Boligorganisationen: Peder Damgaard, formand, Poul Erik Jensen, bestyrelsesmedlem

Transkript

1 Notat Vedrørende: Redegørelse styringsdialog Vorup Boligforening Sagsnavn: Vorup Boligforening styringsdialog 2015 Sagsnummer: S Skrevet af: Lene Holdtdal Pedersen Forvaltning: Sekretariatet Dato: Sendes til: RandersBolig og Vorup Boligforening Deltagere: Boligorganisationen: Peder Damgaard, formand, Poul Erik Jensen, bestyrelsesmedlem Administrationen: Susanne Kyra Jensen, kontorchef, Ulla Gregor, Sekretariatschef, Jørgen Henriksen, chefkonsulent, Berit Rudbeck, forvalter og Jette Halkjær, teamleder økonomi. Kommunen: Tine Braüner Jung, Boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 8. oktober 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014 i. Dispositionsfond ii. Arbejdskapital iii. Likviditet iv. Trækningsret b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning c. Renovering i. Status på igangværende og kommende projekter ii. Brug af sociale og arbejdsklausuler i forbindelse med byggeprojekter d. Forvaltningsrevision 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014, herunder afvikling af resultatkonti b. Henlæggelser 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 3, Aalborggade b. Afdeling 4, Bøsbrovej c. Afdeling 5, Bøsbrovej/Nørresundbyvej d. Afdeling 7, Vorup Boulevard e. Afdeling 11, Athenevej f. Afdeling 12, Nørresundbyvej, bofællesskab g. Afdeling 13 (16), Børneinstitution 5. Boligsocial styringsdialog

2 a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 6. Eventuelt a. Kort status på fremtid for ejendommen Vorup Skole Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsyn og Vorup Boligforening. Boligorganisationens økonomi: Årets resultat blev et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Bruttoadministrationsudgifterne var i regnskabsåret større end budgetteret hvilket skyldes, at kontorhold og revision var budgetteret for lavt, og at udgift til lokalinspektør dækkes af boligforeningen i stedet for afdelingerne. Den væsentligste årsag til overskuddet er, at renteindtægterne var væsentlige højere end forventet. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr., hvilket er en væsentlig forøgelse siden sidste år på ca. 1,1 mio. kr. Den disponible del udgør hermed kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er en fremgang på 1828 kr. pr. lejemål siden sidste år, hvilket Tilsynet finder meget positivt. Den bundne del af dispositionsfonden udgør primært trækningsret i Landsbyggefonden på samlet kr., samt udlån til afdelingerne til individuelle forbedringer på i alt kr., der afdrages på. Boligorganisationen yder ikke fremover nye lån til afdelingerne. Tilgangen til dispositionsfonden skyldes indbetaling af særlige bidrag på kr. fra afdelingerne, indbetaling af ydelser på indfriede, oprindelige lån på kr. samt afdrag på lån fra afdelingerne til boligforeningen på kr. Dispositionsfonden har dækket et samlet tab på kr. Tabet udgøres af lejetab på ca kr., hvilket er en halvering siden sidste regnskabsår samt tilskud til tab ved fraflytning på kr. Endelig har dispositionsfonden ydet særligt tilskud til afdeling 11 til dækning af udgifter til malerarbejde. Der indbetales fortsat fra afdelingerne til dispositionsfonden, da saldoen er under den lovfastsatte maksimumgrænse. Tilsynet finder det positivt, at administrationen har udviklet prognoseværktøj, der giver mulighed for at få overblik over dispositionsfondens udvikling fremadrettet. Arbejdskapital Arbejdskapitalen udgør kr., hvoraf kr. er disponible. Den disponible del pr. lejemålsenhed er dermed kr., hvilket er et fald på 233 kr. pr. lejemålsenhed siden sidste år. Dette

