Den praktiske gennemførelse af høring ved udbud

Transkript

1 Guide Den praktiske gennemførelse af høring ved udbud Indkøbsafdelingen

2 Titel Guide, Den praktiske gennemførelse af høring ved udbud Udgivet af Region Syddanmark, Vejle Grafisk tilrettelæggelse Grafisk Service, Region Syddanmark Rapporten kan downloades her Februar 2013 Indkøbsafdelingen Region Syddanmark

3 Indhold Dialog i udbudshjulet... 4 Forord... 5 Gennemførelse af høring... 6 Forhåndsmeddelelse....6 Hvordan offentliggøres?...6 Hvad kan offentliggøres?....6 Valg af høringsform...6 Høringsfrist... 7 Behandling af høringssvar Bilag 1 eksempler på forhåndsbekendtgørelse... 8 Bilag 2 eksempler på høringsbreve Afdelingens kontaktoplysninger...16

4 Dialog i udbudshjulet Start Innovation Foranalyse Nyt udbud Tildelingsbrev Tilfredshedsanalyse Høring Informationsmøde Spørgsmål/ svar Udbudsmateriale

5 Forord Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark har siden 2007 arbejdet med dialog ved udbud, med særlig fokus på høring (benævnes i udbudsjuridiske termer som teknisk dialog). Vi har udelukkende fået positiv feedback fra vores Tilbudsgivere for denne åbenhed. Fordelen ved at lave høring er blandt andet, at krav, der udelukker potentielle produkter eller ydelser, bliver identificeret, ligesom krav, der reducerer eller fjerner konkurrencen, bliver opdaget. Desuden har leverandørerne mulighed for at gøre opmærksom på nye og innovative løsninger. Der bliver åbnet for en langt bredere løsningsvifte og dermed større konkurrence på både pris og kvalitet. Høringen betyder også, at der kommer færre spørgsmål efter udbuddet er offentliggjort, da meget er afklaret i forbindelse med høringen. Og endelig oplever Tilbudsgiverne at blive inddraget i processen og blive mødt af en professionel organisation. Det giver et bedre samarbejde og færre klagesager. Vi kan se, at flere og flere offentlige myndigheder tager ideen til sig. Det har blandt andet betydet, at vi får en del henvendelser fra kommuner. Vi har derfor valgt at lave denne guide for at dele ud af de erfaringer, vi har gjort os. Guiden er lavet som en praktisk hjælp til dem, der for første gang skal kaste sig over at lave høringer i forbindelse med udbud. I er stadig meget velkomne til at kontakte en af nedenstående: Indkøbsområdeansvarlig Karsten Kirkegaard tlf Indkøbsområdeansvarlig Erik Riis Krogh tlf Indkøbsområdeansvarlig Ditte Nicolajsen tlf For yderligere information om, hvordan Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark ellers anvender dialog ved udbud henvises til Dialog i udbudshjulet. For en juridisk introduktion til høring/teknisk dialog henvises til Udbudsrådets vejledning Dialog ved udbud hvad er muligt? Nyheder/2010/Vejledning_om_graenserne_for_dialog.pdf (Bemærk vejledningen er under revision i foråret 2013) God fornøjelse 5

