BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMISYSTEM MV.

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMISYSTEM MV.

2 VEJLEDNING Denne kravspecifikation er en del af kravspecifikationen af økonomisystem, herunder debitor, e- handel, boliglån og ressourcestyring. Den samlede kravspecifikation for økonomi udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er specifikke for økonomi. Denne kravspecifikation beskriver opgaver, processer og arbejdsgange, som skal håndteres ved hjælp af kommunens fremtidige løsning. Dokumentet indeholder dels en række generelle forhold og ikke-funktionelle krav, dels en beskrivelse af et antal procesområder, som varetages hos kunden. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Kunden 2 3. Udbuddets omfang 3 4. Generelle krav til tilbuddet Basiskrav Hovedtidsplan Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Test Uddannelse Uddannelse i forbindelse med brugen af systemunderstøttelsen Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af løsningen (option) Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (option) Dokumentation Dokumentation af analysefasen Dokumentation af løsningen Brugersupport Udviklingsplaner Projektmodel Bemanding Involvering af kundens medarbejdere Samarbejde om optimering af brugen af systemet Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data (option) Generelle krav til løsningen Forventninger til leverandøren Lovmæssige krav Åbne standarder Sikkerhed og kontroller Brugervenlighed og fleksibilitet Forhold vedr. it-arkitektur, integration mv Brugeradministration Integration i forhold til økonomisystemet It-sikkerhed It-arkivering Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Data til ledelsesinformation generelt (option) Data til complianceanalyser (option) Dataudtræk Metadata og søgbarhed Programmering af batchjobs Krav til driftsplaner Svartider, oppetider mv. 18

4 5.15 Offentlig Digitalisering Beskrivelse af opgaveområder og processer Kontoplan Budget og budgetopfølgning Debitor Ressourcestyring Indkøb og e-handel Anlægsstyring og anlægsregnskab Betaling, bogføring og kreditor Rapportering og analyse Økonomi og regnskab herunder årsregnskab og omkostningsregnskab Likviditetsstyring (option) Boliglån Mellemkommunale opkrævninger/udbetalinger (option) 58

5 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Denne del af det samlede udbud omfatter udbud af kundens økonomisystem. Dette dokument udgør den specifikke del af kravspecifikationen for udbuddet, som samlet udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordne krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescases er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 C KRAVSPECIFIKATION SIDE 1

6 2. KUNDEN Kundens organisation er kendetegnet ved en høj grad af decentralisering. Opgaveområderne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Kunden anslår antallet af brugere på den nuværende økonomiløsning til at være som følger: Kategorier Brugere Administratorer Ca. 4 Superbrugere Ca. 20 Brugere Ca. 600 Kunden har en central økonomisupport funktion, hvor medarbejderne er systemadministratorer, foretager brugeroprettelser og yder umiddelbar teknisk support til brugere i hele organisationen. I den centrale økonomifunktion findes omkring 8 medarbejdere med bredt kendskab til systemet og dets funktionsmåde og superbruger niveau på mere specifikke områder. I fagcentrene findes omkring 12 økonomimedarbejdere, som er involveret bredt i kommunens økonomiprocesser og tilrettelægger centrets interne arbejdsgange på økonomiområdet. Disse medarbejdere deltager i budgetlægning, budgetopfølgning, øvrig rapportering, ad-hoc analyser, regnskabsmæssig kontrol, design af kontoplaner mv. De har bredt kendskab til systemerne og deres muligheder og anvender mange forskellige funktionaliteter. Nogle af fagcentrene anvender specifikke moduler/systemer og har evt. administrator og/eller superbrugerfunktion på disse. Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 2

7 3. UDBUDDETS OMFANG Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem mv.. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke it-løsninger, kunden benytter til at løse opgaver inden for økonomi, og hvilke systemer der i dag eksisterer integrationer til. Krav 2. Udgangspunktet for nærværende udbud er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 3

8 4. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem. Systemet skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til en tidssvarende økonomiløsning. Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, SKAL gives tilbud på (MINDSTE- KRAV): Tilgængeliggørelse af eksisterende data, jf. pkt. 4.5 Uddannelse i forbindelse med ibrugtagning af løsningen, jf. pkt Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø, jf. pkt Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data, jf. pkt Data til ledelsesinformation - generelt, jf. pkt. 5.8 Data til Complianceanalyser, jf. pkt. 5.9 Likviditetsstyring, jf. pkt Mellemkommunale opkrævninger/udbetalinger jf. pkt Bistand til realisering af effektiviseringspotentiale (jf. bilag 1 A) Forlængelse af kontrakten med 2 x 2 år ad gangen. Hermed forstås, at leverandørens tilbud inden for disse områder skal prissættes separat, således at kunden har mulighed for at til-/fravælge områderne. 4.1 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Krav 5. Krav 6. Tilbud 1. Tilbud 2. Det er et krav, at leverandøren skal levere et økonomisystem baseret på et standardsystem. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Det er et krav, at processerne er automatiske, så det ikke er manuel arbejdskraft, der skal anvendes for at få systemerne til at køre. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fortsat skal gøre brug af. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fremover ikke skal gøre brug af. 4.2 Hovedtidsplan Krav 7. Det er et krav, at senest den 15. oktober 2015 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for Den 1. december 2015 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1. januar 2016 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav). BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 4

9 Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valget af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen viderebearbejdes i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Tilbud 3. Tilbud 4. Tilbud 5. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse ved ibrugtagning af løsningen (option). 4.3 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelsen af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 8. Det er et krav, at tilbuddet medtager al den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 9. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelsen af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Kunden ønsker at sikre en så let overgang til det nye system som muligt. Kunden ønsker derfor, at eksisterende data i kundens nuværende system, videst muligt omfang gøres tilgængelige i det nye system ved brug af den samme funktionalitet, som stilles til rådighed for nye data. Krav 10. Tilbud 6. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til tilgængeliggørelse af eksisterende data. I det omfang tilgængeliggørelsen forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 13 medtage tilgængeliggørelse af eksisterende data som option, og den endelige tilgængeliggørelse af eksisterende data fastlægges som en del af analyse- og designfasen. Omkostninger til tredjepart medtages ikke. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 5

10 4.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer, opsætning af roller og brugerrettigheder mv. Krav 11. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). 4.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning, hvor repræsentanter fra kommunen deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Krav 12. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet (mindstekrav). 4.8 Uddannelse Leverandøren skal tilbyde uddannelse i forbindelse med ibrugtagning og brugen af systemet. Krav 13. Krav 14. Krav 15. Det er et krav, at uddannelsen forestås af kompetente undervisere med erfaring i undervisning og brugen af systemet. Det er et krav, at uddannelsen gennemføres, så der i uddannelsen er fokus på, at de enkelte moduler/områder er en integreret del af en samlet system/løsning, så der samtidig undervises specifikt i forhold til modulet og generelt i forhold til den samlede løsning. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af kundens brugere i hele kontraktperioden Uddannelse i forbindelse med brugen af systemunderstøttelsen Kunden ønsker en løbende videreuddannelse af brugerne. Derfor ønsker Kunden at indgå en fast aftale om en løbende efteruddannelse efter en klippekortordning. Ikke brugte klip kan af kunden overføres til næste år. Ikke brugte klip i kontraktperioden skal kunne modregnes i forbindelse med den endelige opgørelse af fastprisaftalens omkostninger. Klippekortet skal omfatte 10 uddannelsesdage med op til 24 deltagere. Tilbud 7. Leverandøren skal i bilag 13 medtage omkostningerne til en klippekortordning baseret på 10 årlige uddannelsesdage. Omkostningerne til klippekortordningen medtages som en del af den faste månedlige driftsudgift Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af løsningen (option) Leverandøren skal kunne levere al brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer, superbrugere og brugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 6

11 Kunden ønsker den størst mulige fleksibilitet i forhold til uddannelse af brugere, både i forhold til uddannelsens omfang og i forhold til den konkrete tilrettelæggelse. Undervisningen foregår hos kunden. Ved hands-on-undervisning er der plads til 12 brugere af gangen i kundens IT-lokale. Krav 16. Tilbud 8. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen (mindstekrav). Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 anføre, om undervisningen forudsætter lokaler eller bør foregå i lokaler med adgang til flere pc er. Krav 17. Leverandøren skal, som en del af tilbuddet, tilbyde uddannelse af følgende økonomi: Administratorer (ca.4 administratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Administratorer (ca. 4 administrator/superbruger - debitor): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af debitorsystemet. Administratorer (ca. 4 administrator/superbruger - ressourcestyring): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af ressourcesystemet. Superbrugere (ca. 20 økonomi): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbrugere af systemet. Krav 18. Krav 19. Krav 20. Krav 21. Krav 22. Superbrugeruddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere. Uddannelsen skal tillige klæde superbrugerne på til at løse komplekse fagspecifikke problemer samt håndtere de basale elementer i brugerhåndtering. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra kunden til at sikre den bedst mulige kobling mellem kommunens opgaveløsning og økonomisystemets muligheder, eller superbrugere kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Uddannelsen af superbrugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af økonomisystemets moduler er koordineret med implementeringen af disse og foregår umiddelbart før den enkelte bruger skal benytte sy- BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 7

12 stemet, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Krav 23. Tilbud 9. Kursusmaterialet skal foreligge minimum 14 dage før afholdelse af kurserne, og skal forinden i samarbejde med kunden være tilrettet eventuelle specifikke kunde-krav Leverandøren skal i bilag 3 afgive 2 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne. Leverandøren skal ved hvert tilbud beskrive hvilke undervisningsformer (f.eks. hands-on-holdundervisning, stormøder og e-learning), der vil blive benyttet til undervisning af de enkelte profiler (administratorer, superbrugere og brugere): - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (option) I tilfælde af, at kunden selv ønsker at varetage uddannelsen af brugerne, ønsker kunden uhindret og ubegrænset adgang til et uddannelsesmiljø, der driftes og vedligeholdes af leverandøren. Uddannelsesmiljøet er ikke omfattet af servicemål og bodsbestemmelserne i bilag 9. Uddannelsesmiljøet skal gøre det muligt for kunden at oplære brugere i anvendelse af økonomisystemet mv. Uddannelsesmiljøet skal altid være opdateret, så nye funktioner i systemet, som følge af nye versioner/ændringer m.m., også er slået igennem i uddannelsessystemet. Leverandøren skal tillige kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Samtidig har kunden behov for lejlighedsvis at kunne afprøve nye løsningers integration til det tilbudte løn-/økonomisystem i et testmiljø, således at integrationer er velafprøvede inden de overføres til produktionsmiljøet. Ligeledes er der behov for afprøvning af nye løsninger i det enkelte system. Kunden ønsker at benytte uddannelsesmiljøet til test af systemet. Krav 24. Krav 25. Krav 26. Krav 27. Tilbud 10. Tilbud 11. Leverandøren skal stille et uddannelsesmiljø til rådighed for kunden. Adgangen til uddannelsesmiljøet skal være uhindret og ubegrænset i tidsrummet alle arbejdsdage kl Leverandøren skal i samarbejde med kunden sætte uddannelsesmiljøet op, så det afspejler kundens forhold, herunder at det indeholder et autentisk datagrundlag og autentiske brugerrettigheder. Den nærmere konfigurering af uddannelsesmiljøet fastlægges i analyse- og designfasen. Uddannelsesmiljøet skal kunne nulstilles efter endt undervisning, så undervisningen af nye kursister tager afsæt i det oprindelige datagrundlag. Det skal være muligt for kunden selv at kunne redigere i uddannelsesmiljøets datagrundlag. Leverandørens skal i underbilag til bilag 2 redegøre for det uddannelsesmiljø, som leverandøren kan stille til rådighed. Leverandørens skal i bilag 13 medtage etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø som en option. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 8

