ekstraordinært afdelingsmøde

Transkript

1 Referat af torsdag den 17. september 2015 kl Lyngby Stadion, Restauranten, 2800 Kgs. Lyngby 1. Velkomst Formand for afdelingsbestyrelsen Claus Dahl bød velkommen til de fremmødte beboere fra i alt 74 boliger. Fra afdelingsbestyrelsen deltog ud over Claus Dahl også kasserer Bodil Madsen og medlem Jacobine Jørgensen, og selskabsbestyrelsen var repræsenteret ved næstformand Frank Lundemann Jensen og Erik Madsen, begge fra A-afdelingerne. For ejendomskontoret deltog ejendomsleder Tommy Høj Jensen og fra DAB forvaltningskonsulent Tormod Ousager og Mathilde Buch. Claus Dahl præsenterede fra Bluepark Danmark ApS, adm. direktør Nikolaj Florentz Mackowski og salgs- og marketingdirektør René Pedersen. Herefter beskrev han mødets formål: a) Information om parkeringsforhold i samarbejde med BluePark Danmark ApS b) Forslag om ændring af husordenens punkt 12 om parkering 2. Valg af dirigent Claus Dahl foreslog på afdelingsbestyrelsens vegne Tormod Ousager fra DAB som dirigent. Han valgtes uden andre kandidater og takkede for valget. Herefter gennemgik han dagsordenen og konstaterede, at det ekstraordinære afdelingsmøde var indkaldt i overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og dermed beslutningsdygtigt. En beboer spurgte, om der senere på mødet ville være mulighed for, at hun kunne stille et forslag, som hun forud for mødet havde sendt til afdelingsbestyrelsen. 1

2 Til dette svarede dirigenten, at på det ekstraordinære afdelingsmøde ville kun kunne behandles de forslag, som fremgik af indkaldelsen, og at eventuelle yderligere forslag måtte henvises til det kommende ordinære afdelingsmøde. 3. Valg af referent Dirigenten oplyste, at afdelingsbestyrelsen foreslog Mathilde Buch som referent. Ingen andre kandidater meldte sig, og hun var dermed valgt. 4. Orientering om parkeringsordning Dirigenten gav ordet til administrerende direktør i Bluepark Danmark ApS, Nikolaj Florentz Mackowski. Nikolaj Florentz Mackowski beskrev de regler, som fra søndag den 20. september kl ville gælde ved parkering i Carlshøj B i henhold til skiltning samt det fremsendte beboerbrev af 26. august 2015, der tillige var omdelt sammen med indkaldelsen. Han redegjorde for følgende regler og emner: Placering af parkeringstilladelse Det gælder, at parkeringstilladelsen kan placeres i forrudens øverste hjørne i førersiden forrudens øverste hjørne i passagersiden forrudens nederste hjørne i førersiden forrudens nederste hjørne i passagersiden Tilladelsen vil medføre parkeringsafgift, hvis den ikke er placeret korrekt, fx hvis tilladelsen er placeret med bagsiden op tilladelsen er placeret i sideruderne tilladelsen er placeret på et af bilens sæder Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at reglerne er af hensyn til parkeringsvagten ved sne- og frostvejr. Gæstetilladelse Her gælder, at gæstetilladelsen skal placeres efter samme regler som den almindelige parkeringstilladelse. Gæstetilladelsen skal udfyldes med ugedag, dato og starttidspunkt, hvorefter den er gyldig i 24 timer. 2

3 Nikolaj Florentz Mackowski beskrev, at blanketter til gæstetilladelser fremadrettet kan afhentes på ejendomskontoret. Han anbefalede beboerne at hente tilladelser, så de kan have nogle liggende klar i boligen. Afdelingsbestyrelsen har i første omgang bestilt 10 tilladelser til hver bolig. Ejendomsleder Tommy Høj Jensen forklarede, at beboerne får mulighed for at benytte en bestillingsslip, som kan lægges i ejendomskontorets postkasse. Herefter vil ejendomskontoret aflevere gæstetilladelserne i beboerens postkasse. Hertil er der bestilt plastlommer, så tilladelserne ikke bliver ødelagt. Flyttekort Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at beboere i forbindelse med flytning kan bruge et flyttekort. Det giver beboeren mulighed for at parkere uhensigtsmæssigt i op til 24 timer. Flyttekortet skal udfyldes på samme vis som gæstetilladelsen. P-skive Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at reglerne for brug af p-skive er de samme for henholdsvis offentlig og privat parkering. P-skiven skal stilles frem til det nærmeste kvarter. Pilen skal placeres ovenpå stregen for det gældende kvarter og ikke imellem to streger. Han beskrev, at bilister uden tilladelse kan holde på parkeringspladserne ved Carlshøj B i 30 minutter ved korrekt brug af p-skive. Parkering i bås Nikolaj Florentz Mackowski beskrev reglerne for parkering i bås. Det er lovligt at parkere oven på stregerne, således at indersiden af dækket ikke overskrider indersiden af stregen. Overskridelse af stregen medfører afgift. Standsning uden for de afmærkede båse er tilladt i op til tre minutter. Havariblink Nikolaj Florentz Mackowski oplyste, at det ikke vil være tilladt at parkere uhensigtsmæssigt med havariblinket slået til. Med udgangspunkt i færdselsloven vil en sådan parkering i mere end fem minutter medføre parkeringsafgift. 3

