Udbudsbetingelser. EU-udbud på levering af dagligdagsfødevarer til Skive Kommune EU- Udbud 2016/S Side 1 af 25

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud på levering af dagligdagsfødevarer til Skive Kommune EU- Udbud 2016/S Side 1 af 25

2 1 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører levering af økologiske og konventionelle fødevarer til kommunens institutioner og afdelinger (herefter kaldet Ordregiver) fx daginstitutioner og skoler, samt beboerne på kommunens forskellige institutioner Der er tale om udbud af en frivillig rammeaftale med én leverandør pr. delaftale. Begrebet frivillighed skal forstås som, at Ordregiver ikke ønsker at garantere en obligatorisk aftale og/eller en bestemt omsætning. Resultatet af nærværende udbud samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Udbuddet omhandler ikke levering af kaffe og the samt tilbehør dertil, fx sukkerstykker og kaffefløde og heller ikke storkøkkener, da Ordregiver har indgået forpligtende aftale på dette område. Udbuddet omfatter ikke akutte behov defineret ved behov, som Ordregiver ikke har kunne forudse, og ofte er det indkøb der foretages samme dag, som behovet opstår. 2 Rammeaftalens brug og opdeling Udbuddet er opdelt i følgende 4 geografiske områder, hvor bilag B viser de potentielle institutioner pr. delaftale: Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Delaftale 4 Det er hensigten, at der for hver delaftale indgås aftale med én leverandør. Ordregiver vil samtidig med dette EU-udbud udbyde rammeaftaler omkring Indkøb af økologiske og konventionelle fødevarer med et pædagogisk/læringsmæssigt formål, og/eller et akut behov, samt udbyde en rammeaftale omkring levering af frugt- og grøntkasser. Disse indkøb er derfor ikke omfattet af dette udbud. Det pædagogiske læringsformål, er blandt andet, at børn i kommunens daginstitutioner og skoler, samt beboerne på kommunens forskellige institutioner skal lære at planlægge måltider og indkøbe fødevarer til disse måltider fx ud fra en kombineret ernæringsfaglig og økonomisk tilgangsvinkel, og hvor der ofte er et forud fastsat budget til rådighed for indkøbet. Udbuddet omfatter heller ikke storkøkkener eller Ordregivers ret til at anvende delydelsesreglen, jf. Udbudslovens 8, stk. 2. Side 2 af 25

3 2.1 Udbudstype Udbuddet gennemføres som et sortimentsudbud, hvilket indebærer, at der er tale om anskaffelse af et større antal forskellige fødevarer inden for forskellige kategorier. Udbuddet er opdelt i varekategorier, som Ordregiver skal kunne bestille varer indenfor. Bilag C angiver de forskellige kategorier samt antal varer under de enkelte kategorier, som historisk repræsenterer Ordregivers behov set over 12 måneder, og som er det fulde potentiale, hvis alle indkøb af fødevarer foretages på denne aftale. Endvidere er de potentielle estimater også anført pr. delaftale. 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale o Bilag A Kravspecifikationen o Bilag B Oversigt over potentielle institutioner o Bilag C Varekurv o Bilag D - Tilbudsbesvarelse Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 4 Proces 4.1 Vejledende tidsplan Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED 17. maj 2016 Stormøde for alle interesserede Leverandører 1. juni 2016 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 17. juni 2016 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 21. juni 2016 Tilbudsfrist 27. juni 2016, kl Evaluering og indhentning af oplysning i ESPD Uge Side 3 af 25

4 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 32 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge Rammeaftalerne træder i kraft 15. september Spørgsmål til udbuddet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. til: lagj@skivekommune.dk, senest den 17. juni kl Spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på: Det er Leverandørens eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 4.3 Spørgemøde Ordregiver opfordrer alle potentielle Leverandører til at deltage i et fælles spørgemøde 1. juni 2016, kl på adressen Den blå diamant, Rådhuspladsen 2, 7800 Skive, midterste plan mødelokale Pulsen, hvor der vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, og Ordregiver vil kort gennemgå udfyldelse af bilag 2. Der vil blive udarbejdet referat fra mødet med svar på alle spørgsmål, som efterfølgende bliver offentliggjort på følgende adresse: Svar på spørgsmål, som umiddelbart ikke kan besvares på mødet, vil blive besvaret og offentliggjort samtidig med referatet. Tilmelding til stormødet bedes rettes til lagj@skivekommune.dk, senest den 27. maj Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer udbuddets vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. De vindende Leverandører skal før underretning om hensigten for indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation for de oplysninger som er afgivet i bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Den valgte tilbudsgiver er fra aftalestart forpligtet til at have etableret en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 5 millioner. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. Side 4 af 25

