Referat fra Bestyrelsesmødet Den 23. marts 2015 Tid: Sted: SR

Transkript

1 Side 1 af Referat fra Bestyrelsesmødet Den 23. marts 2015 Tid: Sted: SR Deltagere: Peter N., Peter R., Connie, Andreas, Hans-Henrik, Holger,, Klavs, Kanta og Jan. Afbud: Bodil, Marius og Jens Ordstyrer: Peter N. Referent: Connie Dagsorden: 1. Referatet fra forrige møde 2. Årshjulet (alle) 3. Standerhejsning (alle) 4. Praktikken omkring arrangementet se Årshjulet 5. IT-politikken (Peter N) 6. Brochurer og plakater (Bodil) 7. Bestyrelsen på hjemmesiden (alle) 8. Nyanskaffelser til kontoret (Marius og Peter N) 9. Klubbens toiletforhold (alle) 10. Procedurer for køb, salg og kassation af materiel (alle) 11. Økonomi (Marius) 12. Bordet rundt (alle)

2 Side 2 af Ad. 1.: Referatet fra forrige møde Køkken Der er fortsat problemer med oprydningen i køkkenet og snavset porcelæn, der ikke er vasket op. Der iværksættes en bedre skiltning. Vægtudstyr Ved at være opmærket. Hans-Henrik følger op. Hans-Henrik Hjemmesiden, WinKAS Det er konstateret (Ole Bolt), at der fejl i betalingssystemet. Der mangler kvittering for betaling. Derfor sker det, at kontingentet betales flere gange. WinKAS kontaktes. Holdbooking er stadig i uorden. Tina Stephansen er komme til som kajakeditor. Ro-kort Punktet behandles ved næste møde. Jens Pontonbroen Rampen er færdig. Der er indkøbt materialer for alt 17 tkr. Det tilbud SR modtog om reparation af broen var på over 400 tkr. Den endelige regning forventes at ligge på 20tkr. Der har været en dykker nede for at få aluminiumspladerne op. Havnefogden er d.d. blevet bedt om at sætte broen i vandet. Det blev besluttet, at give holdet bag broprojektet en frokost som tak. Pokalstruktur Under udarbejdelse. Kanta GF SR Café Referatet fra generalforsamlingen er klart og underskrevet og sendt til Maria E. Birgit Lind up-loader referatet på hjemmesiden. Vedtægterne er opdateret med de rettelser, der blev besluttet på GF, og underskrevet af dirigent og formand. De lægges ligeledes på hjemmesiden. Stillingsopslag sættes i Nyhedsmailen. Café forventes åbnet i maj. Frikontingent Principper er under udarbejdelse. Kanta, Marius Fondsmidler Kajakpolobanen forventes at komme til at koste 518 tkr. jf. Gentofte kommunes kravsspecifikationer og modtaget tilbud fra NCB. Der er pt. modtaget 290 tkr. fra klubrumspuljen. Der mangler nu 228 tkr. Klubrumspuljens tilskud skal bruges inden 18 mdr. Banen bliver tidligst færdig i oktober november. De resterende 228 tkr. kan eventuelt søges i Tuborgfonden. Friluftsrådet kunne være en anden mulighed. Jan får tilbuddet og går videre med det. Der skal indkøbes nye flydemål (2 stk. á 18,5 tkr.). Hans- Henrik kommer med et overslag over omkostningerne, og Klubrumspuljen ansøges om midlerne via Peter N. Jan, Hans- Henrik

3 Side 3 af Sikkerhedsudvalget Nyt SR blad Strukturen for fællesregler er klar. Møderække er planlagt og arbejdet forventes afsluttet senest til standerstrygningen. Der er ikke indkommet frivillige. Lene Karup er grafisk designer hun kontaktes desangående. Økonomi Børneattesterne mangler underskrifter. Kanta Kano- og Kajaktrailer Dansprint ApS. har afgivet et tilbud. Dette drøftes med Marius, hvis han siger ok bestiller vi traileren. Peter N Strategierne Medlemspolitikken er klar It politikken under udarbejdelse - Peter N Robåd næsten færdig - Holger Kajak tur/kap under udarbejdelse Andreas Medlemsmix mangler Holger,, Peter N, Bodil Hjemmesiden Alle strategierne præsenteres for medlemmerne på et møde den 4. maj kl. 19. Nyhedsmailen nedlægges på sigt. Birgit og Ernst arbejder sammen om en automatisk opsamling af nyheder på hjemmesiden via en mailrobot. Hver editor lægger selv nyhederne op på deres respektive hjemmesider. Holger taler med Jens og Kim om det. Holger Ad. 2.: Årshjulet Årshjulet Årshjulet, som ikke har været i brug i en årrække er nu opdateret med datoerne i Der er en bred enighed om, at det, i den nuværende form, ikke er operationelt. Peter N og Connie udarbejder en mere lean udgave. Peter N, Connie Ad. 3.: Standerhejsning Klubmesterskab i ergometerroning Der afholdes klubmesterskab i ergometerroning på dagen fra kl Holger, Andreas Standerhejsning Vi spørger Kristina, som er jubilar, om hun vil forestå standerhejsningen. Connie Båddåb Kanta og Andreas har både, der skal døbes. Connie spørger Jens, om han har både, der skal døbes. Kanta, Andreas, Jens

