Rapport om revisionen ved Danmarks Tekniske Universitet. Marts 2015

Transkript

1 Rapport om revisionen ved Danmarks Tekniske Universitet Marts 2015

2

3 RAPPORT OM REVISIONEN AF INDKØB VED DTU 1 Revision af indkøb på Danmarks Tekniske Universitet i marts Kontor J.nr.: I. Introduktion og konklusion... 2 II. Danmarks Tekniske Universitets rammer for indkøb... 4 A. Organisatorisk ansvar... 5 B. Nedskrevne politikker og retningslinjer... 6 C. Løbende opfølgning på indkøb... 7 III. Gennemgang af 29 indkøb ved DTU A. Ansvar for indkøb... 7 B. Planlægning og gennemførelse af indkøbene... 8 C. Registrering og rapportering af indkøb... 10

4 2 De 12 videregående uddannelsesinstitutioner der indgår i undersøgelsen er: Københavns Universitet Aarhus Universitet Danmarks Tekniske Universitet VIA University College Copenhagen Business School Professionshøjskolen UCC Professionshøjskolen Metropol University College Sjælland Erhvervsakademi Aarhus Erhvervsakademi Lillebælt Erhvervsakademi Sjælland Erhvervsakademi Kolding I. Introduktion og konklusion 1. Rigsrevisionen har besluttet at gennemføre en større undersøgelse af sparsommelighed i de videregående uddannelsesinstitutioners indkøb. I alt 12 videregående uddannelsesinstitutioner indgår i undersøgelsen, hvoraf Danmarks Tekniske Universitet (DTU) er en af de udvalgte. I denne revisionsrapport præsenterer vi vores foreløbige konklusioner vedr. indkøb på DTU. Den samlede undersøgelse forventes afrapporteret i en selvstændig beretning til Statsrevisorerne i august Da undersøgelsen er tværgående vil beretningen fokusere på de aggregerede resultater fra vores sagsgennemgange hos de deltagende uddannelsesinstitutioner, og de enkelte uddannelsesinstitutioner vil primært kunne fremstå med eksempler i relation hertil. Formål 2. Undersøgelsens hovedformål er at afdække, om indkøbsområdet på de selvejende, videregående uddannelsesinstitutioner er tilrettelagt, så der foretages effektive og sparsommelige indkøb, der understøtter institutionens opgavevaretagelse. Metode og afgrænsning Vi har i perioden marts 2015 været på besøg på DTU for at drøfte rammerne for indkøb og gennemgå konkrete indkøb. 3. Vi har gennemført revisionen ved at: Gennemgå DTUs centrale styringsdokumenter på indkøbsområdet, herunder indkøbspolitik, forretningsgange mv. Drøfte DTUs rammer for indkøb og gennemførelse af indkøb med nøglepersoner i virksomheden. Gennemgå en stikprøve på 30 indkøb og teste, om indkøbene gennemføres i overensstemmelse med DTUs rammer for indkøb, god praksis og gældende regler. 4. Stikprøven er udvalgt efter væsentlighed og risiko, og vi har udvalgt købene med henblik på at kunne gennemgå køb i følgende 3 beløbskategorier ( kr. for bygge- og anlægsarbejder og kr. for varer og tjenesteydelser), køb mellem tilbudslovens tærskelværdier og EU s tærskelværdier og køb over EU s tærskelværdier). Stikprøven er udtaget med udgangspunkt i kontospecifikationen fra Vi har udtaget fakturaer, der var konteret på nedenstående konti, jf. tabel 1. Disse konti er valgt, da køb konteret på disse konti erfaringsmæssigt kan konkurrenceudsættes. Tabel 1 Oversigt over konti, der indgår i Rigsrevisionens stikprøve Konto Antal fakturaer Sagkyndig bistand 6 ingeniører og arkitekter IT-konsulentassistance, Øvrig sagkyndig bistand m/moms på regning Rengøring, rengøringsartikler, renovation (ej 3 kommunal), vask og rensning mv Transport af varer og 1 materialer, samt bustransport Annoncering, marketing og 1 reklame

