ANDELSBOLIGFORENINGEN ÅGADE 136 M.FL. REFERAT AF BESTYRELSESMØDE. 4. november 2013, 18:00 København N

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 4. november 2013, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Lars Kristoffersen (LK), Michael Nielsen (MN), Christoffer Halken (CH), Julie Hansen (JH) Josefine Jensen, Sussi Askler, Enver Pedersen (EP) LK CH Vicevært 1. Højtvandslukker. Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. april. Der er kommet to nye tilbud. De nye tilbud er billigere end de forgående pga. projektet har ændret karakter. Martin anbefaler DCC, da ATZ virkede usikker og DCC har allerede lavet syn på skråning. Martin tjekker op på, hvornår projektet starter og slutter. DCC svarer 8 dage og kan starte fra den Bestyrelsen har besluttet, at Martin skal prøve at få rottesikring med i prisen fra ATZ og DCC, hvis ATZ godkender så vælger bestyrelsen ATZ. Der skal forelægge kontrakt med start- og sluttidspunkt. DCC har erfaret, at der skal udføres omfattende arbejde for at kunne etablere toilettet i beboerlokalet. Bestyrelsen har besluttet at toilettet skal etableres mod en forventet meromkostninger på kr ex moms. Højtvandslukker er installeret og arbejdet betragtes som udført. Der mangler dog godkendelse af højtvandslukkerne fra kommunen. Bestyrelsen fremsender fuldmagt til DCC til at håndtere godkendelsesprocessen hos kommunen. Michael afventer at høre fra DCC. Kommunen har givet byggetilladelse. David fra DCC foretager endelig anmeldelse af udført arbejde. Arbejdet er færdigmeldt til kommunen. Endelig regning skal betales. Digital version af kloaktegninger lægges på foreningens hjemmeside. Det aftales som udgangspunkt at DCC anvendes til fremtidig service af lukkerne således at garantien opretholdes. (AFSLUTTET) 2. Kælder/loftsrum. Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Martin låse op. Optegninger er færdige af kælder og luftrum. LK skal udarbejde oversigt over hvilke rum, der tilhører hvilke andelshavere. Lars arbejder videre på det i næste uge. Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 1 af 8

2 Listen er næsten færdig forventer den er færdig til den 7. oktober. Lars færdiggør listen. Listen er færdiggjort og ligger i drev på info.aagade. Arbejdet anses for udført for så vidt angår kældre. Arbejdet med loftsrummene fortsætter efteråret 2014 i forbindelse med den forestående fællesarbejdsdag. (AFSLUTTET) 3. Hjørnelofter (ML+EP). Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP. Rummet er nu tømt så alle 4 hjørner er tilgængeligt for viceværten. (AFSLUTTET) 4. Vaskemaskiner. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. Vi har fået 2 tilbud. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. Printboks og gasregulator er repareret. Martin har indhentet endnu et tilbud. Bestyrelsen vil forud for den forestående generalforsamling danne sig et overblik, og stiller et endeligt forslag om udskiftning af vaskemaskiner. Martin og Lars har kigget diverse tilbud igennem og er kommet frem til at det bedste er at vi køber nye maskiner. Det skal dertil siges at der skal være en langsigtet planlægning af reinvestering. Fx at vi over 6 år afskriver indkøbet med kr og derefter de næste 6 år opspare kr ,- så man har hensat kr ,- til nye maskiner. For at dette skal kunne lade sig gør skal vaskeprisen sættes op fra de nuværende 14,- til 17,- som stadig er billigt. Beregningen er lavet på et cirka tal for vaske pr. år som er sat til Martin og LK har møde med Service Centralen om et mere specifikt tilbud som omfatter 5 stk. maskiner af 6,5 kg og 1 stk. 9,5 kg samt støjnedsættelse af soklen. Møde er den 22/8 kl Lars og Martin skal mødes den 18/09 i Service Centralen for at se på vaskemaskiner. Mødet er afholdt 4 timer, og der er kommet tilbud ind som bliver fremlagt på GF. Martin og LK indhenter tilbud fra maler til vaskeriet, samt LK venter på det endelige tilbud så arbejdet kan sættes arbejdet i gang. Det nye vaskeri forventes at stå færdig ultimo december. LK bestiller også en IP-adresse til vaskeriet samt el som skal sidde bagved betjeningspanelet. LK sørger for opsigelse af TDC-abonnement. Martin forestår kontakten med elektriker og maler. SC forestår alt øvrigt arbejde. Købsaftale samt serviceaftale er underskrevet af bestyrelsen, hvorefter arbejdet er sat i gang. 5. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 2 af 8

