*Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering.

Transkript

1 Effektiviseringsforslag Nr. 1 Indførelse af klubassistenter i klubnormering Udvalg: Undervisningsudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 34 Unge Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse I dag udmeldes hele en klubs budget i antal årsværk til pædagogisk uddannet personale. Det foreslås, at tilpasse personalenormeringen efter at der også er ansat uuddannede klubassistenter i klubberne. Forslaget vil medføre, at tildelingsmodellen i højere grad vil afspejle de faktiske forhold end i dag. Til sammenligning er udmeldingen på SFO-området pt. 94 % uddannet og 6 % uuddannet. På daginstitutionsområdet er udmeldingen 55 % uddannet og 45 % uuddannet. Der var i 2011 i alt ansat 55 pædagoger og 19 uuddannede klubassistenter i klubberne omregnet til årsværk. Dertil kommer en leder og en souschef pr. klub. Pædagogandelen er for området 74 % men varierer mellem klubberne. Dette er på niveau med landsgennemsnittets niveau på 71 % ifølge BUPLs kortlægning af området i Det anbefales, at ændringen indfases gradvist for at give klubberne mulighed for at tilpasse sig de nye vilkår. Ændringen skal også suppleres med rådgivning og aftaler om rekruttering og organisering af vagtplaner, så den faktiske normering af ansatte i klubbens åbningstid optimeres. Lønforskellen på en gennemsnitsløn til en pædagog og en uuddannet klubassistent er kr. (2012). Modellen foreslås indfases med stigende effekt i de kommende år: - 90 % normering til uddannet personale i % normering til uddannet personale i 2014 og frem Regler om takstberegning medfører, at en del af besparelsen videregives som reduktion i forældrebetalingen, da taksten for fritidsklub udgør 20 % af bruttodriftsudgifterne. Den angivne besparelse indeholder effekten af den reducerede forældrebetaling. 1

2 Effektiviseringsforslag Nr. 2 PPR Udvalg: Undervisningsudvalget Område: Børne- og ungeområdet Aktivitet: 30 Undervisning Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -1,0-1,0-1,0-1,0 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Det er vurderingen, at ledelsesgruppen i PPR kan reduceres med en stilling Det er herudover vurderingen, at der efter indflytningen i de nye lokaler vil være et begrænset behov for udskiftninger af materialer, inventar og intern vedligehold, hvorfor der kan foretages en justering af driftsbudgettet. 1

3 Effektiviseringsforslag Nr. 3 IT-ressourcer SFO-området Udvalg: Undervisningsudvalget Område: Børne- og ungeområdet Aktivitet: Undervisning Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -1,8-1,8-1,8-1,8 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Hver SFO tildeles på årsbasis 0,2 pædagogstilling til implementering af pædagogisk it i SFO erne. Arbejdet med it-integration har været i gang i en længere årrække, hvorfor arbejdet med it i den pædagogiske praksis forventeligt er indarbejdet i dagligdagen generelt. Forslaget indebærer, at den særlige it-tildeling fjernes, og at arbejdet med it i SFO en gennemføres indenfor rammerne af den almindelige normering. Den fulde økonomiske effekt er indlagt også for 2013, selvom standarden er, at der på skoleområdet tages udgangspunkt i efterfølgende skoleår og ikke det fulde budgetår idet der arbejdes med årsnormer baseret på skoleår. Det vurderes, at de 0,2 årsværk er så begrænset en ændring at den enkelte SFO vil kunne tilpasse henover det samlede budgetår. Såfremt der tages hensyn til skoleår/årsnorm vil effekten i 2013 være 285 t.kr. 1

4 Effektiviseringsforslag Nr. 4 Omlægning af hjælp i borgerens hjem Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. For at styrke borgerens eget valg og mulighed for selvstændig tilrettelæggelse af hjælp i hjemmet foreslås en omlægning mellem to ordninger. For borgere der har behov for hjælp/pleje i hjemmet, kan hjælpen gives efter to forskellige paragraffer, som begge administreres under Sundheds- og Omsorgsudvalgets område: 83 ordningen er hjemmehjælp efter frit valg 95 er hjælp til hjemmehjælp, hvor modtageren har behov for mere end 20 timers hjælp ugentlig og er i stand til at agere arbejdsgiver. Kommunen kan derfor give tilskud mod at borgeren selv varetager opgaven. Effekten ved borgernes brug af ordningerne og serviceniveauet vurderes at være ens, mens udgiften pr. time er forskellig for de to ordninger. Det foreslås derfor, at der gennemføres en omlægning af området, for at understøtte borgerens egne muligheder for tilrettelæggelse og for sikre at ressourcerne til pleje og praktisk bistand anvendes bedst muligt. Den foreløbige screening af området indikerer et effektiviseringspotentiale baseret på følgende antagelser: Der er afsat en budgetramme på 5,5 mio. kr. fra 2013 til 95 ordningen, hvoraf 3,0 mio. kr. årligt forventes anvendt ved fastholdelse af det aktivitetsniveau på ordningen, som er kendt. I den foreløbige estimering af forslagets potentiale er der antaget en ydelsesfordeling, der betyder at en standardperson, der modtager 20 timers hjemmepleje om ugen indenfor den almindelige fritvalgs hjemmepleje ( 83), koster 412 t.kr. årligt. Omvendt er årsudgiften til en borger der modtager 20 timer hjælp pr. uge efter 95 er estimeret

5 til 220 t.kr., idet timeprisen til ordningen er lavere end den timepris, der afregnes med under frit valg. Forvaltningen vurderer, at der for nuværende er 5 borgere, som kan anvende 95 ordningen, og det er skønnet at 60 pct. (3 borgere) kan motiveres til at skifte ordning, dog vil der i år et kun være halv effekt, da det ikke forventes at alle tre borgere kan skifte ordning i januar. Det skal bemærkes at kommunen kun kan opfordre til at borgeren flytter til 95 ordningen. Nedenfor er vist den foreløbigt skønnede besparelse på området kr., 2012 p/l Budgetramme Allerede disponeret nye borgere Skønnet mindreforbrug Besparelse på 83 ved flytning af 3 borgere Foreløbig skønnet besparelse Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

6 Effektiviseringsforslag Nr. 5 Målrettet hjemmepleje Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) - visitatorer, magistraten - træning til hverdagen, SOU - vedligeholdende træning, SOU III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag For at understøtte, at den hjemmehjælp borgerne modtager er målrettet og tilpasset borgerens aktuelle behov, foreslås det at udvide ordningen Træning til Hverdagen og sætte øget fokus på revisitation. Det er forvaltningens skøn, at der kan forventes samlet et effektviseringspotentiale på 3,9 mio. kr. årligt og en række investeringsudgifter til revisitation samt styrket indsats vedr. træning til hverdagen. Foreløbige opgørelser viser, at størstedelen af de borgere, der har gennemført træning til hverdagen har opnået at blive helt eller delvist selvhjulpne ift. de konkrete behov. Hidtil har der alene været gennemført træning for en mindre del af modtagerne af hjemmehjælp. Det skønnes på den baggrund, at der er et øget potentiale i ordningen. Der foretages i dag revisitation indenfor gruppen af hjemmehjælpsmodtagere, som modtager mere end 6 timers hjælp om ugen. I 2011 har det vist sig, at ordningen har bidraget til at målrette hjemmehjælpen i endnu større grad en forventet og den akkumulerede årseffekt synes større end, hvad der er indarbejdet i budgettet. Ordningen kan på den baggrund udvides til også at omfatte borgere, som modtager hjælp i mindre end 6 timer om ugen. Hermed vil der for alle modtagere af hjemmehjælp kunne foretages en vurdering af det aktuelle behov for hjælp. Der er behov for styrket fokus på at undgå tilbage -fald efter træning til hverdagen og her kan ekstra vedligeholdende træning indgå som understøttende indsats. Der skal endvidere foretages en mere konkret vurdering af mulighederne for at udvide 500

7 målgrupperne. Der vil derfor blive iværksat en nærmere analyse heraf. Analysen vil blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget forud for implementeringen. Derudover indgår hjemmehjælpsområdet i en tværkommunal undersøgelse af ældre- og sundhedsområdet, som Krevi foretager i 8 udvalgte kommuner. Undersøgelsen skal bidrage med ekstern læring, øget viden om styringen på området og sammenligning af opgaveløsningen. Undersøgelsen gennemføres i sommeren og efteråret Effektiviseringen forudsætter dels resurser til revisitation, lige som der afsættes ekstra resurser til supplerende og vedligeholdende træning. forventes at forudsætte personaletilførsel svarende til 0,9 mio. kr., idet der forudsættes synergi ift. øvrige revisitationsresurser. En udvidelse af Træning Til Hverdagen vil forudsætte øgede udgifter til gennemførelse af træning svarende til 0,5 mio. kr., lige som der afsættes 0,5 mio. kr. til vedligeholdende træning. Sammenhæng med andre forslag Projektet udmøntes på to udvalg, hvorfor et tilsvarende skema forefindes under magistraten (MAG 47). Forudsætter, at flg. forslagsnr. ikke gennemføres samtidigt: 2

8 Effektiviseringsforslag Nr. 6 Helhedsorienteret social- og omsorgsindsats i hjemmet Udvalg: SOU/SOC Område: SSA Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag En række borgere modtager hjælp og ydelser fra kommunen med udgangspunkt i flere forskellige paragraffer i serviceloven. Der kan i praksis være et overlap i leveringen af ydelser på social og omsorgsområderne, hvorfor det vurderes at en øget koordinering mellem områderne, samt et større fokus på hvorfor borger visiteres til ydelser på det ene område frem for det andet, vil give en effektiviseringsgevinst. Det væsentligste i fremtidens styring af området vil være, at sætte borgeren i centrum, og tildele ydelser der giver størst effekt, frem for at følge de faggrænser som kan være prædefinerede af den organisatoriske opdeling i kommunens forvaltning. Et eksempel er snitfladen mellem hjemmepleje efter 83 på Sundheds- og Omsorgsudvalget område og socialpædagogisk støtte og bistand efter 85 på Socialudvalgets område. Begge ydelser leveres alene til borgere i eget hjem. Formålet med hjemmepleje efter 83 er personlig pleje og praktisk hjælp til at få hverdagen til at fungere, mens socialpædagogisk støtte har et pædagogisk sigte, idet formålet her er optræning og hjælp til udvikling af færdigheder, både fysiske, psykiske og sociale. I praksis er der imidlertid et overlap mellem de to ydelser, og flertallet af de borgere, der modtager socialpædagogisk støtte (ca. 170 borgere pr. april 2012), modtager således sideløbende hjemmepleje, og det er derfor almindeligt forekommende, at to fagpersoner møder hinanden i døren. På helt kort sigt vurderes det, at en øget koordinering i leveringen af de to ydelser vil kunne forhindre den spildtid, der opstår, når leveringen af en ydelse kolliderer med leveringen af en anden. Dette vil ydermere sikre en oplevelse af større sammenhæng i tilbuddet hos borgeren og dermed opleves som et forhøjet serviceniveau. En øget koordinering vil samtidig kunne danne grundlag for en mere helhedsorienteret tilgang til borgeren, hvor leveringen af de to ydelser i højere grad tænkes sammen ift.

9 borgerens behov og de effektmål der er fastsat. En sådan tilgang vil blive støttet yderligere af de tiltag omkring effektstyring, der er blevet iværksat på det sociale område, og som også iværksættes på ældreområdet. En række konkrete opgaver løses i dag efter begge paragraffer, og en øget grad af effektstyring vil kunne bidrage med at fastsætte, hvorvidt en opgave i det specifikke tilfælde skal leveres som pleje og omsorg efter 83 eller som socialpædagogisk støtte efter 85. En ydelse skal således som udgangspunkt kun leveres som socialpædagogisk støtte efter 85, hvis der kan opstilles en forventning om en udvikling eller som minimum en fastholdelse af borgerens færdigheder. Hvis effektmålinger viser, at støtten ikke har den forudsatte effekt, skal det overvejes at omlægge den til en pleje og omsorgsydelse efter 83. En audit af sager i Social- og Ydelsesafdelingen fra 2011 peger på, at flere borgere som modtager socialpædagogisk støtte efter 85 i stedet burde tildeles personlig pleje og praktisk hjælp efter 83. En nærmere gennemgang af disse sager og en efterfølgende omlægning vurderes derfor at kunne give en effektiviseringsgevinst. Beløbet er fastsat skønsmæssigt og skal kvalificeres og fordeles mellem udvalg på baggrund af førnævnte gennemgang. Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

10 Effektiviseringsforslag Nr. 7 Fleksibilitet i rengøringen Udvalg: SOU/MAG Område: SSA/SEO Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) = budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg) 500 IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Heraf SOU Heraf digitaliseringsplan Heraf kapitalisering af frivillighed For at understøtte en øget fleksibilitet indenfor rengøring hos ældre borgere, gennemførte hjemmeplejen i 2011 et forsøg med anvendelse af selvkørende støvsugere. Projektet havde fokus på forbedring af de ældres livskvalitet ved bl.a. at tilbyde fleksibilitet og medbestemmelse ved rengøringen, hvorved den enkelte blev mere selvhjulpen. Samtidig havde projektet til formål at understøtte en mere effektiv ressourceudnyttelse af hjemmeplejepersonalet samt at forbedre disses arbejdsmiljø ved at erstatte ensartede manuelle bevægelser med teknologi. Det gennemførte pilotprojekt viste, at 75 pct. af borgerne foretrak den selvkørende støvsuger frem for manuel støvsugning udført af hjemmeplejen. Erfaringer fra andre kommuner, blandt andet Odense Kommune, viser, at indførelse af selvkørende støvsugere kan bidrage til at højne rengøringsstandarden, idet borgeren får frihed til at vælge hvor ofte der skal støvsuges, hvilket i praksis betyder, at der støvsuges hyppigere end én gang hver 14. dag, som er den eksisterende standard. Det vurderes, at op i mod 50 pct. af landets kommuner enten har indført eller overvejer at indføre selvkørende støvsugere. 1

11 På denne baggrund foreslår forvaltningen, at alle kommunens modtagere af rengøring fremover overgår til selvkørende støvsugere efter genvisitation. Genvisitationen skal sikre, at der foretages individuelle skøn og vurderinger af borgerens funktionsevne, helbredssituation mv., således at det for den enkelte borger vurderes om den manuelle støvsugning kan erstattes af en selvkørende støvsuger. Der sikres i den sammenhæng også råd og vejledning vedr. anskaffelse af selvkørende støvsugere, lige som den enkelte borgers generelle mulighed for økonomisk støtte til køb af rengøringsudstyr (og herunder selvkørende støvsuger) efter nærmere kriterier også oplyses. Et vigtigt element i den nuværende leverance af kommunens rengøringsydelser er den ældre borgers mulighed for social kontakt og dialog med de udførende medarbejdere. For fortsat at understøtte dette foreslås etablering af partnerskab med en eller flere frivillige organisationer med det formål dels at tilbyde fortsat social kontakt, dels konkret at kunne hjælpe med brug af selvkørende støvsugere mv. Som eksempel kan nævnes Odense Kommune, der i denne sammenhæng har etableret en løsning kaldet teknikvenner med frivillige der besøger borgerne efter nærmere aftale. Til etablering og fastholdelse af partnerskaber med frivillige organisationer afsættes 0,5 mio. kr. Et sådant partnerskab vil have en række positive afledte effekter i form af styrket social sammenhængskraft, større samspil ml. kommune og civilsamfund mv., og ligger derfor indenfor rammerne af kommunens arbejde med ny frivillighedsstrategi. Efter fuld indfasning i 2014 fremlægges evaluering med henblik på fornyet drøftelse til budgetforslag De samlede økonomiske konsekvenser af forslaget betyder en årlig gevinst fra 2014 på cirka 2,6 mio. kr. Den præcise opgørelse af dette fremgår af nedenstående tabeller. Beregningsforudsætninger og gevinstopgørelse I alt modtager borgere i FK hjemmehjælp, hvoraf antallet af modtagere der alene modtager rengøring/hovedrengøring udgør borgere, de resterende borgere modtager ydelser i form af personlig pleje ved siden af rengøringen. En del af borgerne vil ikke kunne klare sig alene med en selvkørende støvsuger, dette kan skyldes boligforhold eller nedsat funktionsevne. Det antages at 90 pct. af de borgere, som alene modtager rengøring vil kunne overgå til selvkørende støvsugere, mens dette vedrører 50 pct. af borgerne, der modtager hjælp ud over rengøring. I gevinstopgørelsen regnes der således med modtagere. Forudsætningen for nedenstående beregning er, at der er visiteret 21 min. til støvsugning i forbindelse med rengøring hos den enkelte borger hver anden uge, dvs. 26 uger årligt. På baggrund af erfaringer i pilotprojektet med selvkørende støvsugere er der estimeret en gevinst på 16 minutter. Der skal fortsat regnes med en vedligeholdelsestid til selvkørende støvsugere på 5 min. pr. gang. Som udgangspunkt forventes det, at borgerne selv anskaffer den selvkørende støvsuger, men det vurderes, at 10 pct. af de berørte borgere borgere med særligt lavt indkomstgrundlag - vil søge om at få tilskud (som personligt tillæg) til anskaffelse af selvkørende støvsugere. 2

12 Genvisitering af selvkørende støvsugere forventes at løbe i hele 2013 med en udgift på ca. 3 årsværk. Hertil forventes en årlig driftsudgift til klargøring af borgeres boliger, som er størst ved implementering af ordningen. Ydermere er der indregnet en driftsudgift til forventet tilskud til støvsugere, denne er dog først indregnet fra 2014, hvor projektet er fuldt implementeret. Fuld effekt kan opnås i Effektivisering i timer: Opgørelse Timer pr. år Opgørelse af effekt og driftsudgifter i timer Visiterede timer til støvsugning Heraf vedligeholdelse Heraf effektivisering Drift Klargøring af borgernes hjem (1 time og et kvarter pr. borger) år Årlig klargøring af borgernes hjem. Der regnes med ca. ¼ af timerne i år 2 og frem 689 Effektivisering i kr. og afledt drift: Baseret på ovenstående effektiviseringsopgørelser i timer kan følgende effekt fastlægges for projektet: T.kr p/l Effektivisering ( timer a 250 kr.)* Klargøring af borgerens hjem (2.754/689 timer a 250 kr.) Genvisitation til selvkørende støvsugere, 3 årsværk Forventet udgift til tilskud til borgernes anskaffelse af selvkørende støvsugere Fastholde social kontakt og støtte til anvendelse, ibrugtagning mv. gennem partnerskab m. frivillig organisation

13 T.kr p/l Effekt *Halvårseffekt i 2013 Anlægsinvestering Det forventes som udgangspunkt, at borgeren selv skal anskaffe en selvkørende støvsuger, men at der vil være en række opstartsudgifter til projektet ifm. implementering (undervisningsudstyr, projektledelse mv.) på i alt 0,5 mio. kr.. Gevinstopgørelse Dette effektiviseringsforslag indgår blandt andet i kommunens digitaliseringsplan samt i arbejdet med ny frivillighedsstrategi. I forhold til arbejdet med digitaliseringsplan 2013 og frivillighedsstrategi er der tale om følgende nettoeffekt: T.kr p/l Effekt med dette forslag ift. digitalisering Effekt med dette forslag ift. frivillighed I alt effekt Sammenhæng med andre forslag Ingen 4

14 Effektiviseringsforslag Nr.8 Nemmere adgang til private leverandører af hjemmehjælp Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Som led i Moderniseringsaftalen mellem KL og regeringen har regeringen taget initiativ til at ophæve særreglerne vedrørende kommunernes tilrettelæggelse af frit valg af leverandør af hjemmehjælp, jf. servicelovens 91 og 92. Særreglerne betyder, at kommunerne skal tilvejebringe det frie valg gennem en godkendelsesmodel, hvor kommunen skal godkende de leverandører, der lever op til kommunens kvalitets- og priskrav. Eller gennem en udbudsmodel, hvor en eller flere ydelser udliciteres. Regeringen fremsætter lovforslaget i Folketinget i efteråret 2012 med henblik på, at de nye regler kan træde i kraft den 1. januar Borgernes ret til frit valg fastholdes ved, at kommunerne forpligtes til at give modtagerne af hjemmehjælp mulighed for at vælge mindst én anden leverandør end den kommunale leverandør. Det betyder, at særreglen om, at kommunen skal afgive tilbud i forbindelse med udbud for fortsat at kunne fungere som leverandør, ophæves. Kommunerne kan leve op til frit-valgs-forpligtelsen ved at: Anvende udbud efter de almindelige udbudsretlige bestemmelser (herunder at indføre godkendelsesordninger lignende den eksisterende godkendelsesmodel) Tildele borgerne et servicebevis til at indgå en aftale med en privat leverandør (momsregistreret virksomhed) med en værdi svarende til kommunens omkostninger ved levering af tilsvarende ydelser. Kommunerne kan benytte de to muligheder samtidig. Ifølge regeringens vurdering frigør ændringen årligt ressourcer svarende til 132 mio. kr. på landsplan, hvoraf Frederiksbergs andel kan opgøres til ca. 2,3 mio. kr. årligt. Da ændringen er en del af Moderniseringsaftalen, bliver kommunernes bloktilskud ikke reduceret med beløbet via DUT, men i stedet forbliver resurserne i kommunerne, således at kommunerne kan prioritere midlerne til bedre borgernær service. 1

15 Effektiviseringspotentialet er hovedsageligt knyttet op på, at kommunerne pba. regelændringerne, vil vælge at udbyde hjemmepleje frem for at fortsætte med en godkendelsesmodel eller indføre den lignende servicebevis-model. Det forventes, at der tidligst kan være gennemført et udbud 6 måneder efter en beslutningen træffes. Konkret forventes at følgende elementer vil give en besparelse, såfremt kommunerne vælger at lave udbud af hjemmeplejen: Lavere timepriser ved udbud end ved de nuværende frit valgs-regler Øget andel af timer leveret af private leverandører som følge af flere udbud Effektivisering som følge af større udbud (de nye regler giver mulighed for at sammensætte udbud på nye måder og lave større udbud, både på tværs af sektorområder (fx madservice) og inden for ældreområdet (fx plejecentre sammen med hjemmeplejen). Større udbud vil gøre det mere attraktivt for større leverandører at byde ind). Administrative lettelser (bl.a. skal der ikke længere foretages årlige prisberegninger, der skal ikke godkendes private leverandører, og de private leverandører skal ikke markedsføres) Ved en indførelse af brugen af servicebeviser vurderer forvaltningen, at kommunen stadig vil skulle beregne en form for en omkostningsbaseret timepris, og at størstedelen af de nuværende kommunale arbejdsopgaver forbundet med administrationen af området fortsat vil være nødvendige. Den nuværende timeprismodel kræver imidlertid, at de private leverandører tilgodeses for indirekte omkostninger i forbindelse med udregningen af timepriserne, mens de nye regler giver mulighed for, at man ved brug af servicebeviser ikke skal indregne overhead i timeprisen til de private leverandører. De indirekte omkostninger, som blev betalt til private leverandører, var ved sidste genberegning på 1,2 mio. kr. årligt. Der kan således forventes en besparelse på 1,2 mio. kr. årligt vedrørende timeprisen, såfremt kommunen vælger at indføre servicebeviser. Med servicebevisordningen bliver der færre krav som leverandørerne skal opfylde for at levere hjemmehjælp på Frederiksberg, og kommunen får mindre mulighed for at fastsætte dokumentationskrav, sikre opfølgning mv. Derudover viser de erfaringer kommunen har med servicebeviser på bl.a. indkøbsordningen, at der er store administrative byrder ved brugen af ordningen. Ordningen giver fx borgeren mulighed for at få familiemedlemmer eller bekendte til at udføre opgaven til den godkendte pris. KL oplyser, at der forventes en præcisering af loven, således at det kun er momsregistrerede virksomheder, som kan levere ydelser for servicebeviserne. Uanset dette, forventes kommunen at få en afregnings- og tilsynsrolle i forhold til væsentligt flere aktører end i dag. En del af besparelsen på 1,2 mio. kr. forventes derfor anvendt på administrative omkostninger (skønnes til 0,2 mio. kr. årligt). Hvis Servicebevisordningen indføres, således at borgernes frie valg udvides yderligere, kan det vise sig at være sværere at gennemføre udbud på området (jv. kommunens udbudsplan), og derved mindske muligheden for at hjemtage de målsatte besparelser. De nye regler giver mulighed for at fortsætte den nuværende praksis, dvs. godkendelsesmodellen. Såfremt denne praksis fastholdes indtil videre, forventes Moderniseringsaftalens ændringer ikke at give besparelser på området. I forbindelse med den forventede lovændring i efteråret forventes det, at der indføres en overgangsordning, så kommunerne kan nå at omstille sig til de nye regler og opsige de godkendte leverandører i henhold til de indgåede aftaler. KL forventer, at loven publiceres i oktober/november, og træder i kraft pr. 1. januar

16 Effektiviseringsforslag Nr. 9 Èn indgang til hjælpemiddelområdet Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Hjælpemidler Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Der er mulighed for en effektivisering på hjælpemiddelområdet, såfremt området organiseres anderledes end i dag. I dag ligger både budgetansvar og ansvaret for tildeling af kropsbårne hjælpemidler i Borgerservicecentret, mens ansvaret for genbrugshjælpemidlerne er placeret i Sundheds- og Omsorgsafdelingen under Hjælpemiddelcentret. Endvidere er der budget til kørsel af borgere med funktionsnedsættelse under By- og Miljøområdet. En række forhold giver anledning at fastlægge et effektiviseringspotentiale: Der er stor afstand til den faglige viden i forhold til tildelingen af nogle af de kropsbårne hjælpemidler fra BSC. Hjemmesygeplejen har konkret vurderet i forhold til stomiprodukter, at der vil være en væsentlig besparelse på produktbudgettet, hvis der foretages en faglig vurdering af ansøgningerne. Besparelsen vurderes at være større end den øgede udgift til faglig vurdering. Dette giver anledning til, at analysere hvor stor besparelsespotentialet ved en omlægning af tildelingen af stomiprodukter er. På sigt kan det endvidere undersøges om der er samme potentiale blandt andre kropsbårne hjælpemidler, og om håndteringen af en større del af de kropsbårne hjælpemidler derfor med fordel kan omorganiseres. Når der tildeles genbrugshjælpemidler af en værdi over kr. er der altid en grundig vurdering af borgerens behov, dog tyder en foreløbig screening på, at det i forhold til nogle produkter ikke kan betale sig at lave en faglig vurdering, idet borgeren selv har større indsigt i hvorvidt behovet er til stede, og en meget stor andel af ansøgningerne derfor opfyldes. 1

17 Tildeling af handicapkørsel sker ved at Sundheds- og omsorgsafdelingen på borgerens foranledning udarbejder dokumentation for funktionsnedsættelse, som derefter sendes til Movia. Movia tildeler på den baggrund kørsel til alle med dokumentation, og By- og Miljøområdet, der har budgetansvaret betaler på baggrund af de regninger Movia fremsender. Afstanden mellem budgetansvar og den faglige viden betyder i dette tilfælde, at der ikke er incitament til at begrænse tildelingen til de, der har et reelt behov, og det vurderes derfor at give en mere målrettet forbrug, hvis budgetansvaret flyttes til fagområdet, og der samtidig sættes fokus på kriterierne for tildeling af kørsel. By- og miljøområdets budget til handicap- og flextrafik er på ca. 7 mio. kr. årligt, heraf flyttes de dele af kørselsbudgetterne hvor Sundheds- og omsorgsafdelingen i forvejen laver den faglige vurdering af tildelingen. Med udgangspunkt i ovenstående forhold er det forvaltningens vurdering at der ved en samling af opgaverne (i Sundheds- og omsorgsafdelingen) kan opnås en effektivisering på netto 0,5 mio. kr. i 2013, 1,0 mio. kr. i 2014, og 1,5 mio. kr. årligt fra 2015 og frem. Til brug for implementeringen vil forvaltningen udarbejde en nærmere beskrivelse af områderne med beskrivelse af den fremadrettede styring, dokumentation af effekt mv. Følgende forhold vil indgå i beskrivelsen: Nogle hjælpemidler udleveres ved ansøgning med et minimum vurdering fordi borgeren ved bedst. I disse tilfælde reduceres budgettet til visitation, mens produktbudgettet fastholdes uændret I forhold til andre hjælpemidler skal tildelingen vurderes med større faglig indsigt og mere skærpet blik end tidligere, da dette vil målrette tildelingen til de, der har et reelt behov. Dette vil gælde stomiområdet, der før har ligget under BSC og kørslerne, der før har ligget under BMO. I disse tilfælde, hvor visitationen skærpes, vil der være en merudgift til visitation, men en større besparelse på produkterne/kørslerne. Effektiviseringen opstår således dels fordi opgaven rykker tættere på fagligheden og dels fordi der grupperes ift. hvor det giver mening at vurdere og hvor borgeren ved bedst. Effektiviseringen forudsætter at der omplaceres budget fra hhv. Serviceområdet og Byog Miljøområdet til SSA-området, herunder at der også flyttes budget svarende til den administrative indsats der tidligere har været i forbindelse med behandlingen af ansøgninger/betaling af regninger på de to områder. Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

18 Effektiviseringsforslag Nr. 10 Sygeplejeprodukter Effektiv anvendelse Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Hjælpemidler/omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: +0,3 +0,2 +0,2 +0,2 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Hjemmesygeplejen anvender en række sygeplejeprodukter til de enkelte borgere med behov for sygeplejeydelser, og det har vist sig, at der er stor forskel på prisen af de forskellige produkter, en forskel der ikke nødvendigvis reflekteres i en højere kvalitet. Det gør sig fx gældende ved kateter, hvor et kvalitetsmæssigt bedre kateter koster ca. 12 kr. mindre end det dyreste kateter hjemmesygeplejen har i anvendelse. Udfordringen er dog, at borgerne oftest introduceres til produkterne når de er indlagt på hospitalet. Da hospitalerne har andre indkøbsaftaler end Hjemmesygeplejen, vil produkterne ofte være nogle andre, end dem Hjemmesygeplejen finder mest hensigtsmæssige både ud fra en økonomisk og kvalitetsmæssig betragtning. Der skal altså gøres en aktiv indsats for at overbevise de pågældende borgere om, at de bør skifte til et andet produkt. Dette gælder både for de nuværende brugere af uhensigtsmæssige produkter og de borgere der løbende udskrives fra hospitalet. Hjemmesygeplejen har vurderet, at det kan være til gene for borgeren at omkonvertere til et andet produkt, og at det derfor er hensigtsmæssigt i udgangspunktet at begrænse konverteringen til de produkter med størst økonomisk effekt og i en forsøgsperiode. Man vil her kunne gøre sig erfaringer om, hvor store personaleressourcer, der skal bruges til arbejdet, samt hvordan borgerne modtager et sådan tiltag. På baggrund af en evaluering af konverteringen, kan der træffes nærmere beslutning om hvilke produkter, der vil kunne konverteres, samt hvad der ligger af potentielle besparelser på disse. Beregningsforudsætninger Produkterne, som er udvalgt til omkonvertering er katetre, som koster mellem 11,25 kr. og 19,13 kr. stykket, med et forbrug på ca stk. årligt. Det vurderes, at halvdelen af dette forbrug vil kunne erstattes med et kvalitetsmæssigt bedre kateter, som koster 7,25 kr. stk. Dvs. at der forventes en årlig besparelse på kr. når den fulde omkonvertering er sket.

19 Det vurderes, at det samlet set vil tage 3½ time pr. borger, at igangsætte en konvertering, hvilket - inkl. pauser, transport mv. betyder, at der i gennemsnit vil kunne gennemføres konverteringsforsøg med 2 borgere pr. dag. Der er pt. ca. 100 borgere der anvender det pågældende kateter, og det vil således koste 50 arbejdsdage at omkonvertere produkterne. Hertil skal lægges den løbende indsats for at konvertere de nye borgere, der bliver udskrevet fra hospitalet. Det vurderes, at der i gennemsnit kommer 2 nye brugere om ugen (og at tilsvarende brugere løbende bortfalder), dvs. en arbejdsindsats svarende til 0,2 årsværk. Den fulde effekt af omkonverteringen viser sig først når omkonverteringen af de 100 borgere er foretaget, denne proces forventes at tage 3 mdr. Omkonverteringen forventes at kunne starte pr. 1. januar kr., 2013 p/l Økonomisk effekt ved omkonvertering Udgift til personaleressourcer Netto effekt Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

20 Effektiviseringsforslag Nr. 11 Styrket målretning af match mellem borgerbehov og tilbud på sundheds- og omsorgsområdet - kapacitetstilpasning Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Der er på sundheds- og omsorgsområdet et generelt fokus på hvordan de enkelte delområder er forbundne, og at tilpasningen af de enkelte områder skal foretages med kobling til udviklingen på resten af udvalgets område. I forbindelse med arbejdet med løbende at vurdere om kapaciteten på området svarer til det senest kendte borgerbehov og de nyeste udviklingstendenser blev der i foråret (jf. sag 29 på SOU d. 12. marts 2012) afsat resurser til fleksible døgnpladser på Akaciegården. For at sikre at den enkelte ældre borger modtager den service, som giver den største effekt i netop den pågældende situation udvides den tværgående kapacitetsvurdering til at inkludere hjemmepleje, boligtilbud og døgnpladser. Som led i implementeringen af handleforslaget vil en analyse af den langsigtede tilpasning på området blive foretaget, herunder hvordan kapaciteten fastholdes når Akaciegården forventeligt i 2014 ombygges. Såfremt det viser sig hensigtsmæssigt at ændre på den planlagte fremtidige plejeboligkapacitet vil der være grundlag for et forligskredsmøde om forholdet. Endvidere er dette fokus på forbundne delområder udvidet til hele Social-, Sundheds-, og Arbejdsmarkedsområdet således at udvalgsområderne kobles på tværs med henblik på at yde en service, der opleves som sammenhængende med borgeren sat i centrum. Derfor arbejdes der målrettet med i højere grad at samtænke boligmasserne på plejebolig- og socialområdet via områdernes masterplaner. Nedenfor foreslås tilpasninger af kapaciteten på plejebolig, døgn- og fleksible pladser, dels som en umiddelbar håndtering af de afledte konsekvenser den sociale masterplan medfører for plejeboligkapaciteten, og dels som en tilpasning af kapacitet og tilbud til målgrupperne både i kvalitativ og økonomisk optik: Yderligere segmentering af døgnpladser/fleksible pladser 1

21 På nuværende tidspunkt bliver alle, der efter et hospitalsophold ikke umiddelbart kan klare sig i eget hjem tilbudt en midlertidig plads på Rehabiliteringsenheden Valby/Lioba. Hensigten er, at borgerne skal genvinde deres færdigheder, så de igen kan vende tilbage til eget hjem. Er dette ikke muligt, kan borgerne blive på Rehabiliteringsenheden indtil det er muligt at få en plejebolig. Med henblik på at målrette indsatsen yderligere til de borgere, som forventes at have størst effekt af opholdet, foreslås det, at ophold på døgnenheden/fleksible pladser på Akaciegården, som udgangspunkt opdeles i to kategorier: Pladser, hvor der aktivt udredes/genoptrænes, og hvor der er en forventning om, at borgeren efter endt ophold kan flytte til eget hjem, og plejepladser, som i høj grad svarer til en plejehjemsplads, men som borgeren opholder sig på, indtil en plejehjemsplads tilbydes. Herved målrettes indsatsen til de borgere, hvor der forventes størst effekt. Masterplanen på Socialområdet og oprettelse af flere fleksible pladser I den sociale masterplan (jf. forslag 43) foreslås en omlægning af plejeboligpladserne på Østervang, således at 7 pladser overgår til Socialudvalgets område heraf vil der til 2 af pladserne følge borgere med fra plejeboligområdet til socialområdet. Samlet set betyder ændringen således, at der mangler 5 plejehjemspladser. De udarbejdede prognoser for området viser et sammenfald mellem kurverne for kapacitet og efterspørgsel i før ændringen vedr. Østervang er indarbejdet (jf. SOU sag 85 d. 11. juni 2012). Samtidig viser de løbende analyser af området, samt det meget fluktuerende antal færdigbehandlede Frederiksbergborgere på hospitalerne, at efterspørgslen varierer kraftigt henover året. Det foreslås derfor, at der som erstatning for de 5 plejeboligpladser på Østervang løbende i 2013 oprettes 5 fleksible plejehjemspladser på Akaciegården, som pt. har en ledig kapacitet svarende til 11 pladser. Pladserne på Østervang finansieres fremover af Socialudvalgets budgetramme, og de overflyttede fleksible plejehjemspladser på Akaciegården finansieres fortsat af den demografiregulerede plejehjemsramme, såfremt der i den årlige prognose er efterspørgsel til pladserne. Der tildeles således også samme budgetbeløb pr. plads som til en plejehjemsplads. Besparelsen på socialområdet ved at omlægge pladserne på Østervang er ca. 160 t.kr. pr. årsplads og er indregnet i handleforslag nr. 43. Fra hjemmepleje til plejehjem Der er ingen tvivl om, at plejebolig kan være både en kvalitetsmæssig og økonomisk bedre løsning for borgere der er meget plejekrævende. En foreløbig screening af området viser, at der det seneste 1½ år i gennemsnit har været 32 hjemmehjælpsmodtagere, som får hjælp og pleje i et omfang, så det overstiger de årlige variable udgifter til en plejehjemsplads. Til dette skal lægges udgifter til boligændringer, og forbrug af hjælpemidler, der ofte er højere i eget hjem end på et plejehjem, hvor beboere deler større hjælpemidler. Det vurderes derfor, at det vil være hensigtsmæssigt at lave en kapacitetstilpasning mellem plejehjemspladser, døgnpladser og fleksible pladser, og eventuelt udvide den fleksible plejehjemskapacitet hvis borgere, med meget omfattende hjælp i hjemmet, kan motiveres til at flytte på plejehjem. Der vil i et kortsigtet perspektiv være mulighed for at oprette yderligere 6 fleksible plejehjemspladser på Akaciegården. Der blev allerede i forbindelse med budget 2012 vedtaget et handleforslag med målet at motivere borgere med mere end 20 hjemmepleje timer ugentligt til at vælge plejebolig i stedet. I handleforslaget var det forudsat at 2 års-personer kunne motiveres til at flytte. Opfølgningen på projektet er ikke endelig, men de seneste tal viser en nedgang i antallet af borgere med mere end 20 timers hjemmehjælp, og dermed alt andet lige at det er lykkedes at motivere enkelte til at flytte på plejehjem. 2

