Regler om betaling, opbevaring og administration af værdier tilhørende andre (ikke-kommunale midler) i kommunale tilbud/institutioner

Transkript

1 Regler om betaling, opbevaring og administration af værdier tilhørende andre (ikke-kommunale midler) i kommunale tilbud/institutioner Indholdsfortegnelse 1. Formål 2. Definition af ikke-kommunale midler 3. Hvem er omfattet 4. Hovedregel for opbevaring af midler 5. Generelle regler 5.1 Ansvar 5.2 Hvem er ansvarlig 5.3 Erstatningspligt ved kriminelle dispositioner 5.4 Mistanke om tyveri rettet mod personale 6. Forsikringsforhold 6.1 Kontante midler m.v. 6.2 Kommunalt ansat personale 7. Ferier og udflugter 8. Støtteforeninger 9. Gaver, arv og sponsorater m.v. 10. Uddybende regler for opbevaring/administration af ikke-kommunale midler 1. Formål Formålet med regelsættet er at: sikre en klar adskillelse mellem kommunale midler og ikke-kommunale midler. præcisere kommunalt ansattes ansvar ved eventuel bortkomst/tyveri af ikke-kommunale midler, der opbevares i boformer, aktivitetscentre og væresteder begrænse risikoen for kommunens erstatningspligt sikre borgernes og personales retssikkerhed i forhold til håndteringen af ikke-kommunale midler skabe et ensartet administrationsgrundlag tværgående i forvaltningerne 2. Definition af værdier tilhørende andre (ikke-kommunale midler) Midler, der tilhører beboere i plejehjemsboliger, ældreboliger, beboere/børn og unge på døgninstitutioner og botilbud samt borgere i eget hjem.

2 Private opsparinger samt indtægter ved særlige arrangementer, hvor beløbene på et senere tidspunkt skal bruges til bestemte formål som f.eks. rejser, udflugter, ekskursioner, klassefester og lign. Indsamlinger til mindre arrangementer/indkøb m.v., som ikke arrangeres af stedets ansatte. Midler tilhørende fælles kost- og aktivitetskasser (indkøb for brugere og medspisende personale) Støtteforeningers midler. 3. Hvem er omfattet? Retningslinjerne omfatter alle kommunale tilbud og institutioner, samt selvejende institutioner, hvor kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen. Det drejer sig hovedsagelig om nedennævnte typer af tilbud: Plejehjemsboliger og lign. Døgntilbud Botilbud Fritids-, familie- og aktivitetscentre, dagcentre, støttecentre og lign Borgere der modtager hjælp og støtte via hjemmepleje, bostøtteordninger o. lign. Daginstitutioner Skoler Ungdomsskolen/den almene ungdomsskole Ungdoms-/juniorklubber 4. Hovedregel for opbevaring og administration af værdier og ikke-kommunale midler er: Hovedreglen er, at der ikke må opbevares og administreres ikke-kommunale midler (bankbøger, check, kontanter, og lignende) på kommunale tilbud/institutioner. Hovedreglen kan dog ikke følges i alle tilfælde. Når der undtagelsesvis opbevares og administreres ikke-kommunale midler på et kommunal tilbud/en institution, skal der derfor oprettes en skriftlig aftale (blanket F) mellem midlernes ejer og kommunen (leder eller anden bemyndiget person). Aftalen, der indgås ved at udfylde en standardformular (blanket F), fastlægger nøje dispositionsrettens omfang, midlernes opbevaring og registrering samt alle andre forhold af sikkerhedsmæssig betydning, herunder tilsynsansvar og ansvarsplacering. I de tilfælde, hvor der anvendes en anden type skriftlig aftale, er dette beskrevet i de uddybende regler for de enkelte områder. Indsamlinger til mindre arrangementer/indkøb m.v., eksempelvis besøg på museer, i teater, specielle/mindre indkøb m.v., der forventes afviklet inden for en kortere periode, f.eks. 1-2 uger, er ikke omfattet af regelsættet. 1

3 Regelsættet består dels af generelle regler, og dels af uddybende regler for enkelte områder. 5. Generelle regler 5.1 Ansvar Som hovedregel har kommunen ikke pligt til at opbevare ikke-kommunale midler. Den ansvarlige leder skal derfor nøje overveje, om kommunen overhovedet skal udsættes for risiko for erstatningspligt, og om den enkelte leder vil acceptere dette som en del af stillingsansvaret. Det har principielt ingen betydning for ansvarsplaceringen, om ikke-kommunale midler i kommunens varetægt er bogført i kommunens regnskab eller ej. 5.2 Hvem er ansvarlig Erstatningspligt ved bortkomst, tyveri og lign. Som hovedregel er ejeren af ikke-kommunale midler der er i kommunens varetægt selv erstatningspligtig i forbindelse med hændelige uheld. Hvis kommunen eller kommunens ansatte er skyld i det hændelige uheld, kan ejeren kræve erstatning af kommunen. Såfremt en kommunal ansat ved fejl, sløseri, forsømmelser eller anden skødesløs opbevaring/administration af de betroede midler, er skyld i, at midlerne bortkommer, stjæles eller på anden måde mistes, vil kommunen, som arbejdsgiver, som udgangspunkt hæfte for erstatningskravet over for ejeren. Som eksempler på bortkomst kan nævnes situationen, hvor kommunen, uden undskyldende omstændighed, fejlagtigt udbetaler beløb, der derved mistes. Kommunens eventuelle ansvar kan i vidt omfang begrænses ved nærmere aftale med midlernes ejer, f.eks. ved at opbevaring sker på ejerens regning og risiko. 5.3 Erstatningspligt ved kriminelle dispositioner Som hovedregel hæfter kommunen ikke for kommunalt ansattes kriminelle dispositioner over ikke-kommunale midler. Kommunen kan dog blive idømt erstatningsansvar overfor ejeren af midlerne, såfremt kommunen ikke i rimeligt omfang har forsøgt at sikre midlerne mod kriminelle handlinger. 5.4 Mistanke om tyveri rettet mod personale Bliver der af ejeren af ikke-kommunale midler eller dennes pårørende rettet mistanke mod kommunalt ansat personale om kriminelle handlinger, f.eks. tyveri, bedrageri m.m., der er begået i tjenesten fra/mod ejeren tager den stedlige leder kontakt til ejeren/pårørende. 2