5 6 Dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil.. Oplysninger om tilbudsgiver: Oplysninger om tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om tilbudsgiver, jf. ESPD del ll. A Oplysninger om tilbudsgivers repræsentanter, jf. ESPD del ll. B Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A og B samt 136 jf. ESPD del lll, punkt C Oplysninger om at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 135, stk. 4 og 5 og 137 jf. ESPD A, Del III C 6.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de andre virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes sammenslutningen udfylde og vedlægge Bilag 3 Konsortieerklæring, hvormed de erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Pris. Den enkelte delaftale vil blive tildelt til den tilbudsgiver med den laveste tilbudssum for den enkelte delaftale. 7.1 Procedure for evaluering af tilbudssum Ordregiver har forud for udbuddet sammensat en varekurv, bilag C, der historisk repræsenterer Ordregivers behov set over 12 måneder, og som er det fulde potentiale, hvis alle indkøb af fødevarer foretages på denne aftale. Endvidere er de potentielle estimater også anført pr. delaftale. Tilbudsgivers priser angives i bilag C i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger. Priser i varekurven udgør sammen med udbringningsgebyret tilbudssummen, som vil blive anvendt i evalueringen af pris. Side 5 af 25

6 Udbringningsgebyret angives i bilag D. Såfremt der angives mere end ét udbringningsgebyr vil gebyret blive beregnet ud fra tilbudsgivers højst angivne udbringningsgebyr, da der primært vil være tale om ordre af et begrænset beløb. Den samlede tilbudssum fremkommer ved: 1. Udbringningsgebyret ganges med antallet af estimeret udbringninger set over 12 måneder 2. Summen for udbringningsgebyret set over 12 måned ganges med vægtningen på 65 % 3. Summen for tilbudsgivers enhedspriser på bilag C ganges med Ordregivers estimeret volumen set over 12 måned 4. Summen af udgiften for Ordregivers indkøb af frisk frugt og grønt set over 12 måned bliver ganget med vægtningen på 35 % 5. De 2 vægtede summer lægges sammen, hvoraf den samlede tilbudssum fremkommer. Primær evalueringsmodel: Tilbudsgivernes tilbudssummer evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste samlede tilbudssum, tildeles 10 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 50 % tildeles 0 point. Øvrige samlede tilbudssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. Side 6 af 25

7 Alternativ model 1: Såfremt den samlede tilbudssum i minimum 2 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste samlede tilbudssum + 50 %, tildeles 0 point i stedet til højeste tilbudte samlede tilbudssum. Tilbud mellem laveste samlede tilbudssum og højeste samlede tilbudssum tildeles point ved interpolation mellem disse punkter. 7.2 Manglende udfyldelse af varelinjer Mangler en tilbudsgiver at byde ind på en varelinje i bilag C, indgår varelinjen kun i evalueringen for pris for tilbudsgiveren, hvis en eller flere andre tilbudsgivere har budt korrekt ind på varelinjen. Den dyreste af de korrekt tilbudte priser på varelinjen overføres til den/de tilbudsgiver(e), der ikke har budt ind på varelinjen eller har udfyldt varelinjen mangelfuldt. Således vil alle varer hvor mindst én tilbudsgiver har budt korrekt ind indgå i vurderingen af underkriteriet Pris. Det er et mindstekrav, at der for hver tilbudsgiver afgives pris på minimum 95 % af tilbudslistens varer pr. delaftale. Såfremt dette krav ikke opfyldes, vil tilbudsgivers tilbud blive afvist. Såfremt samtlige tilbudsgivere, som i øvrigt er konditionsmæssige, undlader at afgive en pris på et givent produkt, vil Ordregiver lægge til grund, at produktet er udgået, og produktet vil udgå af evalueringen. Produktet vil herefter ikke indgå i opgørelsen af varelinjerne, hvor tilbudsgiver som minimum skal byde ind på mindst 90 % af produkterne på delaftalen. Dette betyder, at såfremt det står klart for en tilbudsgiver, at denne på forhånd ikke kan byde ind på minimum 95 % af varelinjerne, kan tilbudsgiveren således alligevel have mulighed for at opfylde mindstekravet på 95 %, såfremt et eller flere produkter på tilbudslisten er udgået (og derfor ikke tilbydes) hos samtlige tilbudsgivere, som i øvrigt er konditionsmæssige. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på at denne selv bærer risikoen for, at denne er konditionsmæssig jf. ovenstående. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud på levering af dagligdagsfødevarer til Skive Kommune. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 27. juni 2016, kl på følgende adresse: Skive Kommune Rådhuspladsen 2, lokale 3-02 Side 7 af 25