22 Elementer i effektiviseringspotentialet I effektiviseringen indgår følgende elementer, og den endelige fordeling mellem disse vil blive tydeliggjort gennem den analyse, som udarbejdes i løbet af efteråret: - Reducerede udgifter til døgnpladser, fordi den øgede segmentering betyder, at et antal døgnpladser kun tildeles resurser til pleje, mens andre pladser tildeles resurser til både pleje, genoptræning og afklaring - Reducerede udgifter til hjemmepleje ved større resursebevidsthed i valget mellem fagligt og servicemæssigt lige gode løsninger, når det vurderes om en borger mest hensigtsmæssigt skal bo i egen bolig med hjemmepleje eller i plejebolig. Hovedfokus i visitationen vil naturligvis fortsat være hvor borgeren opnår den bedste pleje og mest trygge hverdag Nettoeffekten af tiltagene er skønnet til 2,5 mio. kr. årligt. Sammenhæng med andre forslag: Såfremt besparelsesforslaget vedr. tilpasning af serviceniveau på hjemmeplejen nr. 76 så ændres beregningsforudsætningerne i dette forslag. 3

23 4

24 Effektiviseringsforslag Nr. 12 Udvidelse af sygeplejeklinik Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. I forbindelse med budget 2012 blev det besluttet at udvide hjemmesygeplejens klinik, således at klinikken kunne tilbyde alle de sygeplejefaglige ydelser, der ligger i regi af hjemmesygeplejen. Konkret varetages følgende opgaver i klinikken: Mindre sår hos stabil klient Visse medicindoseringer Injektioner Kompressionslægning / -omlægning Blodtrykstagning Inkontinensudredninger / opstart og opfølgning Fjernelse af suturer efter indlæggelse / skift af plaster Smerteplaster Udvidelsen gav mulighed for at flere borgere kan få løst deres sygeplejefaglige problemer i klinikken, i stedet for at hjemmesygeplejen skal ud på besøg hos borgeren. Dette giver både en mere aktiv brugergruppe og mulighed for at behandle samme antal borgere for færre resurser, idet der bl.a. ikke er vejtid forbundet med behandlingen i klinikken. Målgruppen vil være borgere, der selv er i stand til at transportere sig til klinikken, og hvor der ikke er andre sygeplejefaglige opgaver, der nødvendiggør et besøg i hjemmet. Ud fra en gennemgang af brugerne af hjemmesygepleje i 2011 blev det vurderet at 76 borgere kunne tilknyttes klinikken, og at et gennemsnitligt besøg har en varighed af cirka minutter. Effektiviseringsgevinsten opnås ved at der ikke bruges tid på transport og at der bruges mindre tid på goddag og farvel. I alt blev det i forbindelse med budget 2012 vurderet 1

25 at medarbejdernes ATA-tid pr. uge stiger fra 21 timer til 29,5 timer såfremt besøget foregår i klinikken. Der er planlagt en evaluering af klinikkens effekt, når udvidelsen har været i drift i et år, og det er således endnu ikke muligt at lave en konkret vurdering af effekten dog tyder de foreløbige resultater på at der kan hentes en mereffekt ved udvidelsen, fordi målgruppen kan udvides. Der er derfor indarbejdet en effektivisering på 150 t.kr. fra 2014 og frem. Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

26 Effektiviseringsforslag Nr. 13 Forebyggelse og sundhed - styrket tværgående indsats Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Tværgående Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk**: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. ** Personalemæssige konsekvenser vil afhænge af de nærmere analyser I KLs aktuelle udspil vedrørende det nære sundhedsvæsen påpeger KL behovet for at det nære sundhedsvæsen, hvor kommuner på tværs af forvaltningsområder om at give borgerne et sundere liv, som leves aktivt og produktivt uden sygdom og begrænset funktionsevne. Dette kan fremmes ved at de nære sundhedsydelser tænkes sammen med tilgrænsende velfærdsområder som ældrepleje, socialpsykiatri, beskæftigelsesindsats, daginstitutioner og skoler. Der arbejdes allerede med tværgående projekter på sygedagpengeområdet, hvor der igennem initiativet tilbage til arbejdet er sket en øget samtænkning af sundheds- og beskæftigelsesindsatsen mhp. at reducere antallet af sygedagpenge modtagere. Dette arbejde bidrager til at nå målsætningerne om selvforsørgelse og vil derfor ikke indgå i et nyt tværgående spor. Der foreslås etableret et tværfagligt udviklingsprojekt med henblik på at identificere konkrete indsatsområder, bl.a. indenfor de af KL udpegede hovedområder: - Ældre medicinsk patient (også indeholdt i nr. 14) - Borgere med kroniske sygdomme (også indeholdt i nr. 14) - Borgere med behov for genoptræning (også indeholdt i nr. 16) - Børn & Unge (bl.a. sundhedsindsats ift. udsatte familier samt generel forebyggelse) - Borgere med psykiske sygdomme (forebyggelse og rehabilitering ift. bolig, job, uddannelse og socialt netværk) - Samarbejde med almen praksis Indsatsen skal fokusere på, hvordan en øget sundhedsmæssig forebyggelsesindsats kan reducere borgernes behov for fremtidige kommunale indsatser på andre områder. 1

27 Frem mod budget 2014 vil der blive udarbejdet et konkret forslag til initiativer samt en nærmere vurdering af potentialer og muligheder. 2

28 Effektiviseringsforslag Nr. 14 & 15 Færre indlæggelser og styrket fokus på specialiseret genoptræning Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Aktivitetsbestemt medfinansiering Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Heraf effektivisering (Drift) service II: Heraf effektivisering (Drift) overførsel III: Investering (Anlæg)* IV= effekt i alt Personalemæssige konsekvenser, årsværk: Der er i oprindeligt budget for forudsat en reduktion af medfinansieringsudgifterne på 3,8 mio. kr. i. i 2014 og 2015 i forbindelse med effektfokus. Det svarer til knap 1 pct. i budget 2014 og På baggrund af erfaringerne med det hidtidige arbejde med effektfokus på ældreområdet og den igangværende benchmarkanalyse af medfinansieringsudgifterne vurderes det, at effekten af den forudsatte reduktion i medfinansieringsudgifterne kan forøges med 1,9 mio. kr. fra Det vil betyde en samlet reduktion på 5,7 mio. kr. Bl.a. viser en analyse af årsopgørelsen over kommunernes medfinansieringsudgifter for 2011, at Frederiksberg Kommune medfinansieringsudgifter pr. indbygger ligger 3 pct. over gennemsnittet i Region Hovedstaden. En del af dette skyldes udgifterne til borgere på 65 år og derover. Ca. 40 pct. af alle indlæggelser i Frederiksberg Kommune vedrører ældre, selvom de befolkningsmæssigt kun udgør ca. 16 pct. Denne andel ligger ca. 4 pct. point over regionsgennemsnittet. Der er altså her et potentiale i at nedbringe medfinansieringsudgifterne, da kommunen jo netop har kontakt til en del af disse borgere bl.a. gennem hjemmeplejen. Ud over ovenstående ligger Frederiksberg Kommune også over regionsgennemsnittet i forbindelse med antallet af ældre borgere, der modtager ambulant specialiseret genoptræning på hospitalet, ældre der bliver genindlagt, og ældre der bliver indlagt med en såkaldt forebyggelig diagnose Nedenfor kan ses nogle af de tiltag, der skal være med til at nedbringe Frederiksberg Kommunes udgifter til den kommunale medfinansiering af sundhedsydelser: - Kompetenceudviklingsforløb i samarbejde med Region Hovedstaden mhp. at hindre indlæggelser sfa. forebyggelige diagnoser for borgere i eget hjem er under udvikling - Fokus på indlæggelsesfrekvensen på de enkelte plejecentre i kommunen 1

29 - Analyse og audits af de modtagne genoptræningsplaner fra hospitalerne mhp. at finde årsag til Frederiksberg Kommunes høje niveau af ambulant specialiseret genoptræning til ældre. Med den foreslåede forøgelse på 1,9 mio. kr. om året fra 2015 forventes således en samlet reduktion af medfinansieringsbudgettet på 5,7 mio. kr. (3,8+1,9) i 2015 og 2016, hvilket niveaumæssigt svarer til ca. 1,6 pct. af 2012-budgettet for de samlede medfinansieringsudgifter. Der vil derfor også kunne indgå tiltag som har til formål at reducere medfinansieringsudgifter for andre målgrupper end ældre. Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

30 Effektiviseringsforslag Nr. 16 Målrettet ambulant genoptræning Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Sundhed Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -2,4-2,4-2,4-2,4 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Det er forvaltningens vurdering, at der via øget målretning af genoptræningsydelserne indenfor den ambulante almene genoptræning kan realiseres et potentiale i størrelsesordenen 1 mio. kr. årligt. Det skal bl.a. ske ved at optimere brugen af holdundervisning samt ved yderligere effektfokus i tilrettelæggelsen af genoptræningsforløb. Til at understøtte implementeringen af dette gennemføres en benchmarkanalyse, hvor Frederiksberg og et antal sammenlignelige kommuner vurderes i forhold til de konkrete forløb der tilbydes borgerne. Følgende delområder skal analyseres: Leveret genoptræningsydelse: Hvor meget serviceniveauet i Frederiksberg Kommune varierer fra regionsgennemsnittet kan analyseres i en benchmarkanalyse. Dette kan med fordel gøres både efter 86 og 140. Der sættes fokus på: Brug af holdundervisning: Genoptræningen ydes både individuelt og som holdundervisning af varierende størrelse samt i nogle tilfælde af hjemmetræning. På baggrund af en konkret analyse af serviceniveau og effekten af hhv. hold- og individuel træning, skal det vurderes om det vil være relevant at øge graden af holdtræning endnu mere end allerede gjort de seneste år. Samtidig skal det undersøges om der er mulighed for at øge holdstørrelserne uden at forringe ydelsen væsentligt, og om det er muligt at mindske antallet af hjemmetræninger. Træningsforløb: Den typiske genoptræningspatient deltager i holdtræning 7-15 gange pr. forløb alt efter hvilken type genoptræning der er tale om. Det skal derfor vurderes, om dette niveau er svarende til sammenlignelige kommuner, og samtidig skal det ud fra et effektfokus vurderes, om det er optimalt med så lange

31 forløb. Derudover kan det være relevant at se på, hvor mange individuelle og/eller hjemmetræninger borgere inden for forskellige kategorier får pr. genoptræningsplan. Derudover indgår genoptræningsområdet i en tværkommunal undersøgelse af ældre- og sundhedsområdet, som Krevi foretager i 8 udvalgte kommuner. Undersøgelsen skal bidrage med ekstern læring, øget viden om styringen på området og sammenligning af opgaveløsningen. Undersøgelsen gennemføres i sommeren og efteråret I det omfang udmøntningen af forslaget vil indebære elementer, som påvirker serviceniveauet vil dette blive forelagt for Sundheds- og Omsorgsudvalget. Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

32 Effektiviseringsforslag Nr. 17 Den effektive plejebolig fase 2 Fokus på afbureaukratisering og øget rummelighed på institutionerne Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) 400 III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2012 blev handleforslaget Den effektive Plejebolig vedtaget, med et tilhørende årligt effektiviseringskrav på 10,656 mio. kr. svarende til ca. 3 pct. af plejehjemmenes budgetter. Udgangspunktet for effektiviseringen var et LEAN-inspireret idékatalog, som også danner grundlaget for implementeringen af projektet i løbet af Det er hensigten på området, at der kontinuerligt arbejdes med effektiviseringstankegangen på områdets institutioner, og der kan derfor indarbejdes en mereffekt på 1,2 mio. kr. årligt, svarende til ca. 0,75 pct. af institutionsbudgetterne. Den yderligere effektivisering kan opnås ved at arbejde med LEAN på flere områder end de i idékataloget nævnte, og samtidig også kapitalisere eventuelle afledte effekter af allerede foretagne effektiviseringer. På baggrund af erfaringerne ved implementeringen af det oprindelige idékatalog, forventes disse effektiviseringer først at kunne opnås med fuld effekt fra I 2013 er beløbet indarbejdet med halv effekt, og samtidig er forudsat en investering på 400 t.kr. for at videreudvikle projektet. Derudover kan der på baggrund af andre initiativer vedr. afledte effekter af effektiviseringsarbejdet og afbureaukratisering opnås en yderligere effektivisering på 2,5 mio. kr. årligt. Denne effektivisering baseres på følgende konkrete tiltag: Afledt effekt af effektiviseringer på plejehjem pulje til særligt plejekrævende borgere: På SOU-området er der en fast årlig pulje på 6,8 mio. kr. med formålet at tildele plejehjemmene og døgnenheden ekstra budget, hvis de har en særligt plejekrævende beboer. Siden 2009 er antallet af borgere, som udløser et ekstra tillæg, faldet. Dette skyldes en naturlig afgang blandt de borgere, der tidligere udløste ekstra ressourcer, mens arbejdet med effektiviseringer på plejehjemmene har betydet, at der ikke har 1

33 været en tilsvarende ny-tilgang til puljen, idet plejehjemmene i højere grad rummer særligt plejekrævende borgere indenfor deres almindelige budgetramme. Det vurderes derfor at det er muligt at spare 2 mio. kr. årligt fra 2013 og frem på puljen til særligt plejekrævende borgere, dels ved at skærpe visitationen til ordningen for Døgnenheden i forhold til den nuværende praksis, og dels ved at formalisere det allerede indarbejdede lavere tildelingsniveau på plejehjemmene i en beskrivelse af visitationspraksis til ordningen. En besparelse på 2 mio. kr. årligt kræver således, at den enkelte institution selv dækker de første 40 timers pleje om ugen, svarende til det højeste antal timers pleje i den tungeste plejekategori. Enhver forventning er imidlertid forbundet med en høj grad af usikkerhed, idet en enkelt ny borger der udløser ekstra tilskud potentielt kan betyde en årlig merudgift på over 1 mio. kr., og da der altid har været tale om et begrænset antal borgere vil der naturligt kunne forekomme markante udsving. Forenkling af servicepakkebetalinger: Der er i forbindelse med etablering af fælles administrationscenter for SSAs institutioner indhentet forslag fra plejehjemmene, som giver inspiration til at afbureaukratisere regler og procedurer og dermed forventeligt bidrage med en minimal effektiviseringsgevinst. Der er en del administrativt arbejde forbundet med, at beboerne hver måned skal have fratrukket beløb fra servicepakkebetalingen såfremt der er måltider de ikke har deltaget i, eller dage hvor de ikke har anvendt vask eller leje af linned. Plejehjemmene laver derfor en daglig registrering af fravær, som dels anvendes i deres planlægningsarbejde (bestilling af mad mv.) og dels anvendes når regninger skrives ud til borgeren. Ifølge lovgivningen er der intet, der fastlægger at en detaljeret registrering og tilbagebetaling skal foretages, men det er omvendt fastlagt at kommunen ikke må tjene på ydelsen. Kommunen kan derfor som udgangspunkt ikke opkræve betaling for noget, som kommunen ikke har en udgift til (og administrative omkostninger tæller ikke med). Dog er det muligt, at der kan arbejdes med minimumsgrænser, så afbestillingen skal gælde flere dage, før der refunderes - og særligt, når det ikke påfører borgeren udgifter (fx når fraværet er pga. indlæggelse hvor borgeren får gratis hospitalsmad/linned). Det foreslås derfor, at borgeren skal være fraværende mere end to døgn, at fraværet skal give merudgifter til kost mv. for borgeren/pårørende mv. (dvs. at indlæggelser ikke regnes med) og at afmeldingen skal ske med minimum et døgns varsel, før der korrigeres i den enkeltes servicepakkebetaling. Til gengæld genberegnes servicepakkeprisen for alle årligt på baggrund af de faktiske udgifter, så borgerens fravær i stedet medvirker til at reducere udgiften for alle plejehjemsbeboere. Det er uklart hvor meget de administrative processer lettes, hvis opgaven kun ændres ikke fjernes. Effektiviseringsgevinsten er derfor skønnet til 500 t.kr. årligt. 2

34 Effektiviseringsforslag Nr. 18 Den effektive genoptræning Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Sundhed Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -0,5-0,5-0,5 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Med udgangspunkt i erfaringerne vedr. Det effektive plejehjem blev der i forbindelse med budget 2012 vedtaget en årlig effektivisering på 0,5 mio. kr. i genoptræningsenheden, svarende til ca. 2 pct. af budgettet til genoptræning. Effektiviseringen er forudsat opnået via bl.a. omlægning af arbejdsgange, ændret bemanding, bedre koordinering og udnyttelse af personaleressourcer og generel implementering af best practice. Genoptræningsenheden har derfor i 2012 fokus på at implementere ændringerne. Det er hensigten på området, at der kontinuerligt arbejdes med effektiviseringstankegangen og der er derfor indarbejdet en mereffekt på 250 t.kr. årligt fra 2014 og frem, svarende til ca. 1 pct. af budgettet. Effektiviseringen kan indhentes ved at udbrede arbejdet med optimering af praksisser og arbejdsgange, og samtidig også kapitalisere eventuelle afledte effekter af allerede foretagne effektiviseringer. Det er væsentligt at effektiviseringen hjemtages på baggrund af konkrete tiltag, der ikke påvirker kerneydelser og serviceniveau. På baggrund af erfaringerne ved implementeringen af det oprindelige idékatalog, forventes disse effektiviseringer først at kunne opnås fra Derudover indgår genoptræningsområdet i en tværkommunal undersøgelse af ældre- og sundhedsområdet, som Krevi foretager i 8 udvalgte kommuner. Undersøgelsen skal bidrage med ekstern læring, øget viden om styringen på området og sammenligning af opgaveløsningen. Undersøgelsen gennemføres i sommeren og efteråret

35 Indbudgetteret effektivisering budget kr. (2012 p/l) =budgetforbedring Effektivisering Investering Sum/Netto - effekt Sammenhæng med andre forslag Ingen 2

36 Øvrige forslag Nr. 19 Budgetanalyse af udgiften til SOSU-elever Udvalg: SOU Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Budgettet til SOSU-eleverne lægges med udgangspunkt i, at den aftalte normering af elever udnyttes fuldt ud. Det har i praksis vist sig, at der er en del elever der på grund af overførte meritter kan påbegynde deres uddannelse senere end den officielle uddannelsestid. Dette giver sig udslag i mindre udgifter til løn og færre indtægter i form af refusioner. Ved 1. forventede regnskab 2012 blev budgettet til SOSU-elever derfor reduceret med 1,0 mio. kr. i Efterfølgende er beregningerne yderligere kvalificerede. Såfremt niveauet fra 2011 af elever med forkortet studietid fastholdes, skønnes der at være et mindreforbrug på 1,6 mio. kr. i 2013 og frem. Det ekstra budget, der frem til nu har været til elever, har givet mulighed for at øge optaget af voksenelever. Såfremt budgettet reduceres, vil der ikke være mulighed for at tage flere voksenelever end det budgetterede niveau. Personalemæssige konsekvenser: Ingen Sammenhæng med andre forslag Ingen 1

37 Øvrige forslag Nr. 20 Styrkelse af den forebyggende og sundhedsfremmende indsats i kommunerne Udvalg: SOU Område: Forebyggelsesområdet og sundhedsområdet Aktivitet: øvrige Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) 4,1 5,1 5,1 5,1 III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) 4,1 5,1 5,1 5,1 Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Det lokale sundhedsvæsen skal fortsat udvikles med borgeren i centrum. Det lokale sundhedsvæsen skal støtte borgernes sundhed ved at forebygge, at sygdom opstår og ved en målrettet og kompetent indsats, når behovet er der. Bedre overgange mellem regionale og kommunale sundhedstilbud og målrettede kommunale tilbud skal sikre sammenhæng og høj kvalitet i forløbene for hver enkelt borger. Det betyder færre unødige indlæggelser og hurtigere samlede forløb. I forlængelse af økonomiaftalens prioritering af det kommunale sundhedsvæsen investeres der over de næste år i en ambitiøs videreudvikling af det lokale sundhedsvæsen. Indsatserne er: Udvidet åbningstid for det akutte sygeplejersketeam så flere kan få hjælp til at undgå indlæggelse. Bedre og hurtigere forløb for ældre, der er indlagt, og som efterfølgende skal modtage hjælp og pleje fra kommunen, så unødige ventedage på hospitalet undgås. Bredere indsats til borgere med kroniske sygdomme, så flere kan få hjælp til en helhedsorienteret indsats målrettet kroniske sygdomme. Flere sygeplejersker med øget fokus på tidlig indsats overfor de borgere, der har stor risiko for indlæggelse og med bedre muligheder for at støtte borgere med mere komplicerede forløb. Styrket forebyggelsesindsats for alle borgere gennem mere opsøgende indsatser med inddragelse af civilsamfundet. 1

38 Fordelingen af investeringerne fremgår nedenfor. Indsatsområde Indhold Beløb mio. kr Tæt og kompetent støtte til borgere med akut behov for hjælp 2.Styrket indsats for borgere med kronisk sygdom 3.Stærk og målrettet indsats for færre indlæggelser 4.Styrket bred forebyggelse Udvidelse af akut indsats, bedre borgerforløb, tættere samarbejde med Region H Udvidelse af indsats for kronisk syge, jf. sag 88. kronikerindsatsen 2013 og fremefter forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget 11. juni 2012 Tidlig opsporing via kompetenceløft Optimering og kvalitetssikring af indsatsen i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker Beløb mio. kr Beløb mio. kr Beløb mio. kr ,7 1,7 1,7 1,7 1,3 1,5 1,5 1,5 0,8 1,4 1,4 1,4 0,2 0,4 0,4 0,4 I alt 4,1 5,1 5,1 5,1 Anm.: Summer stemmer ikke sfa. afrunding. 2

39 Servicetilpasningsforslag Nr. 21 Tilpasning af tilskud til pensionister m.fl.s deltagelse i fritidsundervisning for voksne Udvalg: Kultur- og Fritidsudvalget Område: Serviceområdet Aktivitet:50 Idræt og Folkeoplysning Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Frederiksberg kommune giver i lighed med en lang række andre kommuner, herunder Københavns Kommune, tilskud til pensionisters og andre gruppers deltagelse i fritidsundervisning for voksne. Tilskuddet ydes uanset om de berettigede går til undervisning på Frederiksberg eller udenfor kommunens grænser. Igennem en længere årrække har kommunen tilstræbt, at tilskud ydes på samme niveau som Københavns Kommune primært af hensyn til, at mange aftenskoler har etableret sig på begge sider af kommunegrænsen, og ofte annoncerer deres tilbud i samme publikation. Borgerne vil på denne måde få ens tilskud til deltagelse i fritidsundervisning til tilbud som i stort omfang søges på tværs af kommunegrænsen. København yder for tiden et tilskud på 6 kr. pr. time, når pensionisten deltager i almindelig aftenskoleundervisning eller går til foredrag. Frederiksberg Kommunes tilsvarende tilskud er 7 kr. pr. time. Går kursisten til instrumental undervisning eller handicapundervisning udgør Københavns Kommunes tilskud 10 kr. pr. time, mens Frederiksbergs tilskud tilsvarende udgør 14 kr. pr. time. En tilpasning af kommuens tilskud til tilskuddene i Københavns Kommune vil betyde en besparelse på kr. på årsbasis, forventelig med fuld virkning fra Når der ikke indregnes fuld virkning i 2013 skyldes det, at aftenskolerne i vid udstrækning arbejder med sæsonplanlægning, så kataloger med sæsonpriser er udsendt inden forslaget eventuelt besluttes gennemført ved budgetvedtagelsen. Det er serviceområdets vurdering, at der er tale om en tilpasning af serviceniveauet som svarer til niveauet i andre kommuner og det dermed fortsat vil være muligt for de berettigede grupper at deltage i aftenskolernes undervisning og øvrige tilbud. Det 1

40 forventes ikke at indebære ændringer i pensionisternes søgning til fritidsundervisningen eller oplevelsen af service fra kommunen. 2

41 Servicetilpasningsforslag Nr. 22 Budgettilpasning af museumspulje Udvalg: Kultur- og Fritidsudvalget Område: Serviceområdet Aktivitet: 51 Bibliotek og kultur Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Fra og med budget 2011 blev en række kulturelle tilskud samlet i 4 nye puljer med henblik på opfyldelse og udmøntning af Kultur- og Fritidssektorplanens 9 målsætninger. Enkelte puljer forblev som målrettet særskilte fagområder, herunder en administrativ pulje på museumsområdet. Puljen har været brugt til at realisere mindre projekter på museumsområdet, herunder en fælles folder. Projekter som i forbindelse med museumsfusionen forudsættes håndteret internt i Frederiksbergs Museum eller gennem ansøgninger til de øvrige puljer på Kultur- og Fritidsudvalgets områder. Puljen foreslås budgettilpasset og dermed nedlagt uden væsentlige aktivitetsmæssige konsekvenser. Puljen har således ikke fuldt ud været anvendt, hvilket bl.a. skyldes, at de andre puljer har været anvendt. Forslaget skal således opfattes som en tilpasning af budgettet til de faktiske forhold samt fokusering på samling i de 4 nye puljer til kulturelle tilskud Sammenhæng med andre forslag: Ingen 1

42 Servicetilpasningsforslag Nr. 23 Frederiksberg Svømmehal merindtægt er vedr. massageafsnit Udvalg: Kultur- og Fritidsudvalget Område: Serviceområdet Aktivitet: 50 Idræt og folkeoplysning Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Realiseringen af anlægsprojektet om en udvidelse af massageafsnittet i Frederiksberg Svømmehal vil give den kommende forpagter mulighed for at etablere flere behandlingspladser, ligesom der blandt andet etableres et særskilt rum til en kosmetolog. Disse nye tiltag forventes at kunne skabe en årlig merindtægt i størrelsesordenen kr. på årsbasis. Sammenhæng med andre forslag: Projektet skal ses i sammenhæng med anlægsprojektet om udvidelse af massageafsnittet i Frederiksberg Svømmehal. 1

43 Effektiviseringsforslag Nr. 24 Omlægning af skovgruppe til pladser i hjeminstitution i Solmarken Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 65 Dagtilbud til børn Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -0,5-1,0-1,0-1,0 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Daginstitutionen Solmarken, som er beliggende på Magnoliavej 68 har et tilknyttet skovsted på Hagrup Søvej i Ølstykke. Skovstedet, som ejes af en spejderforening på Frederiksberg, er i dårlig stand og ikke tidssvarende vedligeholdt. Beliggenheden i Ølstykke fordrer desuden en lang transporttid på cirka 45 minutter i bus hver vej. Samtidig er dagtilbudsafdelingen blevet kontaktet af spejderforeningen, der ønsker at indlede en proces for at sælge stedet og således afventes en opsigelse af lejemålet indenfor en kortere tidshorisont. På Magnoliavej 68 vil der kunne etableres en tilbygning til hovedbygningen med plads til 4 grupperum, puslerum, garderober og produktionskøkken. I tilbygningen kan der skabes plads til skovbørnene og samtidig etableres 36 nye vuggestuepladser. Ud over at forøge kapaciteten af pladser, vil institutionen samtidig opnå en bedre sammenhæng mellem antallet af vuggestue- og børnehavebørn. Institutionen vil med en ny tilbygning opnå en børnesammensætning på 60 vuggestueog 86 børnehavepladser. En nedlæggelse af Solmarkens skovsted og samtidig opførelse af en tilbygning på hjemmeadressen forventes at kunne gennemføres til 1. januar Dog kan skovbørnehaven hjemtages allerede 1. juli 2013, da pladserne kan etableres hjemme, eksempelvis hvis institutionen tildeles en bus. Der afsættes samlet 355 t. kr. til drift af bussen. En beregning viser en effektivisering på 1,0 årsværk i 2014 og frem, svarende til 259 t. kr. efter fratræk for fald i indtægter for forældrebetaling. Herudover vil Frederiksberg Kommune opnå en effektiviseringsgevinst på i alt 766 t.kr. til huslejeudgift og udgift til skovkørsel. 1

44 Den samlede effektivisering for Frederiksberg Kommune er således 353 t.kr. i 2013, 955 t.kr. i 2014, 900 t.kr. i 2015, og fuld effekt i 2016 og frem, i alt t.kr. Sammenhæng med andre forslag: Anlægsforslag nr. 38 vedrørende opførelse af tilbygning til Solmarken beliggende på Magnoliavej 68. Anlægssummen udgør 17.6 mio.kr. Anlægsforslaget er en forudsætning for, at nedlæggelsen af skovstedet kan gennemføres. Hjemtagelse af skovbørnene pr. 1.juli 2013 forudsætter at der etableres en midlertidig pasningsløsning. 2

45 Effektiviseringsforslag Nr. 25 Fortsat fremme af bæredygtig struktur på dagtilbudsområdet Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 65 Dagtilbud til børn Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Kommunalbestyrelsen anmodede ved budgetlægningen for 2012 om et samlet forslag til ændret dagtilbudsstruktur. Forslaget blev omsat til en plan for 2012 og frem, hvor der blev lagt vægt på at skabe en bæredygtig institutionsstruktur i forhold til institutionsstørrelse og økonomi. Børneudvalget godkendte i februar 2012 en tilpasning af denne plan. I den tilpassede plan, skal institutionen Godthåb ikke sammenlægges. Oprindelig var det planlagt, at Godthåb skulle indgå i sammenlægningen i Frederiksberg Bredegade, men institutionen fremsatte ønske om at forblive en selvejende institution. Børneudvalget godkendte denne ændring i planen mod, at institutionens børnetal udvides. Ved en udvidelse af Godthåb med 12 vuggestuebørn og 22 børnehavebørn kan institutionen rumme børnene fra Vandrefalken, og Vandrefalken kan således nedlægges. Vandrefalken er en selvejende børnehave beliggende på Falkonér Allé. Institutionen rummer 24 børnehavebørn. Som i budget 2012 er det ved en nedlæggelse af Vandrefalken taget udgangspunkt i institutionens størrelse, økonomi, belægningsprocent, geografi, bygninger, ledelsesforhold og faglig bæredygtighed. 1

46 Planlagte nedlæggelser i 2013 og overslagsår Pladser der nedlægges Hvornår Hvorfor Hvor flyttes børnene hen Samlet effektivisering t.kr. (fratrukket drift af plads i ny institution VG BH Delårseffekt Helårseffekt Vandrefalken 24 Lille institution Den udvidede inst. Godthåb -394 Forskellen på de variable driftsomkostninger pr. barn i den udbyggede institution og de varible driftsomkostninger pr. barn i Vandrefalken beløber sig til 273 t.kr. Dertil kommer en besparelse på de faste udgifter til husleje på 121 t.kr. I alt 394 t.kr. Samlet økonomi Samlet set beløber effektiviseringen sig til 394 t.kr. 2

47 Effektiviseringsforslag Nr. 26 Omlægning af alternativ dagpleje til tilskud til pasning af eget barn Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 65 Dagtilbud til børn Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Frederiksberg Kommune tilbyder forældre en ordning alternativ dagpleje som er en ordning, hvor en forældre får tilskud til pasning af eget barn og et andet barn i forælderens eget hjem. Børnene skal være fra 6 måneder til 2,10 år. I 2011 blev ca. 2/3 af børnene i den alternative dagplejeordning passet af deres egen forælder. Årsagen til, at det er ca. 2/3 og ikke halvdelen af børnene, der blev passet af deres egen forælder er, fordi flere af børnene er søskende, og fordi det endvidere i praksis har vist sig svært at få matchet børn fra forskellige familier til den alternative dagplejeordning. Ved en omlægning af den alternative dagpleje til tilskud til pasning af eget barn, vil forældrene stadig kunne få passet deres barn hjemme. Kommunalbestyrelsen kan ifølge dagtilbudsloven beslutte at give forældre med børn i alderen 24 uger og indtil barnets skolestart mulighed for at få økonomisk tilskud til pasning af eget barn i stedet for en plads i et dagtilbud. I Frederiksberg Kommune har Kommunalbestyrelsen valgt at tilbyde borgerne denne service. Den årlige udgift i 2012 til alternativ dagpleje, pasning af eget barn og en vuggestueplads fremgår af skemaet nedenfor. 1

48 Alternativ dagpleje Pasning af eget barn Vuggestueplads Nettodriftsudgift Som det fremgår af skemaet er den alternative dagplejeordning den dyreste pasningsordning for Frederiksberg Kommune. Der er i 2012 budgetlagt med 26 pladser i den alternative dagpleje. Forskellen på udgiften til alternativ dagpleje og tilskud til pasning af eget barn er på kr. pr. år ( kr kr.) gange 2/3 af de børn (26 børn), der forventes passet i den alternative dagpleje i I alt kr. pr. år. Forskellen på udgiften til alternativ dagpleje og vuggestue er på er på kr. pr. år. ( kr kr.) gange 1/3 af de børn (26 børn), der forventes passet i den alternative dagpleje i I alt kr. pr. år. Hvis de forældre, der forestår pasningen af børnene i den alternative dagpleje i stedet vælger at få tilskud til pasning af eget barn, og de forældre, der får passet deres børn af en anden forælder i den alternative dagplejeordning vælger at få passet deres barn i vuggestue, vil den samlede besparelse være på kr. pr. år i 2013-priser. I 2013 regnes pga. opsigelsesvarsler med virkning fra 1. marts 2013, hvorfor besparelsen i 2013 vil være kr. 2

49 Effektiviseringsforslag Nr. 27 Omlægning af praktiske opgaver i dagtilbud ved ansættelse af praktiske medhjælpere Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 65 Dagtilbud til børn Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse I Frederiksberg Kommunes dagtilbud bliver budgettet tildelt ud fra en tilstræbt fordeling mellem pædagoger og pædagogmedhjælpere på henholdsvis 55% og 45%. Den konkrete fordeling af ansættelse af pædagoguddannede og pædagogmedhjælpere er den enkelte institutionsleders ansvar. I budget 2012 er der udmeldt ca. 510 pædagogmedhjælperstillinger, men det skal understreges, at der er tale om et vejledende tal. Udover det pædagogiske arbejde, der bliver varetaget i institutionerne, udfører de ansatte i institutionerne også mange praktiske opgaver som fejning, lageropfyldning og oprydning, tømning af opvaskemaskine o.l. En del af institutionernes praktiske opgaver kan overgå til praktiske medhjælpere under 18 år, som det allerede nu sker i nogle institutioner. Det betyder, at det pædagogiske personale kan koncentrere indsatsen om det pædagogiske arbejde. Det skønnes, at det med en omlægning af de praktiske opgaver vil være muligt at omlægge ca. 11 pædagogmedhjælperstillinger til praktiske medhjælpere under 18 år. Omlægningen vil medføre en mindreudgift pr. time på 60,88 kr., idet en pædagogmedhjælpertime takseres til 154,63 kr., mens timelønnen til en praktisk medhjælp under 18 år udgør 93,75 kr. Hvis i alt 11 stillinger omlægges, vil det give en effektivisering på ca. 1,0 mio.kr. i 2014 netto efter forældrebetaling. I 2013 forventes det, at omlægningen vil kunne gennemføres med virkning fra 1. april, da daginstitutionerne skal have tid til at tilpasse personalenormeringen, hvorfor effektiviseringen her vil være på ca. 750 t.kr. 1

50 Vedrørende beregningsforudsætningerne er dette forslag baseret på den gennemsnitlige, budgetlagte udgift pr. pædagogmedhjælper i SFO ( kr.), da der på dagtilbudsområdet ikke budgetlægges specifikt med en gennemsnitsudgift pr. pædagogmedhjælper men i stedet en samlet gennemsnitsudgift, som omfatter både pædagoger og pædagogmedhjælpere. Lønniveauet for pædagogmedhjælpere i henholdsvis SFO og dagtilbud vurderes at være sammenligneligt, da det er samme aftalegrundlag. 2

51 Effektiviseringsforslag Nr. 28 Genforhandling af familieplejekontrakter samt fastsættelse af standarder for aflønning af nuværende og fremtidige plejeforældre Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 61 Tilbud til børn og unge med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Samtlige familieplejekontrakter genforhandles i forbindelse med udarbejdelse af standarder for plejevederlagsfastsættelse i nuværende og fremtidige plejefamilier. Genforhandlingen sker også i forhold til aflastningsplejefamilier. Pr. 1. april 2012 har Familieafdelingen 57 børn og unge anbragt i plejefamilier og 3 i netværksplejefamilier. Det gennemsnitlige antal vederlag er 6 plejevederlag i hver af de 60 plejefamilier, svarende til 16,425 mio. kr. Forslaget indebærer, at der skal forhandles 28 plejevederlag væk svarende til 1,277 mio. kr. I 2008 lå Køge og Holbæk på gennemsnitlig 6,1 vederlag. Roskilde og Slagelse på gennemsnitlig 5,9 vederlag samt Næstved på 5,2 vederlag. København havde i 2010 gennemsnitligt 6,3 vederlag. 1

52 Effektiviseringsforslag Nr. 29 Frederiksberg Familie- og Ungerådgivning ændring af overhead Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 62 Familierådgivningen Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Frederiksberg Familie- og Ungerådgivning har et relativt højt overhead pr. medarbejder til kurser, vedligeholdelse, kontormaterialer mv. Familie- og Ungerådgivningen har et samlet budget til de nævnte aktiviteter, der overstiger overheaden for ansatte på rådhuset. Besparelsen vil betyde, at overheaden kommer i niveau med ansatte på rådhuset. På baggrund af at Familie- og Ungerådgivningen nu er indflyttet i helt nye lokaler på Peter Bangs Vej, foreslås overhead-beløbet reduceret med kr. i 2013 og frem. 1

53 Effektiviseringsforslag Nr. 30 Ændret tilrettelæggelse og planlægning i Sundhedsplejen Udvalg: Børneudvalget Område: Børne- og Ungeområdet Aktivitet: 63 Sundhedstjenesten Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -1,0-1,0-1,0-1,0 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Sundhedsplejens budget udgør t.kr. i Sundhedsplejens budget demografireguleres løbende. Gennem en ændret tilrettelæggelse og planlægning vil der kunne effektiveres indenfor den nuværende budgetramme, da der er stordriftsfordele forbundet med det stigende børnetal. Med den ændrede tilrettelæggelse vil Sundhedsplejens budget kunne reduceres med kr. fra 2013 og frem. Det nuværende serviceniveau vil være uændret. 1