3 skyldes, at indskud i RandersBolig og aktier i Bolind i regnskabsåret er fratrukket arbejdskapitalen i henhold til gældende lovgivning, hvorimod de tidligere år var fratrukket dispositionsfondens disponible saldo. Den bundne del af arbejdskapitalen udgør udlån til RandersBolig på kr., der fortsat afvikles på, samt indskud i RandersBolig og Fælleskontoret på kr. Den disponible saldo pr. lejemålsenhed overstiger den fastsatte maximumgrænse for indbetaling til arbejdskapitalen, og der opkræves derfor ikke særlige bidrag i afdelingerne. Trækningsret Trækningsretten er øget med kr. i regnskabsåret, hvormed den samlede saldo er på kr., hvoraf kr. er disponible. Boligorganisationen har besluttet en politik for anvendelse af trækningsretten. Bestyrelsen har besluttet at prioritere isoleringsarbejder, samt klimaskærme og altaner som første prioritet. Derefter vil der blive prioriteret modernisering af tekniske installationer og køkken/bad. Boligorganisationer prioriterer efter hvilket afdelinger, der har størst behov for renovering. Der er udarbejdet prognoseværktøj, der giver overblik over fremtidige midler. Ved anvendelse af trækningsretten kan op til 2/3 af renoveringsudgiften dækkes af trækningsretten i overensstemmelse med Landsbyggefondens regulativ. Afdelingen skal selv finansiere den resterende 1/3 ved opsparede midler eller ekstern lånehjemtagelse. Boligorganisationen har ikke planlagte projekter med anvendelse af trækningsretten. Der arbejdes med anvendelsen af trækningsretten ved kommende renoveringssager. Likviditet Boligorganisationen har fri likviditet for kr. i form af værdipapirer og bankbeholdning. Afdelingerne har indestående på kr. Den samlede disponible egenkapital udgør kr. Overskydende likviditet på ca. 2,28 mio. kr., hvormed der er omtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler. Dette finder tilsynet ligeledes meget positivt. Boligorganisationen forventer stigning i likviditeten i regnskabsåret 2014/2015. Bemærkninger fra revisionsprotokollat: Revisor bemærker, at der er konstateret afvigelser mellem bogholderi og lister med opgørelse over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at der er lavet plan sammen med revisor, som er påbegyndt i 2014/2015, men den primære udførelse bliver i regnskabsåret 2015/2016. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Samlet tab på kr., hvilket er en nedbringelse på kr. siden sidste år, hvilket Tilsynet finder positivt.

4 kr. af det samlede tab udgør tab ved lejeledighed på tidligere administrationsbygning, der har stået tom længe. Bygningen er nu omdannet til driftscenter og finansieret af afdelingerne. Det nye driftscenter er taget i brug i januar 2015, hvorfor der ikke fremover er lejetab på denne. Det resterende lejetab skyldes primært forbrugsregnskaber. På grund af ny lovgivning om frit valg af el opstår der perioder på ca. 14 dage, hvor der ikke er lejere, der er tilmeldt et elselskab. Regningen for el falder derfor i denne periode tilbage på afdelingen til finansiering. Administrationen har udarbejdet fuldmagt, som nye beboerne kan anvende for at imødekomme problemstillingen. Der har samlet set kun været 1,5 måneds reel lejeledighed i sidste regnskabsår. Boligorganisationen forventer, at lejetabet formindskes med yderligere kr. 2014/2015. Meget positivt. Renovering Boligorganisationens boligmasse har generelt et stort renoveringsbehov. Boligorganisationen har udarbejdet en renoveringsoversigt, der har til formål at prioritere renoveringsarbejder efter behov. Særligt afdeling 4 har behov for renovering af tag og ventilation. Tiltag til renovering er igangsat, men der er problemer med at opnå finansiering via realkreditforening, hvorfor der må findes alternativ finansiering. Afdelingerne 5,6,7 og 8 har udfordringer særligt med gamle tekniske installationer og afdeling 10 har behov for udskiftning af vinduer. I afdeling 6 har beboerdemokratiet sagt nej til renoveringssag på grund af den medfølgende lejestigning. Der foretages nødvendig akut afhjælpning af mangler, men der er behov for en mere permanent løsning. Boligorganisationen arbejder videre med dette. Boligorganisationen arbejder med undersøgelse af mulighederne for at få helhedsplan på afdelingerne 1-9 på grund af afdelingernes stand og udlejningsvanskeligheder. Bygningsmassens stand er så ringe, at det er vanskeligt for afdelingerne at løfte renoveringsbyrden. Boligorganisationen har derfor igangsat udarbejdelse af tilstandsrapport for afdelingerne 1-9, og der er nedsat byggeudvalg. Når tilstandsrapport foreligger, vil boligorganisationen vurdere, om der er grundlag for at tage kontakt til Landsbyggefonden med henblik på udarbejdelse af helhedsplan. Administrationen spurgte, om der vil være åbning for kommunal støtte i form af garantistillelse på realkreditlån til renoveringer, hvis der ikke kan opnås helhedsplan ved Landsbyggefonden. Tilsynet oplyste, at lovgivningen ikke indeholder hjemmel til kommunal støtte til almindelige renoveringsarbejder. Der er alene hjemmel til kommunal støtte ved helt ekstraordinære arbejder jf. lovgivningen. Tilsynet er opmærksomt på, at der er forskel i kommunernes praksis på dette område, men det ændrer ikke på Tilsynets fortolkning af den nuværende lovgivning. Tilsynet har haft forelagt spørgsmålet for ministeriet, og tilsynets fortolkning er i overensstemmelse med ministeriets svar. Boligorganisationen udtrykker stor bekymring for vedligeholdelsesstanden på afdelingernes bygningsmasse. Dette gør sig også gældende, selvom der opnås helhedsplan, da der foreligger et akut behov for renovering. Afdeling 4 afholder udgifter på ca kr. årligt til mangler ved tag, og afdelingerne 5 og 6 står overfor store udgifter til vedligehold af tag og rørføring. Også afdeling 7 har store udgifter til vedligeholdelse. Tilsynet anerkender problematikken og ser med bekymring på de økonomiske udfordringer afdelingerne kan få som følge af bygningernes ringe vedligeholdelsesstand. Det er vigtigt, at der er fokus på problematikken.