8 7800 Skive Danmark Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Delaftaler Der kan afgives tilbud på en eller flere af de udbudte delaftaler. 8.8 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål. Side 8 af 25

9 Ordregiver kan frit tilmelde og afmelde institutioner og afdelinger, der måtte blive oprettet, ændret eller nedlagt i løbet af rammeaftaleperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af institutioner og afdelinger, der er omfattet af aftalen, således at der skal være mulighed for, at Ordregivers enkelte institutioner/afdelinger helt kan komme ud af nærværende rammeaftale, hvis forholdene ændres som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages desuden forbehold for institutioner/afdelinger, der ved en fejl ikke er nævnt i Rammeaftalebilag B Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 9 af 25

10 Bilag 1 Rammeaftale Levering af dagligdagsfødevarer til Skive Kommune Side 10 af 25

11 1. Parterne Nærværende Rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Torvegade Skive Danmark og LEVERANDØREN [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR-nr. [XXXXXXXX] 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført udbud på levering af dagligdags fødevarer, jf. Udbudsbekendtgørelse [reference]. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale mellem Leverandøren og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Leverandøren forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere fødevarer på de beskrevne vilkår og til det anførte leveringsgebyr. Rammeaftalen er gældende for delaftale UDFYLD Rammeaftalen er frivillig og forpligter derfor ikke ordregiver. 4. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den Side 11 af 25

12 Herudover forbeholder Ordregiver sig retten til at forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. 5. Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer vil ske ved direkte tildeling til Leverandøren. 6. Bestilling og levering Vilkår for bestilling fremgår af bilag A - Kravspecifikation. 7. Leveringsbetingelser Vilkår for levering fremgår af bilag A - Kravspecifikation. Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at det sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. 8. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Ordrenummer Kontaktperson hos Ordregiver Varens navn og nummer Leveret mængde pr. vareliner. 9. Returvarer Ved fejlbestillinger sker returnering/ombytning for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Leverandøren hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. 10. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks (6) måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Side 12 af 25

13 Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra Leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Leverandørens kontaktperson skal have et indgående kendskab til aftalen og sortiment på aftalen. 11. Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Beskrivelse af det leverede Hvert varer angives i særskilt varelinje med så kort og præcis en beskrivelse som muligt. Der må ikke anvendes forkortelser og omvendt ordstilling. Antal enheder angives i feltet til enheder. Leverandøren fakturerer Ordregiver ved levering. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 12. Betalingsbetingelser 30 kalenderdage regnet fra det tidspunkt, hvor der er afsendt eller fremsat korrekt anmodning om betaling. 13. Priser Prisen på de bestilte dagligvarer skal være identiske med Leverandørens butikspriser således, at det ikke bliver dyrere for Ordregiver at købe ind via den Leverandørens løsning. Der må på ingen måde tillægges ekstra gebyrer eller lignende på Ordregivers priser. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser skal disse også gælde for varer, der leveres som følge af denne aftale. Side 13 af 25

14 Dagligvarerne skal være prismæssigt konkurrencedygtige med dagligvareforretningerne i Skive Kommune. Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre løbende opfølgning på dagligvarepriserne samt retten til at foretage prisanalyser. 14. Leveringsgebyr og prisregulering For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i Leverandøren tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspris(er) for leveringsgebyr. Den tilbudte pris omfatter alle de med leverancerne forbundne udgifter, herunder inkl. al kørsel. Der accepteres ikke krav om minimumsordrestørrelse eller gebyrer af nogen art ud over leveringsgebyret. Priserne for udbringning skal være faste i hele kontraktsperioden 15. Udgår 16. Underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. 17. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre Leverandøren(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 18. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser og produkter ikke krænker andres rettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 19. Misligholdelse Der foreligger misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, der er tale om forsinkelse med en levering eller mangel ved en levering, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der Side 14 af 25

15 misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis Leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. 20. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 21. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Leverandøren uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Leverandøren ret til at foretage dette. Leverandøren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Leverandøren ønsker at udøve denne ret. 22. Forholdsmæssigt afslag I det omfang produkter omfattet af rammeaftalen ikke er rammeaftalemæssige, jf. rammeaftalegrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 21, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 23. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. En aftalt bod er ikke til hinder for, at ordregiveren kan kræve erstatning for et Side 15 af 25

