Udstillermappe. DSE Messe Aalborg Hent den online som PDF-fil på

Transkript

1 Udstillermappe Hent den online som PDF-fil på

2 2 Indhold Velkomst Om DSE Vigtige datoer Sponsorater Kontaktoplysninger Inkluderet ved køb af messestand Standforhold Retningslinjer for standopsætning og -nedtagning Materialeaflæsning og parkering Leje af standudstyr El og internet Overvågning Standforhold under messen Program Supplerende oplysninger Tilkørselsforhold til Gigantium Oversigt over messen

3 3 Velkomst Kære udstiller ved DSE Messe Aalborg! Vi i De Studerendes Erhvervskontakt er glade for, at I har valgt at blive en del af DSE Messe Aalborg 2016, og vi ser frem til at byde jer velkommen! Forberedelserne til messen er allerede i gang her i Aalborg, og vi sender derfor denne mappe til jer med information vedrørende messen, samt et overblik over de informationer vi skal bruge fra jer med dertilhørende tidsfrister. Vi har lavet en oversigt over de vigtigste tidsfrister på side 5, og det er vigtigt, at I gør jeres for at leve op til disse og får videregivet relevant information til kolleger og eksterne udstillere, så vi undgår uhensigtsmæssige problemer for jer under messen. Hvis I er i tvivl om noget, er I selvfølgelig meget velkomne til at kontakte os. DSE drives udelukkende af frivillige studerende, og derfor kan vi desværre ikke altid være klar ved telefonen på kontoret men I har altid mulighed for at lægge en besked på telefonsvareren eller sende en , så vender vi tilbage til jer hurtigst muligt. Vi står parat til at hjælpe, skulle I have spørgsmål. Vi frivillige i DSE arbejder hårdt på, at DSE Messe Aalborg forbliver en rigtig god chance for jer udstillere for at møde studerende, således der fortsat er mulighed for at skabe og vedholde kontakt studerende og virksomheder imellem. Vi oplever, at de studerende sætter pris på at få mulighed for at møde jer og høre mere om jeres arbejde. Messen bruges af de ingeniørstuderende til at få overblik over job- og karrieremuligheder, og I har derfor rig lejlighed til at fortælle om jeres virksomhed og mulighederne hos jer. I forbindelse med messen har I igen i år mulighed for at afholde virksomhedspræsentationer, som er en anden måde at få udbredt jeres budskab om, hvorfor I er den rette virksomhed for en nyuddannet ingeniør. I kan med disse foredrag, sammen med jeres deltagelse på messen, få vakt unge talenters interesse for jeres virksomhed og jeres felt, således de vælger at dreje deres uddannelse i jeres retning. Dette er blandt andet, hvad de studerende bruger messen til, samt at søge kontakt hos jer omkring studiejob, praktik, projektsamarbejde og/eller ansættelse. Vi glæder os til at se jer til DSE Messe Aalborg! Mathias Rønholt Kielgast Formand De Studerendes Erhvervskontakt, Aalborg

4 4 Om DSE De Studerendes Erhvervskontakt DSE er en selvstændig, upolitisk og økonomisk uafhængig forening. DSE er drevet af ca. 100 frivillige studerende fra Danmarks Tekniske Universitet og fra de Teknisk-Naturvidenskabelige- og Sundhedsvidenskabelige Fakulteter ved Aalborg Universitet. Det er DSE s vision med messen at give de studerende perspektiv i deres uddanelse ved at samle ingeniørrelevante virksomheder og interesseorganisationer i vante omgivelser i Aalborg. Gennem DSE Messe Aalborg får I virksomheder en unik mulighed for at markedsføre jer effektivt overfor den næste generation af ingeniører. Dette kan gøres på stande, via jobopslag i DSE Messe Jobbank samt ved virksomspræsentation for de studerende. De studerende bruger messen til at orientere sig om muligheden for ansættelse, praktikophold, trainee-forløb, bachelor- og kandidatprojekter samt at få svar på konkrete spørgsmål vedrørende jeres virksomhed. Ingeniørstuderende fra hele Danmark inviteres, og vi sørger for transport fra Aarhus, Esbjerg, Herning, Horsens, Frederikshavn og Odense. På den måde kan I komme i kontakt med en lang række af kommende ingeniører. Udover de to årlige messer i henholdsvis Aalborg og Lyngby udgiver vi i DSE også Pejling og arrangerer Fokusaften. PEJLING Pejling er en virksomhedshåndbog for ingeniørstuderende og færdiguddannede, der hjælper de studerende med jobsøgningen. Pejling udgives i et oplag på og uddeles og promoveres over hele landet i et helt år. Pejling er en årsbog og bliver revideret hvert år.»» FOKUSAFTEN Fokusaften består af en række retningsspecifikke virksomhedspræsentationer. Efter præsentationerne kan de studerende møde repræsentanter fra virksomhederne under en stående buffet og derved skabe en kontakt til virksomhederne.

