ÅRSBERETNING 1999 & ARBEJDSPROGRAM FOR 2000

Transkript

1 ÅRSBERETNING 1999 & ARBEJDSPROGRAM FOR 2000 DA

2 Mange yderligere oplysninger er tilgængelige på vores websted ( Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer

3 ÅRSBERETNING 1999 & ARBEJDSPROGRAM FOR

4 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD AF B. MCCLUSKEY ÅRSBERETNING 1999 KAPITEL 1 KAPITEL 2 KAPITEL 3 KAPITEL 4 KAPITEL 5 BILAG INDLEDNING BESTYRELSEN A. Regnskaber B. Generelle retningslinjer C. Centrets hjemsted D. Eventuelt OVERSÆTTELSE OG INTERINSTITUTIONELT SAMARBEJDE A. Oversættelsesaktiviteten B. Interinstitutionelt samarbejde FORVALTNING AF RESSOURCER OG MIDLER A. Personale, generel administration og finansielle anliggender B. Edb C. Informationspolitik og publikationer D. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter ANALYSE AF DEN ØKONOMISKE FORVALTNING I Fortegnelse over bestyrelsesmedlemmer II Oversættelsestatistikker III Stillingsfortegnelse IV Organisationsplan V Fornyelse af kontrakter, ændrede indplaceringer/forfremmelser i 1999 VI Centrets edb-struktur VII Nøgletal for Oversættelsescentret i perioden VIII Balance og foreløbig resultatopgørelse for

5 ARBEJDSPROGRAM FOR 2000 KAPITEL 1 INDLEDNING KAPITEL 2 MÅL OG STRATEGIER A. Partnerskab og interinstitutionelt samarbejde B. Oversættelsesaktivitet C. Personale og administration D. Økonomisk forvaltning E. Tekniske ressourcer KAPITEL 3 FREMTIDSUDSIGTER PÅ MELLEMLANG SIGT BILAG: I II III IV V VI VII VIII Oversigt over centrets partnere Oversættelsesmængde (antal sider) Bidrag i euro Program for indkaldelse af bud 2000 Personaleplan Unionsudvidelsens indvirkning på antallet af oversatte sider Unionsudvidelsens indvirkning på mængden af oversættelser Nøgletal for centret

6 FORORD Af B. McCluskey, formand for bestyrelsen 1999 var for oversættelsescentret et år præget af fortsat konsolidering og en stigning i arbejdsmængden på over 12 %. Centret forlængede kontrakterne med alle samarbejdspartnere og sikrede dermed et solidt grundlag for fremtiden. I 1999 indledte centret desuden de egentlige aktiviteter på det interinstitutionelle område med lanceringen af terminologiprojektet IATE (Inter-Agency Terminology Exchange), som centret har iværksat med henblik på agenturene. Projektet opnåede interinstitutionel status, og centeret kom til at spille en betydelig rolle i forbindelse med udarbejdelsen af en fælles ramme for freelancekontrakter, som indgås med De Europæiske Institutioner. Der forventes en beskeden stigning i antallet af oversatte sider for det kommende år. Centret forbereder allerede udvidelsen mod øst, og et antal oversættere følger kurser med henblik på at lære de nye ansøgerlandes sprog. Der er endvidere blevet oprettet et institutionelt websted, som skal stille information til rådighed om de oversættelsebehov, der opstår som følge af den kommende udvidelse. Centret forventer generelt set at kunne udvide sine aktiviteter på det interstitutionelle område, navnlig for så vidt angår terminologi og freelanceoversættelse. Reglerne for centrets drift og funktion vil blive taget op til fornyet vurdering i 2000, jf. grundforordningen. Det stadig stigende problem med manglen på lokaler til centerets ansatte blev desværre ikke løst i 1999 og er nu blevet et anliggende, som har fået første prioritet i forholdet mellem centret og de luxembourgske myndigheder. Såfremt der kan skaffes egnede lokaler, forventer Oversættelsescentret imidlertid i løbet af de næste fem år at kunne håndtere en stødt stigende vækst i sine kerneaktiviteter (oversættelse for de decentraliserede agenturer og organer i Den Europæiske Union), samtidig med, at centret spiller en ledende rolle på oversættelsesområdet inden for rammerne af det interinstitutionelle samarbejde. 4

7 ÅRSBERETNING 1999 KAPITEL 1 INDLEDNING 1999 betød for centrets vedkommende en konsolidering af mængden af transaktioner. Denne mængde, svarende til i alt sider, oversteg ikke blot den mængde, der oversattes forrige år på sider (en stigning på sider, dvs. +12,5%), men nærmede sig ligeledes kraftigt de sider fastsat i tillægs- og ændringsbudgettet med et lille underskud på sider (dvs. - 0,6%). Denne arbejdsmængde udgør et solidt og tilstrækkeligt grundlag for fremtiden, navnlig hvis der foretages en grundig analyse af de foregående tal: Afsnit Stigning (%) Sider dokumenter (+ 41,3%) Sider mærker (+ 4,4%) I alt (+ 12,5%) Det fremgår af ovenstående tabel, at størstedelen (næsten tre fjerdedele) af den samlede stigning på sider i forhold til det foregående år består af dokumentoversættelse, mens der er tale om en mindre stigning i oversættelsen af varemærker. Denne udvikling, der i øvrigt ikke er overraskende, idet den var beregnet af både Harmoniseringskontoret i Alicante og centret, skaber en mere afbalanceret struktur i efterspørgslen, således som det fremgår af nedenstående tabel: Afsnit % oversættelse af dokumenter 21,9 27,6 % oversættelse af varemærker 78,1 72,4 I ALT 100,0 100,0 5

8 Andre former for data giver et ikke særligt spektakulært, men dog tydeligt billede af, at centret er gået ind i en konsolideringsfase: 1. Der ses et mindre fald i arbejdsmængden fra centrets største kunde, Harmoniseringskontoret i Alicante, fra 81% til 77%, mens arbejdsmængden fra de fem vigtigste kunder efter Harmoniseringskontoret (ETF - Torino, Europol - Haag, EEA - København, EMEA - London og EASHW - Bilbao i 1998 og EEA, ETF, EFIL - Dublin, Europol og EMEA i 1999) steg fra 11% til 14%. 2. Faldet i efterspørgslen fra en række kunder, som naturligvis varierer i forhold til deres egne aktiviteter, hvilket i 1999 var tilfældet for Revisionsretten, CEDEFOP og Den Europæiske Centralbank, blev i høj grad udlignet af stigningen i efterspørgslen fra andre kunder såsom EFIL, EEA og OHIM's appelkamre. 3. Der ses ligeledes en positiv udvikling i det interinstitutionelle samarbejde både vedrørende selve oversættelsen, dvs. stigningen i arbejdsmængden for Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen (de fælles luftfartskrav), og de øvrige projekter, hvor denne udvikling ses tydeligt i form af iværksættelsen af et projekt om oprettelse af en interinstitutionel terminologibase. Inden for rammerne af det interinstitutionelle samarbejde har centret kunnet udføre et præcist samarbejde med Europa-Parlamentet og Retten i Første Instans gennem oversættelse af en række hastedokumenter vedrørende indsættelsen af den nye Europa-Kommission og vedrørende førsteinstansrettens 10-års jubilæum. Denne positive udvikling i aktivitetsmængden har skabt gode resultater, også hvad angår prisen på de fakturerede oversættelser, som midlertidigt udgør 64 euro pr. side, indtil Revisionsretten har afsluttet sin revision og præsenteret sin beretning. De gode resultater var ikke opnået uden engagementet og entusiasmen hos Oversættelsescentrets personale, der på trods af de vanskelige arbejdsforhold, både hvad angår den aktuelle lokalemangel og de stramme tidsfrister og kravene til kvalitet, har været i stand til at modsvare stigningen i driftsudgifterne. 6

