Procesguide: HR og personalejura. På vej mod Udbetaling Danmark København den 9. januar 2012 Version 2.1

Transkript

1 Procesguide: HR og personalejura På vej mod Udbetaling Danmark 2012 København den 9. januar 2012 Version 2.1

2 Udgivelseshistorik Version Udgivelsesdato Udgivelsessted Procesguide ver december Procesguide ver marts Procesguide ver juni Procesguide ver januar Ændringslog i forhold Procesguide version 2.0 til Procesguide version 2.1 Afsnit/kapitel Ændringskommentar Ændringsdato Bilag 1: Drejebog Datoer for høring, varsling og medarbejdersvar ændret 9, januar 2012 i henhold til tidspunkt for lovvedtagelse Afsnit Tilrettet ift. screeningsproces for Tjenestemænd 9. januar 2012 Afsnit 3 Tilrettet ift datoer for høring, varsling og medarbejdersvar 9. januar 2012 ændret i henhold til tidspunkt for lovvedta- gelse Afsnit 5 Opdatering i forhold til rekrutteringsplan, uddannelsesprogram 9. januar 2012 og ledertræning ift kulturopgaven Generelt Konsekvensrettelser som følge af ændring af overdragelsestidspunkt for boligstøtte og pension fra 1. februar 2013 til 1. marts januar 2012 Side 2/61

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Procesguidens formål Målgruppe Procesguidens opbygning Personalejuridiske krav i processen Det ansættelsesretlige grundlag Virksomhedsoverdragelsesloven 5 og MED-udvalg og samarbejdsudvalg Overenskomstansatte Arbejdsgiverskifte Generelt om vilkårsændringer Særligt om tillidsrepræsentanter og andre beskyttede efter tillidsrepræsentantreglerne Virksomhedsoverdragelseslovens betydning for vilkårsændringer Vilkårsændringer i forbindelse med overdragelse til ATP Særligt om geografiske flytninger Forslag til procedure vedrørende geografiske flytninger Chefer og ledere Tjenestemænd Procedure vedrørende screening af tjenestemænd Rettigheder for tjenestemænd, der ikke overføres til Staten 25 3 Praktik omkring håndtering af personale til overdragelse Praktik omkring håndtering af chefer og ledere Praktik omkring håndtering af medarbejdere Bruttoliste Ønskerunde Lederemner Plan for meddelelse og varsling 32 4 Planlægning og klargøring Indsatser i forhold til forandringsledelse Afprøvning af ny fremtidig praksis Omorganisering og udvælgelse Kommunalt samarbejde om opgaverne Implementering af Udbetaling Danmark Side 3/61

4 5.1 Implementeringsbølger Tanker om organisering Baggrund og rammer for organisering Den fremtidige organisering i ATP-centrene Front- og backorganisering Kort om Udbetaling Danmarks rekrutteringsplaner Kort om Udbetaling Danmarks uddannelsesprogram Målgrupper Uddannelsesforløb for nyansatte kunderådgivere Forløb for fagcoaches Forløb for overførte kunderådgivere Lederudvikling og mobilisering og kulturudvikling 54 Bilag 1 Drejebog: Aktivitetsoversigt for overførsel af medarbejdere og ledere Bilag 2 Oversigt over brevskabeloner til medarbejderoverførsel Side 4/61

5 1 Indledning KL og regeringen er i forbindelse med økonomiaftalen 2011 blevet enige om at samle dele af den objektive sagsbehandling i fem centre med virkning fra efteråret Det er den nye myndighed, Udbetaling Danmark, som overtager ansvaret for sagsområderne. Aftalen omfatter folkepension, boligstøtte, barselsdagpenge, forskudsvist udbetalt børnebidrag og dele af førtidspensionen. Derudover anbefaler KL s bestyrelse og Udbetaling Danmarks styregruppe at samle hele familieydelsesområdet, så det foruden børnebidraget også omfatter børne- og ægtefællebidrag, børnetilskud samt børne- og ungeydelse. Centrene placeres i Hillerød, Vordingborg, Frederikshavn, Holstebro og H a- derslev. ATP driver Udbetaling Danmark på omkostningsdækket ba sis og ATP vil således også være arbejdsgiver for de medarbejdere, der skal overdrages fra kommunerne. Foreløbigt er aftalen berammet til, at der skal være ca årsværk beskæftiget i ATP. Efter 2 år forventes det, at årsværkene er reduceret til ca Det forventes, at der forbliver svarende til ca. 500 årsværk i kommunerne til løsning af de opgaver, som fortsat er kommunale. Lovgivningen vedrørende den nye myndighed blev vedtaget den 17. december Når Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret for de kommunale opgaver, kommer det til at ske i tre bølger: Familieydelser den 1. oktober 2012, barselsdagpenge den 1. december 2012 og folke- og førtidspension samt boligstøtte den 1. marts Dette vil blive afspejlet i den endelige lovgivning, der forventes vedtaget i marts Fremover - både op til opgaveoverdragelsen og efter - vil det kræve et tæt samarbejde og en høj grad af videndeling mellem kommunerne og ATP for at kunne levere sikker drift og en service, hvor borgerne bliver støttet og vejledt til at få deres respektive ydelser. 1.1 Procesguidens formål I perioden frem til at opgaveoverførslen bliver en realitet, er det vigtigt, at kommunerne træffer de nødvendige og rigtige beslutninger for at kunne opretholde sikker drift før og efter opgaveoverflytningen til ATP. Set fra kommunernes og ATP s side er der i høj grad en fælles interesse i forhold til at lykkes med opgave- og medarbejderoverførslen. For ATP og kommunerne vil det være afgørende, at kommunerne frem til overdragelsen har fokus på sikker drift samt, at ATP og kommunerne i fællesskab sørger for, at alle medarbejdere på området (både hos ATP og i kommunerne) er klædt på til den nye opgaveløsning. Situationen for de kommuner, som geografisk er placeret tæt på et center vil være en anden, end for de kommuner som er placeret langt fra et center. Det bør være et opmærksomhedspunkt ift. den måde, som kommunen tilrettelægger processen og løsni n- Side 5/61

6 gerne. Kommunerne står overfor at skulle overføre et antal medarbejdere og ledere til ATP og det betyder, at der er såvel medarbejdere som ledere man skal sige farvel til. Derudover vil medarbejdere som bliver tilbage i kommunen skulle indgå i en ny opgaveløsning og organisering. Det vil være en tid præget af forandringer for alle som helt eller delvist beskæftiger sig med de opgaveområder, som er i spil. Det er naturligvis afgørende, at den personalejuridiske proces håndteres korrekt. Det er besluttet, at Lov om virksomhedsoverdragelse skal gælde i forbindelse med overførsle n af de overenskomstansatte medarbejdere fra kommunerne til ATP. Med hensyn til tj e- nestemændene vil der blive tale om en overførsel til staten med henblik på udlån til et af ATP-centrene. Det er dog også afgørende for omstillingsprocessen og resultatet, at ATP og kommunerne får håndteret HR- og ledelsesopgaverne frem i mod overdragelsen på en hensigtsmæssig måde. Der kræver en lang række strategiske og praktiske overvejelser og beslutninger at få skabt en god ramme om den forestående proces. For at understøtte dette fælles formål har KL og ATP udarbejdet denne procesguide. 1.2 Målgruppe Formålet med procesguiden er at støtte chefer, ledere, personale- og HR-konsulenter i processen og at skabe overblik over forløbet. Procesguiden beskæftiger sig overordnet set med følgende temaer: Personalejura Ledelsesopgaven Information og kommunikation Afklaring af medarbejdere og lederes fremtidige ansættelse. Spørgsmål til indholdet i procesguiden kan rettes til: HR-/ledelsesindsatsen: Konsulent Trine Groth, tra@kl.dk Personalejuridiske spørgsmål: Chefkonsulent Niels Nørby Pedersen, nnp@kl.dk Organiseringen og opgaveløsningen i ATP: HR-konsulent Annette Kær Poulsen, akp@atp.dk, tlf eller HR-chef Torben Christiansen, toc@atp.dk, tlf Side 6/61

7 1.3 Procesguidens opbygning Denne procesguide består af 5 hoveddele, herunder indledning, personalehåndtering, planlægning & klargøring, implementering og bilag: Kap.1 Indledning Kap Personalehåndtering Kap. 2 Beskrivelse af personalejuridiske vilkår og rammer Kap. 3 Beskrivelse af praktik omkring personaleproces Kap. 4.1 Situationsanalyse, indsatser- og handleplan Kap. 4 Planlægning og klargøring Kap. 4.2 Afprøvning af ny fremtidig praksis Kap. 4.3 Omorganisering og udvælgelse Kap. 4.4 Model for kommunalt samarbejde Kap. 5 Implementering Kap. 5.1 Planer for idriftsættelse af Udbetaling Danmark Kap. 5.2 Planer for organisering af Udbetaling Danmark Kap. 5.3 Planer for rekruttering og kompetenceudvikling Bilag Desuden benyttes dette værktøjs-icon undervejs i Procesguiden. Det henviser til, at der findes et værktøj, som kan eller skal benyttes. Værktøjet kan være en word-, excel eller powerpointfil. Alle værktøjer findes på Side 7/61

8 2 Personalejuridiske krav i processen I forbindelse med overførsel af opgaver og medarbejdere fra en myndighed (virk somhed) til en anden er der en lang række bestemmelser af retlig karakter, som skal iagttages. I forhold til håndteringen af medarbejdere er der både bestemmelser af processuel karakter og bestemmelser, der regulerer medarbejderne rettigheder og pligter. I det fø l- gende gennemgås de relevante regler. I bilag 1 fremgår de væsentligste juridiske dispositioner i perioden frem mod overførslen af opgaver og medarbejdere i efteråret 2012 og foråret Der opereres med en juridisk dato og en anbefalet dato ud fra et procesmæssigt hensyn. 2.1 Det ansættelsesretlige grundlag I forbindelse med overførslen af opgaverne fra kommunerne til ATP skal der tillige ove r- føres en række medarbejdere. Der vil både blive tale om overenskomstansatte og tj e- nestemandsansatte. Det er Lov om etablering af den selvejende institution Udbetaling Danmark (Lov 1594 af 22/12/2010), der regulerer disse medarbejderes forhold. Loven fastslår for det første i 8, at det kun er de medarbejdere, som udelukkende eller overvejende er beskæftiget med de opgaver, som fremadrettet skal varetages af ATP, som overføres. Det betyder, at kommunerne er forpligtet til at se på den enkelte medarbejders opgavesammensætning, når udvælgelsen af, hvilke medarbejdere, der skal overgå til ATP, skal finde sted. Når denne afgrænsning er foretaget, fastslår loven, at lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (virksomhedsoverdragelsesloven) finder anvendelse. Baggrunden for at denne bestemmelse er optaget i loven er, at en opgaveoverførsel af myndighedsopgaver ikke i sig selv er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven, men at det er et politisk ønske, at medarbejdernes forhold reguleres af denne lov. Da virksomhedsoverdragelsesloven ikke omfatter tjenestemænd, er der i lovens 9 optaget en bestemmelse om denne personalegruppe. ATP er en selvejende institution, som er omfattet af offentligheds- og forvaltningsloven. ATP er ikke omfattet af lovgivningen på tjenestemandsområdet og kan derfor ikke ansætte tjenestemænd og kan he l- ler ikke garantere tjenestemandspensionen. Loven regulerer derfor tjenestemændenes forhold på den måde, at deres ansættelse overføres til staten, hvorfra tjenestemændene skal acceptere at lade sig udlåne til ATP. Udover de ovenfor nævnte lovbestemmelser er der også andre regelsæt, der har b e- Side 8/61