5 Køb af eksterne ydelser, analyser mv Kontorholdsomkostninger Materialer og elektriske komponenter til bygninger, maskiner, værksteder, transportmidler mv Materialer og ydelser ifm. Undervisning Maskiner, apparatur og værktøj Møbler, inventar mv AV- udstyr, radio og TV Vedligeholdelsesarbejde m.v., bygninger, installationer og arealer Som det fremgår af tabellen har Rigsrevisionen udtaget flest fakturaer fra konto samt Dette valg begrundes ud fra en forekomst af mange væsentlige poster. Derudover har vi fordelt stikprøven på konti, der repræsenterer forskellige varer og tjenesteydelser der er indkøbt i Af de 32 udtrukne fakturaer viste 5 at vedrøre 2 køb, hvorfor der i det efterfølgende vil blive refereret til 29 køb. Der er ikke tale om en repræsentativ stikprøve. Figur 1. DTUs indkøb der kan konkurrenceudsættes ud af det samlede indkøb Figuren viser den del af de samlede indkøb på DTU, der efter institutionens opfattelse kan konkurrenceudsættes. DTU har i løbet af de sidste år haft et markant stigende indkøb af varer- og tjenesteydelser samt bygge- og anlægskontrakter. I 2013 blev der indkøbt for 2,4 milliarder kroner og i 2014 var dette steget til 2,7 milliarder. DTU havde i 2014 en omsætning på 4,857 mia. kr. Foreløbig konklusion 5. I boksen nedenfor præsenterer vi revisionens foreløbige konklusion og anbefalinger Konklusion:

6 4 6. Rigsrevisionen kan på baggrund af den foretagede revision konkludere, at indkøbsområdet på DTU er tilrettelagt, så der i overvejende grad foretages effektive og sparsommelige indkøb. Den samlede konklusion er baseret på følgende 2 delkonklusioner. Rammer for indkøb (afsnit II) 7. DTU har fastlagt rammer for indkøb der kan understøtte at indkøb foretages effektivt og sparsommeligt. Det organisatoriske ansvar er klart beskrevet og meldt ud i institutionen. DTU har både en central indkøbsafdeling (koncernindkøb), samt decentrale indkøbsansvarlige på de enkelte institutter. Der fremgår klare beløbsmæssige grænser for de medarbejdere der er bemyndiget til at foretage indkøb. DTU har en indkøbspolitik der beskriver den gældende lovgivning på indkøbsområdet. Rigsrevisionen bemærker dog, at det ikke beskrives, hvordan kontraktsummen opgøres. Rigsrevisionen bemærker endvidere, at der ikke findes retningslinjer for, hvordan der skal ageres sparsommeligt for indkøb under de i lovgivningen bestemte tærskelværdier. DTU følger løbende op på indkøbsområdet ved den årlige årsrapport fra koncernindkøb. De konkrete indkøb (afsnit III) 8. Rigsrevisionen vurderer, at DTU i overvejende grad køber ind på en effektiv og sparsommelig måde, men at der er behov for at have øget fokus på regeloverholdelse. I hovedparten af de 29 gennemgåede køb har DTU efterlevet gældende regler eller god praksis for indkøb. Resultatet af stikprøven er som følger: I 4 ud af 18 køb der vedrører udbudsbekendtgørelsen, har der ikke været afholdt udbud. I 1 ud af 8 køb der vedrører tilbudsloven har der ikke været annonceret efter tilbudsloven. I 1 ud af 3 sager der vedrører køb under er der ikke indhentet alternative tilbud. Rigsrevisionen kan konstatere, at de gennemgåede indkøb foretages af bemyndigede inden for de udmeldte rammer. Købene er dokumenteret. Dog kan Rigsrevisionen konstatere, at der i 4 tilfælde ikke foreligger en underskrevet kontrakt og i 2 tilfælde aftales prisen for købet først efter at leverandøren, enten er gået i gang, eller har afsluttet leverancen. DTUs aftaleoversigt viser desuden, at der er indgået en række rammeaftaler, der er udbudspligtige, men som ikke har været i udbud. Der foretages en registrering og rapportering af de foretagede indkøb. Anbefalinger Rigsrevisionen anbefaler, at der udarbejdes en politik for, hvordan der kan ageres sparsommeligt ved køb under de lovmæssige tærskelværdier, samt at det udmeldes hvordan kontraktsummen opgøres. Desuden bør DTU bringe de aftaler i udbud som er udbudspligtige. II. Danmarks Tekniske Universitets rammer for indkøb 9. For at vurdere om DTUs rammer for indkøb er i overensstemmelse med god praksis, samt relevante regelsæt og retningslinjer vedrørende køb af varer og tjenesteydelser, herunder tilbudsloven og EU s udbudsdirektiv, har vi undersøgt om:

