Offentligt udbud. Annoncering af service på leveret Phoniro Lock System til Sundhed- og Omsorgsafdelingen Silkeborg Kommune

Transkript

1 Offentligt udbud Annoncering af service på leveret Phoniro Lock System til Sundhed- og Omsorgsafdelingen Silkeborg Kommune Tids- og handleplan Offentliggørelse af annonceringsmateriale , senest Frist for afgivelse af spørgsmål kl Offentliggørelse af spørgsmål og svar , senest Frist for afgivelse af tilbud kl Uge 44-45, 2014 Gennemgang af tilbud Uge 45, 2014 Underskrivning af kontrakt Ikrafttræden af kontrakt , senest Levering påbegyndes kl. 00:01

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Hjemmelsgrundlag Formkrav Sprog og valuta Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Rettelsesblade Tilbudsfrist Tilbuddet Underleverandører Baggrundsoplysninger Kravsspecifikation: Kontraktform og kontraktlængde Kontraktform Kontraktlængde Krav til leverancerne Udvælgelseskriterier Konditionsmæssighed Tildelingskriterium Indgåelse af kontrakt Offentliggørelse Tildelingskriterier... 9

3 1. Indledning Opgaven og Udbudsmaterialet er annonceret på Silkeborg Kommunes hjemmeside på samt Ordregiver Silkeborg Kommune Sundhed- og Omsorgsafdelingen Søvej 3, 2. sal 8600 Silkeborg Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes skriftligt pr. mail til følgende kontaktperson: Thomas Horsholm Mortensen Økonomikonsulent Søvej 3, 2. sal, 8600 Silkeborg Tlf: Hjemmelsgrundlag Disse udbudsbetingelser gælder for udbud på service af Phoniro Lock System. Annonceringen sker efter reglerne i kapitel 6a i tilbudsloven (lov nr af 7. december 2007). 2.2 Formkrav Alle dokumenter i tilbudsmaterialet skal fremsendes elektronisk i ét eksemplar. Prislister og eventuelle varekataloger skal ligeledes fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Tilbuddet sendes til vores sikre udbud@silkeborg.dk, mærket Tilbud på Service af Phoniro Lock System. Tilbud der fremsendes på andre måder end elektronisk til udbud@silkeborg.dk vil ikke blive taget i betragtning. Vedlagte bilag A E skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Eventuelt manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger.

4 Bilag Bemærkninger 1. Tilbudshæfte Bilag A skal benyttes 2. Tro og love-erklæring Bilag B skal benyttes 3. Tilbudsliste Bilag C skal benyttes 4. Skema til besvarelse vedr. kvalitet Bilag D skal benyttes 5. Kontraktudkast Bilag E skal benyttes 2.3 Sprog og valuta Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk eller norsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, skærmprint, regnskaber med videre. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Prisen skal omfatte samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige omkostninger og bi-ydelser. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Silkeborg Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Silkeborg Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbuddene er omfattet af offentlighedslovens regler om offentlighedens aktindsigt. Silkeborg Kommune vil ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før tilbudsgiveren har fået mulighed for at oplyse, hvorvidt der er oplysninger i tilbuddet, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Det offentliggjorte udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Silkeborg Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Silkeborg Kommunes forudgående skriftlige samtykke. Vedståelsesfrist/acceptfrist

5 Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud frem til 12. februar Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål kan sendes til Thomas Horsholm Mortensen på eller tlf: Alle spørgsmål der fremsendes senest mandag 20. oktober 2014 kl vil blive besvaret senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt ordregiver har mulighed for at besvare dem senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Ordregiver besvarer alle spørgsmål i anonymiseret form og informerer løbende alle, som har meldt interesse for udbuddet på ordregivers hjemmeside på Rettelsesblade I tilfælde af, at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil dette ske i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Tilbudsfrist Tilbuddet skal sendes elektronisk pr. mail på udbud@silkeborg.dk, mærket Tilbud på service af Phoniro Lock System. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest torsdag den 30. oktober 2014 kl Tilbuddet vil ikke blive åbnet før tilbudsfristen er udløbet. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem og at tilbudsgiver får en bekræftelse for modtagelse. Ordregiver anbefaler at tilbudsgiver ved sin afsendelse af mail med tilbud, anmoder om kvittering for modtagelse. 2.8 Tilbuddet Tilbudsgiver kan kun afgive et bud, gældende for udbyder. Alternative bud tages ikke i betragtning.

