OFFENTLIGE INDKØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER S I D E S I D E S I D E FA K TA OM TÆR SKELVÆRDIER OG KO N T R A K T B EREG N I N G

Transkript

1 OFFENTLIGE INDKØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER FA K TA OM TÆR SKELVÆRDIER OG KO N T R A K T B EREG N I N G HVORNÅR SKAL EN OPGAVE I EU UDBUD? S I D E 6 BRUG AF RAMMEAFTALER S I D E 10 DELKONTRAKTER S I D E 12

2 FORORD Fokus på tærskelværdier og kontraktberegning EU s udbudsregler skal sikre, at der er fri og lige konkurrence, når det offentlige køber ind. Dermed får det offentlige den bedste kvalitet til den mest konkurrencedygtige pris og borgerne får mere velfærd og service for deres skattekroner. En kontrakt med en ekstern leverandør skal udbydes i EU, når kontraktværdien overstiger den såkaldte tærskelværdi. Herved sikres det, at kontrakter over en vis størrelse konkurrenceudsættes efter principper, der er ens for alle EU-landene. Formålet med denne folder er at sætte fokus på tærskelværdierne og de regler, der gælder, når værdien af kontrakten skal beregnes. Erfaringen viser, at dette er et område, som er vanskeligt at håndtere, og både Konkurrencestyrelsen og SKI modtager mange spørgsmål herom fra offentlige indkøbsansvarlige. Fx: Hvilken tærskelværdi gælder? Hvordan beregnes kontraktværdien? Hvornår skal indkøb hos decentrale enheder regnes med? Hvornår og hvordan kan rammeaftaler bruges? Hvordan kan udbudsforpligtelsen opfyldes? Disse og andre centrale spørgsmål kan du få svaret på i denne folder, der primært henvender sig til offentlige indkøbsansvarlige i kommuner, regioner og stat samt alle decentrale enheder inden for de tre myndighedskategorier. God læselyst! Med venlig hilsen Søren Jakobsen Adm. direktør SKI Finn Lauritzen Direktør Konkurrencestyrelsen

3 INDHOLD HVORNÅR SKAL EN OPGAVE I EU UDBUD? Tærskelværdi og kontraktværdi 6 Hvilken tærskelværdi gælder? 6 Hvordan beregnes kontraktværdien? 7 Ensartede eller gentagne ydelser lægges sammen 8 Særregel om tjenesteydelseskontrakter 8 Skal indkøb foretaget af decentrale enheder regnes med? 9 BRUG AF RAMMEAFTALER Fritagelse for egen udbudsforpligtelse 10 Indkøb uden for rammeaftalen? 10 DELKONTRAKTER Hvornår er det muligt at opdele en kontrakt? 12 Centrale indkøbsorganisationer abonnenter med og uden forpligtende indkøbsvolumen 12 APPENDIX Tjenesteydelser, bilag A og B 14 Bilag A ydelser 14 Bilag B ydelser 15