7 5 DTU har fastlagt et klart organisatorisk ansvar for indkøbsområdet, herunder disponering og godkendelse af køb. DTU har nedskrevet, hvordan indkøb skal planlægges, gennemføres, registreres og rapporteres, med henblik på at understøtte at indkøb sker effektivt og sparsommeligt. Ledelsen løbende følger op på indkøbspraksis, herunder om indkøbsreglerne overholdes og på om indkøb er sparsommelige. A. Organisatorisk ansvar 10. Vi har undersøgt om DTU klart har defineret, hvordan opgaver i forbindelse med indkøb er fordelt, og om det er klart meldt ud i institutionen, hvem der kan disponere og godkende indkøb. Det fremgår af regnskabsinstruksen, at DTUs daglige ledelse varetages af rektor inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat. Rektor tegner universitetet med undtagelse af dispositioner over fast ejendom, hvor universitetet tegnes af bestyrelsen. Rektor kan bemyndige medarbejdere til at foretage dispositioner i sit sted. Økonomiopfølgning samt ledelsesrapportering varetages af en række økonomicentre, der tilsammen repræsenterer den decentrale økonomistyring. Det fremgår endvidere af regnskabsinstruksen, at alle udgifter til varer, materiel, tjenesteydelser mv. skal kunne dokumenteres ved bilag, enten i elektronisk eller papirformat, i form af regninger, fakturaer eller lignende. 11. Det er rektor der disponerer over DTU s ressourcer inden for det af bestyrelsen godkendte budget. Rektor bemyndiger herefter et antal chefer på direktionsniveau, der yderligere kan uddelegere bemyndigelse. De enkelte enheder har ansvaret for deres budgetområde. Det er den dispositions- og anvisningsberettigede, der har ansvaret for, at alle indgåede aftaler, der medfører eller kan medføre forpligtelser for DTU, bliver dokumenteret. 12. Det centrale ansvar for indkøb (indgåelse af aftaler, udbudsforretning, e-handel mv) ligger i koncernindkøb, der er en del af afdelingen for Økonomi og Regnskab. Koncernindkøb omfatter også en analyse, rapporterings samt en ehandelsfunktion. På de enkelte institutter og centre, er der udpeget indkøbsansvarlige og indkøbskoordinatorer. DTU har organiseret indkøb i en central indkøbsafdeling der varetager større indkøb og afholder udbud. Der er en klar ansvarsfordeling, hvor indkøbsafdelingen indgår rammeaftaler og eventuelle udbud og annonceringer, og hvor de decentrale indkøbere på hvert institut og center kan foretage indkøb inden for deres dispositionsrammer. Campus Service, der som afdelingen for Økonomi og Regnskab refererer direkte til universitetsdirektøren, står for 40% af DTUs indkøb, og foretager egne udbud og annonceringer på Facility Management området, i henhold til samme gældende regler. Ansvar for disponering 13. Det er koncernindkøbs ansvar, at de decentrale indkøbere kender reglerne. Reglerne udbredes gennem løbende information og kommunikation til institutter, centre og afdelinger. Der er koordinatorer og indkøbsansvarlige på de pågældende lokaliteter. Decentralt kan de enkelte medarbejdere få vejledning til at foretage indkøb af de centrale indkøbsansvarlige og indkøbskoordinatorer på institutter og centre. Minimum to gange om året holder koncernindkøb møder med de decentralt placerede indkøbskoordinatorer, for at vurdere, hvordan det går med implementeringen af indkøbspolitikken, overholdelse af regler samt compliance i forhold til aftaler og e-handelssystemet. Der er ingen overordnede retningslinjer for, hvordan institutterne skal organisere indkøbsfunktionen. Nogle har centraliseret indkøb på instituttet, mens andre er mere decentralt organiseret.