54 Effektiviseringsforslag Nr. 31 Operationalisering af ny kvalitetsstandard - fra botilbud til bostøtte Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Som et led i den flerårige styringsstrategi på det specialiserede socialområde for voksne er udarbejdet en overordnet kvalitetsstandard for støtte til voksne med særlige behov. Kvalitetsstandarden blev førstebehandlet af Socialudvalget den 4. juni Kvalitetsstandarden indeholder en række socialpolitiske pejlemærker, som sætter en overordnet retning for, hvordan kommunen bevilger støtte til voksne med særlige behov. Ud fra en forudsætning om, at de socialpolitiske pejlemærker bliver implementeret og får konsekvenser for den hidtidige bevillingspraksis, forventes det at kunne nedbringe antallet af borgere i botilbud efter servicelovens 107 og 108 og kunne medføre en omlægning af indsatsen til disse borgere til udvidet bostøtte. Denne omlægning estimeres at medføre udgiftsreduktioner på 6,7 mio. kr. årligt når ændringen er fuldt indfaset, forventet i 2016, jf. ovenstående tabel. De socialpolitiske pejlemærker medvirker til at sikre den overordnede målsætning om at finde de løsninger, der bedst afbalancerer borgerens behov med både juridiske, økonomiske og faglige hensyn. Der arbejdes med fem pejlemærker, som beskrives i det følgende: 1. Størst mulig selvhjulpenhed Fremadrettet prioriteres lokale kvalitetsløsninger ud fra et nærhedsprincip, og det faglige fokus flyttes fra de ressourcer borgeren ikke har, til de ressourcer borgeren har, med forventning om et gensidigt forpligtende aktivt medborgerskab om at opnå størst mulig selvhjulpenhed i egen bolig med så lidt støtte som muligt. Pejlemærket skal ses i sammenhæng med masterplanen for det specialiserede socialområde og med de øvrige socialpolitiske pejlemærker som skitseret nedenfor. 2. Det rehabiliterende perspektiv 1

55 Fremadrettet sættes der endnu mere fokus på rehabilitering som gennemgående metodetilgang i enhver form for støtte til voksne med særlige behov. Rehabilitering er en midlertidig, målrettet og tidsbestemt samarbejdsproces mellem en borger, pårørende og fagfolk. Ved at stille krav om at borgeren skal indgå i det rehabiliterende samarbejde hvor støtten tilrettelægges sammen med borgeren i et aktiverende, involverende, ansvarsgivende og kompetenceskabende perspektiv er målet, at støtten, med udgangspunkt i et mindsteindgrebsprincip ikke er mere omfattende, end der er behov for. 3. At komme sig Recovery Ved at sætte øget fokus på Recovery - eller at komme sig, som det hedder på dansk - er tanken om, at mennesker med en sindslidelse kan komme sig helt eller delvist, og efterfølgende leve et normalt liv i egen bolig, med ingen eller kun lidt støtte i hverdagen. Ved at skabe så gode forudsætninger som muligt for at komme sig så hurtigt som muligt gennem støtte fra sociale relationer og/eller professionel hjælp, enten i form af individuel støtte eller støtte i grupper, forventes de nuværende udgifter til støtte til personer med sindslidelser at kunne reduceres. 4. Socialpædagogisk støtte i grupper For at understøtte ønsket om størst mulig selvhjulpenhed, den rehabiliterende tilgang samt understøtte recovery-processerne, rettes de kommende år fokus mod at udvikle metoder og tilbud lokalt på Frederiksberg, som understøtter socialpædagogisk støtte i grupper frem for det i dag gældende 1:1 støtteprincip. At flytte hjemmefra, optræne nye færdigheder eller generhverve gamle skal tilbydes i fællesskaber, som virker motiverende, udviklende og støttende. Gruppeforløb skal dermed fremme de individuelle og kollektive recovery-processer, hvor deltagerne fungerer som erfaringseksperter. Forløbene kommer i stedet til at foregå i et bo- eller aktivitetstilbud eller et træningscenter afhængig af målgrupper og behov. Gruppeforløb kan ske med inddragelse af frivillige og foreningslivet. 5. Housing First princippet Housing first tilgangen bygger på, at en stabilisering af boligsituationen er et vigtigt element i en recovery-proces. Anvendelsen af Housing First tænkningen skal udbygges i takt med implementeringen af Den sociale Masterplan. I dette princip arbejdes der fremadrettet med flere borgere kommer i eget hjem med støtte i stedet for i botilbud efter SL 107 og 108. Beregningsforudsætninger Housing First princippet er en integreret del af Masterplanen på det sociale område. Det er således forudsat som en del af scenarie 3, at der flyttes 16 helårspersoner fra botilbud til udvidet bostøtte med i gennemsnit 10 timer pr. uge, jf. effektiviseringsforslag nr. 35 Masterplan på det sociale område udvidet bostøtte. Såfremt pejlemærkerne om størst mulig selvhjulpenhed, det rehabiliterende perspektiv, recovery og Housing First vedtages og implementeres i Frederiksberg Kommunes bevillingspraksis, forventes det at der kan ske en større omlægning fra botilbud til 85- støtte i eget hjem. Det vurderes muligt, at der fra 2016 og frem kan være i alt 40 helårspersoner i udvidet bostøtte i stedet for i et botilbud efter servicelovens 107 eller 108. Heraf indgår driftseffektiviseringen vedr. 16 helårspersoner i det andet nævnte effektiviseringsforslag, mens nærværende effektiviseringsforslag omfatter effekten af at omlægge støtten for det, der svarer til 24 helårspersoner. De i alt 40 helårspersoner skal ses i forhold til, at der i 2011 var i alt ca. 230 helårspersoner i udenbys botilbud efter servicelovens 107 eller

56 Der er gradvis indfasning i Personalemæssige konsekvenser: Der vil skulle ske personalemæssige omlægninger fra personale, der arbejder i botilbud, til personale, der arbejder som støtte-kontaktspersoner eller hjemmevejledere. Forslaget forventes samlet set ikke at medføre færre ansatte i Frederiksberg Kommune, da en stor andel af botilbudspladserne i dag købes hos andre kommuner eller hos private opholdssteder. Sammenhæng med andre forslag Som nævnt ovenfor sammenhæng med Masterplan på det sociale område med tilhørende effektiviseringsforslag, ikke mindst forslag nr. 35 Masterplan på det sociale område udvidet bostøtte. I øvrigt også sammenhæng med forslag nr. 32 Operationalisering af ny kvalitetsstandard, støtte i grupper 3

57 4

58 Effektiviseringsforslag Nr. 32 Operationalisering af ny kvalitetsstandard - støtte i grupper Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Som et led i den flerårige styringsstrategi på det specialiserede socialområde for voksne er udarbejdet en overordnet kvalitetsstandard for støtte til voksne med særlige behov. Kvalitetsstandarden blev førstebehandlet af Socialudvalget den 4. juni Kvalitetsstandarden skal indeholde en række socialpolitiske pejlemærker, som sætter en overordnet og i nogle sammenhænge revideret retning for, hvordan kommunen bevilger støtte til voksne med særlige behov. Pejlemærkerne medvirker til at sikre den overordnede målsætning om at finde de løsninger, der bedst afbalancerer borgerens behov med både juridiske, økonomiske og faglige hensyn. Der arbejdes med fem pejlemærker: 1. Størst mulig selvhjulpenhed 2. Det rehabiliterende perspektiv 3. At komme sig Recovery 4. Socialpædagogisk støtte i grupper 5. Housing First princippet Ved implementering af disse pejlemærker, ikke mindst nr. 4, vil der de kommende år rettes fokus mod at udvikle metoder og tilbud lokalt på Frederiksberg, som understøtter socialpædagogisk støtte i grupper frem for det i dag gældende 1:1 støtteprincip. Det vil understøtte ønsket om størst mulig selvhjulpenhed, den rehabiliterende tilgang samt understøtte recovery-processerne. At flytte hjemmefra, optræne nye færdigheder eller generhverve gamle skal tilbydes i fællesskaber, som virker motiverende, udviklende og støttende. Gruppeforløb skal dermed fremme de individuelle og kollektive recovery-processer, hvor deltagerne fungerer som erfaringseksperter. Forløbene kommer i stedet til at foregå i et bo- eller aktivitetstilbud eller et træningscenter afhængig af målgrupper og behov. Gruppeforløb kan ske med inddragelse af frivillige og foreningslivet. 1

59 Beregningsforudsætninger Der gives i dag 85-støtte som en-til-en støtte til ca. 190 helårspersoner, der bor i eget hjem. Heraf er ca. 160 personer i egen SKP-ordning eller hos kommunens egne hjemmevejledere og ca. 30 helårspersoner i støtte købt hos eksterne leverandører 1. Budgettet til disse støtteordninger udgør i budget ,3 mio. kr. (enkeltmandsprojektet er ikke omfattet). Med omlægning fra botilbud til udvidet bostøtte som følge af de socialpolitiske pejlemærker, bl.a. Housing First, forventes et stigende antal personer og en stigende andel af Socialudvalgets budget at vedrøre bostøtte ( 85-støtte til personer i eget hjem). Det forventes, at en tredjedel af 85-støtten kan omlægges til gruppestøtte, og at gruppestøtten vil beløbe sig til en fjerdedel af, hvad udgifterne til 1:1 støtte ville være. Der kan på den baggrund opgøres udgiftsreduktioner for 4,3 mio. kr. årligt, når ændringerne har fået fuld gennemslagskraft - forventeligt i Effektiviseringen på 0,5 mio. kr., som indgår i forslag nr. 46 Netværksorienteret indsats over for unge i den lette ende af autismespektret, er modregnet, idet forslaget handler om den samme omlægning af støtten fra 1:1 støtte til gruppestøtte. Personalemæssige konsekvenser: Ingen. Sammenhæng med andre forslag Som nævnt ovenfor sammenhæng med forslag nr. 46 Netværksorienteret indsats over for unge i den lette ende af autismespektret. I øvrigt også sammenhæng med nr. 40 Operationalisering af ny kvalitetsstandard, fra botilbud til bostøtte 1 En helårsperson skal her forstås som en person, der modtager støtte hele året uanset hvor mange timer om ugen, personen modtager støtte. Støtteomfanget varierer fra få timer om måneden til mange timer om ugen. 2

60 Effektiviseringsforslag NR. 33 Fælles planlægning og visitation af unges videre sagsforløb Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag I handletemaet for det specialiserede socialområde i budget 2012 blev der sat fokus på potentialet i yderligere koordinering af de åriges videre sagsforløb og overgangen fra børne- til voksenområdet. Der blev i den forbindelse vedtaget et effektiviseringsmål på 1,5 mio. kr. årligt på Socialudvalgets udgifter. Der er siden etableret et ungekoordinationsudvalg (U-KO) i forvaltningen, hvor der sker en styrket vidensoverdragelse og fælles faglig drøftelse af de sager, der er på vej fra børneområdet til voksenområdet. Det vurderes, at der er merpotentiale i denne indsats, såfremt der bliver sikret fælles beslutnings- og visitationskompetence for sagsforløbet tidligere end det fyldte 18. år, fx fra 15-årsalderen. Dette vil sikre en helhedsorienteret planlægning af de individuelle forløb, der strækker ind i voksenlivet. Visitationen af tilbud skal således allerede fra ca. 15-årsalderen ske ud fra hensyn om at klargøre borgeren til et voksenliv og ud fra klare mål omkring bolig, udvikling af færdigheder til almindelig daglig livsførsel, uddannelse / kompetenceudvikling og eventuel arbejdsmarkedstilknytning. Planlægningen og valg af de borgerrettede indsatser skal samtidig så vidt muligt ske ud fra en inklusionstilgang og kræver derfor tæt samarbejde og snitflader med det såkaldte normalområde. Forslaget fordrer en langt højere grad af forpligtende samarbejde om sagsforløbene allerede fra 15-årsalderen, herunder en fælles adgang til sagsdata i en databasestruktur, der kan anvendes i den videre styring af sagerne ved overgangen til voksenområdet, herunder især ift. at udbygge de individbaserede økonomiprognoser, som allerede udarbejdes på voksenområdet. Beregningsforudsætninger Udgifterne i budgetforslag 2013 til de specialiserede voksentilbud bl.a. botilbud, dagtilbud og støtte efter 85 - er ca. 385 mio. kr. Ca. en femtedel af målgruppen, som 1

61 indgår i Masterplanen, er under 25 år, jf. figur 1, der viser aldersfordelingen af de borgere, der er i botilbud efter servicelovens 107 eller 108. Figur 1 Aldersfordeling blandt borgere i botilbud Note: Tabellen viser aldersfordelingen blandt de 6 målgrupper, der er analyseret i Masterplanen. Disse målgrupper omfatter 94 pct. af de borgere, Frederiksberg Kommune har i botilbud efter 107 eller 108. Borgere i udenbys botilbud er opgjort for 2011, mens borgere i Frederiksberg Kommunes egne tilbud er opgjort primo En høj andel af unge er især udtalt for bestemte målgrupper: Personer inden for autismespektrum, personer med sindslidelser og personer med psyko-sociale problemer. Figur 2 viser som eksempel aldersfordelingen for personer i to sidstnævnte målgrupper (lagt sammen). Figur 2 Aldersfordeling, personer med sindslidelser eller psykosociale problemer Det kan tilføjes, at andelen af unge, der har behov for et botilbud eller udvidet bostøtte, forventes at stige til hver fjerde i løbet af de næste 10 år, jf. fremskrivningerne i Masterplanen. En stor del af udgifterne på det specialiserede socialområde er dermed 2

62 knyttet til de tilbud, der gives til unge. Den opgjorte budgetudfordring på det specialiserede socialområde under Socialudvalget, jf. 1. finansielle orientering for 2013, skyldes også altovervejende en ny forventet tilgang af sager fra børne-ungeområdet. Det estimeres, at hver ny årgang af unge, der overgår til voksenområdet, modtager tilbud der beløber sig til ca mio. kr. årligt, og at det er muligt at nedbringe disse udgifter ved tidligere, langsigtet planlægning. Sammen med effektiviseringen besluttet med budget 2012 er den samlede effektivisering estimeret til 2,5 mio. kr. årligt fra 2015 og frem, med gradvis indfasning. Personalemæssige konsekvenser Ingen. Sammenhæng med andre forslag Hænger sammen med forslag nr. 46 på Socialudvalgets område om netværksorienteret indsats for unge i den lette ende af autismespektret, idet forslaget også vedrører en omlægning af tilbud til unge over 18 år, og idet de to forslag medfører reduktioner i den samme budgetramme. 3

63 4

64 Effektiviseringsforslag Nr. 34 Masterplan på det sociale område effektive botilbud Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Der henvises til anlægsplanen IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Som det fremgår af Masterplan for det specialiserede socialområde, der skal skabe faglig, bygningsmæssig og økonomisk konsolidering, kan der indhentes effektiviseringer i driftsudgifterne til botilbud på det sociale område ved opgavehjemtagning og ved at optimere drift og styring i de sociale tilbud. Effektiviseringerne skal bidrage til at dæmme op for den udgiftsvækst, der ellers kan ventes som følge af vækst i målgrupperne på det specialiserede socialområde. Masterplanen blev i marts 2012 præsenteret for Socialudvalget, som besluttede at der frem mod budget 2013 skulle arbejdes videre med scenarie 3 Fælles faglig bæredygtighed som grundlag for budgetforslaget. Effektiviseringerne i scenarie 3 opnås ved at have en lavere andel af borgere i udenbys botilbud og en højere andel af borgere i kommunens egne botilbud, som vil kunne drives med lavere gennemsnitlige enhedsomkostninger som følge af stordriftsfordele, lavere udgifter til vedligehold og ikke mindst mere præcis matchning af borgernes konkrete støttebehov og bedre muligheder for effektstyring. I budgetforslag 2013 indgår anlægsforslag til tre nye botilbud Botilbud på Nordens Plads, fx til autister Botilbud til personer med sindslidelser hos Diakonissestiftelsen Botilbud til personer med erhvervet hjerneskade på Østervang Det estimeres, at disse tre botilbud vil medføre en driftsøkonomisk effektivisering på 2,0 mio. kr. i 2013, stigende til 7,2 mio. kr. årligt fra 2016 og frem, jf. tabel 2: 1

65 Tabel 2: Estimeret driftsøkonomisk effektivisering i nye botilbud, nye anlægsforslag i BF2013 Mio. kr Nordens Plads: Effektivisering ved etablering af 10 pladser i 2013 og 10 pladser i ,1-1,1-3,4-4,4 Diakonissestiftelsen: Effektivisering ved etablering af 12 pladser i 2014 og 12 pladser i ,6-0,6-1,7 Østervang: Effektivisering ved etablering af 7 pladser i ,9-0,9-1,1-1,1 Estimeret driftsøkonomisk effektivisering i alt -2,0-2,6-5,1-7,2 Derudover blev der i budget 2012 vedtaget anlæg af to nye botilbud: Et botilbud til udviklingshæmmede på Betty Nansen Et botilbud på Laurits Sørensens Vej til personer med sindslidelser og personer med psyko-sociale problemer Det estimeres, at disse to botilbud vil medføre en driftsøkonomisk effektivisering på 1,7 mio. kr. i 2013, stigende til 3,9 mio. kr. årligt fra 2016 og frem, jf. tabel 3: Tabel 3: Estimeret driftsøkonomisk effektivisering i nye botilbud, anlægsudgifter besluttet i B2012 Mio. kr Betty Nansen: Effektivisering ved etablering af 30 pladser i ,5-3,0-3,0-3,0 Laurits Sørensensvej: Effektivisering ved etablering af 15 pladser i ,2-0,5-0,5-0,9 Estimeret driftsøkonomisk effektivisering i alt -1,7-3,5-3,5-3,9 Beregningsforudsætninger Der er i beregningen for de driftsøkonomiske konsekvenser ved at indrette nye botilbud taget udgangspunkt i de prisforudsætninger, som indgår i masterplansdokumentet, og hvor prissammenligningsgrundlaget for de udenbys botilbud er gennemsnitspriser fra 2011 og for Frederiksberg Kommunes egne nuværende tilbud er takster for Alle prisforudsætninger for nye botilbudspladser er gennemsnitsbetragtninger. Udgifterne til botilbudspladser vil reelt variere efter beboerens funktionsevne og støttebehov. For projektet på Nordens Plads er det forudsat, at botilbuddet indrettes med 20 pladser til personer inden for autismespektret, og at 13 af de 20 pladser etableres som en modernisering / flytning af nogle af de eksisterende botilbud i Frederiksberg Kommune, der er vurderet utidssvarende. Hertil kommer 7 pladser, som er en kapacitetsudvidelse, således at der kan gives lokale tilbud i nye sager, der ellers ville have fået et udenbys botilbud. Det forudsættes for alle pladser, at de kan drives 20 pct. billigere end det nuværende udgiftsniveau, bl.a. pga. stordriftsfordele, faglig specialisering, øget mulighed for effektstyring og lavere udgifter til vedligehold og ejendomsdrift. Det forudsættes på den baggrund, at en plads i botilbuddet på Nordens Plads kan drives ca kr. billigere årligt end den tidligere gennemsnitlige pris på 1,1 mio. kr. Der kan ikke de første år indhentes helårseffekt af driftseffektiviseringen pga. gradvis indflytning, indkøringstid mv. Et nyt botilbud hos Diakonissestiftelsen med 24 pladser til personer med sindslidelser forudsættes anvendt til at modernisere / flytte eksisterende botilbud i Frederiksberg Kommune, der er vurderet utidssvarende. Det forventes, at botilbuddet kan drives 20 2

66 pct. billigere end det nuværende udgiftsniveau, bl.a. pga. stordriftsfordele, faglig specialisering og lavere udgifter til vedligehold og ejendomsdrift. Det forudsættes på den baggrund, at en plads i botilbuddet hos Diakonissestiftelsen kan drives for ca. 375 t. kr. årligt mod ca. 470 t. kr. årligt i gennemsnit i dag. Der kan ikke de første år indhentes helårseffekt af driftseffektiviseringen pga. gradvis indflytning, indkøringstid mv. Et botilbud på Østervang med 7 pladser til personer med erhvervet hjerneskade forventes at kunne drives 15 pct. billigere end gennemsnitsudgiften for de udenbys botilbud, der ellers købes til denne målgruppe. Driftseffektiviseringen forventes opnået ved faglig specialisering, mulighed for effektstyring og lavere udgifter til vedligehold og ejendomsdrift. Det forudsættes på den baggrund, at en plads i botilbuddet på Østervang kan drives for ca. 0,9 mio. kr. årligt, hvor gennemsnitsudgiften på de udenbys købte botilbud til denne målgruppe er på ca. 1,1 mio. kr. årligt. Der kan ikke de første år indhentes helårseffekt af driftseffektiviseringen pga. gradvis indflytning, indkøringstid mv. For botilbuddet på Betty Nansen er det forudsat, at 24 pladser etableres til personer (udviklingshæmmede mv.), som flytter fra nogle af de eksisterende botilbud i Frederiksberg Kommune, der er vurderet utidssvarende. Herudover etableres 6 nye pladser til personer, der ellers ville skulle have et udenbys botilbud. Det kan både omfatte nye sager og tilbud om decideret hjemflytning til Frederiksberg Kommune. Botilbuddet forventes at kunne drives 20 pct. end de nuværende gennemsnitsudgifter, bl.a. pga. stordriftsfordele, faglig specialisering, øget mulighed for effektstyring og lavere udgifter til vedligehold og ejendomsdrift. En plads i botilbuddet forventes at kunne drives for knap 400 t. kr. om året, mod en nuværende gennemsnitsudgift på knap 500 t. kr. om året. Den optimerede driftsøkonomi forventes at have effekt fra medio For botilbuddet på Laurits Sørensensvej er det forudsat, at 9 pladser etableres til personer med sindslidelser, som flytter fra nogle af de eksisterende botilbud i Frederiksberg Kommune, der er vurderet utidssvarende. Hertil er forudsat yderligere 6 pladser på Laurits Sørensensvej til fortrinsvis unge personer med psyko-sociale problemer, der ellers ville skulle have et udenbys botilbud. Der er mulighed for, at der kan blive tale om flere pladser på Laurits Sørensensvej, men driftsøkonomien er her beregnet ud fra etablering af i alt 15 pladser. Det forventes, at botilbuddet kan drives pct. billigere end det nuværende udgiftsniveau, bl.a. pga. stordriftsfordele, faglig specialisering, øget mulighed for effektstyring og lavere udgifter til vedligehold og ejendomsdrift. De 6 pladser til personer med psyko-sociale problemer ventes at kunne drives for knap 220 t. kr. om året i stedet for en gennemsnitspris på de udenbys tilbud for 255 t. kr., mens de 9 pladser til personer med sindslidelser ventes at kunne drives for knap 380 t. kr. om året i stedet for den nuværende gennemsnitlige takst på 471 t. kr. Den optimerede driftsøkonomi forventes indfaset løbende i perioden Sammenhæng til øvrige forslag Det skal understreges, at nærværende effektiviseringsforslag ikke kan gennemføres uden samtidig vedtagelse af anlægsforslagene Masterplan for det specialiserede socialområde, nye botilbud og Anlægsudgifter til konsolidering af det specialiserede socialområde, inkl. almene fritids og kulturtilbud Personalemæssige konsekvenser: Etablering af nye botilbudspladser, der er en udvidelse af Frederiksberg Kommunes nuværende kapacitet, estimeres at betyde en personalemæssig udvidelse svarende til ca. 30 fuldtidsansatte socialpædagoger mv. Dette er behæftet med overordentlig stor usikkerhed, da det afhænger af tyngden i de nye botilbudspladser, der etableres, og de konkrete beboeres støttebehov. 3

67 Masterplanen kan derudover medføre personalemæssige konsekvenser for ledelsen i de nuværende botilbud. 4

68 Effektiviseringsforslag Nr. 35 Masterplan på det sociale område udvidet bostøtte Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Som det fremgår af Masterplan for det specialiserede socialområde, der skal skabe faglig, bygningsmæssig og økonomisk konsolidering, kan der indhentes effektiviseringer ved at omlægge støtte, så der i højere grad bevilges bostøtte i eget hjem frem for botilbud, jf. begrebet Housing First. En ændret støttestrategi kan medføre effektiviseringer, der kan bidrage til at dæmme op for den udgiftsvækst, der ellers kan ventes som følge af vækst i målgrupperne på det specialiserede socialområde. Masterplanen blev i marts 2012 præsenteret for Socialudvalget, som besluttede at der frem mod budget 2013 skulle arbejdes videre med scenarie 3 Fælles faglig bæredygtighed som grundlag for budgetforslaget. Det indgår i forudsætningerne for scenarie 3, at der årligt kan bevilges bostøtte i eget hjem i nogle af de nye sager, som ellers ville modtage et botilbud efter servicelovens 107 eller 108. Det forventes primært at være relevant at satse på udvidet bostøtte i nye sager i målgrupperne: Personer inden for autismespektret, personer med sindslidelser og personer med psyko-sociale problemer. Beregningsforudsætninger Det forudsættes, at der årligt kan bevilges bostøtte i eget hjem til 4 nye helårspersoner, som ellers ville modtage et botilbud efter servicelovens 107 eller 108. Det forudsættes, at de har behov for 10 timers ugentlig bostøtte til en udgift pr. time på 300 kr. Dermed bliver gennemsnitsudgiften pr. år , hvor gennemsnitsudgiften for botilbud til de nævnte målgruppers er ca kr. Det forventes, at borgerne vil have behov for den udvidede bostøtte på en periode på i gennemsnit fire år. Med en tilgang på fire nye helårspersoner årligt forventes det, at der fra 2016 og frem vil være flyttet 16 helårspersoner fra botilbud til udvidet bostøtte. 1

69 Sammenhæng med andre forslag Det skal understreges, at nærværende effektiviseringsforslag ikke kan gennemføres uden samtidig vedtagelse af anlægsforslaget Masterplan for det specialiserede socialområde. 2

70 Effektiviseringsforslag Nr. 36 Masterplan på det sociale område Det Ny Aktivitetscenter på Bernard Bangs Allé Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Som en del af masterplanen for det specialiserede socialområde, der skal skabe faglig, bygningsmæssig og økonomisk konsolidering, kan der indhentes effektiviseringer ved at hjemtage borgere til dagtilbud i Det Ny Aktivitetscenter på Bernhard Bangs Allé (BBA). Forvaltningen har primo 2012 foretaget en afdækning af, hvad aktivitetscentret på Bernhard Bangs Allé kan rumme, og har i den forbindelse peget på at flytte aktiviteterne fra CFBA på Egegårdsvej i Rødovre og samtidig udvide kapaciteten og viften af tilbud om beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud målrettet til personer med udviklingshæmning samt personer inden for autismespektret. Ud fra de nuværende sager og den forventede tilgang af sager vurderes det relevant at udvide med ca. 35 flere pladser til beskyttet beskæftigelse og aktivitets- og samværstilbud. Der er samtidig grundlag for at et etablere et klubtilbud til ca. 25 unge. En sådan udvidelse af kommunens pladskapacitet vil gøre det muligt at hjemflytte en gruppe borgere fra udenbys tilbud og forventes derudover at dække behovet for dagtilbud i alle nye relevante sager inden for de to målgrupper. Generelt forventes det, at et eget tilbud kan drives billigere end de udenbys tilbud, bl.a. pga. stordriftsfordele, reducerede udgifter til transport og ikke mindst mulighed for effektstyring og mere præcist match mellem borgerens behov og tilbuddets omfang. Det skal understreges, at effektiviseringen ikke kan gennemføres uden at der afsættes anlægsudgifter til etablering af et nyt aktivitetscenter på Bernhard Bangs Allé, jf. anlægsforslag nr

71 Beregningsforudsætninger Effektiviseringen er opgjort ud en forventning om, at tilbuddene på BBA kan drives 15 pct. billigere end de udenbys tilbud. Der er taget udgangspunkt i enten gennemsnitspriser eller relevante priseksempler fra 2011 for hhv. udviklingshæmmede og personer inden for autismespektret, der enten er i et 103-tilbud (beskyttet beskæftigelse), 104-tilbud (aktivitets- og samværstilbud) eller et klubtilbud efter servicelovens 104. Da det nye aktivitetscenter på BBA først forventes klar til at rumme de nye tilbud i 2014, er der ikke indlagt effekt i Der er indlagt halvårseffekt i 2014 på de fleste deltilbud, dog med lidt længere opstartstid for et nyt klubtilbud til personer inden for autismespektret. Personalemæssige konsekvenser: Etablering af et nyt aktivitetscenter på BBA, der vil medføre en udvidelse af Frederiksberg Kommunes nuværende kapacitet, estimeres at betyde en personalemæssig udvidelse svarende til ca fuldtidsansatte socialpædagoger mv. Dette er behæftet med overordentlig stor usikkerhed, da det afhænger af den indholdsmæssige profil og tyngden i de nye tilbud, der etableres, og de konkrete brugeres støttebehov. Sammenhæng med andre forslag Forudsætter anlægsforslag Konsolidering af det specialiserede socialområde besluttes. 2

72 Effektiviseringsforslag Nr. 37 Netværksorienteret indsats over for unge i den lette ende af autismespektret Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov / Tilbud til handicappede Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Antallet af unge inden for den lette ende af autismespektret, herunder personer med Asperger, er stigende. En del af disse unge har primært behov for støtte til at indgå i sociale sammenhænge, til at undgå isolation og til at opretholde en sund daglig livsførsel. Det foreslås at igangsætte målrettede gruppetilbud til denne målgruppe, hvor der er fokus på at skabe sociale fællesskaber bl.a. via motion. Det forventes at en sådan indsats kan være alternativer til mere udgiftstung en-til-en støtte, og at opbygning af sociale fællesskaber og hjælp-til-selvhjælp via netværk kan forebygge behov for mere indgribende foranstaltninger. Et sådant tilbud vil med fordel kunne forankres i det botilbud, der skal etableres til unge på Laurits Sørensens Vej. Beregningsforudsætninger Det estimeres at indsatsen kan nedbringe udgifterne til køb af -85 støtte med 0,5 mio. kr. årligt. Det antages, at det er muligt at 10 helårspersoner kan overgå fra en-til-en 85-støtte (med i gennemsnit 3 timer om ugen) til målrettede og mindre omkostningstunge gruppeforløb. Personalemæssige konsekvenser Forslaget vil eventuelt medføre en mindre personalemæssig udvidelse, idet indsatsen er ny, og forventes løftet af en eller flere kommunalt ansatte. De samlede personalemæssige konsekvenser er dog usikre, eftersom den netværksorienterede indsats udgør et alternativ til (og dermed erstatter) bl.a. individuel 85-støtte, som både ydes af kommunens egne ordninger og købes eksternt hos private leverandører. Sammenhæng med andre forslag 1

73 Forslaget hænger sammen med anlægsforslaget Masterplan for konsolidering af det sociale område, delprojektet om nyt tilbud på Laurits Sørensens Vej med medfølgende effektiviseringsforslag. Forslaget hænger også sammen med effektiviseringsforslag nr. 33 om fælles planlægning og visitation af åriges videre sagsforløb. 2

74 Effektiviseringsforslag Nr. 38 Bæredygtige sociale institutioner Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag I budget 2012 er forudsat effektivisering i 2014 og frem som følge af strategiske tilpasninger i kommunens sociale institutioner (botilbud mv.), jf. forslaget Strukturtilpasninger på de sociale institutioner i Frederiksberg Kommune. Den forudsatte helårseffekt er 1 mio. kr. fra 2016, med gradvis indfasning i De strategiske tilpasninger er i det vedtagne forslag beskrevet i overordnede termer om bl.a. specialisering og større grad af fælles ledelse. Forvaltningen vurderer nu, at der i forhold til det vedtagne forslag i budget 2012 er et merpotentiale, jf. beløbene i ovenstående tabel. Siden er udarbejdet en Masterplanen for konsolidering af det sociale område, hvor det er forudsat, at de nye sociale tilbud, der skal etableres i Frederiksberg Kommune, skal drives ud fra et nyt set-up baseret bl.a. på styrket faglighed og større organisatoriske enheder med fleksibilitet i forhold til beboersammensætning. Samtidig bliver der med flere af de øvrige indsatser under den flerårige styringsstrategi herunder effektstyring og IT-systemet FRIS skabt rammebetingelserne for større fleksibilitet i de sociale tilbud, så omfang og indhold i tilbuddene løbende kan tilpasses beboernes individuelle funktionsevne og støttebehov. Nærværende forslag omfatter en videreudvikling af sidste års forslag om den bæredygtige sociale institution, der bl.a. er udbygget og konkretiseret ved at overføre nogle af Masterplanens idéer til de af Frederiksberg Kommunes eksisterende sociale 1

75 tilbud, der ikke er omfattet af Masterplanen. Herudover omfatter forslaget indsatser, der skal styrke forvaltningens rammebetingelser for at støtte op om institutionerne, herunder løbende sagsopfølgning og økonomistyring. De tre hovedforslag er: A) Bedre styring af pladskapaciteten i kommunens tilbud B) Fleksibel og aktivitetsbestemt budgettildeling med udgangspunkt i effektstyring C) Større grad af fælles ledelse Forslaget har en faldende effektiviseringsprofil i takt med implementeringen af selve masterplanen og effektviseringerne i medfør af denne. Beregningsforudsætninger Det estimeres, at der kan ske udgiftsreduktioner på 1 mio. kr. årligt som følge af bedre styring af pladskapaciteten i kommunens tilbud. Udgiftsreduktionen opnås ved at undgå tomgang af pladser og dermed færre udgifter til udenbys pladser. Effekten forventes fra Det estimeres, at der kan ske udgiftsreduktioner på 0,5 mio. kr. årligt som følge af større grad af fælles ledelse. Der forventes først effekt fra Dette beløb skal ses i sammenhæng med, at der kun vil være en særskilt økonomisk effekt af Større grad af fælles ledelse i de institutioner, der ikke er omfattet af Masterplanen. Effekten er allerede indregnet som driftsforudsætning for de nye tilbud, der skal etableres i regi af Masterplanen, herunder også de 74 botilbudspladser, der moderniseres. Der estimeres ikke en isoleret økonomisk effekt af at overgå til en aktivitetsbaseret budgetmodel. Selve effektstyringssporet vil på længere sigt være med til at skabe mere effektive tilbud og dermed til at reducere omkostninger, men denne effekt indgår i andre forslag, herunder de forslag, der knytter sig til nye effektive botilbud i regi af Masterplanen. I alt forventes årlige udgiftsreduktioner for 1,5 mio. kr. som følge af de tiltage, der ligger i nærværende forslag. I ovenstående tabel er dette beløb modregnet den effektivisering, der allerede blev besluttet i budget Personalemæssige konsekvenser Forslaget kan få personalemæssige konsekvenser for institutionernes ledelsesniveau. Dette vil bero på en nærmere analyse. Sammenhæng med andre forslag Forslaget hænger tæt sammen med Masterplanen for konsolidering på det sociale område og de medfølgende effektiviseringsforslag (nr. 34, 35 og 36), jf. ovenfor. 2

76 Bilag: Forvaltningen vurderer, at der kan sikres bedre styring med kommunens egne sociale tilbud og skabes effektiviseringer ved at arbejde videre med følgende spor: A) Bedre styring af pladskapaciteten i kommunens tilbud: Det er i dag de enkelte teamchefer, der i den daglige kontakt med de enkelte institutionsledere har viden om eventuel ledig kapacitet i kommunens botilbud. Adgangen til at få et overblik over antallet af ledige vs. besatte pladser i de enkelte pladser vil fremover blive styrket i takt med fuld implementering af FRIS. Dette overblik skal fremadrettet anvendes i både visitationsprocessen og økonomistyringen, og overblikket er bl.a. et nødvendigt udgangspunkt for at kunne implementere en aktivitetsstyret budgettildelingsmodel, jf. nedenfor. Det er forventningen, at større transparens i fht. ledige pladser i kommunens tilbud kan være med til at reducere antallet af udenbys købte pladser, om end marginalt. Det vil også skabe et bedre vidensgrundlag for, at forvaltningen løbende kan foretage nødvendige justeringer - oprette eller nedlægge pladser, eller alternativt foretage ændringer i den faglige profil i de eksisterende tilbud. B) Fleksibel og aktivitetsbestemt budgettildeling med udgangspunkt i effektstyring: I forlængelse af etableringen fastlæggelse af serviceniveauer via kvalitetsstandarder samt indførelse af effektstyring, ses der et betydeligt potentiale for bedre økonomistyring ved at overgå til en aktivitetsbaseret styringsmodel, hvor pengene følger borgeren i Frederiksberg Kommunes egne tilbud. Når myndigheden har visiteret en borger til en foranstaltning, som kan indeholde op til flere ydelser og leverandører, skal de samlede udgifter til borgeren, herunder udgifter til ledelse og administration på leverandørniveau, følge borgeren med ud til den eller de respektive leverandører, der således opnår finansiering ved at modtage borgeren og opnå de respektive indsatsmål som opstilles i forbindelse med bevillingen. Når eller hvis der sker ændringer i borgerens funktionsniveau, både i op og nedadgående retning, eller når indsatsmålene nås, skal der ske en justering af de ressourcer, som leverandøren modtager som følge af sin indsats. Af hensyn til sikkerhed og forudsigelighed i driften af hver enkelt tilbud skal det overvejes, hvor stor en andel af institutionernes budgetter, der skal tildeles som et fast grundbudget. Fleksibel og aktivitetsbestemt budgettildeling vil således skabe større gennemsigtighed i fht. de udgifter, der knytter sig til hver enkelt borger, samt en større gennemsigtighed i forhold til institutionens samlede udgifter. Den enkelte institution vil som grundprincip have de ressourcer til rådighed, som deres nuværende beboersammensætning kræver, hverken mere eller mindre. Det skal bemærkes, at en ændret budgettildelingsmodel og styrket kapacitetsstyring, som den er formuleret i nærværende forslag, kun er mulig og relevant for de af kommunens institutioner, der har langvarige forløb for den enkelte borger. Dermed er indsatsen kun relevant for kommunens botilbud, og ikke for herberger, væresteder eller for FKRC. Fleksibel budgettildelingsmodel og styrket kapacitetsstyring skal til gengæld være udgangspunktet for både de botilbud, der ikke er omfattet af Masterplanen, og for de nye tilbud, der etableres i regi af Masterplanen. 3

77 C) Større grad af fælles ledelse: Der er i dag relativt stor forskel på antallet af medarbejdere pr. institutionsleder. Nogle tilbud er af så relativ beskeden størrelse, at lederen i høj grad varetager ikke-ledelsesmæssige opgaver, fx administrativt arbejde eller pædagogisk arbejde. Ved at foretage tilpasninger i ledelsesniveauet - fx via større grad af fælles ledelse af de små tilbud - kan ledelsen styrkes, og der kan skabes en mere gennemskuelig og ensartet sammenhæng mellem lønninger og ledelsesansvar og opgaver. Større grad af fælles ledelse eller ledelse af større enheder indgår allerede som en forudsætning i Masterplansarbejdet for de nye tilbud, men vil også kunne implementeres for de øvrige af kommunens sociale tilbud, der ikke ændres som følge af Masterplanen. Der skal tages højde for, at forslaget ikke vedrører de administrative opgaver, som er omfattet af analysen om administrative fællesskaber. 4

