifikation... 9 Samarbejde og kvalitetskontrol Betaling...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Baggrund Generelt Ordregivende myndighed Kontraktperiode Leveringssteder Udbudsvilkår Forventet tidsplan Tilbudsperioden Spørgsmål til udbudsmateriale Kontaktperson Formkrav Udformning af tilbud Udbudet Udbudsform Produktionsudstyr og anlæg Generelle krav Tildelingskriterier Pris (80 %) Kvalitet (10 %) Service (10 %) Personaleforhold (anvendelse af lov om virksomhedsoverdragelse) Frit valg efter serviceloven Eget bud Kravspecifikation Leveringstidspunkter Levering på plejecentre Toftevang og Birkebo Levering hos brugere i eget hjem Portionsstørrelser Valgmuligheder Tilkøb Variation Energiindhold og krav til diætkost Energiindhold Diætkost Relevant lovgivning m.m Samarbejde og kvalitetskontrol Samarbejde og informationspligt Kvalitetskontrol Betaling Bestillings- / betalingssystem Betaling Prisregulering Sikkerhedsstillelse...14 Bilag I Bilag II Bilag III Bilag IV Udkast til kontrakt Formål Aftalegrundlaget

2 3 Ydelsen Samarbejdsorganisation Information Kontrol Betaling Prisregulering Sikkerhedsstillelse Personale Misligholdelse beføjelser Ikrafttræden og ophør Kontrakten

3 Udbudsmateriale Them Kommunes udbud af Madservice Baggrund Af Them Kommunes servicestrategi fremgår det, at byrådets mål er at løse de kommunale serviceopgaver bedst og billigst for borgerne. Dette betyder, at opgaverne både kan udføres i privatog offentligt regi eller i et samarbejde. Byrådet vil løbende sikre en effektiv opgaveløsning og muligheden for at kunne sammenligne kommunens ydelser med andre leverandører på markedet. Af Them Kommunes servicestrategi fremgår det endvidere, at Byrådet vælger den leverandør der afgiver det økonomisk mest fordelagtige bud. Byrådet vil ved udbudet af Madservice give Centralkøkkenets medarbejdere mulighed for at afgive eget bud på opgaven. Them Kommunes Social- og Sundhedsudvalg vedtog, i overensstemmelse med Them Kommunes servicestrategi, på et møde den 18. november 2003, at igangsætte et udbud af Madservice for Them Kommune. Them Kommune har pt. ca indbyggere, hvoraf knap 100 borgere er tilknyttet Madservice efter Lov om Social Service. Omkring halvdelen af disse bor i eget hjem, mens den anden halvdel bor på Them Kommunes to plejecentre. Herudover tilbyder Madservice frokostretter m.v. til et mindre antal besøgende på kommunens aktivitets- og dagcenter samt medarbejdere hos Them Kommune. 1 Generelt 1.1 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er Them Kommune. 1.2 Kontraktperiode Kontraktperioden for tilbudsgiver er 4 år, med påbegyndelse 1. januar Leveringssteder Leveringen af beskrevne produkter skal ske til følgende adresser: Ældrecentret Toftevang Silkeborgvej Them Ældrecentret Birkebo 3

4 Hovedgaden Bryrup Brugere af Madservice i eget hjem. Der skal leveres middagsmåltider til pt. ca. 40 brugere. Leveringen skal ske på bopælsadressen. Af bilag I fremgår det estimerede omfang af de enkelte enheder opdelt efter leveringssted. 2 Udbudsvilkår 2.1 Forventet tidsplan Uge 30 Uge 34 Offentliggørelse af udbudet Spørgemøde vedr. udbudsmateriale 15. september Fristen for modtagelse af tilbud Uge 38 til 40 Ultimo oktober Uge Administrativ og politisk behandling af indkomne tilbud Vinderen af udbudet får besked og der indgås kontrakt Leverancestart Tilbudet skal være Them Kommune i hænde senest torsdag den 15. september 2004 kl Tilbudet sendes eller afleveres til: Them Kommune Att: Thomas Pelch Them Centret Them I en farvet kuvert mærket udbud Madservice Tilbudsgiver modtager efterfølgende en bekræftelse på modtagelse af afgivet bud. Efter tilbudsfristens udløb foretager Them Kommune en vurdering af de indkomne tilbud. På baggrund heraf foretager kommunens styregruppe for udbuddet af madservice en indstilling, som skal behandles politisk. Ifølge Them Kommunes servicestrategi skal valg af leverandør behandles i fagudvalget med indstilling til Økonomiudvalget. Udbudet af Madservice vil endvidere skulle fremsendes til beslutning i byrådet. Vinderen af udbudet kan som følge heraf forvente at få svar ultimo oktober Tilbudsperioden Tilbudsgiver er bundet af sit bud 3 måneder efter afgivelsen af sit tilbud. 4

5 2.1.2 Spørgsmål til udbudsmateriale Interesserede vil have mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Dette kan ske på et spørgemøde tirsdag den 17. august kl på Them Rådhus. Interesserede tilbudsgivere bør inden den 12. august informere Them Kommune vedrørende fremmøde. Dette kan gøres til Them Kommunes kontaktperson. Spørgsmål kan inden spørgemødet stilles skriftligt (evt. via mail) til Them Kommunes kontaktperson. Spørgsmål vil blive undersøgt og besvaret ved spørgemødet. Efter mødet vil spørgsmål og svar blive samlet og distribueret i anonymiseret form til de leverandører der har rekvireret udbudsmaterialet eller tilkendegivet interesse i at afgive tilbud. 2.2 Kontaktperson Henvendelser i forbindelse med udbudet kan rettes til: Controller Thomas Pelch Them Kommune Them Centret Them Tlfnr tcp@them.dk 2.3 Formkrav Tilbudet skal afgives på dansk. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger forbundet med udarbejdelse af tilbud. 2.4 Udformning af tilbud Tilbud skal være udformet efter følgende disposition: Indledning Generelle oplysninger om tilbudsgiver, herunder dokumentation for udvælgelseskriterier Redegørelse for tildelingskriterier Beskrivelse af kvalitetsstyringsprocesser, samarbejde og betalingssystem Udfyldt tilbudsliste 3 Udbudet 3.1 Udbudsform Madservice er i henhold til EU s Tjenesteydelsesdirektiv en ikke EU-udbudspligtig tjenesteydelse (bilag 1B ydelse). Dette udbud er dermed ikke underlagt de detaljerede EU-udbudsretlige 5