9 tydning for den personalejuridiske proces. Der tænkes her på de lokale SU/MED regler og det tilhørende protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omsti l- ling, udbud og udlicitering. 2.2 Virksomhedsoverdragelsesloven 5 og 6 I henhold til virksomhedsoverdragelseslovens 5, stk. 1 har den, der overdrager en virksomhed, pligt til i rimelig tid inden overdragelsen at underrette lønmodtagernes r e- præsentanter eller lønmodtagerne direkte om datoen for overdragelsen, årsagen til overdragelsen, overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for lønmodtagerne samt eventuelle foranstaltninger for lønmodtagerne. Begrebet foranstaltninger må forstås som dispositioner i forhold til en eller flere me d- arbejdere, som disse ikke er forpligtede til at tåle i kraft af sit ansættelsesforhold. F oranstaltninger er således at sidestille med væsentlige vilkårsændringer. Ifølge virksomhedsoverdragelseslovens 6, stk. 1 gælder der endvidere en pligt for overdrageren af en virksomhed til at forhandle med lønmodtagerne eller deres repr æ- sentanter, hvis overdrageren i forbindelse med overdragelsen har til hensigt at ivær k- sætte foranstaltninger i forhold til lønmodtagerne. Forhandlingerne skal iværksættes i rimelig tid inden overdragelsen. I forbindelse med overførslen af opgaverne må virksomhedsoverdragelseslovens terminologi forstås således, at overdragerne er kommunerne, mens erhververen er ATP. Overdragelsen vil ske trinvis med familieydelser den 1. oktober 2012, barselsdagpenge den 1. december 2012 og folke- og førtidspension samt boligstøtte den 1. marts 2013, men sagsområderne udgør tilsammen én virksomhedsoverdragelse. Der påhviler således kommunerne en forpligtelse til i rimelig tid inden overdragelsen at informere medarbejderne om de forhold, der er nævnt i 5, stk. 1. Der foreligger som nævnt ikke retspraksis, der kan belyse, hvordan begrebet rimelig tid skal forstås. De t- te begreb må fastlægges ud fra en vurdering af, hvor langt ATP er i forhold til beskrivelsen og opbygningen af den nye organisation sammenholdt med medarbejdernes opsigelsesvarsler og de informationer, som kommunerne er i stand til at give. Starttidspunktet for rimelig tid i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven må antages at være, når lovgrundlaget ligger fast. Der kan således ikke varsles medarbejdere eller ledere til ATP før ændringerne i sektorlovene har fastslået datoen for overdragelsen af myndigheden på de forskellige sagsområder. De nødvendige lovændringer forventes vedtaget i marts På dette tidspunkt indtræder der således en handlepligt for kommunerne. Ifølge virksomhedsoverdragelseslovens 6 gælder der som nævnt en forhandlingspligt for overdrageren, hvis man ønsker at iværksætte foranstaltninger i forhold til medarbe j- Side 9/61

10 derne. Også disse forhandlinger skal gennemføres i rimelig tid inden overdragelsen. Om definitionen af rimelig tid kan det her anføres, at starttidspunktet indtræder, når det i kommunen er afklaret, om der skal iværksættes foranstaltninger i forhold til medarbejderne. Som nævnt er det overdragerne kommunerne der har informations- og forhandlingsforpligtelserne i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven 5 og 6. Det ligger imi d- lertid i sagens natur, at overdrager ikke kan have viden om, hvilke eventuelle foranstal t- ninger erhververen ATP - vil gennemføre i forhold til de medarbejdere, der overdrages. Information om foranstaltninger og forhandlinger i forbindelse hermed må derfor afve n- te, at ATP træffer beslutning herom og informerer kommunerne herom med henblik på information af medarbejderne. Opmærksomheden henledes på, at informationsforpligtelserne i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven udgør det lovpligtige minimum. For det første består der yde r- ligere forpligtelser i henhold til SU/MED-reglerne, jf. nedenfor under 2.3. For det andet anbefales det ud fra personalepolitiske hensyn, at der informeres løbende om alle relevante spørgsmål. 2.3 MED-udvalg og samarbejdsudvalg Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse indeholder en række beste m- melser, som har betydning for processen. 7 fastsætter generelt, at grundlaget for medarbejdernes medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationspligt på alle niveauer. Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes/medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller kommunalbestyrelsens beslutninger. Det fremgår videre af 7, at det påhviler ledelsen at informere om og drøfte de beslu t- ninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansætte l- sesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. I tilknytning til Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse findes der et pr o- tokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering. I protokollatet er begrebet omstilling defineret på følgende måde: Når der i protokollatet står omstilling, menes større organisatoriske ændringer, der kan få betydning for medarbejdernes arbejds- og personalemæssige forhold, for eksempel i forbindelse med udbud/udlicitering, privatisering samt ved udmøntning af aft a- le- eller lovbestemt opgaveflytning mellem offentlige myndigheder, selskabsdannelse, Side 10/61

11 rationaliseringer, effektivisering, indførelse af nye styreformer og/eller intern omorganisering. Overførslen af opgaver og medarbejdere til ATP som led i oprettelsen af Udbetaling Danmark må defineres som et omstillingsprojekt. I forhold til protokollatet vil der here f- ter være mulighed for hvis det relevante MED-udvalg beslutter det at etablere en projektgruppe, der skal arbejde med spørgsmål, der relaterer sig til overførslen. Der er ikke fastsat særlige form- og indholdskrav i forhold til en sådan projektgruppes arbejde, men de lokalt aftalte procedurer og den praksis for samarbejdsprojekter mv., som allerede er gældende i kommunen, vil naturligt skulle følges. For de kommuner, som fortsat er omfattet af reglerne om samarbejde og samarbejd s- udvalg gælder i praksis de samme regler som for de kommuner, der har en MEDorganisation. 2.4 Overenskomstansatte Loven om etablering af den selvejende institution Udbetaling Danmark har i 8 følge n- de bestemmelse: Stk. 1. Arbejdsmarkedets Tillægspension overtager ved overførsel af opgaverne, jf. 2, kommunalt personale, der er ansat i henhold til kollektiv overenskomst, bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller i n- dividuel aftale, som udelukkende eller overvejende er beskæftiget med varetagelse af de opgaver, som overføres til Udbetaling Danmark. Stk. 2. Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse finder anve n- delse på personale, der overtages af Arbejdsmarkedets Tillægspension i henhold til stk. 1. Side 11/61

12 Figur 1 - Scenarier for overenskomstansatte medarbejdere Arbejdsgiverskifte Det følger af lovforslaget, at de medarbejdere i en kommune, som udelukkende eller overvejende er beskæftiget med varetagelse af de opgaver, som overføres til Udbet a- ling Danmark og som ikke er ansat som tjenestemænd, overgår til ansættelse i ATP. Det følger endvidere, at medarbejderne har pligt til at tåle dette arbejdsgiverskifte og i k- ke kan påberåbe sig skiftet som en vilkårsændring. Spørgsmålet om arbejdsgiverskifte er således afklaret, og det personalejuridisk interessante spørgsmål bliver herefter, i hvilket omfang og hvordan medarbejderes vilkår kan ændres i forbindelse med overførslen til ATP. I det efterfølgende gennemgås derfor reglerne for vilkårsændringer, herunder - de grundlæggende regler om vilkårsændringer - virksomhedsoverdragelseslovens betydning - særligt om geografiske flytninger - forslag til procedurer i forbindelse med geografiske flytninger Side 12/61

13 2.4.2 Generelt om vilkårsændringer En overenskomstansat må acceptere ændringer i sine arbejdsforhold, hvis ændringerne ikke er væsentlige. Hvilke ændringer en lønmodtager er pligtig at acceptere, følger af en konkret fortolkning af en række ansættelses- og arbejdsretlige momenter, fx parternes forudsætninger, stillingsbeskrivelsen, ansættelsesområdet, kollektive overenskomster, tidligere ændringer i ansættelsesforholdene o.l. Som eksempler på ændringer, der ikke er væsentlige, kan nævnes ændringer i arbejd s- opgaver, der ligger inden for det pågældende overenskomstområde, fysiske flytninger af arbejdsstedet inden for en vis maksimumgrænse og ændrede mødetider inden for overenskomstens bestemmelser, der ikke påvirker aflønningen. Det følger af den almindelige arbejds- og ansættelsesret, at en overenskomstansat derimod ikke er pligtig at acceptere væsentlige ændringer i sine ansættelsesforhold, og at den ansatte i den situation vil kunne forlange sig opsagt med overenskomstmæssigt varsel, eventuel anciennitetsbestemt fratrædelsesgodtgørelse (Funktionærlovens 2a) og eventuel godtgørelse for usaglig opsigelse, hvis de varslede ændringer ikke er sa g- ligt begrundede. Det bemærkes i den forbindelse, at den anciennitetsbestemte fratr æ- delsesgodtgørelse ikke udbetales til en medarbejder, der har opnået folkepensionsald e- ren (65 eller 67 år) eller hvis en medarbejder har mulighed for at overgå til en arbejdsgiverbetalt pension som vedkommende er indtrådt i før det fyldte 50. år. For så vidt angår 2a-godtgørelse til medarbejdere, der er fyldt 60 år, henvises i øvrigt til den rådgivning, som KL har givet/giver herom. En væsentlig vilkårsændring kan defineres som en ændring, der ligger uden for ansæ t- telsesaftalens vilkår og arbejdsstedets karakter, og som udgør en upåregnelig og v æ- sentlig ændring af arbejdsforholdene. Som eksempler på ændringer af arbejdsvilkår, der må betegnes som væsentlige, kan nævnes nedsættelse af arbejdstid og dermed løn, fysiske ændringer af arbejdsstedet, der ud fra en konkret bedømmelse overstiger medarbejderens forudsætninger for at indgå i stillingen samt pålæg af arbejdsopgaver, der ligger uden for dækningsområdet for medarbejderens overenskomst. Ændringer, der ikke er væsentlige, kan principielt iværksættes straks. Der bør dog altid gives et efter ændringernes karakter passende varsel fx minimum 1 måned. Væsentlige ændringer skal varsles med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel, der kan udgøre op til 6 måneder. Nedenfor fremgår det hvilke varsler der er gældende i funktionærloven: Side 13/61

14 Tabel 1 - Arbejdsgivers varsel, FUL 2 Ansættelsesperiode Opsigelse meddeles inden 5 måneders ansættelse Opsigelse meddeles inden 2 år og 9 måneders ansættelse Opsigelse meddeles inden 5 år og 8 måneders ansættelse Opsigelse meddeles inden 8 år og 7 måneders ansættelse Opsigelse meddeles efter 8 år og 7 måneders ansættelse Varsel 1 måned 3 måneder 4 måneder 5 måneder 6 måneder For tillidsrepræsentanter og chefer omfattet af Aftale om aflønning af chefer kan varslet dog udgøre hhv. 9 måneder og 12 måneder. Accepterer medarbejderen de væsentlige vilkårsændringer, er medarbejderen ikke retligt forpligtet til at tåle disse før varslets udløb, med mindre andet kan aftales. Såfremt medarbejderen ikke accepterer de væsentlige vilkårsændringer, vil medarbejderen v æ- re stillet som afskediget af arbejdsgiver. Medarbejderen skal ligeledes ikke i opsigelsesperioden tåle de væsentlige vilkårsændringer. En varsling af en væsentlig vilkårsændring er således at betragte som en opsigelse med tilbud om genansættelse. Der skal derfor foretages høring i henhold til Forvaltningslovens Særligt om tillidsrepræsentanter og andre beskyttede efter tillidsrepr æ- sentantreglerne På det kommunale område er der en række medarbejdere, som nyder en særlig beskyttelse bl.a. i forhold til afskedigelser. I tillidsrepræsentantreglernes 12, stk. 1 er det anført, at afsked af en tillidsrepræsentant skal begrundes i tvingende årsager. Denne b e- skyttelse gælder også for suppleanter for tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsenta n- ter, samt medarbejderrepræsentanter valgt til MED/SU. Begrebet tvingende årsager forstås i praksis på den måde, at den tillidsrepræsentantbeskyttede lukker og slukker, hvis der sker besparelser på en arbejdsplads. Det er også formuleret på den måde, at den tillidsrepræsentantbeskyttede er den sidste blandt ligemænd, der i givet fald vil blive afskediget. I relation til overførslen af opgaver og medarbejdere til ATP får begrebet tvingende å r- sager en betydning i de tilfælde, hvor en eventuel overførsel af en tillidsrepræsentan t- beskyttet i sig selv vil være udtryk for væsentlige vilkårsændringer, medens en eventuel overførsel af en tillidsrepræsentant, der ikke i sig selv er udtryk for væsentlige vilkår s- ændringer, vurderes ud fra andre kriterier, jf. nærmere nedenfor. Side 14/61

15 Virksomhedsoverdragelsesloven har i 4 en bestemmelse, der regulerer de ansættelsesretlige forhold for tillidsrepræsentanter m.fl. Bestemmelsen har følgende ordlyd: Repræsentanter for de lønmodtagere, der berøres af overdragelse af en virksomhed eller en del heraf, bevarer efter overdragelsen deres hidtidige retsstilling og funktion, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Medfører overdragelsen, at grundlaget for lønmodtagerrepræsentationen ophører, er lønmodtagerrepræsentanten fortsat omfattet af de regler om beskyttelse af lø n- modtagerrepræsentanter, der gælder på det pågældende område. Beskyttelsen gælder dog kun i en periode, der regnet fra funktionens ophør svarer til det overenskomst- eller aftalemæssigt fastsatte varsel for opsigelse af lønmodtagerrepræsentanter. Tillidsrepræsentanter og andre beskyttede medarbejderrepræsentanter er således pri n- cipielt også i spil til at blive overført til ATP, hvis de i øvrigt opfylder kravet om, at de udelukkende eller overvejende er beskæftiget med de opgaver, som skal overføres fra kommunerne til ATP. Spørgsmålet er herefter, om der er tvingende årsager til at overføre en tillidsrepræse n- tantbeskyttet medarbejder til ATP. Besvarelsen af spørgsmålet beror på en konkret vurdering af forholdene på arbejd s- pladsen og der må i den forbindelse skelnes imellem, om der i øvrigt vil være tale om væsentlige vilkårsændringer fx pga. geografiske forhold eller om der ikke er tale om væsentlige vilkårsændringer. For de tillidsrepræsentantbeskyttede, hvor en overførsel ikke i sig selv vil være udtryk for en væsentlig vilkårsændring, vil det som ovenfor anført være udgangspunktet efter virksomhedsoverdragelseslovens 4, stk. 1, at den pågældendes funktion/tillidshverv fortsætter uændret efter en overdragelse. De tillidsrepræsentantbeskyttede er ikke beskyttet mod en virksomhedsoverdragelse således, at de kan gøre gældende, at fordi de har det pågældende tillidshverv, er de ikke forpligtet til at overgå til en erhverver, men har krav på at blive hos overdrageren. I det tilfælde hvor der sker overdragelse af en del af en virksomhed som det er tilfældet med den objektive sagsbehandling - kan der imidlertid opstå en problemstilling vedrørende spørgsmålet om, hvem der skal overdrages. Hvis ikke alle medarbejdere - der er beskæftiget med den opgave, der skal overdrages - er fuldt beskæftiget hermed, kan det blive nødvendigt at pege på medarbejdere, der er væsentligt beskæftiget med o p- gaven. I denne udvælgelsesproces må det antages, at en tillidsrepræsentantbeskyttet, som har et bredere valgområde end den del af virksomheden, der overdrages - alt andet lige - skal udvælges sidst, hvis der kan peges på andre medarbejdere, der er væsentligt beskæftiget med opgaven. Overdrageren skal således i denne situation tage et Side 15/61

