Dansk Rugby Unions bestyrelse Bestyrelsesmøde 6/2014, den 8. oktober kl , Sapiens i Kvistgård

Transkript

1 Dansk Rugby Unions bestyrelse Bestyrelsesmøde 6/2014, den 8. oktober kl , Sapiens i Kvistgård Tilstede: Klaus Veile formand KV Jens Aage Skare Nielsen næstformand JSN Mathis Dahlqvist bestyrelsesmedlem MD Jesper Jakobsen bestyrelsesmedlem JJA Mikael Lai Rasmussen Sportschef MLR Inger Marie Godvin sekretariatsleder/referent IMG Preben Rasmussen udviklingskonsulent PR Afbud: Peter Munk økonomiansvarlig PM Colin Robertson bestyrelsesmedlem CR 1. Velkomst KV bød velkommen. JSN valgt som mødeleder. IMG som referent. 2. Godkendelse af referat 5/2014 Godkendt uden bemærkninger og med korrekt dato. 3. Opfølgning sidste møde -Frivillighedsstrategi afventer arbejdet med unity projektet. -JJA og JSN arbejder med forretningsorden. Udsendes til godkendelse i november måned. -PM var desværre syg. PM udarbejder oversigt hurtigst muligt og fremsender til kontoret. -KV og JSN har afholdt møde med personalet der arbejdes fortsat på udarbejdelse af KPI er m.m. -Der er aftalt møde med Douglas Langley, IRB, med henblik på opfølgning på IRBs unionsbesøg i december Mødet afholdes den 22. oktober hos KV med deltagelse af JSN samt ansatte. KV og JSN deler forberedelser til møde med øvrig bestyrelse. -MLR fik mandat til at udarbejde sponsoraftale med firmaet Impact (alle landshold). Aftale skal endeligt godkendes af bestyrelsen. Når denne foreligger vil KV kontakte Gilbert for at høre om en boldaftale kan opretholdes. -KV fremsender projektgrupper til IMG hurtigst muligt. -JJA orienterede om status i forhold til Dubai tur til december (Sevens). Sponsorbreve er sendt til ekstern korrektur i Dubai og sendes herefter omkring kontoret før udsendelse. Brev til værtsfamilier forventes udsendt denne uge. Der arbejdes med 3 typer sponsorater på turen: Guld, sølv og bronze. Der er allerede indkommet forhåndstilsagn fra flere firmaer. Budget for turen ca kr. der dækkes eksternt og derfor ikke belaster DRUs økonomi. -KV fremsender kontaktinformation TV2 til IMG -KV orienterede om aftale for legater på Woodhouse Grove. Når aftalen foreligger på skrift, vil ansvar for indstillinger m.m. overgå til MLR. 5. Fra administrationen (behandlet før pkt. 4) MLR (se også notat sidst i referatet): -XV landsholdets træning frem mod ENC kampene har haft skuffende opbakning fra spillere og trænere. Der er indkaldt til elitetrænermøder, hvor specielt kommunikation og mandskabspleje er centrale. De deltagende spillere (specielt forwards) har været positive i forhold til det nye set-up. -Afholdt møde med DIF i forhold til Olympic Support ansøgninger. Chris Cracknell forventes at indgå i projektet fra december måned. -Jon Jay Neufeld arbejder med et kvindeudviklingsprojekt for DRU. - Ansatte arbejder med nyt uddannelseshus med fokus på at styrke uddannelse af ungdomstrænere/ledere. Der forventes eksperthjælp og samarbejde RFU/NRF/SRF via Unity projektet. PR: -Uddelte oversigt og status over egne arbejdsområder samt statistik på B&U deltagelse. Vigtigt at der arbejdes med de klubber der både kan og vil. Vigtigt at styrke fundamentet, gøre det sjovt at komme i

