Scenarier til Norddjurs Kommunes nye hjemmeside (Bilag 1)

Transkript

1 Scenarier til Norddjurs Kommunes nye hjemmeside (Bilag 1) Kontakt: Webmaster Nis Hollesen Mail: Hjemmeside: Offentliggjort 14. maj 2012 (sidst redigeret 14. maj 2012)

2 Norddjurs Kommune har her beskrevet en række konkrete scenarier, som der skal tages højde for. Norddjurs Kommune ønsker, at tilbudsmaterialet giver et bud, der kan rumme de beskrevne scenarier. Nogle målgrupper stiller særlige krav til kommunikationsformen. I særlige tilfælde ønsker Norddjurs Kommune at inddrage designleverandøren i designprocessen. Det kan eksempelvis være, når målgruppen er synshandicappede eller unge. Scenarierne beskriver de vigtigste arbejdsopgaver på Norddjurs Kommunes hjemmeside set ud fra brugernes perspektiv. Scenarierne er blevet formuleret med udgangspunkt i resultaterne fra afholdte workshops i efteråret 2011 samt ud fra inspiration (best practice) fra andre kommuners webprojekter samt generelle input fra rådgivende konsulent J. Boye. Scenarierne er formuleret i almindelig prosa og går således ikke i dybden med den tekniske løsning, da ønsket er, at leverandørerne konkret og letforståeligt skal kunne beskrive i deres tilbudsgivning, hvordan de vil løse de enkelte scenarier. Der er opstillet tre scenarier for de vigtigste opgaver for hver målgruppe. De samme scenarier vil danne baggrund for tilbudsmaterialet til den tekniske implementering og gennemgået på tilbudspræsentationen. Målgrupperne er: Borgere Erhvervsliv Politikere Medarbejdere Råd og nævn 1. Borgere Digitale selvbetjeningsløsninger Hans Jensen er borger i Norddjurs Kommune. Han ønsker at skrive sit barn op til en plads i et dagtilbud. Han går ind på kommunens hjemmeside for at løse opgaven. Efter at have brugt hjemmesiden, har han ikke brug for at gøre andet. Han kan efterfølgende følge sin ansøgning og får elektronisk besked ved ændringer i sin sag. 2

3 Praktiske oplysninger: Åbningstider, kontaktoplysninger, afhentning af skrald mv. Mona Larsen er borger i Norddjurs Kommune, men bruger ikke hjemmesiden særlig ofte. Hun ønsker på en nem og hurtig måde at finde en oversigt over afhentning af skrald. På den pågældende side kan hun ved at indtaste sin adresse få besked på, hvornår der er afhentning af storskrald i hendes nærområde næste gang. Når hun har brugt hjemmesiden, behøver hun ikke foretage sig yderligere. Rekruttering Jesper Andersen er nyuddannet SOSU-assistent og vil undersøge, om Norddjurs Kommune er en god arbejdsplads og hvilke aktuelle job, der er at søge. Han finder nemt de relevante og aktuelle stillingsopslag og tilmelder sig også kommunens jobagent. 2. Erhvervsliv Tilladelser og bevillinger Sandra Toft er iværksætter med en drøm om at starte en børnetøjsforretning i Allingåbro, men hun er i tvivl om, hvordan hun kommer i gang. Hun er sjældent inde på kommunens hjemmeside. På hjemmesiden kan hun finde, udfylde og sende en ansøgning om støtte og rådgivning til iværksættere fra Norddjurs Kommunes erhvervsservice. I ansøgningen kan hun bede om at blive kontaktet, når det passer for hende. Hun behøver således ikke foretage sig mere efter besøget på hjemmesiden. Byggeri, grunde og lokaler Erik Jensen ejer en større produktionsvirksomhed beliggende i Norddjurs Kommune. Han ønsker at udvide sin forretning (tilbygning på grunden) og har i den forbindelse brug for et overblik over Norddjurs Kommunes teknik- og miljøafdelings regler på området. Han går ind på kommunens hjemmeside og finder her en søgbar oversigt over alle regler på området. Alle dokumenterne er digitale og kan downloades. Opret og følg ansøgninger Bent Nielsen er tømrermester i Norddjurs Kommune og ønsker at ansøge om refusion af sygedagpenge til en af sine medarbejdere. På kommunens hjemmeside kan han finde, udfylde og sende ansøgningen af sted digitalt. På siden kan han via et login også følge udviklingen i sin ansøgning. 3. Politikere Dagsordener og beslutningsprotokoller Anders Lassen er medlem af Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse. Han bruger hjemmesiden jævnligt, men har ikke megen tid til at orientere sig på den. Han har brug for på hjemmesiden at få et hurtigt overblik over dagsordener og beslutningsreferater fra de udvalg, han sidder i. Fakta om Norddjurs Kommune (skat, kort, åbningstider, bosætning) Susanne Sommer er formand for Norddjurs Kommunes kultur-og udviklingsudvalg og er derfor meget interesseret i, at kommunen markedsføres overfor f.eks. potentielle tilflyttere 3