78 Øvrige forslag Nr. 39 Sammenhæng og forebyggelsesfokus i hjemløseindsatsen Udvalg: SOC Område: SSA Aktivitet: Tilbud til voksne med særlige behov Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Frederiksberg Kommune har fået tilsagn fra Social- og Integrationsministeriet om at få forlænget projektperioden for kommunens hjemløsestrategi frem til 1. september 2013, således at de uforbrugte projektmidler fra 2011 og 2012 kan anvendes til hjemløseindsatser i 2013, jf. sag på Socialudvalget den 11. juni Det medfører, at kommunens afsatte budget på cirka 5,7 mio. kr. i 2013 først skal anvendes fra 1. september Dette giver et forventet ikke-disponeret beløb på cirka 3,9 mio. kr. i Beregningsforudsætninger Fremgår af ovenstående. Personalemæssige konsekvenser Forslaget forventes ikke at have personalemæssige konsekvenser for Frederiksberg Kommune. Sammenhæng med andre forslag Ingen 1

79 Øvrige punkter Nr. 40 & 41 Styrket selvforsørgelse flere skal hjælpes på vej Udvalg: AU Område: SSA Aktivitet: Revalidering, fleksjob og ledighedsydelse Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag Forvaltningen foreslår at der igangsættes et projekt for personer på ledighedsydelse (personer der er visiteret til fleksjob og som er ledige) med henblik på en styrket indsats for målgruppen. Hensigten er en fremrykket indsats for målgruppen, metodeudvikling samt kompetenceudvikling af relevante medarbejdere. Det overordnede mål er en øget grad af selvforsørgelse for denne målgruppe. Der henvises til Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 26. marts 2012, sag nr. 15 Projekt på Særlige vilkår, hvor projektet nærmere er beskrevet. Der henvises ligeledes til Arbejdsmarkedsudvalgets temamøde den 30. april, hvor de beskæftigelsesmæssige udfordringer på Frederiksberg, de politiske mål og den strategiske prioritering og planlægning af indsatserne blev drøftet. Projektet bygger videre på de metoder, værktøjer og styringsinformation, organisering og skal derfor ses i sammenhæng med det allerede igangsatte projekt om investering i selvforsørgelse på kontanthjælps- og sygedagpengeområdet. Det er forventningen, at der som følge af investeringen vil ske en reduktion i antallet af borgere på ledighedsydelse, samt en reduktion af varigheden på ydelsen. I tabel 1 ses hvordan antal sager samt varigheden af sagerne forventes at udvikle sig i perioden , som følge af projektet. 1

80 Tabel 1. Fuldtidspersoner på ledighedsydelse antal sager over 12 måneder Under 12 måneder I alt Beregningsforudsætninger Den samlede netto-effekt af investeringen forventes at være ca. 2,8 mio. kr. årligt ved fuld implementering. I beregningerne af de forventede effekter på antallet af personer med ledighedsydelse er det forventningen, at alle sager vedrørende ledighedsydelse med en varighed over 12 måneder vil være afsluttet 2 år efter projektstart (forventet projektstart 1/1 2014). Der var i 2011 i gennemsnit 30 sager med en varighed over 12 måneder. Det samlede antal personer på ledighedsydelse udgjorde 84 i 2011, og der er i budgetforslaget for 2013 budgetteret med et uændret antal personer på ledighedsydelse i forhold til Det er i beregningerne forudsat at 50 pct. af de afsluttede personer på ledighedsydelse tilkendes et fleksjob, 30 pct. et offentligt løntilskudsjob, og de resterende 20 pct. tilkendes førtidspension. Der vurderes at være et behov for ansættelse af to fuldtidsmedarbejdere i årene 2014 og I forbindelse med AU s løbende opfølgning på økonomi og resultater, jf. de kvartalsvise sager til udvalget om effektstyring på arbejdsmarkedsområdet, vil der blive fulgt op på udviklingen i antallet af personer på ledighedsydelse. Skulle det vise sig at resultaterne ikke står mål med det forventede, vil grundlaget for investeringen blive taget op til revision i løbet af budgetperioden med henblik på en optimering af indsatsen, herunder en ny tematisk prioritering i udvalget. 2

81 Øvrige forslag Nr. 42 Midlertidig hjemtagning af Frederiksberg Ældrekirkegård Udvalg: By- og Miljøudvalget Område: By- og Miljøudvalget Aktivitet: 81 Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering -450 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) -450 Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Vedligeholdelsen af Frederiksberg Ældrekirkegård udføres i dag af ekstern entreprenør. Imidlertid udløber kontrakten med udgangen af Ifm. implementering af kommunens udbudsplan vil Frederiksberg Ældrekirkegård blive genudbudt medio Kommunen vil således midlertidig hjemtage vedligeholdelsen i første halvår i Vedligeholdelsen som vil blive varetaget af FGV, vil så vidt det er muligt søges afholdt indenfor eksisterende ressourcer og vil blive set i sammenhæng med øvrige tilpasninger indenfor FGV s organisation. Der forventes derved at kunne opnås en besparelse på kr. samtidig med at serviceniveauet på vedligeholdelsen af Frederiksberg Ældrekirkegård løses på niveau med kommunens øvrige kirkegårde. Sammenhæng med andre forslag: Ingen

82 Effektiviseringsforslag Nr. 43 Etablering af intelligent belysning Udvalg: By- og Miljøudvalget Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: 84 Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse I forlængelse af arbejdet med at udskifte armaturer på vejbelysning, se anlægsforslag herom, er det muligt at fremskynde et belysningsprojekt, som reducerer energiforbruget på belysningsanlæg, ved at tilpasse lyskilden til lysniveauet i omgivelserne des lysere dag des mindre vejbelysning. Ved gennemførelse af projektet kan energiforbruget reduceres svarende til 0,5 mio. kr. årligt. Den her beskrevne effektivisering forudsætter en anlægsinvestering på 4 mio. kr. som beskrevet under anlægget: Etablering af intelligent belysning Sammenhæng med andre forslag: Ingen 1

83 Effektiviseringsforslag Nr. 44 Justering af administrativ støttefunktion i FGV Udvalg: By- og Miljøudvalget Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: 82 og 84 Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: -1, *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse By- og Miljøområdet har arbejdet med at indføre effektstyring på opgaveområdet drift og vedligeholdelse af veje og parker. I forlængelse af dette projekt arbejder området endvidere med at justere organisationen. Dette giver anledning til en tilpasning af de administrative støttefunktioner i FGV. En tilpasning af de administrative støttefunktioner i FGV forudsætter blandt andet en justering af dobbeltbogholderiet som følge af, at der er regnskab i såvel Navision og PRISME, samt at der etableres rammeaftaler på de mest faktureringstunge opgaveområder (bygningsservice og gartneri), hvor der i 2011 er udsendt i alt fakturaer under kr. Effektiviseringen implementeres som en reduktion i kontraktbeløbene på driftsopgaver vedr. veje og parker samt på bygherreudgifter på samme område. Sammenhæng med andre forslag: Ingen 1

84 Effektiviseringsforslag Nr. 45 Busfremkommelighed Udvalg: By- og Miljøudvalget Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: 86 Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt(drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Busfremkommelighedsprojekter har en positiv effekt på kommunens driftsbudget. Når busserne kommer hurtigere frem, kan busdriften gennemføres med færre busser og dermed mindre udgifter. Samtidig kommer der flere passagerer i busserne, når de kører hurtigere og mere regelmæssigt, hvilket fører til flere indtægter. Ved tidligere større busfremkommelighedsprojekter er udgifterne til gennemførelse af projekterne blevet tjent hjem i løbet af ned til 4 år som følge af mindre driftsudgifter og øgede passagerindtægter. Der er allerede lavet en del forarbejde på fremkommelighedsområdet, men nogle linjer er undersøgt bedre end andre. Vedrørende linje 9A vurderes det, at tiltag fremlagt i anlægsforslaget vil generere en passagertilvækst på op til 5% og en forbedret rejsehastighed på op til 2 minutter. Det estimeres, at disse forbedringer vil give en årlig driftsbesparelse på omkring 1 million kroner. Passagertilvæksten og tidsbesparelsen vil skulle vurderes igen, når fremkommelighedstiltagene vedrørende linje 9A detailprojekteres. Vedrørende linje 4A vurderes, at fremkommelighedstiltagene vil generere en passagertilvækst på op til 2-3% og at rejsetiden forkortes med op til 2 minutter. I samspil med de tiltag som Københavns Kommune igangsætter, estimeres forbedringerne at give en årlig driftsbesparelse på 1 til 2 millioner kroner for Frederiksberg Kommune. Passagertilvæksten og tidsbesparelsen vil skulle vurderes igen, når fremkommelighedstiltagene vedrørende linje 4A detailprojekteres. Movia er ved at gennemføre undersøgelser på linje 2A og 3A for at kvalificere fremkommelighedsprojekter på de to linjer og vurdere potentialet for tidsbesparelser og dermed økonomiske besparelser for kommunerne. Skønsmæssigt vurderer 1

85 forvaltningen, at der skal investeres 3 millioner kroner i henholdsvis linje 2A og 3A. Når der åbnes mulighed for det, vil disse penge søges suppleret via en ansøgning til Trafikstyrelsens busfremkommelighedspulje. Sammenhæng med andre forslag: Sammenhæng med anlægsforslaget Busfremkommelighed. Effektiviseringer forudsætter anlægsinvestering. Der vil blive søgt om støtte til dele af projektet finansieret af de statslige fremkommelighedsmidler. 2

86 Servicetilpasningsforslag Nr. 46 Reduktion i cykelindsamlinger Udvalg: By- og Miljøudvalget Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: 84 Vejvæsen og parkering Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse I dag fjernes dagligt cykler ved hovedindgangen til Frederiksberg Centeret, kvartalsvis fjernes cykler ved metrostationerne og årligt indsamles cykler i hele byen. Ydelsen nedjusteres, således at der ikke fjernes cykler ved Frederiksberg Centret dagligt (den nuværende aftale opsiges). Indsamling af cykler ved metrostationerne fastholdes kvartalvis, idet den dog tilpasses mhp en mindre besparelse således at der i alt spares kr. vedr. cykelindsamling.. Den årlige cykelindsamling i hele byen foreslås at fortsætte som hidtil. Sammenhæng med andre forslag: Ingen 1

87 Effektiviseringsforslag Nr. 47 Målrettet hjemmepleje Udvalg: MAG Område: SSA Aktivitet: Omsorg Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) - visitatorer, magistraten - træning til hverdagen, SOU - vedligeholdende træning, SOU III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse af baggrund og indhold i forslag For at understøtte, at den hjemmehjælp borgerne modtager er målrettet og tilpasset borgerens aktuelle behov, foreslås det at udvide ordningen Træning til Hverdagen og sætte øget fokus på revisitation. Det er forvaltningens skøn, at der kan forventes samlet et effektviseringspotentiale på 3,9 mio. kr. årligt og en række investeringsudgifter til revisitation samt styrket indsats vedr. træning til hverdagen. Foreløbige opgørelser viser, at størstedelen af de borgere, der har gennemført træning til hverdagen har opnået at blive helt eller delvist selvhjulpne ift. de konkrete behov. Hidtil har der alene været gennemført træning for en mindre del af modtagerne af hjemmehjælp. Det skønnes på den baggrund, at der er et øget potentiale i ordningen. Der foretages i dag revisitation indenfor gruppen af hjemmehjælpsmodtagere, som modtager mere end 6 timers hjælp om ugen. I 2011 har det vist sig, at ordningen har bidraget til at målrette hjemmehjælpen i endnu større grad en forventet og den akkumulerede årseffekt synes større end, hvad der er indarbejdet i budgettet. Ordningen kan på den baggrund udvides til også at omfatte borgere, som modtager hjælp i mindre end 6 timer om ugen. Hermed vil der for alle modtagere af hjemmehjælp kunne foretages en vurdering af det aktuelle behov for hjælp. Der er behov for styrket fokus på at undgå tilbage -fald efter træning til hverdagen og her kan ekstra vedligeholdende træning indgå som understøttende indsats. Der skal endvidere foretages en mere konkret vurdering af mulighederne for at udvide 500

88 målgrupperne. Der vil derfor blive iværksat en nærmere analyse heraf. Analysen vil blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget forud for implementeringen. Derudover indgår hjemmehjælpsområdet i en tværkommunal undersøgelse af ældre- og sundhedsområdet, som Krevi foretager i 8 udvalgte kommuner. Undersøgelsen skal bidrage med ekstern læring, øget viden om styringen på området og sammenligning af opgaveløsningen. Undersøgelsen gennemføres i sommeren og efteråret Effektiviseringen forudsætter dels resurser til revisitation, lige som der afsættes ekstra resurser til supplerende og vedligeholdende træning. forventes at forudsætte personaletilførsel svarende til 0,9 mio. kr., idet der forudsættes synergi ift. øvrige revisitationsresurser. En udvidelse af Træning Til Hverdagen vil forudsætte øgede udgifter til gennemførelse af træning svarende til 0,5 mio. kr., lige som der afsættes 0,5 mio. kr. til vedligeholdende træning. Sammenhæng med andre forslag Projektet udmøntes på to udvalg, hvorfor et tilsvarende skema forefindes under sundheds- og omsorgsudvalget (SOU 5). Forudsætter, at flg. forslagsnr. ikke gennemføres samtidigt: 2

89 Effektiviseringsforslag Nr. 48 Borgerservice Udvalg: Magistraten Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Borgerserviceområdet er under forandring. Den traditionelle borgerbetjening, hvor borgeren kan møde op ved en skranke og få hjælp er ved at blive ændret til en højere grad af digital selvbetjening og medbetjening - og øget forventning fra borgerne om, at opgaverne kan løses fleksibelt, og når borgeren har tid og mulighed samt med endnu mere involvering af borgeren og fleksible åbningstider. Samtidigt er der et krav om en økonomisk effektivisering, som harmonerer med, at Frederiksberg Kommune fortsat skal være i front med digitale løsninger ligesom de administrative borgerservicefunktioner skal organiseres optimalt. Den øgede grad af digitalisering har stor betydning for, hvordan borgerservice fremadrettet skal indrettes og organiseres. Nogle typer af opgaver kan understøttes fuldt ud digitalt, hvilket betyder, at der reelt kan lukkes for fysiske kanaler i form af fremmøde eksempelvis, som det er gjort på pladsanvisningsområdet. Andre typer af opgaver forsvinder som følge af Udbetaling Danmark, men kommunen har fortsat pligt til at varetage ansigt-til-ansigt kontakten. Derudover er der en lang række opgaver, hvor der endnu ikke findes eller kun delvist findes en tilfredsstillende digital løsning, som borgerne kan anvende. Endelig er der opgaveområder, hvor der kræves fremmøde fordi lovgivningen kræver det samt hvor dette sagsbehandlings- og servicemæssigt er korrekt, eller fremmøde, fordi borgergruppen ikke kan anvende de digitale kanaler. Det afgørende er, at der fastholdes et højt serviceniveau i borgerbetjeningen, og digitaliseringen giver mulighed for, indenfor nogle opgaveområder, at øge borgerservicen yderligere, idet borgerne får nem og hurtig adgang til servicen. For de ydelser, hvor målgruppen er både borgere og erhvervsliv, skal der ske en koordinering i forhold til kommunens målsætninger for erhvervsservice. Borgeren er uanset en øget digitalisering

90 altid i centrum, og der tages dermed udgangspunkt i borgerens behov samtidig med, at der tænkes i en helhedsorienteret borgerbetjening. Der er udarbejdet et oplæg med en strategi for borgerservicefunktioner i Frederiksberg Kommune. Realisering af strategien for fremtidens borgerservicefunktioner forventes at kunne indhente en effekt på 1,0 mio. kr. fra 2013 og frem udover de effektiviseringer, der allerede er indarbejdet i budgettet vedr. overflytning af medarbejdere til Udbetaling Danmark, hvor der er forudsat en yderligere besparelse på borgerservicefunktionerne på 1,9 mio.kr. fra 2015 samt i digitaliseringsplanen. Anskaffelse og implementering af en kontaktcenterløsning indgår i Digitaliseringsplanens spor 2012, og giver en estimeret effektivisering på 0,7 mio. kr. årligt. Der skal udarbejdes en analyse, som kan ligge til grund for realiseringen af strategien. Analysen skal gennemføres tæt integreret med det sideløbende projekt i digitaliseringsplanen vedr. anskaffelse og implementering af en kontaktcenterløsning, Dette er nødvendigt for at sikre, at kontaktcenterløsningen implementeres, så den understøtter strategien og dermed også understøtter målsætninger og effektrealisering. Vedlagt 3 bilag. Sammenhæng med andre forslag: Ingen

91 Strategi for fremtidens borgerbetjening Baggrund udfordringerne i dag Borgerserviceområdet er under forandring. Den traditionelle borgerbetjening, hvor borgeren kan møde op ved en skranke og få hjælp er ved at blive ændret til en højere grad af digital selvbetjening og medbetjening - og øget forventning fra borgerne om, at opgaverne kan løses fleksibelt, og når borgeren har tid og mulighed samt med endnu mere involvering af borgeren og fleksible åbningstider. Samtidigt er der et krav om en økonomisk effektivisering som harmonerer med, at Frederiksberg Kommune fortsat skal være i front med digitale løsninger ligesom de administrative borgerservicefunktioner skal organiseres optimalt. Nærværende notat beskriver en fremtidig strategi for borgerservicefunktioner, som er en videreudbygning af kommunens strategi for borgerservice. Borgerservicefunktionerne er beskrevet i bilag 1. Visionen for borgerservice er fortsat den af Kommunalbestyrelsen vedtagne: Vision: Borgeren skal kun henvende sig ét sted på rådhuset for personlig betjening, og der skal være mulighed for digital selvbetjening på alle områder 24 timer i døgnet. Der er mulighed for personlig betjening i et modtagelsesområde, der er serviceorienteret og tidssvarende, og åbningstiden er fleksibel. Centeret yder en kompetent vejledning og sagsbehandling. Det er borgerens behov, der er i centrum. Borgeren får vejledning i anvendelse af digitale løsninger. Dette sker både ved telefoniske og personlige henvendelser. Om 5 år anvender 50 % og om 10 år 85 % af brugerne digital selvbetjening. Den øgede grad af digitalisering har stor betydning for, hvordan borgerservice fremadrettet skal indrettes og organiseres. Nogle typer af opgaver kan understøttes fuldt ud digitalt, hvilket betyder, at der reelt kan lukkes for fysiske kanaler i form af fremmøde eksempelvis, som det er gjort på pladsanvisningsområdet. Andre typer af opgaver forsvinder som følge af Udbetaling Danmark, men kommunen har fortsat pligt til at varetage ansigt-til-ansigt kontakten. Derudover er der en lang række opgaver, hvor der endnu ikke findes eller kun delvist findes en tilfredsstillende digital løsning, som borgerne kan anvende. Endelig er der opgaveområder, hvor der kræves fremmøde fordi lovgivningen kræver det samt hvor dette sagsbehandlings- og servicemæssigt er korrekt, eller fremmøde, fordi borgergruppen ikke kan anvende de digitale kanaler. Det afgørende er, at der fastholdes et højt serviceniveau i borgerbetjeningen, og digitaliseringen giver mulighed for, indenfor nogle opgaveområder, at øge borgerservicen yderligere, idet borgerne får nem og hurtig adgang til servicen. For de ydelser, hvor målgruppen er både borgere og erhvervsliv, skal der ske en koordinering i forhold til

92 kommunens målsætninger for erhvervsservice. Borgeren er uanset en øget digitalisering altid i centrum, og der tages dermed udgangspunkt i borgerens behov samtidig med, at der tænkes i en helhedsorienteret borgerbetjening. Strategi for udmøntning af Kanal- og Servicestrategien Kommunalbestyrelsen godkendte den 28. november 2011 Kanal- og Servicestrategi Strategien udstikker retningen for den leverede borgerservice i Frederiksberg Kommune - herunder de kanaler, der skal prioriteres i kontakten mellem kommunen og borgerne med henblik på en effektiv og god borgerservice. Med kanaler menes kommunens hjemmeside, borger.dk, selvbetjeningsløsninger, telefoni, personligt fremmøde osv. Af Frederiksberg Kommunes Kanal- og Servicestrategi fremgår, at kommunen: skal tilbyde gennemskuelig, ensartet og sammenhængende service, som tager afsæt i borgerens behov. professionelt og proaktivt motiverer både medarbejdere og borgere til at bruge de rette kommunikationskanaler. vil prioritere straksafklaringer og digitale kommunikationskanaler for at sikre den mest effektive service overfor borgere og kommune. For at understøtte udmøntningen af kommunens kanal- og servicestrategi foreslås en strategi for de administrative borgerservicefunktioner, der dels indebærer fortsat og styrket fokus på god borgerservice gennem digitalisering dels effektiv organisering. Strategien har fokus på, at borgerne i stigende omfang efterspørger effektive digitale løsninger og en høj grad af fleksibilitet herunder åbningstider: Borgeren vælger tid og sted. Samtidig fokuseres der på at reducere borgernes indgange til kommunen ved samling af personlig og telefonisk betjening, hvor det er muligt, ligesom borgeren skal møde en helhedsorienteret service. Herved opnås effektivisering dels i form af økonomisk rationale dels i form af bedre borgerbetjening. Borgerne skal have mulighed for at tilgå en ydelse via én fælles indgang, men borgeren skal samtidig også have mulighed for at bestemme tid og sted, så der dermed sikres en høj grad af fleksibilitet samtidig med fastholdelse af det samme høje serviceniveau. Dette stiller krav til, hvordan denne indgang skal håndteres og det stiller krav til en stigende anvendelse af digitale løsninger, der bindes hensigtsmæssigt sammen. Det betyder i praksis, at også personlig betjening i så høj grad som muligt skal være baseret på bagvedliggende digitale løsninger. Strategien for fremtidens borgerservicefunktioner har fokus på, at der på sigt udvikles organisatoriske og digitale løsninger, som kan muliggøre selvbetjening, understøttet af telefonisk medbetjening samt medbetjening ved fysisk fremmøde, jf. nedenstående figur. 2

93 Borgerens første møde med kommunen kan være via den digitale indgang, typisk hjemmesiden, via telefon til et kontaktcenter, som giver telefonisk straksafklaring, medbetjening i form af vejledning og information og endelig i form af fysisk fremmøde. God og økonomisk effektiv administrativ borgerservice er, at der sker en straksafklaring af henvendelsen uafhængig af om henvendelsen er personlig, digital eller telefonisk. Fra det første møde, som kan være via den digitale kanal, telefon eller fremmøde skal der så vidt muligt ske en straksafklaring af henvendelsen, hvis der dermed kan sikres en tilstrækkelig høj kvalitet i løsningen og antallet af fejl og tilbageløb holdes på det minimum det er idag. Hvor straksafklaring ikke er mulig viderestilles borgeren til sagsbehandling i bagland, når borgeren har behov for et møde eller en drøftelse af sin sag. Borgerens behov er afgørende for, hvilken kanal der vælges, herunder om borgeren kan betjenes fuldt ud digitalt, medbetjenes, eller om borgeren skal ledes direkte til bagland mhp. en dybere faglig sagsbehandling. Straksafklaring er den mest effektive service overfor borgerne og også den økonomisk mest effektive for kommunen. Det forudsætter dog, at straksafklaringen foregår på et tilstrækkeligt højt kvalitetsniveau, da der ellers kan opstå tilbageløb i sagerne og merudgifter som følge af fald i kvaliteten. Der skal straksafklaring understøttes gennem videreudvikling af medarbejdernes kompetencer til at gå på tværs af opgaveområderne samt ved, at l medarbejderne har en direkte adgang til faglige medarbejdere der kan udføre egentlig sagsbehandling. Det borgerservicerettede webindhold udbygges og optimeres yderligere, så flere opgaver kan straksafklares, ligesom flere medarbejdere herved opnår kompetencer til straksafklaring. Der ønskes introduceret en kontaktcenterløsning med følgende umiddelbare gevinster: 3

94 a. Løsningen kan bidrage til at fastholde borgerne på nettet, idet det bliver lettere af finde svar på spørgsmål. b. Løsningen bidrager til at afkorte sagsbehandlingstiderne i telefonisk eller personlig betjening, idet medarbejdere altid vil have hurtig adgang til det rette svar. c. Løsningen understøtter straksafklaring af borgerhenvendelser. Hermed kan frontfunktionerne i kommunen færdiggøre flere henvendelser uden at involvere de specialiserede baglandsfunktioner. Det betyder færre omstillinger og mere effektiv borgerbetjening. d. Løsningen afkorter oplæringstiden af nye medarbejdere. Med Kontaktcenter vil nye medarbejdere med kort oplæring kunne svare på de fleste borgerhenvendelser. Er der tale om, at borgeren fra starten har behov for faglig sagsbehandling, skal borgeren ledes direkte til en faglig sagsbehandler og ikke igennem flere led inden da. Der skelnes mellem straksafklaring (let sagsbehandling) i forbindelse med borgerens første møde og en dybere faglig sagsbehandling i bagland/afdelingerne. Straksafklaring ved selvbetjening, telefonisk betjening eller personligt fremmøde dækker over borgerens mulighed for at få hurtig sagsbehandling/afgørelse, vejledning/information og rådgivning. I forhold til organiseringen af opgaverne i kommunen er det centralt, at borgeren ikke skal kunne mærke, hvorvidt betjeningen foregår i kontaktcentret eller i den faglige afdeling - målsætningen er altid en sammenhængende service med udgangspunkt i borgerens behov. I kraft af, at der udvikles nye digitale løsninger, som kan understøtte borgerens behov, har strategien til hensigt på sigt at flytte borgerne mod den digitale indgang. Denne flytning tager lang tid og kan ikke realiseres her og nu. Udviklingen omkring digital pladsanvisning er et godt eksempel på, at denne udvikling er langt fremme, og at servicen er koncentreret rundt om borgernes digitale muligheder, samtidig med at der opleves en serviceforbedring. Kørekortområdet er omvendt et eksempel på, at denne udvikling er udfordret af udefrakommende forhold, som vil tage lang tid at lande. Strategien har fokus på, at der udvikles organisatoriske og digitale løsninger, som kan muliggøre selvbetjening, understøttet af telefonisk medbetjening samt medbetjening ved fysisk fremmøde, baseret på straksafklaring. Muligheden for fuld digital selvbetjening afhænger i høj grad af, hvorvidt der er digitale løsninger til rådighed, som kan understøtte borgerens behov, hvorvidt borgergruppen er digitalt modne til at anvende digitale løsninger samt, hvorvidt borgerens behov kræver en dybere sagsbehandling og vurdering og dermed en faglig sagsbehandling typisk i form af et møde eller telefonisk sagsbehandling. www digitale løsninger Borgernes adgang til kommunen skal tage afsæt i borgerens behov uanset tid og sted, derfor er det centralt at fokusere på den digitale indgang, som vil være hjemmesiden, selvbetjeningsløsninger mv. Herigennem får borgeren information, vejledning og har 4

95 mulighed for at betjene sig selv. Borgeren skal opleve fleksibilitet og undgår samtidig at stå i kø. Frederiksberg Kommune investerer i selvbetjeningsløsninger, så snart de er udviklet og deltager sammen med KL og Kombit i udviklingen af selvbetjeningsløsninger. Den digitale adgang skal være så nem og intuitiv som mulig. I regi af Kanal- og Servicestrategien er der bl.a. igangsat et projekt med fokus på at optimere indholdet af hjemmesiden, så der netop skabes en indgang, som borgeren nemt og hurtigt kan anvende til at få afgørelser, svar på spørgsmål eller hurtigt finde den rette selvbetjeningsløsning. Telefonisk straksafklaring - Kontaktcenter Foruden den digitale indgang til kommunen er telefonen en central kanal og borgernes foretrukne indgang. Borgeren kan ringe til ét nummer og få hurtig straksafklaring/afgørelse, vejledning og hjælp samt blive viderestillet til sagsbehandling, såfremt der er brug for det. Et kontaktcenter skal også opnå øget åbningstid for telefoniske henvendelser og bedre servicemålsopfyldelse, herunder via chatfunktioner og mulighed for personlig kontakt. Til at understøtte en telefonisk straksafklaring og medbetjening etableres et kontaktcenter, som kan hjælpe borgeren til at betjene sig selv samt vejlede og rådgive borgeren. Grundlaget for kontaktcenteret er en kontaktcenterløsning, som indeholder relevant viden til brug for afgørelser og vejledning af borgeren. Kontaktcenterløsningen kan desuden samle alle kanaler (chat, telefon, digitale blanketter, digital post) i én fælles løsning. Et kontaktcenter skal foretage afgørelser, vejledning, information og kan viderestille borgeren til specialiserede fagpersoner i og således fungere som en sluse og visiterende enhed for henvendelser, der kræver dybere sagsbehandling. IT-løsningerne til kontaktcentre, i det hele taget telefoni, chat og videokonference er nu så gode og tillige billige, at det er løsninger, der skal satses på, fx også ved at indgå i tværkommunale samarbejder om telefoni og chat, som flere kommuner allerede har gjort. Bl.a. Sorø, Holbæk, Frederikssund, Furesø og Fredensborg har oprettet et fælles kontaktcenter på kommunernes store ydelsesområder, som København senest har tilmeldt sig. Frederiksberg Kommune har i takt hermed lavet en handleplan i forhold til optimering af webindhold i arbejdet hen imod en kontaktcenterløsning, som kan understøtte telefon- og medbetjeningen. Udvidelse af åbningstid i Kontaktcentret og effektivisering samtidigt med bedre borgerservice vil formentligt bedst kunne ske ved at indgå i samarbejde med andre kommuner. Et fremtidigt kontaktcenter vil have base i Borgerservicecenteret som en central del af den nuværende telefonomstilling, men oprettes i et fællesskab med de øvrige borgerrettede afdelinger. Som udgangspunkt skal kontaktcentret straksafklare, hvor det er muligt, men også effektivt guide videre til hele kommunen og til øvrige myndigheder. Ved at supplere med chat vil der være den fordel, at medarbejderne vil kunne håndtere flere samtaler ad gangen og også linke til og sende vejledninger, så borgeren hurtigt på egen hånd kan komme videre i selvbetjeningen. 5

96 Den øgede digitalisering og borgernes selvbetjening hjemmefra stiller nye krav til telefon og chat som hurtige, sikre linjer ind til kompetente medarbejdere, som hurtigt og effektivt kan hjælpe, så borgerne selv kan komme videre i selvbetjeningsløsningerne. Medbetjening - fysisk Mange borgere har fortsat behov for at møde op fysisk og tale med en medarbejder. Ligesom nogle typer af opgaver kræver fysisk fremmøde. Medarbejderne har fokus på medbetjening, hvorved digitale løsninger introduceres, og borgeren kan modtage straksafklaring, råd og vejledning. Den fysiske medbetjening kan foregå både i og uden for rådhuset. Biblioteket og Borgerservicecentret er ved at starte samarbejde omkring medbetjening. En sådan integration med bibliotekerne vil i praksis øge servicen i form af en øget åbningstid og adgang til personlig medbetjening. For de borgere, som kan have vanskeligt ved at anvende de digitale løsninger, vil medbetjening have til formål at vise, hvordan borgeren skal bruge de digitale kanaler. For de borgere som ikke kan selv, vil medarbejderne sammen med borgeren løse opgaven. Sagsbehandling i faglige afdelinger Når en borgerhenvendelse kræver en dybere faglig sagsbehandling, typisk forbundet med borgerens egen sag, henvises til den faglige afdeling, hvor al sagsbehandling foregår. Borgeren kan viderestilles til en sagsbehandler og modtage sagsbehandling telefonisk. Borgeren vil kunne bestille tid til et møde med en sagsbehandler ( via et digitalt mødebookingsystem), og kan endelig også møde op uden tidsbestilling i det omfang det er påkrævet. Borgerens direkte adgang til sagsbehandling er relevant, når der er tale om sagstyper, der ikke umiddelbart kan afklares via kontaktcentret. Desuden kan borgeren starte med at betjene sig selv digitalt, men efterfølgende bede om et fysisk møde, for at få sagen færdigbehandlet. Borgere med behov for sagsbehandling vil ikke nødvendigvis skulle igennem den digitale indgang, idet deres behov er specifik faglig sagsbehandling, og de kan derfor have behov for at komme direkte til de faglige medarbejdere. Dette skal sikre borgeren den hurtigste og bedst mulige service. Det næste skridt fra strategi til organisation og effektivisering Realisering af strategien for fremtidens borgerservicefunktioner forventes at kunne indhente en effekt på 1,0 mio. kr. fra 2013 udover de effektiviseringer, der allerede er indarbejdet i budgettet vedrørende borgerservice samt i digitaliseringsplanen. Analysen skal gennemføres tæt integreret med det sideløbende projekt i digitaliseringsplanen vedr. anskaffelse og implementering af en kontaktcenterløsning, der giver en estimeret effektivisering på 0,7 mio. kr. årligt. Dette er nødvendigt for at sikre, at kontaktcenterløsningen implementeres, så den understøtter strategien og dermed også understøtter målsætninger og effektrealisering. Endelig blev der i forbindelse med overflytningen af medarbejdere til Udbetaling Danmark forudsat en yderligere besparelse på borgerservicefunktionerne på 1,9 mio.kr. fra Nedenstående tabel opsummerer den samlede forventede effektivisering af borgerservicefunktioner de kommende år. 6

97 (mio.kr.) Analyse af borgerservicefunktioner og realisering af strategi (Adm. effektivisering) Implementering af kontaktcenterløsning (Digitaliseringsplan) Effektivisering som følge af UDK (Sag KB ) - 1,0-1,0-1,0-1,0-0,7-0,7-0,7-0,7-1,9-1,9 Samlet effekt - 1,7-1,7-3,6-3,6 For at understøtte strategien for den sammenhængende borgerservicefunktion foreslås det, at der igangsættes et analysearbejde med fokus på borgerservicefunktioner i kommunen (rådhuset). Analysen har et bredt fokus, dvs. der inddrages alle faglige opgaveområder, som har borgerkontakt. Dette for at sikre en realisering af strategien for alle dele af borgerservicen, og samtidig giver det også det bedst mulige grundlag for realisering af effekten. Analysen vil resultere i et overblik over alle relevante opgaveområder samt vurdering af, hvordan det enkelte opgaveområde hensigtsmæssigt håndteres for at understøtte strategien og samtidig høste effektiviseringspotentialet. Analysen vil for hvert opgaveområde fokusere på vurdering af følgende parametre: Opgavens karakter og indhold, herunder mulighed for at øge omfanget af straksafklaring Borgernes sammensætning/målgruppen, herunder IT-parathed, sammenhæng til andre opgaver, samt hvorvidt erhvervslivet også er målgruppe Volumen i henvendelser Ressourceforbrug Modenhed af samt tidsplan for implementering af digital løsning Lovgivning der kan hindre/understøtte fuldt digitale forløb Vurdering af synergieffekter, herunder ved tværgående sagsbehandling i fronten hhv. synergi ved samling af faglig sagsbehandling i Borgerservicecenteret Mulige incitamenter for borgerne ved at flytte opgaven mod digitale løsninger, samt parametre for borgernes oplevede værdi og service, f.eks. ønske om hurtig sagsbehandling, nem adgang uanset tid og sted m.v. Anbefaling i forhold til mulighed for at lukke kanal, evt. flytte opgavehåndteringen ud af rådhuset hvis muligt, ændre organisering og samtidig fastholde højst muligt servicenivau. Alle borgerrelaterede opgaver foreslås analyseret udfra ovenstående tilgang, og dette kan danne grundlag for en trinvis realisering af strategien og samtidig danne grundlaget for, hvordan og hvornår effekten kan hentes på de enkelte opgave områder. Hjemtagningen af effektiviseringerne vil dog kræve, at der organisatorisk tænkes i samdrift og optimering af snitflader mellem områderne. 7

98 Målsætningen er, at analysen skal kvalificere nedenstående bud på effektiviseringer i efteråret. Der er således alene tale om en foreløbig fordeling og estimat for, hvad analysen kan hente af besparelser. I efteråret, når alle opgaverne analyseres, revideres denne fordeling, hvis det er nødvendigt. Effektiviseringen i 2015 og frem på 1,9 mio. kr. skal opnås inden for de områder, der berøres af Udbetaling Danmark. Dvs Ydelsesafdelingen/Pensionsområdet og Borgerservicecenteret. Mindreudgiften på kr. årligt fra 2013 skal opnås gennem den ovenfor slitserede kontaktcenterløsning for hele rådhuset og på sigt kommunen. Endelig skal effektiviseringen på 1,0 mio. kr. i 2013 voksende til 1,0 mio. kr. i 2014 og frem opnås ved en konkretisering af ovennævnte handleplan for borgerservice, som bl.a. omfatter en effektivisering af de administrative borgerservicefunktioner herunder særligt opgaverne inden for parkeringområdet, affald, begravelse, ydelsesmrådet m.fl. gennem en samling af opgaverne f.eks. i Borgerservicecenteret. Analysen skal ligge klar til direktionsbehandling senest den 1. november, og der forudsættes foreløbigt helårsvirkning i 2013 af indhentede effektiviseringer. Bilag 1: Fremtidens borgerservice kanal og servicestrategiske tiltag Bilag 2: Evaluering af justerede åbningstider. 8

99 Bilag 1 Fremtidens borgerservice, kanal- og servicestrategiske tiltag (Bilag 1 til strategi for fremtidens borgerservicefunktioner ) 7. juni 2012 Sagsbeh: tola02 Sagsnr.: 2012/ Dokumentnr.: 2012/ Borgerservicecentret 1 Baggrund Borgerservice, borgerserviceområdet og i det hele taget servicebegrebet er i en rivende udvikling og for at imødekomme fremtidens krav og målsætninger, skal der tænkes nyt: Samdrift, hvor det giver mening og kan svare sig og øget samarbejde på tværs af sektorer, områder og myndigheder, synes at være vejen frem, idet vi blandt andet skal: Yde god service til borgerne Imødegå både KL s og kommunens egne krav om øget effektivisering gennem digitalisering, som de bl.a. er udtrykt i den politisk vedtagne Kanal- og Servicestrategi (KSS) Få borgerne tilvænnet til at bruge de (digitale) kanaler, der er mest effektive og samtidig sikre, at de oplever at få en god serviceoplevelse Få medarbejderne tilvænnet til at være medbetjenere frem for betjenere Drive en virksomhed med indviklede IT-systemer samt avancerede love og regler Med Kanal- og Servicestrategien, som Kommunalbestyrelsen godkendte i november 2011, har kommunen en samlet vision og målsætning for vores borgerbetjening: Vision 2015 Frederiksberg Kommune er på forkant, for det handler om dig. Vi tilbyder en gennemskuelig, ensartet og sammenhængende service, som tager afsæt i borgerens behov. Vi er nærværende og kommunikerer professionelt og proaktivt og motiverer både medarbejdere og borgere til at bruge de rette kommunikationskanaler. Vi prioriterer straksafklaring og digitale kommnikationskanaler for at sikre den mest effektive service overfor borgere og kommune. Formålet med Kanal- og Servicestrategien er at øge anvendelsen af digitale services. Udgangspunktet for driften er at yde god faglig borgerservice. Borgerne skal altså opleve en høj service gennem de digitale kanaler, som giver en tilgængelig, hurtig og fleksibel service. Frederiksberg Kommunes overordnede mål for en øget digitalisering er, at: 1

