Guide til OneNote 2010

Transkript

1 December 2010 Guide til OneNote 2010

2 December 2010 Indholdsfortegnelse Office OneNote Tilpasning af indstillinger... 1 Basic Funktioner i OneNote... 1 Research i OneNote... 4 Import af objekter... 4 Screenclips... 5 Audio/Lyd... 6 Skriveredskaber... 7 Tabulator bokse... 8 Tegneværktøjer... 9 Øvrige Funktioner Tekstgenkendelse i billeder Sidenotes vindue Hyperlinks Send tekst til Word eller Outlook Templates Nyt i OneNote

3 Office OneNote 2010 OneNote er et nyt program i Office pakken. Programmet kan organisere dine noter, din forskning og samarbejde med kollegaer nemt og med plads til kreative udfoldelser, samt bibliotekarisk præcision! Hav altid alle dine noter med dig og søg i dem, nemt og bekvemt. Saml bl.a. PDF filer og PowerPoints i OneNote, og skriv kommentarer i margenen, og highlight tekst. Brug OneNote som et dynamisk værktøj i samspil med Outlook, og opret bl.a. opgaver (Outlook Tasks) via OneNote. Tag præcise skærmbilleder let og bekvemt. Dette er blot nogle af de funktioner, der vil blive præsenteret på kurset. Tilpasning af indstillinger I OneNote kan man tilpasse standarden for sprog, typografier og gemmefunktioner. For at gøre dette skal man klikke på File i øverste venstre hjørne. Dernæst vælger man Options hvorefter man så kan vælge at ændre typografiindstillingerne i general, bestemme hvor man gemmer notesbøger i Save & Backup, eller bestemme, hvor i OneNote en udskrift bliver sendt, i Send to OneNote". Til sidst kan man i Language bestemme standardsprog for stavekontrollen. Basic Funktioner i OneNote Det grundlægende i OneNote er kategorisering og opdeling af informationer. Opret notebook: For at oprette en ny notebook skal man klikke på File når man har OneNote åbnet og derefter vælge new My Computer. Derefter navngiver man notesbogen i felt 2.: Name Til sidst skal man, i nederste højre hjørne, klikke på Create Notebook Bemærk: felt 3. Location: viser hvor notesbogen bliver gemt. 1

4 Opdeling af notesbogen: Som man kan se på billedet, har man nu mulighed for at navngive siden man arbejder på. For at oprette en ny side, skal man klikke på New Page. Når man har oprettet en ny side, kan man gøre den til en underside, så den kan kollapse sammen med den ovenstående side. Dette gøres ved at højreklikke på siden og vælge Make Subpage. For at navgive en sektion skal man højreklikke den ønskede sektion og vælge Rename. 2

5 For at oprette en ny sektion skal man klikke på den lille sektion med stjernen på, hvorefter man vil blive bedt om at navngive den. Højreklikker man på det tomme felt ved siden af sektionerne, kan man vælge at operette en ny sektion eller sektionsgruppe. Del en notebook: Man har mulighed for at dele en notesbog med andre over enten netværk, SharePoints, Dropbox eller internet. Dette gøres ved at klikke på share Share This Notebook, hvorefter følgende skærm dukker op: For at dele en notesbog over internettet skal man klikke på Web. Det kræver dog at man har en Windows Live ID konto. For at dele en notesbog ved hjælp af en delt Dropbox-mappe, vælges Network. Derefter klikker man på "browse" og navigerer til den delte mappe. Til sidst klikker man på Share Notebook. 3

6 Autosave: I OneNote skal man aldrig bekymre sig om at gemme imens man arbejder, det gør programmet helt af sig selv, så man åbner og lukker bare programmet som man vil. Research i OneNote Det smarte ved OneNote er at man kan ha alle sine filer samlet et sted på computeren. Import af objekter Det er nemt at importere objekter såsom Excel-regneark, PowerPoint dias og Word dokumenter ind i OneNote. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved hjælp af træk-og-slip funktionen. Det ønskede objekt, fx en PowerPoint præsentation, markeres og trækkes ind i Arbejdsvinduet til den ønskede position. Dialogboksen Insert File Options fremkommer nu. Som det kan ses kan filen indsættes på 3 forskellige måder. Man kan linke til filen, indsætte en kopi af filen eller som tredje valg indsætte filen som Printout. Vælg 3. mulighed Insert the file as printout so I can add notes to it : Som det fremstår af teksten er dette valg oplagt hvis egne noter ønskes tilføjet. Ud over dette har OneNote automatisk indsat link til filen, samt indsat en kopi af filen. 4