8 6 Alle indkøb er underlagt en separering af godkender og anviser, samt en organisatorisk og funktionel adskillelse i forbindelse med regnskabskontrol m.v. I september 2014 blev der endvidere oprettet en central godkenderfunktion med 22 regnskabsmedarbejdere organisatorisk placeret i Koncernindkøb. Denne funktion har bl.a. til opgave at kontrollere alle fakturaer og rejseafregninger for overholdelse af regler og procedurer, herunder påse at der tages økonomisk skyldige hensyn i indkøbet. 14. DTU har indført et elektronisk indkøbssystem der har til hensigt at lette den administrative byrde i forhold til indkøb, samt at sikre, at de decentrale indkøbere foretager indkøb på eksisterende aftaler med leverandører. E-handelssystemet understøtter at de decentrale indkøbere følger indkøbspolitikken og overholde de indgåede rammeaftaler. E-handelssystemet er blevet indført gradvist fra 2012 og til og med sommeren DTU har oplyst at det er et system som medarbejderne er forpligtet til at anvende. Ved at benytte e-handelssystemet, sikres det automatisk, at der købes ind via aftaler. Alle aftaler indgået på DTU fremgår af e-handelssystemet. I e-handelssystemet er der automatisk prokurakontrol. Det er kun muligt at vælge en anviser der er bemyndiget til at godkende det pågældende indkøb. DTUs målsætning er at få systemcompliance vedrørende e-handelssystemet op på 80%. Compliance var i 2014 på 32 %. De institutter der ligger højt ligger på procent systemcompliance. Der er stor variation mellem de enkelte institutter, varierende mellem 0-60%. 15. Som tillæg til DTU s elektroniske e-handels system har DTU foretaget en strategisk investering i et SAS system (Strategic Analytic System) hvori alle betalinger / indkøb registreres uanset om købet er foretaget via DTU s e-handelssystem eller ej. Dette indebærer at Koncernindkøb monitorerer alle aktiviteter på indkøbsområdet og der igennem skaber grundlaget for strategiske indkøbsaktiviteter (Category Management). For at øge brugen af e-handel er der i 2015 justeret på implementeringsstrategien, således at der fremover vil være en tættere dialog med institutter og periodevis udstationering af Koncernindkøbs e-handelsmedarbejdere. B. Nedskrevne politikker og retningslinjer 16. Vi har undersøgt om DTU har nedskrevet forretningsgange vedr. indkøb og om disse er tilgængelige for medarbejdere, der kan foretage indkøb. Planlægning og gennemførelse af indkøb 17. DTU har en nedskrevet indkøbspolitik som medarbejderne har adgang til via intranettet. Her beskrives de lovpligtige tærskelværdier vedrørende tilbudsloven og udbudsbekendtgørelsen. Det er muligt at finde yderligere information om de enkelte love og regler ved at udnytte de links der henvises til på hjemmesiden. Ved indkøb over skal koncernindkøb adviseres og det samme gør sig gældende ved beløb der kræver udbud. Dog oplyses der ikke om, at kontraktsummen beregnes over en 4-årig periode, samt at tærskelværdierne for indhentning af tilbud på bygge-anlægssiden er kr. Der findes ikke nogle klare retningslinjer for, hvordan man skal agere ved køb under kr. DTU overvejer om der skal udarbejdes retningslinjer for, hvordan man skal agere sparsommeligt ved indkøb under kr. 18. For indkøb der foretages under tærskelværdierne gælder DTU s almindelige disponeringsregler i kombination med et ledelsesmæssigt skøn under iagttagelse af proportionalitetsprincippet, hvilket indebærer at indsatsen skal stå mål med formålet. Registrering af indkøb