13 4.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden (vedligeholdelsesaftalen). Dokumentationen bør foreligge i et ajourført, online, søgbart format Dokumentation af analysefasen Som en del implementeringen skal leverandøren gennemføre en analyse- og designfase, der skal give leverandøren den fornødne viden til udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse på baggrund af kravspecifikationen jf. kontraktens bestemmelser. Krav 28. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav) Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (f.eks. manualer, online hjælp) Administrationsdokumentation (udvidede manualer) Systemdokumentation (løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (f.eks. installations- og systemdokumentation, fejlhåndtering) Krav 29. Krav 30. Krav 31. Krav 32. Tilbud 12. Al brugerrettet dokumentation skal foreligge på dansk. Tilbuddet skal omfatte tilstrækkelig dokumentation og vejledning til at understøtte brug og afstemning af systemet. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Dokumentation skal vedligeholdes i hele kontraktperioden, således at det er ajourført i forhold til den version af løsningen, som kunden anvender. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk til support af kundens medarbejdere. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte brugersupport samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til brugersupport. Kunden ønsker at leverandøren effektivt kan yde support til udvalgte brugere i organisationen via fjernadgang, således at supporteren kan se brugerens skærm. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 9

14 Krav 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive hvordan leverandørens supportere kan understøtte kundens ønske om fjernadgang til udvalgte brugeres skærme i forbindelse med support Udviklingsplaner For Kunden er det vigtigt at der anskaffes et fremtidssikret system, især i forhold til fremtidige digitale løsninger. Tilbud 14. Tilbud 15. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv. Leverandøren skal endvidere angive om dele af den tilbudte løsning vil blive erstattet af nye delløsninger i kontraktperioden (vedligeholdelsesperioden). Omkostninger (licenser) ved kundens ibrugtagning af de beskrevne udviklingstiltag skal være indregnet i det afgivne tilbud. Kunden ønsker mulighed for at kunne påvirke udviklingsplaner og fremtidige initiativer i forhold til den tilbudte løsning. Tilbud 16. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsamling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer, samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde Projektmodel Tilbud 17. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde kundens roller og forventninger til disse samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør Bemanding Tilbud 18. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for, hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden Involvering af kundens medarbejdere Tilbud 19. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har. Endelig skal leverandøren beskrive omfanget af de ressourcer kunden skal anvende for at drifte løsningen Samarbejde om optimering af brugen af systemet Kunden ønsker sammen med leverandøren at gøre økonomiadministrationen nemmere, bedre og billigere. Der er kundens vurdering, at der er et betydeligt potentiale for at tilbyde opgavevaretagere og institutioner en opgaveunderstøttelse, som gør det muligt at løse opgaverne nemmere og bedre, hvilket vil give øget tilfredshed og kvalitet. Der er desuden et betydeligt potentiale for effektiviseringer, det vil sige for at reducere tidsforbruget til økonomiopgaver. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 10

15 Effektiviseringen drives af digitalisering, forbedret systemunderstøttelse, ændrede arbejdsprocesser og standardisering. Samtidig går en lang række af arbejdsprocesserne på økonomiområdet på tværs af den centrale økonomifunktion og opgavevaretager/institutioner. Leverandøren forventes at påtage sig et betydeligt medansvar for, at administrative processer med relation til økonomistyringen løbende forbedres og effektiviseres. Kunden forventer, at leverandøren vil bistå kunden med at identificere, kvalificere og implementere effektiviseringer i de arbejdsprocesser, som berører kunden. Kunden forventer, at leverandøren løbende, og mindst én gang årligt, overvejer og kommer med konkrete forslag til forbedring af it-understøttelsen af økonomiadministrationen, herunder forslag til bedre udnyttelse af leverandørens system. Tilbud 20. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren ønsker at støtte op om kundens tilgang til en mere optimal brug af den tilbudte løsning. Tilbud 21. Det beskrevne samarbejde skal være indregnet i prisen i bilag Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data (option) Ved udløb af denne kontrakt skal opgaven genudbydes. Det kan indebære, at kunden skal overdrage opgaven til en ny leverandør. Kunden ved af erfaring, at det er vanskeligt at konvertere data, hvorfor det kan være nødvendigt i en periode at opretholde en spørgeadgang til historiske data. Spørgeadgangen omfatter læseadgang herunder rapportadgang - til samtlige data i systemet, som de forefindes ved kontraktens udløb. Spørgeadgangen skal foregå ved brug af det benyttede system eller et system med lignende spørgefunktionalitet. Der skal være mulighed for at foretage udtræk, som ikke ligge i faste rapportskabeloner (ad-hoc søgninger). Endvidere vil der være behov for fuld adgang til systemet i de første 4 måneder efter evt. overgang til andet system i forbindelse med afslutning af kommunens regnskab. Forventet antal brugere i årene efter kontraktens udløb: Fuld adgang Læseadgang 1. måned Alle måned 10 Resten måned Alle 2. år år 5 Tilbud 22. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde spørgeadgangen til data i 5 år samt fuld adgang til systemet i de første 4 måneder efter denne kontrakts udløb. Der angives en pris pr. måned for 1. år inkl. fuld adgang til systemet i de første 4 måneder samt én pris pr. måned for spørgeadgang i de næste 4 år. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 11