2 klubberne. Udfordringer med skolereformen, der skaber kaos på flere niveauer, derfor stort arbejde med skolerugby. IMG (se også notat sidst i referatet): -Pan Idræt har d.d. udmeldt Copenhagen Wolves pga. manglende aktivitet/medlemmer. IMG kontakter klubben i forhold til afregning af udestående. Herefter betragtes klubben som udmeldt. -Rugby Sports Venner har nedlagt klubben pga. manglende opbakning og værdsættelse. Dette er naturligvis kedeligt, men udmeldelse hermed taget til efterretning. -KV deltager ved landskampen den 25. oktober og vil være vært for dommer og kommissær. PM repræsenterer ved kvinde DM samme dag og JSN ved B&U afslutning samme dag. -JJA deltager ved DM afslutning den 8. november (med KV, JSN og PM). -MD orienterede om afholdt møde med Anti Doping Danmark, som opfølgning på flere sager, der er opstået pga. uvidenhed omkring regler. MD arbejder med en informationspakke til både bestyrelsesmedlemmer, klubber, rugby.dk og elitespillere. Denne fremlægges endvidere på Parlamentet med information om de konkrete sager. -I forbindelse med positiv sag, var der enighed om at idømme den pågældende klub bøde i henhold til reglement og at fremsende et følgebrev, med kraftig henstilling om at bringe licenser i orden. KV følger op telefonisk overfor klubbens formand. -PR kommenterede på at mange klubber synes at det er alt for omstændeligt at søge licens. Specielt pga. krav om bestået rugby ready test. Bestyrelsen var enig om ikke at fravige dette krav, men i stedet gennemgå ansvar overfor klubber/spillere på Parlamentet med henblik på at skabe forståelse. 4. Fra formanden -KV har forsøgt at finde dato for møde med CSR, hvor også Peter Madsen kan deltage. Dette var endnu ikke lykkedes. -Der er indgået aftale med England Sevens i forhold til en dansk spiller kan følge holdet til IRB World Series i Las Vegas (Andy Nielsen, som allerede er i USA på det tidspunkt). 6. Økonomi -PM havde fremsendt kort status uden alarm, men med behov for at observere mådehold. PM fremsender mere udførlig information når den senest bogføring fra DIF foreligger. 7. Strategi og udvikling JSN havde fremsendt kommentarer til egne områder i udviklingsplanen med henblik på at revidere denne. JSN havde endvidere udarbejdet spørgsmål til klubber i forhold til disse områder, og der var enighed om at alle gør dette seneste søndag, således at et samlet spørgeskema kan udsendes i god tid inden Parlamentet. JSN kommenterede at det var vanskeligt at vurdere fremgang i tal. Der er positiv udvikling i B&U rækkerne, men bekymring i forhold til de overordnede mål i forhold til samlet medlemsfremgang MLR vigtigt at man stiller spørgsmål til om aktivitetsniveau er passende. MD uddannelse prioriteres og generelt definere must win områder. IMG fremsender sidste års kommunikationsanalyse til JJA i forhold til hans områder. Spørgeskema forventes udsendt med svarfrist den 2. november. Herefter kan dagsorden bedst fastlægges. Efter Parlamentet vil bestyrelsen gennemgå udviklingsplanen igen og tilrette i forhold til debat og strategi. Bestyrelsen vedtog i den forbindelse at afholde en strategidag lørdag den 24. januar i Århus. 8. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer -Var behandlet tidligere 9. Eventuelt -der var ingen punkter til behandling. Bestyrelsen mødes næste gang i forbindelse med Parlamentet i Odense den 22. november.