9 Endelig gøres opmærksom på, at de første samarbejdskontrakter blev undertegnet i 1996 med Den Europæiske Unions agenturer for en treårig periode. Centret har derfor forhandlet om en forlængelse af kontrakterne med følgende institutioner og agenturer: Agentur/institution Ny tidsfrist EASHW Bilbao EEA København EUMC Wien ETF Torino Europol Haag CPVO Angers EMCDDA Lissabon ECB Frankfurt Rådet Bruxelles Kommissionen (GD Transport) - Bruxelles Kommissionen (SdT) Bruxelles Efter en normal forhandlingsprocedure med henblik på en tilpasning af de nye kontrakter til den opnåede erfaring, prioritetsændringer og de nye arbejdsprogrammer fra centrets kunder fik forhandlingerne en positiv udgang, og kontrakterne blev fornyet på grundlag af en fælles aftale mellem parterne. Centret er taknemmelig over for alle de agenturer og institutioner, der således på ny har bekræftet deres tillid. 7

10 KAPITEL 2 BESTYRELSEN Bestyrelsen er centrets vigtigste organ og består af en repræsentant for hver af centrets partnere (institutioner og organer), en repræsentant for hver medlemsstat og to repræsentanter for Europa- Kommissionen. Efter undertegnelsen af en ny samarbejdsaftale i 1999 er antallet af repræsentanter nu 31 (fortegnelse over medlemmer i bilag I) var desuden kendetegnet ved en ændring i formandskabet. B. McCluskey, midlertidig generaldirektør i Europa-Kommissionens oversættelsestjeneste, afløste C. Flesch, der trådte tilbage efter at være blevet valgt til medlem af Europa-Parlamentet. Bestyrelsen mødtes to gange: den 22. marts (10. møde) og den 1. oktober (11. møde). I det følgende præsenteres et sammendrag af de vigtigste drøftelser og afgørelser. A. Regnskaber 1. Resultat af regnskabsåret 1997 Revisionsrettens beretning om centrets regnskab for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, offentliggjordes i De Europæiske Fællesskabers Tidende C 406 af 28. december Det fremgik af revisionsberetningen, at årsregnskaberne "er rigtige, og de underliggende transaktioner som helhed betragtet er lovlige og formelt rigtige". Som følge heraf meddelte bestyrelsen decharge til direktøren for gennemførelsen af budgettet for Han blev ligeledes anmodet om at træffe de nødvendige foranstaltninger til at afslutte regnskaberne for hvert organ på basis af det faktisk udførte arbejde og de fastlagte priser. 2. Budgetbestemmelser a. Tillægs- og ændringsbudget for 1999 Den betydelige stigning i aktiviteten som følge af en forøget efterspørgsel fra flere agenturer (OHIM, EEA, Europol og CPVO) i løbet af regnskabsåret nødvendiggjorde en større ændring af overslagene for På grundlag af et nyt skøn fastsat til sider udgør de samlede indtægter og udgifter euro, dvs. en stigning på 19% i forhold til det oprindelige budget ( euro). 8

11 b. Budget Budget for 2000for 2000 Budgettet for 2000 vedtoges med ændringer, hvorefter tallene så således ud : Indtægter og udgifter: Oversættelsesmængde Pris pr. side Personale euro sider 76 euro 144 ansatte 3. Den tekniske arbejdsgruppe: Den tekniske arbejdsgruppe består af repræsentanter for centret og agenturerne og har koncentreret sit arbejde om flere områder. Formanden, Schürings (ETF), stillede forslag om at præcisere betydningen af tidsfrister for oversættelserne og definere den måde arbejde, som ikke er oversættelse, evalueres og faktureres på. Forslagene fik en positiv modtagelse af bestyrelsen, der ligeledes tog resultatet af høringen af agenturerne vedrørende systemerne til fakturering af oversættelsesarbejdet til efterretning. Bestyrelsen vil udtale sig om dette spørgsmål på det kommende møde og har anmodet direktøren om i mellemtiden at iværksætte en yderligere høring af de institutioner, som centret betjener. B. Generelle retningslinjer 1. Årsberetning 1998 og arbejdsprogram for 1999 Begge dokumenter, forelagt af centrets direktør, blev drøftet og derefter vedtaget. 2. Ændring af finansforordningen Formålet med ændringen er dels at tage højde for indledningen af ØMU'ens tredje fase, dels at integrere princippet om fremførsel af et regnskabsårs saldo til budgettet for det efterfølgende regnskabsår, jf. Revisionsrettens bemærkninger. 9

