Det administrative samarbejde Vi etablerede i 2009 det administrative samarbejde med henblik på en fremtidig fusion.

Transkript

1 1

2 Indledning På Alabu Boligs bestyrelsesmøde den 20. november 2014 blev det besluttet at udarbejde et dokument der skal være med til at konkretisere tankerne omkring en fusion af de 2 organisationer i ejerkredsen bag Alabu Bolig a.m.b.a. Efterfølgende har NordBo tilsluttet sig arbejdet med at fusionere, så det nu omfatter 3 organisationer. Vi kalder dokumentet Fakta om fusion, som reelt er en Due diligence, en samling af oplysninger og sammenligninger, der skal give et overblik over en fusion og konsekvenserne af den. Dokumentet skal afdække, om der er forhold, der kan betyde at fusionen ikke gennemføres og om der sker væsentlige ændringer i forhandlingsforløbet. Dataindsamlingen skal kunne verificere oplysninger, besvare de stillede spørgsmål og danne grundlag for at rapportere væsentlige informationer til brug for beslutningen om fusion. Analyse og fortolkning kan omfatte revision, gennemgang af jura, særlige undersøgelser og ekstern rådgivning. Rapporteringen dette dokument med tilhørende bilag - danner grundlaget for det videre forløb i generalforsamlingsbeslutningerne, forhandlingen og i forløbet af implementeringsfasen. Det administrative samarbejde Vi etablerede i 2009 det administrative samarbejde med henblik på en fremtidig fusion. Styringsreformen skitserer dialogen om udfordringer og deres fælles løsninger mellem kommune og boligorganisation. Fokus er ikke længere kontrol, men et fælles fodslav om løsningsmodeller og struktur. Boligselskabernes Landsorganisation BL og Kommunernes Landsforening KL peger på en reform af den almene sektor, hvor kodeordene bl.a. er et krav om omkostningseffektivitet og større konkurrence på udlejningsmarkedet i modsætning til tidligere tiders lange ventelister. Boligorganisationerne skal levere et konkurrencedygtigt produkt til den rigtige pris. Dermed siger BL og KL imidlertid ikke at størst nødvendigvis er bedst og der peges da også samtidig på forskellige organisationsstrukturer herunder den der administreres ud fra i dag men nu er moms på administrationsbidraget en ekstra byrde for den enkelte lejer. Den problematik har vi dog delvist løst ved at lave splitansættelser i organisationen, men det er administrativt tungt at arbejde med og der er ingen tidshorisont på skats accept af nuværende tilsagn. Ligeledes giver det også mulighed for at sikre de nødvendige kompetencer i den enkelte organisation, hvor kravene øges i takt med lovgivningens stigende krav til rapportering og opgaveløsning. Den følgende rapportering tager afsæt i det ovenstående, med en indstilling om at de 3 organisationer fusionerer og at fusionen iværksættes ved årsskiftet 2015/2016. Navn til den nye boligorganisation Alabu Bolig Alabu Boligs bestyrelse anbefaler at omdanne Alabu Bolig amba til en boligorganisation. Alabu Boligs mission, vision og værdier Vi skal i samarbejde have formuleret Alabu Boligs mission, vision samt de værdier der fremover skal være med til at kendetegne os og vores adfærd. Det gør vi med udgangspunkt og afsæt i de respektive organisationers nuværende kendetegn, hvor vi bevarer de respektive afdelingers indflydelse på egen økonomi og forhold og i øvrigt i henhold til beslutningerne på afdelingsmøderne. Disse ting sammenskrives til et nyt sæt af kendetegn som er fælles for Alabu Bolig. 2