6 Gennemførelse af høring Forhåndsmeddelelse Vi starter altid en høring med offentliggørelse af en forhåndsbekendtgørelse, via enotices. Der vælges blot Vejledende forhåndsmeddelelse i stedet for udbudsbekendtgørelse. Se eksempel på Forhåndsmeddelelse i Bilag 1, bagerst i guiden. På den måde sikres ligebehandling, da alle potentielle Tilbudsgivere har mulighed for at deltage i høringen. Derudover kontakter vi ofte kendte leverandører for at gøre opmærksom på høringen. Husk at henvise til forhåndsmeddelelsen i selve udbudsbekendtgørelsen. Hvordan offentliggøres? I Forhåndsmeddelelsen henvises til hvordan høringsmaterialet kan rekvireres, eller hvordan man kan få yderligere oplysninger om høringen. Vi beder som regel folk om at kontakte os via mail for at få høringsmateriale og yderligere oplysninger. På den måde har vi overblik over hvem, der har set, at høringen er ude. I nogle tilfælde har vi i stedet lagt materialet direkte på vores hjemmeside, så der er nem adgang til det for alle interesserede. Se eksempler på Høringsbreve i Bilag 2, bagerst i guiden. Hvad kan offentliggøres? I princippet kan alt materiale offentliggøres. Hvad man skal offentliggøre afhænger af, hvad man ønsker at få respons på, og ikke mindst hvor meget materiale der er så færdigbearbejdet, at det med rimelighed kan offentliggøres. Man skal også være opmærksom på, at materialet kan blive så omfattende, at leverandørerne ikke når det hele igennem. Det mest relevante materiale plejer at være: Kravspecifikation, tilbudsliste, evt. dele af kontrakt (eksempelvis afsnit om valutakursregulering). Valg af høringsform Vi laver typisk enten en skriftlig høring eller et høringsmøde. Valget af høringsform afhænger mest af, hvad vi tror, er hensigtsmæssigt i forhold til Leverandørgruppen. Nogle leverandørgrupper er meget lukkede i forhold til at give oplysninger, mens deres konkurrenter hører det, mens andre er mere åbne. Man kan evt. på forhånd høre nogle af leverandørerne ad, om hvad de mener, er mest hensigtsmæssigt, og om de vil være åbne ved et høringsmøde. Skriftlig høring er generelt at foretrække, hvor høringen vedrører et meget teknisk område, eller kan indeholde oplysninger, der er fortrolige. Det kan f.eks. være ved sæbeprodukter, hvor man gerne vil have input om indholdsstoffer. Et høringsmøde hvor alle leverandører samles, har den fordel, at leverandørerne kan reagere på hinandens input, og man derved får afklaret, om et ønske om ændring kun er et problem for en enkelt leverandør eller for alle. Det giver et bedre input i forhold til, om man skal ændre på udbudsmaterialet. Det giver også Indkøberen mulighed for at spørge ind til høringsvarene, så man sikrer sig, at de er rigtigt forstået. På høringsmøderne plejer vi at tage udgangspunkt i det udsendte materiale, og så kan Leverandørerne komme med deres input, efterhånden som man kommer igennem materialet. Det gør det nemmere at arbejde med bagefter. Et høringsmøde er også at foretrække ved en løst defineret opgave, da mødeformen giver mere rum for nye input. Vi plejer at samle høringssvarene og efterfølgende gennemgå dem med brugergruppen (fagpersonerne), der så er medbestemmende om, det skal give anledning til ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt den udbudte opgave endnu ikke er klart defineret kan høringsmaterialet f.eks. bestå af et designforslag eller en behovsbeskrivelse. 6 GUIDE TIL HØRING

7 Gennemførelse af høring Høringsfrist Der er ingen frister, for hvor længe tilbudsgiverne skal have til at afgive høringssvar. Vi giver minimum 2 uger og helst 3 uger. Man skal være opmærksom på, om høringen falder oveni tilbudsfrist på et andet vigtigt udbud (eksempelvis SKI), for så vil Tilbudsgiverne meget naturligt fravælge høringen, til fordel for at afgive tilbud. Behandling af høringssvar Ordregiver vælger, hvorvidt høringssvar skal medføre ændringer i udbudsmaterialet. Nogle Tilbudsgivere vælger at stille spørgsmål til udbudsmaterialet i forbindelse med deres høringssvar. Vi besvarer normalt ikke disse spørgsmål, men overvejer om vi kan formulere vores udbudsmateriale klarere, så Tilbudsgiverne ikke behøver at stille spørgsmålet igen i udbudsprocessen. Vi har dog i nogle tilfælde, på efterfølgende informationsmøde, gennemgået de indkomne høringssvar og deres påvirkning af det endelige udbudsmateriale for at undgå at tilbudsgiverene stiller de samme spøgsmål som i høringsperioden. Vi offentliggør ikke høringssvar. Vi har ikke prøvet at få en aktindsigtsanmodning i høringssvar og har derfor ikke lavet nærmere undersøgelser af, hvor meget vi vil være forpligtiget til at udlevere. Men det må forventes, at der gælder samme regler som ved aktindsigt i tilbud. 7

8 Bilag 1 Eksempler på forhåndsbekendtgørelse EUT/S S93 16/05/ DA Eksempel 1 Medlemsstater - Vareindkøbskontrakter - Vejledende forhåndsmeddelelse - Finder ikke anvendelse 1/2 Denne bekendtgørelse på TED-webstedet: DK-Vejle: Pc'er 2012/S Vejledende forhåndsmeddelelse Varer Direktiv 2004/18/EF Del I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Region Syddanmark Damhaven 12 Att: Ditte Nicolajsen 7100 Vejle DANMARK Telefon: Mailadresse: Indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Internetadresse(r): Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: Yderligere oplysninger fås her: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er) I.2) Type ordregivende myndighed Regional eller lokal myndighed I.3) Hovedaktivitet Sundhed I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej Del II.B: Kontraktens genstand (Varer eller tjenesteydelser) II.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: Udbud af PCér, skærme mm. II.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted Varer Region Syddanmark. DANMARK. NUTS-kode DK03 II.3) Oplysninger om rammeaftale Bekendtgørelsen vedrører udarbejdelse af en rammeaftale: ja II.4) Kort beskrivelse af arten og mængden eller værdien af varerne eller tjenesteydelserne: Indkøb af desktops, laptops, dockingstationer, skærme, medicinsk godkendte PCér. Delaftaler Kontrakten er opdelt i delaftaler: ja II.5) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) , /05/2012 S GUIDE TIL HØRING Medlemsstater - Vareindkøbskontrakter - Vejledende forhåndsmeddelelse - Finder ikke anvendelse Supplement til Den Europæiske Unions Tidende 1/2