16 hensyn til ikke at flytte den tillidsrepræsentantbeskyttede uden for dennes valgområde. I forhold til de tillidsrepræsentantbeskyttede - for hvem en overdragelse i sig selv vil være en væsentlig vilkårsændring fx pga. den geografiske afstand skal der foretages en vurdering af, om der foreligger tvingende årsager til at varsle den pågældende over. Hvis der er tvingende årsager, men samtidig væsentlige vilkårsændringer, kan den p å- gældende vælge at acceptere de ændrede vilkår eller vælge at betragte sig som opsagt. Hvis der ikke er tvingende årsager, kan den pågældende ikke varsles over, men har krav på at forblive i kommunen Virksomhedsoverdragelseslovens betydning for vilkårsændringer Det følger af virksomhedsoverdragelseslovens 3, stk. 2, at lønmodtageren kan oph æ- ve ansættelsesforholdet, såfremt overdragelsen medfører en væsentlig ændring af arbejdsvilkårene til skade for lønmodtageren. Ophævelsen sidestilles her med en afsk e- digelse fra arbejdsgiverens side og kan udløse en anciennitetsbestemt fratrædelse s- godtgørelse efter funktionærlovens 2a, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Det er en overvejende hovedregel med hensyn til fortolkning af udtrykket væsentlig ændring af arbejdsvilkårene i relation til virksomhedsoverdragelse, at det ikke omfatter ændringer, som kunne være iværksat allerede af overdrager. Som et eksempel kan nævnes jubilæumsgratialer. Størrelsen af det jubilæumsgratiale, en kommune udbetaler i tilfælde af f.eks. 25 års jubilæum, fremgår typisk af komm u- nens personalepolitik. Indtil denne personalepolitik bringes til ophør og afløses af en ny politik for ATP, vil medarbejdere fra den pågældende kommune have krav på at få udbetalt det i den oprindelige personalepolitik fastsatte beløb, når den udløsende begivenhed indtræder, fordi der er tale om en individuel rettighed, jf. Virksomhedsoverdragelseslovens 2, stk. 1. ATP kan, i samme omfang som ansættelseskommunen, ændre i lokale kollektive aftaler eller personalepolitikker. En sådan ændrings ikrafttræden i forhold til den enkelte me d- arbejder afhænger så af, om der er tale om en væsentlig vilkårsændring eller en almindelig vilkårsændring, som medarbejderen skal tåle. Ændringer af rettigheder i henhold til lokale kollektive aftaler kan varsles til ikrafttræden samtidig med, at aftalen ændres eller ophører. I det givne eksempel med jubilæumsgratialer må det antages, at der er tale om en almindelig vilkårsændring, som medarbejderne må tåle med det individuelle opsigelse s- varsel, men ikke en væsentlig vilkårsændring. Selv om det individuelle opsigelsesvarsel Side 16/61

17 anvendes, skal der altså ikke afgives opsigelse med tilbud om genansættelse. I forhold til den enkelte medarbejder kan ændringer i bestående individuelle rettigheder i henhold til overenskomsten først varsles til ikrafttræden ved overenskomstens udløb. Det er vanskeligt entydigt at angive, hvilke rettigheder i henhold til kollektive aftaler, der har karakter af individuelle rettigheder for en medarbejder. I Lov om Lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med kommentarer af Lars Svenning Ande r- sen m.fl. 4. udgave, anføres, at det afgørende for afgrænsningen må være, om den enkelte lønmodtager over for sin arbejdsgiver kan påberåbe sig rettigheden, og om den enkelte arbejdsgiver direkte over for den enkelte lønmodtager kan påberåbe sig dennes forpligtelse. Denne definition må føre til, at løn og anciennitet er individuelle rettigheder. Efter ret s- praksis omfatter individuelle rettigheder også f.eks. overenskomstmæssige regler om, at organisationen skal forelægges opsigelser, inden disse kan afgives. Dette eksempe l nævnes til illustration af, at en regel, der som udgangspunkt må opfattes som en kollektiv rettighed, ofte kan rumme momenter, der beskytter individet på en sådan måde, at den enkelte medarbejder bevarer rettigheden i henhold til reglen Vilkårsændringer i forbindelse med overdragelse til ATP I forbindelse med opgaveoverførslen vil det for alle medarbejdere blive aktuelt at flytte fysisk arbejdssted. Dette vil efter gældende retspraksis indebære, at man i hvert enkelt tilfælde skal foretage en konkret vurdering af, om flytningen indebærer en vilkårsændring, om denne skal varsles over for medarbejderen og i givet fald med hvilket varsel. Man kan således ikke begrundet i oprettelsen af Udbetaling Danmark blot lægge til grund, at alle medarbejdere har pligt til at acceptere enhver ændring af arbejdsstedets placering. På den anden side må det antages, at medarbejderne konkret skal tåle noget mere under hensyn til, at der netop er tale om en generel opgaveomlægning i henhold til lov. Medarbejderne går fra ansættelse i en kommune til ansættelse i ATP. Ved overdragelsen til ATP sker der således en ændring af medarbejderens ansættelsesområde, he r- under for de fleste også geografisk set. Selv om det ikke måtte være nødvendigt anbefales det, at ændringen også på grundlag af personalepolitiske hensyn iværksættes med seks måneders varsel - det længste individuelle opsigelsesvarsel, når bortses fra tillidsrepræsentanter og visse ledere. Med hensyn til ændring i arbejdsopgaver kan dette ligeledes blive relevant ved overførsel til ATP. Også her vil der være tale om at foretage en konkret vurdering i forhold til Side 17/61

18 den enkelte medarbejder, idet det dog må antages, at det forhold at der er tale om en generel opgaveomlægning, der gennemføres ved lovgivning, også her må medføre, at medarbejderne må tåle mere Særligt om geografiske flytninger Ændringer i arbejdsstedets geografiske placering kan undertiden udgøre en så væsen t- lig ændring i ansættelsesforholdet, at ændringen skal foretages som en opsigelse med tilbud om genansættelse. Det fremgår af retspraksis, at der i det enkelte tilfælde skal foretages en konkret vurd e- ring, hvori bl.a. indgår medarbejderens ansættelsesområde, tidligere flytninger og de r- med medarbejderens forudsætninger for at indgå i stillingen, som holdes op mod den forøgede transporttid, herunder transportomkostninger, som ændringen vil medføre. Derudover vil det antal kilometer, medarbejderen skal flyttes, udgøre et relevant m o- ment i vurderingen af, om ændringen skal varsles individuelt. Når en kommune skal vurdere, om en flytning af en medarbejder udgør en væsentlig vilkårsændring, er det væsentligste kriterium medarbejderens ansættelsesområde, der typisk vil være angivet som kommunen med tjeneste indtil videre i et bestemt forvaltningsområde, direktørområde eller institution. Ansættelsesområdet kan ikke sidestilles med kommunens geografiske område, men kan snarere defineres som der, hvor kommunen som institution har opgaver, der skal løses. En medarbejder vil således ikke berettiget kunne anføre, at den pågældende har haft det som en forudsætning, at medarbejderen kun kunne placeres inden for kommunens grænser. I hvert fald skal der være konkrete omstændigheder i form af aftaler eller tilkendegivelser, der skal understøtte en sådan forudsætning. Som nævnt indledningsvist er der imidlertid tale om en konkret vurdering, hvori andre momenter end ansættelsesområdet kan indgå. I tilfælde, hvor en medarbejders nye tj e- nestested er placeret i en væsentlig afstand fra den gamle kommunes fysiske grænser, kan det blive relevant at inddrage yderligere kriterier fra retspraksis. Domme om afstandskriterium I U H fastslog Højesteret, at funktionæren skulle have affundet sig med en flytning fra Bagsværd til Frederikssund, blandt andet fordi transportmiddel blev stillet til rådighed, at transporten kunne foregå inden for sædvanlig arbejdstid, at funktionæren før havde benyttet firmavognen til transport mellem hjem og arbejdsplads, at funktionæren bl.a. var beskæftiget som chauffør, og at der alene var tale om en ordning gældende i opsigelsesperioden. Der var tale om en forøgelse af kilometerafstanden på ca. 35 km hver vej. Side 18/61

19 U V. Af denne Vestre Landsretsdom fremgår det, at en ændring af arbejdsstedets geografiske placering for en bogholder fra Herning til Thorning (36 38 km) skulle have været varslet individuelt. Der var ikke stillet krav om, at bogholderen skulle have bil, og med offentligt transportmiddel ville det tage ca. 2 timer hver vej. U V vedrørte en teknisk assistent, der var ansat i en virksomhed i Horsens. Ansættelsesstedet var angivet som Horsens. Virksomheden flyttede til Århus, hvilket ville medføre en yderligere daglig transport på op mod 90 km med et tidsforbrug på imellem 1-1,5 time. Arbejdsgiver havde tilbudt at stille bil til rådighed for medarbejderen, og at transporttiden kunne afvikles som arbejdstid. Vestre landsret fandt, at arbejdet som teknisk assistent ikke naturligt indebar bi l- kørsel og på denne baggrund fastslog retten, at medarbejderen ikke havde pligt til at tåle ændringen på trods af den tilbudte kompensation. Østre Landsrets dom af 22. januar 2008 omhandlede en sag, der er en udløber af kommunalreformen. Ved kommunalreformen fusionerede de kommunale og statslige skatte- og inddrivelsesmyndigheder, og samtlige medarbejdere overgik til statslig ansættelse. Samtidig blev en række medarbejdere omrokeret og fik nyt arbejdssted. For 2 medarbejdere betød det, at de fremover skulle arbejde i Viby Jylland i stedet for i Silkeborg, og for én medarbejder blev arbejdsstedet fremover Odense i stedet for Nyborg. Landsretten frifandt SKAT. Landsretten lagde blandt andet vægt på, at ingen af de 3 medarbejdere fik øget deres daglige transporttid med mere end 91 minutter dagligt, og at selve afstanden ikke i noget tilfælde blev øget med mere end ca. 47 km. i alt. Der var således ikke godtgjort ændringer, der var så væsentlige, at de skulle have været varslet med den enkelte medarbejders individuelle opsigelsesvarsel. Dommen blev anket til Højesteret, hvor den blev stadfæstet d. 29. april I præmisserne bemærkede højesteret, at ændringen i tjenestested skete som led i den generelle omstrukturering, der omfattede et stort antal ansatte. For to ansatte blev den daglige transport til og fra arbejde hver vej forøget med henholdsvis 21,2 km og 26 km og med en øget transporttid på henholdsvis 15 og 16 minutter hver vej. For den tredje ansatte afviger Højesteretsdommen fra den afsagte dom i land s- retten. Landsretsdommen forholdt sig for den tredje ansatte til afstanden til det konkrete tjenestested, hvilket førte til konklusionen, at 91 minutter og 47 kilom e- ter i daglig øget transport ikke var at betragte som en væsentlig ændring. Højesteret forholdt sig kun til, at pågældende kunne have valgt et nærmere beligge n- de tjenestested, som kun ville medføre en øget transporttid hver vej på 14 minutter. Af dommen kan i øvrigt udledes, at opgørelsen af afstands- og tidsforøgelsen i håndteringen af sager om ændring af arbejdssted kan opgøres ud fra Side 19/61

20 s ruteplan for kørsel i bil. Retten i Næstveds dom af 28. september 2009 vedrørte en kommunal ITmedarbejder, hvis arbejdssted blev flyttet 15,5 km fra Skælskør til Korsør som følge af kommunalreformen. Ændringen indebar ud over en forøget afstand på 2x15,5 km. en forøget daglig transporttid på 80 minutter. Byretten udtalte, at medarbejderen, der hidtil ikke havde haft transporttid til arbejde, måtte tåle i fo r- bindelse med kommunalreformen at have fået 31 km. til sin nye arbejdsplads, særligt når han ikke var henvist til at benyttet individuelle transportmidler. Dommen er anket til Landsretten, men sagen i landsretten afventer, at der falder dom i den ovenfor omtalte sag for Højesteret. Den foreliggende retspraksis er meget konkret begrundet, og det er vanskeligt at udlede noget generelt om en tålegrænse for antal kilometer og forøgelse af transporttid. Det fremgår imidlertid af dommenes præmisser, at domstolene i vurderingen af vilkårsæ n- dringen har inddraget kriterier som stillingens karakter, børnepasning, antal fysiske tjenestesteder og tilbud om kompensation for de ulemper, flytningen medfører Forslag til procedure vedrørende geografiske flytninger Spørgsmål om geografiske flytninger kan være vanskelige for en arbejdsgiver at hån d- tere, fordi man typisk ikke har alle de oplysninger, der skal til for at foretage vurderingen af, om en given flytning udgør en væsentlig vilkårsændring for den enkelte medarbe j- der. Følgende fremgangsmåde kan derfor anbefales. Kommunen opgør den øgede transport i henholdsvis kilometer og minutter som forskellen mellem den nuværende og den fremtidige transport mellem bopæl og arbejdssted ved hjælp af ruteplan på På dette grundlag vurderes det, om der er tale om en væsentlig vilkårsændring eller ej. I henhold til den seneste retspraksis må det antages, at en medarbejder skal tåle en samlet forøget transporttid, der kan holdes inden for en tidsmæssig grænse på 30 m i- nutter hver vej og en kilometerforøgelse på 35 kilometer hver vej. Overstiger et af kriterierne ovennævnte grænser er det vurderingen, at der er tale om en væsentlig vilkårsændring, og ændringen kan derfor kun iværksættes med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. Overstiger den øgede transport hverken kilometer eller minutter jf. ovennævnte grænser er der i udgangspunktet ikke tale om en væsentlig ændring. Har kommunen kendskab til eller fremkommer medarbejderen med oplysninger til støtte for et synspunkt om, at ændringen er væsentlig, må sagens overvejes på ny. Det kan fx være forhold omkring transportform og transportudgifter. Side 20/61

21 Er det på grundlag af de foreliggende oplysninger kommunens vurdering, at der er tale om en flytning af en sådan karakter, at der er tale om en væsentlig vilkårsændring, meddeler kommunen medarbejderen, at tjenestestedet flyttes, at kommunen anser flytningen for en væsentlig vilkårsændring, og at man derfor indenfor en given frist (fx 3 uger) anmoder medarbejderen om at tage stilling til, om medarbejderen accepterer æ n- dringen. Samtidig tilkendegives det, at konsekvensen af en manglende accept er afsked, og at skrivelsen samtidig er at betragte som en høringsskrivelse i henhold til fo r- valtningslovens 19. Såfremt medarbejderen accepterer ændringen, lægger man til grund, at ændring af tj e- nestested kan gennemføres med medarbejderens opsigelsesvarsel eller et kortere va r- sel, hvis medarbejderen indvilliger heri. Er kommunen i tvivl om, hvorvidt der er tale om en væsentlig vilkårsændring kan man orientere medarbejderen om den kommende ændring og med en svarfrist spørge, om medarbejderen vil påberåbe sig ændringen som en væsentlig vilkårsændring med ret til opsigelsesvarsel. 2.5 Chefer og ledere Hvis en chef defineret som aflønnet i henhold til chefklassificeringsaftalen får ændret sine opgaver, således at de ikke længere falder indenfor definitionerne i aftalen, er der tale om en væsentlig vilkårsændring. Det indebærer, at de væsentlige vilkårsæ n- dringer skal varsles med chefens individuelle varsel efter 18 i cheflønaftalen, og at den pågældende chef ikke er forpligtet til at acceptere ændringerne. For så vidt angår andre ledere uden for cheflønaftalen vil der være en ret vid adgang til at ændre på opgaverne uden at det får karakter af væsentlige vilkårsændringer. Stilli n- gen kan dog ændres så grundlæggende, at forudsætningen for ansættelsesforholdet må anses for bristet. 2.6 Tjenestemænd I lovens 9 er der bl.a. følgende bestemmelser: Stk. 1. De kommunale tjenestemænd, som udelukkende eller overvejende er beskæft i- get med varetagelsen af de opgaver, som overføres til Udbetaling Danmark og varetages af Arbejdsmarkedets Tillægspension, jf. 2 og 5, og for hvem en ændring af arbejdssted eller ændringer af stillingens karakter i øvrigt ikke medfører, at stillinge n ikke længere er passende, overgår til ansættelse i staten på tidspunktet for opgavernes overførsel, jf. 2, og på vilkår, der i øvrigt svarer til de hidtidige vilkår. Stk. 2. De tjenestemænd, som overføres til staten, jf. stk. 1, er forpligtet til at gøre tj e- neste i Arbejdsmarkedets Tillægspension med bevarelse af deres ansættelsesforhold til staten. Side 21/61

22 Stk. 3. Tjenestemænd, som udelukkende eller overvejende er beskæftiget med varet a- gelse af de opgaver, som overføres til Udbetaling Danmark og varetages af Arbejd s- markedets Tillægspension, jf. 2 og 5, der uden at være forpligtet til det accepterer frivilligt at gøre tjeneste i Arbejdsmarkedets Tillægspension, overføres til staten, hvorfra de udlånes til Arbejdsmarkedets Tillægspension med bevarelse af deres ansættelse s- forhold til staten. Stk. 4. En tjenestemand, der overføres til staten og herfra udlånes til Arbejdsmarkedets Tillægspension efter stk. 3, har ikke som følge af overførslen krav på ventepenge, r å- dighedsløn eller pension. Bestemmelsen fastslår for det første, at der for tjenestemænd lige så vel som for de overenskomstansatte forudsætningsvis skal foretages en vurdering af, om de udelu k- kende eller overvejende er beskæftiget med de opgaver, som overføres til Udbetaling Danmark. Såfremt dette er tilfældet overføres deres ansættelse til staten, hvis de derfra er pligtige at acceptere et udlån til ATP. Endelig fastslås det, at tjenestemanden ved et udlån vil få vilkår, der svarer til de vilkår, som han havde i kommunen. Formuleringen af bestemmelsen i 9, stk. 1 indebærer således, at der skal foretages en screening af de tjenestemænd, som udelukkende eller overvejende er beskæftiget med de opgaver, som skal overføres, på henblik på en vurdering af, om de skal acce p- tere et udlån eller ej. Denne screening skal foretages ud fra de kriterier, som i henhold til domspraksis sædvanligvis anvendes, når det skal vurderes, om en tjenestemand har pligt til at ove r- tage en anden passende stilling. Af bemærkningerne til 10 fremgår det, at der ud over en vurdering af stillingens karakter og sammenhæng med den hidtidige stilling tillige skal vurderes om stillingen er passende i forhold til uddannelse, alder, helbredstilstand, status mv. I den konkrete vurdering indgår tillige arbejdsstedets geografiske placering i forhold til det hidtidige tjenestested. Ved vurderingen vil det endvidere blandt andet in d- gå, at ændringen af ansættelsesområde sker som led i en af Folketinget besluttet omorganisering af varetagelsen af de 5 sagsområder, som er nævnt i lovforslagets 2. I praksis vil screeningen skulle ske i et tæt samarbejde mellem kommunen og staten og baseret på en samlet vurdering af vilkårene i tjenestemandens hidtidige stilling og vilkårene i den nye stilling i ATP (se mere herom i afsnit 2.6.1). Er resultatet heraf, at tjenestemanden vil være forpligtet til at lade sig overdrage til staten med henblik på udlån til ATP, kan dette ske med et passende varsel. Hvis tjenestemanden har oplysninger til støtte for et synspunkt om, at han ikke skal tåle overdragelsen til staten, må pa r- terne overveje sagen på ny. For så vidt angår spørgsmålet om arbejdsstedets geografiske placering og den deraf følgende vurdering af betydningen af en daglig forøgelse af afstand og transporttid, er Side 22/61

23 det i bemærkningerne til lovforslaget anført, at der ikke k an angives præcise retningslinjer for forpligtelsen til at påtage sig en anden stilling, heller ikke i forhold til eksempelvis geografiske ændringer. Stor afstand mellem det hidtidige og det nye tjenestested ud e- lukker således ikke i sig selv en pligt til at gøre tjeneste i den nye stilling. Hvornår en stilling er passende, herunder i forhold til en geografisk ændring af ansættelsessted, a f- gøres efter de almindelig tjenestemandsretlige regler på en konkret vurdering i det e n- kelte tilfælde og afgøres i sidste instans af domstolene. For så vidt angår geografiske ændringer findes der ikke nogen klar domspraksis i forhold til udlån af tjenestemænd. Der findes dog følgende afgørelser, der beskæftiger sig med geografiske ændringer for tjenestemænd i forbindelse med flytning af tjenestested: U H handlede om 3 kommuner Glamsbjerg, Haarby og Faaborg - der med hjemmel i skattestyrelsesloven oprettede en fælles skatteadministration med placering i Faaborg. En tjenestemand i Glamsbjerg Kommune ønskede ikke at blive overført til ansættelse i Faaborg Kommune og Glamsbjerg Kommune p å- lagde derfor tjenestemanden at gøre tjeneste i Faaborg, dvs. hans arbejdssted blev ændret fra Glamsbjerg til Faaborg, men ellers bevarede han sit ansættelsesforhold til Glamsbjerg Kommune. Tjenestemanden påstod sin stilling nedlagt med deraf følgende krav på rådighedsløn, men det fik han ikke medhold i. Tjenestemanden fik heller ikke medhold i, at han var flyttet uden for sit ansættelsesområde ud fra bl.a. en geografisk synsvinkel. Højesteret stadfæstede landsretten dom, hvoraf det bl.a. fremgik, at de foretagne ændringer i sagsøgerens ansættelsesforhold, herunder at han som følge af skattesamarbejdet er blevet pålagt at arbejde i den fælles skatteadministration i Faaborg Kommune, der ligger 26 km. fra hans hjem og hidtidige arbejdssted, findes ikke at gå ud over det, sagsøgeren som tjenestemand er pligtig at tåle, hvorfor der ikke er tale om en forflyttelse. Højesterets dom af 23. november I forbindelse med kommunalreformen vedtog Folketinget en lovgivning, der indebar, at de kommunale skatteopgaver skulle overtages af staten. I den forbindelse blev det ved lov fastsat, at alle kommunale skattemedarbejdere skulle overføres til staten og derfra placeres på et af de nyoprettede skattecentre. I forbindelse med placeringen af de tjenestemandsansatte tidligere kommunale medarbejdere besluttede SKAT at tage geografiske hensyn til, hvor de pgl. tidligere havde arbejdet, hvorimod de tjenestemænd, som før arbejdede i staten, blev placeret med baggrund i deres hidtidige ansættelsesområde Skatteministeriet med tilhørende institutioner. 4 tjenestemænd lagde sag an mod Skatteministeriet med påstand om tilkendelse af rådighedsløn p.g.a. stillingsnedlæggelse eller subsidiært afsked med pension som følge af overskridelse af tålegrænsen. Højesteret fastslog generelt, at stillingerne ikke var nedla g- te, hvorfor ingen af sagsøgerne fik rådighedsløn. I forhold til spørgsmålet om overskridelse af tålegrænsen udtalte Højesteret fsva. den tidligere statstjenestemand, at denne skulle tåle at få flyttet sit arbejdssted fra København til Ringkøbing pga. det brede ansættelsesområde. For så vidt angår flytning af arbejdssted for en tidligere kommunal tjenestemand udtalte Højesteret: Ved bedømmelsen af, om tålegrænsen er overskredet ved omplacering efter overgang fra kommunal Side 23/61