3 Organisatoriske forhold Alabu Bolig Alabu Bolig er stiftet af Boligforeningen Fjordblink og Boligselskabet Vanggården med virkning fra 1. januar NordBo har været en del af det administrative fællesskab i hele perioden. Mødeaktivitet og struktur Bestyrelsesmøder Fjordblink Vanggården NordBo Alabu Bolig 10 Bestyrelsesmøder 10 Bestyrelsesmøder 8 Bestyrelsesmøder 8 Bestyrelsesmøder Samlet 36 antal bestyrelsesmøder bliver reduceret til 10 antal bestyrelsesmøder om året. Generalforsamlinger/Repræsentantskabsmøder Fjordblink Vanggården NordBo Alabu Bolig 1 Generalforsamling 1 Konference 1 Temamøde 1 Generalforsamlinger 2 Temamøder 2 Repræsentantskabsmøder 1 Arrangement (socialt) 2 Repræsentantskabsmøder 2 Temamøder 6 repræsentantskabsmøder/generalforsamlinger reduceres til Temamøder/Konferencer reduceres til 1-2 Markant reduktion i mødeomfanget for såvel valgte som ansatte og dermed forarbejdet. Vi får færre led i beslutningsprocessen, mere fleksibilitet og vi får mulighed for at skabe en yderligere effektivisering og professionalisering af dagsordenspunkterne, bestyrelsesmaterialet m.v. 3

4 Repræsentantskabet i dag Alabu Bolig 19 medlemmer 9 Fjordblink 9 Vanggården 1 medarbejderobservatør Bestyrelserne i dag Fjordblink Vanggården 9 medlemmer + 2 suppleanter 10 beboere fra afdelingerne 1 medarbejdervalgt 5 medlemmer beboere fra afdelingerne NordBo 5 medlemmer beboere fra afdelingerne Alabu Bolig 7 medlemmer 3 Fjordblink 3 Vanggården 1 medarbejder repræsentant Forslag til fremtidig bestyrelse i Alabu Bolig Bestyrelsen skal fremover bestå af 9 medlemmer, som vælges af generalforsamlingen. Det er aftalt, at der i perioden fra 1. januar 2016 til den ordinære generalforsamling i 2017 skal sidde en overgangsbestyrelse, der består af 11 medlemmer. Der skal være plads til og sikres nødvendige kompetencer og mangfoldighed. Hver organisation afklarer internt hvem der ønsker at fortsætte, både nu og på sigt. Forslag til fremtidig struktur på øverste myndighed i Alabu Bolig Der anbefales klart en fremtidig struktur med en generalforsamling som øverste myndighed. Dels for at sikre størst mulig indflydelse på egen situation i lejet bolig hos os og dels for at bevare den bedst mulige beslutningsproces begge dele ud fra beboerdemokratiske grundprincipper. 4

5 Fakta om Alabu Bolig og de 3 ejere/deltagere i fusionen Boligforeningen Fjordblink Antal boligafdelinger 28 Boliger i alt 2019 Familieboliger 1619 Ældre-/Plejeboliger 42 Ungdomsboliger 358 Erhvervslejemål 8 Institutioner 4 Garager/carporte 148 Andet 2 Helhedsplaner 3 Nybyggerier 1 Renoveringer 1 Boligforeningen Vanggården Antal boligafdelinger 29 Boliger i alt 2485 Familieboliger 1904 Ældre-/Plejeboliger 111 Ungdomsboliger 470 Erhvervslejemål 2 Institutioner 3 Garager/carporte 14 Helhedsplaner 2 Nybyggerier 3 Renoveringer 0 5

6 Boligselskabet NordBo Antal boligafdelinger 15 Boliger i alt 575 Familieboliger 394 Ældre-/Plejeboliger 161 Ungdomsboliger 20 Erhvervslejemål 18 Institutioner 0 Garager/carporte 25 Helhedsplaner 0 Nybyggerier 2 Renoveringer 0 Ved fusionen er det Alabu Boligs bestyrelses forslag at give afdelingerne nummer efter hvor gamle de er i det almene system. Bygningernes tilstand Vi har udarbejdet en oversigt over afdelingernes vedligeholdelsesstand og bygningernes beskaffenhed se bilag 2 Samtidig har vi tilføjet en oversigt over hvilke arbejder der er igangsat og hvilke der henstår til senere. Personaleforhold I Alabu Bolig sker der tilsvarende ingen ændringer i ansættelsesforholdene, udover at splitansættelserne bortfalder. Vi skal arbejde ud fra virksomhedsoverdragelsesloven. Alle medarbejdere skal orienteres om overdragelsen, have nye ansættelseskontrakter hvori vilkårene er beskrevet. Der sker ingen afskedigelser som er resultat af fusionen. Eventuelle tilpasninger vil over tid ske via naturlig afgang. Vi har allerede etableret fælles personalepolitik, virksomhedsnævn og arbejdsmiljøudvalg så her sker der heller ikke ændringer. Der er også etableret en fælles personaleforening. Der arbejdes på at etablere en fælles faglig klub for Fjordblink, NordBo og Vanggården 6