3 Ansvar Med Opgave Frist Status PM IMG Frivillighedsstrategi Q3 Afv. arbejde i Unity projekt JSN JJA Forretningsorden november Færdigbehandling PM Oversigt forpligtelser Juli Uge 36 sponsorer samt historik KV + JSN IMG + MLR KPIer + performance Hurtigst muligt management MLR Bestyrelsen Aftale med Impact Q4 Til godkendelse KV følger op med Gilbert KV IMG Projektgrupper Hurtigst muligt KV MD Kontakt til TV2 vedr. Sevens Hurtigst muligt KV fremsender kontaktinfo KV Møde med salgssystems Hurtigst muligt Afventer KV kontakt MLR PR Teknikmærker Q4 MLR/PR oplæg IMG Kontakt DIF vedr. OL 2016 Q4 Igangværende KV Aftale Woodhouse Q4 Skriftlig aftale til underskrift

4 Bestyrelsesmøde: 6/2014 den 8. oktober i Kvistgård Punkt 5: Meddelelser fra administrationen udsendt den 7. oktober High Performance (MLR) Begrænset opbakning til det nye XV program o XV Landstræner møde 8 nov Herrer Sevens har træning 10 sep + 1 okt frem mod Dubai 7s o Chris Cracknell skal involveres fra Dec mdr Ansøgning om OS støtte lavet og sendes i denne uge Fastholdelse og rekruttering (MLR) Fokus på øst klubbesøg Arbejder med skolerugby Sommerlejr 2015 ansvar og afvikling uafklaret Prebens arbejdsopgaver for resten af 2014 herunder, klubudvikling, skolerugby, uddannelse, B&U turneringen, rekruttering og fastholdelse. Kvinderugby (MLR) JJ arbejder med klugudviklingsprojekter med team flere kvinder. Uddannelse (MLR) Afholdt 7s træner kursus Afholdt Rugby Europe træner og dommer workshop i Norge I nov / dec afholdes 2. Del af N2 træner Vi arbejder med udkast til nyt uddannelses hus Drift (IMG) herunder Player Welfare Udmeldelse Rugbysportens Venner - godkendelse Anti doping: problemer med forståelse og efterlevelse af regler. MD og IMG afholdt møde med ADD i forhold til tiltag fra DRUs side (MD orienterer). IMG har kontaktet IRB for materiale. Se også vedlagt mail fra ADD sidst i dette notat inkl. opfordringer til bestyrelsesmedlemmer. 25. oktober, deltagelse: o Hjemmelandskamp, Odense:? Mangler også: Speaker stadion, vært for dommer/kommissær o DM kvinder, FRK: PM o DM B&U, Hundested: JSN DM afslutning 8. november, deltagelse: o Super 6, øst / 1. div. vest: KV, PM, JSN, JJA DM afslutning 2. div. i forbindelse med Parlament Kommunikation/Synlighed (IMG) Nyhedsbrev: Nu 128 modtagere. En del arbejde i forhold til gennemslagskraft. Har ikke modtaget artikler til nyhedsbrevet. 3. nummer udkommer hurtigst muligt. Se statistik sidst i notatet. Plakat landskamp sendt til tryk og ophængning RC Odense i Odense. Begivenhed oprettes på facebook. Pressemeddelelse udsendes i forbindelse med Østrigskamp og igen ugen op til kampen. Turneringer (IMG) Pokalturneringen 2014/15, afvikles med 10 hold. Den foreslåede festivalstruktur foreslås fremlagt til vedtagelse på Parlamentet for 2015/2016. Behov for gennemgang af reglementer for alle turneringer

5 Afholdt møde med CBS og Roskilde vedr. brug af U14 pigespiller i seniorrugby. Artikel skal forfattes til hjemmesiden. Aalborg RK manglende licenser/dopingsag, behandling Udfordringer med for få dommere samt niveau Udfordringer med gennemførsel af kampe alle divisioner Dato for møde med CSR Ansatte arbejder med første udkast til aktivitetskalender for Behov for bedre samarbejde ungdom/landshold/turneringer og en klar politisk holdning til prioriteringer. Kvindeserie 1 el. 2 på stadion som optakt til forårets hjemmelandskamp? Økonomi Kulturministeriet støtte 2014 modtaget Fakturering af VM billetter m.m. igangværende Salg af annoncer til kampprogram jeg har ingen henvendelser modtaget (altså 0 salg) Ny hjemmeside layout/opdatering til mobil læseversion m.m inkl. moms 2015? Ledelse Personalemøde d.d. Parlament, afholdelse og deltagelse