16 5. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 5.1 Forventninger til leverandøren Kunden forventer, at leverandøren har et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune herunder de politiske og administrative processer, som kendetegner kommunale økonomiforhold. 5.2 Lovmæssige krav Krav 34. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning mv. (mindstekrav), herunder: A. Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven) B. Datatilsynets sikkerhedskrav C. Arkiverings- og kassationsbestemmelser D. Forvaltningsloven E. Offentlighedsloven F. Styrelsesloven G. Bogføringsloven H. Lov om offentlige betalinger I. Lov om inddrivelse J. Budget- og regnskabssystem for kommuner K. Årsregnskabsloven L. Samt særlige opgørelser på refusionsområdet hvis de mest hensigtsmæssigt laves i økonomisystemet (f.eks. rapporten Helårspersoner) Krav 35. Tilbud 23. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere kommunens økonomiopgaver og økonomistyring under overholdelse af aktuel, relevante lovgivning. Leverandøren skal i kontraktperioden holde den tilbudte løsning funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til ændrede lovgivningsmæssige og reguleringsmæssige rammer. 5.3 Åbne standarder Kunden skal overholde gældende lovgivning omkring anvendelse af åbne standarder for software, hvorfor tilbuddet skal opfylde gældende krav. Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder, herunder skal leverandøren i fald en eller flere standarder helt eller delvist ikke opfyldes, for disse standarder beskrive baggrunden for leverandørens fravalg af at anvende standarden i leverandørens system. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 12

17 5.4 Sikkerhed og kontroller Krav 36. Krav 37. Det er et krav, at der hvert år senest 1. marts foreligger en erklæring fra leverandørens eksterne statsautoriserede revisor om den samlede system-, data- og driftssikkerhed. For udgiftsområder, som er omfattet af statsrefusion, skal revisorerklæringen leve op til de krav, der af ministerierne stilles i den til enhver tid gældende Regnskabsbekendtgørelse (pt. BEK nr. 789 af 25/06/2014). Leverandøren skal med det samme efterkomme de anvisninger, revisor har givet. 5.5 Brugervenlighed og fleksibilitet Det er vigtigt for kunden, at systemet er brugervenligt, intuitivt og på dansk. Dette betyder også, at der skal være online hjælp f.eks. i form af elektroniske manualer/f1-assistance eller lignende, og det skal være muligt at bruge genvejstaster i stedet for mus. Disse støttefunktioner, manualer mv. skal foreligge på dansk. Herudover bør systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden selv at foretage ændringer f.eks. i rapporter, kontoplan mv. Krav 38. Krav 39. Krav 40. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger, herunder individuelle opsætning af skærmbillederne. Der ønskes et system med en intuitiv og letforståelig brugergrænseflade, som kan tilgodese behovene for brugere på mange forskellige niveauer af viden om systemet, og som reducerer behovet for oplæring til et minimum. Den enkelte bruger skal have mulighed for samtidig at have flere sessioner/skærmbilleder åbne af systemet samtidig. 5.6 Forhold vedr. it-arkitektur, integration mv. Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder (de-facto og dejure) samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal i størst mulig omfang være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. Tilbud 25. Tilbud 26. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke eksterne grænseflader løsningen tilbyder. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser og/eller app på smartphone og tablet, og hvilke krav dette stiller til slutbrugerens hardware og software. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 13