5 5 Vigtige datoer Torsdag d. 9. juni 2016: Deadline, katalogsvarskema I katalogsvarskemaet skal der indtastes information til virksomhedssiderne i messekataloget. Deruover er tilmelding til virksomhedspræsentation også i katalogsvarskemaet. Frem til torsdag d. 30. juni 2016 Mulighed for korrekturlæsning af jeres virksomhedssider før tryk. Katalogudvalget sender en PDF-fil til jeres kontaktperson, såfremt deadline for katalogsvarskemaet overholdes. Mandag d. 19. september 2016: Deadline, praktisk svarskema Praktisk svarskema omhandler en række praktiske forhold i forbindelse med messen, f.eks. indberetning af standens forventede elforbrug, bestilling af diverse udstyr til standen, estimat af antal annoncer til jobbanken og tilmelding til morgen- og frokostbuffet samt messemiddag. Fredag d. 23. september 2016 Deadline for modtagelse af jobannoncer til DSE Messe Jobbank på aaujobbank@studerende.dk og materiale til informationsskærme. Sponsorater Vi har de tidligere år haft stor succes med at afholde en konkurrence, som de studerende kan deltage i under messen. Virksomheder, der ønsker at sponsorere præmier til denne konkurrence, får deres logo vist et synligt sted på messen. Tidligere har der eksempelvis været sponsoreret powerbanks, powerpoint-presenters, USB-højtalere, sportstasker o.lign. Præmierne og jeres logo vil blive udstillet på DSE s sponsorstand på messen og vil desuden indgå i promoveringen over for de studerende forud for messen. Antallet og størrelsen af præmierne er helt op til jer, men DSE anbefaler, at prislejet ligger samlet omkring kr. I kan selv medbringe gaver, eller lade DSE købe på jeres vegne, hvor jeres logo vil komme på. DSE vil inden messen kontakte jeres virksomhed for at høre, om I er interesserede i at sponsorere præmier til konkurrencen. Ved I allerede nu, at I ønsker at sponsorere præmier, kan I kontakte Anette Schmidt på ASI@studerende.dk.

6 6 Kontaktoplysninger Adresse og kontaktoplysninger til DSE-kontoret De Studerendes Erhvervskontakt Aalborg Universitet Fibigerstræde Aalborg Ø Tlf.: Ved spørgsmål til svarskemaerne eller messen kan I kontakte Messeudvalget på ovenstående . Messeudvalget Sofie Winther Messe administrations-ass. Nanna Berthelsen Praktik-koordinator Anette Schmidt PR-koordinator Mads Grønbæk Katalog-koordinator Niels Samuelsen Katalog-koordinator Personlig virksomhedskontakt Alle virksomheder vil få tilknyttet en personlig virksomhedskontakt. Virksomhedskontakten vil være en DSE er, som hjælper med at besvare alle de spørgsmål, I måtte have. Det er ligeledes jeres virksomhedskontakt, der formidler alle praktiske informationer før, under og efter. I vil få jeres virksomhedskontakt tildelt i løbet af juni, og vedkommende er derefter til rådighed under hele forløbet op til messen. I kan som virksomhed altid kontakte jeres virksomhedskontakt, hvis der opstår spørgsmål vedrørende jeres messedeltagelse. Under forløbet vil I modtage henvendelser direkte fra DSE s katalogudvalg vedrørende indhold til kataloget.

