DAGSORDEN. Djurs Mad I/S. Møde nr. : 02/2009 Sted : Fulgsanggården, Trekanten 1. Grenaa Dato : 23. marts 2009 Start kl. : Slut kl. : 16.

Transkript

1 Djurs Mad I/S DAGSORDEN Møde nr. : 02/2009 Sted : Fulgsanggården, Trekanten 1. Grenaa Dato : 23. marts 2009 Start kl. : Slut kl. : Medlemmer Ninna Thomsen (Syddjurs Kommune) (formand) Jørgen Brøgger (Syddjurs Kommune) Steen Fris (Syddjurs Kommune) Valdemar Haumand (Norddjurs Kommune (næstformand)) Jytte Schmidt (Norddjurs Kommune) Lars Sørensen (Norddjurs Kommune) Jytte Andersen (Medarbejder) Anette Jensen (Medarbejder) Deltog Afbud G:\Dagsordener\Djurs Mad IS\2009\M'øde nr. 02 den 23. marts 2009\Dagsorden 0209 DMIS.doc Djurs Mad I/S

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revision Valg af byggerådgiver Ansættelse af leder Ændring af interessentskabskontrakt Mødekalender Eventuelt...7 G:\Dagsordener\Djurs Mad IS\2009\M'øde nr. 02 den 23. marts 2009\Dagsorden 0209 DMIS.doc Djurs Mad I/S

3 1. Godkendelse af referat../. Referatet fra det stiftende interessentskabsmøde den 5. marts 2009 er vedlagt som bilag. Godkendt. 1

4 2. Revision. Det fremgår af interessentskabskontrakten, at Syddjurs Kommunes revisionsselskab også skal fungere som revisor for Djurs Mad I/S. På den baggrund har forvaltningen afholdt et møde med BDO Kommunernes Revision, hvor omfanget af revisionen for selskabet blev drøftet. BDO Kommunernes Revision har efterfølgende fremsendt et forslag til tiltrædelsesprotokollat og honoraraftale. Med henblik på at sikre en stram økonomisk styring af byggeriet af det nye køkken, har BDO Kommunernes Revision desuden udarbejdet et forslag til aftale om rådgivning og bistand i byggeperioden../. Materialet fra BDO Kommunernes Revision er vedlagt som bilag. Det indstilles: 1. At tiltrædelsesprotokollatet og honoraraftalen godkendes. 2. At aftalen om rådgivning og bistand i forbindelse med opførelse af det nye køkken godkendes. Tiltrædelsesprotokollatet, honoraraftale og aftale om byggerådgivning blev godkendt. 2

5 3. Valg af byggerådgiver. I forbindelse med udvælgende af rådgivende ingeniør skal der anvendes en SKI-aftale../. Proceduren ved udvælgelsen af byggerådgiver er beskrevet i et notat, der er vedlagt som bilag. Bilaget indeholder desuden en oversigt over godkendte rådgivende ingeniør og en kortfattet beskrivelse af ingeniørfirmaet Harde Larsen A/S, som både Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune tidligere har arbejdet sammen med. Det forudsættes, at arkitektydelsen er under tærskelværdien for udbud, og at udvælgelsen af arkitekt finder sted i samarbejde med den rådgivende ingeniør. På bestyrelsesmødet skal der tages stilling til den videre proces i forbindelse med valg af byggerådgiver. Der indledes forhandling med ingeniørfirmaet Harde Larsen A/S om indgåelse af en SKIaftale. Harde Larsen A/S blev valgt fordi Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune har kendskab til firmaet fra tidligere samarbejde på køkkenområdet. Desuden har Harde Larsen A/S stor erfaring med byggerådgivning inden for opførelse af produktionskøkkener. I samarbejde med Harde Larsen A/S skal der udarbejdes et forslag til valg af arkitekt. Når kontraktforslagene foreligger behandles de af bestyrelsen via mailkorrespondance, om nødvendigt på et møde, den 14. april 2009 kl

6 4. Ansættelse af leder I forbindelse med ansættelse af en leder til Djurs Mad I/S skal der tages stilling til følgende: Stillingsbeskrivelse herunder udvælgelseskriterier Tiltrædelsestidspunkt Nedsættelse af ansættelsesudvalg Evt. ansættelse af stedfortræder../. Et første udkast til en stillingsbeskrivelse er vedlagt som bilag. Stillingen som leder af det nye køkken opslås eksternt i oktober 2009 med henblik på tiltrædelse den 1. januar Det tilstræbes, at ansættelse af medarbejdere til det nye køkken finder sted inden udgangen af juni Det forventes, at de nuværende ledere af køkkenområdet i de to kommuner deltager aktivt i forbindelse med udarbejdelse af forslag til køkkenets udformning og de får ansvaret for at ansætte medarbejdere til køkkenet. Jørgen Brøgger kan ikke tiltræde beslutningen vedrørende ovennævnte 3 afsnit. Bestyrelsen i Djurs Mad I/S skal fungere som ansættelsesudvalg for lederstillingen sammen med medarbejder- repræsentanter. Stillingtagen til ansættelse af stedfortræder udskydes til efter ansættelsen af den nye leder til køkkenet. Stillingsbeskrivelsen tilrettes og behandles på næste møde. 4

7 5. Ændring af interessentskabskontrakt På det stiftende interessentskabsmøde den 5. marts 2009 blev det besluttet, at bestyrelsen skal drøfte, om der skal udarbejdes forslag til ændringer i interessentskabskontrakten. I den forbindelse skal der bl.a. tages stilling til: Hvem der kan vælges til bestyrelsen (pkt. 5.2 i interessentskabskontrakten) Udbetalingen af honorarer til bestyrelsesmedlemmer (pkt. 5.9 i interessentskabskontrakten) Ændring af bestyrelsens sammensætning, jfr. skrivelse fra ældrerådet i Norddjurs Kommune (pkt. 5.2 i interessentskabskontrakten)../. Skrivelsen fra ældrerådet er vedlagt som bilag. Evt. ændringsforslag skal fremsendes til godkendelse i byrådet i Syddjurs Kommune og kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune. Bestyrelsen påbegyndte drøftelsen af ændringer af interessentskabskontrakten. Drøftelsen fortsætter på de kommende møder. De to kommuner opfordres til at tage en generel drøftelse af honorering af bestyrelsesarbejde. 5

8 6. Mødekalender Der afholdes bestyrelsesmøder på følgende datoer: onsdag den 29. april 2009 kl i administrationsbygningen i Hornslet onsdag den 27.maj 2009 kl evt. hos Kronjyllands Madservice i Randers onsdag den 24. juni 2009 kl i administrationsbygningen i Hornslet. Godkendt. Når kontraktforslagene vedrørende byggerådgiver foreligger behandles de af bestyrelsen via mailkorrespondance, om nødvendigt på et møde, den 14. april 2009 kl

9 7. Eventuelt Ingen emner. 7

10 Ninna Thomsen Jørgen Brøgger Steen Fris Valdemar Haumand Jytte Schmidt Lars Sørensen Jytte Andersen Anette Jensen 8