12 3. Bestemmelser til beskyttelse af visse opgavers fortrolighed McCluskey, formand for arbejdsgruppen, sendte i overensstemmelse med artikel 17, stk. 3, i forordningen om oprettelse af centret (forordning (EF) nr. 2965/94 af 28. november 1994) centrets udkast til forordning til Europa-Kommissionen til godkendelse og oplyste bestyrelsen om Kommissionens vedtagelse, med ændring, af teksten. Som følge heraf vedtog bestyrelsen endeligt disse bestemmelser, som er blevet offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende (EFT C 295 af ). Samtidig med ovennævnte procedure traf bestyrelsen de nødvendige forholdsregler vedrørende udarbejdelsen af supplerende bestemmelser med henblik på transmissionen af klassificerede oplysninger via telekommunikation. En ekspertgruppe under ledelse af centrets direktør fik til opgave at undersøge spørgsmålet og har allerede fremlagt sine konklusioner. Bestyrelsen har godkendt forslagene om at gennemføre en række test med henblik på at måle effektiviteten af de forskellige transmissionssystemer, der findes på markedet. Resultatet af disse test vil blive drøftet på det kommende møde. 4. Ændring af forordningen om oprettelse af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter Ændringen sigter hovedsageligt mod at tilpasse sammensætningen af dette udvalg med henblik på oprettelsen af en ny afdeling i centret. C. Centrets hjemsted Centret har siden april 1997 haft hjemsted i Hémicycle-Bygningen, og der er i løbet af denne periode sket en reel stigning i aktiviteterne, som har medført en progressiv stigning i antallet af ansatte. På grund af pladsmanglen er centrets lokaler utilstrækkelige. For at afhjælpe problemet har centrets ledelse i tæt samarbejde med de luxembourgske myndigheder undersøgt flere muligheder på kort og mellemlang sigt. På nuværende tidspunkt er der ikke fundet et permanent hjemsted. I sin bemærkning har repræsentanten for storhertugdømmet Luxembourg på ny bekræftet myndighedernes støtte i forbindelse med løsningen af spørgsmålet og nævnt muligheden for at lade centret flytte ind i en anden bygning i nogle år. Bestyrelsen fandt, at denne midlertidige løsning krævede yderligere oplysninger vedrørende en række aspekter såsom sikkerhed, teknisk infrastruktur osv. Den gjorde ligeledes opmærksom på, at det var afgørende for centrets kunder, at centret havde tilstrækkeligt personale og gode arbejdsforhold, så det kunne fungere effektivt. Endelig gav bestyrelsen udtryk for, at den ønskede en hurtig og positiv løsning på spørgsmålet. 10

13 D. Eventuelt Blandt de mange punkter, som blev behandlet af bestyrelsen, fremhæves følgende spørgsmål: Beslutninger: Fornyelse af kontrakter, ændrede indplaceringer/forfremmelser af personalet. Ny indplacering af stillingen som direktør. Ændring af organisationsplanen. Interne bestemmelser vedrørende personalet (generelle bestemmelser, klassificering, forfremmelse, uddannelse) - principiel enighed under forbehold af udtalelse fra vedtægtsudvalget. Information: Centrets beslutning vedrørende bekæmpelse af svig. Personalestatistikker. Rapport vedrørende det automatiske oversættelsessystem Systran. Rapport vedrørende Translator s Workbench. Meddelelse vedrørende projektet Inter Agency Terminology Exchange. 11

14 KAPITEL 3 OVERSÆTTELSE OG INTERINSTITUTIONELT SAMARBEJDE A. Oversættelsesaktiviteten 1. Arbejdsmængde a. Oversættelse af dokumenter Udtrykt i antal oversatte sider kan der igen konstateres en stigning i arbejdsmængden i 1999 i forhold til de foregående år: År Sider i alt Sider % , , , ,5 Der blev i alt oversat sider af freelancemedarbejdere. Der er tale om freelanceoversættere, hvormed centret har indgået kontrakter om levering af tjenesteydelser. b. Oversættelse af EF-varemærker Den generelle oversigt over oversættelsen af EF-varemærker er straks mere interessant, idet følgende målsætninger fastsat i starten af 1999 blev nået: udligning af forsinkelsen i slutningen af 1998, der skyldtes dels den store mængde varemærker fra OHIM (med spidsbelastninger på over 500 originalsider over flere uger), dels installeringen og iværksættelsen af det halvautomatiske oversættelsessystem udarbejdelse af et generelt system for distribution af revisioner. I slutningen af 1999 var forsinkelsen reduceret til et minimum, og revisionen af de oversatte varemærker var integreret i de interne oversætteres normale arbejdsmængde. 12

15 De vigtigste tal for 1999 var følgende: Mærker fra OHIM : Sider 1 fra OHIM : Mærker oversat og sendt til OHIM : Sider 1 oversat og sendt til OHIM : Derudover blev kontrakterne med freelanceagenturerne fornyet. Dette skete dog ikke i to tilfælde: I det første tilfælde var kvaliteten af de leverede ydelser dårlig, og i det andet tilfælde ønskede agenturet ikke at forny kontrakten. Generelt anses kvaliteten af freelanceagenturernes oversættelser dog for at være tilfredsstillende. c. Opgaver, som ikke er oversættelse Centret har fortsat de sidste års arbejde omkring udarbejdelsen af terminologiske supportsystemer, som er tilpasset de forskellige agenturers specifikke karakter. Ved hjælp af de oprettede tesaurusser kan agenturer og andre organer udvide og organisere deres egne opgaver og udvikle en termbank, som giver mulighed for en mere kohærent udarbejdelse og oversættelse af dokumenterne. 2. Strategi og logistisk støtte a. Intern organisation I løbet af 1999 steg antallet af oversættere i centret fra 57 pr. 1. januar til 64 pr. 31. december. Hvad angår ansættelsesprocedurerne, offentliggjorde centret fem stillingsopslag for sprogene DA, SV, NL, DE og ES. Opslagene offentliggjordes ligeledes i de store dagblade i medlemsstaterne med henblik på at udvide antallet af mulige kandidater. Procedurerne for sprogene DE og ES afsluttes ved udgangen af første kvartal For sprogene DA, SV og NL er der oprettet reservelister med henholdsvis 6, 8 og 7 oversættere. Nye sprog: Siden slutningen af september har oversættere fra den engelske og franske sproggruppe fulgt kurser med henblik på at lære de nye ansøgerlandenes sprog (polsk, ungarsk, tjekkisk, slovensk og estisk). For arbejdsopgaver til og fra disse sprog anvender centret for øjeblikket freelanceoversættere. Det deltager samtidig i Europa-Kommissionens publikation vedrørende indkaldelse af interessetilkendegivelser på dette område. Dette skulle give centret mulighed for at forøge sit kendskab til ansøgerlandenes markeder. 1 Svarende til varemærker/ antal standardsider 13