4 6 Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Hvornår skal en opgave i EU udbud? Udarbejdet af SKI Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S og Konkurrencestyrelsen 7 HVORNÅR SKAL EN OPGAVE I EU UDBUD? Tærskelværdi og kontraktværdi Udbudsreglerne gælder for de kontrakter, som offentlige myndigheder indgår med eksterne leverandører. Overstiger værdien af en sådan kontrakt et vist fastsat beløb, den såkaldte tærskelværdi, skal kontrakten som udgangspunkt udbydes efter reglerne i EU s udbudsdirektiv. At en opgave skal udbydes i EU betyder, at leverandører fra en lang række lande kan konkurrere om opgaven. For at afgøre om en opgave skal i EU-udbud, må udbyder altså se på, om kontraktværdien overstiger tærskelværdien. Det er derfor af stor betydning, at kontraktværdien beregnes korrekt. Det er dog ikke altid lige let i praksis. Hvordan beregnes kontraktværdien? Ved vurderingen af, om en kontrakt ligger over eller under tærskelværdien, må du som myndighed og udbyder vurdere den forventede værdi af kontrakten eksklusive moms. Og her må alle optioner og muligheder for forlængelse regnes med. I vurderingen må du som udgangspunkt anvende dit bedste skøn. Er der ikke et tilstrækkeligt grundlag for at foretage et skøn, kan der være behov for at undersøge markedet nærmere. Endelig må du som udgangspunkt som udbyder beregne kontraktværdien for hele kontraktens løbetid. Ved at læse videre, kan du få overblik over de regler, der gælder, når udbyder skal udregne kontraktværdien. Hvilken tærskelværdi gælder? Tærskelværdierne ændres løbende normalt hvert andet år. De aktuelle tærskelværdier kan findes på Konkurrencestyrelsens hjemmeside på Der er to forhold, du skal være opmærksom på i forhold til, hvilke tærskelværdier der gælder. Dels skal du anvende den tærskelværdi, der gælder for den myndighedskategori, du falder ind under. Dels skal du anvende tærskelværdien for den type kontrakt, det konkret drejer sig om. Eksempel 1: Kommuner grafiske tjenesteydelser En kommune indgår en treårig kontrakt om grafiske tjenesteydelser fx trykkeri- og distributionsydelser. Kontrakten prisfastsættes til kr. pr. år, hvilket betyder, at den samlede kontraktværdi udgør 2,4 mio. kr. Dermed overstiger opgaven tærskelværdien, og den skal i EU-udbud. Indeholder kontrakten tillige en option på forlængelse i et år, skal denne option regnes med. Den samlede kontraktværdi bliver således 3,2 mio. kr. Pr.1. januar 2006 gælder følgende tærskelværdier: Statslige myndigheder Regionale og kommunale myndigheder samt offentligretlige organer Eksempel 2: Kommuner computere Vareindkøb Tjenesteydelser Bilag A Tjenesteydelser Bilag B Delydelser kr kr kr kr kr kr kr kr. En kommune indgår en kontrakt om levering af 300 stk. computere ved to leveringer over tre år. Kommunen skal ved hver levering betale kr., hvilket betyder, at den samlede kontraktværdi udgør 1.35 mio. kr. Dermed overstiger opgaven ikke tærskelværdien, og opgaven skal altså ikke i EU-udbud. Tjenesteydelser Bilag A- og B Tjenesteydelserne er inddelt i to forskellige kategorier af ydelser med hver deres tærskelværdi bilag A- og B-ydelser. Udbyder må derfor undersøge, hvilken kategori en konkret opgave falder ind under. Nogle kontrakter indeholder både bilag A- og B-ydelser. I sådanne tilfælde skal hele kontrakten behandles som en bilag A-ydelse, når værdien af bilag A-ydelsen overstiger værdien af B-ydelsen. Se appendix bagerst i hæftet, hvor det uddybes, hvad der er bilag A- og B ydelser. Indeholder kontrakten tillige en option på køb af op til 200 computere mere, skal den maksimale værdi af denne option regnes med. Udgør denne fx kr., bliver den samlede kontraktværdi 2,25 mio. kr. Med en sådan option vil den samlede opgave overstige tærskelværdien, og dermed skal opgaven i EU-udbud. Det gælder uanset, om kommunen til sin tid vælger at benytte sig af optionen eller ej.