4 Spørgsmål til orienteringen Herefter havde beboerne mulighed for at stille spørgsmål, og der fremkom følgende spørgsmål og svar: Holder ejendomskontoret særligt åbent i de næste par dage, så beboerne har mulighed for at afhente gæstetilladelser? Hertil svarede Tommy Høj Jensen nej, men at beboerne til mødet kunne få udleveret gæstetilladelser hos ham. Derudover ville der blive lagt fem gæstetilladelser i hver beboerpostkasse den følgende dag, den 18. september Bliver det muligt at bestille gæstetilladelser over mail? Tommy Høj Jensen svarede bekræftende hertil. Hvad skal man gøre med ubrugte gæstetilladelser? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at disse kan blive smidt ud. Hertil uddybede han, at den enkelte beboer ikke behøver at skrive sit eget navn på gæstetilladelsen, eftersom parkeringsvagterne vil fokusere på stemplet fra ejendomskontoret. Er løsningen med papir ikke lidt gammeldags? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at papir foretrækkes for at undgå misbrug. Papirløsningen er besværlig ved besøg af mange gæster. Nikolaj Florentz Mackowski forslog beboeren at gå til ejendomskontoret i god tid ved større begivenheder. Hvad med håndværkere, der kommer, mens beboeren er på arbejde? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at det er muligt at lægge tilladelsen frem i lejligheden, så håndværkeren kan placere den i bilen ved sin ankomst til afdelingen. Har bestyrelsen overvejet en 2-3 timers fri parkering frem for de aftalte 30 min? Claus Dahl svarede, at afdelingsbestyrelsen havde vurderet, at personer uden bopæl i Carlshøj B i så fald ville bruge parkeringspladserne i højere grad. Det er problematisk, at man ikke kan få fast parkeringstilladelse til familie og venners biler, som man ofte låner. Nikolaj Florentz Mackowski foreslog beboeren at bruge et periodekort, der giver adgang til parkeringspladserne i 14 dage. Beboere vil også kunne benytte et periodekort ved besøg over weekenden. 4

5 Tommy Høj Jensen tilføjede, at periodekortet vil kunne bestilles på ejendomskontoret fra kl eller over mail med de gældende oplysninger. Hvordan får håndværkere adgang til parkeringspladserne? Hertil svarede Tommy Høj Jensen, at afdelingens faste håndværkere får udleveret en personlig parkeringstilladelse. Hvad er perioden for opsigelse af Bluepark Danmark ApS? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at parkeringsaftalen kan opsiges med 30 dages varsel efter opstart af ordningen. Kommer der flere ledige parkeringspladser for beboerne? Hertil svarede René Pedersen bekræftende. Han forklarede, at afdelingens beboere pt. har 179 faste brugere af de i alt ca. 200 pladser. Fornyes parkeringskortet automatisk? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski bekræftende. Hver bruger vil modtage et nyt parkeringskort i god tid inden årsskiftet. Er det muligt at få parkeringstilladelse til en firmabil? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at en beboer kan få en parkeringstilladelse til sin firmabil, hvis beboerens chef sender bilens registreringsnummer til Bluepark Danmark ApS. Hvordan er reglerne for parkeringsordninger på offentlig og privat vej? Claus Dahl svarede, at det er i tråd med lovgivningen at administrere og regulere de parkeringspladser, som afdelingen selv har etableret. Offentlige veje derimod må ikke reguleres gennem en privat parkeringsordning. Kan man få parkeringstilladelse til en motorcykel? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski, at beboeren skal sende en ansøgning til Bluepark Danmark ApS med motorcyklens registreringsnummer, så parkeringsvagten kan genkende den. Hvis motorcyklen står med dækken på, så løfter parkeringsvagten overdækningen op for at kontrollere registreringsnummeret. Hvad er reglerne for parkering i snevejr, hvor det ikke er muligt at se stregerne? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at beboerne ikke vil modtage parkeringsafgift, hvis man holder parkeret uden for båsens streger pga. dårligt overblik over båsens streger i snevejr. 5