9 BILAG 1: Eksempler på forhåndsbekendtgørelse EUT/S S93 16/05/ DA Medlemsstater - Vareindkøbskontrakter - Vejledende forhåndsmeddelelse - Finder ikke anvendelse 2/2 II.6) II.7) II.8) Planlagt startdato for tildelingsprocedurerne Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja Yderligere oplysninger: I forbindelse med opstart af udbud på PCér og skærme mm gennemføres en høring blandt potentielle bydere. Henvendelse om ønske vedr. deltagelse i høringen bedes ske til indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk. Venligst mærk henvendelsen "Høring af udbud af PCér og skærme mm". Høringen forventes at finde sted i slutningen af maj/juni måned. Oplysninger om delaftaler Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: Delaftale nr.: 1 Betegnelse: Desktops, laptops, dockingstationer, skærme 1) Kort beskrivelse: Endelig fastlæggelse af opdeling i delaftaler vil ske efter gennemført høring. 2) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) , ) Yderligere oplysninger om delaftaler: Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: Delaftale nr.: 2 Betegnelse: Medinsk godkendte PCér 1) Kort beskrivelse: Endelig fastlæggelse af opdeling i delaftaler vil ske efter gennemført høring. 2) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) ) Yderligere oplysninger om delaftaler: Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1) Kontraktbetingelser III.1.1) III.2) III.2.1) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom: Betingelser for deltagelse Oplysning om reserverede kontrakter Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej VI.2) VI.3) VI.4) Yderligere oplysninger: Oplysninger om den generelle lovramme Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse: /05/2012 S93 Medlemsstater - Vareindkøbskontrakter - Vejledende forhåndsmeddelelse - Finder ikke anvendelse Supplement til Den Europæiske Unions Tidende 2/2 9

10 husholdningsbrug og til bortskaffelse af affald samt kapsler og opkastposer. BILAG 1: Eksempler Enten anslået på værdi forhåndsbekendtgørelse eksklusive moms: ,00 DKK Delaftaler Kontrakten er opdelt i delaftaler: ja II.5) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) , , , II.6) Planlagt startdato for tildelingsprocedurerne Eksempel II.7) Oplysninger 2 om WTO-aftalen om offentlige indkøb Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja II.8) Yderligere oplysninger: I forbindelse med opstart af udbudsprocessen sendes udbudsmateriale i høring blandt potentielle bydere. Det foreløbige udbudsmateriale kan rekvireres ved henvendelse til indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk. Venligst mærk henvendelsen "Høring af udbud af engangsservice og plast". Det foreløbige udbudsmateriale forventes at kunne rekvireres fra mandag den 20. februar. Høringssvar skal være regionen i hænde senest den torsdag den 1. marts. Oplysninger om delaftaler Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: Delaftale nr.: 1 1) Kort beskrivelse: Kontrakten forventes at blive opdelt i op til 7 delaftaler. 2) CPV-glossaret (common procurement vocabulary) , , , ) Yderligere oplysninger om delaftaler: Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1) Kontraktbetingelser III.1.1) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom: III.2) Betingelser for deltagelse III.2.1) Oplysning om reserverede kontrakter Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej VI.2) Yderligere oplysninger: VI.3) Oplysninger om den generelle lovramme VI.4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse: 21/02/2012 S35 Medlemsstater - Vareindkøbskontrakter - Vejledende forhåndsmeddelelse - Finder ikke anvendelse Supplement til Den Europæiske Unions Tidende 2/3 10 GUIDE TIL HØRING