7 Før man begynder at notere supplerende oplysninger til sliderne, vil det være hensigtsmæssigt at ændre størrelsen på printouts. Dette gøres over to trin. 1. Zoom ud i OneNote ca % så der er plads til notes. 2. Ændre den aktuelle typografi, så teksten har det passende udseende. Dette gøres under Format Font. Screenclips Screenclips er en smart funktion som fungerer lidt ligesom PrintScreen. Funktionen gør det nemt hurtigt at optage skærmbilleder af forskellige objekter man ønsker at ha med i OneNote. Funktionen aktiveres ved at holde Windows tasten vælges et område på skærmen. samt s nede på samme tid. Efterfølgende (I dette eksempel vises hvordan der laves en Screenclip fra ASB s hjemmeside. ) Der åbnes et separat OneNote-vindue, der viser sektionen Ikke-arkiverede noter, hvor skærmklippene er indsat: 5

8 Så snart man slipper musen efter markeringen, åbnes et separat OneNote-vindue. Herfra skal man vælge hvor det markerede skal indsættes. For manuelt at indsætte det markerede et sted vælges Copy To Clipboard" Audio/Lyd Du kan optage detaljerne i et vigtigt møde, en undervisningssituation, et interview eller endda en telefonsamtale ved at oprette lyd- og videoklip og gemme dem som en del af dine noter. Med lydnoter kan du fokusere mere på samtalen og mindre på notetagningen. Videonoter er fremragende til optagelse af præsentationer under forretningsmøder og i undervisningssituationer. Hvis du vil optage lydklip, skal du bruge en mikrofon. De fleste bærbare og Tablet Pc er har allerede en indbygget mikrofon. Hvis du vil optage videoklip, skal du bruge en videocaptureenhed som f.eks. et webcam. Disse er oftest ligeledes indbyggede i bærbare computere. For at optage lyd, trykkes på Record Audio som findes i menuen Insert. 6

9 En ny menu: Audio and Video Recordning fremkommer nu og optagningen og lydoptagelsen starter. Samtidig bliver lyden gemt i OneNote som fil. Her bliver dato og tid for hvornår man har startet lyd optagelsen registreret og vist. Skriveredskaber OneNote har en række smarte skriveredskaber, som gør det væsentligt nemmere at tage notater på computeren. Lommeregner Ved hjælp af OneNote kan tal og grundlæggende matematiske funktioner hurtigt udregnes under et møde, eller mens der tages noter. OneNote har en indbygget lommeregner funktion. Den fungere blot ved at man taster det regnestykke man vil ha regnet ud (fx ). Efterfølgende tastes = (lig med tegnet) og space (mellemrumstasten) så bliver regnestykket løst helt automatisk. I følgende billede vises nogen eksempler: 5+5=10 ((5+5)+(4+6))/2=10 sin(30)=0,5 (6+7) / (4*sqrt(3))=1, ^4=625 7

10 Tabulator bokse Det er nemt og enkelt at arbejde med tabeller i OneNote. Tabeller kan nemt indsættes via tabelknappen oppe i menu linjen. Tabellerne kan også nemt og bekvemt oprettes blot ved hjælp af tastaturet. Dette gøres ved at anvende Tab og Enter tasterne. Du skal blot trykke et vilkårligt sted i OneNote Arbejdsvinduet. Herefter tastes 1 Tabulatortasten 2 Tabulatortasten 3 osv. I tilfælde af der ønskes flere rækker, gøres dette blot ved at trykke på Enter tasten. 8