3 tidligere generalforsamling afsatte beløb. (Fortsættes) 6. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. (Sættes bero til efter GF) 7. Skade på loftet i kælder efter fælles arbejdsdag og gennemgang af kældervinduer. Martin og Enver kigger på kælderrum sammen for at se på skaderne. Skaderne er blevet inspiceret af Martin og Enver. Martin kom med løsningsforslag, og han afprøver det i løbet af uge 41. Martin har vurderet at gulvets fleksibilitet er acceptabel, hvorfor der ikke udføres noget arbejde. (AFSLUTTET) 8. Martin indhenter tilbud på snedker og maler til BA 33, 3.th. Martin har indhentet tilbud. Andelshavere koordinerer selv det fortsatte arbejde. 9. Radiator til Altanprojekt, Martin og LK har møde den 18/10 kl. 9-10, opsætning/udskiftning sættes i gang. Økonomi 1. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Vi burde undersøge om vi kan få vores egen bankrådgiver, så vi slipper for at skulle bruge Thomas, i økonomiske spørgsmål. Nordea tilbyder det til andelsforeninger har EP set i en reklame i andelsbladet, mon ikke også Danske Bank gør. Thomas har bedt tre realkredit foreninger om nyt lån og de vil gerne samle det hele inklusiv altan. Lånet vil kunne omprioriteres pr 1. okt og skal opsiges ved udgangen af juli måned. Lars kontakter Thomas hvornår lånet til altanerne skal optages ift. processen. Deadline 1. juli. LK har skrevet om deadline den 1, juli den 4/ til Thomas, LK har rykket Thomas for opfølgning den 20/8-13. (FORTSÆTTER) Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning over for kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grubbe (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 3 af 8

4 Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. MNN har fulgt op med Thomas den 28 maj, han har ikke vendt tilbage. (FORTSÆTTER) 2. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar (FORTSÆTTER) 3. (MNN) Kloaktegninger. Godkend regning samt om david fra DCC skal køre sagen med kommunen. Vi godkender DDC kloaktegning kr. eksl. moms er max beløbet. MNN afventer svar fra David med hensyn til ansøgningen. Bestyrelsen har modtaget tegningerne i papir, men vi afventer fortsat elektronisk version. LK lægger tegning på hjemmeside. (AFSLUTTET) 4. Der er lavet en ny rengøringsordning, hvor rengøringspersonalet skal notere når de har gjort rent på en liste, som hænger ved indgangen. Bestyrelsen skal holde øje med, om det ser pænt ud efter de har skrevet, at de har gjort rent. Bagtrapperne er ikke rengjort og Jørgen Friis skal underrettes. Lars har haft møde med Jørgen Friis og at Jørgen forklarede at der bliver givet en rabat som Lars forhandler hjem. Bestyrelsesmedlemmerne vil i perioden til næste bestyrelsesmøde være ekstra opmærksomme på om rengøring udføres tilfredsstillende. Det diskuteres på næstkommende bestyrelsesmøde om der evt. skal indhentes tilbud fra eksternt rengøringsfirma. 5. Loftrum til højre for hjørne loftrummet, der skal tjekkes for svamp, Martin har fået besked. Der er ikke konstateret svamp. (AFSLUTTET) 6. LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr ,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til vaskeri, til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender at det bliver gjort 7. DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/ -WC. Inge vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 4 af 8

5 8. Trækvogn til ejendommen. Bestyrelsen har godkendt indkøb af trækvogn til i alt kr inkl. moms. plus evt. leveringsomkostninger. CH udarbejder vilkår for udlån af vogn til beboere. Gård 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger og Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/ plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr inkl. moms. (Fortsætter). Erhverv 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Lejer har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 5 af 8

