Sogneindsamling Alt hvad du behøver at vide som indsamlingsleder. bog. Indsamlingshåndbog 25

Transkript

1 Ind sam lings hånd Alt hvad du behøver at vide som indsamlingsleder Sogneindsamling bog Indsamlingshåndbog 25

2 Adresser Folkekirkens Nødhjælp Nørregade København K Telefon Ind Sogneindsamling@dca. dk Optællingslinie Telefon Returnering af ubrugte indsamlingsbøsser Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F Intro 3 10 års Sogneindsamling 4 Generelt om indsamlingen 6 Sådan er rollerne fordelt 8 Vigtige datoer 10 Hvervning af indsamlere 12 På selve indsamlingsdagen 16 Efter indsamlingen 20 Sådan hjælper Folkekirkens Nødhjælp 22 2 Indsamlingshåndbog

3 søndag den 2. marts til Sogneindsamling 2008 Folkekirkens Nødhjælp har sat sig meget ambitiøse mål for de kommende år. Vi vil kunne hjælpe flere, mere og endnu bedre. Sogneindsamlingen spiller en vigtig rolle. Derfor er målet at Sogneindsamlingen skal være blandt de 3 største husstandsindsamlinger målt på både indtægter og lokal forankring. Takket være sognene har vi i dag det mest fintmaskede net af alle indsamlingerne og med afsæt i 10 års jubilæet og det gode fokuserede arbejde i sognene, er jeg sikker på, at vi når det mål allerede i år og kan fastholde det mange år fremover. Jeg glæder mig til at gå min rute den 2. marts. Henrik Stubkjær Generalsekretær Indsamlingshåndbog 3

4 I 2008 er det 10. gang, at danske sogne og organisationer er med til at løfte Sogneindsamlingen til en landsdækkende begivenhed. Den frivillige indsats har på 10 år skabt et samlet resultat på over 100 millioner kroner til verdens fattigste. Resultatet er opgjort på indsamlingsdagen. Oveni lægges bidrag fra giro, telefon og kollekter. Sådan har Sogneindsamlingen udviklet sig: 4 Indsamlingshåndbog Vand giver liv 1999 Den første sogneindsamling hand lede om vand. I 1999 var 1,6 milliarder mennesker uden adgang til rent drikkevand, og 4 millioner børn og 6 millioner voksne døde årligt af vandrelaterede sygdomme. Deltagende sogne 320 Indsamlere Resultat 3,5 millioner kroner Giv de fattige ret 2001 Få noget for pengene giv dem til Afrikas fattigste kvinder Enken Kalyiammas ønsker for sine børnebørns fremtid satte fokus på Indiens kasteløse og menneskerettighederne; retten til skolegang, sundhed og til at spise sig mæt hver dag. Deltagende sogne 528 Indsamlere Resultat 6 millioner kroner Kvinder rammes hårdere af fattigdom end mænd. I mange kulturer bliver piger tidligt gift, kommer ikke i skole og er underlagt deres mands krav og behov uden megen retssikkerhed. Deltagende sogne 640 Indsamlere Resultat 7,9 millioner kroner Hør hans bøn 2002 Drengen Sabino ønskede sig en fodbold. Han og hans familie er blandt de millioner af mennesker, som fattigdom hvert år tvinger bort fra deres hjem for at søge lykken i storbyernes slumkvarterer. Deltagende sogne 910 Indsamlere Resultat 11,3 millioner kroner 2000