11 Tegneværktøjer Ligesom i Word og PowerPoint har OneNote integrerede tegneværktøjer. Du kan benytte tegneværktøjer til at lave enkle diagrammer, f.eks.: Organisationsdiagrammer og rutediagrammer Anmærkninger over billeder (pile, cirkler og bokse) Procesdiagrammer Lokaledesign Konceptskitser Tegneværktøjerne fås frem, ved at vælge menuen Draw. Nu vil følgende menu linje fremstå i bunden af skærmen. Disse findes i menuen: Draw Tip! Hold ALT nede, mens du flytter eller ændrer figurer, hvis du ikke vil have, at de skal fastgøres til det usynlige sidegitter eller til hinanden. 9

12 Øvrige Funktioner Søgefunktionen: Søgefunktionen i OneNote er lokaliseret oppe i højre hjørne af arbejdsvinduet. Den søger i alle notebooks, sektioner, sider og undersider. Billedet ovenover viser den hurtige søgefunktion i OneNote Klikker man på Open Search Results Pane, vil vinduet til højre dukke op. Her er resultaterne yderst til højre sorteret efter hvornår de sidst har været i brug, mens de gule markeringer til venstre indikerer at der er et eller flere resultater på disse sider. En søgning kan tilpasses til udelukkende at finde resultater i en valgt notesbog eller side. Dette gøres ved at vælge det ønskede søgeområde i drop Down-menuen øverst. 10

13 Tag funktion: Hvis man har taget notater af noget som man mener, er specielt vigtigt at markere kan man bruge tag funktionen. Denne findes i menuen Home, under kategorien Tags. Man har tre standard tags at vælge imellem. Klikker man på den lille pil til højre for menuen, kommer der en lang liste af alternative tags frem: Disse tags er også at finde hvis man højreklikker på den tekst, eller det element som er ekstra vigtigt, hvorefter man kan vælge tag. Man kan efterfølgende klikke på Find Tags, ved siden af Tags drop down menuen, og søge på de tags man leder efter. Ude i højre side af arbejdsvinduet dukker nu Tags Summary vinduet op og viser alle sider med Tags. Det er nu muligt at klikke på de forskellige sider med Tags og så hopper man automatisk frem til stedet med det pågældende Tag. En nemmere måde at tagge på, er at bruge genvejstasterne (Ctrl+#) 11

14 View funktionerne Man har mulighed for at tilpasse arbejdsarealet eller skabe et større overblik over notesbøger og sider ved at klikke på de små pile. Klikker man på en pil ved et panel, vil dette panel enten kollapse, eller blive synliggjort. Klikker man på en pil ved en notesbog, vil sektionerne blive vist/gemt. Klikker man på en pil ved en side, vil undersiderne blive vist/gemt. Full page view Trykker man på F11 når man er inde i OneNote kommer man in i full page view hvorved navigationsbaren i højre side og i toppen af skærmen forsvinder hvorved man får et større arbejdslærred. Timestamp Hvis man gerne vil tids datere sit arbejde kan man hurtigt og nemt trykke på alt+shift+f og der dukker et tidsstempl op. 12

15 Tekstgenkendelse i billeder OneNote kan genkende tekst på billeder, som er indsat noterne. Dette giver mulighed for at genbruge eller søge efter alle oplysninger i notesbogen, selv hvis oplysningerne findes i billederne, f.eks.: Skærmklip fra internettet Udskrifter af dokumenter eller dias i OneNote Bemærk! OneNote understøtter ikke genkendelse af tekst i billeder på dansk (dvs. æ, ø og å), men du kan bruge programmet til at genkende engelsk tekst eller tekst på et lignende alfabet. Højreklik på det enkelte billede, og vælg Copy Text from Picture. Sæt derefter teksten ind ved siden af billedet, ved at Højreklik og vælge Paste. Hvis kommandoen Kopier tekst fra billede ikke er tilgængelig, skal du Højreklikke på billedet og klikke på Make Text in Image Searchable 13