9 7 19. DTU registrerer alle indkøb via SAS Indkøbsanalysesystemet. Kontoplanen er udarbejdet efter behov for kontering, hvorimod registreringen i SAS Indkøbsanalysen sikrer, at man kan følge op på de indkøb, der er foretaget på DTU. C. Løbende opfølgning på indkøb Ledelsesmæssig bevågenhed 20. Vi har undersøgt om ledelsen følger op på de indkøb, der foretages i virksomheden, herunder opfølgning på regeloverholdelse, pris og kvalitet, og om ledelsen løbende drøfter udviklingen på DTUs indkøbsvolumen med henblik på effektivitet og sparsommelighed i indkøbene. Regeloverholdelse 21. Der udarbejdes hvert år en årsrapport for indkøbsafdelingen der indgår på direktionsniveau. Årsrapporten dækker hele indkøbsområdet og er udarbejdet således at regeloverholdelse samt sparsommelige processer kan monitoreres. Indkøbsfunktionen foretager løbende dialog med de forskellige decentrale indkøbere på DTU for at sikre, at de overholder de aftaler der er indgået på DTU samt at de ved andre erhvervelser overholder tilbudsloven samt udbudsregler. 22. Koncernindkøb har udviklet et online rapporteringsværktøj kaldet QlikView der efter drill down princippet viser hver enkelt organisatoriske enheds håndtering af gennemførte indkøb, herunder hvad der købes indenfor/udenfor e-handels system m.v. I indeværende år vil rapporteringsværktøjet blandt andet blive udvidet med oplysninger om de organisatoriske enheders brug af indkøbsaftaler m.v. Alle medarbejdere på DTU har adgang til systemet, der opdateres 2 gange ugentligt. Ledelsen har fokus på budgetoverholdelse og følger gennem koncernindkøbs årsrapporter om aftalerne overholdes. Pris og kvalitet 23. Der findes ikke nogen systematisk prissammenligning af aftaler men det vurderes løbende, om der med fordel kan iværksættes egne udbud eller om DTU skal anvende SKI eller Statens Indkøbsaftaler aftaler. Muligheden for at anvende rammeaftaler, SKI og Statens Indkøbsaftaler undersøges og implementeres af indkøbsfunktionen efter behov. III. Gennemgang af 29 indkøb ved DTU. 24. For at vurdere om DTU køber ind på en effektiv og sparsommelig måde, har vi undersøgt om: Indkøbene er sket i henhold til DTUs organisatoriske opgave- og ansvarsfordeling af indkøbsområdet Indkøbene er planlagt og gennemført i henhold til institutionens mål for indkøb, god praksis og gældende regler Indkøbene er registreret og rapporteret efter hensigten Af den udtagne stikprøve viste et køb at dreje sig om den samme entreprise, hvorved den samlede stikprøve udgør 29 køb. A. Ansvar for indkøb 25. Vi har undersøgt om købene er sket af de rette bemyndigede medarbejdere og inden for de udmeldte rammer.

10 8 For blandt andet at forbedre brugervenligheden i DTU s e-handelssystem er det besluttet at implementere et nyt system med forbedret søgefaciliteter og forenklede funktioner. Foranalyse af potentielle systemer er i gang. 26. Rigsrevisionen konstaterer ud fra gennemgangen af stikprøven, at køb foretages af bemyndigede medarbejdere inden for den udmeldte ramme. B. Planlægning og gennemførelse af indkøbene 27. Vi har undersøgt om indkøbene er planlagt og gennemført i henhold til DTUs udmeldinger og mål for indkøb, god praksis og gældende regler. Strategiske udmeldinger mål og politik 28. Den gennemgåede stikprøve viser at DTU har en høj grad af aftalebaserede kontrakter. De decentrale indkøbere er på DTU forpligtet til at benytte de eksisterende aftaler. Generelt vurderes det at de indgåede indkøbsaftaler overholdes. Det fremgår dog af DTUs egne opgørelser at aftaleloyaliteten i 2013 var på 71% med en målsætning på 80%. Det betyder at de indgåede aftaler ikke altid overholdes, men at de ikke fremgår af stikprøven. Samtidig har e-handelssystemet en lav grad af systemcompliance i organisationen, som det bl.a. oplyses af DTU, skyldes en manglende brugervenlighed. Der har været en kraftig tilvækst af egne aftaler og en neddrosling i anvendelsen af SKI og Statens Indkøbsaftaler siden 2010, både hvad angår volumen og antallet af aftaler. Hovedårsagen skyldes at SKI blev nødt til at trække en række udbud tilbage i 2010, hvorefter DTU var nødsaget til at finde alternativer. En del af forklaringen skyldes også, at DTU på nogle områder kan opnå mere fordelagtige priser end de der kan erhverves gennem SKI og Statens Indkøbsaftaler regi. DTU har en oversigt over samtlige aftaler der er aktive. Af oversigten fremgår det, DTU har indgået en række aftaler der er udbudspligtige, men som ikke har været i udbud. DTU er opmærksomme på dette og henviser i den sammenhæng til, at de har forsøgt at få de største aftaler i udbud velvidende, at der er en række udbudspligtige rammesaftaler, der ikke har været i udbud. DTU oplyser, det aftalemæssige hul og efterslæb blev skabt da SKI tilbagetrak 16 væsentlige aftaler i Vi har i forbindelse med gennemgangen af købene ikke set eksempler på, at der er foretaget køb, der ikke relaterer sig til DTUs opgaver og overordnede formål som uddannelsesinstitution. Beløbsgrænser 30. Rigsrevisionen har undersøgt om udbudsbekendtgørelsen er overholdt, tilbudsloven og interne retningslinjer. For kontrakter over 1, mio. kr. skal udbudsreglerne følges, og for kontrakter over skal tilbudsloven følges, dog er tærskelværdien kr. (bygge- og anlægskontrakter). Kontrakter der vedrører rammeaftaler og udbud 31. Rigsrevisionen kan konstatere, at 14 ud af 18 køb har været i udbud eller er købt via SKI og Statens Indkøbsaftaler. 32. Af den udtagne stikprøve var der 4 køb, der var købt på egne indkøbsaftaler, der burde have været i udbud. 33. Det drejer sig dels om reklamebureauet OMD kr (Faktura nr ), Dybendal flytteforretning ,10 kr. (Faktura nr. 6442), konsulentydelsen About Time ,55 kr. (Faktura Nr. 23) samt IT-Konsulentydelsen leveret af PØ-Data ,28 (Faktura nr. 3442). DTU oplyser i den forbindelse, at aftalen med Dybendal flytteforretning forventes at blive sendt i udbud i løbet af Desuden oplyses det af

