HR-Løn Fremtidens indrapportering af løn. ved Maja Møller Sousa og Espen Jürgensen, Økonomistyrelsen

Transkript

1 HR-Løn Fremtidens indrapportering af løn ved Maja Møller Sousa og Espen Jürgensen, Økonomistyrelsen

2 Dagens program Tidspunkt Emne 9:00-10:00 Indtjekning 10:00-10:10 Indledning Velkomst 10: Intro til dagen og HR-Løn - Dagens program - Intro til HR-Løn - Intro til gruppearbejde og forventningsafstemning 10:45-10:50 Eventuelle spørgsmål 10: Ud i grupper 11:00-11:40 1. workshop 11:40-12:00 Pause og ny workshopleder 12: workshop 12:40-13:05 Samling i den store sal og frokost Frokosten spises ved gruppebordene :30 Afrapportering og afrunding

3 Formål med workshoppen Workshoppen er for personalemedarbejdere i institutioner, der benytter ØSC, samt selvejende institutioner. Formål: - At orientere om det kommende HR-Løn - At indsamle viden om eksisterende arbejdsgange - Drøfte forventninger og behov

4 Formål med HR-Løn Det nuværende SLS Systemet er kompliceret; baseret på et utal af koder, lang oplæringstid, svært at rekruttere medarbejdere der har eller ønsker specialistviden Arbejdsgangene forudsætter denne specialistviden, hvorfor løndata indtastes to gange

5 Formål med HR-Løn Det fremtidige HR-løn Systemet: Et enkelt system baseret på almindeligt sprog, hvorfor flere medarbejdere hurtigere vil være i stand til at bruge det Arbejdsgangene vil kunne forenkles, således at løndata kun tastes en gang

6 Formål med HR-Løn Digitalisering af arbejdsprocesser Forenkle sagsgange hvor det er muligt de komplicerede områder skal ikke gå via HR-Løn Effektivisere sagsgange, således at der frigøres ressourcer

7 Bekymringer Hvor svært bliver systemet at bruge? Kan HR-medarbejderen udføre de samme opgaver i systemet som hun kan nu? Får institutionerne brug for de lønmedarbejdere, de lige har afgivet til ØSC?

8 Hvad kan HR-Løn? HR-Løn skal primært bruges til at indberette til lønsystemet I HR-Løn kan du udføre følgende opgaver: - Ansættelse - Ændre oplysninger om en medarbejder - Ændre løn og give tillæg/fradrag - Fratrædelse og ferieafregning - Se de registrerede oplysninger og gamle lønsedler - Danne ansættelsesbreve - Kontrollere indberetninger I HR-Løn kan du ikke: - Lave rapporter og statistik - Gemme personalesager

9 Hvad kan du ikke i HR-Løn? HR-Løn skal bruges til almindelige indberetninger. Det betyder, at en del indberetninger stadig skal til ØSC. Eksempler: - Ansættelse af udlændinge - Større personaleomlægninger - B-indkomster - Løntilskud og flexjob Økonomistyrelsen udarbejder retningslinjer. HR-Løn vil erstatte en del af blanketterne, men til de komplicerede indberetninger vil en del stadig skulle via enten blanketter eller mail til ØSC.

10 Hvad kan HR-Løn? HR-Løn er kravspecificeret, og der er valgt en leverandør. Lige nu er det mere nøjagtige indhold ved at blive afklaret med leverandøren. Fx gennemgås skærmbilleder og funktioner. Det er et udviklingsprojekt, og tingene kan ændre sig

11 Ansættelse af medarbejder Ansættelse og specielt indplacering skal gøres nemmere. Hjælpefunktionalitet i HR-Løn ved ansættelse: - Forud fastlagte ansættelsestyper - Fremfind indplacering via overenskomstens nummer - HR-Løn generer automatisk et ansættelsesbrev - HR-Løn er integreret med Navision Stat, så konteringen bliver nemmere

12 Ansættelse af medarbejder Sådan kunne indplacering af en medarbejder fx se ud:

13 Ændring af løn Ændring af løn: Tillæg, fradrag, pension m.v. Der er over 2000 løndele i lønsystemet, men HR-løn skal hjælpe med at finde den rigtige: - HR-løn sørger automatisk for kun at stille dem til rådighed, som passer til ansættelsesforholdet. - Yderligere mulighed for at finde netop den rigtige ved at vælge nogle søgekriterier (fx. en del af løndelens navn, og at den er pensionsgivende) Skal du lave 1 indberetning eller 50? - HR-løn skal understøtte indlæsning af regneark. Praktisk efter fx lønrunder og ved andre masseindberetninger.

14 Fratrædelse og ferieafregning Den vanskeligste del af fratrædelse er ferieafregning I HR-løn skal det forenkles, så man kan nøjes med at indberette afholdt ferie. Planen er, at det skal være så enkelt som dette:

15 Kontrol Det er institutionens ansvar at kontrollere egne indberetninger. ØSC vil ikke have mulighed eller ansvar for at kontrollere indberetninger via HR-Løn. Kontrol skal udføres på samme måde som i SLS i dag: Efter at indberetningen er sket, og af en anden person. HR-Løn skal kunne vise oplysninger om indberetningen, samt tilbyde en lønberegning, så det er nemt at kontrollere at lønnen er rigtig.

16 Hvornår kommer HR-Løn? Sommer 2010: Første delleverance: indeholder kun en lille del af HR-Løns funktionalitet og vil gøre det muligt at indtaste visse typer tillæg/timebetalinger. Forår 2011: Hele løsningen er færdig.

17 Hvordan får vi HR-Løn? Pilotdrift med udvalgte institutioner (sommer 2010) Økonomistyrelsen kontakter institutionen, når HR-Løn er klar til brug Økonomistyrelsen tilbyder kurser i HR-Løn Økonomistyrelsen klæder ØSC samt Rådgivning og Support på, så de kan svare på spørgsmål fra institutionerne

18 Vil du vide mere? HR-Løns egen hjemmeside Leveranceguiden Nyhedsbrevet Nyt om HR Send en mail til hvis du er interesseret i at deltage i test af HR-Løn

19 Dagens indhold Workshop om arbejdsgange Formål: at få indsigt i arbejdsgange, som de er nu og at få ideer til, hvad der kan gøre eksisterende arbejdsgange nemmere: Hvor kan HR-Løn hjælpe? Materiale: Cases med lønopgaver samt spørgsmål til cases er lagt bordene Metode: Brug evt. papkort til at skrive forslag på Medlemmer af HR-Løns referencegruppe faciliterer og samler op

20 Dagens indhold Workshop om skærmbilleder - Formål: At få jeres kommentarer til et UDKAST på skærmbilleder til HR-Løn: Hvad fungerer godt og hvad fungerer mindre godt? Er der noget I gerne vil tilføje? - Materiale: Der ligger A3 prints af skærmbilleder på bordene - Form: skriv gerne kommentarer på post-it sedler og sæt dem på skærmbilledet - Det er repræsentanter fra Logica samt Økonomistyrelsen, der faciliterer og samler op

21 Dagens indhold Opsamling: Hvad gør vi med jeres input? I dag: Kort opsamling på jeres input under frokosten Efter workshoppen: Vi gennemgår jeres input og laver en skriftlig opsamling. Den sendes på mail til jer og vil også kunne ses på HR-Løns hjemmeside I december og januar: Vi diskuterer den skriftlige opsamling med leverandøren i afklaringsfasen og finder ud af, hvad der kan lade sig gøre at udvikle I kan efterfølgende deltage i test af systemet, hvis I ønsker det (mail til hrloen@oes.dk)