5 Om natten tænder William på 13 år tændstikker for at holde Natdanseren væk. William er blandt de millioner af børn, hvis forældre er døde af aids og som har brug for hjælp for at få en fremtid. Deltagende sogne 1116 Indsamlere Resultat 14,1 millioner kroner 2004 Ryd minerne giv livet en chance Drengen Joaõ og hans ged går gennem et minefelt efter afslutningen på 20 års borgerkrig i Angola. Selv om krigen er slut, lurer minerne og forhindrer tusinder af flygtninge at vende hjem. Deltagende sogne 1209 Indsamlere Resultat 12,8 millioner kroner Giv livet en chance 2003 Sult har mange ansigter og mange årsager. Ud over katastrofer er ligegyldighed, grådighed, uvidenhed og diskrimination vægtige årsager til, at flere end 800 millioner mennesker sulter. Deltagende sogne 1262 Indsamlere Resultat 13,6 millioner kroner 2007 Signe fra Danmark håber, det bli r godt vejr. Resten bestemmer hun selv. Mange steder i Afrika bestemmer piger end ikke over deres egen krop, og unge kvinder udgør 2/3 af de nye hiv-smittede. Deltagende sogne 1252 Indsamlere Resultat 12,6 millioner kroner 2006 Sult er mere end mangel på mad Stands aids Den stille sult årige Leke fra Malawi og hendes familie er blandt de 800 millioner mennesker, der lever i daglig, udmarvende sult. Dramatiske katastrofer får mediedækning stilfærdige gør ikke. Deltagende sogne 1198 Indsamlere Resultat 15,5 millioner kroner Har du vigtige planer på søndag? Sogneindsamling 2. marts 2008 ELLERS RING NU OG MELD DIG SOM INDSAMLER P Å Sårbare børn Aids-epidemien har taget livet af 15 millioner børns forældre. Hvis børnene er heldige, tager slægtninge dem til sig. Hvis ikke, må den ældste blive voksen i en frygtelig fart og passe de små. Indsamlingshåndbog 5

6 indsamlingen Sogneindsamlingen afvikles hvert år den første søndag i marts. I 2008 er det søndag den 2.marts. Sogneindsamlingen går til Folkekirkens Nødhjælps hjælpearbejde, hvor der i år er særligt fokus på sårbare børn, der betaler en høj pris for aids-epidemien, f.eks ved at have mistet en eller begge forældre. Indsamlingen er organiseret i 1275 sogne og er landsdækkende idet mange sogne rækker ud over egne sognegrænser og beredvilligt også dækker små nabosogne, hvor indsamlingen ikke sikres af lokale kræfter mennesker deltager aktivt i forberedelserne til Sogneindsam lingen. På selve dagen træder yderligere ind som hjælpere og op mod som indsamlere. Det er et stort apparat, der går i gang om morgenen den 2. marts. Forberedelse er midlet, der sikrer at alt klapper på dagen, at der faktisk deltager indsamlere, at indsamlerne gives de bedste muligheder for at omsætte deres tid til det bedst mulige indsamlings resultat og at de, der vil give til indsamlingen, får mulighed for det. Som indsamlingsledere har I ansvaret for, at det lykkes i jeres område. Sammen med sekretariatets medarbejdere bidrager I til, at det lykkes på landsplan. Vi har et fælles ansvar for det samlede resultat. Ved at dele erfaringer om hvad der virker og ved at fokusere på at gøre det, der synes svært, enkelt og bedst muligt bliver 10 års jubilæums indsamlingen den bedste nogen sinde. Og så har vi et godt afsæt næste gang. 6 Indsamlingshåndbog

7 Indsamlingens hjemmeside Her kan du Finde gode råd fra andre indsamlingsledere Finde kontaktoplysninger på alle indsamlingsledere Downloade jubilæumslogo og skabeloner til breve Downloade pressemeddelelser, artikler, annoncer og fotos Ved hjælp af Service Centret får du adgang til data, og mobilnumre vedrørende dit sogn. Du går ind via linket i højre side af skærmen. Du kan Klarmelde og administrere dit sogn Indtaste og administrere indsamlere Anvend FKN Nr. og Password som tilsendt på datatark for at logge ind på Service Centret Indsamlingshåndbog 7