7 Økonomiske forhold Budgetter og regnskaber Økonomi i afdelingerne bliver ikke påvirket af en fusion. Fordelen ved at fusionere vil primært give sig udslag i mindre bogføringsarbejde til administrationen, selvfølgelig vil der være samme bilagsmængde, men der vil være færre udgifter der skal fordeles, færre dobbelt regninger, mindre periodisering, samt færre mellemregninger til afstemning og kontrol m.v. Regnskabsåret følger kalenderåret for både Alabu Bolig, Fjordblink, NordBo og Vanggården. 4 regnskaber bliver til 1 4 budgetter bliver til 1 4 bestyrelsesmøder med godkendelse af regnskaber og budgetter bliver til 1 4 repræsentantskabsmøder/generalforsamlinger med godkendelse af regnskab og forelæggelse af budget bliver til 1 Afdelingsmøder, budget- og regnskabsmøder Afdelingsmøder Budgetmøder Vanggården Fjordblink NordBo Alle afdelinger med bestyrelse får tilbudt regnskabsmøder, i år var der ca. 15 i alt i alle 3 selskaber der sagde ja til sådan et møde. Ved fusion, bliver der ikke ændret på disse møder. Kontingenter, revision og honorarer Vi betaler kontingenter, revision og honorarer i relation til de enkelte boligorganisationer og administrationsselskabet. Her vil der være en yderligere mulighed for at reducere omkostningerne. 7

8 Egenkapital Se bilag 1 for detaljer Oversigt Fjordblink Vanggården Nordbo I alt Fjordblink Vanggården Nordbo I alt Arbejdskapital Dispositionsfond Egenkapital i alt Pr. lejemål Juridiske forhold Vedtægter Følger standard vedtægten med undtagelse af sammensætning af bestyrelse og øverste ledelse i dag med et repræsentantskab. Boligorganisationen laves med en generalforsamling som øverste myndighed og en organisationsbestyrelse som ansvarlig i det daglige. Der er en fordel for administrationen ved at omlægge Alabu Bolig til en boligorganisation da de fleste aftaler er registreret under Alabu Boligs cvr. nr Vi skal informere Landsbyggefonden, Økonomistyrelsen og Aalborg Kommune samt alle vore kreditorer om overdragelsen. Husordner Husordnerne er individuelle og forbliver individuelle. Fusionen ændrer ikke på dette. Tinglysning Vi skal ikke betale tinglysningsgebyr i alle afdelingerne for at ændre adkomsthavers navn, det er blot en notering. Regnskabsår Som i dag - følger kalenderåret Tidsplan Gennemarbejdet Fakta & Fusion Primo marts 2015 Temamøde for afdelingsbestyrelser 24. marts 2015 Ekstraordinære GF og RM April og maj

9 Bilag 1 egenkapital og forventet udvikling Boligforeningen Fjordblink 1000 kr Egenkapital: Arbejdskapital primo Overført resultat 311 Arbejdskapital ultimo Dispositionsfond primo Netto tilgang dispositionsfonden Tilskud til afdelinger Netto tilgang A- og G- indskud Tilskud til afdelinger, egen trækningsret Dispositionsfond ultimo Egenkapital i alt Pr. Lejemålsenhed Boligforeningen Vanggården 1000 kr Egenkapital: Arbejdskapital primo Overført resultat Arbejdskapital ultimo Dispositionsfond primo Netto tilgang dispositionsfonden Tilskud til afdelinger Netto tilgang A- og G- indskud Tilskud til afdelinger, egen trækningsret Dispositionsfond ultimo Egenkapital i alt Pr. Lejemålsenhed Boligselskabet Nordbo 1000 kr Egenkapital: Arbejdskapital primo Overført resultat Arbejdskapital ultimo Dispositionsfond primo Netto tilgang dispositionsfonden Tilskud til afdelinger Netto tilgang A- og G- indskud Tilskud til afdelinger, egen trækningsret Dispositionsfond ultimo Egenkapital i alt Pr. Lejemålsenhed