16 eventuelt yderligere tab. Dette gælder dog ikke, såfremt bodens funktion er at træde i stedet for erstatning. Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 millioner kroner. Leverandøren skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Leverandøren er forpligtet til at tilkøbe forsikringssummerne, hvis forsikringen har været i brug uanset tidspunktet for dette, så der til enhver tid er en forsikringssum som påkrævet i udbudsmaterialet. 24. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiveren, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i rammeaftaleperioden Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende rammeaftale Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning. Leverandøren er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 25. Ophør af kontrakt Ordregiver er berettiget til at opsige nærværende rammeaftale med 3 måneders varsel når ét af følgende tilfælde er til stede: Betingelserne i LOV nr af 15/12/2015, 185, stk.1, nr. 1-3 er til stede Ordregivers tildelingsbeslutning for nærværende kontrakt er annulleret ved endelig afgørelse eller dom Ordregiver pålægges at bringe nærværende kontrakt til ophør Kontrakten er erklæret for uden virkning, jf. 16 eller 17 i lov om Klagenævnet for Udbud Ordregiver er berettiget til først at opsige nærværende rammeaftale i forbindelse med en ny udbudsprocedures afslutning, som gennemføres i tæt tilknytning til afsagte afgørelse eller dom om annullering af tildelingsbeslutning. Side 16 af 25

17 I tilfælde af Ordregivers opsigelse som følge af ét af ovenstående 4 punkter, skal rammeaftalehavers eventuelle krav om erstatning afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog har parterne aftalt, at indirekte tab ikke kan erstattes, jf. også punkt 23 vedr. erstatningsansvar og forsikring. 26. Ophør af kontrakt ved uden virkning I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået en indgået aftale for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe aftalen til ophør inden for en af Klagenævnet for Udbud fastsat frist. Ordregiver er her berettiget til at opsige rammeaftalen helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Kontrakten ophører ved opsigelse sålledes helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Ordregivers ret til at opsige kontrakten gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Såfremt der i et påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Ordregiver berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Kontrakthaver under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Kontrakthaver skal i så fald efterleve disse. 27. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Leverandøren ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 28. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure-situationen Forventet varighed af force majeure-situationen Indsats fra Leverandørens side for at kunne genoptage leveringen Side 17 af 25

18 29. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 30. Rammeaftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 31. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 32. Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. Side 18 af 25

19 33. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 34. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 35. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Ordregiver Leverandøren Side 19 af 25

20 Bilag A Kravspecifikation Side 20 af 25

21 Indledning Nærværende Rammeaftalebilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen for alle 4 delaftaler som udbudt af Skive Kommune, herefter kaldet Ordregiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal accepteres af Leverandøren, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf accepterer Leverandøren med sin underskrift i bilag D Tilbudsbesvarelse samtlige forhold. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar. Generelle krav Lovgivning Leverandøren skal overholde gældende fødevarelovgivning herunder lovgivning vedrørende økologi og transport af fødevarer. Med dette menes danske og EU-retlige love, forordninger, bekendtgørelser og administrative bestemmelser, der finder anvendelse på fødevarer og fødevaresikkerhed. Bestilling, levering og kontakt til leverandør Bestilling Ordregivers institutioner og afdelinger må ikke begrænses af krav til minimumsordrestørrelser i form af antal varer eller i kroner. Ordrer skal som minimum kunne afgives pr. mail og telefonisk, men også gerne på leverandørens hjemmeside. Ordregivers institutioner og afdelinger skal som minimum kunne komme i kontakt med leverandøren telefonisk alle hverdage fra kl Levering Der skal være mulighed for levering i anbrud. Leverandøren skal foretage levering hverdagen efter alle bestillinger, som er modtaget senest kl på hverdagen før en evt. leveringsdag. Hvis Bestillingen modtages tirsdag inden kl 12.00, så skal der ske levering om onsdagen dagen efter. Konkret leveringssted på den enkelte adresse skal endeligt afklares forud for opstart med den pågældende enhed, og ligeledes skal leveringstidspunkt og antal leveringsdage aftales med den enkelte enhed. Der skal som udgangspunkt leveres 1 gang ugentligt, men det skal være muligt for enkelte enheder at aftale levering 2 gange ugentligt. Side 21 af 25