100 30 % af alle borgerhenvendelser skal være digitale i % af alle borgerhenvendelser skal være digitale i Der tages udgangspunkt i borgernes behov. Borgerne får straksafklaring, hvis muligt. Borgere og kollegaer bruger de prioriterede kanaler. Serviceniveauet forventningsafstemmes. Der prioriteres den mest omkostningseffektive kanal. Der tilbydes gennemskuelighed og ensartede kanaler. Der skabes sammenhæng mellem kanalernes visuelle og kommunikative udtryk. Der anvendes effektive it-løsninger. I forhold til kommunens fokus på effektstyring arbejdes der på borgerserviceområdet ud fra tre spor med afsæt i Kanal- og Servicestrategiens principper: Borgerne: På kort sigt skal borgerne havde viden om selvbetjeningsmulighederne og digitale kompetencer og/eller viden om, hvordan de kan få hjælp til at få digitale kompetencer. På mellemlangt sigt skal borgerne være selvhjulpne og digitalt kompetente. Medarbejderne: Fra skranke til medbetjening. På kort sigt skal medarbejderne have kendskab til alle kommunens selvbetjeningsløsninger og er kompetente i at medbetjene. På det mellemlange sigt være omstillingsparate, digitalt kompetente og serviceformidlende medarbejdere. Digitale løsninger: På kort sigt en forbedret brugervenlighed på de digitale løsninger og handlingsanvisende kommunikation på hjemmesiden. På det mellemlange sigt, skal de digitale løsninger være brugervenlige, effektive og kendte. På den baggrund prioriterer Frederiksberg Kommune sine kanaler med henblik på dels at få god faglig borgerservice rettet mod den enkelte borger, dels økonomisk effektiv borgerservice. Faktaboks: Det koster kanalerne ved straksafklaringer (i prioriteret rækkefølge) Kanal Pris Selvbetjening med backoffice integration 20 kr. Selvbejening med manuel backoffice 40 kr. Telefoni 40 kr. 55 kr. Skriftlige henvendelser pr. post 60 kr. Personlige henvendelser 75 kr. 2 Kanalstrategiske tiltag I det følgende beskrives, hvordan effekterne og målene kan realiseres ved at videreudvikle kommunens kanaler og services og i forhold til organisering, samarbejdsmuligheder og samdrift. Dette også med de nationale krav og tiltag in mente, som borgerser- 2

101 viceområdet er underlagt, herunder særligt obligatorisk selvbetjening og Udbetaling Danmark. Et vigtigt formål med oprettelsen af Borgerservicecentrene i 2007 på landsplan var at give borgerne én indgang til det offentlige. Helt overordnet skal det formål fastholdes og styrkes fremover. Frontmedarbejderne skal i takt med de nye digitale løsninger i stigende grad kunne medbetjene og straksafklare sammen med borgeren på alle de områder, hvor det er muligt. Det vil sige muligt i forhold til IT og ud fra lovgivningen på det enkelte ydelsesområde samt nok så vigtigt ud fra en faglig vurdering af den enkelte borgers situation. Medbetjening og straksafklaring gælder både ved de personlige henvendelser, på telefonerne og på nettet via fx chat og videokonference. Der er her en tæt sammenhæng til etableringen af en såkaldt kontaktcenterløsning på Frederiksberg. Ved de mere tunge og komplekse sager skal frontmedarbejdere på alle kanaler effektivt, hurtigt og med så få mellemled som muligt kunne videreformidle til baglandet i borgerservice, til resten af rådhuset og til de øvrige myndigheder, hvor Udbetaling Danmark allerede fra november 2012 bliver en markant og vigtig samarbejdspartner. Det kræver, at medarbejderne i både front- og backoffice skal være yderst godt klædt på i forhold til at kende egne digitale løsninger, kende frederiksberg.dk, borger.dk og samtidig kunne henvise korrekt til øvrige myndigheder som fx Skat og Udbetaling Danmark. Samtidig skal medarbejderne altid være ajour med lovgivningen og besidde et godt kendskab til resten af rådhusets organisering af opgaver og øvrige myndigheders ressorts. Sidst men ikke mindst skal medarbejderne besidde en høj faglighed ift. at levere god borgerservice. Web og selvbetjening Selvbetjening skal være borgernes foretrukne kanal, når de skal kommunikere med kommunen og gradvist gøres selvbetjening obligatorisk på en række områder. Det kræver investeringer, kreativitet, ressourcer og faglig ekspertise at udvikle og implementere de mange nye digitale løsninger, som allerede nu er, men også fremover bliver, en vigtig del af den samlede borgerservice. Det betyder, at webarbejdet skal opprioriteres markant ved at vi er proaktive og strategiske på hjemmesiden. Der skal skarpt fokus på indholdsoptimering, hele tiden løbende vedligeholdes, så siderne er levende og aktuelle, opsættes KPI er, oprette lokalt indhold på borger.dk, aktivt medinddrage sagsbehandlere og servicemedarbejdere i, hvad der kan gøres bedre på nettet og aktivt bruge den feedback sagsbehandlerne og servicemedarbejderne får fra borgerne, lave kampagner, spots og bannere og aktivt guide borgerne over til selvbetjeningsløsninger. Det er målet med kommunens web- og kommunikationsarbejde og borger.dksamarbejde, at borgerne let kan få den information, som de har behov for, uden at de skal bekymre sig om, hvorvidt det er den ene eller anden myndighed, der varetager den pågældende service eller ydelse. Borger.dk-samarbejdet falder i god tråd med den vej Udbetaling Danmark har valgt, hvor borger.dk bliver den nye fælles myndighedsselvbetjeningsportal. 3

102 Brugervenlighed i de digitale løsninger og på hjemmesiderne er i højsædet, når der skal opretholdes en god serviceoplevelse for borgerne. Der skal desuden hele tiden sikres sammenhæng mellem kanalerne; det vi siger, gør og kommunikerer i den personlige betjening, på chatten, på telefonerne og i vores info på hjemmesiden og i vores selvbetjeningsløsninger skal være ens og professionel. Faktaboks: Så mange besøger frederiksberg.dk Site 1. kvartal kvartal 2012 Frederiksberg.dk (hele siden) Borgerservice* Om kommunen By og kultur Job og karriere *Antallet af besøg på hjemmesiden er generelt stigende. Faldet i antal besøg på borgerservice hænger sandsynligvis sammen med, at et stigende antal borgere benytter borger.dk som indgang især efter borger.dk s kampagne i Telefoni og kontaktcenter BSC varetager i dag kommunens telefonomstilling. I Kanal- og Servicestrategien er beskrevet, hvordan telefoni i højere grad fremover skal fungere som en kanal, der understøtter selvbetjening, som er god borgerbetjening. Telefoni er borgernes mest foretrukne kommunale kanal og den næstbilligste kanal efter selvbetjening på nettet. Intet tyder på, at den udvikling vil vende foreløbig med et smartphone-marked i konstant vækst og rivende udvikling. Også her åbner sig helt nye muligheder for borgerserviceområdet. Desværre performer kommunen utilfredsstillende på telefoni og er langt fra at kunne leve op til vores servicemål. Teleminds landsdækkende undersøgelse af kommunernes telefonbesvarelser i 2011 viste, at Frederiksberg ligger blandt de dårligste af landets kommuner: Kun lidt over 30 % af kommunens telefoniske henvendelser, som enten viderestilles via omstillingen eller via tastselvmenuen, håndteres på en korrekt og effektiv måde, dvs. hvor borgeren enten får kontakt til den person, der efterspørges, eller får tilbudt en service fra en kollega, der gør, at der bliver taget hånd om borgerens ærinde. For Frederiksberg Kommune er der i 2011 tale om en tilbagegang på næsten 10 %-point siden undersøgelsen i 2010, hvor kommunen lå på knap 40 %, som også var utilfredsstillende. På landsplan var der tale om en tilbagegang på 2 % fra 2010 til 2011 fra 55 % til 53 %. Derfor skal kommunens telefoni styrkes og retænkes. Omstillingen bør derfor udvikles og udvides til at udgøre et egentligt fælles kontaktcenter for hele kommunen med både telefoni og chat som fleksible og mobile indgange for borgerne. Det overordnede formål med oprettelse af kontaktcentret er at aflaste backoffice i kommunens afdelinger, så alle de henvendelser, der kan straksafklares eller guides til selvbetjening på nettet, tages up front. Kontaktcentret skal være til gavn for borgerne, som ikke unødigt sendes til baglandet for at få besvaret henvendelser, der kan straksafklares. Kontaktcentret skal samtidig styrke den dybere sagsbehandling back office i afdelingerne, idet der frigøres 4

103 tid hertil. IT-løsningerne til kontaktcentre, i det hele taget telefoni, chat og videokonference er nu så gode og tillige billige, at det er løsninger, der skal satses på, fx også ved at indgå i tværkommunale samarbejder om telefoni og chat, som flere kommuner allerede har gjort. Bl.a. København, Sorø, Holbæk, Frederikssund, Furesø og Fredensborg har oprettet et fælles kontaktcenter på kommunernes store ydelsesområder. Frederiksberg Kommune har i takt hermed lavet en handleplan i forhold til optimering af webindhold i arbejdet hen imod en mulig kontaktcenterløsning, som kan understøtte telefon- og medbetjeningen. Et fremtidigt fysisk kontaktcenter kan med fordel have base i BSC som en central del af den nuværende telefonomstilling, men oprettes i et fællesskab med de øvrige borgerrettede afdelinger. Som udgangspunkt skal kontaktcentret straksafklare, hvor det er muligt, men også effektivt guide videre til hele kommunen og til øvrige myndigheder. Ved at supplere med chat vil der være den fordel, at medarbejderne vil kunne håndtere flere samtaler ad gangen og også linke til og sende vejledninger, så borgeren hurtigt på egen hånd kan komme videre i selvbetjeningen. Den øgede digitalisering og borgernes selvbetjening hjemmefra stiller nye krav til telefon og chat som hurtige, sikre linjer ind til kompetente medarbejdere, som hurtigt og effektivt kan hjælpe, så borgerne selv kan komme videre i selvbetjeningsløsningerne. Der er som led i kommunens digitaliseringsplan udarbejdet en konkret businesscase på en kontaktcenterløsning, hvor hjemtagningen af effekten forudsætter ét samlet kontaktcenter i Frederiksberg Kommune. Faktaboks: Så mange telefonopkald har vi (jan apr 2012) Afdeling Tlf. opkald Borgerservicecentret Jobcentret Social- og Ydelsesafdelingen Pladsanvisningen Vielser 625 Personlig betjening Frederiksberg Kommune har i forhold til mange andre kommuner en stor fordel i at have et geografisk lille areal og i at have størstedelen af afdelingerne samlet på rådhuset. Det giver særlige muligheder, som skal udnyttes yderligere til helhedsorienteret service og sagsbehandling. En kommune er uanset størrelse kompleks at finde ud af for borgerne, særligt hvis man som borger ikke løbende har haft kontakt med sin kommune før. Derfor skal Borgerservicecentret fastholdes som det oplagte sted at starte for frederiksbergborgerne nye som gamle hvis de har brug for hjælp til eller behov for information om det offentlige. Især skal kontaktcentret fremover være det kompetente og oplagte sted at starte via web, chat og telefon. 5

104 I takt med den øgede digitalisering og heraf centralisering (med Udbetaling Danmark som seneste skud på stammen) skal endnu flere af kommunens services, ydelser, rådgivninger og informationer kunne varetages i Borgerservicecentret, hvor borgerne kan få råd, vejledning og ikke mindst medbetjening i (nye) digitale løsninger. Borgerservicecentret er målrettet gået i gang med at medbetjene i stedet for at betjene, hvor sagsbehandlere og servicemedarbejderne hjælper og guider borgerne ved selvbetjenings PC er. Indretningen af borgerservicecentret er under forandring for at imødegå medbetjening og floorwalking. Borgerne vil yderligere få gavn af Borgerservicecentrets medbetjening, hvis flere afdelinger i takt med udviklingen af digitale løsninger, benytter sig af borgerservicecentrets indretning til straksafklaring og medbetjening. Servicen overfor borgerne styrkes yderligere ved det øgede samarbejde mellem BSC og BiBLiOTEKET på områder som medbetjening og som floorwalkere, hvor BiBLiOTEKETs personale har god erfaring med rådgivning, formidling og servicemindedhed. Samarbejdet mellem borgerservicecenter og biblioteket er sat i gang og planlægges implementeret fra januar Faktaboks: Så mange personlige henvendelser har vi (jan apr 2012) Afdeling Henvendelser Borgerservicecentret* Jobcentret Social- og Ydelsesafdelingen Pladsanvisningen 0 Vielser 493 *34,7 % af Borgerservicecentrets henvendelser (NemID, pas, kørekort, CPR) kræver personligt fremmøde. Udbetaling Danmark og obligatorisk selvbetjening På nationalt plan er borgerserviceområdet underlagt krav og tiltag, som særligt udfordrer og derfor indgår i overvejelserne om fremtidens borgerservice. Som allerede nævnt overgår en række sagsområder til Udbetaling Danmark. Der er tale om folkepension, udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge og familieydelser. Derudover er det besluttet, at opkrævningsopgaven inden for de nævnte sagsområder samt en lille del af kontrollen med socialt bedrageri også overgår til Udbetaling Danmark. Kommunen skal dog fortsat varetage ansigt-til-ansigt-kontakten (ATA) med borgerne, dvs.: Borgere, der ikke har brug for særlig opmærksomhed, men som vælger personligt fremmøde, borgere, der ikke er digitalt parate og skal hjælpes i gang med digitale kanaler og borgere med særlige behov, som skal have ekstra opmærksomhed og særlig hjælp. 6

105 Deraf er det kommunens opgave, at sikre en helhedsorienteret vejledning til ATA-borgerne, også i forhold til Udbetaling Danmarks opgaveområde herunder henvisning til de digitale løsninger. at sikre, at borgere med særlige behov kan medvirke ved behandling af deres sag, herunder udfylde ansøgninger, der skal behandles af Udbetaling Danmark. At yde sagsspecifik rådgivning af borgere med særlige behov via kviklinjen til Udbetaling Danmark. Overdragelsen og etableringsomkostningerne til Udbetaling Danmark udfordrer økonomisk og nødvendiggør, at der tænkes nye veje i forhold til samarbejde og samdrift samt at visionen om én indgang fastholdes og opprioriteres. Desuden arbejdes der i den offentlige digitaliseringsstrategi hen imod obligatorisk selvbetjening, foreløbigt delt op i fire bølger. Lovforslaget indeholder den første bølge bl.a. flytninger, dagtilbudspladser, omskrivning til skoler og dagtilbud og EU-sygesikringskort og sundhedskort. Det er planen, at første bølge gælder fra januar Kommunen vil være forpligtet til fortsat at skulle tage hånd om udsatte og ældre borgere. Nedenfor ses den samlede vejledende plan for overgang til obligatorisk selvbetjening for borgerne og som det kan ses indgår stort set alle borgerrettede områder. Det skal bemærkes at KL har en ny og opdateret bølgeplan på vej: 7

106 Videre proces. Serviceområdet foreslår, at dette notat indgår i det videre arbejde i borgerserviceanalysen og dermed som et input til visionen og kommissoriet. Som supplement til dette bilag og til borgerserviceanalysen generelt, vil der blive suppleret med faktaark om kommunens nuværende borgerbetjeningsopgaver, samt hvilke potentialer der er for samarbejde og samdrift ud fra erfaringer fra andre kommuner. 8

107 Bilag 2: Evaluering af justerede åbningstider Beskrivelse af sagen Magistraten udsatte den 4 juni 2012 direktionens indstilling om evaluering af justerede åbningstider for de administrative borgerservicefunktioner og anmodede forvaltningen om, at redegøre for servicemålene for borgerhenvendelser. Indstillingen fra den 4. juni fremgår nedenfor. Direktionen anbefaler, at den af Magistraten anmodede vurdering af åbningstider og servicemål indgår i den foreslåede analyse af de administrative borgerservicefunktioner. Evaluering af åbningstider På Kommunalbestyrelsens møde den 28. november 2011 blev indstillingen om udmøntning af Kanal- og Servicestrategien vedtaget, herunder justeringer af telefon- og åbningstider i en række borgerrettede afdelinger samt initiativer som skulle sikre en synlig og attraktiv selvbetjening. Det blev besluttet at lave en evaluering inden sommerferien Evalueringen fokuserer primært på konsekvensen af de ændrede telefon- og åbningstider, som trådte i kraft 2. januar (Se bilag 1). Afslutningsvist gives en kort status på de iværksatte initiativer om synlig og attraktiv selvbetjening, som også var indeholdt i sagen til Kommunalbestyrelsen. Justeringen af åbningstider og telefontider i Borgerservicecentret, Social- og Ydelsesafdelingen, Jobcenteret, Pladsanvisningen, Vielser og Huslejenævnet skete som led i udmøntningen af Kanal- og Servicestrategien. Justeringen tog udgangspunkt i: At behovet for at møde op på rådhuset falder i takt med at flere borgere bliver digitale og anvender frederiksberg.dk. At der kan gives en bedre service i form af hurtigere ekspedition og sagsbehandlingstid, hvis der frigøres ressourcer til sagsbehandling. At forberede borgerne på, at en række opgaver, som i dag varetages af kommunen, fra oktober 2012 overgår til Udbetaling Danmark, som kun kan kontaktes telefonisk og via borger.dk. Det bemærkes, at kommunen stadig har pligten til at varetage ansigt-til-ansigt-kontakten med den begrænsning, at medarbejderne ikke vil have adgang til fagsystemerne. At skabe større incitament for anvendelse af de prioriterede digitale services, primært ift. byggesager og pladsanvisning. I processen, hvor Kanal- og Servicestrategien blev udarbejdet, blev det overvejet at ensarte åbningstiderne på rådhuset. Imidlertid blev det konkluderet, at det er hensigtsmæssigt også fremadrettet at operere med forskellige åbningstider, da ydelser og borgergrupper er meget forskellige. Konkret blev åbningstiderne tilpasset borgernes behov i de enkelte afdelinger.

108 Samlet set kan det konkluderes, at justeringerne i åbningstiderne har været oplevet som en succes hos Pladsanvisningen, Social- og Ydelsesafdelingen og Jobcentret, som oplever, at deres service til borgerne er forbedret og ressourcerne bedre anvendt (Jobcenteret har haft fem klager i relation til telefon- eller åbningstider, men har ikke ændret nævneværdigt i tiderne). Borgerservicecentret, Vielser og Huslejenævnet har oplevet uændret service og effektivitet. En fælles erfaring er, at det er vigtig at blive bedre til at kommunikere telefon- og åbningstiderne meget tydeligt og vedholdende, både til borgerne og internt i administrationen, når der foretages ændringer. Dette således, at borgerne kender til og kan benytte de nye åbningstider. Og at medarbejderne på rådhuset kan anvise borgerne korrekt, hvis de møder op på rådhuset. Fordelen ved de forskellige telefontider og åbningstider er som sagt, at de er målrettet de enkelte borgergrupper og dermed gør det muligt for den enkelte afdeling at organisere ressourcerne og arbejdet så effektivt som muligt. Ulempen ved forskellige åbningstider er, at det kan være svært for borgerne at navigere rundt på rådhuset. Borgerservicecenteret og Rådhusservice oplever, at flere borgere går forgæves. Denne sag foreslår kun begrænsede justeringer i de gældende åbningstider. Det skal bemærkes, at åbningstiderne vil være i fokus i en analyse af borgerserviceområderne fremadrettet, som direktionen har igangsat som led i budgetprocessen for Ligeledes vil åbningstiderne løbende være i fokus i udmøntningen af Kanal- og Servicestrategien og kommunens digitaliseringsstrategi, jf. at behovet for at møde op på rådhuset falder i takt med at flere borgere bliver digitale og anvender frederiksberg.dk. og telefon. Justeringer i åbningstiderne vil også fremadrettet skulle godkendes politisk. Nedenfor er uddybet afdelingernes erfaringer. I pladsanvisningen har de nye telefontider og lukning for personlige henvendelser uden aftale, haft den tiltænkte effekt. Der er sket et markant fald på 18% i de telefoniske henvendelse, hvilket bl.a. hænger sammen med styrkelsen af back-office funktionerne. Samtidig har det har været muligt, at dedikere flere ressourcer på telefonerne med en markant forøgelse af besvarede opkald fra 69% til 87%. Den gennemsnitlige ventetid for borgere der ringer, er blevet kraftigt reduceret fra 14 minutter til under 2 minutter, og Pladsanvisningen ser det som en betragtelig forbedring af servicen overfor borgerne. Pladsanvisningen har ikke modtaget klager eller oplevet efterspørgsel efter tidsbestilling til personlig henvendelse. I de første 4 måneder af 2012 har der været ca telefoniske henvendelser til Pladsanvisningen. I Social- og Ydelsesafdelingen har den reducerede telefon- og åbningstid betydet mere sammenhængende tid til sagsbehandling i baglandet, og at sagsbehandlerne bedre kan fokusere på de mere komplicerede opgaver. Dette har bevirket, at sagsbehandlingstiden på flere lovområder er reduceret. Social- og Ydelsesafdelingen har også haft succes med at flytte henvendelser fra personligt fremmøde til øvrige kanaler, og fra januar-april 2012 er antallet af personlige

109 henvendelser faldet med 49 % fra 1055 til 533 borgere pr. måned. (Der findes ikke statistik fra 2011 for personlige henvendelser i Social- og Ydelsesafdelingen eller Jobcentret). Samtidig ligger ventetiden ved personlige henvendelser i gennemsnit på 6 minutter i Antallet af telefonopkald er faldet med 29% fra januar til april 2012 og besvarelsesprocenten er steget fra 81% til 83%. (Dette er uden tal fra Pensionsteamet, da der først findes statistik fra april 2012). I de første 4 måneder af 2012 har der været ca personlige henvendelser og ca telefoniske henvendelser til Social- og Ydelsesafdelingen. I Jobcentret har den begrænsede justering af åbningstiden haft den positive effekt, at henvendelserne er blevet mere spredt ud over hele dagen. Jobcentret har udvidet åbningstiden for personlige henvendelser med 1 time dagligt. Udvidelsen er fra kl Antallet af personlige henvendelser er fra januar til april 2012 faldet med 33% fra til personlige henvendelser, og ventetiden ved personlige henvendelser er i gennemsnit 5 minutter. Jobcentret har mindsket åbningstiden med 5 timer om ugen for telefoniske henvendelser, og antallet af telefonopkald er faldet med 27% fra januar-april 2011 til januar-april Samtidig er besvarelsesprocenten steget fra 46% til 48%. I de første 4 måneder af 2012 har der været ca personlige henvendelser og ca telefoniske henvendelser til Jobcenteret. I Borgerservicecentret har justeringen af åbningstiderne betydet, at der holdes åbent fra kl. 9 i stedet for kl. 10 og at der er to dage med åbent til kl. 17 (mandag og torsdag). Der har ikke som ventet været mange personlige henvendelser mellem kl og der er opstået lange ventetider mandag og torsdag eftermiddag efter kl. 16. Den gennemsnitlige ventetid er dog ikke steget, men ligger ligesom i 2011 på mellem 11 og 12 minutter. I Borgerservicecentret er antallet af registrerede personlige henvendelser faldet med 13% fra 2011 til Borgerservicecentret har dog i mellemtiden indført floorwalkere, der visiterer og straksafklarer mange henvendelser, inden de når til en sagsbehandling, og ikke alle disse henvendelser er registreret eller medtaget. I Borgerservicecenteret er telefontiden uændret, men antallet af opkald er faldet med 13% fra 2011 til 2012, mens besvarelsesprocenten har været uændret på 89%. Borgerservicecentret foreslår, at Vielser og Borgerservicecentret frem over får samme telefontid (mandag til torsdag kl.10-15), og at telefonen i begge afdelinger lukkes kl. 13 om fredagen, idet omstillingen samt personlig ekspedition lukker kl. 13 om fredagen. Det er Borgerservicecenterets vurdering, at justeringerne af åbningstiderne på rådhuset i øvrigt har betydet en øget mængde henvendelser fra borgere, der oplever ikke at kunne komme i kontakt med den relevante fagafdeling og derfor henvender sig i Borgerservicecentret. Der kommer i gennemsnit 230 borgere om måneden, som må henvises til andre afdelinger.

110 I de første 4 måneder af 2012 har der været ca personlige henvendelser og ca telefoniske henvendelser til Borgerservicecenteret. I Vielser er den officielle åbningstid suppleret ved at ekspedere borgere, som kommer efter lukketid med en form for en ad hoc tidsbestilling. Vielser vurderer, at ventetiden er steget lidt. Antallet af telefonopkald vurderes at være uændret ift og besvarelsesprocenten er på 89%. Vielser foreslår, at Vielser og Borgerservicecentret frem over får samme telefontid (mandag til torsdag kl.10-15) og at telefonen i begge afdelinger lukkes kl. 13 om fredagen, idet omstillingen samt personlig ekspedition lukker kl. 13 om fredagen. I de første 4 måneder af 2012 har der været ca. 500 personlige henvendelser og ca. 600 telefoniske henvendelser til Vielser. I Huslejenævnet har de ændrede åbningstider betydet en mere koncentreret arbejdsindsats. Hos Huslejenævnet vurderes antallet af telefonopkald samt ventetiden for personlig betjening at være uændret ift Huslejenævnet foreslår, at de får samme telefontid som Borgerservicecentret (mandag-torsdag kl og fredag kl.10-13). Der findes ikke henvendelsesstatistik for huslejenævnet. Rådhusservice erfaringer med de justerede åbningstider er, at borgere er utilfredse med ventetiderne i Borgerservicecentret på de to dage med åbent til kl. 17. Generelt er det Rådhusservice vurdering, at de forskellige åbningstider forvirrer borgerne. Nogle borgere går forgæves, da de forventer, at alle de borgerrettede ekspeditioner har samme åbningstid. Rådhusservice vil gå i dialog med afdelingerne således, at de fremadrettet har endnu bedre forudsætninger for at henvise borgerne korrekt og eventuel bistå borgeren i en tidsbestilling. Synlig og attraktiv selvbetjening Markedsføring af digitale services Der har i april været gennemført en kampagne for udstedelse og anvendelse af NemID med henvisning til frederiksberg.dk/selvbetjening. Derudover udvikles der et digitalt markedsføringskoncept og tilhørende værktøjskasse, så organisationen fremadrettet kan markedsføre digitale løsninger efter behov. Der er i den forbindelse planlagt tre kampagner for digitale services med fokus på digital post og de nationalt obligatoriske selvbetjeningsområder. Koncept, værktøjskasse og kampagner forventes færdiggjort 4. kvartal Pilotordning med chatfunktion Chat indgår i den business case om en fælles kontaktcenterløsning, der er udarbejdet i forbindelse med revidering af digitaliseringsstrategien. Der er afsat anlægsmidler i 2012 til indkøb af en kontaktcenterløsning. Uddannelse af digitale ambassadører (floorwalkere) til medbetjening af borgerne Der er gennemført undervisning af 30 medarbejdere i Borgerservicecentret i februar i samarbejde med KL. Bibliotekerne og Borgerservicecentret planlægger uddannelse af medarbejdere på bibliotekerne.

111 Redesign og optimering af borgerserviceindhold på hjemmesiden Hjemmesidens borgerservicesektion redesignes på baggrund af et visuelt koncept, der understøtter digital selvbetjening på hjemmesiden. Samtidig tilpasses borgerserviceindholdet på hjemmesiden til mobile enheder, så de 25% af borgerne, der allerede nu besøger hjemmesiden via mobil eller Ipad, kan se indholdet på hjemmesiden. Hjemmesiden vokser i gennemsnit med 2 sider om dagen. Der er derfor nedsat en taskforce, der gennemskriver og optimerer de 300 vigtigste sider i borgerservicemenuen på hjemmesiden, sideantallet halveres og strukturen får et eftersyn. Hvor der er mulighed for import af borge.dk-sider, importeres disse. Redesign, optimering og gennemskrivning forventes afsluttet 4. kvartal 2012.

112

113 Effektiviseringsforslag Nr. 49 Administration Udvalg: Magistraten Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: ca. 10 ca. 20 ca. 20 ca. 20 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Indledning Magistraten har i foråret 2012 behandlet en KREVI-benchmarkundersøgelse for det administrative område. Her har forvaltningen forudsat, at det administrative ressourceforbrug løbende vil blive evalueret med det udgangspunkt at fortsætte den konstaterede tendens over de senere år til et faldende administrativt ressourceforbrug pr. borger i kommunen. Samtidig er det vigtigt løbende at evaluere, om administrationen løser opgaven tilfredsstillende, dvs. om den agerer effektivt både mht. mål og økonomi. Med det udgangspunkt har en særlig arbejdsgruppe i foråret 2012 analyseret rådhusadministrationen, jf. vedlagte kommissorium (fase 1). Arbejdet er gået dybere i en lang række spor på tværs af organisationen end i tidligere tilpasninger og konklusionen er, at det er muligt at foretage en række umiddelbare tiltag, der kan effektivisere administrationen gennem en mere sammenhængende indsats samtidig med, at der lægges et længere spor ud for en fortsat yderligere mere effektiv drift. Effektiviseringen sker ved følgende: 1. En række stabsfunktioner kan med fordel bringes til at fungere mere sammenhængende og det vurderes, at der kan opnås effektivisering på en række af dem gennem en samling af ressourcer som hovedspor. 2. En række øvrige administrative funktioner kan optimeres og bidrage til en økonomisk effektivisering.

114 Analysen har indebåret en benchmark mod andre kommuner og en analyse af ressourceforbruget på udvalgte områder. Det vurderes på baggrund af analysen, at der samlet er mulighed for en effektivisering på 10 mio. kr. fra 2014 og frem med en halvårseffekt på 5 mio. kr. i Forslaget skal ses som en videreudvikling af den effektivisering af administrationen, som foregår løbende og som har betydet, at Frederiksberg Kommune har en effektiv og omkostningslet administration. Analysen har også fokuseret på en trend såvel i en række kommuner som i private virksomheder, der indebærer en yderligere samling af ensartede administrative opgaver m.h.p. effektivisering og styrket drift. Gennemførelsen af forslaget kan indebære mindre engangsudgifter til fysiske lokaleindretninger m.m. Effektiviseringer Ad 1. Mere sammenhængende stabsfunktioner Følgende stabsfunktioner, der i dag løses i et samspil mellem de centrale stabe og stabe tilknyttet de enkelte områder, har været i fokus: Økonomiområdet HR-området Udviklingsopgaver IT-området Kommunikation Web-området Den juridiske opgave Udbuds- og indkøbsområdet Dagsordenproduktion m.v. De udvalgte områder udgør ca. 30 pct. af rådhusadministrationen, svarende til ca. 200 fuldtidsstillinger. De øvrige ca. 70 pct. - svarende til knap 500 stillinger på rådhuset - vedrører myndighedsopgaver som f.eks. byggesagsbehandling, familiesagsbehandling, pladsanvisning til dagtilbud, jobformidling, borgerservice samt planlægning på børneog ungeområdet, social- og sundhedsområdet og by- og miljøområdet. Effektiviseringen på de undersøgte områder opnås dels ved samling af opgaver på tværs af direktørområder, som kan standardiseres, og som samtidigt har en stor volumen, dels ved mere effektiv arbejdsdeling mellem de eksisterende stabe. Dette vil endvidere indebære, at en sårbarhed i opgaveløsningen mindskes. Det samme gælder ved en samling af opgaver, der kræver specialkvalifikationer med det sigte at skabe en stærkere faglighed. Samlet vil dette give en effektivisering på som udgangspunkt 5 mio. kr. fra 2014 og frem med en halvårseffekt på 2,5 mio. kr. i 2013.

115 Konkret skal effektiviseringerne findes indenfor følgende områder, idet det skal nærmere analyseres, hvordan effektiviseringerne kan gennemføres og med hvilket potentiale. Arbejdsområder Effektiviseringspotentiale, ca. årsværk. Skøn Økonomi: Bogføring, afstemning, mellemkommunale betalinger mv. 2-3 Hjemtagelse af refusioner 0-1 Lønstyring/lønbudgettering 0-1 Styring/planlægning vedr. anlæg/ejendomme mv. 0-1 Styrket systemanvendelse/konsolidering vedr. Prisme, SD, FK 0-1 LIS HR-området (personalejuridisk rådgivning, personaleadministration 1-2 mv.) IT (sikker drift, klare roller vedr. support, systemejerskab mv.) 1-2 Udviklings- og strategisk rettede opgaver, herunder digitalisering 1-2 Kommunikation/WEB 1-2 Sekretariatsfunktioner 1-2 I alt ca Der lægges med forslaget ikke op til at sammenlægge opgaver i forhold til budgetlægning og budgetstyring, idet det vurderes mest hensigtsmæssigt at forankre de budgetstrategiske opgaver på fagområderne tæt på den faglige og driftsmæssige ledelse, herunder særligt direktøren og staben for den administrative ledelse. Ad 2. Effektive administrative funktioner i øvrigt. Det vurderes ligeledes, at der er et besparelsespotentiale vedr. de øvrige administrative funktioner. I forslaget ligger derfor også, at der sker en faglig forsvarlig tilpasning på de dele af administrationen, som ikke har været direkte omfattet af arbejdsgruppens arbejde omkring stabsfunktionerne. Samlet giver dette som udgangspunkt en effektivisering på yderligere 5 mio. kr. i 2014 og frem med en halvårseffekt på 2,5 mio. kr. i For denne del af administrationen er der allerede analyser i gang på Borgerserviceområdet og vedr. Facility Management, hvor der fremlægges selvstændige forslag. For resten af administrationen vil der blive gennemført en optimering af arbejdsgange og fokusering af ressourcer ud fra faglige kriterier. Det sker i de enkelte områder ud fra en nøgle, hvor den samlede reduktion fordeles efter lønsum, men hvor gennemførelsen er baseret på faglige vurderinger inden for hvert direktørområde. Direktionen vil vurdere effektiviseringspotentialet på de administrationsområder, der ikke er undersøgt nærmere i analysen. Dels vil der kunne konstateres et evt. overlap og få fokus på dele af disse opgaver, som bør med i en eventuel samling og ny organisering af administrative opgaver. Dels udgør disse områder en betydelig ressourcepulje.

116 Perspektiver Med udgangspunkt i arbejdsgruppens arbejde og sideløbende med implementeringen af ovennævnte effektiviseringer vil direktionen i 2012 og 2013 arbejde videre med en optimering af administrationen, først og fremmest med udgangspunkt i at styrke enhedsforvaltningstanken, en mere sammenhængende indsats og målretningen i administrationens arbejde mod at virkeliggøre kommunens mål som udtrykt i Frederiksberg- Strategi m.v. Sammen med de umiddelbare tiltag vil dette give en sikrere styring og mere effektiv betjening af såvel udvalg og Kommunalbestyrelse som de borgerrettede funktioner og institutioner. Direktionen vil arbejde med et kodeks for bemanding af stabe og analyseenheder i områderne og skabe en klarere ansvarsfordeling på Rådhuset. Kodekset skal medvirke til at undgå overlappende funktioner og bidrage til, at kræfterne i den samlede organisation bruges hensigtsmæssigt i forhold til den valgte strategi med fokus ud mod institutioner og borgere og op mod Kommunalbestyrelsen. Herudover vil der i fase 2 blive sat særskilt fokus på at optimere administrationens service over for institutioner og til brug for budget 2014 forelægge forslag til effektivisering på dette område, jf. det vedlagte kommissorium (fase 2). Proces Da forslaget påvirker ressourcebehovet og samtidigt tilsigter attraktive arbejdspladser, er det centralt at inddrage personalet i løsningerne, hvorfor der udarbejdes en plan for inddragelse af og kommunikation med de berørte medarbejdere, herunder MED organisationen. En samlet plan for implementering af effektiviseringen skitseret ovenfor forventes at kunne være færdig i november Bilag: kommissorium Sammenhæng med andre forslag: Ingen

117 Kommissorium: Administrativ effektivisering 14. maj2012 Sagsbeh: Sagsnr: Dokumentnr: Indledning Der nedsættes en arbejdsgruppe med det formål at komme med forslag til en effektivisering af administrationen med henblik på budgettet for 2013 og følgende år. Arbejdet faseopdeles, således at der med henblik på budget 2013 og følgende år ses på rådhusadministrationen (fase 1), og med henblik på budget 2014 ses på den decentrale administration på institutionerne (fase 2). I begge faser skal der lægges til grund, at de decentrale enheder fremadrettet i den daglige drift skal opleve gennemsigtighed, korte kommandoveje, råderum, direkte adgang til oplysninger og beslutninger samt understøttelse af deres virke fra administrationens side. I begge faser skal der redegøres for, hvorledes centrale stabe kan betjene de decentrale institutioner. Særligt på Økonomi og IT er det vigtigt, at der foreligger forslag til klare mål for betjeningen af institutionerne. Arbejdet skal også sikre den faglige respekt om administrationen. Der skal arbejdes i Effektsporet, således at der skabes klarhed om målene for administrationen og line of sight. Fase 1: Effektivisering af rådhusadministrationen Arbejdsgruppen skal overveje, hvorledes der gennem en mere sammenhængende administration med koncernen i fokus samt samling af ressourcer kan opnås en effektivisering af administrationen på rådhuset, bl.a. ved at undgå overlappende arbejde. Arbejdsgruppens forslag skal indeholde overvejelser om den foreslåede organisering, om hvor balancen mellem central/decentral organisering er mest optimal set i forhold til økonomiske og faglige hensyn.