10 Bilag 2 Tilstandsvurderinger for afdelingerne: Fjordblink Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 1 Nye vinduer i 2014 Peder Skrams Gade 6-8, Ivar Huitfeldts Gade 21- Afdelingen er med i 27 planerne for Opført: 1938 helhedsplan/fremtidssikring 59 Familieboliger Afd. 2 Tordenskjoldsgade, Kastetvej,Poul Buås Vej, Peder Skrams Gade,Vestre Fjordvej, Henning Smiths Vej Opført: 1948/51 31 ungdomsboliger 228 familieboliger Afd. 3 Sønderbro 1-11, Rømøgade 1-11, Fanøgade 1-9, Bornholmsgade Opført familieboliger Afd. 4 Cort Adlers Gade 2-12, Suensonsgade 1-17, Opført familieboliger Cort Adlers Gade 15-17, Cort Adlers Gade 20-24, Niels Juels Gade 12-14, Opført Familieboliger Afd. 5 Cort Adlers Gade 1-13, Cort Adlers Gade 14-18, Niels Juels Gade 2-10, Opført familieboliger Afdelingen er med i planerne for helhedsplan/fremtidssikring Nye teknikrum, varmecentraler, samt øvrige installationer Klimaskærm energirenoveret Bad og toilet 2011 Altaner i 2015 Afdelingen er med i planerne for helhedsplan/fremtidssikring Altaner 2014 Afdelingen er med i planerne for helhedsplan/fremtidssikring 10

11 Afd. 10 Peter Freuchens Vej 1-39, Opført familieboliger Fjordblink Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 7 Omfugning af facader Niels Juels Gade 1-15, 2015 Tordenskjoldsgade 2-14, Opført 1947 Afdelingen er med i 90 familieboliger planerne for helhedsplan/fremtidssikring Der arbejdes med en helhedsplan. Iværksættes Afd. 13 Diskovej 4-190, Opført familieboliger Afd. 14 Saltumvej 11-69, Saltumvej 2-38, Opført familieboliger Afd. 15 Skallerupvej 1-35, Opført familieboliger Afd. 16 Dionevej 1-95, Dionevej 2-60, Metisvej 1-41, Metisvej 2-66, Opført ungdomsboliger familieboliger Afd. 17 Korevej 1-33, Korevej 6-50, Opført ungdomsboliger + 50 familieboliger Helhedsplan. Sat i bero. Der skal arbejdes mod anden løsning. Afd. Er fra 1966 og har ikke gennemgået renovering med klimaskærm Helhedsplan undervejs Forventet plan Ny miljøgaard 2015 Helhedsplan udført 2013/2014 Afdelingen blev renoveret i med store forbedringer klimaskærm. Nyt køkken ved fraflytning Tilstandsrapport for tagene udført

12 Fjordblink Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 18 Nye vinduer og døre Peter Freuchens Vej 41- både for og haveside. 75, Opført familieboliger Muligt tag skal vurderes levetid på. Afd. 19 Hellasvej 14-48, Hellasvej 50-94, Opført ungdomsboliger + 26 familieboliger + 23 seniorboliger Afd. 20 Skydebanevej 6a, Skydebanevej 6b, Opført institutioner Børnehave Afd. 21 Korevej 2, Opført institution Afd. 25 Langesgade 1A-1F og 3A-3F, Jens Bangs Gade 5-11, Urbansgade, Vesterbro 81c-d, Bonnesensgade 1 og 5, Østerbro 55, Opført ungdomsboliger + 41 familieboliger + 28 seniorboliger Afd. 28 Fortunavej 5-17, Fortunavej 4-14, Fortunavej 66-88, Opført familieboliger Fuger i murværket skiftes løbende Køkken udskiftning ved fraflytning Ventilationsanlæg isoleres pga. kondens LG: Nye køkkener UBG: Nye vinduer Betonrenovering Lukning af facader BSG: Nye vinduer Nyt tag. LG: Gulve, badeværelse skiftes og oprettes 12