24 til statslig ansættelse, må der da også i overensstemmelse med almindelige tjenestemandsretlige principper tages hensyn til den naturlige sammenhæng mellem ansættelse i en kommune og dennes begrænsede geografiske udstrækning. Den pågældende tjenestemand havde hidtil arbejdet i Aabybro. Han blev placeret i Aalborg og derefter i Hjørring. Højesteret udtalte, at disse geografiske ændri n- ger ikke gik ud over, hvad tjenestemanden skulle tåle. Det bemærkes, at det under sagen blev oplyst, at den pågældende tjenestemand, der hidtil havde haft 9,8 km. på arbejde (i alt 19,6 km.), ved flytning til Aalborg fik 28,5 km. (i alt 57 km.) til arbejde, dvs. en daglig afstandsforøgelse på 37,4 km. Den daglige afstandsforøgelse til Hjørring udgjorde 55,6 km. Selv om der ikke er klare afgørelser på området, må det antages at tjenestemænd alt andet lige må tåle mindst lige så meget som de overenskomstansatte i forhold til forøget afstand og tidsforbrug. I lovforslagets 9, stk. 3 er det en bestemmelse, der omhandler frivillig overførsel til staten med efterfølgende udlån til ATP. Denne bestemmelse indebærer, at tjenest e- mænd, der ellers ikke var forpligtet til at lade sig overføre og udlåne fx på grund af den geografiske afstand, frivilligt kan acceptere en overførsel og et udlån, dvs. reelt acce p- tere en ikke-passende stilling. I givet fald vil de blive stillet på samme måde som de tvangsudlånte tjenestemænd i forhold til bevarelse af alle tjenestemandsrettigheder Procedure vedrørende screening af tjenestemænd Social og Integrationsministeriet foretager vurderingen af, hvilke tjenestemænd, der skal tåle at blive overført til staten og udlånt til ATP. Denne vurdering bliver foretaget medio januar Vurderingen foretages på baggrund af oplysninger om tjenestemandens rejsetid- og afstand til nærmeste Udbetaling Danmark center. Det antages på baggrund af retspraksis, at en forøgelse af transportafstanden på mere end 35 kilometer hver vej og en forøgelse af transporttiden på mere end 30 minutter hver vej- i henhold til en opgørelse på - kan udgøre en større ændring end tjenestemanden skal tåle. Kommunerne får besked i januar om resultatet af screeningen. Kommunen meddeler herefter tjenestemanden resultatet af screeningen. Denne meddelelse sker i et formelt brev til tjenestemanden, hvor tjenestemanden får mulighed for at komme med sine b e- mærkninger. KL s brevskabeloner kan benyttes hertil. I tilfælde af, at kommunen eller tjenestemanden ikke er enig i screeningen skal kommunen kontakte Social- og Integrationsministeriet, der foretager den endelige vurdering. For de tjenestemænd, der efter screeningen, vurderes at skulle overgå til Staten, skal kommunen indsende oplysninger til Social- og Integrationsministeriet. Social- og Integrationsministeriet fremsender anvisninger hertil. Side 24/61

25 2.6.2 Rettigheder for tjenestemænd, der ikke overføres til Staten De tjenestemænd, der ikke skal tåle overflytning/udlån og samtidig ikke vælger at lade sig overflytte frivilligt, skal kommunen tilbyde anden passende stilling indenfor komm u- nen. Ved vurderingen af, hvad der er en passende stilling, skal anvendes de kriterier, som sædvanligvis anvendes og som er fastlagt ved en omfattende domspraksis. Der er tale om en meget konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, men vejledende for bedømmelsen vil være, om den nye stilling er passende i forhold til arbejds- og ansvarsområde, hierarkisk placering, tjenestemandens uddannelse og erfaring mv. Det anbefales, at der i givet fald rettes henvendelse til KL for nærmere rådgivning. Figur 2 Scenarier for tjenestemænd Side 25/61

26 3 Praktik omkring håndtering af personale til overdragelse Dette kapitel beskriver den praktiske del af processen omkring chefer/ledere og medarbejdere til overdragelse. I forhold til lederprocessen har store dele af forløbet allerede fundet sted. 3.1 Praktik omkring håndtering af chefer og ledere Som led i etablering af Udbetaling Danmark besættes lederstillingerne gennem 3 faser. Den første fase er afsluttet i maj Anden fase er afsluttet i november Fase - Ledere/Chefer med personaleansvar omfattet af overdragelse Ledere som i dag har personaleansvar (og som afholder udviklingssamtaler) og som opfylder kravet om udelukkende eller overvejende at være beskæftiget med sagsområder, der skal overdrages. Denne fase har fundet sted. Det vil kun være ledere, der ansættes eller udnævnes efterfølgende, og som dermed bliver helt eller overvejende b e- skæftiget med opgaverne, der kan efteranmeldes. Disse ledere vil da blive indplaceret, hvor der er ledige stillinger. I den forbindelse kan der ikke gives garantier for, at den ledige stilling modsvarer lederens aktuelle niveau i kommunen. Til eventuel efterindme l- delse af ledere/chefer benyttes værktøjerne Faktaark og Oplysningsark. Der henv i- ses ligeledes til folderen Leder i ATP, som findes på Værktøj Faktaark Værktøj Oplysningsark 2. Fase - Personer med lederpotentiale Faglige koordinatorer eller teamledere, som ikke har personaleansvar i dag, men all i- gevel udfylder en koordinerende faglig ledelsesopgave, indmeldes først på bruttolisten over medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages. De indmeldes med en markering af at have personaleledelsespotentiale - det forudsætter naturligvis at medarbejderen er indforstået hermed, og at kommunen kan se et perspektiv i at personen fremover får personaleledelsesansvar. Listen fremsendes til ATP i september, hvorefter ATP gennemfører dialogrunder. Såfremt personen ikke får tilbudt et lederjob, bliver vedkommende indplaceret som kunderådgiver. Kommunen var s- ler/meddeler medarbejderne over til ATP på to terminer, ultimo marts og maj Fase Ekstern rekruttering Såfremt der er vakante lederstillinger efter fase 1 og 2 vil stillingerne blive besat ved eksterne stillingsopslag. Rekrutteringen vil finde sted i foråret Side 26/61

27 Kommunen varsler/meddeler chefer/ledere overflytning til ATP, eventuelt med varsling af ændrede vilkår. Varslingen skal afvente den endelige vedtagelse af de lovændringer, der fastlægger datoen for myndighedsoverdragelsen. Indtil lovvedtagelsen (forventeligt i marts 2012), vil der alene være tale om en tilkendegivelse af overflytningen. Tidsplanen er angivet herunder. Figur 3 Tidsterminer for lederprocessen Chefer/ledere beskæftiget med ét sagsområde overflyttes som hovedregel samme dato som sagsområdet, medmindre der træffes anden aftale mellem kommunen og ATP. For chefer/ledere, der dækker på tværs af flere sagsområder med forskellige ove r- gangsdatoer aftales overflytningsdatoen mellem kommunen og ATP. Hvis dette ikke er muligt vil den juridiske dato være 1. oktober 2012, svarende til overdragelsestidspunktet for det første sagsområde. Chefer på cheflønskontrakt varsles med 12 måneder og øvrige ledere varsles med op til 6 måneder. For chefer med 12 måneders varsel vil lovvedtagelsen finde sted efter den seneste frist for varsling. I de tilfælde vil overflytning kunne ske før udløbet af varslet, hvis der indgås en frivillig aftale herom. Alternativt sker overførslen først efter udløbet af varslet. Af bilag 2 fremgår en oversigt over de brevskabeloner, som kommunerne kan bruge til meddelelse, varsling og udlån når loven er vedtaget. Selve brevskabelonerne kan tilgås på Chefer/ledere meddeler kommunen om ja-tak til overførsel til ATP. Nejsigerne betragtes, som opsagte med deres individuelle varsel. Kommunen meddeler ATP, hvilke ledere, der har takket ja til ansættelse i ATP. Side 27/61

28 Ved behov for generel juridisk vejledning, herunder om væsentlige vilkårsændringer, henvises til kapitel 2 i denne procesguide. ATP udarbejder ansættelseskontrakter til chefer/ledere, der ikke er tjenestemandsa n- satte og fremsender disse til underskrift. Staten fremsender ansættelseskontrakter og udlånsbetingelser til chefer/ledere med tjenestemandsvilkår. Figur 4 Processen for chefer/ledere er opsummeret: 3.2 Praktik omkring håndtering af medarbejdere Kommunerne skal vurdere hvilke og hvor mange medarbejdere, der er behov for at beholde i kommunerne til at løse de tilbageværende opgaver. Kriteriet for at kunne blive virksomhedsoverdraget er at medarbejderen på overdragelsestidspunktet er helt eller overvejende beskæftiget med et eller flere af sagsområderne, der overdrages til Udbetaling Danmark. Sagsområderne udgør tilsammen én virksomhedsoverdragelse. Hvis en medarbejder er beskæftiget med flere sagsområder, aftales overflytningsdatoen mellem kommunen og ATP. ATP s udgangspunktet vil være at overførslen er på den dato, hvor det område som medarbejderen indplaceres i, overgår. I håndtering af de omfattede medarbejdere har kommunen følgende muligheder: At tilbyde medarbejderen andet job i kommunen Side 28/61

29 At tilbyde medarbejderen at blive tilbage i kommunen og løse tilbageblivende opgaver At meddele/varsle medarbejderen overflytning til ATP For medarbejdere, som i dag ikke i væsentlig grad er beskæftiget med sagsområderne, men som har ønske om at komme med til ATP, kan kommunerne tilrettelægge arbejdet således, at medarbejderen bliver omfattet af overdragelsen. Målet er i den forbindelse at sende medarbejdere videre til ATP, som har modtaget relevant oplæring, således at der overdrages medarbejdere med kendskab til og færdigheder indenfor det pågælde n- de sagsområde. Dette af hensyn til at kunne yde borgerne en god betjening og opretholdelse af sikker drift. Kommunen kan således vurdere muligheder for omorganisering og opgaveflytninger, så kriteriet om, at medarbejdere, der er helt eller overvejende beskæftiget med sagsomr å- derne kan virksomhedsoverdrages. Inspiration til dette kan findes i kapitel 4.3. Alternativt kan medarbejdere, der ikke virksomhedsoverdrages, på et senere tidspunkt i lighed med andre interesserede søge stillinger, som opslås efter indplaceringen af omfattede medarbejdere har fundet sted Bruttoliste Nedenstående aktivitet er gennemført pr : Når det ligger klart, hvem der skal meddeles overdragelse til ATP og de pågældende selv er informeret om beslutningen, fremsendes en bruttoliste til ATP. Til dette skal værktøjet Bruttoliste benyttes. I værktøjet Guide til god forandringsledelse kan I finde inspiration til, hvilke opmærksomhedspunkter man, som leder, skal have i forbindelse med at medarbejderen skal have besked om overdragelsen. Betegnelsen Bruttoliste dækker over at listen rummer de medarbejdere som komm u- nen påtænker formelt at varsle/meddele over til ATP. I praksis kan ske ændringer i bruttolisten frem til tidspunktet for den formelle varsling/meddelelse. Medarbejderne på bruttolisten skal således opfylde kriteriet om helt eller overvejende at være beskæftiget med de sagsområder, som overdrages til Udbetaling Danmark og ikke være udvalgt til at blive i kommunen. Værktøj Bruttoliste Værktøj Guide til god forandringsledelse Det er kommunen som vurderer, hvilke medarbejdere og hvor mange, der skal bruges til at løse de tilbageværende opgaver i kommunen, samt hvor mange der skal virksomhedsoverdrages til ATP. ATP bruger oplysningerne i bruttolisten til at fastlægge budgetter, organisering indenfor sagsområder og i det hele taget muligheden for planlægning af overdragelsen af personale og driftsopgaven. Desuden vil medarbejderne blive kontaktet af ATP, så snart ATP Side 29/61

30 har fået denne liste af kommunerne, så ATP kan afdække deres ønsker og præferencer mere indgående. Dette giver ATP et bedre grundlag for at kunne indplacere medarbejderne i ATPs stillingsstruktur samt ud fra medarbejderes egne ønsker. Bruttolisten rummer også et registreringsfelt til markering af eventuelle lederemner. Forud for markeringen i dette felt skal medarbejderens nærmeste leder have forholdt sig til om personen vurderes at have motivation for og kompetencer til at kunne varet a- ge et lederjob i ATP/Udbetaling Danmark. Personen, der indmeldes som lederemne, arbejder eksempelvis i dag med lederrelaterede opgaver - uden at have det formelle personaleansvar. Eksempelvis kan teamledere, faglige koordinatorer, gruppeledere e l- ler ledere med tidligere personaleledelseserfaring indmeldes som lederemne. Idet medarbejdernes navne og andre personhenførbare oplysninger fremgår af bruttolisten, skal kommunen sikre sig, at medarbejderen er orienteret om, hvilke oplysninger der er videregivet til ATP. Konkret ønskes følgende oplyst: 1. Navn, persondata, uddannelse og adresse 2. Ansættelsesforhold, lønforhold, stillingsbetegnelse, arbejdstid og anciennitet 3. Beskæftigelsesgrad indenfor de 5 sagsområder 4. Præferencer for centerby og evt. filial 5. Lederemne - efter forudgående kvalificering og vurdering ved egen leder, kan det markeres om personen er et lederemne til ATP/Udbetaling Danmark. En p o- sitivmarkering udløser, at ATP beder medarbejderen om at fremsende et CV. Medarbejderen indkaldes evt. herefter til rekrutteringssamtale i forhold til ledige lederjobs. Medarbejdere der ikke benyttes i lederjobs varsles / meddeles over i Kunderådgiverjobs, som oprindeligt planlagt. ATP skal have et samlet skema for hver kommune, hvilket betyder, at kommunen må koordinerer på tværs af enheder og aflevere ét samlet regneark til ATP. Bruttolisten skulle indsendes til hr-udbetalingdanmark@atp.dk senest den 30. september ATP vil dog gerne løbende modtage lister fra kommuner, som er parate til at indsende dette. Alle kommuner skal indsende lister eller give besked til ATP, og også selvom kommunen ikke virksomhedsoverdrager nogen. Side 30/61