5 8 Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Hvornår skal en opgave i EU udbud? Udarbejdet af SKI Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S og Konkurrencestyrelsen 9 Ensartede eller gentagne ydelser lægges sammen Hvis du som myndighed/udbyder indgår flere aftaler om ensartede eller gentagne ydelser, må værdien af kontrakterne over en given periode (typisk et regnskabsår) lægges sammen. Det gælder uanset, om ydelserne er spredt i geografisk eller tidsmæssig henseende. Der kan her være tale om aftaler om køb af varer eller tjenesteydelser, som enten indgås regelmæssigt gennem en række særskilte aftaler med én eller flere leverandører, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum. Eksempel 4 Kommuner tjenesteydelser ikke fastsat samlet pris En kommune indgår en aftale om grafiske tjenesteydelser, hvor der ikke er fastsat en samlet pris. Der er heller ikke fastsat nogen løbetid for kontrakten, der blot løber, til den bliver opsagt af én af parterne. Kommunen anslår, at den månedlige gennemsnitlige værdi af kontrakten udgør kr. Det medfører, at den samlede kontraktværdi i forhold til tærskelværdien udgør 2.4 mio. kr. Dermed skal opgaven i EU-udbud. Eksempel 3 Kommuner og skole pc er En kommune ønsker at indkøbe nye computere til en af kommunens skoler. Når kommunen skal undersøge, om dette køb er udbudspligtigt efter EU-reglerne, skal den lægge værdien af alle kommunens computer-køb sammen. Det betyder, at køb af computere til andre skoler, børnehaver, plejehjem, biblioteker, rådhus, mv. skal indgå i beregningen af, om værdien af købet ligger over eller under tærskelværdien. Kommunen kan her vælge at beregne kontraktværdien på to måder: 1. Den samlede værdi af computer-køb foretaget de foregående 12 måneder/det foregående regnskabsår eller 2. Den samlede anslåede værdi af køb de følgende 12 måneder/i indeværende regnskabsår. Skal indkøb foretaget af decentrale enheder regnes med? Offentlige myndigheder kan være organiseret således, at der findes én eller flere selvstændigt agerende enheder under myndigheden såkaldte decentrale enheder. Der kan fx være tale om en institution under kommunen, der er bemyndiget til at foretage egne indkøb. Her opstår spørgsmålet, om decentrale enheders indkøb skal medregnes i forhold til den centrale myndigheds indkøb, eller om sådanne enheder kan betragtes som selvstændige udbydere i forhold til udbudsreglerne, og dermed i forhold til beregning af kontraktværdien. Generelt skal der meget til, før en decentral enhed kan betragtes som en selvstændig udbyder. For at svare på spørgsmålet, må du som offentlig myndighed se på en række forhold: Særregel om tjenesteydelseskontrakter Der gælder særlige beregningsregler for tjenesteydelseskontrakter, hvor der ikke er fastsat en samlet pris: Er kontrakten tidsbegrænset, er det den anslåede samlede værdi for hele løbetiden, der er afgørende. Er kontrakten tidsubegrænset eller har en løbetid på over 48 måneder, skal den samlede kontraktværdi i forhold til tærskelværdien fastsættes til den månedlige værdi ganget med 48. Står enheden selv for udbudsforretningen, dvs. er den ansvarlig for udbudsprocedurens forløb, og kan den bestemme, hvem kontrakten skal indgås med? Har enheden et selvstændigt budget, og står den selv for finansieringen af kontrakten? Er anskaffelserne alene beregnet til enhedens eget virke og ikke til hele myndigheden? Har myndigheden ved uddelegering opgivet at udnytte sin position til at opnå stordriftsfordele? Kan du bekræfte ovenstående spørgsmål, peger det i retning af, at der er tale om en selvstændig enhed og dermed en selvstændig udbyder. Der skal dog altid ske en konkret vurdering: At blive betragtet som en kommunal decentral enhed forudsætter både At enheden reelt tager uafhængige beslutninger og At enheden har fuld kompetence til at anvende egne midler og eventuelle tilskud. Enheden må heller ikke på det konkrete område have nogen forbindelse til kommunens indkøbsvirksomhed.