6 procedureforskrifter. Them Kommunes udbud af Madservice gennemføres således ikke som et EUudbud 1. Them Kommune har valgt at udbyde Madservice som et offentligt udbud, hvor alle interesserede såvel private som offentlige leverandører har mulighed for at afgive tilbud på ydelsen. Tilbudsafgivelse skal ske på baggrund af udbudsmaterialets retningslinier. Them Kommune forbeholder sig ret til, efter at have modtaget tilbud, at gennemføre en forhandlingsrunde. Det vil i givet fald ske efter hensyntagen til EU-rettens ligebehandlingsprincip, og vil derfor ikke omhandle udbuddets grundlæggende elementer. 3.2 Produktionsudstyr og anlæg Them Kommune stiller ikke lokaler eller køkken til rådighed for eksterne leverandører. Der medfølger ikke produktionsudstyr eller biler. Dog kan der efterfølgende indgås aftale om køb af bil. 3.3 Generelle krav Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud vedlægge følgende dokumentation: 1. Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller lignende dokumentation for de i Serviceattesten indeholdte oplysninger Revisorpåtegnede årsregnskaber for de to sidste år. 3. Forelæggelse af soliditetserklæring (udstedt af bank eller pengeinstitut). 4. Dokumentation for tilbudsgivers smiley givet efter smiley-ordningen ved Fødevareregionens kontrolbesøg gennem de seneste 12 måneder. Ordregiver vurderer, om karakteren af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg vil give anledning til udelukkelse. 5. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram. 6. Tilbudsgivers dokumentation for de seneste 2 års erfaring med den leverancetype, der er omfattet af udbuddet. 3.4 Tildelingskriterier Tildeling af denne kontrakt vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Them Kommune vil i den forbindelse lægge vægt på følgende kriterier: Pris (80 %), kvalitet (10 %) og service (10 %). Tilbudsgiver skal i henhold til nedenstående uddybning af tildelingskriterierne beskrive, hvorledes det forventes at sikre de nævnte elementer for kvalitet og service, eksempelvis med afsæt i løsninger hos andre kunder Pris (80 %) Prisen skal angives som enhedspriser for de nævnte produkter, ved at udfylde vedlagte tilbudsliste (bilag III). Tilbudsprisen skal angives eksklusiv moms. 1 Them Kommune er dog forpligtiget til, jf. Tjenesteydelsesdirektivets artikel 16, at meddele EF-Tidende om resultatet af udbuddet. 2 Anmodning om Serviceattest kan ske ved henvendelse til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ( Serviceattest koster 725 kr. Vær opmærksom på, at der må påregnes sagsbehandlingstid. Blanketten findes på: 6

7 Them Kommune definerer tilbudsgivers pris, som de samlede udgifter ved tilbudet. Prisen for tilbudet fastsættes således på baggrund af en beregning af de angivne priser på tilbudsliste ganget med de estimerede mængder angivet i bilag I Kvalitet (10 %) Ved kvalitet forstår Them Kommune, tilbudsgivers evne til foruden de beskrevne kvalitetskrav, jf. afsnit 4 at sikre fleksibilitet i samarbejdet og leveringen samt leveringssikkerheden. Tilbudsgiver skal forholde sig til følgende konkrete spørgsmål: Fleksibilitet: o Hvilken fleksibilitet kan tilbydes med hensyn til det generelle samarbejde og dialogen omkring kvalitetsudvikling, jf. afsnit 5.1? Leveringssikkerhed: o Hvordan kan tilbudsgiver sandsynliggøre leveringssikkerheden? Service (10 %) Ved service forstår Them Kommune brugeres valgmuligheder af hoved- og biretter samt forslag til håndtering af bestilling og afbestilling hos de enkelte modtagere. Tilbudsgiver skal i sin beskrivelse besvare følgende spørgsmål: o Hvor mange valgmuligheder (hovedret, biret og lune frokostretter) har brugere? o Hvordan udformes bestillingssedler samt hvordan håndteres bestilling og afbestilling? 3.5 Personaleforhold (anvendelse af lov om virksomhedsoverdragelse) Det er fra politisk side besluttet at anvende lov om virksomhedsoverdragelse for de personer, Them Kommune efter et udbud ikke vil kunne tilbyde en stilling. Them kommune oplyser, at tre medarbejdere overdrages i forbindelse med udbud af Them Kommunes Madservice, derudover overdrages to chauffører tilknyttet Madservice. Oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesforhold fremgår af bilag II. Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse er gældende for de tre medarbejdere samt de to chauffører, og leverandøren forpligtes til overholdelse af de i denne forbindelse gældende vilkår. I forbindelse med overdragelsen udarbejder Them Kommune en refusionsopgørelse over personalets optjente ferietilgodehavende (fordelt på optjeningsperioderne), feriegodtgørelse/- betaling samt evt. ikke udbetalt/acontobetalt over-/mertid. På tilsvarende måde opgøres eventuelle feriefri- og omsorgsdage. Overtagelsesdagen er skæringsdagen. Them Kommune udbetaler snarest efter overtagelsesdagen den samlede sum til leverandøren. 7