11 VI.1) VEDRØRER KONTRAKTEN ET PROJEKT/OG ELLER BILAG 1: ET Eksempler PROGRAM, på DER forhåndsbekendtgørelse FINANSIERES AF FÆLLESSKABSMIDLER 4/ 6 ja ENOTICES_Regionsyd 14/09/2011- nej ID: Standardformular 1 - DA Koncept for service/bordtøj for indlagte patienter på ordregivers sygehuse Hvis ja, anfør projektet/erne og/eller programmet/erne: Eksempel DEL III: JURIDISKE, 3 ØKONOMISKE, FINANSIELLE OG TEKNISKE OPLYSNINGER III.1) VI.2) BETINGELSER EVENTUELLE YDERLIGERE I KONTRAKTEN OPLYSNINGER (i givet fald): I forbindelse med opstart af udbudsprocessen inviteres interesserede leverandører til møder, hvor III.1.1) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser indkøbsafdelingen i samarbejde med brugergruppen gennemgår det foreløbige udbudsmateriale, hvorefter det herom (hvis kendt; anfør kun oplysninger, hvis der er tale om bygge- og anlægskontrakter): vil være muligt for leverandørerne at komme med kommentarer. Møderne forløber som følger: Hofter: 7. januar 2008, kl. 14:00-16:00, Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Samlingssalen. III.2) Knæ: BETINGELSER 8. januar 2008, FOR kl. 14:00 DELTAGELSE - 16:00, Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Samlingssalen Ryg: 14. januar 2008, kl. 14:00-16:00, Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Samlingssalen III.2.1) Bandager Reserverede og bandagistydelser: kontrakter 15. (i givet januar fald) 2008, kl. 14:00-16:00, Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Mødeværelse ja nej6 Osteosyntese: 16. januar 2008, kl. 14:00-16:00, Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Samlingssalen Skulder: Kontrakten 17. januar er forbeholdt 2008, kl. beskyttede 14:00-16:00, værksteder Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle, Samlingssalen Kontrakten skal udføres i forbindelse med programmer for beskyttet beskæftigelse Tilmelding: thilde.marie.fynsk@regionsyddanmark.dk DEL VI: SUPPLERENDE OPLYSNINGER Såfremt der foretages ændringer i forbindelse med de planlagte møder vil dette fremgå på Region Syddanmarks hjemmeside: VI.1) VEDRØRER KONTRAKTEN ET PROJEKT/OG ELLER ET PROGRAM, DER FINANSIERES AF FÆLLESSKABSMIDLER VI.3) OPLYSNINGER OM DEN GENERELLE LOVGIVNINGSRAMME ja nej Relevant statslig internetadresse, hvor der kan indhentes oplysninger Hvis ja, anfør projektet/erne og/eller programmet/erne: Eksempel Skattelovgivning: 4 Miljøbeskyttelseslovgivning: VI.2) YDERLIGERE OPLYSNINGER (i givet fald): Sikkerhed på arbejdspladsen og I arbejdsvilkår: forbindelse med forventet opstart af udbudsproces for færdigudvikling og produktion af koncept for service/ bordtøj for indlagte patienter inviteres interesserede leverandører til et dialogmøde. På mødet vil ordregiver i samarbejde Yderligere med oplysninger den industrielle om relevante designer statslige bag konceptet tjenester, gennemgå hvor der kan og modtage indhentes feedback oplysninger på de om forventede skatter, krav miljøbeskyttelse, i et evt. kommende sikkerhed udbudsmateriale. på arbejdspladsen og arbejdsvilkår, anføres i bilag A.II-IV(i givet fald) Resultatet af den tekniske diaglog med de interesserede leverandører vil ordregiver anvende i forbindelse med udformning af det endelige udbudsmateriale. Dette forudsætter dog, at ordregiver vurderer, at der er økonomisk grundlag VI.4) DATO for FOR at gå AFSENDELSE videre med konceptet AF DENNE for service/bordtøj. BEKENDTGØRELSE: For yderligere information om konceptet for service/ bordtøj for indlagte patienter henvises til Region Syddanmarks hjemmeside: 10/12/2007 (dd/mm/åååå) leverandorportal Mødet afholdes fredag d. 7. oktober 2011, kl. 10:00-12:00 i Mødelokale 2 i Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle. Tilmelding skal ske senest onsdag d. 5 oktober til: Nicolai.Mendgaard.Larsen@regionsyddanmark.dk Såfremt der foretages ændringer i forbindelse med mødet, vil dette fremgå på Region Syddanmarks hjemmeside: 10 / 10 SIMAP2_Regionsyd :12 PM MET- ID: Standardformular 1 - DA VI.3) OPLYSNINGER OM DEN GENERELLE LOVGIVNINGSRAMME Relevant statslig internetadresse, hvor der kan indhentes oplysninger Skattelovgivning: Miljøbeskyttelseslovgivning: Sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Yderligere oplysninger om relevante statslige tjenester, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår, anføres i bilag A.II-IV (i givet fald) VI.4) DATO FOR AFSENDELSE AF DENNE BEKENDTGØRELSE: 14/09/2011 (dd/mm/åååå) 11