8 rollerne fordelt Hvis sognets indsamlingsleder er ny, er flyttet, har fået ny adresse eller ikke tidligere har oplyst den til Folkekirkens Nødhjælp skal ændringerne straks oplyses på eller tlf Som ny indsamlingsleder modtager du en velkomstpakke med dataark for både sogn og indsamlingsleder samt denne håndbog. Indsamlingsleder - Indsamlingsleder Du har overblikket Du ved hvor mange ruter der skal dækkes i sognet Du ved hvor mange indsamlere, du skal bruge til det Du sætter målet tidligt, og hvorfor ikke fuld dækning? Du laver en strategi for at nå målet Du beder andre om hjælp til at nå målet I klarmelder sognet på sogneindsamling.dk senest 1. februar I fordeler kampagnematerialer I hverver nye og gamle indsamlere I kontakter systematisk og i god tid alle tidligere indsamlere 2-3 år bagud I sikrer, at indsamlerne ved hvor og hvornår de skal møde op I har et velfungerende udleveringssted og frivillige til at bemande det I har gennemarbejdede og gode ruter, der dækker hele sognet I har prioriteret ruterne efter hvilke, der forventes at give bedst I har aftaler med søndagsåbne butikker om at måtte opstille indsamlere udenfor I har en aftale med en bank om indlevering af pengene. Danske Bank er klar. I ringer resultatet ind på indsamlingsdagen I takker de involverede og evaluerer kort for at kunne gøre det lige så godt næste år. I indtaster løbende eller efter indsamlingen de lokalt tilmeldte indsamlere. Du orienterer dig om hvem der står for indsamlingen i nabosognene og samarbejder med dem om pressekoordinering og fælles hvervning. I har kontakt til netværk lokalt og hverver indsamlere blandt dem I gennemfører søndag den 10. februar et ringearrangement, hvor specielt inviterede og I selv ringer til eget netværk, tidligere indsamlere og andre for at hverve indsamlere I har kontakten til lokale medier 8 Indsamlingshåndbog

9 Folkekirkens Nødhjælps sekretariat Udsender kampagne- og indsamlingsmaterialer Producerer TV-spot Gennemfører kampagnen StandsAids.Nu og På invitation fra dig får I Karavanebesøg til konfirmander (se Leverer dokumentation for hjælpearbejdets kvalitet og omfang Inviterer til kampagnestartsmøder og jubilæumsarrangementer i de 10 stifter Formidler gode erfaringer fra indsamlingsledere videre til dig Leverer oplæg til artikler Tager til møder i sogne på invitation Står til rådighed for henvendelser fra indsamlingsledere Arrangere centralt tilmeldingssystem med tilmeldingstelefon Har aftale med Danske Bank Drive og opdatere Informerer butikskæder der har søndagsåbent om at lokal henvendelse kan forventes Udsender løbende -nyhedsbreve til alle indsamlingsledere Har kontakt til større netværk og organisationer på landsplan Har kontakten til landsdækkende og regionale medier Udsender SMS Husk indsamling på søndag til alle centralt tilmeldte indsamlere kort inden indsamlingsdagen Udsender vejledning til lokal evaluering Laver en samlet evaluering Indsamlingshåndbog 9

10 datoer 25. januar I har sat jer et mål for indsamlerhvervningen og ved hvordan I vil hverve indsamlere, f.eks med ringearrangementet den 10. februar i har en aftale med en bank om optælling af indsamlede penge. Der er en central aftale med Danske Bank - som mod forugående aftale - står til rådighed 26. januar Danmarksindsamlingen. TV show på DR 31. januar I klarmelder sognet via Service Centret på senest denne dag 1. februar Du har modtaget hvervematerialer med posten og kan bestille flere 10. februar Ringearrangementet afvikles kl over hele landet for at hverve indsamlere 23. februar Du har modtaget indsamlingsmaterialer (indsamlingsbøsser mm) 25. februar I har givet alle tilmeldte indsamlere besked om mødested og -tid. I kontakter løbende nytilmeldte 2. marts indsamlere bevæger sig ud på hver sin rute til den 10. sogneindsamling Efter indsamlingen, på indsamlingsdagen, ringer I til optællingslinien (se side 19) 7. marts I har indsendt evt. evaluering 31. marts I har indtastet data på alle lokalt tilmeldte indsamlere via Service Centret på 10 Indsamlingshåndbog