16 Desuden gøres opmærksom på oversættelsen af sider til russisk, som er placeret som nummer 12 blandt oversættelseskontrakterne ( bilag II/8). Ny organisering af Planning : Der blev oprettet en «central planning» i løbet af sommeren. Som følge af denne reorganisering omfatter afdelingen fremover de personer, som tager sig af behandlingen af dokumenterne og de mærker, som skal oversættes (modtagelse, fordeling, afsendelse, behandling ved hjælp af TWB). Afdelingen omfatter 2 LA er, 2 B er og 12 C er. Personalet består af en gruppe på tre personer, som står for formatteringen af oversættelserne og til tider originaldokumenterne, men også skanningen af dokumenter, som kun findes i papirudgave, og kontrollen med sideopsætningen af tekster til offentliggørelse. b. Tekniske hjælpemidler Anvendelsen af Translator's Workbench (TWB) : I løbet af 1999 steg brugen af TWB ved oversættelsen af dokumenter, hvorved der opnås mere kohærens i de oversatte dokumenter. Det bør understreges, at selv oversættelserne for Europol nu kan drage nytte af fordelene ved TWB som følge af integreringen af systemet i et lukket kredsløb bestående af 11 pc'er. Halvautomatiseret oversættelse (TAO) : Idet automatiseringen af oversættelsen af varemærker i slutningen af 1998 havde nået en fast rytme, navnlig som følge af indsatsen i afdelingen, som havde haft ansvaret for automatiseringen i de foregående år, kunne ansvaret for den daglige drift flyttes til oversættelsesafdelingen. Konverteringen til Word 97 indebar dog en migrering til en ny version af det halvautomatiserede oversættelsesprogram. Anvendelsen af dette værktøj er siden blevet udvidet til at omfatte dokumenter, som ikke er varemærker. Den pågældende afdeling foretog alle de nødvendige logistiske forberedelser, og der blev organiseret specialkurser for oversætterne. Fra juni 1999 blev ca. en tredjedel af de dokumenter, der ikke var mærker, oversat ved hjælp af halvautomatiseret oversættelse, og denne proces var så gennemprøvet, at den daglige drift kunne overføres til oversættelsesafdelingen. Et af målsætningerne i afdelingen med ansvar for automatiseringen af oversættelserne var at udvikle et mere pålideligt system end den halvautomatiserede oversættelse, som anvendtes til oversættelsen af EF-varemærker. Til dette formål blev der opstillet specifikationer i samarbejde med IT-afdelingen. Der blev efterfølgende iværksat en udbudsprocedure med henblik på at finde et integreret system for oversættelse og arbejdsflow for varemærkerne. Arbejdet med det nye system starter i januar

17 Terminologi : Aktiviteterne på det terminologiske område blev udviklet i løbet af 1999 og resulterede i mere end flersprogede indlæsninger i centrets database. c. Kvaliteten Forbedring af kvaliteten : Centret har bestræbt sig på ikke blot at overholde fristerne fra agenturer, organer og institutioner, men ligeledes at fortsætte forbedringen af oversættelsernes kvalitet. Oversætterne har ligesom de foregående år deltaget i sprogkurser på interinstitutionelt plan og i andre videreuddannelsesaktiviteter. På baggrund af stigningen i OHIM's og andre agenturers og organers anmodninger om oversættelse af juridiske tekster har centret bestræbt sig på at forbedre sin kompetence på dette område. Der blev således afholdt et seminar i december med deltagelse af kolleger fra Harmoniseringskontoret, som var en stor succes. Denne begivenhed kan gentages i løbet af Bortset fra oversættelse tilbyder centret ligeledes revision af originaldokumenter udarbejdet af personer, hvis arbejdssprog ikke er deres modersmål. Imidlertid benyttede kun få organer sig af denne ydelse i Udvalget vedrørende ændring af indplaceringer : De seneste rammekontrakter indgået af centret med henblik på anvendelse af freelanceydelser omfatter en reevaluering af underleverandørernes oprindelige indplacering på grundlag af kvaliteten af de opgaver, den enkelte har udført. Det bør understreges, at denne dynamiske indplacering af kontrahenterne er et helt nyt koncept. Reevalueringen sikres af et udvalg, som centret har nedsat specielt til dette formål, kaldet udvalget vedrørende ændring af indplaceringer. Det må ikke forveksles med det interinstitutionelle udvalg for evaluering af kvaliteten af freelanceydelserne (CIEQ). Førstnævnte har til opgave at foretage en positiv og/eller negativ evaluering af freelanceydelserne, der leveres på basis af de nye kontrakter indgået af centret. Sidstnævnte udtaler sig på interinstitutionelt plan og har til opgave at evaluere de dårlige freelanceoversættelser for Kommissionen, Parlamentet og centret. Centrets nye kontrakter fastsætter udtrykkeligt, at opgaver, som har fået karakteren +1 (høj kvalitet) eller 1 (utilfredsstillende kvalitet), præsenteres for det interne udvalg vedrørende ændring af indplaceringer. Udvalget består af repræsentanter for den interne oversættelsesafdeling, afdelingen for forvaltning af oversættelser og administration samt centrets officielle repræsentant i CIEQ. Sidstnævnte har desuden en rolle som forbindelsesperson mellem freelanceafdelingen og Planning vedrørende kvalitetsproblemer. 15

18 Udvalget bekræfter eller underkender derefter evalueringen foretaget af de interne revisorer og justerer i givet fald indplaceringen af underleverandøren. Afgørelsen meddeles til kontrahenten. Udvalget beslutter ligeledes, om oversættelsen skal betales, og om det får kontraktmæssige konsekvenser. Udvalget afgør i givet fald, om den økonomiske sanktion fastsat i kontrakten skal anvendes, hvis fristen ikke overholdes. Hvad enten den økonomiske sanktion anvendes eller ej, kræves der en begrundelse (lægeerklæring osv.). d. Forskning og dokumentation Dokumentationsafdelingen er blevet pålagt at oprette et informationssystem som støtte til oversættelse på alle sprog. Til dette formål har afdelingen etableret et bibliotek og en dokumentation bestående af mikrokort ( EFT'er, serie L og C, KOM-dokumenter), papirdokumentation (leksika, almindelige, tekniske og videnskabelige ordbøger, dvs værker), cd-rommer (stand-alone arbejdsstation og via netværk), anvendelse af forskellige fællesskabsdatabaser (CdtVista, Celex, EUR-Lex, Eudor, TIS osv.) samt adgang til Internettet. Disse søgeværktøjer er i konstant udvikling og anvendes i stigende grad af oversætterne. 3. Freelanceydelser a. Strategi Centrets underentrepriser udgør ca. 50% af den samlede oversættelsesmængde. Fransk er det mest efterspurgte målsprog (17,2 %) og engelsk det højstplacerede udgangssprog (52,8 %). I overensstemmelse med den oprindelige strategi har centret bestræbt sig på at udvikle en fortsat og konstruktiv udveksling i forbindelse med sine aftaler med freelanceoversætterne. Med henblik på at udbrede kendskabet til centrets strategi inden for freelanceoversættelse deltog det i forskellige seminarer og konferencer såsom det internationale seminar i London i marts 1999 for oversættere med ønske om at arbejde for Fællesskaberne og verdenskongressen for oversættere i Mons i august. Endelige organiserede centret en informationsdag for sine 250 eksterne medarbejdere den 3. december, som havde en meget positiv effekt. 16