12 Bilag 2 Region Syddanmark Guide til høring Eksempler på høringsbreve 9 Bilag 2: Eksempler på Høringsbreve Eksempel Skriftlig høring: 1 Skriftlig høring Vejledning til høring Region Syddanmark udbyder i foråret 2012 engangsservice, engangshusholdningsartikler, plast- og papirsposer til husholdningsbrug og bortskaffelse af affald, samt kapsler og opkastposer; på vegne af Region Sjælland, Region Midtjylland, Region Nordjylland og Region Syddanmark. For at sikre at der ikke udelukkes gode tilbud pga. af uhensigtsmæssige krav, har Region Syddanmark valgt, at lave en høring af det foreløbige materiale. Vi indbyder alle potentielle leverandører til at gennemgå det vedlagte materiale og fremsende høringssvar med kommentarer om fundne uhensigtsmæssigheder samt forslag til forbedringer. Besvarelserne bedes meget gerne indeholde uddybende forklaringer. Høringssvarene vil efterfølgende blive behandlet af Indkøbsafdelingen og hvis det findes hensigtsmæssigt af udbyders brugergruppe, som er sammensat af repræsentanter fra region Syddanmarks sygehuse. Vi vil vurdere hvorvidt høringssvarene giver anledning til ændringer i kravspecifikationen. Som et forsøg har Region Syddanmark valgt at sende det samlede materiale i høring, selv om det ikke på alle punkter er færdigt. Blandt andet mangler forbruget for Region Sjælland og oversigt over vareprøver. Materialet er samtidigt i høring internt i regionerne, hvorfor der også herfra kan komme forslag til ændringer. Høringsmaterialet består af: Udkast til Udbudsbetingelser med bilag Udkast til Kontrakt med bilag Det er især følgende punkter Region Syddanmark meget gerne vil have kommentarer til: Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Høringssvar bedes fremsendt til: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Høringssvar bedes mærket: Sagsnr. 11/17222 Høring af udbud af engangsservice og plast Høringssvaret bedes henvise til hvad i udbudsmaterialet, kommentaren vedrører. Eks. positionsnr xx, Kravspecifikationen punkt x.xx, Udbudsbetingelserne punkt x.x Høringssvar skal være regionen i hænde senest mandag den 5. marts 2012 Høringssvar behandles som fortroligt materiale, dog med respekt for aktindsigtsreglerne. Høringssvar vil ikke blive offentliggjort. Høringsparterne får ikke svar på evt. spørgsmål hverken under eller efter høringen. Såfremt høringsparterne har spørgsmål der ønskes besvaret, skal spørgsmålene stilles i tilbudsperioden. 12 GUIDE TIL HØRING

13 BILAG 2: Eksempler på høringsbreve Region Syddanmark Guide til høring 10 Eksempel 2 Skriftlig høring Skriftlig høring: Mail Kære potentielle tilbudsgiver, Region Syddanmark har offentliggjort vedhæftede vejledende forhåndsmeddelelse vedr. udbud af Pc er og skærme mm, hvoraf det fremgår, at der i forbindelse med opstart af udbudet gennemføres en høring blandt potentielle tilbudsgivere. Udkast til kravspecifikationer, kontrakt og tilbudsliste til udbud af Pc er og skærme mm til Region Syddanmark er vedhæftet denne mail. Hvis de vedhæftede udkast til kravspecifikationer, kontrakt og tilbudsliste indeholder uhensigtsmæssigheder, modtager Region Syddanmark meget gerne skriftlige høringssvar fra jer til og med d. 29. juni Region Syddanmark vil specielt gerne have en tilbagemelding på, om der er uhensigtsmæssigheder i: o Kravspecifikationen o 6.2 Prisregulering, 6.5 Valutakursregulering, Kontrakbilag 1A PassMark PerformanceTest og Kontrakbilag 3 Specifikationer af optioner med pris i udkastet til kontrakt o Tilbudslisten Hvis der er behov for et dialogmøde omkring vores udkast til kravspecifikationer, kontrakt og tilbudsliste, kan vi evt. mødes i løbet af uge 32 og 33. Vi ser frem til at høre fra jer. Venlig hilsen Indkøbsafdelingen Region Syddanmark indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk 13