4 Det er herefter lederens ansvar, at orientere centralforvaltningen for den berørte forvaltning, der sørger for viderebehandling af sagen, herunder også eventuel politianmeldelse, idet det er en politimæssig opgave at efterforske og konstatere, om der er begået kriminelle handlinger. Centralforvaltningen sørger for at ejeren/pårørende orienteres om sagens forløb. Ejeren/pårørende kan ligeledes, såfremt de ønsker det, selv anmelde forholdet til politiet. Hvis ejeren/pårørende ikke er i stand til at anmelde sagen til politiet, er det lederen, der i samarbejde med centralforvaltningen har ansvaret for, at forholdet anmeldes til politiet på forvaltningens vegne. Hvis forvaltningen er i tvivl, indgives altid politianmeldelse. Lederen har ansvaret for, med bistand fra centralforvaltningen og personaleafdelingen, at vurdere den mistænktes fortsatte ansættelsesmæssige forhold. 5.5 Mistanke om tyveri rettet mod pårørende Bliver personalet opmærksomme på tyveri eller misbrug udøvet af pårørende kontaktes Centralforvaltningens jurister. 6. Forsikringsforhold 6.1 Kontante midler m.v. Kommunen har ingen forsikring, der dækker ikke-kommunale midler (penge eller pengerepræsentativer), der opbevares på institutioner/tilbud. 6.2 Kommunalt ansat personale Aalborg kommune har tegnet en kollektiv forsikring, der dækker politianmeldte underslæb begået af personale indenfor et nærmere afgrænset område af den kommunale virksomhed. Det skal præciseres, at forsikringsselskabet kan gøre regres mod de kommunalt ansatte personer, der begår underslæb eller lign. - dvs., at selskabet over for de tiltalte personer til enhver tid kan kræve det udbetalte erstatningsbeløb tilbagebetalt. Spørgsmål i forbindelse med forsikringsbetingelser mv. kan rettes til Borgmesterens Forvaltning, Juridisk kontor. 7. Ferier og udflugter Der henvises til regler om udlæg og forskud, der er beskrevet i bilag til kasse- og regnskabsregulativet. 8. Støtteforeninger m.v. Midler, der opbevares i et kommunalt tilbud/institution og lign., og som tilhører støtteforeninger eller andre foreninger med tilknytning til tilbuddet/institutionen og lign., skal opbevares i egen, 3

5 aflåst pengekasse eller boks. Pengekassen kan dog opbevares i tilbuddets/institutionens pengeskab. Der skal oprettes en skriftlig aftale (blanket F) mellem støtteforeningens leder/ kasserer og kommunen, der bl. a. tilkendegiver, at kommunen ikke er ansvarlig eller erstatningspligtig for eventuel bortkomst af midlerne. Det er kun den/ de personer, som har underskrevet denne aftale, der via stedets leder kan få udleveret foreningens pengekasse, når den er opbevaret i tilbuddets/institutionens pengeskab. Foreningsmidlerne må ikke administreres af kommunalt personale i arbejdstiden. Hvis en kommunal ansat er valgt som kasserer (administrator) for forenings-midler, skal der udarbejdes en skriftlig aftale mellem støtteforeningens leder og den kommunalt ansatte person om, at jobbet er som privat person, og at det skal foregå i fritiden. 9. Gaver, arv og sponsorater m.v. Gaver, arv og sponsorater m.v., der gives til det enkelte tilbud/den enkelte institution, betragtes som kommunale midler og skal registreres i det kommunale regnskab på en særlig mellemregningskonto under konto 9, funktion 9.43/9.47 Deposita. Undtaget er visse gaver m.v. - med tilbagebetalingspligt af momsandel til momsudligningsordningen - hvor der gælder andre regler. I disse tilfælde kontaktes fagforvaltningen. Midlerne administreres af tilbuddets leder og en medarbejder (fuldmagtshavere). Midlerne indsættes på en konto (bog) i et pengeinstitut med påtegning om kommunens navn, tilbuddets/institutionens navn og formål. Renterne tilskrives kontoen. Bank-/ sparekassebogen skal opbevares på tilbuddet/institutionen i en aflåst penge-kasse, hvortil alene fuldmagthaverne (leder og en medarbejder) har nøgle. Pengekassen skal opbevares i institutionens pengeskab. Lederen af tilbuddet/institutionen har ansvaret for, at kontoen afstemmes hvert halve år. 10. Uddybende regler for opbevaring/administration af værdier ( ikke-kommunale midler). Der er udarbejdet uddybende retningslinjer for nedennævnte områder: Ældreområdet m.v. Daginstitutionsområdet Skoleområdet Borgere med handicap og socialt udsatte grupper 4