18 Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med økonomi og økonomistyring, herunder udtræk og forespørgsler. Kunden ønsker at følge og understøtte KOMBITs udvikling af en fælles rammearkitektur. Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren og den tilbudte løsning vil understøtte og følge KOMBITs rammearkitektur Brugeradministration Af hensyn til bl.a. brugervenlighed er det for kunden vigtigt, at adgang til systemet medfører brug af færrest mulige brugernavne og adgangskoder for den enkelte medarbejder, herunder brug af single-signon. Krav 41. Tilbud 30. Det er et krav at løsningerne understøtter Kundens behov for at udarbejde funktionsopdelte brugerrettigheder. Samtlige ledere skal kunne danne rapporter/oversigter, så lederen på en let og overskuelig måde kan vurdere om medarbejdere har korrekte rettigheder Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan brugeradgang til løsningen fremstår for brugeren, og hvordan den administreres. Det skal beskrives, hvilke muligheder kunden har for frit at tildele brugernavne i løsningen, samt hvilke muligheder for dokumentation ifm. brugeradministration, som løsningen tilbyder. Kunden anvender i dag Microsoft AD til administration af brugerrettigheder, og en kommende løsning ønskes tilknyttet denne løsning. Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, i hvilken udstrækning løsningens brugeradministration kan integreres med Microsoft AD, og hvilke krav løsningen evt. stiller i denne sammenhæng Integration i forhold til økonomisystemet Løsningen til økonomi skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for økonomistyringen mv. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke systemer og interessenter, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til den eksisterende løsning til økonomisystemet Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader. Tilbud 32. Krav 42. Krav 43. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at kunden som en del af tilbuddet kan få udleveret dokumentation ned på feltniveau af de snitflader, som kunden skal bruge som en del af leverandørens løsning for at kunne integrere med 3. parts produkter. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 14

19 5.6.3 It-sikkerhed Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 33. Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kommunen sikres mod diverse vira o.l., når økonomisystemet i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor. I de tilfælde, hvor der er brud i revisionsporet, fx ved overførsel af data fra et system til et andet, vil der være behov for at kunne afstemme konti. Krav 44. Tilbud 35. Det er et krav, at løsningen indeholder en beskrivelse af hvorledes konti afstemmes ved brud i revisionssporet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for hvor der er overførsel af data mellem to systemer, og derfor behov for afstemning af systemkonti It-arkivering De tilbudte løsninger skal leve op til arkivlovens bestemmelser omkring elektronisk aflevering. I forhold til aflevering til et offentligt arkiv gælder det, at den efterspurgte løsning skal leve op til bestemmelserne i Arkivloven og Bekendtgørelse 1007 af 20. august 2010 eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Krav 45. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet, der skal indgå i arkiveringsversionen. Den tekniske dokumentation skal bl.a. indeholde tabel- og feltbeskrivelser og E/R-diagram. Leverandøren skal i sit tilbud tage udgangspunkt i et krav om årlig arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion, selvom Kunden i dag har en aftale om aflevering af data hvert 2. år. 5.7 Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Den kommende løsning forventes at kunne levere data til FLIS. Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvordan og i hvilket omfang løsningen vil aflevere data til FLIS. Krav 46. Den beskrevne funktionalitet skal være indregnet i prisen i bilag Data til ledelsesinformation generelt (option) Kunden ønsker direkte adgang til alle data registreret i løsningen (ned til mindste registrerede enhed, f.eks. cpr-nr.). Data stilles til rådighed via datawarehouse, således at kunden herfra kan læse data til eget ledelsesinformationssystem. Adgangen skal udformes således, at data automatisk kan indlæses af gængse løsninger til dataanalyse og datakonsolidering. Overførsel af aktuelle data skal ske mindst en gang pr. måned. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 15