14 BILAG 2: Eksempler på høringsbreve Region Syddanmark Guide til høring Region Syddanmark Guide til høring Høringsmøde: Eksempel Høringsmøde: 3 Høringsmøde Vejledning til høring Vejledning til høring Region Syddanmark udbyder i foråret 2011 Klinisk ernæring og tilhørende utensilier. For Region at sikre Syddanmark at der ikke udbyder udelukkes i foråret gode 2011 tilbud Klinisk pga. af ernæring uhensigtsmæssige og tilhørende krav, utensilier. har Region Syddanmark valgt at lave en høring af de udarbejdede produktkrav. For at sikre at der ikke udelukkes gode tilbud pga. af uhensigtsmæssige krav, har Region Syddanmark valgt Vi at lave indbyder en høring alle potentielle af de udarbejdede leverandører produktkrav. til at gennemgå det vedlagte materiale og deltage i høringsmødet mandag den 4. april 2011, kl :30, i Regionshuset i Vejle, hvor der vil være mulighed for at Vi kommenterer indbyder alle på potentielle fundne uhensigtsmæssigheder, leverandører til at gennemgå forslag det til ændringer vedlagte materiale og evt. ønsker og deltage om præcisering. i høringsmødet mandag den 4. april 2011, kl :30, i Regionshuset i Vejle, hvor der vil være mulighed for at Af kommenterer praktiske årsager på fundne bedes uhensigtsmæssigheder, de potentielle tilbudsgivere, forslag som til ændringer ønsker at og deltage evt. ønsker i høringsmødet, om præcisering. venligst meddele dette senest den 27. marts 2011 til nedenstående mail-adresse. Af praktiske årsager bedes de potentielle tilbudsgivere, som ønsker at deltage i høringsmødet, venligst meddele Høringssvarene dette senest vil efterfølgende den 27. marts blive 2011 behandlet til nedenstående af udbyders mail-adresse. brugergruppe, der er sammensat af repræsentanter fra regionens sygehuse. Høringssvarene vil efterfølgende blive behandlet af udbyders brugergruppe, der er sammensat af Gruppen repræsentanter vil vurdere fra regionens hvorvidt høringssvarene sygehuse. giver anledning til ændringer i kravspecifikationen. Høringsmaterialet Gruppen vil vurdere er hvorvidt en del af høringssvarene det samlede udbudsmateriale. giver anledning til Der ændringer kan derfor i kravspecifikationen. være henvisninger til materiale der ikke indgår i høringen. Herunder; kontrakt og udbudsbetingelser. Høringsmaterialet er en del af det samlede udbudsmateriale. Der kan derfor være henvisninger til materiale Høringsmaterialet der ikke indgår i høringen. består af: Herunder; kontrakt og udbudsbetingelser. Høringsmaterialet består af: Kravspecifikation. Kontraktbilag 2 Tilbudsliste og produktoplysningsskema - Det oplyste forbrug er ikke endeligt, Kravspecifikation. der kan forekomme korrektioner inden udsendelse af endeligt udbudsmateriale. Kontraktbilag 2 Tilbudsliste og produktoplysningsskema - Det oplyste forbrug er ikke endeligt, der kan forekomme korrektioner inden udsendelse af endeligt udbudsmateriale. Hvis en potentiel Tilbudsgiver er forhindret i at deltage i høringsmødet den 4. april 2011, eller har kommentarer som ikke ønskes fremstillet i forum med andre potentielle Tilbudsgivere, er der mulighed for at fremsende Hvis en potentiel skriftligt Tilbudsgiver høringssvar. er Besvarelserne forhindret i at deltage må meget i høringsmødet gerne indeholde den 4. uddybende april 2011, forklaringer. eller har Hvis høringssvar kommentarer vedrører som ikke et ønskes bestemt fremstillet punkt i høringsmaterialet i forum med andre bedes potentielle der henvises Tilbudsgivere, til det aktuelle er der punkt. mulighed for at fremsende skriftligt høringssvar. Besvarelserne må meget gerne indeholde uddybende forklaringer. Hvis Høringssvar høringssvar vedrører bedes fremsendt et bestemt til: punkt i høringsmaterialet bedes der henvises til det aktuelle punkt. indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Høringssvar bedes fremsendt til: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Høringssvar bedes mærket: Høringssvar bedes Høring mærket: af udbud af Klinisk ernæring og tilhørende utensilier til Sygehusene i Region Syddanmark Høring af udbud af Klinisk ernæring og tilhørende utensilier til Sygehusene i Region Syddanmark Høringssvar skal være regionen i hænde senest torsdag den 31. marts 2011 Høringssvar skal være regionen i hænde senest torsdag den 31. marts 2011 Høringssvar behandles som fortroligt materiale, dog med respekt for aktindsigtsreglerne. Høringssvar vil ikke blive offentliggjort. Høringsparterne får ikke svar på evt. spørgsmål hverken Høringssvar under behandles eller efter som høringen. fortroligt Såfremt materiale, høringsparterne dog med respekt har spørgsmål for aktindsigtsreglerne. der ønskes besvaret, Høringssvar skal vil spørgsmålene ikke blive offentliggjort. stilles i tilbudsperioden. Høringsparterne får ikke svar på evt. spørgsmål hverken under eller efter høringen. Såfremt høringsparterne har spørgsmål der ønskes besvaret, skal spørgsmålene stilles i tilbudsperioden. 14 GUIDE TIL HØRING

15 Region Syddanmark Region Guide til Syddanmark høring Guide til høring Region Syddanmark Guide Region til Syddanmark Region Syddanmark høring Guide til høring Guide til høring Eksempel 4 Høringsmøde BILAG 2: Eksempler på høringsbreve Mål for mødet: Mål for mødet: 1. At etablere et fælles sprog i og forståelse af udkastene til kravspecifikationer for hofte-alloplastikker 1. At etablere et fælles sprog og forståelse af udkastene til kravspecifikationer for hofte-alloplastikker 2. At få feedback og input fra potentielle tilbudsgivere på de skitserede mindstekrav og ønsker til hoftealloplastikker 2. At få feedback og input fra potentielle tilbudsgivere på de skitserede mindstekrav og ønsker til hoftealloplastikker etablere et fælles sprog og forståelse af udkastene til kravspecifikationer for hofte-alloplastikker 1. At 3. få feedback og input fra potentielle leverandører omkring mulige udbuds- og kontraktbetingelser At At etablere etablere få feedback et et fælles fælles og input sprog sprog fra i potentielle og og forståelse forståelse tilbudsgivere leverandører af af udkastene udkastene på omkring de til til kravspecifikationer kravspecifikationer skitserede mulige udbuds- mindstekrav og for for kontraktbetingelser hofte-alloplastikker hofte-alloplastikker og ønsker til At At alloplastikker få få feedback feedback og og input input fra fra potentielle potentielle tilbudsgivere tilbudsgivere på på de de skitserede skitserede mindstekrav mindstekrav og og ønsker ønsker til til hoftealloplastikker hoftealloplastikker At få feedback og input fra potentielle leverandører omkring mulige udbuds- og kontraktbetingelser At At få få feedback feedback og og input input fra fra potentielle potentielle leverandører leverandører omkring omkring mulige mulige udbuds- udbudsog og kontraktbetingelser kontraktbetingelser Dagsorden: Dagsorden: 7. januar 2008 kl i Regionshuset i Vejle 7. januar 2008 kl Regionshuset Vejle Mål for mødet: Mål Mål for for mødet: mødet: Dagsorden: Dagsorden: Dagsorden: Præsentation af dagsorden inkl. mål og forventede resultater af dagens møde Præsentation af dagsorden inkl. mål og forventede resultater af dagens møde Kort Præsentation præsentationsrunde af dagsorden inkl. mål og forventede resultater af dagens møde Kort Præsentation Præsentation præsentationsrunde af af dagsorden dagsorden inkl. inkl. mål mål og og forventede forventede resultater resultater af af dagens dagens møde møde Kort brugergruppen brugergruppen præsentationsrunde for hofte-alloplastikker for hofte-alloplastikker potentielle tilbudsgivere Kort Kort potentielle præsentationsrunde præsentationsrunde tilbudsgivere brugergruppen for hofte-alloplastikker potentielle brugergruppen brugergruppen tilbudsgivere for for hofte-alloplastikker hofte-alloplastikker Præsentation, dialog og feedback på de skitserede tværgående mindstekrav og ønsker til hofte- Præsentation, potentielle potentielle dialog tilbudsgivere tilbudsgivere og feedback på de skitserede tværgående mindstekrav og ønsker til hoftealloplastikker (se udkast til tværgående mindstekrav og ønsker) Præsentation, dialog og feedback på de skitserede tværgående mindstekrav og ønsker til hofte- alloplastikker Præsentation, alloplastikker (se udkast til tværgående mindstekrav og ønsker) Præsentation, (se dialog dialog udkast og og feedback feedback til tværgående på på de de mindstekrav skitserede skitserede tværgående tværgående og ønsker) mindstekrav mindstekrav og og ønsker ønsker til til hoftealloplastikker hofte- Præsentation, dialog og feedback på de skitserede specifikke mindstekrav og ønsker til hoftealloplastikker (se udkast til specifikke mindstekrav og ønsker) alloplastikker Præsentation, (se (se dialog udkast udkast og feedback til til tværgående tværgående på mindstekrav mindstekrav skitserede specifikke og og ønsker) ønsker) mindstekrav og ønsker til hoftealloplastikker (se udkast til specifikke mindstekrav og ønsker) Præsentation, dialog og feedback på de skitserede specifikke mindstekrav og ønsker til hofte- alloplastikker Præsentation, Præsentation, (se dialog dialog udkast og og feedback feedback til specifikke på på de de mindstekrav skitserede skitserede og specifikke specifikke ønsker) mindstekrav mindstekrav og og ønsker ønsker til til hoftealloplastikker hofte- Præsentation og dialog omkring mulige udbuds- og kontraktbetingelser alloplastikker Præsentation (se (se og dialog udkast udkast omkring til til specifikke specifikke mulige mindstekrav mindstekrav udbuds- og og og kontraktbetingelser ønsker) ønsker) Tidsplan (tilbudsfrist, demonstration af produkter/instrumenter) Præsentation Tidsplan (tilbudsfrist, og dialog omkring demonstration mulige udbuds- af produkter/instrumenter) og