7 7 Inkluderet ved køb af messestand Foruden standen er der en række tilbud, som følger med ved køb af en standplads til. Virksomhedspræsentation: Der er mulighed for et messeforedrag af maksimalt 30 minutters varighed inkl. spørgetid, hvor I kan præsentere et ingeniørrelevant emne overfor en forsamling af studerende. Det anbefales, at foredraget ikke omhandler en traditionel præsentation af jeres virksomhed, da de studerende har mulighed for denne gennem jeres hjemmeside, messekataloget samt på jeres stand. Ved messeforedrag er følgende materialer til rådighed: Projektor til præsentation via egen PC Trådløst internet El 230 V (4 stik) Hvis andet end ovenstående ønskes er I velkomne til at kontakte os, så vil vi undersøge, om vi kan imødekomme jeres ønsker. DSE arbejder hårdt på at promovere messeforedragene bedst muligt overfor de studerende, men vi kan ikke garantere antallet af deltagere. Tilmelding sker igennem katalogsvarskemaet, senest torsdag d. 9. juni Katalogudvalget tager kontakt til jer omkring dette. Infomationsskærme: Der er mulighed for at få fremvist slides på infoskærme under messen. Krav til slides: Opløsning: 1920 x 1080 Format: JPG Max: 3 slides Tilmelding skal ske til virksomhedkontakten senest fredag d. 23. september Jobbank: DSE sørger for, at der opstilles en jobbank, hvor I som virksomhed har mulighed for at få opsat jobopslag. Et estimat af antal annoncer skal anføres i praktisk svarskema senest mandag d. 19. september Indsendelse af annoncer til jobbanken skal ske til aaujobbank@studerende.dk som PDF-fil senest fredag d. 23. september Messekatalog: Alle deltagende virksomheder får tildelt en dobbeltside i messekataloget, som omdeles til de studerende. Det trykkes i ca eksemplarer. Informationer om opsætningen af dobbeltsiderne kommer i forbindelse med katalogsvarskemaet. Forplejning: Der er i prisen for messedeltagelse inkluderet forplejning under messen til samtlige virksomhedsrepræsentanter. Forplejningen består af morgen- og frokostbuffet. Desuden er der kaffe, te, vand og sodavand samt frugt på standen under messen. Ved behov for opfyldning kontaktes en DSE er, som vil være behjælpelig med dette.»» Messemiddag: DSE arrangerer onsdag d. 12. oktober messemiddag for virksomhedsrepræsentanterne og DSE-medlemmerne. Der vil blive serveret en tre-retters menu med tilhørende drikkevarer, og der vil i løbet af aftenen være underholdning. Middagen bliver afholdt på Restaurant Fusion kl. 18:00. Ved køb af en messestand er der to gratis billetter til middagen, ønskes der flere billetter, er det muligt at tilkøbe disse. Prisen pr. ekstra billet er 800 kr. ekskl. moms. Tilmelding skal ske via praktisk svarskema senest d. 19. september 2016, og er nødvendigt uanset antal deltagende. Hvis I bestiller billetter, men alligevel ikke ønsker at deltage, skal afmeldingen ske senest d. 30. september 2016, ellers vil der blive opkrævet 800 kr. pr. manglende deltager, hvilket også er gældende for billetterne inkluderet i standprisen.

8 8 Standforhold Retningslinjer for standopsætning og -nedtagning Opsætning af stande foregår tirsdag d. 11. oktober i tidsrummet 8:00 20:00. Ved få roll-ups kan opsætningen ske onsdag d. 12. oktober i tidsrummet 8:00 9:30. Nedtagning af stande foregår torsdag d. 13. oktober i tidsrummet 16:00 20:00. Nedtagning SKAL klares inden for det angivne tidsrum og må ikke påbegyndes før tid! Når messen lukker torsdag kl. 16:00 skal alt standmateriel fjernes fra området, medmindre andet er aftalt med DSE. DSE står for koordineringen i forbindelse med af- og pålæsning af materialer til standene. Tirsdag d. 11. oktober, fra kl 8:00 20:00 er der i begrænset omfang mulighed for at anvende palleløfter på køreplader, der vil være lagt ud i det meste af messeområdet. Derefter må der KUN benyttes løfteudstyr i form af vogne med gummihjul, da andre former for hjul efterlader mærker på gulvtæppet. Der er i begrænset omfang mulighed for at låne trækvogne til transport af udstyr. På messeområdet må der under ingen omstændigheder fastmonteres genstande i gulvet, på væggene eller i loftet, dvs. opbores, fastboltes eller lignende. Der må heller ikke skæres i gulvtæppet. DSE holder udstiller ansvarlig for skader, der er opstået i forbindelse med opsætning eller nedtagning af standen. Der må ikke foretages udsmykning eller opsætning af udstyr, der vanskeliggør rengøring, efter standen er nedtaget. DSE stiller IKKE værktøj til rådighed ved standopsætning eller -nedtagning. Den maksimale standhøjde er 3,5 meter, det er dog muligt at søge dispensation for enkelte elementer på standen, som måtte gå over denne højde. Denne tilladelse kan opnås ved at kontakte DSE før standen opsættes. Hvis ikke det er sket, forbeholder DSE sig retten til at bede udstiller om at fjerne højdedifferencen. Dette skal ske senest d. 19. september, da det skal med i brandplanen. Udstillere bedes kontakte DSE i tilfælde af ønske om særligt tunge elementer på standen.»» Opstilling af materialestandere uden for eget standområde må ikke forefindes grundet brandveje.