19 b. Udbud og aftalesystem Der blev iværksat flere udbudsprocedurer i 1999 med henblik på at indgå rammekontrakter med de freelanceoversættere, der kunne opfylde centrets specifikke krav (særlige ekspertområder, brug af moderne oversættelsesteknologier osv.). Udbuddene var følgende: FL99001-MED oversættelse af tekster inden for det medicinske område fra engelsk til de øvrige officielle EU-sprog (10 partier). Ved denne indkaldelse af bud modtog centret i alt 115 tilbud, som kunne accepteres, hvoraf en stor del vedrørte mere end et delparti. Der blev tilbudt og undertegnet 38 rammekontrakter. FL99002-ENV oversættelse af tekster på miljøområdet fra engelsk til de øvrige officielle EU-sprog samt til islandsk og norsk (12 partier). Ved denne indkaldelse af bud modtog centret i alt 131 tilbud, som kunne accepteres, hvoraf en stor del vedrørte mere end et parti. Der blev tilbudt og undertegnet 37 rammekontrakter. FL99003-AIR oversættelse af tekster på luftfartsområdet fra engelsk til de øvrige officielle EU-sprog. Fem forskellige områder vedrørende luftfartssikkerhed blev dækket (10 partier, hver med fem delpartier). Ved dette udbud modtog centret i alt 263 tilbud, som kunne accepteres, hvoraf et stort antal vedrørte alle fem delpartier i et parti. Der blev tilbudt og undertegnet 65 rammekontrakter. FL99004-DA, FL99005-DE, FL99006-EL, FL99007-EN, FL99008-ES, FL99009-FI, FL99010-FR, FL99011-IT, FL99012-NL, FL99013-PT, FL99014-SV oversættelse af tekster på det sociologiske område. De seneste udbud, offentliggjort i midten af september 1999, er på nuværende tidspunkt ved at blive evalueret. De indgåede kontrakter træder i kraft den 1. marts 2000 for de tre sprog, hvor der oversættes flest antal sider freelance, nemlig engelsk, fransk og tysk, og den 1. april 2000 for de andre sprog. Centret har for alle disse udbud opfordret de valgte tilbudsgivere til at undertegne den nye rammekontrakt. Den ligger i direkte forlængelse af det fælles udkast til rammekontrakt, som udarbejdedes i underudvalget for freelanceoversættelse og blev præsenteret for CIT i november Den repræsenterer en betydelig udvikling i de aftalemæssige forbindelser mellem freelanceoversættere og de europæiske institutioner og organer. I kontrakten fastsættes centrets strenge kvalitetskrav tydeligt samt de økonomiske sanktioner, som pålægges, når kravene ikke overholdes, eller hvis leveringsfristen ikke respekteres. Det vigtigste er dog, at de fastsatte kriterier for tildeling af kontrakter i tilbuddene indeholder et permanent system til evaluering af kontrahenterne i løbet af kontraktperioden. Princippet bidrager til en indplacering af kontrahenterne, som afspejler kvaliteten af den leverede 17

20 ydelse. Det er ligeledes første gang, at centret tilbyder kontrakter på 12 måneder med mulighed for forlængelse op til fire gange, hvorved der foretages en kvalitativ styring af kontrahenterne og ydes en bedre garanti, hvad angår konkurrencedygtige priser og betingelser. B. Interinstitutionelt samarbejde 1. Interinstitutionelle forbindelser En af opgaverne i afdelingen for interinstitutionelle forbindelser er at koordinere repræsentationen af centret både i det interinstitutionelle oversættelsesudvalg og i forskellige underudvalg som for eksempel underudvalget for freelanceydelser og udvalget for nye værktøjer. Afdelingen er ligeledes ansvarlig for forbindelser med de europæiske organer og institutioner, navnlig budgetmyndigheden. Den forsøger at udvide arbejdsrelationerne til at omfatte organer og institutioner med europæisk sigte, hvormed denne form for relation endnu ikke er etableret. Aktiviteten i 1999 har været koncentreret om følgende spørgsmål: Deltagelse i underudvalget for freelanceydelser Oprettelse af forbindelser med de europæiske institutioner med henblik på at gøre opmærksom på centrets målsætninger i forbindelse med det interinstitutionelle samarbejde Oprettelse af et særligt samarbejde med Europa-Parlamentet i forbindelse med høringen af de nye europæiske kommissærer, hvor der var behov for oversættelsesydelser med få dages frist Positiv udtalelse fra budgetmyndigheden vedrørende princippet om en styrkelse af finansieringen af centret, som tager højde for forskellen mellem oversættelsesaktiviteten og det interinstitutionelle samarbejde Etablering af kontakt til Kommissionens kompetente afdelinger og direktøren for agenturet til genopbygning af Kosovo med det formål at tilbyde centrets ydelser, når Det Europæiske Genopbygningsagentur bliver operationelt Afdelingens deltagelse i organiseringen og forberedelsen af freelanceseminaret, som fandt sted den 3. december 1999 ( Afdelingen stod desuden bag en tv-udsendelse og en avisartikel i forbindelse med denne begivenhed) 18

21 2. Interinstitutionelt oversættelsesudvalg (CIT) Adskillige medlemmer af oversættelsesafdelingen deltager i det arbejde, CIT's underudvalg udfører såsom underudvalget vedrørende udvidelsen og underudvalget vedrørende statistik og produktivitet. Freelanceafdelingen spiller fortsat en aktiv rolle, ikke blot i forbindelse med arbejdet i underudvalget for freelanceydelser, som er ansvarlig for udarbejdelsen af et udkast til en rammekontrakt, men ligeledes i det interinstitutionelle udvalg i forbindelse med evalueringen af freelanceydelsernes kvalitet (CIEQ). Centret er blevet fuldgyldigt medlem og repræsenteres af to medlemmer i sidstnævnte udvalg. CIEQ behandlede i 1999 i alt 296 dokumenter, hvoraf 53 forelagdes af centret, 218 af Kommissionen og 25 af Parlamentet. Blandt centrets dokumenter var DA, EN, IT og NL de mest "omstridte" sprog. Dette eksempel kan fungere som et vigtigt retningskriterium, hvad angår procedurerne for udvælgelse af de nye freelanceoversættere. På grund af muligheden for en dynamisk klassificering af freelanceoversætterne, således som det er fastsat i centrets nye kontrakter, men ligeledes i de kontrakter, som vil blive indgået i forlængelse af Europa- Parlamentets og centrets fælles udbud, vil det være ønskeligt, at CIEQ spiller en større rolle i forbindelse med denne procedure. Terminologi : Feasibility-undersøgelsen i forbindelse med en fælles database for Den Europæiske Union, som centret fik ansvaret for på CIT's anmodning, afsluttedes i april Det fremgik af undersøgelsen, som forelagdes for CIT på mødet i maj, at det både er muligt og ønskeligt at oprette en fælles terminologisk database. I juli 1999 iværksatte Europa- Kommissionens GD "Erhvervspolitik" et udbud for centret. Tilbuddene blev evalueret i oktober 1999, og der blev tildelt en kontrakt. I denne periode viste lederne af Den Europæiske Unions oversættelsesafdelinger stor interesse for dette initiativ. CIT besluttede derfor, at centrets projekt skulle have interinstitutionel status. Centret fik som led i Ida-programmet og i tæt samarbejde med institutionernes oversættelsesafdelinger ansvaret for forsøgsfasen i forbindelse med den fælles terminologiske database for Den Europæiske Union. 19