kontraktbetingelser Sideordnede tilbud (aftalelængde, leveringsform, total/komponenter, andet) Præsentation Præsentation Sideordnede og og dialog dialog tilbud (aftalelængde, omkring omkring mulige mulige leveringsform, udbudsudbuds- og og kontraktbetingelser kontraktbetingelser total/komponenter, andet) Kontraktperiode (F&U, nye produkter/instrumenter, lagerbeholdninger) Kontraktperiode Tidsplan (tilbudsfrist, (F&U, demonstration nye produkter/instrumenter, af produkter/instrumenter) lagerbeholdninger) Evt. andet Sideordnede Evt. Tidsplan Tidsplan andet (tilbudsfrist, (tilbudsfrist, (aftalelængde, demonstration demonstration leveringsform, af af produkter/instrumenter) produkter/instrumenter) total/komponenter, andet) Sideordnede Sideordnede Kontraktperiode tilbud tilbud (F&U, (aftalelængde, (aftalelængde, nye produkter/instrumenter, leveringsform, leveringsform, total/komponenter, total/komponenter, lagerbeholdninger) andet) andet) Kontraktperiode Kontraktperiode Evt. andet (F&U, (F&U, nye nye produkter/instrumenter, produkter/instrumenter, lagerbeholdninger) lagerbeholdninger) Afrunding inkl. skitsering af det videre forløb i udbudsprocessen Afrunding Evt. Evt. andet andet inkl. skitsering af det videre forløb udbudsprocessen Forventede resultater af mødet: Forventede resultater af mødet: 7. januar 2008 kl Regionshuset Vejle januar januar kl. kl i Regionshuset Regionshuset i Vejle Vejle Afrunding inkl. skitsering af det videre forløb udbudsprocessen Afrunding Afrunding inkl. inkl. skitsering skitsering af af det det videre videre forløb forløb i udbudsprocessen udbudsprocessen Forventede resultater af mødet: At brugergruppen for hofte-alloplastikker har haft en positiv og konstruktiv dialog med potentielle At brugergruppen for hofte-alloplastikker har haft en positiv og konstruktiv dialog med potentielle Forventede Forventede tilbudsgiver tilbudsgiver resultater resultater omkring udkastene omkring udkastene af af mødet: mødet: til kravspecifikationer for hofte-alloplastikker og forskellige udbuds- og til kravspecifikationer for hofte-alloplastikker og forskellige udbuds- og kontraktbetingelser At kontraktbetingelser brugergruppen for hofte-alloplastikker har haft en positiv og konstruktiv dialog med potentielle Det input og feedback, der er modtaget fra potentielle tilbudsgiver, vil forbedre forståelsen og kvaliteten tilbudsgiver At At Det brugergruppen brugergruppen input og omkring feedback, for for udkastene hofte-alloplastikker hofte-alloplastikker der er modtaget til kravspecifikationer fra har har potentielle haft haft positiv positiv for tilbudsgiver, hofte-alloplastikker og og konstruktiv konstruktiv vil forbedre dialog dialog forståelsen forskellige med med potentielle potentielle udbuds- og kvaliteten og af de endelige til kravspecifikationer og udbuds-/kontraktbetingelserne for hofte-alloplastikker. tilbudsgiver tilbudsgiver af kontraktbetingelser de endelige omkring omkring til kravspecifikationer udkastene udkastene til til kravspecifikationer kravspecifikationer og udbuds-/kontraktbetingelserne for for hofte-alloplastikker hofte-alloplastikker for hofte-alloplastikker. og og forskellige forskellige udbudsudbuds- og og At brugergruppen for hofte-alloplastikker og de potentielle tilbudsgivere har fået afstemt et fælles sprog i At kontraktbetingelser kontraktbetingelser Det brugergruppen input og feedback, for hofte-alloplastikker der er modtaget fra og potentielle de potentielle tilbudsgiver, tilbudsgivere vil forbedre har fået forståelsen afstemt et og fælles kvaliteten sprog forhold til de kommende udbud af hofte-alloplastikker forhold af Det Det de input input endelige til og og feedback, feedback, kommende til kravspecifikationer der der udbud er er modtaget modtaget af hofte-alloplastikker og udbuds-/kontraktbetingelserne fra fra potentielle potentielle tilbudsgiver, tilbudsgiver, vil vil forbedre forbedre hofte-alloplastikker. forståelsen forståelsen og og kvaliteten kvaliteten af af At de de brugergruppen endelige endelige til til kravspecifikationer kravspecifikationer for hofte-alloplastikker og og udbuds-/kontraktbetingelserne udbuds-/kontraktbetingelserne og de potentielle tilbudsgivere for for har hofte-alloplastikker. hofte-alloplastikker. fået afstemt et fælles sprog 15 forhold At At brugergruppen brugergruppen til de kommende for for hofte-alloplastikker hofte-alloplastikker udbud af hofte-alloplastikker og og de de potentielle potentielle tilbudsgivere tilbudsgivere har har fået fået afstemt afstemt et et fælles fælles sprog sprog i

16 Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf regionsyddanmark.dk Grafisk Service, Region Syddanmark Afdelingens kontaktoplysninger Indkøbsafdelingen Telefon indkob@rsyd.dk