31 3.2.2 Ønskerunde Nedenstående aktivitet er gennemført pr : Når bruttolisten er tilgået ATP opstartes en ønskerunde, hvor medarbejderne der skal overdrages får mulighed for at afgive deres ønsker til sagsområde, front- eller backfunktion og geografisk foretrukken arbejdssted. Medarbejderne varsles/meddeles af ko m- munen til det center, der ligger tætterest på personens bopæl, men ønsker personen hellere at arbejde med udgangspunkt i et andet center vil dette ønske blive imødekommet af ATP. Medarbejderne vil modtage et link til et elektronisk spørgeskema, hvori deres ønsker anføres. ATP vurderer herefter ønskerne op i mod det organisatoriske og opgavemæ s- sige behov. ATP bestræber sig på at opfylde så mange ønsker som muligt. Figur 5 Temaer i ønskerunden fremgår herunder: Lederemner Nedenstående aktivitet er gennemført pr : Sideløbende med at ønskerunden kører, vil lederemnerne blive behandlet. Lederemnet Side 31/61 Værktøj Lederemne oplysningsark

32 skal indsende sit cv og ønsker i forhold til hvilke lederjobs, der kunne være relevant. ATP oplyser i den forbindelse hvilke vakante stillinger der er. Lederemner, som ikke ti l- bydes et lederjob i ATP/Udbetaling Danmark vil blive anvist et kunderådgiverjob, som oprindeligt tiltænkt. Lederemnet skal benytte værktøjet Lederemne - oplysningsark til at angive sine præferencer og cv Plan for meddelelse og varsling Med afklaring af medarbejderønsker har ATP fastlagt centerplacering, stilling og sagsområde for medarbejderne. Kommunen vil herefter formelt varsle/meddele medarbejderne over til ATP (se afsnit 2.4). Tidsplanen fremgår herunder. Figur 6 Tidsterminer for medarbejderprocessen under hensyntagen til implementeringsbølger Værktøj Checkliste for særlige vilkår og personalepolitikker Af bilag 2 fremgår en oversigt over de brevskabeloner, som kommunerne kan bruge til meddelelse, varsling og udlån når loven er vedtaget. Selve brevskabelonerne kan tilgås på Medarbejderne meddeler kommunen om ja-tak til overførsel til ATP. Nejsigerne betragtes, som opsagte med deres individuelle varsel. Kommunen meddeler ATP, hvilke medarbejdere, der har takket ja til ansættelse i ATP. Når medarbejderne har givet kommunen besked, om vedkommende accepterer overflytningen, skal ATP have en nettoliste over de medarbejdere, der faktisk bliver overdraget. Side 32/61

33 ATP skal modtage to nettolister fra kommunerne. Den første vedrører ledere samt medarbejdere, der skal overdrages til sagsområderne Familieydelse og Barsel.Denne skal være ATP i hænde senest 16. april Den anden nettoliste vedrører medarbejdere der skal overføres til sagsområderne Pension og Boligstøtte, denne skal være ATP i hænde senest 18. juni Til brug for indsendelse af nettolister, vil ATP fremsende en opdateret liste til kommunerne inkl. medarbejderoplysninger og deres indplacering, Kommunen gennemgår listen med henblik på opdatering og indsættelse af eventuelt manglende oplysninger herunder blandt andet det fulde cpr-nummer. Nettolisten returneres til ATP til hrudbetalingdanmark@atp.dk. Kommunerne fremsender samtidigt en kopi af medarbejdernes seneste lønseddel samt ansættelseskontrakt med tilhørende bilag gerne elektronisk. Den originale personalemappe skal overdrages til ATP, når medarbejderen overgår til ATP. Et samlet brevkoncept til brug for meddelelse, varsling og udlån når loven er vedtaget, fremgår af bilag 2. Inden fremsendelse af nettolister skal kommunerne desuden indmelde særlige vilkår og personalepolitikker, som har betydning for individuelle vilkår eksempelvis jubilæumsgratialer mm. ATP fremsender en checkliste herfor, som kommunen bedes udfylde og fremsende til hr-udbetalingdanmark@atp.dk senest den 1. marts Alle medarbejdere overflyttes til en stilling, som kunderådgiver hos ATP. Kunderådgiver er en fælles stillingsbetegnelse for alle medarbejdere, der er beskæftiget med opgave r- ne under Udbetaling Danmark. Det konkrete stillingsindhold kan variere og kan indeho l- de specialiserede opgaver/roller, herunder forskelle i ansvar og afledte lønforskelle. Der henvises til stillingsbeskrivelser og eksempler på front- og backopgaver på For så vidt angår tjenestemænd henvises til afsnit Kommunerne og i sidste ende Social- og Integrationsministeriet vurderer, hvorvidt en tjenestemand skal tåle udlån til ATP. Tjenestemænd, hvor det er vurderet, at udlån til ATP skal tåles, samt tjenestemænd der frivilligt ønsker udlån, meddeles overflytning til staten og udlånes herefter til ATP. ATP udarbejder en ansættelseskontrakt på baggrund af oplysningerne fra kommunen samt personalemappen. Alle medarbejdere overføres med alle deres vilkår, som er d o- kumenteret i personalemappen. Medarbejderne underskriver kontrakten umiddelbart efter de modtager den fra ATP og returnerer denne til ATP. Det er vigtigt at bemærke, at der kan være forskelle i medarbejdergruppen på deadlines for formelle varslingsdatoer. Både hensynet til medarbejderne og centeretableringen Side 33/61

34 gør, at det er de angivne anbefalede datoer i procesbeskrivelsen, der følges jf. drejeb o- gen i bilag 1. Figur 7 Proces for medarbejdere er opsummeret: Side 34/61

35 4 Planlægning og klargøring Fra det øjeblik at etableringen af Udbetaling Danmark var en realitet har kommunerne, KL og ATP sammen arbejdet for at få puslespillet til at gå op. Der er mange ender der skal mødes, når et opgavesplit mellem 98 kommuner og Udbetaling Danmark skal real i- seres. En af de grundlæggende indsatser er forandringsledelsesopgaven, som allerede startede da udmeldingen om etablering af Udbetaling Danmark kom i sommeren I tiden frem til at Udbetaling Danmark bliver etableret i 2012, skal den kommunale ledelse træffe en række afgørende strategiske og praktiske beslutninger om den fremtid i- ge organisering, bemanding og håndtering af medarbejdere. Det stiller store krav til l e- delsesindsatsen i kommunen. Konkret står kommunerne og dermed også Udbetaling Danmark - overfor en række udfordringer og behov: Risiko for tab af kompetent arbejdskraft Risiko for faldende produktivitet grundet mangel på arbejdskraft og dalende m o- tivation Et behov for at justere nuværende arbejdsgange i forhold til fremtidige arbejd s- gange Et behov for at organisere sig i forhold til nye opgavesplit mellem kommuner og Udbetaling Danmark Et behov for at justere borgerservicestrategien og organiseringen af de komm u- nale opgaver, idet en række opgaver og medarbejdere overføres til ATP/Udbetaling Danmark I dette kapitel kan I hente inspiration til håndtering af udfordringerne og det videre arbejde med omorganisering af opgaveløsningen i overgangsfasen og i forbindelse med implementeringen af Udbetaling Danmark. Side 35/61

36 4.1 Indsatser i forhold til forandringsledelse Hvis man som kommune og ledelse får skabt en god proces kendetegnet ved et klart mål og en gennemtænkt plan, inddragelse, information og dialog, indflydelse på fremt i- dig ansættelse og jobfunktion, så er det muligt at håndtere en stor del af de løbende u d- fordringer, som forandringsprocessen vil være præget af. I den forgangne periode er processen vedr. overførsel af ledere med personaleansvar til ATP blevet igangsat. I den kommende tid vil det være planlægning af den fremtidige opgaveløsning og håndteringen af overførsel af medarbejdere til ATP, der vil komme til at fylde. God forandringsledelse handler dybest set om at: Involvere og inddrage berørte grupper og interessenter Informere og kommunikere både om proces og beslutninger Træne og afprøve den nye praksis Sikre at de fornødne kompetencer er til stede Skabe en hensigtsmæssig proces ift. håndteringen af de medarbejdere og ledere, som skal overdrages til ATP. Fra Udbetaling Danmarks implementeringsorganisation er der fokus på ovenstående vigtige punkter, men det er helt afgørende, at den enkelte kommune løbende orienterer sig i mod de rammer og også arbejder hen i mod den fremtidige organisering og opg a- veløsning Kommunens HR-afdeling og ledere kan hente inspiration til arbejdet med forandringsledelse og konkrete indsatser i værktøjet Guide til god forandringsledelse. Dels er der inspiration til hvilke strategiske overvejelser der er hensigtsmæssige at gøre sig, og dels en introduktion til, hvad der har betydning for medarbejdernes trivsel i forandring s- processen. Desuden kan hentes inspiration til, hvordan lederen kan give medarbejderen besked omkring overførelsen til ATP. Værktøj Guide til god forandringsledelse Guide til god forandringsledelse giver og beskriver følgende anbefalingerne: 1. Opstil klare mål for omstillingen 2. Identificer interessenterne hvem har indflydelse på processen 3. Afklar processen optil en samlet køreplan 4. Sikre inddragelse og bredt ejerskab blandt medarbejderne Side 36/61

37 5. Sikre målrettet kommunikation 6. Hav øje for medarbejdernes trivsel og forandringsreaktion 7. Støtte til lederne i forandringsprocessen Hvis kommunen endnu ikke detaljeret har kortlagt konsekvenser af, at opgaver overflyttes til Udbetaling Danmark kan det anbefales at gennemføre en gap-analyse, som kortlægger forskellen mellem nusituation og fremtidig situation. I værktøjet Forandringsanalyse findes 3 værktøjer, som I kan benytte og også tilpasse til eget brug: Værktøj Forandringsanalyse 4.2 Afprøvning af ny fremtidig praksis Afprøvning og løbende tilpasning af ny fremtidig praksis handler om at sikre sikker drift med fortsat god service til borgerne og en smidig samarbejdsflade mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. Kommunerne kan løbende tilpasse sig til den nye fremtid og øve sig i forhold til fx ny organisering af arbejdsopgaverne, ny opdeling af medarbejdere i fx front og back, nye arbejdsprocesser m.v. Det skaber mere tryghed og sikkerhed for, hvad der er i vente, og det skaber læring i forhold til at sikre en optimal organisering i både kommunerne og Udbetaling Danmark. Som inspiration til, hvordan kommunerne kan arbejde med denne indsats, vil der løbende på blive præsenteret konkrete casebeskrivelser fra kommuner, der har valgt at organisere sig efter det fremtidige opgavesplit. Værktøj Casebeskrivelser Afprøvning og løbende tilpasning betyder herved bl.a., at kommunerne kan få identific e- ret eventuelle kompetenceudviklingsbehov og gennemføre træningsforløb, hvor den enkelte medarbejder får en praktisk indføring i den nye måde at arbejde på i god tid før den nye fremtid rammer medarbejderen. Implementeringsorganisationen for Udbetaling Danmark og KL udarbejder i samarbejde med kommunerne en række værktøjer, som kommunerne kan anvende i sin tilpasning til kommunernes fortsatte opgavevaretagelse. Det drejer sig bl.a. om: Side 37/61

38 medarbejderrettede beskrivelser af de kommunale arbejdsgange forslag til kompetenceprofil for de medarbejdere, der skal varetage de fortsatte kommunale opgaver en fælles medarbejderguide til borgerservice på tværs af kommunerne og U d- betaling Danmark Værktøjerne vil løbende blive offentliggjort og stillet til rådighed i løbet af Videre vil Udbetaling Danmark frem mod overdragelsen komme med konkrete udmeldinger om og eksempler på, hvor og hvordan kommunerne mest hensigtsmæssigt l ø- bende kan forberede sig og tilpasse sig til den nye fremtid i Udbetaling Danmark. Formålet er at reducere risikoen på overdragelsestidspunktet mest muligt, og at medarbejdere og ledere får en god fornemmelse af, hvordan deres fremadrettede arbejdsopg a- ver kommer til at se ud (eksempelvis afprøvning og løbende tilpasning af de fremtidige arbejdsgange og instrukser, herunder håndtering af de nye samarbejdsflader). Udbetaling Danmark vil i de situationer, hvor der er flere muligheder for, hvordan den fremtidige praksis helt præcist skal være, gennemføre pilottest i samarbejde med u d- valgte kommuner (eksempelvis kommunikation til borgere omkring ansøgning om folkepension). Videre vil implementeringsorganisationen gennemføre egentlig test af samarbejdspr o- cesser og tilhørende it-understøttelse i samarbejde med udvalgte kommuner. Afprøvning og løbende tilpasning giver således stor værdi for såvel medarbejdere som ledere - hvad enten de skal med til Udbetaling Danmark eller blive tilbage i kommunen og for at understøtte sikker drift og en fortsat god service til borgerne. 4.3 Omorganisering og udvælgelse I forbindelse med opgaveoverdragelsen skal det afklares, hvilke medarbejdere, der skal overdrages til ATP. Den formelle personalejuridiske afklaring er beskrevet i kapitel 2 i procesguiden. I dette kapitel sættes der fokus på to forskellige tilgange, som kommunen kan lade sig inspirere af i forbindelse med afklaringen af, hvilke medarbejdere der skal overdrages. Der præsenteres to typer af processer, hvor der naturligvis sagtens kan være variati o- ner. Det anbefales, at topledelsen i den enkelte kommune afklarer, hvordan fora n- dringsprocessen skal gribes an. Der er to veje at gå: Side 38/61