11 9 DTU, at kontrakten med PØ-Data omfatter en specialiseret konsulent ydelse vedr. etablering af et laboratorieregistreringssystem. Efter en rundspørge blandt konsulent huse var det, ifølge DTU, kun PØ Data der havde denne specifikke kompetence. Rigsrevisionen vurderer, at der burde være afholdt et udbud for derigennem at lade potentielle leverandører afgive tilbud. Det oplyses af DTU at der ved aftaleindgåelsen ikke var forventning om en aftalesum der nødvendiggjorde et udbud. Rigsrevisionen vurderer imidlertid, at DTU burde have overvejet at sende opgaven i udbud, og have klargjort, hvilket behov der var brug for over en 4-årig periode. Rigsrevisionen kan endvidere bemærke, at der ved 4 udbudssager ikke er afsendt en meddelelse om tildeling af kontrakt til TED (Tender European Daily), hvilket kunne hindre potentielle konkurrenter i at gøre indsigelse over tildelingen. (Rørbæk & Møller Arkitekter Aps, Faktura nr , 2+1 Aps, Faktura nr , C. G. Jensen, Faktura nr , samt Alectia A/S, Faktura nr ) Alle bydende er dog ved direkte skrivelse orienteret om tildelingen, og som følge af Rigsrevisionens gennemgang er den manglende TED bekendtgørelse blevet opdateret. Slutteligt kan det konstateres, at der ved en udbudsrunde er nedskrevet et indstillingsnotat efter at den reelle tildeling har fundet sted og leverandøren var påbegyndt arbejdet (Rittal A/S Faktura Nr ). Kontrakter vedrørende tilbudsloven 34. Rigsrevisionen har gennemgået 8 køb der vedrører tilbudsloven. Hovedparten af disse indkøb vedrører bygge- og anlægskontrakter, hvor DTU i 7 tilfælde har foretaget konkurrenceudsættelse. I 1 køb kan Rigsrevisionen konstatere, at DTU burde have annonceret (Implement A/S Faktura nr ). DTU indgik en aftale med Implement i 2012 vedrørende nogle arbejdsgangsprocesser til Kemibrug. Rammeaftalen udløb i starten af I efteråret 2014 blev der indkøbt for kr. Ydelsen blev således erhvervet uden for rammeaftalen, og det er derfor Rigsrevisionens vurdering at ydelsen burde have været annonceret. Kontrakter under lovmæssige tærskelværdier af de udtagne køb vedrører køb under tilbudslovens tærskelværdier 36. I 1 køb er der blevet foretaget indkøb under tilbudslovens tærskelværdier, hvor der ikke er indhentet alternative tilbud. Det drejer sig om et køb af en IT-konsulent til udarbejdelse af en evalueringsplatform til en værdi af kr. (Arcanic A/S Faktura nr ). I dette tilfælde burde indkøber have sonderet markedet for at vurdere, hvad den slags ydelser burde koste. Købet hos Arcanic, omhandlede en leverance af et evalueringsværktøj til eksamensopgaver. Det fremgår af sagen, at pris og indhold ikke er aftalt inden arbejdet påbegyndes. Desuden foreligger der ikke nogen kontrakt men en række korrespondancer. Det er først på leverandørens opfordring at der bliver aftalt en konkret pris. Dette er efter Rigsrevisionens vurdering ikke udtryk for sparsommelighed fra indkøbers side. Rigsrevisionen finder, at det generelt er relevant at afsøge markedet, fx ved at indhente flere tilbud, selvom et køb er under tærskelværdierne for annoncering. Indhentning af flere tilbud kan bidrage til sparsommelige indkøb, idet virksomheden derved opnår bredere viden om prisniveauet for ydelsen, og dermed sikrer sig, at valg af leverandør sker under hensyntagen til pris og kvalitet. 37. I et andet køb, der vedrører en amerikansk ekspert i cykling John L. Bowman (Faktura nr REST), mangler der fra indkøbers side en aftale om kontraktens størrelse samt en underskrevet kontrakt. Desuden mangler der dokumentation for, at den pågældende ekspert er den eneste der kan benyttes til det indkøbte formål. Der foreligger en kontrakt mellem DTU og Vejdirektoratet vedrørende benyttelsen af den pågældende amerikanske ekspert. Rigsrevisionen finder det dog hensigtsmæssigt, at der foreligger et tilbud fra den amerikanske ekspert om hvad forløbet skal koste. Der findes ikke noget grundlag for DTU