13 Fjordblink Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 31 Auroravej 2-42, Opført familieboliger Afd. 32 Hellasvej 104, Opført plejeboliger Afd. 33 Brohusgade 2a-2b og 4a-4c, Vestre Havnepromenade 1c, Opført ungdomsboliger + 14 familieboliger Afd. 35 Godsbanen 9,17,19 Opført ungdomsboliger Afd. 36 Godsbanen 25 Opført familieboliger Afd. 40 Alexander Foss Gade Opført i ungdomsboliger Hvidevarer skiftes løbende efter behov. Elevatorer: Afd. Har relative store omkostninger til elevatorer. En er sat ud af drift grundet omkostninger til renovering Gårdmiljø løbende forbedringer Byggeskadefonden undersøger, vand i facaden. Byggeskadefonden undersøger, vand i facaden. Tremmerum i kælder blev taget ud af byggesagen pga. økonomi. 13

14 NordBo Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 1 Udskiftning/strømpeforing Grønlands Torv 1 11 af faldstammer. Opført 1963 Kr ,- 179 Boliger Afd. 2 Søndergade, Pederstræde, Peder Barkes gade, Opført Boliger Afd. 3 Sonjavej 1 59 Opført Ungdomsboliger 38 Familieboliger Afd. 4 Umanakvej 5 21 Opført Boliger Afd. 5 Umanakvej 2 8 Opført Boliger Nye køkkener. Nye badeværelser. Nyt tag i Søndergade. Nye gulve. Nye badeværelser. Nye køkkener. Nye gulve. Nye tage. Nye gulve. Nye gulve Afd. 7 Grønlands Torv 17, Umanakvej 1 3 Opført Plejeboliger Ombygget/renoveret i 2014 Afd. 8 Umanakvej Opført Boliger Forventes ombygget til fælleshus. Afd. 12 (nuværende 50) Hvedemarken Løgstør Opført Boliger 14

15 NordBo Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 13 (nuværende 50) Se afd. 50 Haldagervej 11,Biersted Opført Bolig Afd. 16 (nuværende 2) Løkkegade 4 Opført ungdomsboliger Gulve i badeværelse skiftes efter behov. Afd. 18 Holger Drachmannsvej 1 Lejl Opført Plejeboliger Afd. 19 Heravej Opført Boliger Nye tage. Eternit smuldrer. Nye tage. Eternit smuldrer. Afd. 20 Heravej 115 Opført Boliger Afd. 23 Grønlands Torv 23 Opført Ungdomsboliger Solgt Lagt sammen med plejehjemmet. Brændte i år 2012 Afd. 27 Umanakvej 25 Opført erhvervslejemål Afd. 28 Holger Drachmannsvej 1 Opført erhvervslejemål Del af plejehjem Levetid på tage følges tæt Afd. 37 (afd.7) Malik Umanakvej 1 3 Opført 46 plejeboliger Ombygget/renoveret

16 NordBo Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 40 (nuværende 2) Louisegade Opført Boliger Tag vurderes og påføres tiårsplan Afd. 43 Caspersvej 7, Fr.Havn Asylgade, Fr.havn Plejehjem Opført Nybygning Gulv skiftes løbende 60 Plejeboliger Afd. 50 Købkesvej, Eckersdbergsvej, Martinus Rørbyesvej m.m Opført Boliger Generelle indeklimaproblemer, så som skimmel/fugt i mange af de efterhånden helt utidssvarende huse. Afd. 51 (nuværende 50) Istedvej,Tunøvej, Ærøvej,Råholtvej,Åvej, Nyborgvej, Lundevej, Fr.Havn Opført Boliger Afd. 52 (nuværende 50) Bymarken-Nejsigvang, Dybvad-Sæby Opført parcelhuse Afd. 53 (nuværende 50) Ulrik Plessnersvej 8 Stadionvej 21, Skagen Opført parcelhuse Se afd. 50 Lundevej solgt. Råholtvej solgt. Nejsigvang solgt. Bymarken står tom. 16