39 Scenario 1: Udvælgelse på baggrund af juridisk vurdering Scenario 2: Omorganisering som afsæt for udvælgelse Side 39/61

40 Scenario 1. Juridisk vurdering af, hvilke medarbejdere, der er i spil til at overgå til ATP med udgangspunkt i den nuværende organisering af opgaverne. I denne model vil det i første omgang være den eksisterende opgaveportefølje og øvrige vilkår, der a f- gør om medarbejderen er i spil til at overgå til ATP eller om medarbejderen skal blive i kommunen og løse A til A opgaver. Hvis medarbejderen er spil til at overgå til ATP, men ikke ønsker det, kan kommunen forsøge at finde en anden stilling til medarbejderen i kommunen alternativt varsles/meddeles medarbejderen overfly t- ning til ATP. I denne proces vil det være hensigtsmæssigt at indlægge en mulighed for, at medarbejdere - som ikke er formelt i spil til at blive overført til ATP - alligevel kan komme i betragtning, hvis de ønsker det. En omlægning af opgaveløsningen som tilgodeser en eller flere medarbejderes ønske om at overgå til ATP skal baseres på en konkret vurdering af, om den enkelte medarbejder er i stand til at opbygge de nø d- vendige kompetencer på det givne område. For at kunne blive overført til ATP vil det kræve, at medarbejderens portefølje ind rettes således, at vedkommende helt eller overvejende løser opgaver, som skal overføres til ATP og understøttes med den nødvendige kompetenceudvikling, hvis der er behov for dette. Scenario 2. Omorganisering af opgaveløsningen før vurdering af, hvilke medarbejdere/ledere, der er i spil til at overgå til ATP I denne model er det første skridt, at ledelsen afklarer, hvordan opgaverne, der bliver tilbage i komm u- ne, fremadrettet skal løses. Det vil være naturligt at indrette den nye organisering således, a t de opgaver, der skal til ATP, samles fysisk mhp. senere overførsel. Når der skal bemandes ind på opgaverne vil der være behov for både at se på, hvilke medarbejdere, der ønsker at blive overført til ATP og se på medarbejdernes kompetencematch i forhold til opgaverne, der skal overføres. Muligheden her ligger i at kunne forsøge at matche medarbejdernes ønsker til fremtidigt job, både hvad angår de som gerne vil overgå til ATP og de som ønsker at forblive i kommunen. Det vil dog kræve en målrettet kompetenceudvikling, hvis der er tale om at medarbejdere ønsker at skifte fagligt spor. Risikoen er, at ikke alle medarbejdere kan få deres ønsker opfyldt, dette skal formidles tydeligt fra sta r- ten. Side 40/61

41 Nedenfor ses et eksempel på, hvordan opgaverne kan omorganiseres, således at en medarbejder kommer i spil til at kunne overføres til ATP, ved at volumen på boligstøtte udgør 75 % af vedkomnes opgaveportefølje. Figur 8 - Eksempel på beskræftigelsesgrad Afhængig af hvilken forandringsproces kommunen vælger kan der være forskellige forløb i forhold til at opnå overblik over, hvilke medarbejdere der skal overgå til ATP. Det anbefales dog, at nedenstående overvejelser indgår i vurderingen af, hvordan pr o- cessen skal forløbe: Hvor mange medarbejdere er formelt i spil til at blive overført til ATP, her tænkes i sær på betydning af afstandskriteriet? Hvor mange medarbejdere kunne potentielt ønske sig at overgå til ATP? Hvor mange af medarbejderne vil reelt kunne omplaceres til andre typer af opgaver i kommunen vurderet både pba. medarbejderens kompetencer og re s- sourcebehovet fremadrettet. Side 41/61

42 I forbindelse med at der afholdes medarbejderudviklingssamtaler, i tiden frem til overførslen af opgaver og medarbejdere til ATP, vil det i relation til de berørte medarbejdere være hensigtsmæssigt at inddrage perspektiverne om de forestående forandringer, som en del af samtalen. I værktøjet MUS-skema er der opsat et eksempel på et samtaleskema, som tager særlig højde for det at være i en forandringssituation. Værktøj MUS-skema 4.4 Kommunalt samarbejde om opgaverne Erfaringerne fra kommunalreformen og andre store omlægninger i den offentlige sektor viser, at det er en udfordring for den afgivende myndighed at sikre en stabil drift i sag s- behandlingen helt frem til overdragelsestidspunktet. Ved overdragelsen af amternes opgaver til kommunerne i 2007 skete der en stor ophobning af sager, som kommunerne har brugt flere år på at bringe ned. Det samme var tilfældet i forbindelse med omlægningen af fx Tinglysning i Årsagen til, at sagerne hober sig op, har først og fremmest været, at det er vanskeligt at erstatte de medarbejdere, der af den ene eller anden grund fratræder i perioden op til overdragelsen. Den myndighed, der overdrager opgaven, vil opleve, at den både står med et ressourceproblem og et kompetenceproblem i forhold til at løse sagerne. Erfaringerne viser også, at hastigheden i sagsbehandlingen begynder at falde, fordi den afgivende myndighed op til overdragelsen bruger ressourcer på at afvikle dele af org a- nisationen, og at myndigheden ikke åbner nye komplicerede sager i perioden op til overdragelsen. I forbindelse med etableringen af Udbetaling Danmark har flere kommuner tilkendeg i- vet, at de ser lignende udfordringer med at udføre deres arbejdsopgaver frem til overdragelsen, hvis nogle af de eksisterende medarbejdere fratræder. Afhængig af hvornår medarbejderne fratræder, kan det være problematisk at ansætte og oplære nye medarbejdere, herunder eventuelt indgå aftaler med nye medarbejdere, der efterfølgende skal overdrages til Udbetaling Danmark. Det vil ikke mindst gøre sig gældende for kommuner, der er placeret relativ langt fra de kommende centerbyer. For de kommuner, der løber ind i ressource- og/eller kompetenceproblemer, kunne en løsning være at indgå i et samarbejde med andre kommuner om at løfte opgaverne. Det kunne fx være samarbejde med de kommuner tæt på centerbyerne, der har gode foru d- sætninger for at fastholde medarbejdere eller rekruttere nye medarbejdere, der ønsker at blive overdraget til Udbetaling Danmark, helt frem til overdragelsestidspunktet. Da der på alle de berørte områder er tale om myndighedsopgaver, kan sagsbehandli n- gen og myndighedsafgørelsen ikke overdrages til anden myndighed. Det betyder, at den medarbejder, der gennemfører sagsbehandlingen og træffer afgørelsen for en borger, skal være ansat i den kommune, hvor borgeren er bosat. Men der er ikke noget krav om, at sagsbehandleren skal have arbejdssted i kommunen. Side 42/61

43 Det åbner mulighed for en samarbejdsmodel, hvor Kommune X fx en centerbykommune - der har kapacitet til at håndtere ekstra medarbejdere og har de fysiske rammer til det, kan tilbyde, at Kommuner Y kan ansætte en sagsbehandler med arbejdssted i Kommune X. Modellen kan udformes, så sagsbehandleren ansættelseskontraktligt er 100 % tilknyttet Kommune Y, og at det i kontrakten er præciseret, at det fysiske ansættelsessted er i Kommune X. Men modellen kan også udformes sådan, at sagsbehandleren både har ansættelse i Kommune Y og Kommune X. Det vil naturligvis kræve, at sagsbehandleren i en overgangsperiode accepterer at have mere end én arbejdsgiver. For den afgivende kommune (Kommune Y) vil samarbejdsmodellen have den fordel, at myndighedsopgaven og driften kan sikres frem til overdragelsestidspunktet, selv om der sker en afvandring af medarbejdere. For den modtagende kommune (Kommune X) kan modellen have den fordel, at kommunen for det første kan opbygge en robust organisation, der kan gennemføre afprø v- ning af det fremtidige opgavesnit. For det andet kan kommunen bidrage til rekrutteringen og oplæringen af lokal arbejdskraft, der skal anvendes i de fremtidige centre. Og for det tredje kan kommunen potentielt realisere en stordriftsgevinst. Udfordringen for de samarbejdende kommuner kan blive, at finde en ubureaukratisk forretningsmodel. Der skal dels ske en afregning mellem kommunerne, dels foretages nogle justeringer i it-systemerne, så sagsbehandleren, der fysisk sidder i Kommune X kan få adgang til de relevante fagsystemer i Kommune Y. Side 43/61

44 5 Implementering af Udbetaling Danmark Dette kapitel beskriver de foreløbige planer for etablering af Udbetaling Danmark. De s- uden henvises til mere udførende beskrivelser på som løbende ajourføres, når afklaringer foreligger. På sitet findes blandt andet: Publikation Stillingsbeskrivelser Organisering front og backfunktion 5.1 Implementeringsbølger Når Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret for de kommunale opgaver, kommer det til at ske i følgende tre bølger: Familieydelser den 1. oktober 2012 Barselsdagpenge den 1. december 2012 Folke- og førtidspension samt boligstøtte den 1. marts 2013 Projektorganisationen vurderer, at en gradvis overdragelse bedst understøtter stabil drift i overgangsperioden, der samtidig tilstræbes at blive så kort som muligt. Udgangspunktet for den trinvise overdragelse af sagsområderne er at arbejde uden om de risici, der knytter sig til at omlægge KMD-kernesystemerne og implementere og afprøve de supplerende it-systemer. Arbejdet indebærer blandt andet konvertering af st o- re datamængder på alle ydelsesområder samt et omfattende testarbejde. En trinvis overgang giver mulighed for at afhjælpe eventuelle uregelmæssigheder i s y- stemerne, som kan stå i vejen for medarbejdernes rettidige sagsbehandling og udbet a- ling af borgernes penge. Også i forhold til organiseringen af arbejdet kan der bølge for bølge trækkes på erfaring, og om nødvendigt, ske en løbende justering i centre og filialer. Side 44/61

45 Indholdet og rækkefølgen af bølgerne er valgt ud fra en samlet afvejning af, hvad der er mest hensigtsmæssigt, når man både ser på sagsområdernes karakter, årets faste akt i- viteter, samt på de it-mæssige omstændigheder i forbindelse med omlægningen af s y- stemerne. I alle tre bølger er der i planen taget højde for, at der skal være kompetente medarbe j- derressourcer til at håndtere de aktiviteter, der knytter sig til de kørsler og borgerhe n- vendelser, som er aktuelle lige før og efter myndighedsoverdragelsen af sagsområdet. Familieydelser i første bølge Premieren med familieydelser er valgt, fordi området er mindst komplekst og risikofyldt, set med forretningsmæssige briller herunder ses der på, at området er mindst præget af sæsonrelaterede udsving med fx ekstraordinært mange borgerhenvendelser på én gang. Alt i alt ses familieydelsesområdet som det mest velegnede til at teste Udbetaling Danmarks sammenhængende systemlandskab. Med tidspunktet 1. oktober 2012 er der taget højde for, at kørslerne for familieydelserne for 4. kvartal er gennemført og at medarbejderne er i stand til at håndtere de borgerhenvendelser, der relaterer sig til disse kørsler. Barselsdagpenge i anden bølge Valget af barselsdagpenge i bølge 2 den 1. december 2012 er valgt, fordi sagsområdet egner sig bedre til at blive overflyttet på dette tidspunkt, end sagsområderne folke- og førtidspension samt boligstøtte, hvor der sidst på året gennemføres væsentlige aktivit e- ter. Folke- og førtidspension samt boligstøtte i tredje bølge Sagsområderne folke- og førtidspension samt boligstøtte er slået sammen i én bølge, fordi der på disse områder er sammenfald i test af it-systemerne. Vi vælger at flytte disse sagsområder i tredje bølge den 1. marts 2013, fordi der er risici og uhensigtsmæssigheder i at flytte dem i slutningen af et kalenderår, hvor der foregår store kørsler samt omberegninger og opdatering af satser. Projektorganisationen er opmærksom på, at der på pensions- og boligstøtteområdet altid er ekstraordinært mange borgerhenvendelser i januar og februar, når borgerne har modtaget breve med deres nye satser. Derfor anses den 1. marts som en hensigtsmæssig overgangsdato, idet den mest massive borgerhenvendelses-frekvens har lagt sig. Dette understøtter en mere optimal overgang for alle. Side 45/61