12 10 at vurdere om den endelige fakturering fra den amerikanske eksperts side er rimelig eller billig. Det fremgår af korrespondancen, at det først er efter det sidste besøg, at man bliver enige om prisen. Registrering og dokumentation 38. Rigsrevisionen vurderer, at stikprøven har vist, at indkøbene i overvejende grad er veldokumenteret, således at beslutninger og dispositioner vedrørende købet er tilgængelige. Dog kan Rigsrevisionen konstatere, at der er 4 køb, hvor kontraktforhold ikke er dokumenteret tilstrækkeligt. I 1 køb mangler et udkast til kontrakt at blive underskrevet (MR Brolægning, Faktura Nr. 1119). I den konkrete sag afgav MR brolægning et tilbud på en entreprise opgave der lød på kroner som underhåndstilbud, mens den samlede fakturering endte på sammenlagt kroner. I et andet køb under en gældende rådgiver-rammeaftale faktureres der efter en fastprisaftale i en konkret sag med Alectia A/S (Faktura Nr ). Fastprisaftalen på sagen er ikke underskrevet af DTU, men dog af rådgiveren. 39. I 2 køb, mangler der decideret at blive udarbejdet en kontrakt, samt at indhente et egentlig tilbud fra en leverandør (John L. Bowman Faktura nr REST) samt (Arcanic A/S Faktura Nr ). 40. De ovennævnte køb er således ikke dokumenteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksens krav om dokumentation af alle handlinger, der forpligter DTU. Desuden er et utilstrækkeligt dokumenteret køb en ulempe ved en eventuel klagesag over tildeling af kontrakt, hvis købet har været konkurrenceudsat, samt hvis regningen stiger. C. Registrering og rapportering af indkøb 41. Generelt er det Rigsrevisionens opfattelse at registreringen af de foretagede køb på DTU er korrekte. Der er 1 eksempel på at der er konteret forkert. 42. DTU samler og analyserer indkøbsdata med henblik på at vurderer aftale-compliance, systemcompliance og for at følge udviklingen i de enkelte indkøbskategorier. DTU anvender SAS indkøbsanalysesystemet til at understøtte ledelsens opmærksomhed på indkøbsområdet. DTU følger løbende indkøbsvolumen og giver således i koncernindkøbs årsrapport et overblik over, hvor meget der indkøbes samlet på DTU; hvilke kategorier der er tale om, samt antallet af egne, fællesinstitutionelle og SKI- og Statens Indkøbsaftaler DTU anvender, og hvor meget de dækker af den samlede indkøbsvolumen. Via SAS Indkøbsanalysesystemet er der således mulighed for, at udarbejde data vedrørende institutions regeloverholdelse, både i forhold til lovgivning, samt i forhold til interne retningslinjer om at indkøbere på DTU skal følge de indgåede aftaler.