5 Brug af sociale og arbejdsklausuler i forbindelse med byggeprojekter Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter. RandersBolig forventer at fremlægge forslag om anvendelse af sociale og arbejdsklausuler på et kommende bestyrelsesmøde til vedtagelse. Der er indgået en samarbejdsaftale med Kuben Management, der ikke har sociale og arbejdsklausuler. I forbindelse med næste genforhandling af samarbejdsaftalen vil RandersBolig nævne dette som et punkt til indføjelse i den fremtidige samarbejdsaftale. Bestyrelsen oplyser, at beboerne i afdeling 7, i forbindelse med en renovering i afdelingen, har ytret sig positivt overfor, at arbejdet blev udført af lokale håndværkere. Forvaltningsrevision Administrationen oplyste, at der pågår et arbejde med udvikling af forretningsgange over de næste 3-5 år. Der er fokus på området. Der er dog allerede nu foretaget test på de områder, hvor der er forretningsgange i dag, hvilket viste et positivt resultat, stort set uden bemærkninger. Især viser testen af forretningsgang for fraflytning en stor positiv fremgang, der tydeligt kan mærkes i de enkelte boligorganisationer. Tilsynet finder dette meget positivt. RandersBoligs bestyrelse har netop vedtaget hvilke 5 punkter, der skal indgå i forvaltningsrevisionen for 2014/2015, herunder inkassoprocedure, forbrugsregnskaber, renoveringsoversigt, prognose for dispositionsfonden, samt plan for anvendelse af trækningsretten. Administrationen arbejder også med udarbejdelse af genhusningspolitik til brug for fremtidige store renoveringsprojekter for at sikre struktur og kontrol. Afdelingernes økonomi Resultatet viser et overskud i 11 afdelinger, og et underskud i 2 afdelinger (afdelingerne 5 og 7). Underskud i afdeling 5 medfører negativ resultatkonto, mens underskuddet i afdeling 7 kan dækkes af den opsamlede overskudssaldo. Overskud og underskud vil blive afviklet over en 3-årig periode i overensstemmelse med driftsbekendtgørelsens krav herom, med undtagelse af afdeling 3, hvor overskuddet på resultatkontoen overføres til henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse for at styrke disse.

6 Overskud i afdelingerne skyldes hovedsagligt uspecifik budgettering. Dette er tilrettet i budget for 2014/2015. Afdelingerne har dertil udvist stor påholdenhed og kun udført det absolutte nødvendige renoveringsarbejde. To afdelinger har ligeledes fået ejendomsskat retur. Henlæggelser Henlæggelser er på 563 kr. pr. m2. Det er en væsentlig stigning siden sidste år, hvor henlæggelserne var på 456 kr. pr. m2, hvilket Tilsynet finder positivt. Henlæggelserne øges for at imødekomme de fremtidige vedligeholdelsesbehov. Regnskabsåret er det første år, hvor der anvendes helt opdaterede drift- og vedligeholdelsesplaner. Der er gennemført markvandringer, hvor boligorganisationen har dannet overblik over fremtidige renoveringsbehov, og der er i den forbindelse også inddraget kommende krav om seperatkloakering i afdelingerne. I nogle afdelinger anvendes trappestigninger for at opnå et tilstrækkeligt henlæggelsesniveau. I 2015/2016 budgettet er der ikke flere trappestigninger, da alle afdelinger har nået det nødvendige niveau for henlæggelser. Alle afdelinger har kunnet dækket eget forbrug til vedligeholdelse, og 4 afdelinger henlægger nu mere end forventet forbrug. Der er anvendt færre henlæggelsesmidler end der er henlagt, da der er fokus på opsparing til det store fremtidige renoveringsbehov. Nødvendige arbejder er dog udført. Opfølgning på sidste års redegørelse fra styringsdialog: På sidste års styringsdialog blev sammenlægning af afdelinger drøftet, og boligorganisationen var på daværende tidspunkt ved at få udarbejdet analyse af konsekvenser af afdelingssammenlægning. Boligorganisationen oplyser, at der fortsat arbejdes med mulighed for sammenlægning af afdelinger med henblik på at styrke den fremtidige økonomi. Der arbejdes med to scenarier alt efter om der opnås helhedsplan eller ej. Bestyrelsen har fokus på formidling og inddragelse af beboerne ved afholdelse af dialogmøder, hvor der er stort fremmøde. Bestyrelsen oplyser, at der efterhånden er flere positive udmeldinger fra beboerne, og der generelt er ved at være mere åbenhed overfor sammenlægning. Der skal afholdes endnu et dialogmøde i januar 2016, hvor administrationen igen deltager. Tilsynet anerkender bestyrelsens store arbejde for at inddrage beboerne i processen med henblik på at sikre den fremtidige økonomi i afdelingerne. Afdelinger til nærmere drøftelse: Boligorganisationen oplyser, at visse afdelinger har udfordringer med skæv beboersammensætning med mange ældre beboere, der kan medføre store udsving i forhold til tab, hvis der fx ved dødsfald ikke er dækning i boet til at dække udgifter ved fraflytning. Der forventes generelt set positive resultater fremover som følge af forbedrede inkassoprocedurer og ansættelsen af den boligsociale medarbejder, der har til opgave at mindske antallet af udsættelsessager. Afdeling 3, Aalborggade

7 Afdelingen har et flerårigt overskud, hvilket afdelingen har besluttet at håndtere ved at foretage en ekstraordinær henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Revisor har bemærket, at der ikke er henlagt tilstrækkeligt til at dække nødvendige fremtidige arbejder. Boligorganisationen har fokus på dette, og det er nu indarbejdet i drifts- og vedligeholdelsesplanen, som følges. Afdeling 4, Bøsbrovej Afdelingen har et stort renoveringsbehov, og det er efterhånden en meget presserende opgave, som der er meget fokus på. Der sker fraflytning pga. små boligenheder (2 værelses) og pga. afdelingens ringe vedligeholdelsesstand. Der arbejdes på muligheder for en helhedsplan, der inkluderer afdelingen, men der er nødvendige renoveringsarbejder, som ikke kan afvente en helhedsplan. Det er ikke muligt at opnå fuld realkreditfinansiering af renoveringen, hvorfor der skal findes alternativ finansiering. Der er ikke en afdelingsbestyrelse i afdeling 4, men organisationsbestyrelsen påtager sig de nødvendige opgaver i relation til afdelingen, herunder deltagelse i markvandringer. Vicevært og inspektør holder øje med afdelingen. Der er ingen beboere i afdeling 4, der ønsker at deltage i afdelingsbestyrelsen på trods af flere opfordringer hertil. Der opleves samarbejdsproblemer blandt beboerne, hvorfor organisationsbestyrelsen ikke agter at gøre yderligere tiltag til stiftelse af en afdelingsbestyrelse. Afdeling 5, Bøsbrovej/Nørresundbyvej Der er høj fraflytning fra de små boligenheder, ligesom der generelt i afdelingen er udfordringer med forældede tekniske installationer og gamle køkken/bad. Generelt stort vedligeholdelsesbehov og afdelingen indgår i ønske om helhedsplan sammen med bl.a. afdeling 4. Det tidligere erhvervslejemål i afdelingen, som har stået ledigt i en længerevarende periode, er nu omdannet til driftscenter for afdelingerne og taget i brug i 2015, hvilket Tilsynet finder positivt. Byggeregnskabet er godkendt. Lejetabet i afdelingen er som følge heraf nedbragt. Afdelingen har et større underskud, som medfører negativ resultatkonto. Den negative resultatkonto vil blive indarbejdet til afvikling i budget 2015/2016. Der er ikke henlagt tilstrækkeligt til at dække de nødvendige vedligeholdelsesarbejder jf. drifts- og vedligeholdelsesplanen. Dette skal ændres ved kommende budgettering. Bestyrelsen udtrykker bekymring for det eksisterende huslejeniveau på 631 kr. pr. m2, som er højt i forhold til afdelingens vedligeholdelsesmæssige stand. Også derfor er der stort ønske om helhedsplan for afdelingen. Afdeling 7, Vorup Boulevard Stort underskud i forhold til afdelingens størrelse, hvilket dog kunne dækkes af det akkumulerede overskud i afdelingen. Underskuddet skyldes ekstraudgift i forhold til fejl i bogføring af vandregnskaber blandt afdeling 6 og 7. Der er dermed tale om en enkeltstående fejl, som nu er rettet. Boligorganisation oplyser, at der i året er sket en større procentvis fraflytning fra afdelingen end normalt. Det skyldes blandt andet et dødsfald, og at 2 beboere er kommet på plejehjem.