46 5.2 Tanker om organisering Baggrund og rammer for organisering KL og regeringen indgik i juni 2010 en aftale om at samle dele af den objektive sagsb e- handling i fem centre med virkning fra efteråret Efter en 2-årig indfasning skal centraliseringen spare kommunerne for knap 300 mio. kr. om året, samtidig med at det kan sikre en mere ensartet sagsbehandling. Det er den nye myndighed, Udbetaling Danmark, som overtager ansvaret for sagso m- råderne. Arbejdet skal udføres som kostdækket virksomhed, hvor Udbetaling Danmark afregner med kommunerne. ATP leverer teknisk og administrativ bistand til Udbetaling Danmark og er også arbejdsgiver for de medarbejdere, der skal overdrages fra komm u- nerne. Myndigheden Udbetaling Danmark overtager således i efteråret 2012 en række udbetalingsopgaver fra kommunerne på områderne folke- og førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge og familieydelse. ATP yder teknisk og administrativ bistand til levering af ydelserne. Årsværk og borgerbetjening Kommunerne beskæftiger i dag cirka årsværk på de fem områder, der berøres af overflytningen. Det er aftalt, at cirka årsværk flyttes til Udbetaling Danmark, mens 500 årsværk bliver tilbage i den kommunale borgerservice. I løbet af de første to år skal Udbetaling Danmark reducere sine årsværk til årsværk. Det er her ige n- nem, besparelsen på de knap 300 mio. kr. skal findes. De 500 årsværk, der bliver tilb a- ge i kommunerne, skal varetage sagsbehandlingen på de områder, hvor kommunerne fortsat er myndighed og uændret foretage helhedsorienteret vejledning på de områder, hvor Udbetaling Danmark er myndighed. De kommunale medarbejdere skal også sikre, at borgere med særlige behov kan få personlig betjening og hjælp til de fem sagsomr å- der i Borgerservice. Centre og midlertidige filialer Regeringen har besluttet, at de fem centre skal placeres i Frederikshavn, Holstebro, Haderslev, Vordingborg og Hillerød. Udbetaling Danmark etablerer desuden to midlert i- dige filialer i Østjylland og på Fyn. Side 46/61

47 Figur 9 - Placering af centre og filialer Lovgivning I december 2010 vedtog Folketinget Lov om etablering af Udbetaling Danmark, som danner den juridiske ramme for etablering af myndigheden. Udbetaling Danmark ove r- tager opgaverne i I marts 2012 vedtages en samlet lov for Udbetaling Danmark for Folketinget. Loven supplerer etableringsloven fra 2010, blandt andet med afregningsmodellen, bestemme l- ser om borgernes retssikkerhed samt anke- og tilsynsbestemmelser. Samtidig behandler Folketinget de ændringer i sektorloven, som fastlægger arbejdsd e- lingen mellem Udbetaling Danmark og kommunerne. Etableringsloven og sektorloven bliver, forud for fremlæggelsen i Folketinget, sendt i høring Den fremtidige organisering i ATP-centrene De 5 centre organiseres som udgangspunkt fuldstændig ens. ATP har valgt, at alle sagsområder skal serviceres fra alle 5 centre. Grundmodellen for organisering illustr e- res med følgende organisationsdiagrammet: Side 47/61

48 Ledelsesmæssigt består hvert center af en centerdirektør, 3 afdelingschefer og en række sektionschefer for front- og backfunktioner. Centerdirektøren tegner centret udadtil og indadtil og vil have tilknyttet en minimal lokal stab/støttefunktion. Alle ATP-koncernens stabs- og støttefunktioner findes og udbygges i Hillerød, hvorfra hjælp kan rekvireres. I hvert center etableres tre afdelinger ud fra en vurdering af, at nogle sagsområder er tæt beslægtede. Folke- og Førtidspension håndteres i alle sektioner under afdelingen Pension. Under alle afdelinger og sagsområde etableres en række sektioner bestående af både front og backfunktioner. Hver sektion vil bestå af mellem medarbejdere. Disse medarbejdere benævnes kunderådgivere, som modsvarer de kommunale sagsbehandlere. Side 48/61

49 5.2.3 Front- og backorganisering I alle centre vil blive anvendt en front- og backorganiseringen. Dette er valgt ud fra 3 overordnede hensyn: ATP ønsker at skabe arbejdspladser med stor arbejdsglæde, høj grad af medindflydelse samt mulighed for afvekslende arbejdsopgaver (k ombination af telefoni og sager) Front og Back opdelingen giver bedre styring af de samlede arbejdsopgaver. Telefoner er tidskritiske og skal besvares her-og-nu, hvorfor ATP har valgt, at telefoniske henvendelser fra borgerne skal besvares i Front, og at telefoniske henvendelser fra kommunerne skal besvares i Back (Kviklinjen) Kompetencekravene til en medarbejder i front eller back er som udgangspunkt de samme. Organisering i en front- og en backfunktion gør det muligt at give en bedre styring af arbejdsopgaverne totalt set, herunder besvarelse af de tidskritiske telefoner og løsning af komplekse sager: Frontfunktionen En frontfunktion har traditionelt flere telefoniske opgaver og færre sagsbehandlingso p- gaver. Medarbejdere som sidder i en frontfunktion sætter en ære i at servicere godt og præcist i telefonen og har en god forståelse for web-koncepter og selvbetjeningsløsninger. Disse medarbejdere er ligeledes gode til at formulere præcise svar på e- mailforespørgsler. Der forventes et forholdsvis stort antal telefoniske henvendelser fra borgerne, hvorfor ATP har besluttet, at telefoniske henvendelser fra borgerne håndteres i front og telef o- niske henvendelser fra kommunerne håndteres i back. Backfunktionen En backmedarbejder arbejder traditionelt med mere komplekse og tidskritiske sagsbehandlingsopgaver og har færre telefoner. En backmedarbejder har mulighed for at ku n- ne fordybe sig i mere komplekse opgaver og det kræver høj grad af faglighed og overblik. En back-medarbejder skal kunne indgå i stærkt fagligt team og bidrage til kollegaernes opgaveløsning også. Backfunktionerne får til opgave at have kontaktansvar for kommunale medarbejdere, der har brug for hurtigt og effektivt at komme igennem til en kunderådgiver i ATP. Ofte vil kommunemedarbejderen have en borger hos sig som har henvendt sig personligt og deraf også behovet for at kunne give svar hurtigt og præcist. For både front- og backfunktioner fastsættes forskellige servicemål for besvarelse og håndtering af mails, blanketter, breve mv. Side 49/61

50 På vises eksempler på hvilke opgaver der typisk vil blive løst indenfor front og backsektionerne ud fra hvert sagsområde. Sager fra hele landet vil indgå i én fælles indbakke pr. sagsområde og sagerne dermed tilføres centrene flydende. Denne model er valgt i udgangspunktet for at få erfaringer med kapacitet, produktivitet og målopnåelse. Eksempler på Front og backopgaver På længere sigt - når den nødvendige erfaring om arbejdsopgaverne og deres kompleksitet, herunder borgernes adfærd mv. er opnået - skabes direkte mål for de enkelte centre om krav til effektivitet mv. således, at centrene kan benchmarkes op imod hina n- den. 5.3 Kort om Udbetaling Danmarks rekrutteringsplaner ATP tager i mod alle medarbejdere, som virksomhedsoverdrages fra kommunerne. Såfremt der ikke overdrages det fornødne antal medarbejdere eller ledere, vil ATP rekru t- tere. Rekruttering af kunderådgivere sker i tre bølger i forbindelse med opstart. En overordnet tidsplan for rekrutteringsprocessen er vist nedenfor. Side 50/61

51 Et vigtigt redskab i rekrutteringsprocessen er ATP s emnebank og online rekruttering s- system, som vil blive brugt til at samle og screene kandidater. For kommuner som ønsker det, vil det være muligt at gøre en målrettet indsats for at kvalificere ledige til at søge ubesatte stillinger som kunderådgiver. ATP rådgiver gerne ved tilrettelæggelse af en sådan indsats. Kommunens tiltag kan for eksempel omfatte: Opkvalificeringsforløb i samarbejde med handelsskoler m.fl. Job med løntilskud i kommunen med opgaver inden for de omfattede sagsområder Virksomhedspraktik med henblik på afklaring af kompetencer og ønsker Nye medarbejdere ansættes en måned før opstart, så de kan indgå i et uddannelsesforløb forud for opstart af sagsområdet i ATP. 5.4 Kort om Udbetaling Danmarks uddannelsesprogram I de følgende afsnit beskrives i korte træk uddannelsesforløbene for de nyansatte og overførte kunderådgivere. Forløbene er nærmere beskrevet i et samlet uddannelse s- program, som blev sendt i udbud ultimo november. I slutningen af januar udvælges de eksterne leverandører, der skal stå for udvikling og gennemførelse af de faglige udda n- nelsesmoduler Målgrupper Uddannelsesprogrammet har tre primære målgrupper: 1. Nyansatte kunderådgivere 2. Overførte kunderådgivere 3. Fagcoaches Herudover er nyansatte ledere og overførte ledere fra kommunerne sekundær målgru p- pe. For hver målgruppe kickstartes forløbet med forskellige typer af kommunikation om U d- betaling Danmark fx om opgaven inden for det pågældende sagsområde samt snitfl a- derne mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. Dette varetages af ATP. Side 51/61

52 I figuren herunder ses den tre-trinsraket, som uddannelsen bygger på: Uddannelsesforløb for nyansatte kunderådgivere En måned før overdragelsesdagen for hvert enkelt sagsområde starter forløbet for nyansatte kunderådgivere op. Forløbet består af en række moduler af en eller flere dages varighed. På modulerne kombineres teori og praktisk træning. Den praktiske træning har til formål at træne de nyansatte i de færdigheder, som de skal besidde for at kunne udføre opgaverne, når centrene starter op. Efter centeropstarten fortsætter uddannelsen og træning efter behov Forløb for fagcoaches I samtlige sektioner (teams) vil blive udpeget en fagcoach. Fagcoachen er en erfaren kunderådgiver med følgende rolle og opgaver: En vidensperson, der videreformidler nyheder inden for sagsområderne, lovgivningsrammen, ATP-standarder, Udbetaling Danmark-instrukser mv. Side 52/61

53 En erfaren kunderådgiver, der rådgiver, vejleder, støtter og coacher kolleger i forhold til opgaveløsningen, når der løbende opstår behov. Det handler konkret om at give sparring, råd og vejledning i forhold til fx brug af sags- og kommunikationssystemer, oplæring i ATP-specifikke systemer, udførelse af professionel sagsbehandling og rådgivning samt professionel og helhedsorienteret borgerbetjening. En kunderådgiver med opgaven at give input til sektionschefen i forhold til træningsbehov, samt at tilrettelægge og gennemføre uddannelse og træning ved behov. Fagcoachen har en tæt og løbende dialog med sektionschefen om uddannelse og træning. Udpegede fagcoaches skal gennemgå et træningsforløb, som ruster dem til at varetage rollen. Fagcoaches får ligeledes en rolle, som medunderviser i undervisningsforløbet for nyansatte kunderådgivere Forløb for overførte kunderådgivere I designet af det samlede uddannelsesprogram er der lagt op til, at de vigtigste uddannelses- og træningsforløb for de overførte kunderådgivere vil blive koncentreret i de første par uger efter opgaveoverdragelsen. De overførte kunderådgivere deltager i en række obligatoriske moduler, der er en kombination af faglig brush up og formidling af retningslinjer og standarder i Udbetaling Danmark. Øvrige behov for individuelt kompetenceløft identificeres løbende af fagcoachene og dækkes ad hoc gennem praksistræning. I forbindelse med de systemmæssige ændringer, der sker som følge af opgaveoverdragelsen, kan der før overdragelsestidspunkterne opstå få perioder med såkaldt frozen zone. Det betyder, at it systemerne fryser til i kommunerne, og som følge heraf kan medarbejderne ikke varetage sagsbehandlingsopgaverne. Skulle en frozen zone periode opstå giver dette en mulighed for at ATP kan gennemføre nogle af uddannelsesforløbene for de overførte kunderådgivere før centrene starter op. Forudsat at kommunerne indvilliger heri. Side 53/61

54 5.4.5 Lederudvikling og mobilisering og kulturudvikling I forhold til ledelsesdelen er KL primært ansvarlig for indhold og proces for den del der går forud for overdragelse. KL og ATP har et fælles ansvar for overgangsperioden. ATP har ansvaret for ledelsesudvikling og -mobilisering efter overdragelsen har fundet sted. For ledere der skal overdrages til ATP, vil der blive gennemført en række aktiviteter for ledere der skal overdrages til ATP under hensyntagen til disse lederes fortsatte opgaver og forpligtelser i deres respektive kommuner. Der vil blive gennemført centervise træningsaktiviteter for ATPs kommende ledere fra kommunerne. Figuren herunder viser hvilke aktiviteter lederne deltager i forud for overdragelsen til ATP (markeret med grønne numre) øvrige aktiviteter vil ligge hos de kommende centerdirektører: Ledermobiliseringen sigter på, at Udbetaling Danmarks kommende ledere: Skal bidrage til en effektfuld uddannelse for nye og overførte medarbejdere Selv skal på skolebænken, hvis de ikke er kommunalt ansatte i forvejen for at sikre fornøden faglig indsigt Sikrer en god implementering af fagcoachrollen, som direkte bidrager til kompetenceudviklingen af overførte og nye medarbejder Side 54/61