11 Indsamlingshåndbog 11

12 Hvervning Den typiske indsamler er kvinde (ca. 70%) i alderen år eller år. Familier med børn i 1-6 klasse Unge i alderen år (Konfirmander, spejdere, efterskoleelever). Sådan er den Er det muligt at få alle ruter dækket? Ja, selvfølgelig er det muligt, og det er sjovt når det lykkes. Der skal arbejdes for det og lægges kræfter i at kontakte potentielle indsamlere. Det er vigtigt at bruge kræfterne rigtigt. Vi vil anbefale følgende: Alliér dig tidligt med nogen, der kan hjælpe. Det er rart at være flere om opgaverne. Kontakt først de tidligere indsamlere Vær synlig i lokalavisen Hold foreninger og netværk orienteret Arranger, gerne sammen med andre sogne, et ringearrangement, hvor I samles nogle stykker og ringer til potentielle indsamlere; egne kontakter, forældrene i skolen, konfirmandernes forældre eller hvem I kan fremtrylle lister på. 12 Indsamlingshåndbog

13 Registrering af indsamlere Det er vigtigt at alle kontaktdata på indsamlere opbevares, så de kan videregives den dag du stopper. Fra i år bliver det muligt at registrere sine indsamlere hos Folkekirkens Nødhjælp via hjemmesiden. I Service Centret på kan du registrere/ tilmelde dine indsamlere. Du kan herefter altid trække lister, hvor de fremkommer sammen med eventuelt centralt hvervede indsamlere i dit sogn. Det vil fremgå af listen, om den enkelte indsamler er hvervet lokalt eller centralt. I er sikret et sikkert opbevaringssted til data, hvor alle indsamlere er samlet Indsamlerne er at finde samme sted, når du eller din afløser skal i gang med at genhverve næste år Du kan indtaste indsamlerne løbende eller vente til efter indsamlingen. Du kan opdatere listerne hele året Lokale medier Synlighed og presseomtale er vigtig. Har man hørt om indsamlingen før, er der kortere til et ja, når man får en opfordring til at samle ind, og kortere til pengepungen, når man skal give et bidrag. Det er Indsamlingslederne der har kontakten til den lokale presse En lokal vinkel er altid godt Måske kan 10 års jubilæet være en indgangsvinkel til en historie. Hvor mange penge er der blevet indsamlet i sognet/kommunen/avisens dækningsområde i de 10 år? Hvilke år var særlig gode og hvad er forventningerne til i år? Når et medie dækker flere sogne Det kan være en fordel at afstemme med andre indsamlingsledere, når avisen kontaktes. I kan vælge en fælles kontaktperson, som repræsenterer alle sognene i avisens dækningsområde. Folkekirkens Nødhjælps journalister står altid til rådighed med forslag, gode råd, illustrationer og historier. Se kontakt på hjemmesiden. Bemærk at der er lavet et særligt 10-års logo, som kan downloades fra hjemmesiden. Indsamlingshåndbog 13

14 kort fra Ruter på en smart måde Som indsamlingsleder har du mulighed for at benytte dig af Eniro s online-rutesystem. Her kan du nemt opbygge, redigere, gemme og udskrive dine ruter. Resultatet bliver et flot rutekort med logo, overskrift, toptekst, rutebeskrivelse, bemærkninger, skaleret kort med ruten tegnet ind og bundtekst. Sidst, men ikke mindst gemmes ruterne hér til videre eller senere brug. En tommelfingerregel siger, at en rute skal dække: På landet - 50 husstande I villa/parcelhus kvarterer husstande I bykerner husstande Kort Du finder ruteplanlægningsværktøjet på Selve systemet er nemt at bruge, log in på følgende måde: Organisation: skriv FKN med store bogstaver Områdetype: vælg sogne - vent på den opdaterer Område: find dit sogn. Distrikt: Skriv dit sogns 6 cifrede FKN nummer Adgangskode: Skriv password Husk også at opstille indsamlere ved søndagsåbne butikker Vær opmærksom på, at systemet bruger betegnelsen distrikt for sogn Yderligere vejledning finder du under hjælp oppe i højre hjørne. Du er også velkommen til at ringe på , hvis du ønsker en personlig vejledning. 14 Indsamlingshåndbog

15 Har du modtaget alle materialer? Når du modtager kassen med indsamlingsmateriale, så tjek med det samme, om alt hvad du bestilte er i kassen. Du vil have materialerne senest 1 uge før indsamlingsdagen har du ikke det, skal du ringe med det samme til , så vi kan sikre, at indsamlingsbøsserne når frem i tide. Disse materialer kan du finde i kassen: Indsamlingsbøsser ID-kort til indsamlerne og kontrolkupon (sidder sammen) Logobånd og plaskikholdere til ID-kort Labels til indsamlingsbøsser Indsamlingsvejledninger Plastikposer Girokort til folk der ikke er hjemme ca. 50 pr. 100 husstand. Optællingsskema På optællingsskemaet er der et girokort samt personlig kode, du skal bruge for at indringe sognets resultat på indsamlingsdagen Indsamlingshåndbog 15

16 På selve Mød op på indsamlingsstedet i god tid, så du kan nå at fordele ruterne og lægge dem klar til indsamlerne. Hav forfriskninger klar. Huskeliste til indsamlingsdagen Materialer tilsendt fra Folkekirkens Nødhjælp Brødkniv til at åbne indsamlingsbøsser Kasse til opbevaring af de indsamlede penge Forplejning, kaffe, te mv. Kopper, termokander mv. Borde/stole Rutekort/ruteoversigt Kuglepenne Mappe til kontrolkuponer, hulmaskine mv. Papir mv. Mobiltelefon 16 Indsamlingshåndbog

17 Mærkat til indsamlingsbøsse Legitimationskort og kontrolkupon legitimation, kontrolkupon og mærkat til indsamlingsbøsse Legitimationsskilt, kontrolkupon og mærkat Alle indsamlere skal bære et synligt legitimationsskilt, og alle indsamlingsbøsser skal være forsynet med en særlig mærkat. 1. Mærkat til indsamlingsbøsse påklistres 2. ID kort: indsamlerens navn skrives tydeligt, afrives langs den stiplede linie og sættes i plastholderen 3. Kontrolnummer løftes af og klæbes under bunden af indsamlingsbøssen 4. Indsamlingslederen beholder kontrolkort indtil indsamleren er tilbage fra sin rute. Det kan bagefter bruges som kvittering for bøsse med indhold til indsamleren Indsamlerne registreres vurdér om der skal vises ID og sendes af sted med indsamlingsbøsser, rutekort og de materialer, der skal bruges på ruten. Ifølge loven må børn under 11 år kun samle ind, hvis de er i følge med en voksen. Børn mellem 11 og 18 år skal følges ad to og to. Sogneindsamlingen er en gade- og husstandsindsamling Indsamlingshåndbog 17

18 Indsamlerne kommer tilbage Hav forfriskninger klar til dem og vær klar til optælling. Bed dem udfylde evalueringsskemaerne, mens du og hjælpere optæller indholdet af de fyldte indsamlingsbøsser. Optælling Det nemmeste er, at du og en hjælper selv tæller pengene op. Men er I et stort sogn eller har I i forvejen en god kontakt til et lokalt pengeinstitut, er det en god idé at spørge, om de vil hjælpe med optællingen. I de store byer har vi lavet en aftale med Danske Bank, som ekstraordinært holder åbent om søndagen. Husk at tilmelde jer hos os, hvis I vil aflevere penge i Danske Bank på dagen. Vil I aflevere mandag, så lav selv en aftale med Danske Bank filialen. HUSK: Uanset hvordan I tæller op, skal I anvende optællingsskemaets girokort og personlige kode til indtelefonering. Når I anvender optællingsskemaet, skal I være to personer med til optællingen og begge skal attestere optællingsskemaet. Hvis I tæller op med maskine: Det totale resultat skrives i sammentællingsfeltet. Hvis I tæller op i hånden: I skal tælle de enkelte møntenheder op hver for sig. De to personer skal hver især foretage en sammenregning af resultatkolonnen. Det udfyldte skema indsendes til Folkekirkens Nødhjælp snarest efter indsamlingen. Resultaterne indgår i kampagnens centrale bogholderi. 18 Indsamlingshåndbog