6 10 Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Brug af rammeaftaler Udarbejdet af SKI Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S og Konkurrencestyrelsen 11 BRUG AF RAMMEAFTALER En rammeaftale er en løbende aftale, som offentlige udbydere kan trække på efter behov. Selve rammeaftalen fastsætter vilkårene for de kontrakter, som skal indgås i en given periode, fx med hensyn til pris, kvalitet og påtænkt mængde. Rammeaftalen skal udbydes efter de sædvanlige udbudsprocedurer og vil typisk være relevant, hvor udbyder har behov for en række ensartede ydelser. Rammeaftaler kan indgås af udbyder selv, af flere udbydere, der går sammen, eller af centrale indkøbsorganisationer, som fx SKI (Statens & Kommunernes IndkøbsService A/S). Kontraktværdien for rammeaftaler skal opgøres til det samlede skøn over det maksimale indkøb under aftalen. Eksempel 5 Hvornår skal indkøb uden for rammeaftalen i udbud? En kommune er abonnent på SKI s rammeaftale om kontormøbler, som kommunen løbende trækker på. Kommunen har imidlertid behov for et parti kontorstole med en særlig funktionalitet, som ikke kan rekvireres over rammeaftalen. Kontraktværdien for denne særskilte aftale er kr. Beregningsreglerne fører til, at kommunens egen kontrakt skal i udbud, hvis dette indkøb sammenlagt med kommunens indkøb gennem SKI s rammeaftale overstiger tærskelværdien for varekøb. En rammeaftale kan kun anvendes af de parter, som har været med i aftalen fra begyndelsen. For indkøb gennem centrale indkøbsorganisationer betyder det, at udbyder skal være abonnent på det tidspunkt, hvor aftalen indgås. Det er altså ikke muligt at tilslutte sig en allerede eksisterende rammeaftale. Fritagelse for egen udbudsforpligtelse Hvis du som offentlig udbyder vælger at købe ind gennem en central indkøbsorganisation som fx SKI, fritages du for din egen udbudsforpligtelse og behøver altså ikke at bekymre dig om udbudsreglerne. Det forudsætter naturligvis, at den centrale indkøbsorganisation har udbudt i overensstemmelse med reglerne. Typisk bliver offentlige udbydere ikke forpligtet til at trække på rammeaftalen, der skal ses som et stående tilbud fra leverandøren. Der er altså tale om en slags frivillig indkøbsaftale. Der er dog ikke noget i vejen for, at udbyder i kontrakten forpligter sig til at aftage en vis mængde eller for et vist beløb. På samme måde kan man, når en central indkøbsorganisation indgår en rammeaftale, melde ind med et bestemt beløb en forpligtende rammeaftale eller bare nøjes med at melde sin generelle interesse en frivillig rammeaftale via en abonnementsordning. Indkøb uden for rammeaftalen? Når der er tale om en frivillig rammeaftale, kan udbyder vælge at købe ind uden for rammeaftalen. Ved forpligtende rammeaftaler kan behovet opstå ved særlige varer, der ikke kan fås over rammeaftalen. Sådanne indkøb skal imidlertid udbydes efter reglerne i udbudsdirektivet, når den enkelte udbyders samlede indkøb overstiger tærskelværdien. Beregningsreglerne fører nemlig til, at ensartede indkøb inden for og uden for rammeaftalen skal lægges sammen. Det betyder i en sådan situation, at indkøb uden for rammeaftalen også skal udbydes, selvom de ikke i sig selv overstiger tærskelværdien.

7 12 Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Delkontrakter Udarbejdet af SKI Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S og Konkurrencestyrelsen 13 DELKONTRAKTER Hvornår er det muligt at opdele en kontrakt? Generelt gælder det princip, at du som offentlig udbyder ikke må omgå udbudsreglerne ved at opdele en kontrakt. Det betyder naturligvis ikke, at en udbyder ikke må opdele sit behov for en bestemt ydelse i flere delkontrakter. Det er dog her stadig den samlede værdi af alle delkontrakter, der afgør om, der skal foretages EU-udbud. Overstiger summen af alle delkontrakter tærskelværdien, skal EU-udbudsreglerne anvendes på hver enkelt delkontrakt. I nogle tilfælde vil det være muligt at undlade at udbyde visse mindre delkontrakter. Det gælder, både når der er tale om køb af tjenesteydelser og varer. For så vidt angår varer, gælder reglen dog kun ved køb af ensartede varer eller ved indkøbsprojekter. Et sådant indkøbsprojekt kan fx være indkøb af uniformer, hvor udbyder både har behov for jakker, bukser, bælter, støvler m.v. Eksempel 6 Hvornår skal delkontrakter i udbud? En kommune skal indkøbe IT-udstyr. Kommunen har blandt andet brug for hardware, printere, scannere, mv. Indkøbet beløber sig samlet til 5 mio. kr. Heraf udgør købet af fladskærme kr. og scannere kr. Udbyder kan således vælge at holde disse to indkøb uden for EU-udbud, da de hver især ikke overstiger tærskelværdien, og da de tilsammen udgør mindre end 20 pct. af den samlede kontraktværdi på 5 mio. kr. Det resterende indkøb skal herefter i udbud eller indkøbes via en rammeaftale, hvor kommunen har forpligtet sig til at aftage en konkret mængde. Betingelsen for at undlade udbud af en delkontrakt er: At den enkelte delkontrakt er under tærskelværdien for delydelser, pt kr. At den samlede værdi af undtagne delydelser ikke overstiger 20 pct. af den totale kontraktværdi. Den totale kontraktværdi er her summen af samtlige delkontrakter, både de udbudte og de undtagne. Det er vigtigt at gøre sig klart, at reglen om delydelser er en beregningsregel, som udbyder alene kan benytte på kontrakter, der indgås inden for samme indkøbsprojekt. Specielt ved rammeaftaler kan reglen om delydelser anvendes, når udbyder selv indgår en sådan aftale, og dermed har foretaget et konkret estimat over aftalens værdi. Centrale indkøbsorganisationer abonnenter med og uden forpligtende indkøbsvolumen Ønsker udbyder at trække på en rammeaftale, som stilles til rådighed af en central indkøbsorganisation, er der ikke mulighed for at anvende delydelsesreglen, når udbyder alene er tilknyttet rammeaftalen via en abonnementsordning. Det skyldes, at den enkelte udbyder ikke er identificeret i aftalen med en bestemt indkøbsvolumen. Hvis udbyder derimod har forpligtet sig til at aftage en konkret mængde på rammeaftalen, kan delydelsesreglen anvendes også ved køb via en central indkøbsorganisation.