17 NordBo Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 54 (nuværende 50) Se afd. 50 Søndermarksvej 32, Norgesvej 20, Hjørring Opført parcelhuse Afd. 55 (nuværende 50) Bredgade 192, Dannebrogsgade 55, Jyllandsgade 53, Brønderslev Opført parcelhuse Afd. 56 (nuværende 50) Pilevej 1 Opført parcelhus Se afd. 50 Se afd

18 Vanggården Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 1 Renoveret i Amagergade 1-25 Trænger til nye vinduer. Opført: 1943 Gulve renoveres 105 Boliger løbende. 5 års gennemgang 2015 Afd. 2 Læsøgade 16-26, Hesseløgade 2-14, Samsøgade 31-39, Færøgade32 Vendsysselgade 17-25, Østre Alle Opført: 1946/ Boliger Molokker. Nye vinduer Nye nedløbsrør Helhedsplan sat i bero. Løbende udskiftning af vaskemaskiner samt tørretumblere. Afd. 5 Dagnyvej 1-25, Elisevej Opført Boliger Afd. 6 Umanakvej 10-40, Ivigtutvej 2 16 Opført Boliger Afd. 7 Østermarksvej 26A-28B Opført Boliger Afd. 8 Sebbersundvej 1 47 og 2 36, Aggersundvej 1 47 og 2 24, Feggesundvej 1 47 og 2-36 Opført Boliger. Klimaskærm renoveret 2013 Ny udvendig belysning 14/15. Nye facadedøre Helhedsplan/fremtidssikring Nye badeværelser. Nye vand- og varmerør Nye fællestavler 2015 Nyt belysning 2014 Nye vaskerier 2014 Nyt Asfalt Løbende udskiftning af køleskabe Ny tagkonstruktion. Problemer med utætte 2. sals lejligheder i hjørnesamling og ved vinduer. 18

19 Vanggården Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 9 Maling af udv. Træværk Vejgård Bymidte Renovering af Petersborgvej 7 13 vandmålere. Opført Seniorboliger. Afd. 10 Stationsvej 3 41 Opført 1983 & Boliger Afd. 11 Knuden 1 81og Opført Boliger Nye Velux vinduer 2014 Afd. 12 Beltoften og Opført Plejeboliger Afd. 14 Springbakken 6 38 Opført Boliger Nye køkkener 8 stk Afd. 15 Beltoft Opført Boliger. Afd. 16 Solvangsvej Opført Boliger. Udskiftning af belysning til LED Afd. 17 Roden Opført Plejeboliger. Afd. 18 Roden 12 Servicebygning Opført

20 Vanggården Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 19 Facade og Signalvej, Øster- tagkonstruktion Sundbyvej,Lundbyes- renoveret for cirka 5 år Passage siden. Opført 1932 Trænger gevaldigt til 51 Boliger indv. Renovering. Afd. 20 Pandoravej 2 84 Opført Boliger Afd. 21 Nylandsvej Opført Boliger Afd. 22 Odinsgade 5 lejl. 1-9 m.fl. Opført Boliger. Afd. 23 Stenbjergvej Opført Boliger Afd. 25 Tavervej Opført Boliger Afd. 32 Toldstrupsgade 20 Opført Boliger Presset på husleje. Men i god stand. Presset på husleje Men i god stand. De store lejligheder har til tider udlejningsproblemer. Presset på husleje. God stand, undtagen gulve. Hvidevarer skiftes løbende Lofter renoveres løbende Hvidevarer udskiftes løbende Afd. 33 Mikkelsgård, Jernbanegade, Østergade, Lykkesgaard, Blindebomsgade Opført Boliger 20

21 Vanggården Tilstand Sæt kryds Nuværende arbejder Afd. 50 Stofledninger skiftes ved Norgesgade 15,17,19 fraflytninger Østre Alle 28,30 Gulv i trappeopgange. Opført 1935 Udvendig belysning. 30 Boliger 21

22 22