6 Hvad er den forventede indtjening for Bluepark Danmark ApS? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski, at det ikke er en beregning som Bluepark Danmark ApS har gjort sig. Parkeringspladserne i Carlshøj B er mest blevet brugt af personer, der enten bor, studerer eller arbejder i nabolaget, hvorfor det er et begrænset antal personer, som ordningen vil ramme. Han forklarede, at formålet med parkeringsordningen er at løse problemet med manglende parkeringspladser til beboerne i Carlshøj B. Har personer med invalidekort særlig fortrinsret til parkeringspladserne? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski nej. Til det eventuelle behov kan afdelingen vælge at etablere særlige invalidepladser. Er det tilladt for handikappede at parkere uhensigtsmæssigt i forbindelse med aflæsning af varer? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski, at alle beboere kan holde uhensigtsmæssigt i indtil fem minutter uden at få parkeringsafgift. Hvad er reglerne for parkering af kommunes biler? Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at kommunens tilknyttede biler har en særlig ret til at parkere på parkeringspladserne uden parkeringstilladelse og indstilling af p- skive. Hvilke regler gælder for parkering på pladserne på Lyngvej og Poppelhegnet, hvor der ikke er markeret båse. Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at disse parkeringspladser endnu ikke er omfattet af parkeringsordningen. Bluepark Danmark ApS og afdelingsbestyrelsen har søgt tilladelse til opmærkning af båse, så disse ligeledes bliver omfattet. Er det fortsat tilladt at parkere sin motorcykel på en anvist plads efter aftale med afdelingsbestyrelsen? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski bekræftende. Claus Dahl uddybede, at det er muligt at etablere parkeringspladser for motorcykler, hvis behovet herfor stiger. Er der et maksimum for udlevering af gæstebilletter pr. bolig? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski, at Bluepark ikke registrerer antallet af uddelte gæstetilladelser pr. bolig, hvorfor dette må aftales internt i afdelingen. 6

7 Claus Dahl uddybede, at der som udgangspunkt vil blive uddelt 10 gæstetilladelser pr. bolig, men at dette kan udvides fremover. Betyder de særlige regler for kommunens tilknyttede biler (evt. hjemmeplejen), at de må holde til gene for beboerne? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski, at kommunens biler vil få en parkeringsafgift, hvis de holder til gene. Undtagelsen for kommunens biler gælder kun parkeringstilladelse og indstilling af p-skive. Kommunens ansatte skal i øvrigt parkere efter færdselsloven. Hvad er reglerne for gæsters parkering af motorcykler? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at det ikke medfører afgift at parkere uden gæstetilladelse, hvis motorcyklen ikke holder til gene. Er det tilladt at parallelparkere på Poppelhegnet uden parkeringstilladelse? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski bekræftende, eftersom disse pladser ikke er omfattet af parkeringsordningen. Hvordan skal parkeringsskiltene være opstillet? De kan være forvirrende. Nikolaj Florentz Mackowski forklarede, at de iht. loven skal opsætte skiltene i højre side ved indgangen til parkeringsområdet. Hvad siger loven om uhensigtsmæssig parkering af motorcykler? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at reglerne for privat og offentlig parkering er forskellig, hvorfor det er muligt at etablere interne regler for parkering af motorcykler i Carlshøj B. Gælder skiltet i Carlshøj B11, hvor der står, at kun B11-beboere må parkere der? Hertil svarede Claus Dahl, at skiltet ikke er gældende. Så længe parkeringspladserne finansieres i fællesskab i Carlshøj B, så er de alle til fælles brug for alle B-afdelinger. Hvad med den lille stribe af parkeringspladser, der ligger placeret på Poppelhegnet ud mod Lundtoftevej (ved B7) er de omfattet af parkeringsordningen? Hertil svarede Nikolaj Florentz Mackowski nej. Bluepark Danmark ApS har ansøgt om tilladelse til at inddrage disse pladser i parkeringsordningen. Hvad hvis en svagtseende beboer ikke kan udfylde gæsteparkeringstilladelsen? Claus Dahl svarede, at gæsten i dette tilfælde må udfylde gæstetilladelsen inden for de 30 minutter, hvor det er muligt at holde parkeret uden tilladelse. Og at det 7