8 14 Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser Appendix Udarbejdet af SKI Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S og Konkurrencestyrelsen 15 APPENDIX Tjenesteydelser, bilag A og B Bilag B-ydelser De tjenesteydelser, der er omfattet af udbudsdirektivet, er opdelt i to grupper: Bilag B-ydelserne er opdelt i følgende 11 kategorier: Bilag A-tjenesteydelser, der skal følge direktivernes detaljerede procedureforskrifter, og Bilag B-tjenesteydelser, der ikke skal følge disse procedureforskrifter. Bilag B-ydelser skal dog respektere reglerne i direktivet om metoder til at beskrive kontraktgenstanden og indberetning af kontrakten til EU-publikationskontoret. Derudover skal også EF-traktatens principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet mv. respekteres. Kategori Beskrivelse Hotel- og restaurationsvirksomhed Jernbanetransport Bilag B-ydelser kaldes ofte for ikke-udbudspligtige. Det er dog ikke helt korrekt, idet sådanne ydelser kan være underlagt en eller anden form for udbudspligt i medfør af EF-traktatens principper Transport ad vandveje Støtte- og hjælpetransporttjenesteydelser Overholdelse af traktatens principper forudsætter nemlig som udgangspunkt, at myndigheden offentliggør sine intentioner om at indgå kontrakt til potentielle tilbudsgivere. Hvad der kan siges at være en passende offentliggørelse, afhænger af opgavens størrelse og karakter Juridiske tjenesteydelser Personaleudvælgelse og -rekruttering Efterforsknings- og sikkerhedstjenesteydelser, undtagen sikkerhedstransport Bilag A-ydelser Undervisning og erhvervsuddannelse Sundheds- og socialvæsen Bilag A-ydelserne er inddelt i følgende 16 kategorier: 26 Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter Kategori Beskrivelse 27 Andre tjenesteydelser 1 Vedligeholdelse og reparation 2 Landtransport, herunder sikkerhedstransport og kurérvirksomhed, undtagen postbesørgelse 3 Lufttransport: Transport af personer og gods, undtagen postbesørgelse 4 Postbesørgelse på land og i luften 5 Teletjenester 6 Finansielle tjenesteydelser: a) Forsikring b) Bank- og investeringstjenesteydelser 7 EDB-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser 8 Forsknings- og udviklingstjenesteydelser 9 Regnskab, revision og bogholderi 10 Markeds- og opinionsundersøgelser 11 Managementkonsulentvirksomhed og hermed beslægtede tjenesteydelser 12 Arkitektvirksomhed: Rådgivende ingeniørvirksomhed og integreret ingeniørvirksomhed, byplanlægning og landskabsarkitektur, hermed beslægtet teknisk videnskabelig konsulentvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse 13 Reklamevirksomhed 14 Bygningsrengøring og ejendomsadministration 15 Forlags- og trykkerivirksomhed på honorar- eller kontraktbasis 16 Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser

9 KONTAKT Konkurrencestyrelsen Nyropsgade København V Telefon: Fax: ks@ks.dk Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Vestergade København K Telefon: Fax: ski@ski.dk Flere eksemplarer af faktahæftet kan rekvireres ved at kontakte SKI s kundeservice på eller kan downloades på hhv. og