8 3.6 Frit valg efter serviceloven Madservice er en ydelse tildelt efter Lov om Social Service. Dette betyder, at borgeren skal være visiteret til at modtage mad fra Madservice. Denne visitering sker alene af Them Kommunes visitator. Borgere der er visiteret som modtagere af ydelsen, er borgere, der midlertidigt eller varigt har et funktionsniveau, - fysisk, psykisk eller socialt der betinger behov for hjælp eller delvis hjælp til ydelser ud fra en helhedsvurdering. Diætkost og ernæringstætte menuer visiteres efter læge-/diætistordination. Madservice kan opdeles i to kategorier, de ydelser der vedrører borgere på plejecentre og de ydelser der vedrører borgere i eget hjem. For den kategori der vedrører beboere på Them Kommunes plejecentre, gælder det, at ydelserne ikke er omfattet af fritvalgsordningen. Tilbudsgiver vil således være garanteret levering til beboere på Them kommunes 2 plejecentre. For den kategori der vedrører borgere i eget hjem, er ydelsen omfattet af servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg. Loven har til formål at sikre, at borgere i eget hjem, der er visiteret til Madservice, har frit leverandørvalg. Tilbudsgiver vil for denne kategori, skulle tåle konkurrenceudsættelse. Them Kommune har ønsket at anvende udbud indenfor rammerne af godkendelsesmodellen ( den 3. vej ). Dette indebærer, at der efter endt offentligt udbud indgås aftale med 1 hovedleverandør. Kvalitetskrav og priser fastsat ved udbudet, bliver herefter de gældende for Them Kommune. Andre leverandører har, under forudsætning af kommunal godkendelse, ret til, på samme pris- og kvalitetsbetingelser, at indgå i kommunes fritvalgsordning. (for uddybning se bilag IV). Dette betyder, at Them Kommune tilbyder tilbudsgiver at blive fast leverandør til kommunens to plejecentre. For levering til borgere i eget hjem tilbyder Them Kommune tilbudsgiver at blive hovedleverandør, men kan ikke garantere en bestemt eller fast volumen 3 hertil. Leverandøren må således tåle, at der kan ske begrænsninger i antallet af brugere af Madservice i eget hjem, som følge af konkurrence via fritvalgsordningen. 3.7 Eget bud Der skal gøres opmærksom på, at Them Kommunes centralkøkken agter at afgive eget bud. For eget bud gælder det, at det nuværende køkken og produktionsudstyr kan anvendes mod en betaling fastsat af Them Kommune. Omkostningskalkulationen for eget bud sker på baggrund af de af Indenrigsministeriet fastsatte retningslinier i Budget- og regnskabssystemet for amter og kommuner kapitel 9. Både direkte og indirekte omkostninger indgår i denne omkostningskalkulation. Ved den endelige vurdering af tilbudene vil eventuelle følgeomkostninger blive inddraget. Følgeomkostninger dækker over de udgifter eller indtægter, Them Kommune vil have i forbindelse med de enkelte tilbudsgiveres udførelse. Dette kunne være sparede investeringer, salg af aktiver o.l. 3 De angivne mængder dækker over de visiterede modtagere februar

9 4 Kravspecifikation Them Kommune ønsker tilbud på følgende produkter: Normalkost normal portion Normalkost lille portion Normal biret Diæt hovedret Diæt biret Morgenmadsportion (øllebrød og havregrød) Lun frokostret På plejecentrene Toftevang og Birkebo skal de ovenstående produkter endvidere kunne leveres i bulk portioner. Estimerede mængder for de forskellige produkter ses af bilag I, endvidere henvises til punktet frit valg efter serviceloven. Tilbudsgiver skal kunne levere alle produkter. Udbudet omfatter udbringning til leveringsstederne (plejecentre og eget hjem). 4.1 Leveringstidspunkter Levering på plejecentre Toftevang og Birkebo Ved køle- og frostmad skal der kunne leveres mindst 1 gang ugentligt i tidsrummet kl til på hverdage. Ved varmholdt mad skal der kunne leveres alle ugens dage mellem kl og Levering hos brugere i eget hjem Ved køle- og frostmad skal der kunne leveres 1 gang ugentligt på hverdage efter aftale i tidsrummet kl til Tidspunktet for leverancen kan aftales med den enkelte borger inden for et tidsrum af en times varighed. Udbringning der falder på helligdage afvikles på en af de forudgående hverdage. Der gives i god tid skriftlig meddelelse til borgeren herom. Ved varmholdt mad skal der leveres dagligt på alle ugens dage efter aftale i tidsrummet kl til eller kl til 18.30, afhængig af borgerens ønsker. For denne type leverancer gælder, at variationen i forhold til den aftalte tid hos den enkelte bruger højst må være +/- 15 min. 4.2 Portionsstørrelser Minimumskrav til portionsstørrelser i tilberedt vægt: Lille normal Bulk Kød 50g 100g * Fars 60g 120g * Fisk 75g 100g 125g 150g * Gryderet (kød / grønt sovs) 60g 80g / 1 ½ dl 80g 100g / 1,8 dl * Kartofler 100g 150g * Kartoffelmos/stuv. kartofler 150g 250g * 9

10 Kartofler og ris, serveres 50g af hver 75g af hver (150g i * sammen alt) Grøntsager el. rødkål 50g 75g * Stuvning 150g 250g * Sauce 1 dl 1,2 dl * Kød- og grøntsagssupper 2 ½ dl 2,5 dl * Frugtsuppe 1 ½ dl 2,5 dl * Frugtgrød 1 ¼ dl 2 dl * Dessert 1 ½ dl 2 dl * Mælkemad 1 ½ dl 2,5 dl * Den lune frokostret f.eks. frikadeller, tarteletter, 100g 200g * tærte og andre små retter Morgenmad Havregrød g * Øllebrød g * *Bulk betragtes som en emballageform, hvormed portionsleveringen kan tilpasses serveringsformen på plejecentrene. For alle portionsstørrelser gælder det, at der skal kunne tilpasses efter serveringsformen på plejecentrene. 4.3 Valgmuligheder Det forventes, at der kan vælges mellem minimum 10 hoved- og biretter pr. uge. Der skal ligeledes være valgmulighed ved diætkost. Biret skal kunne vælges fra. Der skal efter aftale med kommunen og kostudvalget produceres menuer tilpasset højtiderne. Påske, pinse, Mortensaften, julen og nytåret. Der skal ligeledes gøres mere ud af søndagsmenuen Tilkøb Tilbudsgiver vil have mulighed for at tilbyde tilkøb til borgere og dennes gæster ved fødselsdage eller andre højtideligheder, mod ekstra betaling. Ønskes dette, aftales retningslinierne herom med Them Kommune. 4.4 Variation Variationen bør tage højde for borgernes præferencer, som de kommer til udtryk ved bestilling. Them Kommunes vejledende minimumsstandarder for variationen i hoved- og biretter fremgår af nedenstående. Kostudvalget har kompetencen til at fastsætte kravene til menuvariation, med henblik på at fremme en varieret kost. Fjerkræ 4 gange månedligt Svinekød 6 gange månedligt Oksekød 4 gange månedligt Kalvkød 2 gange månedligt 10

11 Fisk 4 gange månedligt Indmad 1 gang månedligt Grøntsagssuppe 3 gange månedligt Mælkeretter 5 gange månedligt Frugtgrød / frugtsuppe 4 gange månedligt Frisk frugt/henkogt frugt 4 gange månedligt Desserter 3 gange månedligt 4.5 Energiindhold og krav til diætkost Energiindhold Leverandøren skal sikre et energiindhold svarende til: ca kj ved Normal portion, fordelt på: Hovedret ca kj Biret ca. 600 kj ca kj ved Lille portion, fordelt på: Hovedret ca kj Biret ca. 600 kj Diætkost Følgende behov for diætkost skal kunne imødekommes af tilbudsgiver Findelt Blendet Flydende Diabetes Fuldkost Kolesterolsænkende Proteinrig Fedtfattig Superkost Vegetar Glutenfri Lactosefri Allergikost Dialyse Purinfattig Stomi Anden særlig lægeordineret kost 11

12 4.6 Relevant lovgivning m.m. Det forudsættes, at tilbudsgiver lever op til myndighedernes krav på området og dermed er bekendt med bl.a. Lov nr. 471 af 1. juli 1998 om fødevarer m.m. (fødevareloven) Bekendtgørelse om autorisation ved behandling og salg af fødevarer m.v. Bekendtgørelse nr. 985 af 8. december 2003 om fødevarehygiejne Bekendtgørelse nr. 992 af 14. december 1999 om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v. Bekendtgørelse nr. 530 af 18. juni 2003 om mærkning af fødevarer Bekendtgørelse nr. 384 af 15. juni 1993 om dybfrosne levnedsmidler Anbefalinger for den danske institutionskost levnedsmiddelstyrelsen og Økonomaskolen i København, januar 1999 Håndbog om kød i storkøkkener - veterinær- og fødevaredirektoratet, marts Samarbejde og kvalitetskontrol 5.1 Samarbejde og informationspligt Them Kommune lægger vægt på et positivt og konstruktivt samarbejde. Et velfungerende samarbejde - båret af respekt for ældre betragtes af Them Kommune som væsentlig i forhold til den service, der kan tilbydes brugerne af Madservice. For at sikre den daglige opgaveløsning skal etableres en samarbejdsmodel, der har til formål at tilgodese en effektiv drift og informationsudveksling. Der skal som minimum afholdes møde mellem den kommunale ledelse og leverandøren en gang årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette, hvor samarbejde, drift, informationsudveksling m.v. drøftes. Der forventes dog en større mødehyppighed i perioden umiddelbart efter opgavens overdragelse til leverandøren. Leverandøren er forpligtiget til at medvirke til, at det daglige samarbejde fungerer. Leverandøren skal forestå den løbende praktiske information omkring madleverancen til borgerne herunder udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Kommunen er ansvarlig for og forestår via visitering, kvalitetsstandarder m.v. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Udarbejdelse af informationsmateriale m.v. sker i samarbejde med leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostudvalg med repræsentanter fra såvel brugerne og kommunen. Som repræsentant for brugerne udpeger ældre- og handicaprådet og bruger- og pårørenderådet hver en repræsentant. Kommunen udpeger ligeledes en repræsentant, mens hver af leverandørerne udpeger en repræsentant. Kostudvalget mødes minimum 2 gange årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette. Kostudvalget drøfter brugerundersøgelser, klager, menuplaner, kvalitetskontrol, retningslinier mv. 5.2 Kvalitetskontrol Det er Them Kommunes målsætning, at maden fra Madservice skal være medvirkende til at højne livskvaliteten, samt at maden skal være af en sådan karakter, at borgeren får en positiv oplevelse. 12

13 Leverandøren skal i samarbejde med Them Kommune medvirke til at kvalitetsudvikle Madservice, med henblik på at opfylde målsætningen. For at sikre at målsætningen opfyldes, vil Them Kommune foretage spørgeskemaundersøgelser / tilfredshedsundersøgelser hos brugerne og Them Kommunes personale i modtagerkøkkener. Undersøgelsens udformning drøftes med leverandøren. Undersøgelsens resultater vil ligge til grund for den løbende dialog, forbedring og kvalitetskontrol. Leverandøren skal indgå i en dialog om behov for evt. tilpasninger, eksempelvis ved at imødekomme resultater af tilfredshedsundersøgelser og borgerønsker. Der henvises i øvrigt til ABService Leverandøren skal som led i udførelsen af kontrakten dokumentere den kvalitetsstyringsproces, der anvendes til kvalitetskontrol f.eks. i form af egenkontrolprogrammer og driftsvejledninger. Leverandøren skal informere Them Kommune om afvigelser eller uregelmæssigheder identificeret ved egenkontrol 4, eksempelvis i form af afvigerapporter eller fejlprotokol. Leverandøren skal i sin kvalitetskontrol endvidere sikre: at leverancen er modtaget indenfor de aftalte tidsrum 5 at maden har en ernæringsmæssig kvalitet, der lever op til anbefalinger for den danske institutionskost 6 at køle og frostmenuer er varedeklareret med oplysninger om indhold, opbevaringsfrister samt vejledning til opvarmning 7. Them Kommune er til enhver tid, uden varsel og uden at leverandøren kan kræve særskilt beregning, berettiget til at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitetsog produktionskrav. 6 Betaling 6.1 Bestillings- / betalingssystem Leverandøren er ansvarlig for styringen og registrering af bestillinger og afbestillinger. I forbindelse med f.eks. sygehusindlæggelser, lægeordinering af diætkost, hjemmeplejens besøg o.l. vil bestillinger, afbestillinger eller ændringer i bestillinger, blive foretaget af Them Kommunes økonoma eller hjemmepleje på vegne af brugeren. Træffes en hjemmeboende bruger ikke hjemme på aftalte leveringstidspunkt skal maden afleveres til nærmeste plejecenter, hvor brugeren efterfølgende selv kan afhente maden. 4 jf. 6 i vejledning om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v. 5 forventes undersøgt af Them Kommune 2 gange årligt. 6 forventes undersøgt af Them Kommune i samarbejde med leverandøren 2 gange årligt. 7 forventes undersøgt 1 gang i kvartalet af Them Kommune. 13

14 Ved dødsfald og sygehusindlæggelser ophører leverancen i videst mulig udstrækning samme dag, som leverandøren får besked herom. Forekommer der fejl eller mangler i en leverance, der kan tilskrives leverandøren, er leverandøren forpligtiget til hurtigst muligt for egen regning at rette disse fejl og mangler. Leverandøren skal via sit bestillingssystem sikre en korrekt og effektiv afregning mellem Them Kommune og leverandøren, herunder den fornødne dokumentation for leverede ydelser. Leverandørens bestillings- / betalingssystem skal tilvejebringe Them Kommune oplysninger, der er nødvendige for opkrævning af egenbetaling. Dvs. løbende oplysninger om leverede ydelser til visiterede personer. Leverandøren skal endvidere tilvejebringe et tilstrækkeligt datamateriale, til at Them Kommune statistisk kan følge udviklingen for Madservice ydelser. Via sit bestillings- og betalingssystem skal leverandøren som minimum tilvejebringe følgende data: Antal leverede produkter Fordelt på produkttyper Fordelt på uger Fordelt på de enkelte modtagere samt adresser herpå Aftalte leveringstidspunkter Disse data sendes til Them Kommune sammen med fakturaen, eksempelvis som en Excelfil. 6.2 Betaling Der betales alene for leverede ydelser i overensstemmelse med bestillinger. Leverandøren fremsender faktura senest den 5. for foregående måned. Kommunen overfører, senest 30 dage efter modtagelse af fakturaen, til anvist konti i pengeinstitut, den betaling som leverandøren er berettiget til, ifølge godkendt faktura. 6.3 Prisregulering Priserne reguleres en gang årligt pr. 1. januar (første gang dog 1. januar 2006) med Danmarks Statistisk Nettoprisindeks. 6.4 Sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver skal afgive en sikkerhedsstillelse i form af en bankgaranti svarende til 10 % af den årlige kontraktsum ved kontrakt indgåelse. 14

15 Bilag I Estimerede mængder (baseret på produktionen i 2003) Normalkost Hovedret Normalkost biret Diæt Hovedret Diæt Biret Øllebrød/ havregrød Lun frokostret Pr. uge Fritvalgsområdet pr. år Pr. uge Toftevang pr. år Pr. uge Birkebo pr. år Samlet andel af samlet antal portioner 34,5 % 18,9 % 10,7 % 5,0 % 10,0 % 20,9 % a) Them Kommune har i dag ikke valgmulighed i forhold til portionsstørrelse. Der kan derfor ikke gives et estimat for fordelingen mellem lille og stor portionsstørrelse. b) Them Kommune bygger p.t. en demensafdeling ved Birkebo med plads til 10 beboere. Byggeriet forventes færdigt pr. 1. januar Dette byggeri kan medføre en mindre forskydning i fordelingen af portioner mellem leveringssteder, men det forventes ikke at påvirke det samlede antal portioner nævneværdigt. c) Them Kommune anvender i dag ikke bulk portioner, men ønsker i fremtiden dette anvendt, i det omfang det er muligt, på plejecentre. Opgørelsen af enkelt portioner for Toftevang og Birkebo vil således skulle opregnes til tilsvarende bulk portioner. Ruteplanlægning Der blev maj måned leveret mad til hjemmeboende på følgende adresse: Gartnervænget 18 Them Præstemarken2B, Them Østervang 5 C, Bryrup Gartnervænget 25 Them Præstemarken 6 A, Them Østervang 7 A, Bryrup Gartnervænget 27, Them Prætemarken 4 A, Them Østervang 25, Bryrup Gartnervænget 28, Them Ranunkelvej 16, Them Søvej 15, Bryrup Museumsvej 1 D, st., Them Ansøvej 23, Fogstrup Søvej 17, Bryrup Museumsvej 1 F, st.,them Ansøvej 23, Fogstrup Hegnsvej 4B Museumsvej 1 st. Them Birkelyvej 16, Bryrup Hegnsvej 5 A Museumsvej 1 J, st., Them Birkelyvej 4, Bryrup Spurvevej 5, Bryrup Silkeborgvej 7, Them Egelyvej 6, Bryrup Spurvevej 16, Bryrup Silkeborgvej 70, Them Egelyvej 12, Bryrup Nygårdsvej 10, Vinding Silkeborgvej 29 B, Them Egelyvej 30, bryrup Kærhusvej 3, Hjøllund Salten Skovvej, Salten Skov Skolevej 3, Bryrup Enghavevej 8, Hjøllund Saltenvej 5, Salten Savsvinget 8, Bryrup Solvejen 4, Gjessø Ahornvej 6, Salten Byvej 26, Bryrup Solvejen 5, Gjessø Toftegårds Alle 1, Them Byvej 39, Bryrup Toftegårds Alle, 5, Them Kirkevej 13, Bryrup Toftegårdsparken 22, Them Østervang 5A, Bryrup Der gøres opmærksom på, at disse adresser kun kan anvendes vejledende i forhold til ruteplanlægning, idet der sker ændringer som følge af visitering eller frit valgsordningen. 15