4 og turister. På hjemmesiden ønsker Susanne at kunne se en hurtig oversigt over Norddjurs Kommunes faktaoplysninger, kort, åbningstider for administrationen, oplysninger til nye borgere, skatteprocent mm. Alle oplysningerne skal være samlet et sted, og siden skal være nem at finde for de brugere, som besøger siden for første gang. Se institutioner og foreninger Niels Jensen er medlem af Norddjurs Kommune kommunalbestyrelse og meget engageret i det lokale foreningsliv. Han ønsker på hjemmesiden at kunne se en overskuelig oversigt over alle kommunens foreninger med links samt en oversigt over kommunens institutioner. 4. Medarbejdere (lederforum, lokalredaktører, hovedudvalg) Find medarbejder, kompetencer, placering i organisation og geografi Hanne Pedersen er chef i Norddjurs Kommune og er daglig bruger af hjemmesiden. Hun kender alt indhold, som er relevant for hende, men har ofte udfordringer i sine opgaver, som hun skal bruge forskellige kollegers input og råd til. Kommunen har mange ansatte, både i administrationen og i institutionerne og disse er geografisk spredt. Derfor kender Hanne Pedersen ikke alle sine kolleger personligt og søger derfor på hjemmesiden efter en kollega, som har netop de kompetencer, Hanne Pedersen skal have hjælp til. Bestilling af mødelokale, forplejning etc. Anne Andersen er ansat i Norddjurs Kommune teknik - og miljøafdeling. Hun booker ofte møder for både kolleger i sin egen afdeling og for politiske udvalg, råd, nævn mv. Anne ønsker at kunne overføre mødebookninger fra sin Outlook-konto direkte til et bookingsystem på hjemmesiden, ligesom det også skal være muligt at bestille forplejning til mødet. Når hun har booket mødet i Outlook, får hun en kvittering. Overblik over projekter og processer + dialogforum Ida Iversen er ansat i Norddjurs Kommunes HR-afdeling og er i kraft af sin stilling involveret i mange forskellige tværgående projekter i kommunen. Hun ønsker at kunne gå på hjemmesiden og her i et forum for deltagerne i de pågældende projekter orientere sig om status for projekterne, dele dokumenter, udveksle ideer mm. 5. Råd og nævn Overblik over relevante medarbejdere Pia Jensen er medlem af Norddjurs Kommunes integrationsråd og bruger jævnligt hjemmesiden. Hun ønsker at få et hurtigt overblik over, hvilke medarbejdere i kommunen, der har med integrationsområdet at gøre. Efter en søgning på hjemmesiden finder hun de relevante medarbejdere og deres kontaktoplysninger. 4

5 Stille spørgsmål Hans Larsen er medlem af Norddjurs Kommunes handicapråd. Han bruger ofte hjemmesiden. Han ønsker mulighed for, at de personer, som handicaprådet betjener, nemt og hurtigt på hjemmesiden kan stille en uforpligtende forespørgsel vedrørende f.eks. støttemuligheder for handicappede. Det kan f.eks. være i form af en chat-funktion med en medarbejder eller lignende. Når han har brugt hjemmesiden, har han videregivet sin forespørgsel til rette vedkommende. Ydelser og mulighed for tilskud Peter Mortensen er medlem af Norddjurs Kommunes ældreråd. Han vil på hjemmesiden kunne se en oversigt over, hvilke ydelser og tilskud, en pensionist som ham kan få hos Norddjurs Kommune via et nemt login-system, hvor hjemmesiden via Peter Mortensens indtastninger kan finde frem til de oplysninger, som er relevante for netop ham. Systemet husker hans søgninger, når han næste gang logger på siden. 5