22 Leverandøren skal kontakte enheden, hvis leverancen er forsinket mere end ½ time i henhold til det aftalte. Leverandøren skal ved levering sørge for, at fødevaregrupperne er pakket samlet, således at kølevarer er pakket for sig, frugt og grønt for sig osv. Det leverede antal varer skal stemme overens med det bestilte, og der skal ved levering vedlægges specificeret følgeseddel med angivelse af pris, varenummer, mængde og fakturanummer. Leveringen må kun finde sted til den på ordren angivne leveringsadresse, og Leverandøren skal sikre sig en underskrift som kvittering for modtagelse fra den på ordren anførte person eller dennes stedfortræder. Risiko for tab og skade på en bestilt vare overgår først fra Leverandøren til Ordregiver på leveringsstedet, når leverancen er modtaget og eventuel egenkontrol er foretaget, uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. Leverandørens transportmiddel, der bruges til transport af maden, skal være rene og vedligeholdte. Det er ikke tilladt at ryge i bilerne eller at have husdyr af nogen art i bilen. Sortiment Rammeaftalehavers sortiment indenfor hver kategori, jf. rammeaftalebilag C skal i hele rammeaftaleperiode afspejle en hustands behov. Ordregiver skal have mulighed for at købe produkter uden gluten og sukker. Kvalitet til fødevarer Det er et krav, at gældende handelsnormer overholdes. Frugt og grønt skal overholde gældende lovgivning for klassekoder (klasse 1 varer), og frugt der tilbydes skal være af størrelsen 70/75 mm. Transport af fødevarer Kølekæden skal holdes og håndteringen af fødevarerne i øvrigt skal opfylde lovens krav. Leverandøren skal garantere og på forlangende kunne dokumentere ubrudt køle- og frostkæde. Leverandøren skal altid kunne fremvise en log over ubrudt køle- og frostkæde, hvis dette efterspørges. Krav til holdbarhed på tidspunktet for levering Alle varer, der ikke er oplistet i nedenstående afsnit, skal have en restholdbarhed på min. 2/3 af den totale holdbarhed. Frisk frugt og grønt Skal generelt være frisk og se indbydende ud. Holdbarhed: Min. ½ af den samlede holdbarhedsperiode for gulerødder og kartofler Side 22 af 25

23 Mælk, mælkeprodukter, smør og ost og æg: Min. 5 dage for mælk Min. 9 dage for surmælksprodukter Min. 6 dage for fløde Min. 30 dage for smør og smørbare blandingsprodukter Min. 35 dage for hele oste Min. 30 dage for skiveoste, revet ost, fløde/frisk ost Min. 30 dage for skimmeloste Min. 2/3 af holdbarhedsperiode for æg friske og forarbejdede Min. 4 uger for pasteuriserede æg Fersk kød, fjerkræ og kødpålæg: Min. 4 dage for fersk kød, hakket kød undtaget Min. 12 timer for hakket kød, der ikke er pakket efter 24 timers reglen Min. 4 dage for hakket kød pakket efter 24 timers reglen, dvs. har en holdbarhed over 24 timer Min. 10 dage for alt pålæg (både helt og skiveskåret) Kolonial: Der skal min. være en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 6 mdr. restholdbarhed. Frisk brød: Frisk skiveskåret rugbrød skal leveres senest 1 døgn efter produktionen. Sandwichbrød skal leveres senest 2 døgn efter produktion. Herudover gælder: Min. 7 dage for friskt brød generelt Økologi: Leverandøren skal tage udgangspunkt i holdbarhedsfrister, som er gældende for konventionelle varer. Dog er frisk frugt og grønt undtaget. Økologiske varer er kendetegnede ved, at varerne ikke er sprøjtet og overfladebehandlet for at forlænge holdbarheden, således at man ved økologisk produkter altså kun får den naturlige holdbarhed. Emballage og returforhold Leverandøren skal sørge for passende emballering af produkterne, således at produkterne er ubeskadiget og i forsvarlig stand. Emballagen skal sikre varens hygiejne og kvalitet. Det forventes, at Leverandøren bestræber sig på ikke at anvende mere emballage end højst nødvendigt, og at Pvc-holdig emballage undgås. Kartoner og yderplastemballager skal være afpasset til indholdets vægt, således at de ikke går itu, når varerne flyttes. Miljøvenlig emballage: Emballagen skal så vidt muligt være miljøvenlig. Side 23 af 25

24 Returnering af transportemballage: Tilbudsgiver skal vederlagsfrit tage genanvendelig tom genbrugs- og transportemballage (bure og kasser, ikke papkasser) retur ved levering. Side 24 af 25

25 Bilag 3 - Konsortieerklæring Bemærk! Bilaget skal kun udfyldes såfremt flere virksomheder byder sammen i et konsortium. Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer hermed, at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Vi bekræfter samtidig, at vi hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Konsortiet er benævnt: [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Titel, underskrift] [Titel, underskrift] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Titel, underskrift] [Titel, underskrift] Undertegnede konsortiedeltager har fuld prokura til at repræsentere konsortiet: [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] Side 25 af 25