118 Det skal vurderes, hvorledes servicen over for institutionerne kan fastholdes eller udbygges ved en mere sammenhængende administration med koncernen i fokus, samtidigt med at der skabes stærke faglige miljøer, der har fokus ud mod institutionerne. I overvejelserne om en mere sammenhængende administration skal indgå følgende indsatsområder: Økonomiområdet HR-området Udviklingsopgaver IT-området Borgerservice Kommunikation Web-området Den juridiske opgave Udbuds- og indkøbsområdet Dagsordenproduktion m.v. I arbejdet skal indgå overvejelser om sikring af administrationens service over for Kommunalbestyrelsen. Endvidere skal centrale stabes betjening af Direktionen og de enkelte direktører beskrives, således at den samlede Direktion føler sig godt betjent. Arbejdet kan ses som en videre udvikling af det arbejde som de enkelte områder har gennemført i forlængelse af Analysen om fælles ledelse og fælles administration om samling af administrative funktioner. Nu med henblik på en samling af administrative opgaver på tværs af direktørområder en mere sammenhængende administration med koncernen i fokus. Fase 1 skal give en reduktion af rådhusadministrationen på i størrelsesordenen mindst 10 mio. kr. i budget 2014 med halvårseffekt i budget Fase 2: Effektivisering af den decentrale administration uden for rådhuset Efter arbejdet med Fase 1 vil Servicedirektøren forelægge en mere detaljeret plan for Fase 2, herunder vedr. måltal for effektiviseringen. I dette arbejde skal indgå en afdækning af de behov, institutionerne har i relation til administrative opgaver, samt overvejelser om det at sikre et så stort som muligt 2

119 råderum for den enkelte institutionsleder med henblik på at understøtte fokus på faglighed og effekt. Også her skal der være fokus på en god betjening fra de centrale stabe til de decentrale institutioner. Endvidere kan inddrages elementer fra Analysen vedr. fælles ledelse og fælles administration. Faseplan Faseplanen kan blive tilpasset undervejs, men milepælene for afslutningen af de to faser ligger fast. Ligesom det ligger fast, at det er vigtigt, at der løbende orienteres om arbejdet i diverse fora. 3

120 Fase 1: Udarbejdelse af forslag til budgetkonferencen vedr. effektivisering af administrationen på Rådhuset 8. maj Direktionen beslutter at igangsætte arbejdet med kortlægning af resssourcenvendelsen og mulige organisationsovervejelser Mediomaj Lederforum orienteres om, at arbejdet igangsættes 31. maj Hovedudvalgets budgetkonference. Der orienteres om arbejdet ifm. med den generelle, budgetorientering f.eks. i form af kommissoriet. Tilsvarende orienteres områdemedudvalg på møder omkring denne dato juni Direktionsseminar behandler status i kortlægningen af ressourceanvendelsen og vedr. mulige organisationsovervejelser. 14. juni ultimo juni Kortlægningen og forslag til evt. ændring i organisationen færdiggøres med henblik på at kunne indgå som tema i budgetmappen til budgetkonferencen.ultimo juni behandles et samlet oplæg i direktionen. 29. august Hovedudvalgets budgetmøde med borgmesteren. Der orienteres om forslaget ifm. den generelle budgetorientering Fase 1.1: Detaljering af forslaget Budgetkonference september Forslaget behandles politisk 8.september -15. oktober På baggrund af de politiske tilkendegivelser arbejdes der videre med en konkretisering af forslaget ikke mindst talgrundlaget 11. september Drøftelse i Direktionen af det fortsatte arbejde efter budgetkonferencens tilkendegivelser Senest 15. oktober Forslaget vedtages med budgetvedtagelsen 16. oktober jul Den endelige tilrettelæggelse af ændringer sker, herunder vedr. økonomi, lokaler, personale, it m.v. 25.oktober Hovedudvalget: der orienteres om det vedtagne forslag ifm. med den generelle budgetorientering Fase 2: Udarbejdelse af forslag 4

121 til budgettet for 2014 vedr. effektivisering af den decentrale administration Ultimo januar 2013 En plan forelægges Direktionen I øvrigt orienteres der om arbejdet i Direktionen, når Direktionen finder behov herfor. Arbejdsgruppens medlemmer Følgende deltager i arbejdsgruppen og bidrager aktivt i arbejdet: Stabscheferne i BUO, BMO, SSA, SEO En fagsektorchef fra et af de store institutionsområder i henholdsvis BUO og SSA (eksempelvis Dagtilbudschefen og afdelingschefen for Sundhed og Omsorg) Stabscheferne i KDO Afdelingscheferne for de indsatsområder, der særligt er omtalt i kommissoriet, såfremt de ikke indgår i ovenstående, dvs. Borgerservicechefen, kommunikationschefen og IT-chefen Arbejdsgruppens formand er Servicedirektøren. Arbejdsgruppen kan bede andre relevante personer om at deltage i arbejdet. I øvrigt inddrages en ekstern konsulent, eksempelvis kommunens revision, i arbejdet i Fase 1. Kommunikation Arbejdsgruppen skal udarbejde en kommunikationsplan, der sikrer størst muligt information om arbejdet uden at skabe unødig bekymring både undervejs i arbejdet og især i forbindelse med implementeringen. Ligeledes skal MED organisationen løbende inddrages. 5

122 6

123 Øvrige forslag Nr. 51 Styrkelse af indsats mod socialt bedrageri Udvalg: Magistraten Område: Serviceområdet Aktivitet: Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering Børneudvalget (service) Undervisningsudvalget (service) Arbejdsmarkedsudvalget (overførsler) II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: 1,0 1,0 1,0 1,0 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Der blev den 1. december 2010 etableret en Kontrolenhed organisatorisk placeret i Borgerservicecentret. Enheden var fuldt bemandet med to personer fra den 1. januar Kontrolenheden modtog i sager, hvoraf de 242 er færdigbehandlet. Enheden valgte derfor at have fokus på at behandle de sager, som allerede var kommet ind frem for aktivt selv at opsøge nye sager. Regnskabet for 2011 viser, at enhedens indsats i høj grad har båret frugt, idet der i forhold til det estimerede skøn for indsatsen i det første år efter fradrag af en skønnet statsrefusion samt den foretagne investering kan konstateres en netto mindreudgift for Frederiksberg Kommune på ca. 1,3 mio. kr. 1

124 På denne baggrund er der foretaget beregninger på, i hvilket omfang en yderligere styrkelse af kontrolenheden gennem ansættelse af en 3. medarbejder i enheden vil kunne få indflydelse på kommunens økonomi. Såfremt en sådan styrkelse foretages ønsker kontrolenheden i højere grad at have fokus på korrekt udbetaling af ydelser. Dvs. forebyggelse af socialt bedrageri med særligt fokus på kontanthjælp, fripladser, sygedagpenge og diverse ydelser/forebyggelse. Efter fradrag af skønnet refusion til staten og den kommunale investering forventes det, at der kan opnås en årlig effektiviseringsgevinst på kr. Den styrkede indsats indebærer en opprioritering af økonomisk friplads på institutionsområdet, hvor der erfaringsmæssigt er potentiale for store besparelser. Der forventes en effektivisering på serviceudgifter svarende til samlet 1,150 mio. kr. skønsmæssigt fordelt med 0,450 mio. kr. på Undervisningsudvalget og 0,700 mio. kr. på Børneudvalget. Herudover forventes det muligt at effektivisere på overførselsudgifter til kontanthjælp under Arbejdsmarkedsudvalget med netto 0,1 mio. kr., (efter der taget højde for reduceret statsrefusion, som udgør 35 % af de kommunale udgifter). Sammenhæng med andre forslag: Ingen 2

125 Øvrige forslag Nr. 52 Implementering af forenklingsinitiativer vedr. private fælles veje Udvalg: Magistraten Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Der opkræves i dag et administrationsbidrag hos de private grundejere i forbindelse med istandsættelse af private fællesveje. Hidtil har dette administrationsbidrag ved lovgivning været sat til 9 % af den samlede anlægsentreprise, og har i FK typisk dækket udgifter til ekstern rådgiver i forbindelse med beregning af udgiftsfordelingen mellem grundejerne. Fremover vil det være muligt at opkræve den samlede udgift til administration, inkl. udbudsafholdelse, licitation, høring, tilsyn, juridisk rådgivning mv. En umiddelbar vurdering er, at der kan viderefaktureres kr. årligt vedr. private fællesveje. Indtægtsforøgelsen forudsættes dog et vist omfang af istandsættelser af private fællesveje. Dette varierer meget mellem årene, og med overtagelsen af de private fællesveje i parkeringszonen vil omfanget af istandsættelser med mulighed for viderefakturering falde over en årrække, men det vurderes således indtægtsforøgelsen ikke kan fastholdes på lang sigt. Sammenhæng med andre forslag: Ingen 1

126 Øvrige forslag Nr. 53 Råden over vejarealer Udvalg: Magistraten Område: By- og Miljøområdet Aktivitet: Erhverv Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Takster for råden over vejareal har ikke været reguleret og opdateret over en længere periode. Det foreslås at takstberegningen ændres, således at taksten afhænger af, hvor megen plads på vejen, man anvender, opgjort ved antal parkeringspladser. Den nuværende takst er 35 kr. pr. dag pr. enhed uanset omfanget. Den nye takst foreslås at være 70 kr. pr. dag pr. parkeringsplads, der inddrages. Hvis eksempelvis en container fylder 3 pladser, skal der betales 3 x 70 kr. pr. dag. Hvis det er nødvendigt at inddrage parkeringspladser overfor byggepladsen, skal der også betales for disse pladser. Forslaget bidrager med en mindre merindtægt på kr. samtidig med at der frigøres et større antal P-pladser. Til sammenligning kan oplyses at prisen i Københavns Kommune er 140 kr. i indre by og 71 kr. i det øvrige København pr. enhed (pr. påbegyndt 15 m2) pr. dag. Sammenlignet med København er enheder på op til 15 m2 cirka 40 procent billigere på Frederiksberg, mens der er yderligere prisforskel på enheder over 15 m2. Prisændringer Nuværende pris Ny pris Betaling for råden over vejareal Containere, skurvogne, mobilkran, lifte og lignende 35 kr. pr. dag 70. kr. pr. parkeringsplads, der inddrages Sammenhæng med andre forslag Ingen 1

127 Effektiviseringsforslag Nr. 54 Sygefravær Udvalg: Alle Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk:** -3,0-3,0-3,0-3,0 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. ** Beregnet på områder, hvor der ikke er vikardækning. Beskrivelse Den fortsatte indsats for at øge trivslen og dermed nedbringe sygefraværet Det er lykkedes at nedbringe fraværet markant i Kommunen de seneste år. Men der er stadig sektorområder, hvor sygefraværet ligger for højt, både institutioner imellem og når vi benchmarker med tilsvarende arbejdsområder i andre kommuner. Det er særligt her, at indsatsen nu fokuseres. Det gælder om at se på de bagvedliggende årsager og finde løsningerne. Der kan være mange årsager til at en arbejdsplads har et højt sygefravær. Nogle arbejdspladser kan være pludselig ramt af flere samtidige tilfælde af alvorlig sygdom eller andet, hvor arbejdspladsens arbejdsmiljø eller trivsel ikke er en afgørende faktor. I Frederiksberg Kommunen arbejder vi bredt og vidensbaseret med at nedbringe sygefraværet og øge nærværet, hvilket betyder, at vi bl.a. tager afsæt i, at der - trods andre mulige forklaringer på højt sygefravær - ofte vil være en tæt sammenhæng mellem trivsel, et godt arbejdsmiljø og et lavt sygefravær, således at et lavt sygefravær kan ses som en positiv effekt af et godt arbejdsmiljø og trivsel. Den overordnede strategi i sygefraværsindsatsen er derfor fortsat at styrke arbejdsmiljøet i Kommunen for at nedbringe fraværet.

128 Det er som udgangspunkt den lokale ledelse, der er den primære drivkraft i arbejdet med at styrke arbejdsmiljøet på arbejdspladsen og finde de løsninger, der matcher netop den pågældende arbejdsplads. Områdets forvaltningsledelse, HR-afdelingen og andre i organisationen kan dog være vigtige samarbejdspartnere i at finde årsager, løsninger og være en hjælp i det praktiske arbejde med at få nye idéer og tiltag sat i spil. I 2012 og 2013 vil det primært være arbejdspladser inden for Dagtilbudsområdet, SFOområdet og Tilbud til voksne med særlige behov, der vil være fokus på, da sygefraværet er for højt inden for disse områder. Områdeforvaltningerne og HR-afdelingen tilbyder bl.a. konsulentstøtte og mere uddannelse vedr. håndtering af fravær m.m. Der er mange arbejdspladser i Kommunen, hvor sygefravær ikke er en udfordring, og hvor fokus i højere grad kan rettes mod andre indsatsområder. Derfor vil sygefraværsindsatsen fra centralt hold i 2013 ikke være rettet mod disse arbejdspladser, men vil alene koncentrere sig om de arbejdspladser, der mest har brug for hjælp til at styrke arbejdsmiljøet, hæve trivslen og nedbringe fraværet. Det er dog vigtigt at understrege, at indsatsen netop forudsætter et kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus på den gode, attraktive arbejdsplads bl.a. for at sikre fastholdelse af kvalificeret arbejdskraft og lavt sygefravær. I indsatsen for at nedbringe fraværet indgår fra centralt hold bl.a. følgende elementer: (1) En styrkelse af datagrundlag og hjælpeværktøjer vedr. fravær (2) En målrettet indsats overfor arbejdspladser med højt sygefravær (3) Mulighed for konsulentstøtte til arbejdspladser vedr. trivsel og fravær (4) Fortsat implementering af sygefraværspolitikken i MED-regi (5) Særligt fokus på unge medarbejdere, der er nye på arbejdsmarkedet (6) Lederne tilbydes yderligere kompetenceudvikling vedr. håndtering af sygefravær (7) Styrkelse af samarbejde og videndeling på tværs af områderne om trivsel og fravær På baggrund af indsatsens effekt vurderes ultimo 2012, hvordan der mest hensigtsmæssigt kan arbejdes videre med at nedbringe fraværet i den fortsatte indsats i 2013 og frem. Udmøntning af besparelsen: 90 pct. af besparelsen (4,5 mio. kr.) fordeles på baggrund af benchmark. 10 pct. af besparelsen (0,5 mio. kr.) fordeles i forhold til lønsum.

129 Fordeling på baggrund af benchmark: Institutioner/afdelinger med højt sygefravær skal søge dette nedbragt. Som udgangspunkt arbejdes der hen imod, at institutioner med højt sygefravær får dette reduceret til gennemsnittet for landets største 14 kommuner. På dagtilbud, hvor gennemsnittet på Frederiksberg er højere end gennemsnittet for landets 14 største kommuner, reduceres alene til gennemsnittet for Frederiksberg, uagtet det eksterne benchmark. Der er taget udgangspunkt i sygefraværsdata for Disse er nedskrevet med 0,2 procentpoint svarende til effektiviseringsforslaget indarbejdet i budget Det bemærkes, at der ved opgørelsen af sygefravær alene medregnes egen sygdom samt sygdom vedr. arbejdsskader for medarbejdere ansat på ordinære vilkår. Ansættelser på særlige vilkår, fleksjobber m.v. indgår således ikke i opgørelsen af arbejdspladsens sygefravær. Fordeling på samtlige arbejdspladser: En mindre andel af besparelsen, 0,5 mio. kr., fordeles på alle områder i kommunen. Dette skal sikre et fortsat fokus på sygefravær på alle arbejdspladser. Tabel 1 01 Magistraten 02 Drifts- og Forsyningsudvalget 03 Undervisningsudvalget 04 Sundheds- og omsorgsudvalget 05 Kultur- og fritidsudvalget 06 Børneudvalget 07 Socialudvalget 08 By- og miljøudvalget 09 Arbejdsmarkedsudvalget Besparelse - benchmark 1000 kr. (1) Besparelse- lønsum 1000 kr. (2) I alt (1) Dagtilbud er korrigeret for forældrebetaling, (2)Lønsumsbesparelse vedr. FGV er flyttet til BMU som bestiller Sammenhæng med andre forslag: Ingen

130

131 Effektivseringsforslag: Nr. 55 Frivillighed Udvalg: alle Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Baggrund Frederiksberg Kommune og byen Frederiksberg har i udgangspunktet en stærk tradition for at arbejde med frivillighed og er kendetegnet ved mange ressourcestærke borgere. Især inden for det sociale område har kommunen arbejdet aktivt med at understøtte frivillighed som supplement til de kommunale opgaver, hvilket især er kommet de vanskeligt stillede eller udsatte borgere til gode. Et andet område, som er kendetegnet ved en stærk tradition for at basere aktiviteterne på frivillighed er idrætsforeningerne og de folkeoplysende foreninger på kultur- og fritidsområdet. Uden frivillige og forældreinvolvering var mange aktiviteter ikke mulige, ligesom aktiviteterne ikke ville få samme værdi og mening uden frivillighed, engagement og hvad man kan kalde medborgerskab. Generelt er der en stor involvering fra borgerne ift. kommunens ydelser også på daginstitutionsområdet og folkeskolerne. Det er en forudsætning for god kommunal service, at der sker en stor medinddragelse af borgerne. I Frederiksberg Kommune er kravet om borgernes inddragelse særlig stort pga. borgernes stærke kompetencer og involvering i lokalmiljøet. Digitaliseringen giver nye muligheder for involvering af borgerne på borgernes præmisser. Det kan være svært at give en hånd med, hvis det skal planlægges lang tid i forvejen, men kan man simpelt over f.eks. et forældre-institutionsnetværk melde sig med en hjælpende hånd, bliver involveringen og medborgerskabet styrket. 1

132 Digitaliseringen og de sociale netværk kan anvendes såvel til at organisere den frivillige indsats og være en platform, man kan være frivillig på. Det gælder således om at skabe rum for borgernes deltagelse i de kommunale ydelser og i byens liv. Også private virksomheder ønsker i øget omfang at påtage sig et socialt ansvar for lokalsamfundet. Også her gælder det om at skabe rum for såvel en uformel som formel deltagelse. Frivillighedsstrategien og processen for udarbejdelsen af strategien skal tage udgangspunkt i dette stærke fundament, men skal samtidig gerne bevæge sig ud over de traditionelle frivillighedsområder og afdække nye frivillighedsformer for større dele af Frederiksberg Kommunes virksomhed og byen Frederiksberg. Hvorfor skal Frederiksberg Kommune have en frivillighedsstrategi? Med en frivillighedsstrategi ønsker Frederiksberg Kommune at understøtte det aktive medborgerskab i byen Frederiksberg, som det folder sig ud i foreninger, uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og blandt græsrødder samt brugere og borgere. Frederiksberg Kommune vil bringe byens ressourcer i spil og sikre en endnu højere grad af lokalt frivilligt engagement og fællesskab til gavn for både borgerne og byen. Omvendt skal en frivillighedsstrategi også bidrage til at udvikle Frederiksberg Kommune som organisation. For en styrkelse af det aktive medborgerskab vil kræve en endnu større organisatorisk åbenhed over for de frivillige og de værdier, som de kan tilføje løsningen af de kommunale opgaver. Dette stiller krav til organisationen om at give plads til nye samarbejdsformer og medskabelse sammen med de frivillige. Det aktive medborgerskab er i tråd med ordlyden i Frederiksbergstrategien om at bringe byens ressourcer i spil via dialog og samarbejde med borgere, erhvervsliv, uddannelsesinstitutioner, foreninger mv. om offentlig service, udvikling af byområder, mv. Der er udarbejdet et projektoplæg vedr. udarbejdelsen af en frivillighedsstrategi, som er vedlagt i budgetmaterialet. Det er den foreløbige tanke, at arbejdet med frivillighedsstrategien skal resultere i tre produkter hhv. et strategipapir, et handlekatalog med konkrete tiltag og en vellykket proces: Projektet tænkes at foregå i 2 faser. I 1. fase lægges op til en intern afklaring i kommunen, mens de frivillige aktører for alvor inddrages i fase 2. Frivillighedsstrategien forventes forelagt for Magistraten og Kommunalbestyrelsen primo marts 2013 mhp., at der kan ske en konkretisering af projekter afledt af Frivillighedsstrategien i foråret 2013, så det kan indgå i budgetprocessen for Ift. MED-systemet er der som det ses lagt op til 2 drøftelser i Hovedudvalget. Hertil kommer muligheden for løbende at drøfte strategien i Områdernes MED-udvalg og i de relevante lokale MED-udvalg. Udarbejdelsen af frivillighedsstrategien indgår som en del af budgetforliget for 2011, hvor der er forudsat en effektivisering på 4,0 mio. kr. årligt fra 2014 og frem. Med for- 2

133 slag Fleksibilitet i rengøring selvkørende støvsugere under Sundheds- og Omsorgsudvalget ses det første konkrete projekt vedrørende frivillighed. Projektet er knyttet op til Digitaliseringsplanens forslag om selvkørende støvsugere. Forslaget udmønter netto 0,5 mio. kr. af den samlede effektivisering under frivillighed. For en fuldstændig gennemgang af forslag vedr. selvkørende robotstøvsugere se forslag nr. 15 under Sundhed- og Omsorgsudvalget. Effektivisering vedr. selvkørende støvsugere 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: Sammenhæng med andre forslag: Sammenhæng til Digitaliseringsstrategien 2013, herunder anlægsforslag vedrørende Digitaliseringsstrategien. 3

134 Projektoplæg: Frederiksbergs Frivillighedsstrategi Baggrund En attraktiv og aktiv by med aktive medborgere Frederiksberg Kommune og byen Frederiksberg har i udgangspunktet en stærk tradition for at arbejde med frivillighed og er kendetegnet ved mange ressourcestærke borgere. Især inden for det sociale område har kommunen arbejdet aktivt med at understøtte frivillighed som supplement til de kommunale opgaver, hvilket især er kommet de vanskeligt stillede eller udsatte borgere til gode. Der er gennem de seneste år sket en professionalisering af den kommunale indsats. Dette er dels sket med ansættelsen af en frivillighedskoordinator, som i tæt kontakt med de frivillige foreninger og i samarbejde med de øvrige forvaltningsområder foretager koordinering, udvikling og rådgivning inden for frivillighedsområdet. Dels med nedsættelsen af et Frivillighedsforum, som med deltagelse af repræsentanter fra de frivillige organisationer har fokus på udviklingen af det frivillige sociale arbejde i kommunen. Et andet område, som er kendetegnet ved en stærk tradition for at basere aktiviteterne på frivillighed er idrætsforeningerne og de folkeoplysende foreninger på kultur- og fritidsområdet. Uden frivillige og forældreinvolvering var mange aktiviteter ikke mulige, ligesom aktiviteterne ikke ville få samme værdi og mening uden frivillighed, engagement og hvad man kan kalde medborgerskab. Generelt er der en stor involvering fra borgerne ift. kommunens ydelser også på daginstitutionsområdet og folkeskolerne. Det er en forudsætning for god kommunal service, at der sker en stor medinddragelse af borgerne. I Frederiksberg Kommune er kravet om borgernes inddragelse særlig stort pga. borgernes stærke kompetencer og involvering i lokalmiljøet. Digitaliseringen giver nye muligheder for involvering af borgerne på borgernes præmisser. Det kan være svært at give en hånd med, hvis det skal planlægges lang tid i forvejen, men kan man simpelt over f.eks. et forældre-institutionsnetværk melde sig med en hjælpende hånd, bliver involveringen og medborgerskabet styrket. Digitaliseringen og de sociale netværk kan anvendes såvel til at organisere den frivillige indsats og være en platform, man kan være frivillig på. Det gælder således om at skabe rum for borgernes deltagelse i de kommunale ydelser og i byens liv. Også private virksomheder ønsker i øget omfang at påtage sig et socialt ansvar for lokalsamfundet. Også her gælder det om at skabe rum for såvel en uformel som formel deltagelse.

135 Frivillighedsstrategien og processen for udarbejdelsen af strategien skal tage udgangspunkt i dette stærke fundament, men skal samtidig gerne bevæge sig ud over de traditionelle frivillighedsområder og afdække nye frivillighedsformer for større dele af Frederiksberg Kommunes virksomhed og byen Frederiksberg. Hvorfor skal Frederiksberg Kommune have en frivillighedsstrategi? Med en frivillighedsstrategi ønsker Frederiksberg Kommune at understøtte det aktive medborgerskab i byen Frederiksberg, som det folder sig ud i foreninger, uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og blandt græsrødder samt brugere og borgere. Frederiksberg Kommune vil bringe byens ressourcer i spil og sikre en endnu højere grad af lokalt frivilligt engagement og fællesskab til gavn for både borgerne og byen. Omvendt skal en frivillighedsstrategi også bidrage til at udvikle Frederiksberg Kommune som organisation. For en styrkelse af det aktive medborgerskab vil kræve en endnu større organisatorisk åbenhed over for de frivillige og de værdier, som de kan tilføje løsningen af de kommunale opgaver. Dette stiller krav til organisationen om at give plads til nye samarbejdsformer og medskabelse sammen med de frivillige. Det aktive medborgerskab er i tråd med ordlyden i Frederiksbergstrategien om at bringe byens ressourcer i spil via dialog og samarbejde med borgere, erhvervsliv, uddannelsesinstitutioner, foreninger mv. om offentlig service, udvikling af byområder, mv. Det aktive medborgerskab har flere potentielle positive effekter: Styrkelse af den sociale sammenhængskraft og bæredygtighed i byen Frederiksberg Det aktive medborgerskab kan styrke den sociale sammenhængskraft og bæredygtighed i byen Frederiksberg. Det forstærker Frederiksbergs position som et attraktivt, trygt og vedkommende sted at bo. Dynamisk udvikling af byen Frederiksberg Det aktive medborgerskab kan bidrage til en dynamisk udvikling af byen Frederiksberg herunder ved at bidrage til innovation og udvikling af løsningen af de kommunale (velfærds)ydelser. Det kan lede til nye og smartere veje at løse opgaverne på, så de giver større værdi og mere mening. Dette perspektiv ligger i direkte forlængelse af kommunens ønske om at udvikle en stærkere innovationskultur i dette tilfælde altså i samarbejde med byens frivillige aktører. Frivilligt engagement som effektiviseringspotentiale Det aktive medborgerskab kan supplere eller erstatte de (velfærds)ydelser, som kommunen leverer i dag - dvs. at de frivillige kan være medproducenter - fx. ved at de sørger for at kommunale institutioner (biblioteker, medborgerhuse, daginstitutioner m.m.) kan anvendes - også når der ikke er personale. En realisering af de uudnyttede potentialer kan medvirke til at frigøre kommunale ressourcer i en tid med udsigt til stadig mere snævre økonomiske rammer samt et arbejdsmarked med en faldende arbejdsstyrke. Rammevilkårene gør det med andre ord 2

136 nødvendigt at rette fokus på de frivillige kræfter i byen Frederiksberg, hvis kommunen fremover skal kunne løfte de centrale (velfærds)opgaver og hvis forventningerne til serviceniveauet skal kunne indfris, samtidig med at udgifterne som minimum holdes i ro eller reduceres. Udarbejdelsen af frivillighedsstrategien indgår i tråd hermed som en del af budgetforliget for 2011, hvor der er forudsat en effektivisering på 4,0 mio. kr. årligt fra 2014 og frem. Styrkelse af demokratiet Det aktive medborgerskab kan øge borgernes deltagelse i det demokratiske liv. Som opfølgning på kommunalvalget i 2009 deltog Frederiksberg Kommune i en stor valgundersøgelse, som viste en skæv valgdeltagelse, hvad angår indkomstgrupper, aldersgrupper, indvandrere og efterkommere. Undersøgelsen viste, at der fremover er risiko for faldende valgdeltagelse og deltagelse i demokratiske processer generelt. Et vigtigt led i at imødegå en sådan uheldig udvikling er i højere grad at involvere borgerne i kommunens arbejde. Kommunen er et demokratisk fællesskab og ikke en privat virksomhed, der producerer ydelser til kunderne. Borgernes medvirken, også som medproducenter, styrker og skaber det kommunale fællesskab. Derved integreres borgene i højere grad i det demokratiske liv, og det skaber samtidig mulighed for udvikle de kommunale ydelser. Produkter Det er den foreløbige tanke, at arbejdet med frivillighedsstrategien skal resultere i tre produkter hhv. et strategipapir, et handlekatalog med konkrete tiltag og en vellykket proces: Strategipapir For det første skal arbejdet med frivillighedsstrategien resultere i et kortfattet og letforståeligt strategipapir. Strategipapiret skal være et værktøj rettet mod Frederiksberg Kommunes egen virksomhed og fungere som en ramme for de enkelte udvalgs og områders arbejde med frivillighed. Strategipapiret skal fungere som guideline for, hvordan frivilliges indsats kan bidrage til at forbedre kvaliteten i (velfærds)ydelserne på alle områder i Frederiksberg Kommunes virksomhed. Strategipapiret skal derfor opstille principper for, hvor og hvordan Frederiksberg Kommune kan inddrage frivillige i opgaveløsningen. Derudover skal strategipapiret afdække nye veje til forbedret opgaveløsning, herunder ved at gøre brug af (nye) innovative metoder for inddragelse af frivillige i den kommunale opgaveløsning. Men da frivillighedsstrategien i sagens natur involverer borgerne og byen, skal strategien også være en guide til, hvordan man som (potentiel) frivillig bedst muligt kan bringe sine ressourcer i spil fx ved at samarbejde med Frederiksberg Kommune. Handlekatalog For det andet skal arbejdet med frivillighedsstrategien resultere i et handlekatalog med mere konkrete bud på (pilot)projekter og forslag til tiltag, der kan understøtte udmønt- 3

137 ningen af strategien og fremme frivilliges opgaveløsning og nye aktiviteter i byen på Frederiksberg. Handlekataloget vil have en mere dynamisk karakter og skal fremadrettet indtænkes i kommunens budgetcyklus. En vellykket proces og styrkede samarbejdsrelationer For det tredje skal arbejdet med frivillighedsstrategien ikke alene bestå af skriftlige dokumenter, men i høj grad også af en vellykket proces forud for og efter vedtagelsen. De frivillige skal allerede tidligt i processen drages ind i strategiarbejdet og indbydes til at diskutere elementerne i strategien og udmøntningen heraf. Det vil dels kunne skabe et fælles ejerskab til både strategien og udmøntningen heraf, dels styrkede samarbejdsrelationer mellem kommunen og de frivillige. Et centralt mål for arbejdet med frivillighedsstrategien er derfor også at etablere varige fora og netværk, hvor Frederiksberg Kommune og byens frivillige kan mødes. Opmærksomheden skal her være på snittet op til det nuværende frivillighedsforum. Interessenter Frivillighedsstrategien har en bred kreds af interessenter: Kommunalbestyrelsen Forvaltningen Institutionerne Hovedudvalget og MED organisationen i øvrigt Frivillige organisationer og foreninger (Potentielt) frivillige borgere og brugere samt uorganiserede frivillige Byens uddannelsesinstitutioner og erhvervsliv Hovedudvalget og det øvrige MED-system har en naturlig interesse for frivillighedsstrategien ift. de krav det stiller til organisationen og medarbejderne om at give plads til de nye samarbejdsformer og medskabelse sammen med de frivillige. Der er en lang række foreninger med interesse i opgaven, som står med den udførende del af opgaverne. Dertil kommer de uorganiserede og eller de flygtige frivillige, der for en kortere eller længere periode har mod på at løfte en opgave, og som kan have en særlig interesse i, at strategien ikke blot er forlovet med den traditionelle danske foreningstilgang til frivillighed. Endelig sigtes i processen på at bringe byens uddannelsesinstitutionerne i spil fx CBS (jf. i øvrigt det opstartsseminar, som blev afholdt i foråret) og den sociale højskole. Erhvervslivet har også en potentiel rolle. Dette er ligeledes i tråd med tankerne i Frederiksbergstrategien. Milepælsplan Nedenfor et første bud på en milepælsplan. Arbejdet med frivilighedsstrategien blev allerede startet op i foråret på et CBS-seminar, som led i Forskningens Døgn. På dette seminar fik forvaltningen inspiration til det videre 4

138 arbejde og knyttet en række kontakter til byens frivillige aktører. Disse kontakter vil danne udgangspunkt for den referencegruppe, der foreslås nedsat. Projektet tænkes at foregå i 2 faser. I 1. fase lægges op til en intern afklaring i kommunen, mens de frivillige aktører for alvor inddrages i fase 2. Milepælsplanen skitserer ikke endelige bud på proces og metode, men specielt i inddragelsen af de frivillige aktører foreslås det afprøvet, at arbejde med egentlige innovationsværksteder. 1. fase af projektet: 14. august: Direktionen behandler projektoplæg mhp., at det kan indgå i budgetmappen, og at projektet kan igangsættes Styregruppe (direktionen) nedsættes og projektgruppe udpeges Projektet igangsættes September oktober: Projektgruppen samles og tilrettelægger den videre proces og succeskriterier for projektet. Processen kan fx tilrettelægges ved brug af arbejdsmøder, workshops, mikroprojekter, online samarbejde og medskrivning Der foretages en intern afdækning af frivilligområdet med fokus på, hvor og hvordan inddragelse af frivillige kan bringes i spil på nye måder 18. eller 25. september: Temadrøftelse i Direktionen 20. september: Frivillighedsforum orienteres om igangsætningen af projektet herunder om, hvordan Frivillighedsforum kan spille ind i strategiarbejdet 25. oktober: Temadrøftelse i Hovedudvalget 30. oktober: Temadrøftelse i Lederforum 2. fase af projektet: November-december: Inddragelse af eksterne interessenter fx ved Afholdelse af workshops/arbejdsmøder med de (potentielle) frivillige aktører Identifikation af case/mikroprojekter der gennemføres af forvaltning/frivillighedsområdet i fællesskab. Fokus vil ikke være på egentlig implementering, men på idéudvikling med korte workshoplignende innovationsværksteder, hvor mulighederne indenfor et givent opgavefelt afsøges Januar 2013: Færdiggørelse af oplæg til Frivillighedsstrategi 5

139 Forelæggelse af oplæg til Frivillighedsstrategi for Direktionen Februar 2013: Forelæggelse af oplæg til Frivillighedsstrategien i Hovedudvalget Forelæggelse af oplæg til Frivillighedsstrategien i rådene Endelig forelæggelse af Frivillighedsstrategien for Direktionen Primo marts 2013: Forelæggelse af Frivillighedsstrategien for Magistraten og Kommunalbestyrelsen Foråret 2013: Yderligere konkretisering af projekter afledt af Frivillighedsstrategien, som skal indgå i budgetprocessen for 2014 via direktionsbehandling Ift. MED-systemet er der som det ses lagt op til 2 drøftelser i Hovedudvalget. Hertil kommer muligheden for løbende at drøfte strategien i Områdernes MED-udvalg og i de relevante lokale MED-udvalg. Kommunikationsplan Kommunikationen af arbejdet med frivillighedsstrategien skal sikre bredt kendskab blandt byens frivillige aktører og inspirere til et mere aktivt medborgerskab. Der indgås mediepartnerskab med en lokalavis og tænkes i virtuelle høringsplatforme - herunder blandt andet på rederiksberg.dk og facebook. Der forsøges skabt eksponering via de frivillige organisationers medlemsblade, nyhedsbreve mv. Processen med at fremme det aktive medborgerskab i form af mere frivillighed på Frederiksberg forudsætter forskellige støttende tiltag, som udvikles over en tid. Perspektivet kan med fordel uddybes og operationaliseres ift. andre igangværende initiativer, fx borgerundersøgelser, Din gode idé, facebook og inddragelse af borgere i konkrete udviklingsprojekter. Risikoanalyse Hovedrisikoen er, at frivillighedsstrategien udelukkende ses som en kommunal effektiviseringsopgave i forbindelse med, at der fra 2014 forventes en effektivisering som følge af frivillighedsstrategien. Det er vigtigt, at der udvises åbenhed omkring denne præmis for arbejdet med Frivillighedsstrategien. En større brug af frivillige i kommunens velfærdsydelser vil sandsynligvis kræve omstilling hos både borgere/brugere og forvaltningen samt kommunens institutioner i forhold til både arbejdsmetode og samarbejdsform. Projektorganisation Erfaringer fra andre kommuner viser, at det er hensigtsmæssigt at tænke medarbejdere på tværs af forvaltninger og institutioner ind i arbejdsprocessen. En bred fagligt og or- 6

140 ganisatorisk forankret projektgruppe er bl.a. med til at skabe det ønskede ejerskab for politikken internt i kommunen. Projektorganisationen foreslås således at se sådan ud: Styregruppe: Direktionen Projektgruppe der skal udpeges en ledelsesrepræsentant og gerne en medarbejderrepræsentant fra: Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet Børne- og Ungeområdet By- og Miljøområdet Kultur- og Fritidsafdelingen HR-afdelingen Ledelsesstaben Derudover foreslås udpeget deltagere fra de store institutionsområder og Biblioteket. Projektejer og projetledere: Camilla Jarltoft, Ledelsesstaben Maj-Britt Eriksen, Ledelsesstaben Rune Mejlvang, Ledelsesstaben Referencegruppe fase 2: Byens frivillige aktører rekrutteret bl.a. med udgangspunkt i deltagerne på CBSseminaret. Udviklings- og Dokumentationsafdelingen foreslås inddraget i arbejdet med innovationsværksteder i fase 2. Budget/ressourcer Opgaven løftes inden for den eksisterende bemanding, der eventuelt suppleres af interesserede universitetsstuderende og/eller praktikanter. 7

141 Effektiviseringsforslag Nr. 56 Effektivisering af FM-området Udvalg: Magistraten Område: By- og Miljøområdet Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: 0??? *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse En række kommuner har opnået betydelige besparelser ved organisere en lang række sekundære serviceydelser i en samlet Facilities Management (FM) -enhed. På den baggrund har forvaltningen har undersøgt muligheder og potentialer for effektivisering af FM-området (den kommunale ejendomsdrift og sekundær service) i Frederiksberg Kommune på kort og lang sigt. Der er udarbejdet en statusrapport i samarbejde med Rambøll, som belyser effektiviseringspotentialet, på kort og længere sigt, effektiviseringsgevinster, udfordringer ved en ændring af FM funktionen I stedet for den nuværende decentrale styringsmodel af FM-opgaverne, hvor ansvar og ejerskab ligger i fagudvalg, fagområder og ude på de enkelte institutioner, anbefaler rapporten på længere sigt at gennemføre en øget centralisering og styring af FM opgaverne. Ifølge rapporten bør der således etableres en klar og effektiv politisk styring og ansvarsfordeling. En proces med henblik på etablering af en koordinerende FM-enhed bør iværksættes med udgangspunkt i de opgaver der relaterer sig til Byggeri, Ejendomsservice og Intern Service. Endelig bør der være særlig fokus på processer/discipliner, der går på tværs af kerneopgaverne (politik og strategi, ledelse og økonomi, kommunikation og porteføljedelse).