8 formentlig ikke ville være et reelt problem, eftersom personer, der er for svagtseende til at kunne udfylde blanketten, så heller ikke burde køre bil. Hvad gælder for de parkeringspladser, der ligger ved varmecentralen? Nikolaj Florentz Mackowski svarede, at disse pladser er særligt udlejet. Opsummering Efter spørgsmål og svar opsummerede afdelingsformand Claus Dahl, at parkeringsordningen er iværksat som forsøgsordning efter beslutning fra beboerne på afdelingsmødet i juni 2015, og at afdelingsbestyrelsen har valgt Bluepark til at stå for parkeringskontrollen alle beboere i Carlshøj B må parkere på alle parkeringspladser i Carlshøj B uanset hvilken blok man bor i. Denne regel gælder både fast parkeringstilladelse og gæstetilladelser. det er ikke venligt - men heller ikke ulovligt - at parkere på parkeringspladser i Carlshøj A, eftersom der ikke er parkeringsordning på dette område. Claus Dahl opfordrede beboerne til at give samarbejdet med Bluepark ApS en chance, indtil forsøgsordningen skal evalueres i efteråret Han beskrev, at der allerede var gode resultater af parkeringsordningen på Lyngvej, hvor der nu var opnået bedre plads for beboerparkering. Han tilskyndede beboerne til at sende eventuelle yderligere spørgsmål og bemærkninger til afdelingsbestyrelsen over mail, så alle for fremtiden kan blive klogere på, hvordan parkeringsordningen skal fungere. Han forsikrede om, at indkomne mails ville blive behandlet ved førstkommende bestyrelsesmøde. Herefter konstaterede dirigenten, at der ikke var flere spørgsmål eller bemærkninger til parkeringsordningen. Han takkede Nikolaj Florentz Mackowski og René Pedersen for deres præsentation og for deres svar til beboerne og opfordrede dem til at blive i den efterfølgende pause, så beboere med eventuelle yderligere spørgsmål kunne få individuelt svar i løbet af denne. Herefter var der 10 minutters pause, hvorefter mødet blev genoptaget. 8

9 5. Forslag om ændring af husorden Dirigenten oplyste, at afdelingsbestyrelsens forslag om at ændre husordenens punkt 12 om parkering iht. ejendomslederen var omdelt den 9. september Dette var rettidigt i forhold til, at forslaget kunne behandles og eventuelt vedtages på mødet, idet det fremgik af den udsendte indkaldelse med dagsorden. Vedtægterne kræver, at forslag skulle være omdelt senest en uge før mødet. Der var ingen indsigelser hertil. Herefter oplæste dirigenten forslaget og gav ordet videre til Claus Dahl som forslagsstiller på afdelingsbestyrelsens vegne. Claus Dahl motiverede forslaget samtidig med, at udskrift af ordlyden i husordenens hidtidige punkt 12 blev omdelt til de fremmødte af ejendomsleder Tommy Høj Jensen. Claus Dahl oplyste, at formuleringen i ændringsforslaget forud for mødet var blevet juridisk vurderet og var godkendt af både jurist i DAB og af en ekstern jurist. Han viste foreviste et kort, der markerede særlige parkeringsområder til køretøjer på over 210 cm i højden. Herefter gav dirigenten mulighed for spørgsmål, bemærkninger og debat om det fremsatte forslag. Debat En beboer gjorde indsigelse mod den omdelte version af den hidtidige husorden, idet den indeholdt ordet autocamper. Han oplyste, at dette ord var kendt ugyldigt i en sag ved byretten. Han tilføjede, at afdelingsbestyrelsen havde anket byrettens dom, hvorfor sagen skal afgøres i landsretten. Han problematiserede i øvrigt, at det på mødet fremviste kort ikke var blevet omdelt sammen med forslaget til husordensændringen. Han mente derfor ikke, at afstemningen burde være gyldig. Beboeren udtrykte i øvrigt sin utilfredshed med, at der efter hans opfattelse ikke var blevet redegjort tilfredsstillende for, at fire parkeringspladser var blevet nedlagt med henvisning til brandsikkerhed. Beboeren meddelte afsluttende, at hans advokat var i gang med at undersøge muligheden for at lægge sag an mod afdelingsbestyrelsen og tilføjede en formodning om, at straffeloven var overtrådt. Dirigenten bemærkede, at forslaget om husordningsændringen var udsendt rettidigt til beboerne, og at det derfor kunne behandles og også vedtages gyldigt på mødet. 9