9 9 Materialeaflæsning og parkering Al parkering henvises til de markerede P-zoner, se side 13. Materialeaflæsning foregår det markerede sted, se kortet på side 13, hvor indgangen til lageret ligeledes forefindes. DSE ere vil guide og koordinere aflæsningen. Ved ankomst vil DSE anvise en lagerplads, hvor der vil være mulighed for opmagasinering af en begrænset mængde materiel (f.eks. stand emballage). Materiellet vil ikke være under opsyn, og opbevaring vil være på udstillers eget ansvar. Eventuelle mangler og skader på opmagasineret materiel skal erstattes af udstillers eget forsikringsselskab. DSE har ikke mulighed for aflæsning med gaffeltruck.»» Ved levering af standmateriel af fragtmænd, anviser DSE en lagerplads, indtil standen sættes op.

10 10 Leje af standudstyr Det er muligt at leje standudstyr ved vores eksterne leverandør Messebyg ApS. El og internet Standens energiforbrug skal registreres i praktisk svarskema senest mandag d. 19. september 2016 for at sikre, at el-forbruget kan dækkes. DSE tilbyder én 230 V jordforbindelse, som kan levere ca W. Ved større effektbehov skal der bestilles yderligere 230 V forbindelser. Dette gøres i praktisk svarskema senest mandag d. 19. september Der tilbydes også 16 A (CEE-stik) forbindelser. Ved behov for disse bedes I angive et samlet effektforbrug samt hvilket udstyr, der skal tilkobles forbindelsen. Der må ikke udføres ændringer på de af DSE udlagte el-installationer. Er der brug for kablet internet, kan vi kontaktes på messeaalborg@studerende.dk angående dette. Overvågning DSE påtager sig intet forsikringsansvar, men sørger for overvågning i Gigantium natten mellem tirsdag og onsdag, samt natten mellem onsdag og torsdag. Der er desuden alarm på bygningen. Standforhold under messen Der gøres opmærksom på, at messestanden skal være bemandet af mindst én person i hele messens åbningtid. Se side 11 for tidsplan over messedagene. Af hensyn til øvrige messedeltagere forebeholder DSE sig ret til at kræve særligt støjende udstyr dæmpet. Under støj medregnes både akustisk og elektrisk/mekanisk støj. Udskænkning af øl, vin eller spiritus fra standene er ikke tilladt. Uddeling af materiale må kun foregå fra egen stand. DSE sørger i begrænset omfang for rengøring under og efter messen.

11 11 Program Tirsdag d. 11. oktober 08:00 20:00 Opstilling af stande Test af AV-udstyr 20:00 Sidste mulighed for brug af palleløfter Onsdag d. 12. oktober 08:00 09:30 Opstilling af stande Test af AV-udstyr 09:00 10:00 Morgenbuffet 10:00 Officiel åbning af messen 11:00 16:00 Mulighed for foredrag 12:00 14:00 Frokostbuffet 16:00 Messen lukker 18:00 Messemiddag Torsdag d. 13. oktober 09:00 10:00 Morgenbuffet 10:00 Messen åbner 11:00 15:00 Mulighed for foredrag 12:00 14:00 Frokostbuffet 16:00 Messen lukker 16:00 20:00 Nedtagning af stande

12 12 Supplerende oplysninger på studerende.dk På vores hjemmeside, studerende.dk/dma16info, vil der være nice-to-know informationer. Dette drejer sig om følgende oplysninger: Liste over alle udstillere på messen, som løbende opdateres. Standplanen, som vil blive tilgængelig senest medio september. Plan over DSE s markedsføringsaktiviteter over for de studerende i forbindelse med messen. Udover disse oplysninger vil der på hjemmesiden kunne findes en PDF-udgave af dette hæfte. Katalogsvarskema og praktisk svarskema Der vil blive udsendt mails med links til de to svarskemaer. Retningslinjer og informationer for virksomhedssider i messekataloget vil fremgå af katalogsvarskemaet. Husk, at der er deadline for katalogsvarskema torsdag d. 9. juni 2016, og for praktisk svarskema er det mandag d. 19. september Der opfordres til, at teksten til messekataloget laves på engelsk, da messen også henvender sig til internationale studerende.

13 13 Tilkørselsforhold til Gigantium 26 P 26 P H L Gigantiums adresse Willy Brandtsvej 31, 9220 Aalborg Øst. P Parkering for udstillere ved Gigantium. L Materialeaflæsning ved dobbeltportene bagved Gigantium. H Hovedindgang for besøgende. 26 E45 afkørsel nr. 26.

14 14

15 15 Oversigt over messen Universitetsboulevarden Lager Messe Indgang/foyer Willy Brandts Vej Einsteins Boulevard Vriksomhedspræsentation Company relax Forplejning

16