20 Tilbud 37. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for systemadgang til data i datawarehouse. Den oplyste pris vil samtidig udgøre vederlagsreduktionen ved eventuelt bortfald af denne opgave. 5.9 Data til complianceanalyser (option) I dag anvender kunden et system fra BuboBubo til complianceanalyser. Kunden forventer, at der også fremover hos kunden vil være stor fokus på complianceanalyser for bl.a. at følge op på brugen af indkøbsaftalerne og lave prisanalyser. Derfor ønsker kunden mulighed for et dagligt og/eller månedligt udtræk af data (fakturalinjer mv.) fra bogførte e-bilag til brug i et indkøbsanalysesystem. Tilbud 38. Tilbud 39. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, det tilbudte systems mulighed for at levere data til complianceanalyser. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for systemadgang til data til compliance-analyserne. Priserne skal angives med månedlig udtræk Dataudtræk Kunden benytter i høj grad ad hoc dataudtræk fra systemer i den daglige produktion. Anvendelsen og omfanget af disse data er meget varierende og skal understøttes på flere niveauer. Kunden ønsker at kunne analysere alle data i løsningen via fleksible dataudtræksmuligheder. Brugere kan vælge at udtrække valgte data til manuel eller maskinel behandling i andre systemer, herunder til gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater, så data kan viderebearbejdes (fx skal der kunne regnes på tal) Brugere kan opstille og gemme egne standardrapporter, eller redigere i foruddefinerede standardrapporter. Rapporterne skal kunne udskrives eller eksporteres. Tilbud 40. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til dataudtræk til ad hoc brug samt den tilbudte validitet og aktualitet af tilgængelige data. Kunden ønsker fra regneark at kunne foretage direkte opslag og trække data (f.eks. budget- og forbrugstal) fra Økonomisystem via forprogrammerede makroer. Tilsvarende makrobaseret funktionalitet benyttes til at tilbageinddatere de i regneark bearbejdede data til Økonomisystemet. Tilbud 41. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes løsningen fra regneark håndterer direkte opslag og datatræk (f.eks. budgettal) fra Økonomisystem via forprogrammerede makroer. Tilsvarende skal redegøres for den tilsvarende tilbageinddateringsfunktion. Kunden ønsker at sikre uafhængighed af enkelte systempakker, hvorfor dataudtræk i gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater skal, indbefatte formater baseret på åbne standarder. Kunden benytter i dag Microsoft Office 2013, og løsningen skal understøtte formater der kan anvendes med denne programpakke, og alle senere versioner af Microsoft Office. Tilbud 42. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for løsningens anvendelse af filtyper i forbindelse med dataudtræk, og hvorvidt disse opfylder ovenstående ønsker til understøttelse af nævnte kontorpakke. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 16

21 5.11 Metadata og søgbarhed Kunden ønsker, at kunne knytte ad hoc kommentarer og filer (docx, xlsx, pdf m.fl.) til data alle steder i Økonomisystemet. Funktionaliteten ønskes anvendt til dokumentationsformål gennem tilknytning af originaldokumenter til data. I tilknytning hertil ønsker kunden mulighed for at tilknytte og tilgå dokumenter direkte i Kundens ESDH-system. Tilbud 43. Tilbud 44. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder til hvilke typer af poster der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og resultatpræsentation samt muligheder for at tilpasse visningen af søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc Programmering af batchjobs Krav 47. Krav 48. Krav 49. Løsningen skal indeholde funktionalitet til at afvikle periodiske jobs (batchjobs) f.eks. i forbindelse med inddatering via overførsel eller udskrivning af data, rapportering, ad hoc-analyser eller andet. Løsningen skal kunne afvikle periodiske og tidsforskudte jobs (batchjobs) f.eks. udenfor arbejdstiden i forbindelse med inddatering og overførsler. I forbindelse med implementering skal leverandøren proaktivt sikre, at batchjobs opsættes korrekt og overvåges løbende i.f.t. kundens ønskede arbejdsgange. Der ønskes et udskriftsarkiv, hvortil udskrifter/rapporter kan fremsendes både via batchjob og ved direkte udskrivning Krav til driftsplaner Krav 50. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanen kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en videnoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Tilbud 45. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 medtage udkast til driftsplaner. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 17

22 5.14 Svartider, oppetider mv. I en række af kundens opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og svartider er derfor vigtige. Krav 51. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv Offentlig Digitalisering Den offentlige sektor er inde i en udvikling, hvor der i stigende grad satses på, at borgerne skal gøre brug af digitale selvbetjeningsløsninger placeret på borger.dk. Herunder har der i flere omgange været talt om, at borgerne skal have mulighed for at have adgang til egen sag. Krav 52. Krav 53. Tilbud 46. Systemet skal hurtigst muligt efter statslige eller KL krav i form af fællesoffentlige digitaliseringsstrategier, e-dage mv. fremsættes, og senest, når kommunen skal have kravene implementeret, overholde disse. Systemet skal, hvis det bliver et krav, kunne udstille dette via borger.dk. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes leverandøren vil leve op til den offentlige digitaliseringsstrategi. BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 18