16 Bilag II Ansat personale i køkkenet Kvinde, 34 år, uddannet køkkenassistent Beskæftigelsesgrad 31,00/37,00 Aflønnet på skalatrin 18 (grundløn trin i kvalifikationsløn + 2 trin i funktionsløn) Nuværende lønudgift pr. måned: ,38 kr.(incl.arbejdstidsbestemte tillæg, pension, gruppeliv, ATP AKUT, AER og særlig feriegodtgørelse) Kvinde, 30 år, uddannet økonoma Beskæftigelsesgrad 34,50/37,00 Aflønnet på skalatrin 27 (grundløn trin i kvalifikationsløn + 4 trin i funktionsløn) Nuværende lønudgift pr. måned: ,63 kr. (incl. pension, ATP, AKUT, AER og særlig feriegodtgørelse) Kvinde, 53 år, uddannet smørrebrødsjomfru og køkkenassistent Beskæftigelsesgrad 32,00/37,00 Aflønnet på skalatrin 22 + tillæg (grundløn trin i kvalifikationsløn (31/3 00- niveau) i funktionsløn (31/3 00-niveau) overgangstillæg) Nuværende lønudgift pr. måned: ,88 kr. (incl. pension, ATP, AKUT, AER og særlig feriegodtgørelse.) Er tillidsrepræsentant Medarbejderen har med nuværende arbejdsgiver et aftalebaseret job på særlige vilkår efter det sociale kapitel. Aftalen indebærer, at: arbejdsugen er ændret fra 4 til 5 dage, således at arbejdsdagene er kortere. der tages hensyn til tunge løft, statisk arbejde og arbejdsstillinger, der er til ulempe for medarbejderens helbred. Ansat til madudbringning Mand, 66 år, teknisk servicemedarbejder Beskæftigelsesgrad ca. 3 timer pr. uge. Aflønnet på løntrin 14 + overgangstillæg (grundtrin løntrin i kvalifikationsløn + overgangstillæg kr ,00 (31/3-00) årligt Nuværende lønudgift pr. måned: 1.552,07 kr. (inkl. feriegodtgørelse) Mand, 45 år, teknisk servicemedarbejder Beskæftigelsesgrad ca. 3 timer pr. uge Aflønnet på løntrin 14 (grundtrin løntrin i funktionsløn) Nuværende lønudgift pr. måned: 1.536,86 kr. (inkl. feriegodtgørelse) 16

17 Bilag III Tilbudsliste ved Them Kommunes udbud af Madservice Plejecentre Pris pr. stk. Pris pr. stk. incl. udbringning Bemærkninger Hovedret normal Hovedret lille Hovedret diæt Hovedret i bulk Biret normal Biret lille Biret diæt Biret i bulk Morgenmad normal Morgenmad i bulk Lun frokostret Lun frokostret i bulk Udbringning (hvis særskilt betaling) Hjemmeboende Pris pr. stk. Pris pr. stk. incl. udbringning Bemærkninger Hovedret normal Hovedret lille Hovedret diæt Hovedret i bulk Biret normal Biret lille Biret diæt Biret i bulk Udbringning (hvis særskilt betaling) 17

18 Bilag IV VEDR. FRIT LEVERANDØRVALG PÅ ÆLDREOMRÅDET Udbud indenfor rammerne af godkendelsesmodellen I forbindelse med indgåelse af økonomiaftalen for 2004 blev regeringen og KL enige om, at kommunerne kan anvende udbud indenfor rammerne af godkendelsesmodellen. KL har siden dette blev kendt og offentliggjort haft en del konkrete henvendelser fra kommunerne, der har spurgt til de nærmere betingelser for den 3. model (i forlængelse af den almindelige godkendelsesmodel og udbudsmodellen). Denne model, der reelt indebærer at den fulde kommunale leverandørvirksomhed på et givent område overdrages til en privat leverandør har især været aktuel på Madservice-området, men gælder principielt på hele frit valgsområdet. På denne baggrund har der været drøftelser mellem KL, Konkurrencestyrelsen og Socialministeriet. Disse drøftelser kan udmøntes i en række principielle forhold, som kommunerne bør være opmærksomme på hvis den 3. model anvendes; 1. Krav om offentligt udbud I forhold til EU s Tjenesteydelsesdirektiv (TYD) vil et samlet udbud af både selve madproduktionen og kørsel/levering være omfattet af de såkaldte Liste B-ydelser, og dermed ikke indebærer obligatorisk anvendelse af TYD s detaljerede procedureforeskrifter. For bilag B-ydelser gælder dog, at en myndighed er forpligtet til at overholde direktivets artikel 3 om ligebehandling samt direktivets artikler 14 og 16 om henholdsvis standarder og meddelelse om kontrakttildeling Isoleret set er kørslen omfattet af Liste A-ydelserne, men da denne typisk kun udgør ca. 25% eller mindre af et samlet udbud, vil dette altså være at betragte som en social ydelse og dermed omfattet af Liste B. Imidlertid gælder der fortsat et grundlæggende konkurrence-, gennemsigtigheds- og ligebehandlings-hensyn. En kommune kan derfor ikke blot udpege en (mulig) leverandør, og efterfølgende (gen)forhandle pris og kvalitetskrav. Der skal således ske en offentliggørelse af udbuddet. Konkurrencestyrelsen nævner, at dette eksempelvis kan ske ved offentliggørelse af udbuddet gennem en annonce i hvilket kan gøres næste omkostningsfrit. 18