16 Sidenotes vindue Det kan være smart at åbne en midlertidig side i OneNote som man kan arbejde med mens man er i et andet program. Her kan midlertidige filer/og objekter gemmes som senere hen ønskes tilføjet i OneNote. Derved behøver man ikke hele tiden at skifte mellem OneNote og det aktuelle arbejdsområde. Vinduet åbnes ved at Højreklikke på OneNote ikonet Note vælges. i højre side af proceslinjen, og Open New Side Herefter fremkommer Sidenotes vinduet: Dette arbejdsvindue vil altid været placeret forrest af alle åbne vinduer, lige meget i hvilket program man befinder sig i. Vinduet kan efter endt brug lukkes, hvorefter programmet automatisk gemmer i Ikke arkiverede noter, som er at finde nederst i venstre hjørne i OneNote En anden mulighed for at have et vindue åbent, er at vælge funktionen New Docked Window i menuen View. 14

17 Hyperlinks Udover at oprette almindelige hyperlinks, der henviser til internettet (Insert Hyperlink), kan hyperlinks oprettes til en hvilken som helst del af ens noter (en notesbog, en sektion, en side eller et bestemt afsnit). Brug den type OneNote-hyperlinks til at oprette: Krydshenvisninger En indholdsfortegnelse på en side med hyperlinks til de andre sider i sektionen eller med hyperlinks til andre dele af den samme side En liste over foretrukne en liste over hyperlinks til sider og sektioner, som du har brug for at besøge ofte En definition eller en referencekæde fra en term, et navn eller et emne på en side til mere detaljerede oplysninger et andet sted i dine noter Hvis et hyperlink ønskes oprette, skal der højreklikkes på den fane eller note, som skal der skal oprettes et hyperlink til, herefter Copy Hyperlink to this Page Nu vælges det sted hyperlinket ønskes kopieret hen. Højreklik og vælg Paste. Man kan også indsætte hyperlinket uden for OneNote. For eksempel sende hyperlinks til andre i en . Når de klikker på det, får de vist noterne (hvis noterne er i en delt notesbog). 15

18 Send tekst til Word eller Outlook. Eftersom OneNote er en Office program, kan det nemt bruges i forbindelse med blandt andet Word og Outlook. Har man fx skrevet et tekst i OneNote som man ønsker at bearbejde i Word, eller en tekst der skal sendes til en kollega, kan dette gøre nemt, ved at gå ind på Menuen File Send Page eller Send to Word 16

19 Templates Templates er skabeloner i OneNote som kan hjælpe med at definere sidelayoutet, typografier, margener mm. Skabelonerne er splittet op i følgende kategorier: Akademiske Blanke Forretning Dekorative Planlægning Find skabelonerne frem ved at klikke på den lille pil ved siden af New Page Page Templantes Herefter fremkommer følgende Skabelon oversigt: For at få de forskellige skabeloner frem, trykkes blot på det lille venstre for kategorierne. til Herefter kan den ønskede skabelon vælges fra listen. 17

20 Nyt i OneNote 2010 Med udgivelsen af Office 2010 er følgende funktioner blevet tilføjet/forbedret i OneNote: Universal adgang Synkronisering til et centralt lagringsted (f.eks. Windows Live, SharePoint eller USB-drev) OneNote Web App Struktur og organisering Forbedringer til sektions- og sidehåndtering Tilpasning af arbejdsplads er blevet bedre o Docked windows, F11, o Mulighed for tilpasning af faner, sektioner, sider og båndet Forbedrede og hurtigere søgefunktioner Bedre linking (Links mellem sektioner og notesbøger er blevet nemmere) o Mulighed Wiki-sammenkædning vha. [[+]] omkring sidetitel o Link direkte til et bestemt sted på en bestemt side. Forbedret redigering vha. standard typografier, Forbedrede punktopstillinger (automatisk indryk) Generelt Forankret OneNote vindue (Docked window) Minioversætter Forbedrede Equations-funktioner Deling og samarbejde (Kun relevant for delte notesbøger) Ulæste noter fremhæves Oplysninger om forfatter tilføjes Understøttelse af versionering Hurtigere synkronisering af sider 18