22 KAPITEL 4 FORVALTNING AF RESSOURCER OG MIDLER A. Personale, generel administration og finansielle anliggender 1. Menneskelige ressourcer a. Stillingsfortegnelse I løbet af 1999 steg antallet af ansatte fra 104 til 124. Der er tale om 116 midlertidigt ansatte, 3 hjælpeansatte, 3 eksperter og 2 vikarer. Fordelingen pr. kategori fremgår af stillingsfortegnelsen (bilag III). b. Personaleforvaltning Personaleafdelingen, som blev oprettet i slutningen af 1998 og hurtigt var operationel, har nået de to vigtigste målsætninger for 1999: Udarbejdelse og præsentation af generelle retningslinjer vedrørende uddannelse, bedømmelse/klassificering og forfremmelser. Disse regler omfatter vigtige nyskabelser og forslag. De er udarbejdet i samarbejde med personaleudvalget med det formål at forene vedtægtsbestemmelserne med centrets behov, opgaver og specifikke forhold. Administration af flere funktioner, som indtil starten af året udførtes af Kommissionens generaldirektorat for administration, således at centret nu modtager de samme ydelser fra dette generaldirektorat som de øvrige decentrale organer. Afdelingen administrerede 11 udvælgelsesprocedurer, hvilket omfatter behandlingen af i alt 455 ansøgninger. Der var tale om to udvælgelsesprocedurer for A, fire LA, fire B og en C. Disse udvælgelsesprocedurer gjorde det muligt at ansætte de bedst kvalificerede personer på baggrund af de profiler, som de forskellige afdelinger havde ønsket. 20

23 Udvælgelse Kategori Sprog Kandidater i alt Antal kandidater på reservelisten Edb-ansvarlig A7/A Projektkoordinator LA 7/LA Oversættelse LA 7/LA 6 DA 23 6 Oversættelse LA 7/LA 6 DE 112 i gang Oversættelse LA 7/LA 6 NL Oversættelse LA 7/LA 6 SV 66 7 Regnskabsassistent B5/B Informatik LSA B5/B4 4 i gang Informatik Help desk B5/B4 10 i gang Sikkerhedsansvarlig B3/B Teknisk support C5/C Efter bestyrelsens principaftale af 1. oktober 1999 om reglerne for forfremmelse blev den første forfremmelsesprocedure gennemført i løbet at årets to sidste måneder, som resulterede i 13 forfremmelser inden for alle kategorier, hvilket var motiverende for hele personalet ( se bilag V). Der blev gjort en betydelig indsats vedrørende faglig uddannelse inden for alle centrets aktivitetsområder. Der afholdtes således 37 sprogkurser i samarbejde med de andre institutioner, 16 edb-kurser, 2 terminologikurser, 2 bibliotekskurser, 2 kurser i budgetregnskab, 1 kursus i procedurerne for indgåelse af offentlige kontrakter. Der kan samtidig konstateres en væsentlig stigning i aktiviteterne inden for den daglige personaleforvaltning i centret. Tallene så således ud: Tiltrædelse af tjeneste 46 Forvaltning af kontrakter om ansættelse som midlertidigt ansat 66 Forvaltning af kontrakter om ansættelse som hjælpeansat 40 Forvaltning af kontrakter om vikarbureauarbejde 8 Tjenesterejser 150 Ferie, sygdom, afspadsering Lønninger Uddannelsesforanstaltninger 95 Årlige lægeundersøgelser 80 Attester (social sikring, moms, certifikater)

24 2. Generel administration a. Forvaltning af ejendom og lokaler Afdelingen for generel administration har forvaltet de disponible kontorlokaler i Hémicycle- Bygningen således, at lokalerne blev udnyttet bedst muligt, idet den fysiske udvidelse af centret har nået sin begrænsning. Der blev gennemført undersøgelser og forhandlinger både på institutionelt plan og på det private marked med henblik på at kunne præsentere ledelsen og bestyrelsen for midlertidige løsninger, således at den aktuelle kritiske ejendomssituation kunne afhjælpes. Der bør ligeledes gøres opmærksom på idriftsættelsen af programmet ELS til lagerstyring med indlæsning af alle centrets aktiver i basen. Endelig fremhæves forbedringen af gennemførelsesgraden for bevillingerne under Afsnit II på budgettet. b. Juridiske anliggender De vigtigste aktiviteter vedrørte: Juridisk deltagelse og bistand i forbindelse med udvælgelseskomiteerne for udbuddene vedrørende freelanceoversættelser på følgende områder: medicin, miljø, luftfart og generelle anliggender, levering af et integreret system til styring af arbejdsflow og varemærkeoversættelse og endelig deltagelse i udbuddet efter forhandling vedrørende edb-afdelingen. På opfordring af Den Europæiske Ombudsmand - analyse og forslag til ledelsen om en beslutning med henblik på indførelse af en adfærdskodeks for god administrativ praksis vedrørende forbindelserne mellem centrets ansatte og offentligheden. Bestyrelsens forslag til og vedtagelse af en beslutning vedrørende betingelser og metoder i forbindelse med undersøgelser inden for bekæmpelse af svig (OLAF). Udarbejdelse og forslag til ændring af centrets finansforordning, vedtaget af bestyrelsen den 1. oktober 1999, med henblik på en tilpasning til euroen og indføjelse af princippet om fremførsel af saldoen fra et regnskabsår til budgettet for det efterfølgende regnskabsår. Organisering af delegationer og suppleantstillinger for administratorer, leder og regnskabsfører. Juridisk bistand ved tvister vedrørende personale, anvendelse af vedtægten og kontrakter. 3. Finanser og budgetter I 1999 var økonomiafdelingens vigtigste målsætning installeringen og idriftsættelsen af budgetregnskabssystemet SI2, som blev iværksat i årets første kvartal og udviklet i løbet af 22

25 B. Edb hele regnskabsåret i samarbejde med edb-afdelingen og budgetkontrollen. Alle budgettransaktioner, indtægter og betalinger blev udført ved hjælp af dette system, samtidig med at det gamle budgetregnskabssystem på Excel bibeholdtes af sikkerhedsmæssige årsager. Der blev organiseret to uddannelsesaktiviteter i overensstemmelse med profilen på brugerne af systemet. I løbet af tredje kvartal blev systemet installeret i centrets øvrige afdelinger, således at de fik adgang til alle finansielle oplysninger inden for deres kompetenceområde. Hvad angår de forskellige budgetforslag, gøres opmærksom på forbedringen af kvaliteten af oplysningerne i de udførlige dataark for hver budgetpost samt forelæggelsen for bestyrelsen af et likviditetsbudget. Forbindelserne med finanskontrollen har fremmet samarbejdet, og der blev konstateret en betydelig nedgang i antallet af tilbagesendte sager. Faktureringen af de agenturer, institutioner og organer, som centret betjener, blev forbedret, både hvad angår dokumentationsmateriale og oplysningerne i debetnotaerne. Der blev installeret et mere effektivt system til kontrol med forfaldsdatoer i årets løb, som resulterede i en generel reduktion i fristerne for indfrielse. Afdelingen præsenterede forskellige udkast til analytisk regnskab. På grundlag heraf blev der valgt en metode, som tages i brug i starten af Miljø Centrets edb-miljø er baseret på Windows NT-servere og Windows NT-arbejdsstationer, som er forbundet via et lokalt netværk. Alle centrets ansatte er udstyret med en pc. Grundkonfigurationen for hver arbejdsstation er Windows NT, Microsoft Office, Lotus Notes, Internetbrowsere og anti-virusprogrammer. Der er installeret andre produkter til et specifikt formål, f.eks. hjælpeprogrammer i forbindelse med oversættelsesproceduren, et Oracle-program, der giver adgang til databaser osv. Alle brugere har adgang til et elektronisk mail-system og til World Wide Web. Centret har to Windows NT-områder (se bilag VI), som er i udvikling siden Det første stiller det generelle miljø til rådighed for alle opgaver og almindelige oversættelser. Det omfatter en række servere, som muliggør anvendelsen af Lotus Notes, Oracle-databasen 23

26 samt servere til fælles filer og print. Lotus Notes MTA leverer det elektroniske postsystem til dette miljø. Det andet område benyttes til opgaver for Europol og gør brug af Microsoft Exchange til meddelelsessystemet. Området er udstyret med specifikke sikkerhedsegenskaber, som er påkrævet af dette organ. 2. Drift og udvikling Centrets edb-miljø blev udvidet i Nye medarbejdere, computere og printere har gjort nettet større. Der blev installeret to ekstra servere, herunder to klyngesystemer Windows NT med henblik på at imødekomme den stigende efterspørgsel vedrørende lagring af data relateret til oversættelsesprocessen og den nye styring af databasesystemerne. I forbindelse med projektet FLOSYS finansieret over Ida-programmet (Interchange of Data between Administrations dataudveksling mellem administrationerne) blev anvendelsen af Lotus Notes udvidet og en firewall installeret med henblik på at undgå uautoriseret adgang til dataene. Et dokumentstyringssystem, som benytter programmet Fulcrum Search Server blev installeret, og et nyt system til styring af arbejdsflow for oversættelsesarbejdet ved brug af Lotus Notes til grænsefladerne med Internettet, meddelelsessystemet og dokumentstyringen vil snart blive taget i brug. Der blev installeret to systemer til databasestyring, dvs. SI2 til budgetregnskabet og ELS som lagersystem. Der er ligeledes blevet oprettet et offentligt websted (baseret på Lotus Notes) med det formål at formidle generelle oplysninger om centret og dets virksomhed. Efter den gradvise afvikling af det elektroniske postsystem X400 indstillede centret brugen af denne protokol i november og bruger nu kun SMTP-protokollen via Lotus Notes MTA. (Det andet område, der bruger Microsoft Exchange er stadig udelukkende baseret på X400). Udvekslingen af fortrolige dokumenter ad elektronisk vej mellem centret og dets partnere er et punkt, som på bestyrelsens anmodning er blevet undersøgt af centret. På grundlag af drøftelser med en ekspertgruppe inden for sikkerhed og fortrolighed, som repræsenterer en række agenturer og medlemsstater, blev der etableret et projekt SECLEG (pilotprojekter vedrørende rettigheder og sikkerhed ) med henblik på at gennemgå de forskellige krav og foreslå tekniske løsninger. Projektets undersøgelsesfase er afsluttet. 24

27 Antallet af ansatte i edb-afdelingen steg fra 8 til 10 personer. Der blev ansat ekstra personale til "Helpdesk", som navnlig er ansvarlig for: - installeringen af udstyr og programmel, - den direkte brugersupport ved problemer i forbindelse med udstyr, programmer, telekommunikation eller infrastruktur, - den interne uddannelse af brugerne i anvendelsen af centrets programmer, - styringen af edb-udstyr og programmer, f.eks. lager, servernes sikkerhedskopiering, signalering af fejl til leverandørerne. Desuden formidler den viden, hvad angår avanceret formattering og konvertering af filer til alle de forskellige formater, som centret modtager. C. Informationspolitik og publikationer Centret fortsatte i 1999 sin informationspolitik, der resulterede i en samling publikationer, som er angivet nedenfor var ligeledes kendetegnet ved udviklingen af to projekter med henblik på at styrke effekten af centrets kommunikation. Det første projekt vedrører oprettelsen af en visuel identitet: centrets logotype og det andet åbningen af det offentlige websted, som supplerer centrets program for trykte publikationer. 1. Oversigt over publikationer Titel Udgivelseshyppighed Sprog Årsberetning 98 og arbejdsprogram for 99 årlig de 11 officielle EU-sprog Oplysningsskema (n 14, 15, 16 et 17) kvartalsvis DE, EN og FR Oplysningsskema for freelanceydelser halvårlig EN Endeligt budget for 99 EFT de 11 officielle EU-sprog Bestemmelser til beskyttelse af visse opgavers fortrolighed EFT de 11 officielle EU-sprog 2. Centrets logo Beslutningen om udformning af et logo er en del af centrets udvikingsproces siden oprettelsen i 1994 og sigter mod at øge kendskabet til centrets specifikke karakter som specialiseret organ i Den Europæiske Union. Med den nye visuelle identitet ønsker centret at understrege oversættelsesaktivitetens nøglefunktion og centrets foranstaltninger til fordel for det flersprogede princip, som er Unionens grundlag. Det markerer således sin forankring i og støtte til Europa. 25