10 Han nævnte, at det i situationen var uden betydning for behandlingen af forslaget, at den omdelte nuværende husorden indeholdt det omtvistede ord autocamper, idet man skulle tage stilling til en ny husordentekst, som ikke indeholdt dette ord. Han tilføjede, at det ville havde været bedre service, om det havde været omdelt sammen med forslaget, men at den nuværende husorden i forvejen var tilgængelig for alle beboere, fx på DAB s hjemmeside, og at alle beboere i forvejen var pligtige at overholde den og dermed også kunne skaffe sig adgang til at læse den. Med hensyn til den supplerende oplysning på kortet om den planlagte placering af høje køretøjer medgav dirigenten også, at det havde været bedre service at omdele dette til beboerne sammen med forslaget. Han vurderede dog, at alle beboere gennem indkaldelsen og det medsendte forslag var eller kunne have gjort sig bekendt med, at der på mødet ville blive truffet afgørelse om ændring af husordenens regler for parkering, herunder særligt parkering for høje køretøjer. Såfremt man som beboer måtte have interesse i disse forhold, var man dermed tilstrækkeligt indvarslet, og han godkendte dermed som dirigent, at forslaget kunne behandles som fremsat. Der fremkom herefter følgende spørgsmål og svar: Er det en ugyldig afstemning? Dirigenten gentog, at mødet var beslutningsdygtigt, og at forslaget kunne behandles og afgøres på mødet. Vil afdelingen blive holdt juridisk og økonomisk ansvarlig ved en vedtagelse af husordensændringen? Hertil svarede beboeren, der havde varslet sagsanlæg, at afstemningen om husordensændringen ikke havde noget at gøre med den verserende sag mellem ham og afdelingen. Indikerer de røde afmærkninger på kortet de steder, hvor store biler skal parkere? Claus Dahl svarede bekræftende. Jeg har oplevet indbrud i min bil på pladserne inden for disse afmærkninger. Hertil svarede Claus Dahl, at indbrud i bilerne er et problem, som forekommer flere steder, og som det er svært at forhindre. Hvor skal jeg parkere en lånebil, der er højere end 210 cm? Claus Dahl svarede, at denne bil skal parkeres på de særlige parkeringsområder, som var markeret på kortet med rødt. Han specificerede, at det gælder 10 parkeringspladser på Carlshøjvej samt de dybe parkeringspladser ved indgangen til DTU, hvor det er muligt at etablere bredere parkeringspladser. 10

11 Claus Dahl tilføjede, at kortet var blevet sendt til afdelingens advokat, og at det var udformet dels med hensyntagen til parkeringspladsernes størrelse og af hensyn til udsynet fra lejlighederne. Hvad hvis håndværkere kører i en bil, der er højere end 210 cm? Claus Dahl svarede at afdelingens håndværkere kan få særlige parkeringstilladelser, der gør det muligt for håndværkere at parkere tættere på bygningerne. Kan Bluepark Danmark ApS uddele parkeringsafgifter ved parkering af høje køretøjer på de almindelige parkeringspladser? Claus Dahl svarede, at dette endnu ikke er inkluderet i parkeringsordningen. Afstemning Dirigenten afsluttede debatten og bad forsamlingen vælge to repræsentanter til at supplere ham i et stemmeudvalg. Hertil valgtes Frank Lundemann Jensen og Tommy Høj Jensen. Dirigenten satte herefter forslaget om ændring af husorden til afstemning ved håndsoprækning af stemmesedler. Stemmeudvalget konstaterede et meget stort flertal for den foreslåede ændring af husordenen, og der blev derfor ikke foretaget konkret optælling af stemmetal. Dirigenten konstaterede, at forslaget dermed var vedtaget. Afslutning Dirigenten konstaterede hermed dagsordenen for gennemført, og han gav ordet tilbage til afdelingsformanden. Claus Dahl takkede dirigenten for mødeledelsen og beboerne for fremmødet. Han afsluttede herefter mødet kl Tormod Ousager Dirigent Mathilde Buch Referent 11