19 2. Hovedleverandøren skal acceptere de almindelige konkurrencebestemmelser i godkendelsesmodellen Når der efter endt udbud er indgået aftale med 1 hovedleverandør, skal kvalitetskravene og den ved udbuddet fastsatte pris indberettes til - som det er tilfældet ved den kommunale leverandørvirksomhed. Andre interesserede leverandører har herefter under forudsætning af kommunal godkendelse ret til på samme pris- og kvalitetsbetingelser, at indgå i kommunens frit valgs-ordning, og dermed tilbydes borgerne som valgmulighed. Som konsekvens af dette kan den valgte hovedleverandør ikke tilbydes et monopol eller en bestemt opgavemængde. Dette forhold bør derfor fremgå af både udbudsbetingelser og kontrakten med leverandøren. Yderligere oplysninger: Chefkonsulent Lars Lennart Jensen, llj@kl.dk Konsulent Mads Jensbo, mds@kl.dk Konsulent Christian Ahlmann-Olesen, cao@kl.dk 19

20 Udkast til kontrakt mellem Kontrakt om Madservice i Them Kommune Ordregiver Them Kommune Them Centret Them og Leverandør 1 Formål Nærværende kontrakt har til formål at styrke Them Kommunes madservice i sin målsætning om, at Maden skal være medvirkende til at højne livskvaliteten hos borgeren Maden skal være af en sådan karakter, at borgeren får en positiv oplevelse 2 Aftalegrundlaget Aftalegrundlaget består af: 1) Nærværende kontrakt 2) Udbudsmaterialet 3) Tilbud inkl. tilbudsliste 4) ABService 2003 (Almindelige Betingelser for levering af Serviceydelser). (ABService 2003 kan findes på De fire dele af aftalegrundlaget er angivet i prioriteret rækkefølge, således at en højere prioritet ved fortolkning af aftalegrundlaget har forrang frem for en lavere prioritet. I henhold til ABService 2003, 1, stk. 2 angives hermed, at følgende bestemmelser i ABService 2003 ikke finder anvendelse for nærværende kontraktforhold: 16 Bonus Endvidere finder øvrige bestemmelser i ABService 2003 ikke anvendelse i det omfang, de er fraveget ved bestemmelser i denne kontrakt, bilagene hertil eller udbudsmaterialet. Følgende tillægsbestemmelser i ABService 2003 finder anvendelse: c - Inhabilitet d - Tavshedspligt 20

21 3 Ydelsen Leverandøren er forpligtet til på baggrund af ordregivers visitation at varetage opgaverne vedrørende produktion, udbringning og administration af følgende dele af Them Kommunes madservice: a) Færdigretter (hovedmåltid) til ca. 40 borgere i eget hjem (antallet kan variere i forbindelse med, at der er andre leverandører under fritvalgsordningen, jf. udbudsmaterialets punkt 3.6) b) Færdigretter (morgenmad, frokostretter og hovedmåltid) til ca. 25 borgere på plejecenter Toftevang c) Færdigretter (morgenmad, frokostretter og hovedmåltid) til ca. 20 borgere på plejecenter Birkebo Ydelsen leveres i henhold til den i udbudsmaterialet angivne kravspecifikation og i overensstemmelse med de anførte kvalitetskrav og tidsfrister mv. 4 Samarbejdsorganisation Stk.1 Repræsentanter fra ordregiveren og leverandøren afholder møde minimum en gang årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette, hvor samarbejde, drift, informationsudveksling m.v. drøftes. I perioden umiddelbart før og efter opgavens overdragelse må der påregnes en større mødehyppighed. Leverandøren er forpligtet til at medvirke til, at det daglige samarbejde fungerer. Stk. 2 Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostudvalg, og leverandøren udpeger en repræsentant hertil, jf. udbudsmaterialets punkt 5.1. Stk. 3 Kostudvalget mødes minimum 2 gange årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette. Kostudvalget drøfter brugerundersøgelser, klager, menuplaner, kvalitetskontrol, retningslinier mv. 5 Information Stk. 1 Leverandøren skal forestå den løbende praktiske information omkring madleverancen til borgerne herunder udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Stk. 2 Kommunen er ansvarlig for og forestår via visitering, kvalitetsstandarder m.v. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Udarbejdelse af informationsmateriale m.v. sker i samarbejde med leverandøren. 6 Kontrol Stk. 1 Leverandøren er forpligtet til at have et godkendt egenkontrolprogram for det eller de producerende køkkener samt transportmidler. Stk. 2 Leverandøren skal kvartalsvis afgive rapportering om udfaldet af denne egenkontrol. Leverandøren skal dog hurtigst muligt informere ordregiver om afvigelser eller uregelmæssigheder identificeret ved egenkontrol. 21

22 Stk. 3 Them Kommune er til enhver tid uden varsel, og uden at leverandøren kan kræve særskilt beregning, berettiget til at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitetsog produktionskrav. Stk. 4 Them Kommune vil forbeholde sig ret til at udføre spørgeskemaundersøgelser / tilfredshedsundersøgelser hos brugerne og Them Kommunes personale i modtagekøkkenet. Undersøgelsens udformning drøftes med leverandøren. Undersøgelsens resultater vil ligge til grund for den løbende dialog, forbedring og kvalitetskontrol. 7 Betaling Stk. 1 Leverandøren fremsender faktura senest den 5. for foregående måned. Betaling sker senest 30 dage efter modtagelse af faktura, til anvist konto i pengeinstitut. Stk. 2 Betalingen dækker alle omkostninger, der er forbundet med at levere de i kravspecifikationen nævnte ydelser, herunder arbejdsløn, ferie- og sygeløn, ATP, arbejdsbeklædning, ulykkes- og ansvarsforsikring, arbejdsledelse, ID-kort, administration mv. samt redskaber. 8 Prisregulering Stk. 1 Priserne reguleres en gang årligt pr. 1. januar. Reguleringen sker første gang pr. 1. januar 2006 med Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. 9 Sikkerhedsstillelse Stk. 1 Leverandøren afgiver en sikkerhedsstillelse i form af en bankgaranti svarende til 10 % af den årlige kontraktsum ved kontraktindgåelse. 10 Personale Stk. 1 Ved leverandørens overtagelse af opgaven finder Lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (jf. Lov nr. 111 af 21. marts 1979 samt senere ændring Lov nr. 441 af 7. juni 2001) anvendelse for de i bilag nr. II angivne medarbejdere. Stk. 2 Ordregiver hæfter i det indbyrdes forhold over for leverandøren for opfyldelse af samtlige forpligtelser, der påhviler ordregiver i forhold til medarbejderne indtil overtagelsesdatoen. Stk. 3 Ordregiver fremkommer med refusionsopgørelse snarest efter overtagelsesdagen. Ligeledes er det forudsat, at der i refusionsopgørelsen anføres optjent feriegodtgørelse indtil overtagelsesdagen. Skyldig ferie og feriefridagstimer, ikke udbetalt/acontobetalt over-/mertid pr. overtagelsesdagen udbetales til leverandøren. 22