4 Side 4 af Mikrofon Jens kommer med en mikrofon. Jens Kaffe & kage Kager og boller mm. til 100 personer. køber boller m.m. Peter N og Jan bager et par bradepande kager. Holger kommer med en samlet liste over dem, der skal have rødvin. Papirduge og servietter klarer Connie. Connie koordinerer eftermiddagens standerhejsning kl. 15 med aftenfesten kl. 18, som Anette Boye Hansen har ansvaret for., Peter N, Jan, Connie Ad. 4.: It-politikken IT-politikken Under udarbejdelse. Peter N Ad. 5.: Brochurer og plakater Flyers har sat postkasser op til flyers uden for klubhuset. laver en samlet flyer for alle områder. Kajakforbundets template kan eventuelt bruges som inspiration og værktøj til plakater. Der er problemer med at få lov til at sætte plakater op på havnen. Ad. 6.: Bestyrelsen på hjemmesiden Bestyrelsen på hjemmesiden Info om bestyrelsen på hjemmesiden skal samles, så det kun står ét sted. Der tages billeder af bestyrelsen. Ernst spørges desangående. Andreas Ad. 7.: Nyanskaffelser til kontoret

5 Side 5 af PC og printer Der indkøbes en stationær pc og en laserprinter til sort/hvid og farver. Samlet budget inkl. software og ekstra stik 10 tkr. Bodil, Hans- Henrik Lyskanon Er bevilliget. Jens Ad. 8.: Klubbens toiletforhold Toiletforhold Der mangler sæbedispensere og papirholdere på toiletterne. Klavs søger for det, og der udarbejdes en mangelliste til kommunen. Låsen på handikaptoilettet er i stykker, det skal udbedres. Klavs Ad. 9.: Procedurer for køb, salg og kassation af materiel Køb Normal procedure ved køb er, at der indhentes 3 skriftlige tilbud fra min. 3 leverandører. Accept af tilbud inkl. eventuelle ændringer skal ligeledes være skriftligt ( er ok). Alle Salg Ved salg afholdes der typisk en bådauktion, som regel ved standerhejsningen. Kajakpolobåde, der er til salg sættes på hjemmesiden. Andreas, Kanta Kassation Retningslinjer for køb, salg og kassation tages med under materielpolitikken. Proceduren drøftes med Marius ved næste møde, herunder en bagatelgrænse for køb. Ad. 10.: Økonomi Kontingenter Sommerhuset Der er i de to første uger af marts indgået 738 tkr., hvilket er ca. 50 tkr. mindre end sidste år. Afventer svar fra Nordea på en 3. lånevariant. Marius vurderer de 3 indhentede tilbud og kommer med en anbefaling til bestyrelsen, som træffer den endelige beslutning. Marius

6 Side 6 af Coastal 2 Holger ønsker at bestille en Coastal 2 til 47 tkr. i år. Det er inden for hans budget. Marius skal godkende beslutningen først. Beslutningen udsættes til næste gang. får et tilbud hjem fra Sverige og Frankrig. Holger, Ad. 11.: Bordet rundt Peter N Peter R Connie Andreas Hans-Henrik Kanta Holger På kommunens Mesterskabsaften den 14. marts blev der vist en video med Louise og Emilie. Det var en god reklame for SR. Var på DKF årsmøde i Silkeborg sammen med Kanta. Fik en masse inspiration. Bestyrelsesmiddag mandag den 20. april kl. 18. På den første Introaften var der en begrænset deltagelse fra den ønskede målgruppe. Kanta foreslår et Boost-opslag på FB. En singlefest blev også foreslået. Holger tager aktion på festen. Tovholder på introaftenen - den 8. april - Peter N og Holger. Der er et generelt ønske om, at få en hjertestarter i denne ende af havnen. Specielt set i lyset af den øgede aktivitet i området, når havnen er færdig. Det undersøges, om SR kan gå sammen med de andre søsportsklubber. Emnet tages med på næste havnerådsmøde Peter N. Er i gang med at se på materiellet. Datoer for løbene er planlagt. Poloturneringerne er i gang. Og der har været polotræning i Odense. Der har været en del udmeldinger. Årsagen undersøges. Har lavet et boost-opslag på FB for ungdom. Førstehjælpskursus den 19. april primært for dem, der skal være instruktører. Der er problemer med opbevaring af bordtennisbordet. Det hænges op i robådehallen. Bukkene, som blev anskaffet til reparation af pontonbroen, kan bruges til oplægning af både efterfølgende. Peter N, Holger Peter N Hans-Henrik Klavs Den 9. april ryddes opholdsstuen for borde og stole. Den 10. april, foretages en polish af gulvet i opholdsrummet, og dette lukkes. Nyhedsmail om rengøringsdagen den 11. april kl. 10 sættes på hjemmesiden. Ansvarsfordeling på rengøringsdagen: Motionsrummet, Hans-Henrik Rohallen, Holger (torsdag den 9.) Omklædning herre pt. ingen Omklædning damer - Jan Værkstedet Jens Kajakhallen - Andreas Vinduer Susanne Bærentsen

7 Side 7 af Køkken pt. ingen. Jan Thomas er på træningslejr i Florida, og Emilie er på DKF s træningslejr i Portugal. Der er mødepligt for at være med på eliteholdet på TCH. Jan indskærper dette.