6 Opfølgning Annemarie, ADD: Forslag til hjemmeside Der kunne være tre hovedoverskrifter, der er relevante for jer som Specialforbund at dække, og for brugernes skyld kunne det være en god idé at starte med nr Holdninger (politisk/strategisk niveau) Hvad er DRU s holdninger til doping og anti-doping arbejdet, Hvorfor er antidopingarbejdet vigtigt, Hvad er doping og hvorfor er det ikke tilladt. Her er jeg sikker på, at IRB og DRU s bestyrelse, har formuleret noget relevant tekst for Rugby. Det kunne være noget om, at I ønsker lige og fair konkurrence og at beskytte jeres udøveres helbred Hvad foreskriver DRU s love og evt. etiske kodeks om doping-antidoping. Eksempelvis det som fremgår af jeres udviklingsplan Hvordan arbejder DRU med forebyggelse og håndtering af doping i Rugby (politikker og handlingsplaner) Eksempelvis det som fremgår af jeres udviklingsplan Handlinger (implementering) Hvordan arbejder DRU i dag med holdningerne på forskellige niveauer og er der eventuelt nye tiltag på vej. Eksempelvis Hvad gør vores bestyrelse hvornår og hvordan (eksempelvis orienterer om nye retningslinjer ift. WADAkoden 2015 til parlamentet, bestyrelsesmedlemmernes ansvar for at formidle antidoping-kulturen, holdninger og væsentlig viden til hver af deres klubber) Hvad gør administrationen. Eksempelvis at hjemmesiden opdateres løbende med ny og relevant information til trænere, ledere og udøvere. At der på siden kan hentes (evt. via links) materiale til undervisning af relevante målgrupper, hvordan man tjekker sin medicin etc.) Hvad gør vores trænere og ledere hvornår og hvordan (hvordan sørger trænere og ledere for at indhente information og klæde deres relevante peers på eksempelvis ift. hvordan man skal agere ift. en dopingkontrol) Hvad gør vores udøvere hvornår og hvordan (hvilke E-læringsprogrammer skal alle licensspillere igennem etc. ) Hvad gør vores motionister hvornår og hvordan Hvad gør vores klubber hvornår og hvordan (fx tager aktiv stilling i deres kommunikation på deres hjemmesider, kommunikerer relevant materiale i klublokaler, holder informationsaftener el. lign..) 3. Værktøjer og tilbud Hvilke værktøjer og hvilken hjælp kan DRU tilbyde sine medlemmer Eksempler Atleter/Spillere DRU s guide for atleter/spillere: Hvordan tjekker jeg min medicin og hvorfor er det vigtigt (Henvis til ADD s medicinliste: og APP: Hvad er mine rettigheder og pligter som spiller/atlet: Hvorfor skal jeg kende til dopinglisten, hvad er vigtigt at vide om dispensation for mig etc.

7 Hvad er vigtigt at vide om Anti Doping og mig, blandt andet hvordan jeg skal forholde mig i en dopingkontrol.(henvis til ADD s håndbog den kan både downloades og bestilles her: og dopingkontrol; Klubservice DRU s guide for klubber, trænere og ledere; Hvordan kan vi i klubben få hjælp til - fx at kommunikere vores holdninger til doping (Eksempelvis henvise til en skabelon) Hvem kan vi i klubben kontakte - fx når vi oplever problemer, skal håndtere rygter (eksempelvis henvisning til den ansvarlige for Player Welfare) Hvad er mit ansvar og forpligtelser ift. antidoping; Eksempelvis et mindre afsnit om støttepersonales ansvar (jf. WADA-Koden 2015) Hvad er klubbens rettigheder og pligter, Hvor kan vi i klubben få mere at vide - fx ADD og WADA mv. DRU anden vigtig information; DRU s værdigrundlag, DRU s disciplinære bestemmelser, DRU s kodeks for god opførsel (Code of Conduct) mv.

8 Nyhedsbrev: