SCKK. Temaer efter frokost

Transkript

1 Temaer efter frokost Roller og opgaver i den individuelle selvevaluering Planlægning og gennemførelse af det gode konsensusseminar Fra selvevaluering til prioritering og gennemførelse af forbedringsprojekter

2 Den individuelle evaluering

3 Individuel selvevaluering Tovholderens rolle er at: At klæde teamet på til at gennemføre den individuelle selvevaluering At gennemføre egen selvevaluering At planlægge en evt. arbejdsdeling i teamet At samle alle individuelle selvevalueringer og sende dem til teamet forud for konsensus-processen (bruttolisten)

4 Forberedelse til den individuelle selvevaluering Giv en kort introduktion til KVIK modellen 9 temaer og 28 emner Fortæl om at selvevaluere fokus på styrker og forbedringsområder Instruer i at pointgive og pointenes rolle Give teamet overblik over relevante dokumenter til selvevalueringen Vis og forklar, hvordan man bruger det elektroniske værktøj

5 6 gode råd, når du selvevaluerer individuelt 1. Afsæt 1 2 arbejdsdage og skab ro om dig 2. Sørg for, at du har KVIK vejledningen foran dig, at du kan logge på og at du har den relevante dokumentation 3. Det er OK ikke at have viden om et emne 4. Koncentrer dig om at formulere styrker og forbedringsområder i hele sætninger og brug ikke for meget tid på pointgivningen 5. Spørg tovholderen, hvis du er i tvivl om noget 6. Husk, at det er din mening, der skal formuleres lad være med at spørge andre! Forslag til en OH om at selvevaluere

6 Eksempel på dokumentationsliste Tema/Emner Tema 2: Strategi og planlægning 2.1 Indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov 2.2 Udvikle, evaluere og revidere strategi og handleplaner 2.3 Gennemføre strategi og planlægning i hele organisationen Relevant dokumentation: Interessentanalyse og diamanten fra 2002 Brugersegmentering 2004 Kompetenceundersøgelser 2001 og 2004 Kvalitetsundersøgelser 2000 og 2004 Brugertilfredshedsmålinger 2003 og 2004 Brugerhøringer 4 fødselsdagsinterviews Resultatkontrakter Bestyrelses og udvalgs inddragelse i strategier og resultatkontrakter Årshjul (fra Kvalitetsrejsen 2002) Medarbejderseminarer/tirsdagsmøder/faglige konsulentmøder Projekter/arbejdsområders bidrag til resultat-kontrakt MIO

7 Plan for eventuel arbejdsdeling Tema/Emner Tema 2: Strategi og planlægning 2.1 Indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov 2.2 Udvikle, evaluere og revidere strategi og handleplaner 2.3 Gennemføre strategi og planlægning i hele organisationen Primært ansvar for at læse dokumentation og/eller for selvevaluering Henrik, Dorthe Henrik, Dorthe, Mads Henrik, Dorthe, Bent F, Anne Relevant dokumentation/tænk på: Interessentanalyse og diamanten fra 2002 Brugersegmentering 2004 Kompetenceundersøgelser 2001 og 2004 Kvalitetsundersøgelser 2000 og 2004 Brugertilfredshedsmålinger 2003 og 2004 Brugerhøringer 4 fødselsdagsinterviews Resultatkontrakter Bestyrelses og udvalgs inddragelse i strategier og resultatkontrakter Årshjul (fra Kvalitetsrejsen 2002) Medarbejderseminarer/tirsdagsmøder/faglige konsulentmøder Projekter/arbejdsområders bidrag til resultatkontrakt MIO

8 Efter den individuelle selvevaluering Tovholderen samler et bruttodokument, når tidsfristen for selvevaluering er udløbet Dokumentet videreformidles til hele selvevalueringsgruppen, så de kan læse det forud for konsensusprocessen.

9 Konsensusprocessen

10 Konsensus Konsensus betyder generel enighed i en bestemt gruppe f.eks. om hvordan man skal forholde sig i en sag Latin: consensus => overensstemmelse NB: Bør ikke forveksles med forhandling Kilde: Den Danske Ordbog, 2003 Forslag til en OH om at selvevaluere

11 Konsensusprocessen Tovholderens rolle er: At skabe rammerne for et vellykket konsensusseminar. At planlægge programmet, samt fordele roller og opgaver på seminaret. Efterfølgende at redigere konsensusrapporten efter behov. At understøtte overdragelsen af konsensusrapporten til andre (ledelsen, SU, arbejdspladsen og evt. bestyrelse).

12 Vellykkede rammer for konsensusseminaret Alle deltagere i konsensusseminaret skal i god inden modtage en papirversion af bruttodokumentet via så alle har tid til at læse det. Der afsættes 1 1½ dag til seminaret et sted, hvor I har tid til den totale fordybelse! På seminaret er der KVIK vejledninger til alle, plads omkring bordet til mange papirer og god fortæring. Evt. har I en projektor koblet til computeren, så alle kan se, hvilke formuleringer, der skrives ind i konsensusdokumentet.

13 Program, roller og opgaver Tovholderen planlægger programmet for konsensusseminaret med udgangspunkt i bruttodokumentet Tovholderen (evt. flere) læser bruttodokumentet grundigt igennem og bemærker: Formuleringer, der kræver uddybning. Områder, hvor der er stor uenighed og hvor der derfor skal afsættes mere tid. Ens styrker og forbedringsområder, der blot er formuleret forskelligt. Emner, hvor ingen har svaret eller svaret forkert, hvorfor der måske også her skal afsættes mere tid.

14 Planlægning af konsensusdrøftelsen En rækkefølge på diskussionen kunne være: Tema 9 Tema 1 Tema 2 Tema 5 Tema 6 Tema 3 Tema 7 Tema 4 Tema 8

15 Eksempel på dagsprogram for konsensusmøde klassisk model God morgen og velkommen Formålet med dagen, Kort omkonsensusprocessen Der er bestilt morgenmad og kaffe/te Konsensusproces i 2 grupper Tema : AA, BB, CC, DD og EE Tema : FF, GG, HH, II og JJ Frokostpause Fortsat konsensusproces i de to grupper Pause Afrapportering + kvalificering af konsensus af de 8 temaer i plenum Pause Konsensusproces vedr. tema 5 Processer i plenum Aftensmad Tema 5 fortsat Vi arbejder videre med forbedringsforslag i forhold til Processer i plenum Afslutning Evaluering af dagen Selvevalueringens videre proces

16 Mere om rollefordelingen på konsensusseminaret Mødeleder/ordstyrer Den, der leder diskussionen, sørger for at alle kommer til orde og holder øje med tiden (der skal også være tid til pauser) Særlig forberedt på temaer Supplerer tovholderens grundige forberedelse læser konsensusrapporten grundigt igennem og lægger mærke til vigtige problemfelter Dialogcoach/vejviser Griber ind på passende måde, når samtaler løber af sporet, koncentrationen glipper eller der opstår konflikter Skribent Dokumenterer styrker, forbedringsområder og point i et konsensusdokument. Gerne via et medie, hvor alle kan følge med f.eks. en videoprojektor Dokumentationsansvarlige Gør opmærksom på relevant dokumentation undervejs

17 Principper i konsensusforløbet F.eks. Tema 2.1: Hvad gør SCKK for at indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov: Først Drøftelse af styrker enighed om styrker gruppens formuleringer skrives ind i konsensusrapporten. Så Drøftelse af forbedringer enighed om forbedringer gruppens formuleringer skrives ind i konsensusrapporten. Til sidst Hvert gruppemedlem kigger på eget pointvalg konsensus om point eller gennemsnit. Forslag til OH om konsensus -proces

18 Konsensus i praksis 6 gode råd Konsensus kræver selvopdragelse, dvs.: 1. Respekt for andres mening og oplevelse 2. Respekt for, at alle ikke har mening eller viden om alt 3. Vær præcis og brug konkrete eksempler. 4. Lad være med at gentage, hvad der allerede er sagt 5. Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller kendte diskussioner 6. Det er ok at være enige om, hvor vi ikke er enige Forslag til OH om konsensus -proces

19 To eksempler på næsten det samme Tema 3.1: Hvad gør institutionen for at planlægge og udvikle medarbejderressourcer ift. den valgte strategi? Hvad har vi gjort godt? Alle var med til at formulere en personalepolitik og der er siden formuleret lønpolitik og arbejdstidsaftale. Personalepolitikken evalueres. Hvad har vi gjort godt? Alle var med til at formulere en personalepolitik i 2002, og der er siden formuleret lønpolitik og arbejdstidsaftale for ACgruppen. Personalepolitikken evalueres ved medarbejdertilfredshedsmålinger (2003, 2004 og 2005). Eks. på forskel i formuleringer

20 Redigering af konsensusrapporten Redigeringen handler om: Rettelse af stave- og slåfejl Tilretning af sætninger, som er indforståede og præciser evt. indholdet Omformulering af forbedringsområder, som ikke er formuleret som forbedringsforslag Redigering af gentagelse Flytning af forkert placerede styrker og forbedringer

21 Efter selvevalueringen hvad så? En bruttoliste med styrker og forbedringsområder Udfordringen er at sortere og prioritere forbedringsområderne i bruttolisten, så de bliver til håndterbare idéer til forbedringsprojekter Og så lige få gennemført projekterne.

22 Fra konsensusrapport til handlingsplan 1. Formidling og drøftelse af konsensusrapporten Ledelsen skal forholde sig til resultatet Centrale ressourcepersoner f.eks. tovholder eller direktionsassistent skal udarbejde plan for opfølgning (hensyn til andre projekter, resultatkontrakter mv.) Resten af huset i passende omfang 2. Gruppering af forbedringsområder 3. Fra forbedringsområder til projekter Hvad er årsagen til forbedringsområdet? Eks. side Fra projektoversigt til prioritering Realisering af mission eller vision Bidrager til at nå strategiske mål Bidrager til organisationens nøgleresultater 5. Arbejdet med forbedringsprojekter og opstilling af handleplaner

23 Det perfekte kan være det godes fjende Begræns jer til 3 4 prioriterede forbedringsprojekter I kan overveje at trykteste jeres forbedringsprojekter gennem feedback fra SU eller centrale kolleger, som ikke har deltaget i konsensusprocessen Husk at opstille handlingsplaner og projektbeskrivelser for forbedringsprojekterne: Formål Mål Fremgangsmåde Evaluering Organisering Tidsforbrug og økonomi Sørg for tydeligt ejerskab Orienter ansvarlige ledelse i bedst mulig tid, hvis/når der skal tages kritiske beslutninger undervejs Forbered ledernes beslutningsgrundlag

24 Faldgruber i implementeringen Manglende opbakning fra topledelsen Forbedringsaktørerne har ikke egen nærmeste leders opbakning til det merarbejde tværgående forbedringsprojekter medfører Uklarhed i ansvaret for gruppering af forbedringsområder Slinger i fokus på driften og udviklingsprojekterne Den øvrige organisation definerer forbedringsprojektet som forringelser grundet manglende involvering og dialog Manglende timing mellem udvikling og afvikling af processer og metoder.

25 Committed to Excellence? Committed to Excellence er en international anerkendelse for forbedringsarbejdet på en arbejdsplads efter en selvevaluering Hvad indebærer Committed to Excellence? I udarbejder en selvevaluering I gennemfører tre strategisk vigtige forbedringsprojekter på grundlag af selvevalueringen I søger anerkendelsen skriftlig og modtager besøg af en eller to validatorer

26 Bedømmelsen ved Committed to Excellence To validatorer læser ansøgningen, diskuterer den og finder steder der skal spørges ind til på site visit. Validatorerne besøger arbejdspladsen og snakker med lederne og medarbejdere fra forskellige dele af organisationen. Validatorer skriver feedback-rapport til institutionen og bedømmer, ud fra besøget og ansøgningen, hvorvidt Committed to Excellence anerkendelsen er opnået.

27 Priser og anerkendelser Priser i EFQM-regi Kvalitetsprisen for den offentlige sektor Recognised for Excellence (400 point + i Excellencemodellen) Committed to Excellence (3 forbedrings- Projekter)