23 6. BESKRIVELSE AF OPGAVEOMRÅDER OG PROCESSER Afsnittet indeholder detaljerede beskrivelser af et antal opgaveområder og processer som forventes understøttet af den udbudte løsning. For hvert opgaveområde beskrives følgende forhold: Navn for opgaveområdet/processen Formål og overordne krav til opgaveområdet/processen Beskrivelse af opgaveområdet/processen og dens kritiske delprocesser Specifikke krav (overordnet) til IT-understøttelse af opgaveområdet/processen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Leverandøren bedes detaljeret redegøre for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange som er beskrevet. Leverandøren skal tilstræbe et detaljeringsniveau som muliggør at udbudsgiver ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver. Der er beskrevet procescases inden for områderne: Kontoplan Budget og budgetopfølgning Debitor Ressourcestyring Indkøb og e-handel Anlægsstyring og anlægsregnskab Betaling (bank, kasse og E-fakturaer) og kreditor Rapportering og analyse Økonomi og regnskab, herunder årsafslutning og omkostningsregnskab Likviditetsstyring Boliglån Mellemkommunale opkrævninger/udbetalinger BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 19

24 6.1 Kontoplan Tilbud 47. Tilbud 48. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer mv. angående kontoplan. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvis procescasen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Kontoplan Formål og overordnede krav Det skal være muligt at opbygge og vedligeholde en standardkontoplan, der understøtter kundens krav til økonomistyring og rapportering. Der lægges vægt på en løsning som både tilgodeser krav fra det politiske niveau samt det administrative behov for økonomistyring. Kontoplanen skal give mulighed for en tværgående økonomistyring i hele kommunen eksempelvis ved brug af gennemgående konteringsdimensioner/registreringsniveauer. Der skal være mulighed for at understøtte forskellige decentrale styringsbehov med valgfri opbygning af registreringsniveauer i forhold til specifikke lokale styringsbehov Kundens kontoplan skal afspejle Den politiske kontoplan der fastlægger, hvem der er ansvarlig for bevillingerne og Den administrative kontoplan, der angiver hvem der har ret til at anvise/afholde udgifter og oppebære indtægter. I forhold til styringsbehovene hos de decentrale økonomifunktioner er det målet, at økonomisystemet kan dække alle behovene bl.a. også til styring af disponeringer, således at behovet for regnearksløsninger kan elimineres. Kundens kontoplan skal opbygges i overensstemmelse med den autoriserede kommunale kontoplan. Leverandøren skal sikre, at kontoplanen altid aktuelt kan leve op til de gældende regler i forhold til den af Økonomi- og Indenrigsministeriet autoriserede kontoplan. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Kontoplanen vedligeholdes centralt. Ved behov for nye konti, henvender institutionen sig til den centrale regnskabsfunktion, som herefter opretter kontiene. De kontoplanansvarlige validerer oplysningerne inden konti oprettes. Nogle decentrale økonomifunktioner opretter og anvender efter eget ønske yderligere registreringsniveauer eksempelvis bærere/projektkoder/egen dimension. Systemet skal understøtte organisatoriske ændringer og flytning af opgaver og budgetansvar til andre enheder. Specifikke krav til it-løsning Kontoplanstrukturen skal opbygges således at det er muligt at hente oplysninger på tværs af alle registreringsniveauer. Der skal være mulighed for at gøre dette på et antal niveauer, som ikke må være mindre end 16. Registreringsmulighederne skal kunne findes på flere niveauer, eksempelvis: Nogle registreringskrav vil være gennemgående for hele kommunen, således at der på tværs kan foretages økonomianalyser af bestemte omkostningsarter, eksempelvis bygninger/kurser/konsulentydelser mv. Nogle registreringskrav skal kunne fastlægges for en gruppe af enheder/institutioner (f.eks. for skoler). BILAG 1 C KRAVSPEFICIKATION SIDE 20