28 Udarbejdelsen af logoet blev iværksat af en intern arbejdsgruppe og derefter færdiggjort i samarbejde med et grafisk firma. Med henblik på at lette indførelsen af logoet og gøre budskabet kohærent blev der udarbejdet og omdelt en vejledning og et grafisk skema til alle ansatte. 3. Centrets websted Med henblik på at nå ud til et bredt publikum oprettede centret i slutningen af 1999 et offentligt websted: Hermed får centrets informationspolitik en ny dimension med mulighed for at formidle opdaterede, tilgængelige og fuldstændige oplysninger direkte til brugerne. Ud over dataene vedrørende centrets oprettelse og opgaver giver webstedet nærmere oplysninger om dets funktion, struktur og personale. Disse oplysninger suppleres af dokumentation indeholdende vedtægter og publikationer såsom grundforordningen, regler vedrørende adgang til centrets dokumenter, årsberetninger og arbejdsprogrammer, oplysningsskemaer osv. Det bør fremhæves, at størsteparten af disse dokumenter præsenteres i et format, der kan downloades. Endelig har brugeren adgang til de seneste oplysninger vedrørende indkaldelser af bud og stillingsopslag. D. Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter (ACPC) I løbet af 1999 blev Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter indkaldt seks gange, afgav fire udtalelser ved skriftlig procedure og otte positive udtalelser. 1. Sammensætning Efter ændringen af forordningen om oprettelse af Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Kontrakter, hvorefter der tages højde for centrets nye struktur (beslutning truffet af bestyrelsen den 1. oktober 1999), består ACPC fremover af en repræsentant for afdelingen for interinstitutionelt samarbejde. ACPC's medlemmer er : Ordinære medlemmer Repræsentant Suppleanter I. Rodriguez-formand Afdelingen for Generel Administration, Finansielle Anliggender og Personale M. A. Fernandez Oversættelsesafdelingen P. Elorza A. Pott Afdelingen for Interinstitutionelt Samarbejde R. West F. Nicolas Afdelingen for Finansielle Anliggender L. Hoffmann N. Lamboray Afdelingen for Administration/Juridiske anliggender E. Hentgen-observatør Europa-Kommissionens finanskontrol M. Algeri ACPC's sekretariat varetages af Y. Cheikh. 26

29 2. Rådgivende funktion Ligesom de foregående år og frem for at afgive en udtalelse til sidst i forløbet foretrak ACPC at følge alle indkøb og kontrakter fra begyndelsen til den endelige kontrakt tildeles. For at fremme dialogen har ACPC rådgivet de forskellige afdelinger vedrørende procedurer og kontrakter. Eksempelvis skal nævnes: Vedtagelsen af et variabelt klassificeringssystem, hvorefter den første indplacering af leverandørerne af eksternt oversættelsesarbejde kan ændres på grundlag af en periodisk evaluering af ydelserne. Andre institutioner har i øvrigt vist interesse for dette system. Et system til evaluering af udbuddene, herunder henstillinger med henblik på at skabe større åbenhed og præcisere anvendelsen af kvalitet/prisforholdet med angivelse af point i forbindelse med hvert kriterium for tildeling af kontrakt. Gennemgang af og forslag til de kontraktlige bestemmelser og navnlig bestemmelserne vedrørende bankoplysninger. Henstilling om meddelelse af udfaldet af udbuddet om automatisk oversættelse og workflow for EF-varemærker, som ikke gav resultat, og, jf. artikel 6 i direktiv 93/36/EØF, henstilling om anvendelse af udbud efter forhandling. 3. Oversigt over anliggender behandlet af ACPC Udbud vedrørende eksternt oversættelsesarbejde EMEA + EEA (positiv udtalelse nr. 1 vedrørende udkast til kontrakt og udbudsbetingelser) Forlængelse af kontrakterne for oversættelse af EF-varemærker (positiv udtalelse nr. 2 ved skriftlig procedure) Foreløbig rapport om ACPC's aktiviteter i 1998 (positiv udtalelse nr. 3 ved skriftlig procedure) Udbud vedrørende ekstern oversættelse af tekster på miljøområdet (positiv udtalelse nr. 4) Udbud vedrørende ekstern oversættelse af medicinske tekster (positiv udtalelse nr. 5) Udbud vedrørende ekstern oversættelse af tekster på luftfartsområdet (positiv udtalelse nr. 6) Udbud vedrørende edb-ydelser (positiv udtalelse nr. 7 ved skriftlig procedure) Udbud vedrørende levering af et integreret system til styring af workflow og oversættelse af EF-varemærker (positiv udtalelse nr. 8 ved skriftlig procedure). 27

30 KAPITEL 5 ANALYSE AF DEN ØKONOMISKE FORVALTNING Mængden af oversættelsesarbejde udgjorde sider og lå derfor meget tæt på det oprindelige overslag på sider. Organerne blev faktureret for sider. Den samlede fakturering for oversættelsesarbejdet er på ,73 euro og euro for aktiviteter i forbindelse med det interinstitutionelle samarbejde (en gennemførelsesprocent på 98,2% i forhold til budgetoverslagene). Gennemsnitsprisen pr. side er 64 euro, dvs. et fald på 13,5% i forhold til overslaget i forbindelse med godkendelsen af det endelige budget for 1999, dvs. 74 euro pr. side. Forskellen skyldes dels, at centret ikke har kunnet besætte alle poster på stillingsfortegnelsen på grund af lokalemangel, dels centrets betydelige forbedring af omkostningseffektiviteten i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i finansforordningens artikel 2. Indtægter BESKRIVELSE EURO PROCENT Prognose for regnskabsåret Konstaterede fordringer Modtagne betalinger Udestående fordringer På det endelige budget for 1999 blev bidragene fra de organer, som centret udfører oversættelsesarbejde for, anslået til euro. De konstaterede fordringer beløb sig til euro, hvilket er en gennemførelsesprocent på 98,2%. Ved regnskabsårets slutning var de udestående fordringer på euro, og organernes forskud udgjorde euro. I 1999 indkasserede centret alle fremførte fordringer fra det foregående regnskabsår, som beløb sig til euro. 28

31 Udgifter Regnskabsårets bevillinger BESKRIVELSE EURO PROCENT Regnskabsårets bevillinger , Indgåede forpligtelser ,81 81,91 Afholdte udgifter ,28 78,42 Bevillinger til automatisk ,53 21,58 fremførsel Bortfaldne bevillinger ,19 18,09 Anmærkninger Afsnit 1 : Personale BESKRIVELSE EURO PROCENT Regnskabsårets bevillinger , Indgåede forpligtelser ,60 80,45 Afholdte udgifter ,95 92,25 Fremførte bevillinger ,65 7,75 Bortfaldne bevillinger ,40 19,55 Ifølge stillingsfortegnelse skulle centret i 1999 have i alt 131 ansatte, dvs. en stigning på 19 ansatte i forhold til Der var 124 besatte stillinger pr. 31. december Årsagen til de uudnyttede bevillinger er, at alle forventede ansættelser ikke kunne gennemføres på grund af lokalemanglen i Hémicycle-Bygningen. Konto 1174 : Freelanceydelser 64,34 % af bevillingerne under denne konto ( euro) blev anvendt. I alt blev sider oversat af freelanceoversættere. 29