6 Ved afgivelse af tilbuddet skal benyttes de bilag, som fremgår af ovenfor i afsnit 2.2. Tilbuddet skal herudover vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet, i det omfang disse oplysninger ikke fremgår af bilagene. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres særskilt under overskriften "Forbehold" i bilag A, og specifikt angive med reference til konkrete bestemmelser, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver tager sådanne forbehold, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Kommunen er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder et større antal forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Hvis det ikke er muligt at prissætte forbeholdene med en vis sikkerhed, kan kommunen være forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften "Forudsætninger" i bilag A angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare for tilbudsgiveren. 2.9 Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører, som Udbyder skal kontrahere direkte med, uden forudgående skriftligt samtykke, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte tjenesteydelser baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for tjenesteydelsens endelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 3. Baggrundsoplysninger Silkeborg Kommune ønsker at optimere driften af Phoniro Lock System, både administrativt for låseenhederne som for den enkelte medarbejder. Aftalen varetages for øjeblikket af Tunstall A/S med udløb Hensigten med serviceaftalen er, at Kommunen opnår en ydelse der:

7 1. Understøtter opgaveløsningen for den enkelte medarbejder, således at der opleves driftssikker adgang til borgerens hjem, med en høj oppe tid og hurtige svartider 2. Understøtter den nuværende og kommende udvikling på digitaliseringsområdet 3. Understøtter en smidig og hurtig administrativ arbejdsgang I det efterfølgende forstås følgende udtryk således: Term Låseenhed Adgangsgivende enhed Betydning Den fysiske lås, som placeres i/på døren hos borgeren Den enhed, som plejepersonalet bruger til at skaffe sig adgang til borgerens hjem IT-system/software-system Systemadministrator Decentrale brugere Arbejdsdag Mobile enheder Systemet, som bruges til at administrere de adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler, drift og overvågning af server/database m.m. Er den eneste brugergruppe, som har fuld Databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder Stå for kontakt til tilbudsgiver Oprette/nedlægge decentrale superbrugere Oprette og nedlægge lokalbrugere Oprette og nedlægge borgere i systemet Administrere udelukkelser af nøgler ved tab/bortkomst Oprette/nedlægge vikarer Administrere de adgangsgivende enheder som udelukkende er til brug for vikarer Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag Tablets, smartphones, telefoner 3.1 Kravsspecifikation: 1. Vedligehold, service og udvikling af IT-systemet vedrørende det elektroniske låsesystem Phoniro Lock System. 2. Uddannelse og undervisning. 3. Tilkøb af låseenhederne. 4. Systemet skal være sikret mod tab af data. For uddybende specifikke krav henvises til bilag D

8 4. Kontraktform og kontraktlængde 4.1. Kontraktform Kommunen ønsker at indgå kontrakt med én leverandør for hele opgaven. Med indgåelse af kontrakt skal der foreligge kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKR. 5 millioner Kontraktlængde Kontrakten ønskes indgået for 2. år med option på forlængelse for yderligere 1. år. Kontrakten vil gælde i perioden til Krav til leverancerne Kommunen stiller en række krav til leverancerne. En nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af kravspecifikationen i bilag D. Kommunen stiller udtrykkeligt krav om, at lovgivningens regler om medarbejderindflydelse, arbejdsmiljø, arbejdspladsvurderinger og sikkerhedsorganisation overholdes. 5. Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den annoncerede opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. 1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag B. 2. Der skal være en positiv egenkapital i virksomheden for seneste afsluttet regnskabsår, vedlægges dokumentation herfor. 5.1 Konditionsmæssighed Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet (inkl. alle bilag), at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller ikke-grundlæggende elementer heri i større omfang.