8 Byggeregnskab vedr. renovering af køkken og bad er godkendt i september Afdeling 11, Athenevej Afdelingen har haft lave henlæggelser, hvilket har nødvendiggjort, at boligorganisationen har ydet et ekstraordinært tilskud til afdelingen for at dække udgifterne til daglig drift (malerarbejde i afdelingen). Der har i regnskabsåret ikke været henlagt tilstrækkelig til at dække udgifter til istandsættelse ved fraflytning, hvilket er rettet i kommende budget. Afdelingen er sårbar som følge af et højt huslejeniveau, hvilket også har medført, at det ikke har været muligt at henlægge tilstrækkeligt. Afdelingen har en høj fraflytningsprocent, hvilket skyldes, at der er tale om ungdomsboliger, der er placeret decentralt i forhold til boligorganisationens øvrige afdelinger. Der er dog ikke lejeledighed. Afdelingen har haft udfordringer med en byggeskade på tagene, der smuldrede. Boligorganisationen har fokus på afdelingens problemer. Afdeling 12, Nørresundbyvej, bofællesskab Ifølge revisionsprotokollatet er afdelingens henlæggelser ikke fuldt ud likvide. Administrationen oplyser, at der er tale om en fejl. Afdelingen har reelt overskydende likviditet på kr., og der er ikke et problemer i afdelingen. Der er tilgodehavender som følge af forbrugsregnskaber. Dette truer dog ikke likviditeten. Afdeling 13 (16), Børneinstitution Afdelingen har realiseret overskud gennem en længere årrække. Overskuddet skyldes, at henlagte midler har været anvendt til at finansiere ombygning af den ene etage. Overskuddet tilbageføres til henlagte midler. Der er korrigeret for dette ved fremtidige budgetter, og der henlægges til fremtidige udfordringer i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanen. Boligsocial styringsdialog: Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedrørende udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Bestyrelsen kunne oplyse, at de oplever udlejningsproblemer på de små boligenheder, hvorfor der arbejdes mod modernisering og sammenlægning af små boligenheder. Tine Bräuner Jung oplyste, at Den boligsociale enhed var opmærksom på denne problemstilling.

9 Endelig blev der informeret om, at boligorganisationen meget gerne må komme med indspark til emner til boligkonferencen 2016, hvis der er nogen ønsker. Eventuelt: Bestyrelsen vil gerne holdes orienteret om planer for anvendelse af Vorup Skole. Tilsynet oplyste, at arealet er i udbud som projektgrund, hvorfor det ikke er muligt at fastslå nærmere omkring områdets anvendelse på nuværende tidspunkt. Styringsdialogen er ikke et politisk forum, hvorfor bestyrelsens opfordres til at tage kontakt til kommunens planafdeling eller byrådspolitikerne, såfremt der er forslag til anvendelse af arealet mv.