142 Processtatus Rambøll har, på baggrund af data om udvalgte FM-funktioner og interviews med nøglepersoner i forhold til FM-funktioner, beskrevet den nuværende organisation i dialog med en internt nedsat arbejdsgruppe. Det bemærkes, at data for Rådhusservice ikke indgår i rapporten, da det indledningsvist vil skulle defineres, hvilke af Rådhusserviceydelserne der kan kvalificeres som egentlige FM-funktioner. Ud fra den indledende analyse af de indsamlede data og Rambølls erfaringer fra andre kommuner oplister rapporten en række mulige effektiviseringsgevinster på kort sigt (2013/2014) og på længere sigt. Optimering på kort sigt Af rapporten fremgår, at det i 2013 og i 2014 bør være muligt at gennemføre effektiviseringer ved analyse og reorganisering/udbud på en række områder (f.eks. rengøring, serviceaftaler, håndværkerydelser, kantinedrift, nøgleservice), som giver en årlig besparelse på op til 3 mio. kr. Optimering på længere sigt Øget centralisering og styring af FM funktionen bl.a. ved en analyse og reorganisering af teknisk service, konkurrenceudsættelse af alle relevante FM-relaterede områder, nye samarbejdsformer, samt etablering af fælles central arealdatabase vurderes at have et betydeligt større besparelsespotentiale. Fælles koordinering og styring af en overordnet FM-funktion kan ikke gennemføres uden tilpasning af organisationen og personaleressourcer/kompetencer. Der skal udarbejdes en model, som er tilpasset rammer, vilkår og kulturen i Frederiksberg Kommune. Rapporten anbefaler en opdeling af processen i 2 af hinanden uafhængige spor. 1. Effektiviseringer af FM området, som kan gennemføres på kort sigt iværksættes med virkning fra Iværksættelse af en proces, som på længeres sigt kan sikre en organisationstilpasning til en mere central styring af FM-funktionerne. Planlægges processen således at sporene gennemføres i forlængelse af hinanden, har det efter forvaltningens vurdering den fordel, at de høstede erfaringer fra de gennemførte effektiviseringer indgår i processen om gennemførelse af en mere gennemgribende ændring af organisationen. Herved sikres tid til at løse de ledelsesmæssige og decentrale udfordringer, som en øget centralisering af FM-funktionen medfører. Bl.a. er det vigtig at organisationsændringen forankres politisk og ledelsesmæssigt, at organisationen gøres omstillingsparat samt at der er fokus på kommunikation og medarbejderinddragelse. Det vurderes, at en model hvor optimering af FM funktionen i 2 spor som gennemføres uafhængigt og evt. forlængelse af hinanden sikrer, at de effektiviseringer som kan gennemføres inden for den nuværende styringsmodel iværksættes hurtigt. Modellen tilgodeser endvidere behovet for at foretage yderligere analyser af, om og hvordan en øget centralisering af FM funktionen kan tilpasses samt forankres politisk og i organisationen og giver dermed et bedre beslutningsgrundlag i forhold til gennemførelse af et større effektiviseringsprojekt på FM området eller dele heraf i Frederiksberg Kommune. Rapport: Optimering af FM funktionen vedlagt Sammenhæng med andre forslag: Ingen

143 Effektiviseringsforslag Nr. 57 Effektivisering gennem bedre arbejdstidstilrettelæggelse, vikaranvendelse mv. Udvalg: Fordeles på baggrund af de endelige analyser Område: Tværgående projekt forankret i KDO/HR Aktivitet: flere Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) - =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk: *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Forslaget skal ses i sammenhæng med det generelle fokus, der er på øget lønstyring i Frederiksberg Kommune, hvor der arbejdes målrettet med at sikre og understøtte en god og effektiv styring og kontrol med kommunens lønmidler. Effektivisering gennem bedre arbejdstidsaftaleudnyttelse/vagtplanlægning bør således indgå som et delelement vedrørende tværgående koordinering og de overordnede strategier i forbindelse med dette arbejde. Der var i budget 2012 indlagt et effektiviseringsforslag på 3 mio. kr. i 2013 stigende til 7 mio. kr. i 2014 og frem vedr. vagtbærende enheder, døgninstitutioner mv. Herudover er der indlagt et effektiviseringsforslag på 0,7 mio. kr. vedr. arbejdstidstilrettelæggelse/overarbejde/vikaranvendelse i FK. Det foreslås at arbejdet med realisering af de nævnte effektiviseringsmåltal sker samlet i regi af nedennævnte projekt i det der samlet set arbejdets med et måltal på 3,7 mio. i 2013 og 5 mio. kr. fra 2014 og frem. Det forventes at de budgetterede effektiviseringer kan nås gennem det foreslåede projekt, idet det bemærkes at det p.t. ikke er muligt at sætte eksakte beløb på de 1

144 potentielle besparelser, som følge af projektet, da dette afhænger af hvad de foreslåede analyser og tiltag i projektet afdækker. Projektforslag Der etableres et projekt, der kan analysere det samlede besparelsespotentiale i forhold til temaet arbejdstilrettelæggelse jf. nedenstående. Der forventes at være et besparelsespotentiale i forhold til rådighedsvagtbetaling/vagtplanlægning/ overarbejdsbetaling, arbejdstidsplanlægning/anvendelse for alle områder i kommunen, - herunder også administrationen på tværs (konto 6). Arbejdsgruppen udarbejder en tids- og handleplan der indeholder initiativer og løsningsforslag, hvorved den indarbejdede besparelse i budget 2013 kan opnås. Arbejdsgruppen sammensættes af repræsentanter fra henholdsvis den centrale HR- og økonomiafdeling samt en person fra hvert fagområde gerne suppleret af lokale ledere fra de relevante analyse områder. Der er i budget 2012 afsat 500 t. kr. til projektet, som arbejdsgruppen kan disponere over til analyser, udtræk eller lign. HR afdelingen varetager projektledelsen. Projektets indhold og fokus Projektet vil have to hensyn. Det ene vil være at fokusere på de udfordringer der knytter sig til vagtplanlægningen, mens det andet hensyn fokuserer på de potentielle besparelser. Ved analysen af de potentielle udfordringer skal der ses på de lovgivningsmæssige og overenskomstmæssige regler, der regulerer planlægningen, men også om vanetænkning, lokalaftaler, kutymer o lign. stiller sig hindrende i vejen for en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse. Ved analysen af de potentielle besparelser skal det i første omgang afdækkes, hvor mange ressourcer der anvendes på de forskellige typer af vagter, altså hvor mange penge der samlet set anvendes i kommunen på f.eks nattevagter på plejehjemmene, rådighedsvagter, overarbejde m.v. Det vil også i den sammenhæng være relevant at se på opgavefordeling og personaleanvendelse ved forskellige vagter, bemanding mv. Endelig vil et fokus være at undersøge, hvilken systemmæssig understøttelse der på nuværende tidspunkt eksisterer på området, her tænkes specielt på de vagtplanlægningsmoduler der er en del af SD-løn. Til belysning af projektets overordnede tema gennemføres indenfor de enkelte områder analyser på specifikke temaer : I det omfang det er relevant og muligt, opstilles der benchmarks for anvendelse af forskellige vagttyper og bemandingsformer på forskellige institutionstyper. Vi vil herved kunne få en indikation af, hvorvidt enkelte institutioner har en uhensigtsmæssig adfærd, som bør undersøges nærmere. 2

145 På Social- sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet skal der desuden ses på det samlede forbrug på aften-, nat- og weekendtillæg for fx hjemmepleje, plejehjem samt de sociale institutioner, der udgjorde 14,2 mio. kr. i Der skal endvidere rettes fokus mod en hensigtsmæssig personalefordeling i tidsrum uden væsentlig aktivitet. På Børne- og Ungeområdet har det endvidere interesse at afdække anvendelse af vikarer samt overarbejdsbetaling på den enkelte institution. På By og Miljøområdet er rådighedsvagter i fokus fsva tilrettelæggelse og overarbejdsbetaling, herunder hvilke stillingskategorier der anvendes til hvilke typer vagter. Projektet analysefase er i gang og forventes udbygget og afsluttet ult med henblik på udmøntning i 2013 og Personalemæssige konsekvenser Der kan blive tale om at medarbejdergrupper varsels nye arbejdstider og at der som led i effektiviseringen sker en mindre anvendelse af vikarer. Afsked af fastansatte er ikke et mål i sig selv men kan ikke udelukkes at blive en konsekvens på nogen af områderne som følge af en mere optimal resurseudnyttelse. Sammenhæng med andre forslag: 3

146 4

147 Effektiviseringsforslag Nr. 58 Digitaliseringsplan 2013 Udvalg: Alle Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) - service II : Investering (Drift) - overførsel III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) IV= effekt (Drift) - serviceramme Personalemæssige konsekvenser, årsværk (reduktioner): *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Effektiviseringsforslaget indeholder en revidering af Digitaliseringsplanen , som blev indarbejdet i budget Med forslaget øges investeringsniveauet i 2013 for at indhente yderligere effektiviseringer af driften fra 2014 og frem. Effektiviseringerne forventes at fordele sig på både løn, varekøb og tjenesteydelser. Opgørelse af de personalemæssige konsekvenser er på nuværende tidspunkt behæftet med stor usikkerhed, men vil sandsynligvis primært fordele sig på Magistraten, Undervisningsudvalget samt Sundheds- og Omsorgsudvalget. Sammenhæng med andre forslag: Ingen

148

149 Digitaliseringsplanen 2013 Videre mod et digitalt Frederiksberg 1 31

150 Digitaliseringsplanen 2013 Indholdsfortegnelse Videre mod et digitalt Frederiksberg... 3 Øgede ambitioner... 4 Fremtidige potentialer... 5 Opfølgning og prioritering skaber resultater programmer... 8 Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice... 8 Program 2: Digital administration og sagsbehandling Program 3.1: Digital velfærd børn og unge Program 3.2: Digital teknik by og miljø Program 3.4: Digital velfærd social, sundhed og arbejdsmarked Program 4: Digital koncernstyring Program 5: It-arkitektur og drift Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling Økonomiske oversigter

151 Digitaliseringsplanen 2013 Videre mod et digitalt Frederiksberg I 2015 er hele kommunens opgaveløsning understøttet af sammenhængende digitale løsninger, som sikrer en korrekt faglig myndighedsudøvelse og sætter borgerne i centrum via effektive services Frederiksberg Kommunes Digitaliseringsstrategi Borgerne har oplevet en stadigt mere moderne og sammenhængende digital service fra Frederiksberg Kommune. Medarbejderne har fået nye, digitale redskaber til rådighed, og it-driften er blevet mere effektiv og sikker. Med Digitaliseringsplanen 2013 påbegyndes den sidste del af udmøntningen af Digitaliseringsplanen , som skal fortsætte den digitale udvikling på Frederiksberg, og gøre visionen i Digitaliseringsstrategien til virkelighed. Frederiksberg Kommune modtog i 2007 den offentlige digitaliseringspris, ligesom kommunen i 2010 vandt prisen som bedst på nettet og i 2011 blev nummer 3. Senest i juni 2012 i en undersøgelse af digitaliseringsgraden i de nordiske byer, er Frederiksberg Kommune og Aarhus kommune udnævnt som de bedste kommuner i Norden til at levere digitale tjenester på nettet. Når det er lykkedes Frederiksberg Kommune at være i front mht. effektivisering såvel af service overfor borgere som økonomisk, skyldes det ikke mindst, at Frederiksberg Kommune har udarbejdet en fælles digitaliseringsplan og strategi på tværs af den kommunale forvaltning samt har etableret en fælles it udviklingsafdeling for hele kommunen. Ved en central fokus på de it faglige muligheder og det it faglige miljø skabes gode muligheder for at udvikle effektive løsninger. Det kræver naturligvis også et tæt samarbejde med de faglige miljøer i de enkelte kommunale forvaltningsenheder. I 2011 har fokus været på understøttelse af en sammenhængende og effektiv borgerservice, effektivisering af administrationen og fortsat optimering af it-driften. I 2012 inddrages også sundheds- og omsorgsområdet i digitaliseringsplanen, og med Digitaliseringsplanen 2013 tages endnu et skridt ud på velfærdsområderne med investeringer på børne- og ungeområdet. Med elementerne i Digitaliseringsplanen deltager Frederiksberg Kommune i udmøntningen af den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi , og samtidig understøtter Digitaliseringsplanen 2013 indfrielsen af de konkrete mål og de fremtidige perspektiver i Økonomiaftalen Som led i realiseringen af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er der enighed om det videre arbejde med en række konkrete digitaliseringsinitiativer. I forlængelse af digitaliseringsstrategien igangsættes endvidere udarbejdelsen af en digitaliseringsreform af velfærdsområderne frem mod økonomiforhandlingerne for Regeringen, KL og Danske Regioner samarbejder om at realisere denne målsætning. Aftale om kommunernes økonomi 2013 For at udmønte initiativerne i Økonomiaftalen er ambitionsniveauet i Frederiksberg Kommunes Digitaliseringsplan 2013 øget med yderligere investeringer og højere effektiviseringsmål. Økonomien i det øgede ambitionsniveau fremgår af tabellen nedenfor, mens indholdet i tiltagene 3 31

152 Digitaliseringsplanen 2013 beskrives under tabellen. Som det fremgår øges anlægsinvesteringerne i 2013 med 6,1 mio. kr. for at hente øgede driftsbesparelser på 3,4 mio. kr. i 2014 stigende til 8,4 mio. kr. fra Investeringerne i 2013 bidrager positivt til overholdelse af servicerammen i 2014 og til kassebeholdningen i Ændringer til Budget kr., 12-pl Ændring anlæg 6, Ændring drift - -3,4-8,2-8,4 Likviditet (- = kassetræk) -6,1 3,4 8,2 8,4 Akkumuleret kassetræk -6,1-2,7 5,4 13,9 Øgede ambitioner Det øgede ambitionsniveau i Frederiksberg Kommune vedrører økonomiaftalens punkter vedr. digital kommunikation, grunddata, øget konkurrence på det kommunale it-marked samt forberedelse til digitaliseringsreformen af velfærdsområderne. Hertil kommer investeringer i styrket it i folkeskolen finansieret af Digitaliseringsplanens eksisterende pulje til velfærdsteknologi. Digital kommunikation Der er i Digitaliseringsplanen 2013 afsat midler til udmøntning af KL s bølgeplan, der skal udmønte lov om obligatorisk digital selvbetjening. Bølgeplanen er en plan, der strækker sig over fire år en bølge for hvert år, mhp. at gøre en række kommunale ydelser digitale, således at selvbetjening kan foregå over nettet. Samtidig er der sat konkrete effektiviseringsmål for tiltagene. Grunddata og øget konkurrence på det kommunale it-marked Der er i Digitaliseringsplanen 2013 fokus på investeringer i it-arkitektur for at kunne deltage i de fælleskommunale og fællesoffentlige projekter, der skal udmønte de nationale strategier. Investeringsniveauet er øget, og samtidig er der sat konkrete effektiviseringsmål for tiltagene. Investeringerne er en forudsætning for, at Frederiksberg Kommune kan fastholde sin position, som en af Danmarks bedste kommuner til Digitalisering. Også på længere sigt. Digitaliseringsreform af velfærdsområderne For at styrke kommunens evne til at digitalisere på velfærdsområderne generelt er der i Digitaliseringsplanen 2013 afsat midler til projekter inden for digital ledelses- og kompetenceudvikling. Projekterne skal samtidig bidrage til effektiviseringer af administrationen. 4 31

153 Digitaliseringsplanen 2013 Digitalisering på sundhedsområdet Fælles medicinkort (FMK) indgår i Digitaliseringsplanen Herudover arbejdes der med analyser af potentialet i telemedicin, hvilket på sigt skal udmøntes i konkrete projekter og dermed indgå i en digitaliseringsstrategi for Styrket anvendelse af it i folkeskolen Der investeres også i styrket it i folkeskolerne på Frederiksberg i regi af Digitaliseringsplanen. Disse projekter er finansieret af den pulje til velfærdsteknologi, som blev afsat i budgettet for Fremtidige potentialer Udover de ovenfor nævnte tiltag er der i økonomiaftalen nævnt yderligere potentialer ved automatiseret sagsbehandling og Udbetaling Danmark, digitalisering på sundhedsområdet, national handlingsplan for udbredelse af telemedicin og national implementering af telemedicinsk sårvurdering. Disse fremtidige potentialer bør indgå i en ny Digitaliseringsstrategi for , som vil indgå i behandlingen af budget Automatiseret sagsbehandling og Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark kører i et særskilt spor parallelt med Digitaliseringsplanen. Hvad angår automatiseret sagsbehandling, er der i 2013 fokus på opfølgning på afsluttede og igangværende projekter vedr. elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) og talegenkendelse - alle projekter, som handler om at automatisere sagsbehandling. National handlingsplan for udbredelse af telemedicin og national implementering af telemedicinsk sårvurdering Forvaltningen arbejder på analyser af potentialet i telemedicin, og vil i 2013 foretage forsøg med telemedicin i mindre skala. Særlige potentialer på Frederiksberg I tillæg til de fremtidige potentialer i økonomiaftalen vurderer forvaltningen, at der på Frederiksberg fremadrettet bør arbejdes med øget digitalisering af virksomhedsstyringen via økonomi-, løn og ledelsesinformationssystemerne og med øget professionalisering af digitaliseringen på det tekniske område. På det tekniske område findes en række igangværende projekter, men de er på nuværende tidspunkt ikke i stand til at bidrage med effektiviseringer i noget væsentligt omfang. 5 31

154 Digitaliseringsplanen 2013 Opfølgning og prioritering skaber resultater Med denne opdatering af Digitaliseringsplanen bidrager planen samlet set med effektiviseringer af driften for 17,6 mio. kr. i 2013 stigende til 34,9 mio. kr. fra I 2016 ligger målet 8,4 mio. kr. over målet i den oprindelige plan. Opskrives de samlede mål i Digitaliseringsplanen til nationalt plan dvs. hvis alle kommuner gør som Frederiksberg kan der på landsplan effektiviseres for 1,1 mia. kr. i 2013 stigende til 2,0 mia. i I økonomiaftalen vurderes et samlet potentiale inden for digital post, obligatorisk selvbetjening samt velfærdsteknologiske projekter (telemedicinsk sårvurdering) frem til 2015 på mia. Med denne digitaliseringsplan følger Frederiksberg Kommune således den økonomiske ramme som er sat i økonomiaftalen. Digitaliseringsplanen er inddelt i en række spor et spor for hvert år. Hvert år/spor indeholder en række digitaliseringsprojekter, der efter implementering skaber positive konsekvenser for driften. Tabellen viser således konsekvenserne af de forskellige spor på driften i årene Effektiviseringer af driften i Digitaliseringsplanen mio. kr., 12-pl Digitaliseringsplanen Spor 11-11,1-12,6-12,6-12,6 Spor 12-6,8-10,4-10,4-10,4 Spor 13 (*) - -5,3-10,1-10,3 Total, Digitaliseringsplanen ,9-28,3-33,1-33,3 Opskrevet til nationalt plan (FK-andel 1,7 %) (*) Beløbene i spor 13 er opgjort inkl. den andel af projektet selvkørende støvsugere, som er indregnet i frivillighedssporet (se projekt ), samt investering og effekter under Program 3.2. Digital teknik by- og miljø, der finansieres udenfor Digitaliseringsplanens anlægsbevilling. Pengestrømme i Digitaliseringsplanen Grafen nedenfor viser pengestrømmene i Digitaliseringsplanen Som det fremgår, effektiviseres driften fra 2012, mens der bidrages til kassebeholdningen fra I 2016 vil det akkumulerede resultat af digitaliseringsplanen overstige 60 mio. kr. 6 31

155 Digitaliseringsplanen

156 Digitaliseringsplanen programmer I Digitaliseringsplanen 2013 indgår 8 programmer. De skal sikre fortsat momentum i de igangværende tiltag samt fokus på identifikation af yderligere potentialer ved digitalisering. Programmerne dækker samlet hele forvaltningen. De skal på hvert deres område gøre visionen om borgeren i centrum, korrekt myndighedsudøvelse og effektive services til virkelighed. - Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice - Program 2: Digital administration og sagsbehandling - Program 3.1: Digital velfærd børn og unge - Program 3.2: Digital teknik by og miljø - Program 3.4: Digital velfærd social, sundhed og arbejdsmarked - Program 4: Koncernstyring - Program 5: It-arkitektur og drift - Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling De 8 programmer er en forenkling og afbureaukratisering af den oprindelige projektorganisation, som indeholdt flere programmer inddelt i temaer og et tværgående digitaliseringsudvalg. Med programstrukturen optimeres styring, ejerskab og effektivitet i projektorganisationen. Nedenfor beskrives indholdet i enkelte programmer, og for hvert program redegøres der for en tentativ projektplan for Forvaltningen forelægger en konkretiseret projektplan for Kommunalbestyrelsen omkring årsskiftet. Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice I Frederiksberg Kommune er digitale løsninger med til at skabe en moderne og fleksibel borgerservice med effektive serviceprocesser i front og bagland. Således lyder visionen for dette program og det skal ses i sammenhæng med den af Kommunalbestyrelsen vedtagne Kanal- og servicestrategi. Frederiksberg er foregangskommune og har således høstet anerkendelse ift. den digitale indsats med den brede vifte af løsninger via hjemmesiden og kommunen opfylder således første bølge af loven om obligatorisk selvbetjening, som gælder pr. 1 december 2012 og som er et element i økonomiaftalen. I løbet af efteråret 2012 lanceres hjemmesiden i en mobilvenlig html 5 version, som kan tilgås via alle enheder, så kommunen imødekommer og servicerer borgeren ift. hvor han/hun er, nemlig på en mobil enhed og denne tendens vækster. Hertil kobles en serviceplatform, der understøtter digital straksafklaring ud fra kommunens kanalstrategiske principper og en handlingsplanen for fremtidens borgerservice, som fremlægges særskilt for Kommunalbestyrelsen. Fremtidens borgerservice 8 31

157 Digitaliseringsplanen 2013 handler i høj grad om at udvikle en moderne, effektiv og fleksibel borgerservice, hvor betjening kan foregå digitalt på borgerens egne præmisser. I 2013 vil projektgennemførelsen i dette program være møntet mod implementering af 2. bølge af obligatorisk selvbetjening kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice 10. Obligatorisk digital selvbetjening Hovedtotal Akkumuleret resultat Obligatorisk digital selvbetjening Obligatorisk Digital Selvbetjening (EDS) er et vigtigt element i den fælleskommunale strategis målsætning om at flytte 80% af transaktionerne med borgerne over på selvbetjeningsløsninger senest i Baggrunden herfor at yde en bedre borgerservice overfor en række borgere samtidigt med en effektivisering. Se i øvrigt også borgerserviceanalysen. På tværs af det offentlige vil en række ydelsesområder blive udpeget til at være obligatoriske selvbetjeningsydelser. Dette sker i fire bølger henover perioden, hvor der hvert år vil være en proces der fastlægger, hvilke ydelser der skal indgå i det kommende års obligatoriske ydelser. Programudvalget, der varetager digital virksomheds og borgerservice, bruger bølgeplanen, som rettesnor ift. igangsættelse af aktiviteter på området. For Frederiksberg Kommune betyder dette i praksis, at kommunen fortsat skal sikre, at vi har de nødvendige selvbetjeningsløsninger, således at kommunen som myndighed kan implementere lovgivningen, men også så Frederiksberg Kommune sikrer, at der på disse områder sker en reel effektivisering af de interne processer. Det betyder, at der skal investeres i løsninger (eller justering af eksisterende løsninger). Borgerservice og It vurderer, at der findes mulige potentialer, som skal vurderes nærmere, inden for en række af de løsninger, som KL og Kombit har peget på i bølge 2. Det gælder bl.a. digitalisering af hjælpemiddelområdet, indberetning af sygedagpenge, udlejning af lokaler, digital indberetning af skadedyr samt vielsesområdet. Derudover findes en række områder i bølge 2, som kommunen enten allerede har digitaliseret og effektiviseret på (begravelseshjælp) eller som forvaltningen vurderer ikke er økonomisk rentabel at investere i, det gælder bl.a. navne og adressebeskyttelse, som koster kommunen 30 minutter manuel arbejdstid pr. måned Anlæg Drift

158 Digitaliseringsplanen Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Program 2: Digital administration og sagsbehandling Programmet har fokus på effektiv og korrekt administration og sagsbehandling. Det skal sikre, at sagsbehandlere, administrative medarbejdere og ledere har effektive og sammenhængende redskaber, der understøtter effektiv opgaveløsning og korrekt myndighedsudøvelse. Borgerne skal fortsat opleve korrekt og veldokumenteret sagsbehandling til tiden. Programmet understøtter endvidere visionerne i økonomiaftalen, der påpeger et yderligere potentiale i kommunerne vedr. automatiserede sagsgange. Visionen er, at kernesystemer som kontorløsning, elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) og intranet hænger sammen med fagsystemer og andre digitale løsninger i en samlet redskabskasse. Redskaberne skal gøre den rette viden tilgængelig på rette tid og sted for derved understøtte effektiv og korrekt administration og sagsbehandling. I programmets første fase var fokus rettet mod ESDH, digitalisering af personsager og integration med fagsystemer. I programmets anden fase er fokus rettet mod intranettet, der skal fungere som en portal for de forskellige øvrige systemer og danne basis for videreudviklingen af Frederiksberg Kommune som digital vidensarbejdsplads. I tredje fase rettes blikket mod selve brugergrænsefladen, idet der gennemføres talegenkendelsesprojekter indenfor forskellige sagsområder i Børne- og Ungeområdet og Social-, Sundheds- og Arbejdsområdet. Med Digitaliseringsplanen 2013 rettes fokus mod opfølgning og gevinstrealisering på de meget omfattende projekter, som er gennemført på tværs af administrationen. Som sådan følges anbefalingerne i KL s modenhedsanalyse, der tilsiger, at projektgennemførsel skal følges helt til dørs implementere i bund for at få maksimalt udbytte kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 2: Digital administration og sagsbehandling 15. Opfølgning på ESDH-projekter Hovedtotal Akkumuleret resultat

159 Digitaliseringsplanen Opfølgning på ESDH-projekter Som en opfølgning på de foregående års ESDH-projekter investeres der i et opfølgningsprojekt, som skal sikre, at særligt sagsbehandlere i Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet understøttes optimalt i deres myndighedsudøvelse og servicering af Frederiksbergs borgere. Projektet skal på baggrund af en evaluering af de gennemførte og igangværende ESDH-projekter dels optimere anvendelsen af systemerne, dels tilpasse systemerne for at gøre anvendelsen lettere. Elementer i tilpasningen kan være: - Hurtigt overblik på sager/dokumenter til borgerbetjening og sagsbehandling - Søgning på tværs af esdh og fagsystemer for bedre og hurtigere videndeling - Præsentation af søgning og visning via mobile enheder (smartphones/tablet PC) - Flere integrationer mellem fagsystemer og esdh for enklere arbejdsgange - Personalesager i esdh - Arkivering af kontrakter og aftaler, der ikke er arkiveret i udbudssystemet og med mulighed for opfølgning via adviseringer - Fuld elektronisk sagsbehandling (minimum af papir) - Integration til DUBU, KMD-systemer, SD-løn mv. - Integration til intelligent indbakke og digital post med autosvar - Ingen dobbeltregistreringer automatiske arbejdsgange ud fra definerede regler Investeringer Der afsættes samlet 1,1 mio. kr. til projektledelse, evaluering, optimering af arbejdsgange og systemtilpasninger. Gevinster Projektet skal sikre realisering af gevinster, som allerede er udmøntet i budgettet. Gevinsterne er: - Sparet tid for personale til søgning og fremfinding af sager og dokumenter. - Hurtigere sagsbehandling med større kvalitet, da alle data er til rådighed i et samlet overblik. - Genbrug af data bliver nemmere, da der kan søges parallelt på flere systemer. - Øget kvalitet ved automatiserede regler og afgørelser og mindre tid til registrering/arkivering. - Bedre service overfor eksterne parter via portal overblik der giver mulighed for korrekt henvisning første gang Anlæg Hovedtotal

160 Digitaliseringsplanen Akkumuleret resultat Program 3.1: Digital velfærd børn og unge Børne- og Ungeområdets brugere tilhører generationer, hvor it og digitalisering i høj grad indgår som en naturlig del af hverdagen. It giver forældrene frihed til at vælge hvor og hvornår man vil i kontakt kommunen og dennes institutioner, helt i tråd med Frederiksbergstrategiens målsætning om øget livskvalitet i hverdagen og kommunens Kanal og Servicestrategi. Af samme grund er efterspørgslen på digitale løsninger fra denne målgruppe stor. Forældrene er allerede vant til at kommunikere digitalt med lærerne ved hjælp af ForældreIntra en løsning som anvendes på alle kommunens folkeskoler, de er vant til at skrive deres børn op elektronisk ved hjælp af den elektroniske pladsanvisning. Udbygning af den digitale kommunikation med forældrene rummer samtidig et potentiale for at mindske de administrative opgaver. Brugerne selv, børn og unge, har stor it-kompetence som skal udnyttes og udvikles, ligesom deres kritiske sans og forståelse for fordele og ulemper ved aktiviteter på nettet skal styrkes. Visionen for Børne- og Ungeområdets service til forældrene retter sig mod at imødekomme denne efterspørgsel fra målgruppen, og lade forældrene være drivkraften i udbygningen af løsningerne. Visionen for børn og unge er at gøre dem informationskompetente, så de kan navigere i og drage fordel af de mange muligheder digitaliseringen bringer. Inden for dagtilbudsområdet er der fokus på projekter, som naturligt inddrager it i pædagogikken, som styrker kommunikationen mellem forældre og institution og som effektivt understøtter de administrative arbejdsgange. På skoleområdet vil der være tale om en fortsat udmøntning af Skoleit strategien med særlig fokus på aktiv inddragelse af it i undervisningen, større anvendelse af digitale læremidler, på at flytte undervisningsmiljøerne op i skyen og på at udvikle og implementere it-understøttede forløb der giver læringsmæssig effekt med mindre ressourceforbrug. Familieafdelingen vil fortsat fokusere på implementeringen af DUBU i takt med at modulerne bliver lanceret samt på velfærdsteknologiske løsninger, som frigiver tid hos sagsbehandlerne til bedre sagsbehandling kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 3.1: Digital velfærd: Børn og unge 06. Digital velfærd (undervisning) Digital velfærd (dagtilbud) Bring your own device (skoler) Prioritering af programudbud Hovedtotal

161 Digitaliseringsplanen 2013 Akkumuleret resultat Digital velfærd (undervisning) Projektets formål er at understøtte den naturlige integration af it i undervisningen i overensstemmelse med strategien for skole-it, og at gennemføre en effektivisering på selve undervisningsaktiviteten i forbindelse hermed. Konkret ved at der gennemføres it-understøttede undervisningsaktiviteter på den enkelte skole og evt. på tværs af flere skoler, hvor ressourceforbruget kan reduceres pga. it-inddragelsen. Konkret reduceres der i ressourceudmeldingen til den enkelte skoles undervisningsaktiviteter, således at den enkelte skole i samspil med forvaltningen skal udvikle forløb og aktiviteter. Den endelige udformning heraf udvikles lokalt, men kan fx bestå af: Undervisning på tværs af klasser hvor it understøtter et lavere personaleforbrug. It-færdighedsforløb i indskoling og på mellemtrin hvor elever fra udskolingen er medansvarlige for aktiviteter og læringsprocesser. Fællesforløb på tværs af skoler og ungdomsskole, hvor elever fx en hel dag deltager i itbaserede forløb på ungdomsskolen. Ændringer i prioriteringen ang. åbningstid og aktiviteter i mediecenterregi. Nogle af tiltagene kan medføre behov for ændringer i Styrelsesvedtægten for Folkeskolen. De enkelte skoler forpligtes på at lave konkret beskrivelse af, hvordan effektiviseringen gennemføres således, at der konkret arbejdes med it-understøttet undervisning kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Drift Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Digital velfærd (dagtilbud) Børne- og ungeområdet har i maj 2012 påbegyndt en strategiproces for digitalisering af daginstitutionsområdet med henblik på at identificere en række digitaliserings- og velfærdsprojekter. Strategien lægger sig op af digitaliseringsstrategien for både skoleområdet og kommunen generelt. Den har således en række temaer, som pædagogisk it, administration og ressourcestyring, kommunikation, it-redskaber & infrastruktur og kompetenceudvikling. Strategien forventes klar til politisk godkendelse ultimo Strategien udmønter sig i en række projekter, herunder implementering af et børneintranet, som gennemføres i 2012 og fremefter

162 Digitaliseringsplanen 2013 Velfærdsteknologiske projekter vil også blive omfattet af strategien i det omfang teknologien findes og understøtter serviceydelserne. Der er endnu ikke udarbejdet business cases på de projekter, der skal implementeres på dagtilbudsområdet ud over business casen for et nyt børneintranet. Derfor oprettes der en samlet pulje til digitalisering af undervisningsområdet kaldet Digital velfærd (dagtilbud). Det har nemlig været vigtigt for Børne- og Ungeområdet og især dagtilbudsområdet, at den nytiltrådte dagtilbudschef skulle indgå aktivt i dette arbejde og medvirke til en samlet strategi, som understøtter områdets øvrige indsatser og strategier. Området har dog ikke på nogen måde stået stille, idet man er i gang med at indkøbe et nyt pladsanvisningssystem og et børneintranet til kommunikation mellem forældre og institution. Til hver af de udvalgte projekter vil der blive knyttet separate business cases. Det vil være muligt at implementere projekter, hvor der ikke umiddelbart er de store gevinster at hente vel at mærke, hvis man samtidig finder nogle projekter, der kan levere den tiltænkte effekt kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Drift Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Bring your own device (skoler) Projektets formål er at give elever i folkeskolen mulighed for at deltage i undervisningen via private digitale enheder. Formålet er dels at give større frihed i tilrettelæggelsen af undervisningen samt imødekomme elevernes ønske om at kunne anvende egne devices, dels at nedbringe antallet af kommunalt ejede elev-pc er. Projektet er et led i den vedtagne digitaliseringsstrategi for skolerne på Frederiksberg kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Prioritering af programudbud på skoleområdet I overensstemmelse med strategi for Skole-it gennemføres en prioriteringsøvelse vedr. programudbud på skoleområdet (undervisning og sfo) mhp. at nedbringe udgifterne til licenser og 14 31

163 Digitaliseringsplanen 2013 fokusere på anvendelse og understøttelse af de programmer, som giver mest effekt i fht. elevernes faglige og sociale læring kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Program 3.2: Digital teknik by og miljø For at understøtte målene i Frederiksberg Strategien og Frederiksberg Kommunes Digitaliseringsstrategi har By- og Miljøområdet fokuseret på indførsel af nye digitale løsninger og forbedringer af allerede eksisterende løsninger. Programmet Digital teknik understøtter realiseringen af den effektive og attraktive kommune på teknik og miljøområdet. Kommunens nuværende og fremtidige udfordringer nødvendiggør et øget fokus på optimering af områdets serviceleverancer, hvor digitaliseringen spiller en central rolle i såvel udførelse som planlægning af arbejdet. På det tekniske område er der måske særlig stor interesse for digitalisering og trods den store fokus og de mange erfaringer er der også temaer og opgaver, der ikke har været i fokus og der er således behov for fokuseret fælles indsats på tværs af kommuner for at indhente det potentiale, der er på området. Program 3.2: Digital teknik 02. Min digitale byggesag* Digitalisering af lokalplaner Automatisk offentliggørelse af byggesager DIADEM (digitale ejendomsoplysninger)* 07. Digitalt brandsyn Geokodning GIS, Standardiserede geodata og GISportal* Hovedtotal Akkumuleret resultat * Finansiering af investeringer og afledt drift samt udmøntning af gevinster er indregnet i andre strategiske spor, og er således ikke en del af Digitaliseringsplanens særskilte økonomi 15 31

164 Digitaliseringsplanen Min digitale byggesag Formålet med projektet er at effektivisere den kommunale byggeansøgning og sagsbehandling. Formålet er tillige, gennem digitalisering, at sikre mere ensartet og hurtigere byggeansøgning og byggesagsbehandling i Danmark. Den kommunale ansøgningsløsning udbydes af KOMBIT. På baggrund af erfaringerne i pilotprojektet er formålet at udbyde én digital ansøgningsløsning, som alle kommuner anvender, og som dækker alle sagstyper. Fokus er i første omgang at sikre borgere digital adgang til at søge byggetilladelse, at sikre større grad af ansøgninger og derigennem at sikre hurtigere sagsbehandling. Investeringer Løsningen forventes implementeret i andet halvår På nuværende tidspunkt fremgår nøjagtige investeringsbeløbet ikke. Drift pr. år er dog anslået til kr. og investeringerne er integreret heri og skal betales tilbage over 5 år. Investering i systemtilretninger/snitflader til Frederiksberg Kommunes egne fagsystemer er ikke medregnet i ovenstående investeringer, men anslås til kr. Afledt drift Efter den 5-årige tilbagebetalingsperiode, vil Frederiksberg Kommune licenser til systemet. Udgiften er anslået til kr. årligt. have en årlige udgift til Gevinster Gevinsterne ved Min Digitale Byggesag fremkommer først og fremmest af, at kommunen vil modtage ansøgninger digitalt med rette dokumentation fra begyndelsen. Derved kan sagsbehandleren spare tid i selve ansøgningssituationen, fordi der er færre tvivlsspørgsmål, der skal besvares, og fordi det i mindre omfang vil være nødvendigt at spørge efter supplerende oplysninger. Effektvurderingen for alle kommuner er under udarbejdelse af KOMBIT. Forvaltningens vurdering er, at gevinsten er i omegnen af 50 millioner for alle kommuner. Udregnet på baggrund af befolkningsandel, vil det for Frederiksberg Kommune betyde en mindre udgift på 850 tusind kr. Det skal bemærkes, at på byggesagsområdet dækkes alle udgifter af taksterne, og de må ikke overstige udgifterne. Hvilket betyder, at hvis udgiften falder skal taksterne og dermed indtægtsbudgettet sættes ned og så er der reelt ikke en konkret besparelse f.s.v.a. servicerammen, men borgerne skal betale lavere takster. Investeringen vil således betyde at taksterne kan nedsættes med et beløb svarende til den lavere driftsudgift. Hverken drift eller anlæg, skal medregnes i digitaliseringsplanen, da udgifter og indtægter finansiers over takster

165 Digitaliseringsplanen Digitalisering af lokalplaner Formålet med projektet er dels at understøtte en udvikling af digitale planer i kommunerne. Og dels at sikre, at produktionen af lokalplanerne effektiviseres og kvalitetssikres så meget som muligt. Projektet vil derfor have fokus på to områder: Der skal i fremtiden udarbejdes lokalplaner med færre fejl, og der skal i fremtiden være en mere ressourceeffektiv udnyttelse af kommunale midler, som er afsat til brug for arbejdet med lokalplaner. Endvidere antages det i projektet, at en applikation skal understøtte en bedre anvendelse af lokalplaner i behandlingen af byggesagerne, en lettere oplæring af nye planlæggere, der skal udarbejde lokalplaner og en lettere dialog med bygherre, særligt i de tilfælde, hvor det er dem, der udarbejder udkast til lokalplan. KL har sammen med syv kommuner og Naturstyrelsen i foråret 2011 søgt Fonden for Velfærdsteknologi om midler til at gennemføre projektet. Gives der ikke tilsagn fra Fonden for Velfærdsteknologi, skal der findes anden finansieringskilde. Projektet forventes afsluttet i foråret Gennemførsel af pilotprojektet skal vise potentialet. Status er pt. at det første opstartsmøde afholdes ultimo juni Investeringer KL anslår en investering på 20 mill. i alle kommuner til systemtilretninger, alt efter hvad de forskellige har i dag. Det anslås, at investeringen for Frederiksberg Kommune vil være på omkring kr. Afledt drift Der må påregnes årlige driftsudgifter til licenser til systemet samt i opstartsfasen en engang udgift til etablering af snitfladeløsninger til nuværende fag- og ESDH-systemer. Gevinster Effektvurdering er anslået til 31 årsværk for alle kommunerne, og implementering er planlagt til medio Det vurderes, at der kan effektiviseres 1/3 årsværk svarende til kr. i Dette er under forudsætning af, at KL udruller projektet til alle kommuner efter at pilotprojektet er evalueret positivt, og under forudsætning af at projektet ikke udskydes kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Drift Investeringer Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat

166 Digitaliseringsplanen Automatisk offentliggørelse af byggesager En videreudvikling af byggesagsstyringssystemet som sikrer semiautomatisk offentliggørelse af afsluttede byggesager med hensyntagen til personfølsomme oplysninger. Investeringer Projektet indebærer en engangsudgift (forudsat at minimum 10 kommuner tilslutter sig løsningen ellers er prisen højere) på kr. Dertil kommer udgift til opsætning og installation. Vurderingen af denne udgift er baseret på tidligere projekter: ca kr. Der skal påregnes en periode med oplæring + support. Mandetimer til oplæring vurderes til ca. 25 timer inkl. forberedelse. Support vil det første år være på ca. 1 time ugentlig = 52 timer Afledt drift Vedligeholdelse af systemet vil være en fast årlig udgift (systemopdateringer, serveropdateringer mv.) på kr. Gevinster Det forventes at der vil være en effektiviseringsgevinst ved offentliggørelsen af byggesager i form af tidsbesparelser for personalet, da de ikke i samme omfang skal fremfinde materiale for borgeren som nu bedre selv kan forberede sin sag hjemmefra. Det skal bemærkes, at på byggesagsområdet dækkes alle udgifter af taksterne. Dette gælder også projektet vedr. offentliggørelse af byggesager. Lovgivningsmæssigt må taksterne ikke overstige udgifterne. Det betyder, at taksterne og dermed indtægtsbudgettet skal sættes ned, hvis udgiften falder. Dermed er der ikke en besparelse f.s.v.a. servicerammen. Besparelsen tilfalder borgerne, som får gavn af de lavere takster DIADEM (Digital adgang til oplysninger i forbindelse med ejendomshandel) Det er et mål, at det skal være billigere og lettere at købe, sælge og vedligeholde bolig i Danmark. Den tidligere regering har som led i realiseringen besluttet at tage initiativ til at effektivisere og forenkle adgangen til ejendomsoplysninger i forbindelse med ejendomshandel. Det sker bl.a. gennem nærværende projekt, der har fået arbejdstitel DIADEM. Projektet er startet i Digital adgang til oplysninger i forbindelse med ejendomshandel (DIADEM) målrettes mod brugere og professionelle aktører, herunder ejendomsmæglere, advokater, den finansielle sektor og ejendomsadministratorer. DIADEM vil medvirke til at disse målgrupper kan få minimeret tidsforbruget ved indhentning af ejendomsoplysninger i forbindelse med ejendomshandel samt få forbedret adgang til en række nærmere specificerede offentligretlige ejendomsdata. Kerneopgaven i DIADEM er derfor at gøre ejendomsoplysninger tilgængelige i en rapport, der kan købes one-stopshopping på internettet

167 Digitaliseringsplanen 2013 Dato for implementering af DIADEM-systemet er ultimo Investeringer Rammerne for DIADEM er fastlagt af Finansudvalget i Aktstykke 163, Det er besluttet i Finansudvalget, at investeringen i DIADEM finansieres gennem et gebyr på ca. 300 kr. pr. rapport over en årrække på 8 år. Gebyret opkræves hver gang der indhentes en offentlig, privat eller tilpasset DIADEM-rapport. Gebyret ligger altså under de 400 kr., det i dag er muligt for kommunerne at tage for det kommunale oplysningsskema, som indeholder betydeligt færre oplysninger end en fuld DIADEMrapport. Der ses pt. ingen omkostninger i forbindelse med investeringen. Kommunen må påregne en mindre eller ingen indtjening på det kommunale oplysningsskema. Afledt drift BMO mister en indtægt på om året. Men BMO skal heller ikke længere udføre arbejdet og lønudgiften forsvinder i flere afdelinger. Gevinster Når DIADEM er fuldt implementeret vil dette effektivisere arbejdsgange i de afdelinger, der i dag håndtere det kommunale oplysningsskema. BMO har oplyst at, økonomien i projektet er indregnet i Budget 12 via DUT-sagen i Digitalt Brandsyn Frederiksberg Brandvæsen ønsker fremadrettet at gennemføre brandsyn digitalt, når systemet er færdigudviklet og køreklart pr. 1. januar FKB (Foreningen af Kommunale Beredskabschefer) har indgået samarbejde med DBI (Dansk Brand- og sikringsteknisk Institut) om at udvikle et nyt system til digitale brandsyn. Systemet vil inkludere den samlede arbejdsgang i forbindelse med brandsyn, fra varslingsskrivelse, til hjælpeværktøjer ved gennemførelse, afslutning af rapport og elektronisk fremsendelse på stedet. Endvidere vil systemet omfatte brandsynsdatabase med historik fra tidligere gennemførte syn, det vil være en GIS orienteret tilgang med mulighed for eksempelvis ruteplanlægning, samt fuld integration med kalender og mail. Systemet vil køre som et web baseret system, hvor alle data lagres på en hostet server hos DBI

168 Digitaliseringsplanen 2013 Investeringer Indførelse af systemet vil medføre etableringsomkostninger i form af en kommunelicens på kr ,- (dog kr ,- ved hurtig tilmelding), samt investering i 4 Ipads á ca. kr ,- stk. med adgang til kommunens netværk. Altså en samlet opstartsinvestering på kr ,- Der er ikke umiddelbart forbundet andre udgifter i forbindelse med indførelse af systemet, dog vil der medgå nogle arbejdstimer, da der vil være behov for en kort introduktion til systemet. Afledt drift Årlig licensudgift på Gevinster I dag foregår det sådan, at der skrives et varsel, som sendes enten som brev eller på mail, med 14 dages varsel. På dagen foretages brandsynet ved, at bygningen gennemgås, og bemærkninger noteres på en blok. På kontoret tastes brandsynet ind i en database, hvor der så flettes med et brev, som enten sendes pr. mail eller brev til ejeren. Hvis der skal foretages et opfølgende syn på bygningen, så skrives der til ejeren og der udføres et nyt besøg. Den nuværende arbejdsgang medfører således en del administrativt arbejde i forskellige systemer. Gevinsten ved at indføre systemet er overordnet en optimering af arbejdsgangen. Det vil give mulighed for hurtig adgang til historiske data, godkendte inventaropstillingsplaner, rapporter fra DBI/RMG inspektion på brandtekniske anlæg på adressen. Det vil også være muligt eksempelvis at afslutte brandsynet med at sende brandsynsrapporten til bygningens ejer direkte på mail eller indgå nye aftaler for opfølgende syn, inden stedet forlades. Systemet vil medvirke til at samle de administrative funktioner, som i dag foregår i flere forskellige systemer herunder Beredskab 2000, e-doc og Word. Der er en forventning om, at optimering af sagsbehandlingen kan reducere tidsforbruget med gennemsnitlig en ½ time pr. syn, svarende til ca. 200 timer pr. år svarende til ca. 1/6 årsværk Investeringer Hovedtotal Akkumuleret resultat NB. Af tabellen fremgår kun den økonomi, som vedrører Digitaliseringsplanen. Den øvrige økonomi holdes indenfor By- og Miljøområdet Geokodning af bygninger Et digitaliseringsprojekt der sikrer en datamæssig sammenhæng mellem bygninger i kortet og BBR informationer såsom; offentligt ejerskab, fredninger, anvendelse m.fl. Projektet vil give et mere 20 31

169 Digitaliseringsplanen 2013 præcist og detaljeret forvaltningsgrundlag indenfor bl.a. Digital Bygningssyn, klimatilpasning, byggesagsbehandling. Investeringer Projektet implementeres på eksisterende GIS platform og indeholder derfor kun personalemæssige ressourcer. Afledt drift Der er ingen afledt drift. Gevinster Muliggør GIS analyser på bygningsniveau og skaber derved et bedre beslutningsgrundlag. Desuden er der potentiale vedr. besparelser i en optimeret vedligeholdelse og anvendelse af de offentlige bygninger. Det foreslås på denne baggrund at der hentes en effekt på minimum kr. i 2014 stigende til kr. fra 2015 og frem på FK ejendoms budget vedr. vedligeholdelse Drift Hovedtotal Akkumuleret resultat GIS og Fælleskommunal standardisering på geodataområdet Frederiksberg Kommune har en vedtaget GIS strategi, som bl.a. skal sikre en mere effektiv tilgang til kommunale informationer gennem aktiv brug geografiske data. I GIS strategien følger ligeledes en GIS portal hvorfra alle medarbejdere i kommunen har adgang til opdaterede GIS-data, som er et værktøj til at sikre, at der træffes afgørelser på et ensartet forvaltningsgrundlag. Der er tre tilgange til optimering indenfor GIS. 1. Den direkte besparelse, som bl.a. kan realiseres gennem deltagelse i det fælles kommunale geodata samarbejde, der går ud på at standardisere geodata. Det nationale potentiale er vurderet til 62 millioner kr., når projektet er gennemført og færdigimplementeret i Det skal dog bemærkes at effektvurderingen er beregnet ud fra kommuner, som viser sig ikke at være repræsentative i forhold til Frederiksberg, da deres udgifter til området er højere end gennemsnittet og dermed højere end Frederiksbergs udgifter til GIS. Projektet bør indgå i den næste digitaliseringsstrategi gældende for Optimering af sagsbehandling. BMO vurderer, at forvaltningen kan optimere sagsbehandlingen på en række områder ved at anvende GIS - værktøjer til at understøtte sagsbehandlingen. Det foreslås derfor, at It-afdelingen sammen med BMO undersøger nærmere potentiale i forhold til GISunderstøttet sagsbehandling

170 Digitaliseringsplanen Indirekte besparelse BMO vurderer, at der kan optimeres på vores serviceydelser ved, at vi bliver mere træfsikre i vores beslutninger om f.eks. kapacitetsudnyttelse af daginstitutioner og plejehjem, når vi ved brug af GIS værktøjer kan forholde os til placeringen i forhold til befolkningssammensætningen, eller i vores beslutning om, hvor der skal være biblioteker set i forhold til udlån. I BMO anvendes brugen af GIS, som analyseværktøj koblet til Frederiksberg Kommunes effektstyring omkring veje- og parker og en udmøntning sker i dette spor. Det foreslås derfor, at It-afdelingen sammen med BMO undersøger nærmere potentiale i forhold til at anvende GIS, som beslutningsunderstøttende værktøj. Program 3.4: Digital velfærd social, sundhed og arbejdsmarked Udfordringer forbundet med fastholdelse af et højt serviceniveau indenfor kerneydelserne samtidig med en stigende efterspørgsel efter arbejdskraft betyder, at der i stigende grad sættes fokus på velfærdsteknologi. Der er med økonomiaftalen for 2013 sat ekstra fokus på velfærdsteknologi, som en måde at modernisere den offentlige sektor på, ligesom det indgår som del af KLs digitaliseringsplan. Fra 2014 skal der, som en del af økonomiforhandlingerne indgå en egentlig plan for, hvorledes kommunerne fremover skal anvende velfærdsteknologi. Dette stiller krav til, at også Frederiksberg Kommune har fokus på digitalisering af ydelsesområderne og dermed anvendelse af velfærdsteknologi. Velfærdsteknologi skal imidlertid ikke i sig selv opfattes som en målsætning, men skal indgå som grundlaget for at kunne realisere de visioner, der er opstillet i bl.a. Frederiksberg Kommunes sundhedspolitik, ældrepolitik samt realisering af sektorplaner. Indenfor sundhedsområdet er der i stigende grad fokus på telemedicin, der dels kan understøtte borgerens indflydelse på egen situation, og dels kan sikre et øget tværsektorielt samarbejde som fundament for det lokale sundhedsvæsen. På ældreområdet er der en målsætning om øget selvhjulpenhed og tryghed. Velfærdsteknologi kan f.eks. på ældreområdet anvendes til genoptræning og rehabilitering samt øge trygheden hos udsatte ældre. Ligeledes kan der frigøres ressourcer ved selvkørende støvsugere som samtidig giver den ældre en øget frihed og medbestemmelse i forhold til rengøring. Indenfor modernisering af plejehjem og institutioner arbejdes der med teknologier, der kan understøtte den enkelte borgers situation bedst muligt kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 3.4: Digital velfærd: Social-, sundheds- og arbejdsmarked 06. Selvkørende støvsugere (borgere) Fælles medicinkort (FMK) Hovedtotal*

171 Digitaliseringsplanen kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Akkumuleret resultat * Udover den ovenfor beskrevne effekt af selvkørende støvsugere, 0,5 mio. kr. indregnet i kapitaliseringen af frivillighed Selvkørende støvsugere (borgere) Støvsugning i borgerens eget bolig er en arbejdsopgave, som medarbejdere typisk foretager flere gange om måneden. Der er tale om en tidskrævende og fysisk belastende opgave. I de fleste tilfælde bliver der typisk støvsuget hver 14. dag. Et pilotprojekt i Frederiksberg Kommune har vist, at 75 pct. af borgerne foretrak den selvkørende støvsuger frem for manuel støvsugning. Samtidig blev arbejdsmiljøet forbedret, ved at ensartede manuelle bevægelser blev udfaset. Erfaringer fra andre kommuner, blandt andet Odense Kommune, viser, at indførelse af selvkørende støvsugere kan bidrage til at højne rengøringsstandarden, idet borgeren får frihed til at vælge, hvor ofte der skal støvsuges Generelle forudsætninger for gevinstrealisering Der er udarbejdet en detaljeret beskrivelse af gennemførelsen. Den fremgår af budgetmaterialet vedr. SOU-udvalget (SOU 30: Fleksibilitet i rengøringen selvkørende støvsugere). I hovedtræk forventes ca borgere at blive omfattet efter en grundig vejledning/introduktion, svarende til ca. 60% af de borgere, der i dag er visiteret til støvsugning. Det kan være funktionsevne, boligforhold eller helbred der betinger, at det ikke er muligt at visitere den mere fleksible støvsugning til konkrete borgere. Det er også økonomisk forudsat, at en række borgere vil være berettigede til et kommunalt tilskud til indkøbet, jf. Ankestyrelsens afgørelse fra marts 2012 om kommunernes mulighed for at kommunens levering af rengøringsydelse baseres på, at borgeren selv anskaffer sig en robotstøvsuger, såfremt det ud fra en individuel vurdering skønnes, at borgeren selv kan varetage opgaven. Gevistopgørelse Et vigtigt element i den nuværende leverance af kommunens rengøringsydelser er den ældre borgers mulighed for social kontakt og dialog med de udførende medarbejdere. For fortsat at understøtte dette etableres et partnerskab med en eller flere frivillige organisationer med det formål dels at tilbyde fortsat social kontakt, dels konkret at kunne hjælpe med brug af selvkørende støvsugere mv. Til etablering og fastholdelse af partnerskaber med frivillige organisationer afsættes 0,5 mio. kr. samtidig med, at en del af effektiviseringen (netto 0,5 mio.kr. efter udgiften til etablering af partnerskaber) indregnes i den effektiviseringspulje vedr. frivillighed, der er indarbejdet fra og med budget Et sådant partnerskab vil have en række positive afledte 23 31

172 Digitaliseringsplanen 2013 effekter i form af styrket social sammenhængskraft, større samspil ml. kommune og civilsamfund mv., og ligger derfor indenfor rammerne af kommunens arbejde med ny frivillighedsstrategi kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Drift Mindreudgifter Hovedtotal* Akkumuleret resultat * Udover den ovenfor beskrevne effekt af selvkørende støvsugere, 0,5 mio. kr. indregnet i kapitaliseringen af frivillighed Fælles medicinkort (FMK) En besparelse som følge af det fælles medicinkort indgik allerede i budget Projektet er imidlertid blevet forsinket af, at staten ikke har leveret den sikkerhedsløsning, som staten stillede som krav i forbindelse med kommunernes integration til det fælles medicinkort, og på den baggrund blev besparelsen nulstillet ved tillægsbevilling for 2012 og frem af kommunalbestyrelsen den 14. maj. Staten forventer, at det fælles medicinkort kan implementeres i kommunerne fra slutningen af 2013, og projektet indgår derfor i digitaliseringsplanen. Den forventede effektvisering vil afhænge af implementeringstidspunkt samt omkostninger, der vil komme i forbindelse med anvendelse af medarbejderdigital signatur til håndholdt it-udstyr. Begge dele er ukendte. Kommunen anvender i høj grad elektronisk receptfornyelse, hvorfor effekten ved det fælles medicinkort primært vedrører reduktion af fejl for patienter i behandling med mange præparater samt tidsbesparelse i forbindelse med vedligeholdelse og dokumentation af medicinoplysninger. På baggrund af de ukendte parametre foreslås det, at projektet indgår i digitaliseringsplanen fra 2014 og frem kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat

173 Digitaliseringsplanen 2013 Program 4: Digital koncernstyring Programmet har fokus på it-understøttelse af økonomistyring, personaleadministration og ledelsesinformation. Programmet skal understøtte kommunens politiske og administrative ledelse i arbejdet med fortsat at levere ydelser til borgerne af høj kvalitet for færrest muligt penge. Ledelsesinformation er en vigtig del af dette tema, idet kommunerne også i de kommende år er et betydeligt økonomisk pres og bliver mødt af statslige krav om intensiveret økonomistyring, effektiviseringer og omprioritering. Øget information af højere kvalitet giver ledelsen bedre mulighed for at navigere strategisk i dette terræn. Visionen er, at Frederiksberg Kommune har sammenhængende koncernsystemer, som på sigt kan integreres med øvrige fagsystemer, hvor det findes relevant. Den første fase af programmet blev udmøntet i nye økonomi- og lønsystemer, mens anden fase af programmet har fokus på indførsel af et tværgående ledelsesinformationssystem for hele kommunen. I Digitaliseringsplanen 2013 indgår ikke nye projekter. Der er i stedet fokus på opfølgning og gevinstrealisering samt identifikation af fremtidige potentialer. Ressourceforbruget forbundet med dette indgår primært i budgettet for afdelingen Udvikling og dokumentation. Program 5: It-arkitektur og drift Frederiksberg Kommune skal have en sikker og effektiv it-drift og være blandt de bedste til at skabe værdi og få succes med digitaliseringsprojekterne. Visionen blev senest formuleret i 2010 i digitaliseringsstartegien og Frederiksberg Kommune er kommet rigtig langt i arbejdet hen mod visionen. Frederiksberg Kommune har en solid, stabil og sikker infrastruktur og mange digitaliseringsprojekter er blevet gennemført og flere projekter er i planlægnings- og gennemførelsesfasen. Frederiksberg Kommune har et solidt fundament kommunen kan bygge videre på. Frederiksberg Kommune er nu i stand til proaktivt at kunne håndtere mange af de muligheder som teknologien og brugerne har gjort mulige. De seneste par år har særligt en tendens været på kraftig fremmarch. Det er muligheden for tilgængelighed og for at kunne tilgå informationer uanset tid, sted og it-udstyr, særligt på skolerne. Tendensen er på mange områder allerede blevet en central del af mange danskeres hverdag og en stigende forventning om og krav til, at det også skal gælde på arbejdspladsen og i borgerens kontakt til det offentlige er uomgængeligt. De mange teknologiske muligheder og borgernes og medarbejderes forventninger og krav om mobilitet og tilgængelighed medfører et markant øget fokus på kommunens it-arkitektur. Samtidig 25 31

174 Digitaliseringsplanen 2013 er der i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og i Regeringen og KL s aftale om kommunernes økonomi for 2013 lagt op til øget brug af fælles it-løsninger, genbrug af data og tilgængeliggørelse af offentlige data. Dertil har KL særligt fokus på at it-arkitekturen på skoleområdet skal optimeres, således af digitale redskaber kan understøtte læring i folkeskolerne. Kommunens it-arkitektur skal kunne håndtere de aktuelle krav og samtidig optimeres til at kunne håndtere de endnu ukendte udfordringer, der ligger lige om hjørnet kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 5: It-arkitektur og drift 07. Optimeret it-arkitektur Strategi for den moderne it-arbejdsplads Hovedtotal Akkumuleret resultat Optimeret it-arkitektur For at realisere projekter indenfor områderne grunddata og konkurrence på it-markedet samt itunderstøttet undervisning på skoleområdet, som indgår i Økonomiaftalen 2013 og for at optimere kommunens it-arkitektur og drift generelt afsættes der en pulje til optimeret it-arkitektur. Investeringerne skal dække projektledelse, analyse og anskaffelse af nye løsninger. Analysen skal afdække, hvor investeringer i it-arkitektur vil give størst muligt afkast. Umiddelbart rettes fokus mod brugeradministration (Identity Management), vedligeholdelse af databaser (fx autoriseret personale- og organisationsstruktur), it-konsulentydelser, it-anskaffelser og systemporteføljen og fokus på tilgængelighed på skoleområdet kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Drift Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Strategi for den moderne it-arbejdsplads For at håndtere udfordringen og medarbejdernes ønske om stigende mobilitet og det tilhørende stigende antal mobile enheder (smartphones, tablets, bærbare pc er m.v.) skal der udarbejdes og implementeres en strategi for området

175 Digitaliseringsplanen 2013 Strategien vil samtidig sigte mod at reducere udgifter til indkøb og drift af pc ere, idét medarbejdere som udgangspunkt får stillet én pc til rådighed. Eksempler på elementer, der kan indgå i strategien: Markant reduktion i antallet af stationære telefoner, der erstattes af mobiltelefoner Én telefon pr. medarbejder. Som udgangspunkt en mobiltelefon Én pc pr. medarbejder Markant reduktion af ADSL-forbindelser til hjemmearbejdspladser til fordel for mobilt bredbånd. Anskaffelse, implementering og drift af Mobile Device Management software (MDM) til opsætte, vedligeholde samt sikre data og information på medarbejdernes telefoner og tablets. Reducerede udgifter til telefoncentral Indkøb af smartphones og tablets med mindre hukommelse og ikke nødvendigvis nyeste version Vurdering af effekten og muligheden for at give mulighed for at anvende private enheder i arbejdsøjemed. Et såkaldt bring-your-own-device -koncept. Generelle forudsætninger for gevinstrealisering Nedenstående forudsætninger tager udgangspunkt i de elementer af strategien, der ikke kræver større forudgående analyser og kan implementeres umiddelbart efter en eventuel beslutning om at gennemføre projektet. 80% reduktion af ADSL til hjemmearbejdspladser (pt. ca. 200 stk. af 2.880,- pr. år) til fordel for mobile bredbåndsabonnementer Mobilbredbåndsabonnement: 54,- pr. måned i 2012 og 35,- pr. måned for 2013ff Reducerede udgifter til telefoncentral estimeres til % af brugere, der i dag har mere end én pc, fremover får én pc og at pc er uden brugere reduceres med 10% o En pc koster i gennemsnit 5.000,- og afskrives over 3,5 år o Fordelingen mellem bærbare- og stationære pc er er i dag 50/ aktive mobilabonnementer Investeringer De primære investeringer i projektet er udgifter til informationsindhentning. Afledt drift De afledte driftsudgifter består af: 1) Licenser til MDM-software 20,- pr. måned pr. abonnement

176 Digitaliseringsplanen 2013 Gevinster Strategiens fokus er at få defineret en moderne og fremtidssikret it-arbejdsplads, der kan imødekomme et stigende ønske om mobilitet, tilgængelighed og fleksibilitet. Mindreudgifter knytter sig til pc-indkøb og tilhørende afskrivninger, telefoncentral og internetopkobling til hjemmearbejdsplads. Implementeringen af et MDM-system vil øge sikkerheden på mobile enheder (telefoner og tablets) væsentligt og antallet af bortkomne mobile enheder forventes at falde. Nogle brugere vil muligvis opleve det som en kvalitetsforringelse at antallet af pc ere reduceres. Strategiens organisatoriske forankring forudsætter derfor solid opbakning fra ledelsen på alle niveauer kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Drift Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling Programmet har fokus på understøttelse af projektgennemførsel, gevinstrealisering og forberedelse af organisationen til ambitiøse projekter på velfærdsområderne. Det kræver forandringer af kultur, arbejdsgange, kompetencer og organisation, hvis digitaliseringsplanen fortsat skal have succes. Disse forandringer kræver ledelse samt organisations- og kompetenceudvikling. Visionen er, at Frederiksbergs borgere oplever fortsat udvikling og modernisering af serviceleverancer uden, at det bliver dyrere og uden, at den oplevede kvalitet bliver dårligere. For at realisere visionen er der i de foregående år opbygget en projekt- og it-organisation omkring Digitaliseringsplanen, og der er investeret i projektledelse til projektgennemførsel. I tråd med KL s analyse af digital modenhed i kommunerne er der stadig på Frederiksberg et stort potentiale for yderligere gevinstrealisering, hvis der investeres i forandrings- og projektledelse. Digitaliseringsplanen 2013 har fokus på ledelsesudvikling og videreudvikling af projektstyringsværktøjer for at klæde lederne bedre på til at realisere digitaliseringsstrategien i en tid, hvor ressourcerne er knappe kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift 28 31

177 Digitaliseringsplanen kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling 01. Digital ledelse Optimeret projektledelse Hovedtotal Akkumuleret resultat Digital ledelse Digital ledelse handler om den ledelsesmæssige evne til at omsætte digitaliseringsplanen effekter i organisatoriske og opgavemæssige handlinger som sikrer at effekten opnås og fastholdes. Sekundært handler digital ledelse om at skabe det kompetencemæssige grundlag for at kommunens ledere fremadrettet kan identificere digitale optimeringsmuligheder i forhold til organisering og udførelse af arbejdet i kommunens afdelinger og institutioner. Indsatsen vil derfor handle dels om at skabe styrings- og faciliteringsværktøjer som sætter lederne i stand til mere effektivt end nu at implementere digitale løsninger organisatorisk, og dels om at kompetenceudvikle hele ledelseslaget til at tænke langt mere i digital forandringsledelse. Konkret betyder det, at der skal laves en metodik for, hvordan man leder sine medarbejdere i Frederiksberg Kommune m.h.p. at få mest mulig gevinst ud af de digitale indsatser vi investerer i. I metodikken kan der fx være fokus på LEAN metoder, hvor løbende styring og opfølgning på smarte arbejdsgange er i fokus. Med indførelse af talegenkendelse, digital post, nyt intranet m.v. findes en række praksisser som skal udføres og følges nøje, såfremt effekterne skal hentes. Det er således afgørende at ledelsen på forskellige niveauer prioriterer at praksis følges m.v. Det skal endvidere undersøges om målopfølgning i den enkelte leders kontrakt i forhold til digitalisering kan være hensigtsmæssig. Dette skal ske i samarbejde med HR afdelingen kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat Optimeret projektledelse Projektet er et udviklingssprojekt på det i 2012 implementerede projektstyringsværktøj, ProjectFlow

178 Digitaliseringsplanen 2013 Vi har i første omgang udelukkende implementeret basisdelen af ProjectFlow, men i ProjectFlow er der især tre moduler, som med fordel vil kunne implementeres, hvis man vil optimere porjektledelsen i kommunen. Disse moduler er: Ressourcestyring Tidsregistrering Økonomistyring Projektlederen kommer ofte til at være ansvarlig for at holde de aftalte rammer, og derfor er det vigtigt, at det er nemt og overskueligt at opstille ressourcekravene korrekt. Ledelsen skal træffe beslutninger, ofte på et ufuldstændigt grundlag, om diverse tiltag, så her er det vigtigt, at man kan holde de forskellige projekter op imod hinanden for at opnå den optimale sammensætning af projektporteføljen. Ved vurdering af fremdrift, enten for et enkelt projekt eller for porteføljen, er det vigtigt at kunne sammenholde udbytte realiseringen med ressourcetrækket (fx realiseret økonomi præsenteret sammen med fremdriften). Herved bliver det nemmere at beslutte, hvordan projektporteføljen fremadrettet skal sammensættes kr., 12-pl Anlæg Drift Drift Drift Anlæg Mindreudgifter Hovedtotal Akkumuleret resultat

179 Digitaliseringsplanen 2013 Økonomiske oversigter Med Digitaliseringsplanen 2013 investeres der i ,2 mio. kr. i en række projekter på tværs af forvaltningen. Fra 2014 vil investeringerne give afkast, og i 2015 vil investeringerne være tilbagebetalt. Oversigtstabel for Digitaliseringsplanen 2013 mio. kr., 12-pl Investeringsopgørelse 13, Driftsopgørelse 1,9 3,3 3,1 3,1 Mindreudgifter -1,9-8,6-13,3-13,5 Årligt resultat 13,2-5,4-10,1-10,4 Akkumuleret resultat 13,2 7,9-2,3-12,7 Investeringsmidlerne i Digitaliseringsplanen 2013 fordeler sig på seks programmer. Heraf ligger programmerne 1, 2, 5 og 6 indenfor det administrative område, mens programmerne 3.1 og 3.4 vedrører velfærdsområderne, og 3.2 vedrører det tekniske område. Udover rammerne for de enkelte programmer er der afsat en implementeringsbuffer på 1,5 mio. kr. i Denne vil indgå i sagen om anlægsbevilling af projekterne, som forelægges Kommunalbestyrelsen omkring årsskiftet. Bufferen er afsat for på tværs af programmerne at kunne imødegå den usikkerhed, der ligger i den nuværende investeringsplan. Programoversigt mio. kr., 12-pl Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice 1,2-0,3-0,6-0,6 Program 2: Digital administration og sagsbehandling 1,1 0,0 0,0 0,0 Program 3.1: Digital velfærd: Børn og unge 5,5-2,4-4,0-4,3 Program 3.2: Digital teknik 0,3-0,4-0,6-0,6 Program 3.4: Digital velfærd: Social-, sundheds- og 0,5-2,5-2,5-2,5 arbejdsmarked Program 5: It-arkitektur og -drift 3,4-0,9-1,8-1,8 Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling 1,3-0,3-0,7-0,7 Implementeringsbuffer 0,0 1,5 0,0 0,0 Hovedtotal 13,2-5,4-10,1-10,

180 Effektiviseringsforslag Nr. 60 Indkøb, konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse Udvalg: Alle Økonomi 1.000kr. (2013 p/l) =budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV= I+II: Sum/Netto = effekt (Drift) Personalemæssige konsekvenser, årsværk:???? *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Beskrivelse Effektiviseringsforslaget følger op på Handlingsplan for udbud , med en ny Handlingsplan for Udbud, konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse. Handlingsplanen referer fortsat til det samlede måltal fra 2011-planen, dog således at der er justeret for effekter mellem de tre forskellige indsatser (indkøb, konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse) ligesom det samlede måltal er justeret. For en uddybning se bilag. Bilag 1: Handlingsplan for Udbud, konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse. Bilag 2: Oversigt over Handlingsplan for Bilag 3: Udbudsstrategi, veje og parker. Bilag 4: Bærende principper, bilag til Udbudsstrategi, veje og parker. Sammenhæng med andre forslag: Ingen

181 Notat til budgetforhandlingerne B2013 Brevdato: Sagsbeh: Konkurrenceudsættelse af opgaver vedrørende drift og vedligeholdelse af veje og parker Dokumentnr.: By- og Miljøområdet Baggrund Som opfølgning på sag for Magistraten den 12. marts 2012 vedr. konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver fremlægger forvaltningen strategi og plan for konkurrenceudsættelse af forretningsmæssigt forsvarlige dele af opgaver vedrørende pasning af grønne områder samt ren- og vedligeholdelse af veje og stier (jf. udbudsplan ). Strategien er baseret på en ny model for konkurrenceudsættelse og har som formål at skabe effektiviseringer ved at udvikle opgaveløsningen, organiseringen og kulturen igennem partnerskaber med private aktører. I fremstillingen indgår forslag til principper for, hvordan konkurrenceudsættelse på området for veje og parker kan gennemføres fremover, samt en konkret udbudsplan for området med forventede effektiviseringer. Udbudsplanen tager afsæt i den aktuelle opgaveportefølje, og udgør en delmængde af kommunens overordnede Udbudsplan, som i forbindelse med udarbejdelse af oplæg til B2013(16) er revideret, idet der for hvert udbudsprojekt er estimeret en effekt. By- og Miljøområdet har gennemgået organisering og omkostningsstruktur vedr. driften af veje og parker med henblik på at fastlægge, hvordan effektiviseringer kan opnås på området, herunder hvilke opgaver, der med størst effekt kan konkurrenceudsættes, samt hvilken form for konkurrenceudsættelse, der vil være mest fordelagtig. I forløbet har forvaltningen indhentet erfaringer fra en række kommuner, bl.a. Herning, Odense og Aalborg, hvor man har justeret organisering og principper for konkurrenceudsættelse i en videreudvikling af den traditionelle BUMmodel, samt vurderet markedspotentialet på området i samarbejde med en ekstern konsulent. Overblik Opgaveløsningen på området har i mere end 10 år været organiseret i en BUM-model (Bestiller- Udfører-Modtager), og har indenfor disse rammer effektiviseret løbende. I årene gennemførtes udbud for at afprøve konkurrencedygtigheden i kommunens egen driftsorganisation, og kontraktbeløbene mellem bestiller og udfører er nedskrevet fra i alt 64 mio. kr. i 2009 til 55 mio. kr. i 2012 (justeret for overtagelsen af kirkegårdsdriften i 2010 og vinterberedskabskontrakten). Dette sammenholdt med erfaringer fra konkurrenceudsættelser i andre kommuner og en vurdering af markedspotentialet tyder på, at der kun er marginale økonomiske gevinster ved at fortsætte med en traditionel udbudsstrategi i BUM-regi. 1

182 På den baggrund foreslår By- og Miljøområdet en alternativ struktur, hvor effektiviseringspotentialet fremkommer ved at: - Indgå samarbejder/partnerskaber med private entreprenører for at udvikle den kommunale opgaveløsning i fællesskab. - Lade private entreprenører konkurrere om retten til at indgå disse partnerskaber gennem udbud af opgaver, der udvælges strategisk med henblik på størst effekt og med fokus på at opretholde og udvikle høj effektivitet i kommunens egen drift - Have fokus på effekten hos borgeren, og bruge effektstyring som måle- og dialogværktøj. - Styrke en sammenhængende organisering mellem bestiller og udfører. Strategisk valg af konkurrenceudsættelse Med den foreslåede model bruges konkurrenceudsættelse af opgaver som et strategisk værktøj til at indgå partnerskaber med private virksomheder for at samarbejde om opgaveudvikling. Målet er at supplere en evt. effektiviseringsgevinst på selve udbuddet ved at dyrke det effektiviseringspotentiale, der ligger i at kommunen egen driftsorganisation løbende kan spejle sig i den private partner, og vice versa, og derigennem udvikle opgaveløsningen, organiseringen og kulturen. Bilag 2 illustrerer proces og effektiviseringspotentialer ved henholdsvis den traditionelle og den nye udbudsproces. Konkurrenceudsættelse sker på strategisk udvalgte opgaver, hvor private aktører tilvælges med det formål at fremme videndeling, læring og nytænkning i forhold til driftsopgaver, som FGV også selv løser, samt som ekstra ressource i forhold til sæsonudfordringer og spidsbelastninger, hvor private virksomheder har bedre muligheder for at etablere en bredere opgaveportefølje. Den private leverandør forpligtes til at indgå i dialog om, hvordan innovationspotentialet i den samlede opgaveportefølje bedst udfoldes. Det kan f.eks. være ved fastlagt rotation af opgaver hos den private leverandør, eller ved at udnytte respektive spidskompetencer, særlige maskiner mv. En samarbejdsaftale kan også omfatte, at ressourcer roterer efter en fast aftale med henblik på onthe-job -udvikling og sparring. Ved at udbyde opgaver med henblik på at udvikle den samlede opgaveløsning bevares fordelene ved egenproduktion i form af forsyningssikkerhed, sikring mod konjunkturudsving (prisstigninger som følge af et monopoliseret privat marked) samt faglige kompetencer og lokalkendskab (som sikrer gode bestiller/indkøbsfunktion), kombineret med fordelene ved konkurrenceudsættelse i form af benchmarking og best practice input udefra til udvikling af opgaven. Benchmarking på de kommunale opgaver sker ved den løbende dialog og erfaringsudveksling om opgaverne mellem den offentlige (FGV/V&P) og den private opgaveløser, som beskrevet under organisering. Der tages højde for, at den opgavepakke, der konkurrenceudsættes, har et volumen og sammenhæng, der gør det attraktivt for en privat virksomhed at byde. FGV byder ikke på opgaver i udbud, da hensigten er at få en privat samarbejdspartner. Dette er en ændring i forhold til den af 2

183 kommunalbestyrelsen fastlagte praksis for, at der i forbindelse med konkurrenceudsættelse af egne opgaver typisk skal udarbejdes et kommunalt kontrolbud. Dog skal det sikres, at udbuddet ikke ender med at blive en dyrere løsning for kommunen. Derfor skal der altid udarbejdes en kontrolberegning på udbudsmaterialet, der på denne måde udgør et grundlag for at vurdere de eksterne tilbud. Hvis det/de private bud således ikke matcher kontrolberegningen, da fastholdes opgaven in-house. Det er centralt, at konkurrenceudsættelsen sker forretningsmæssigt forsvarligt, det vil sige uden at de opgaver, der fastholdes i kommunen (i regi af FGV) bliver dyrere ved at der tabes væsentlige synergifordele eller ved at opgavemængden bliver for lille til at kunne oppebære de faste omkostninger. Hvis mængden af driftsopgaver i den tilbageblivende del af virksomheden bliver for lille til at oppebære de faste omkostninger til støttefunktioner mv., er konsekvensen, at timeprisen ikke er konkurrencedygtig og virksomheden ikke overordnet er rentabel. Opgaveporteføljen indenfor området kan illustreres med nedenstående figur. Snittet mellem opgaver hos private virksomheder og opgaver hos FGV (den røde linje) afgøres på den ene side af behovet for at sikre et fagligt miljø og opretholde en konkurrencedygtig timepris på FGVs øvrige ydelser (idet de faste udgifter er uændrede for den tilbageblivende del af virksomheden). På den anden side skal udbuddets størrelse være forretningsmæssigt interessant, og det skal være meningsfuldt at erfaringsudveksle om opgaverne mellem FGV og den private aktør. For at sikre en konkurrencedygtig timepris hos den tilbageblivende del af virksomheden arbejdes fortsat på at reducere i de generelle overheadudgifter for hele virksomheden. Opgaver til udbud 3