6 er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/ Belysning af skilte sættes i gang og mureren kommer med tilbud på genopretning af facaderne, samt efterarbejde efter elektrikkeren. (FORTSÆTTER) 2. (CH) Beboer mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til beboer om etableringen af blænding af dør er lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra beboer om at arbejdet er foretaget uden de har været informeret (FORTSÆTTER) Beboersager 1. (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Vil vide om de overhovedet har tilladelse til at bygge om og hvordan han skal forholde sig ift. Skaderne på hans loft. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. Vi afventer dokumentation fra lejer. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. Brev indeholder tidsfris. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til beboer, og afventer fra kommunen. Michael rykker beboer. Afventer tilbagemelding fra Københavns Kommune. MNN anmoder Grubbe om at rette henvendelse til lejer, med henstilling om at lejer besvarer bestyrelsens henvendelser. (FORTSÆTTER) 2. (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op over for Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK. Sælger ønsker at sælge lejligheden. (FORTSÆTTER) 3. (EP) Flere klager modtaget over beboere. vedlagt billede dokumentation. Lejligheden er solgt (Afsluttet - punktet fjernes når andelshaver er fraflyttet) 4. (CH) Klage over beboere. Der er indgivet klage over fester uden for tilladte tidsrum, langvarige husspektakler og højlydt sex. Dette er endnu en klage i en række af mange. 5. (LK) Beboer skriver til Thomas om personlig samtale om kattegrus samt sender Vvs erens udtalelse om det. Husk billede. LK videresendt mail fra VVS med billede den 4/ Thomas har svaret og spørger om vi fastholder det har LK skrevet ja til på bestyrelsen Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 6 af 8

7 vegne. LK beder Grubbe om at meddele andelshaver, at det er bestyrelsens overbevisning, at kattegruset kun kan stamme fra dette andelsmål - til støtte herfor henvises til udtalelse fra VVS-firma. Andelshaver meddeles desuden, at han såfremt han bestrider kravet, vil skulle afholde udgiften for både VVS og viceværtens forbrug af tid. LK og Martin har talt personligt med beboeren og beboeren fortæller de har godkendt at betale for besigtigelsen hvis det er hans kattegrus. Helena laver en skrivelse for at få dem til at bekræfte aftalen ellers kommer regningen på huslejen i december. (Fortsætter) 6. Flere klager modtaget over meget høj musik til kl. 4. natten til lørdag den 22 juni. Musikken spillede for åbne vinduer. EP får Grubbe til at skriver til beboer. Grubbe har ikke svaret på EP s henvendelse. EP sender rykker hvis nødvendigt. Endnu en fest afholdt. (AFSLUTTET) 7. (JH) Beboer har informeret Martin om at hun ikke har råd til at bo der og fremlejer et værelse ud. Martin siger til lejer at hun skal skrive til bestyrelsen omkring forholdet. Salg Ågade 1. (CH) ÅG 140, 4.tv. Abdol Amir Fazli. Bolig sat til salg hos mægler d. 7. august til (EP) ÅG 144, 1.th. Købsaftale underskrevet. Borups Alle 1. (EP) BA 25, 4th. Afventer at der findes en køber. Der er blevet rykket for den. Familiemedlem flyttet ind for ca. 14 dages siden. LK kontakter Thomas i morgen med henblik på at informere Thomas om, at lejligheden er blevet bosat samt at lås skal udskiftes snarest muligt. Sat til salg ved ejendomsmægler. Andelen er solgt og der er nu ved at blive bygget om. Skotterupgade 1. (EP) SK 22, 3.th. Der er fortsat ikke indhentet vurdering fra Vidar Illum (FORTSÆTTER) 2. (CH) SK 22, st.th. Sat til salg. 3. (EP) SK 22, 1.th. Sat til salg. Borups Plads 1. Eventuelt Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 7 af 8

8 1. Næste bestyrelsesmøde Dato: Mandag d. 2. december 2013, 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 4. november 2013 Side 8 af 8