23 11 Misligholdelse beføjelser Stk. 1 Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til denne kontrakt med bilag påhviler leverandøren, udgør misligholdelse. Stk. 2 Ved forsinkelse forstås for eksempel, at forudsat levering af mad i henhold til kravspecifikationen ej gennemføres til rette tid. Stk. 3 Ved mangler forstås for eksempel: at den leverede mad ikke er i overensstemmelse med den kvalitet, der er beskrevet i kravspecifikationen. at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering ej gennemføres i henhold til kravspecifikationen, manglende iagttagelse af informationspligt Stk. 4 Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette. I tilfælde af mangler har leverandøren afhjælpningspligt- og ret. Stk.5 Ved forsinkelse i henhold til kravspecifikationen er ordregiver berettiget til at opkræve bod, jf. stk. 6a og 7a (alternativt stk. 6b og 7b). Stk. 6a - (stk. 6a-6b omhandler køle- og frostmad) Forsinkelse med (ugentlig) levering af køle- og frostmad inden for de her nævnte rammer betragtes ikke i enkeltstående tilfælde som væsentlig misligholdelse. Køle- og frostmad der leveres til brugere med en variation på op til +/- 30 minutter i forhold til den med brugeren aftalte leveringstid. Aftalen med brugeren skal ligge inden for tidsrummet kl for plejecentrene og kl til brugere i eget hjem. Forsinkelse med udbringning til en flerhed af borgere på samme dag betragtes som én misligholdelse, såfremt der er en indbyrdes sammenhæng i forsinkelserne, og at variationen i forhold til den aftalte tid ikke overstiger +/- 30 minutter overfor enkelte borger. Sker der alene forsinkelse (i op til +/-30 minutter) i forhold til én borger vil dette ligeledes betragtes som en misligholdelse. Stk. 6b Første gang der sker forsinkelse efter stk. 6a, meddeles leverandøren en advarsel. Ved anden og efterfølgende forsinkelser med madudbringningen er ordregiver berettiget til at opkræve bod. Boden udgør 0,07 % af den årlige kontraktsum for hver misligholdelse, jf. stk. 6a. Stk. 7a - (stk. 7a-7b omhandler varmholdt mad) Forsinkelse med (daglig) varmholdt mad inden for de her nævnte rammer betragtes ikke i enkeltstående tilfælde som væsentlig misligholdelse. 23

24 Varmholdt mad der leveres til brugere på plejecentrene med en variation på +/- 15 minutter i forhold til tidsrummet Forsinkelse til et plejecenter en dag på +/- 15 minutter betragtes som én misligholdelse. Varmholdt mad der leveres til brugere i eget hjem inden for tidsrummet kl eller kl med en variation i forhold til det aftalte tidsrum hos den enkelte bruger på højst +/- 15 minutter. Forsinkelse med udbringning til en flerhed af borgere i eget hjem på samme dag betragtes som én misligholdelse, såfremt der er en indbyrdes sammenhæng i forsinkelserne, og at variationen i tid ikke overstiger +/- 15 minutter i forhold til det med borgeren aftalte tidsrum. Sker der alene forsinkelse (i op til +/-15 minutter) i forhold til én borger vil dette ligeledes betragtes som en misligholdelse. Stk. 7b Første gang der sker forsinkelse efter stk. 7a meddeles leverandøren en advarsel. Ved anden og efterfølgende forsinkelser med madudbringningen er ordregiver berettiget til at opkræve bod. Boden udgør 0,10 % af den årlige kontraktsum for hver misligholdelse, jf. stk. 7a. Stk. 8 Ordregiver er berettiget til at modregne bodsbeløbet i de løbende betalinger til leverandøren. Stk. 9 Boden udløses uden hensyn til, om det pågældende forhold kan karakteriseres som ansvarspådragende. Stk. 10 Ordregiver kan stille krav om, at der i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemføres skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt. Stk. 11 Foreligger der misligholdelse eller formodning om, at der vil indtræde misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og leverandøren skal underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Undlader leverandøren at opfylde sin informationspligt, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. Stk. 12 Foreligger der væsentlig misligholdelse er ordregiver berettiget til at ophæve kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for ordregiver, ophævelsens betydning for leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. Stk. 13 I øvrigt er leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv. Reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning og forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 24

25 12 Ikrafttræden og ophør Stk. 1 Kontrakten med tilhørende bilag træder i kraft den 1. januar 2005 og løber til og med 31. december 2008, hvorefter den såfremt ikke andet er besluttet ophører uden yderligere varsel. Stk. 2 Kontrakten kan af ordregiver opsiges med 6 måneders varsel til udløb af en måned. Leverandøren kan opsige aftalen med 12 måneders varsel til udløb af en måned. 13 Kontrakten Nærværende kontrakt er udfærdiget og underskrevet i to eksemplarer, hvoraf det ene beror hos ordregiver og det andet hos leverandøren. Ændringer kan påføres bilag, uden at aftalens øvrige punkter ændres eller bortfalder. Ændrede/reviderede bilag skal for at være gældende, være underskrevet af begge parter, og erstatter herefter de hidtil gældende bilag/bestemmelser. Dato: For ordregiver Dato: For leverandøren 25