9 Er dette ikke tilfældet, er tilbuddet som klart udgangspunkt ukonditionsmæssigt og vil i så fald ikke blive taget i betragtning, jf. dog 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter m.v. 5.2 Tildelingskriterium Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. 5.3 Indgåelse af kontrakt Kommunen forventer, at den endelige udformning af kontrakten vil blive afklaret i løbet af uge Offentliggørelse Tilbudsgiver vil blive underrettet direkte via mail omkring resultatet af udbudsforretningen. Endvidere vil det blive offentliggjort på Silkeborg Kommunes hjemmeside på Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge: 1) Økonomi 2) Kvalitet 3) Service

10 Ad 1) Økonomi Ved vurderingen af delkriteriet "økonomi", vil Silkeborg Kommune lægge vægt på den samlede økonomi. Under delkriteriet økonomi indgår derfor følgende omkostninger: 1. Vedligeholdelse, service, døgnovervågning og back up af driftssystemet Phoniro Lock. a. Tilbudsgiver skal sikre døgnovervågning og back up på serveren. Ved opståede systemfejl, der påvirker Silkeborg Kommune, skal tilbudsgiver uden ophold kontakte kommunen og orientere om fejlen samt konsekvenser. 2. Udvikling af driftssystemet Phoniro Care a. Herunder at nuværende rapporter er opdaterede b. Samlet overblik over aktive og inaktive brugere, borgere, enheder og låse c. Sikring af valide data d. Alle udtræk skal kunne trækkes ud i excel-format Ad 2) Kvalitet i prioriteret rækkefølge 1. Tilbudsgiver skal sikre døgnovervågning på serveren. Ved opståede systemfejl, der påvirker kommunen, skal tilbudsgiver uden ophold kontakte kommunen og orientere om fejlen samt konsekvenser. 2. Tilbagemelding på fejl og fejlretningstider: a. Der skal gives en tilbagemelding på indberettede fejl, indenfor en arbejdsdag. b. Ved alvorlige fejl skal fejlretningsarbejdet påbegyndes senest en time efter indberetningen. c. Ved mindre fejl, som ikke påvirker driften, skal fejlen løses inden for 5 hverdage. d. Ved fejl, der kræver versionsændringer, som ikke påvirker driften, afventes næste version. 3. Hotline: Der skal stilles fri telefon hotline til rådighed på hverdage fra 08:00-15:30 4. Det skal være muligt at indsende udviklingsønsker både til IT-systemet og låseenhederne via sagsmodulet 1 på hjemmesiden. 5. Tilbudsgiver skal behandle udviklingsønsker til systemet og give en tilbagemelding på, om det er muligt samt eventuelt tidsperspektiv. Tilbudsgiver skal inden for rimelig tid kvittere for modtagelse af forespørgslen. 1 Phoniro Care

11 Ad 3) Service i prioriteret rækkefølge 1. Tilbudsgiver skal sikre døgnovervågning på serveren. Ved opståede systemfejl, der påvirker kommunen, skal tilbudsgiver uden ophold kontakte kommunen og orientere om fejlen samt konsekvenser. a. Endvidere skal tilbudsgiver fremlægge løsninger, der kan afhjælpe problemer, som fejlen har medført, indtil fejlen rettes. Uden for almindelig åbningstid forbeholder udbyder sig ret til at tage direkte kontakt til Phoniro Support (support@phonirosystems.se). 2. Tilbudsgiver skal have medarbejdere til, at foretage service og support. 3. Tilbudsgiver skal forestå vedligeholdelse på alle dele af IT systemet, der kan henføres til Phoniro Lock System. 4. Hotline: Der skal stilles fri telefon-hotline til rådighed på hverdage fra 08:00-15: Kommunen skal have adgang til updates og nye versioner i aftaleperioden. 6. Tilbudsgiver skal have en dansk hjemmeside. 7. Det skal være muligt at få dansk-sproget support. 8. Sagsbehandling: Det skal være muligt at indberette alle typer fejl, oprette sagsnummer og følge sagsgang på den danske hjemmeside. Der skal ligeledes foreligge en brugermanual (på dansk) til rådighed af alle systemets funktioner, set fra et brugerperspektiv på hjemmesiden. 9. Der skal være et årligt opfølgningsmøde startende primo Frivillig option: uddannelse ect. Tilbudsgiver skal, hvis det ønskes af kommunen: 1. Uddanne nye systemadministratorer og låseinstallatører i tilfælde af nye medarbejdere på opgaven. 2. Deltage i møder med superbrugere såfremt der er større ændringer i systemet. 3. Yde support til kommunens superbrugere, i forbindelse med uddannelse af personalet, i brug af den adgangsgivende software.