19 Indtelefonering af det indsamlede beløb Det indsamlede beløb, antal indsamlere og gennemførte ruter, skal efter optælling indtelefoneres til Folkekirkens Nødhjælp. Vi har oprettet en særlig telefontjeneste på dagen Hav optællingsskemaet parat. Ring op på nummeret står også på optællingsskemaet. Indtast sognets nummer (står på optællingsskemaet). Indtast din personlige PIN-kode (står på optællingsskemaet). Følg instruktionerne i telefonen. Indbetaling af det indsamlede beløb Første hverdag efter indsamlingen skal du overføre/indbetale de indsamlede penge til Folkekirkens Nødhjælp på det tilsendte girokort. I Danske Bank hjælper de gerne - mod forudgående aftale - med optællingen. Er du indsamlingsleder i mere end ét sogn, vil vi bede dig om at tælle de enkelte sogne op hver for sig. Dette vil lette vores bogholderi og revision samt gøre vores arbejde med fremtidige indsamlinger bedre. Indsamlingshåndbog 19

20 Efter Den gode historie Presse Har I en god historie til pressen fra indsamlingsdagen, sidder Folkekirkens Nødhjælps journalister klar på telefonerne i sekretariatet på tlf Du kan også sende med billeder til sogneindsamling@dca.dk Ønsker du indsamlingsstedets resultat i den lokale avis eller i lokalradioen, så tag selv kontakt til redaktionen. 20 Indsamlingshåndbog

21 Overskydende materiale Indsamlingsbøsser, ID-kort, logobånd, plastikholdere og labelse kan alle genbruges. Gem dem et sikkert sted til næste år eller send dem retur til vores pakkecentral: Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F. Att. Folkekirkens Nødhjælp Evaluering For at gøre vores indsamling så god og effektiv som muligt, vil vi efter indsamlingen per mail bede om din hjælp til at udfylde et evalueringsskema. Har du i øvrigt ris og ros, er du altid velkommen til at kontakte os. Registrer alle indsamlere Indtast de indsamlere, der meldte sig til dig lokalt, via Service Centret på hjemmesiden. Der er åbent hele året, men gør det så hurtigt som muligt. Datoer for de kommende års Sogneindsamlinger marts marts Indsamlingshåndbog 21

22 Folkekirkens Nødhjælp Det internationale hjælpearbejde beløber sig i 2007 til 373 millioner kroner. Folkekirkens Nødhjælp vil gerne hjælpe flere, mere og bedre endnu og har sat sig som mål i 2012 at kunne anvende hele 550 millioner kroner til det internationale arbejde. De fleste midler kommer fra statslige donorer hvoraf de største er DANIDA og EU. Bidrag fra private via gaver og Betalingsservice-aftaler, arv og indsamlinger danner grundstammen i økonomien. Vi arbejder i den fattige verden Folkekirkens Nødhjælps indsats er mest koncentreret i Afrika og Asien. Men vi har også aktiviteter i Mellemøsten, Mellemamerika og Østeuropa. Vi har regionalkontorer i Afrika, Asien og Mellemamerika. Folkekirkens Nødhjælps arbejde kan sammenfattes i seks programtyper: Kapacitetsopbygning af civilbefolkningen forsoning Fødevaresikkerhed Retten til basal social service Katastrofeberedskab, genopbygning, flygtninge og internt fordrevne Humanitær minerydning. Sogneindsamling 2008 skal bl.a. hjælpe og støtte børn, som er mærket af aids-epidemien og dens følger. 22 Indsamlingshåndbog

23 HAP Hjælpen når frem og modtagerne skal være tilfredse når Folkekirkens Nødhjælp er i aktion. At det går rigtigt til, har vi snart papir på. Folkekirkens Nødhjælp er blevet vendt og drejet af Humanitarian Accountability Partnership (HAP), en organisation der sikrer kvalitet, gennemsigtighed og klagemuligheder i hjælpearbejdet. Certificeringen er en stor anerkendelse af hjælpearbejdet og et godt afsæt for at udvide aktiviteterne. Indsamlingshåndbog 23

24 Sogneindsamling 2008 Folkekirkens Nødhjælp Nørregade København K Telefon Sogneindsamling@dca. dk