Bilag til Kontrakt/Udbud Januar 2014

Transkript

1 Bilag til Kontrakt/Udbud Januar 2014 Elektronisk journalsystem til den kommunale tandpleje i Syddjurs og Norddjurs Kommune.

2 Bilagsfortegnelse Bilag 1 Tidsplan Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bilag 13 Bilag 14 Bilag 15 Bilag 16 Kravspecifikation Priser og betaling Specifikation af optioner med priser Løsningsbeskrivelse Ordregivers deltagelse Specifikation af vedligeholdelse Prøver Licensbetingelser Servicemål Samarbejdsorganisation Ændringsprocedure Revisionserklæring Virksomhedens nøgletal og referencer Tro og Love erklæring Aktindsigt Felter markeret med gult udfyldes af leverandøren.

3 Bilag 1 Tidsplan - Side 1 Bilag 1 Tidsplan 1. Tidsplan 1.1. Aktiviteter i forbindelse med kontraktens gennemførelse Hvor en aktivitet gennemføres over en periode anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Bodsudløsende milepæle er fremhævet med fed i nedenstående skema. Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativtager Frist for aflevering af spørgsmål 24/2 L Frist for svar på spørgsmål 3/3 O Frist for modtagelse af tilbud 10/3 L Demonstration af løsninger /3 L Valg af leverandør 27/3 O Kontraktindgåelse 31/3 O+L Afklaringsfase Aftales L Godkendelse af dokumentation fra afklaringsfase Aftales Frist for Ordregivers udtræden Aftales O Gennemførelse af driftsprøve Aftales L+O Seneste tidspunkt for godkendt driftsprøve Aftales Brugere i drift August 2014 L O = Ordregiver L = Leverandør 1.2. Ændring af tidsplan Ændring af denne tidsplan, kan kun ske efter styregruppens behandling og godkendelse, jf. Bilag 11, eller ved Ordregivers udskydelse af en tidsfrist i medfør af kontraktens punkt 8.2. Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejdes en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres Implementeringsplan Leverandøren skal udarbejde en implementeringsplan indeholdende de for implementeringen nødvendige aktiviteter fra kontraktens underskrift til tidspunktet for godkendt driftsprøve. Implementeringsplanen udarbejdes i forbindelse med afklaringsfasen. O L

4 Bilag 1 Tidsplan - Side 2 2. Afklaringsfasen 2.1. Afklaringsfasens mål Afklaringsfasens formål er i overensstemmelse med kontraktens punkt 4, 1. afsnit at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen, samt om Ordregivers IT-miljø lever op til kravene i Bilag Afklaringsfasens indhold Hvor en aktivitet gennemføres over en periode anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. Skemaet udfyldes af Ordregiver og Leverandør i fællesskab, inden kontraktindgåelse. Aktivitet/begivenhed Tidsangivelse Initiativtager Bemærkninger K = Ordregiver L = Leverandør

5 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 1 Bilag 2 Kravspecifikation 1. Kommunernes IT-miljøer Beskrivelse af Syddjurs Kommunes eksisterende it-miljø Syddjurs Kommune anvender fuldstændig udbredt Server Based Computing baseret på Microsoft Server 2008R2 64 bit med RDS (RemoteDesktopServices). På platformen anvendes: IE (InternetExplorer) 8 Mozilla Firefox Safari Google Chrome MS (MicroSoft) Office 2010 MS Lync 2010 Fremtidige versioner af IE (InternetExplorer), Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome, MS (MicroSoft) Office 2010 med MS Lync 2010 skal kunne understøttes. Citrix serverne er virtuelle på vmware, men de er samtidigt Provisioneret fra en Citrix Provisioning server, hvilket vil sige, at de allesammen booter fra det samme (kun læsbare) image. Citrix Provisioning Services skal understøttes. Fremtidige versioner af MicroSoft Server med RDS skal kunne understøttes på RDS-platformen kører Syddjurs Citrix XenApp 6.5 og software kan virtualiseres via Citrix Application Streaming. Citrix XenApp 6.5 og fremtidige versioner skal understøttes ligesom Citrix Application Streaming skal understøttes. Installations filerne understøtter automatisk udrulning. Som klienter anvendes: Tynde terminaler baseret på TPC (Linux 32 bit) Bærbare pc er med Windows 7 32 bit (og enkelte Windows 7 64 bit) Stationære pc er med Windows 7 32 bit (og enkelte Windows 7 64 bit) Alle enheder har USB port som trækkes med op til serverplatformen (Windows Server 2008 R2). Om RDS skriver MicroSoft: In Windows Server 2008 R2 (WS2008R2), Terminal Services (TS) has been expanded and has been renamed to Remote Desktop Services (RDS). The new and enhanced architecture takes advantage of virtualization and makes remote access a very flexible solution with new deployment scenarios. Det er således afløseren for WTS. Til skrivebordsstyring anvendes Express-udgaven af RES Workspace Manager (tidligere RES Powerfuse). I tilfælde af, at leverandøren skal have adgang til en intern server, tilbydes en VPN-forbindelse.

6 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 2 Syddjurs Kommunes teknikere og udviklere kan kontaktes i følgende tidsrum: Mandag onsdag fra kl Torsdag fra kl Fredag fra kl Syddjurs IT afdeling er beliggende på adressen Hovedgaden 77, 8410 Rønde. Beskrivelse af Norddjurs Kommunes eksisterende it-miljø Norddjurs Kommunes platform kører virtuelt baseret på VMware og brugerne kører publiceret skrivebord fra Citrix XenApp 6.5. VMware ESXi 5 MS Windows Server 2008 R2 Hvis systemet er.net baseret: MS.NET 2.0+ og MONO til Linux 2.6+* Hvis systemet er Java baseret: Oracle Java * Hvis systemet er web baseret (server): MS IIS 6+, Apache 2.4+* Hvis systemet er web baseret (klient): MS IE 6+*, Google Chrome 24+*, Firefox, Safari skal kunne afvikles i browser fra Windows, Linux, OS-X, IOS Hvis systemet benytter databaser: MS SQL 2012+*, MySQL 5+* (MariaDB 10+*) Hvis systemet gemmer datafiler: CIFS share direkte via UNC ikke nødvendigvis drev bogstav Alt, hvad der skal bruges for at afvikle systemet, skal leveres som MSI filer eller ZIP filer ved X-Copy installation. Installation af systemet (server og klient) skal udførligt dokumenteres, særligt specielle opsætningskrav som andet end læse rettigheder i filsystemet og registreringsdatabasen. *+ betyder den angivne version til og med den version som er den nyeste på leveringstidspunktet. Norddjurs Kommunes teknikere og udviklere kan kontaktes i følgende tidsrum: Mandag onsdag fra kl Torsdag fra kl Fredag fra kl Norddjurs IT afdeling er beliggende på adressen Torvet 3, 8500 Grenaa.

7 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 3 IT tekniske krav til løsningen: Systemet skal i størst muligt omfang anvende Den Fælleskommunale Serviceplatform i forbindelse med adgang til data og funktionalitet se også afsnit Skal anvende services som udstilles fra serviceplatformen. 2. Skal anvende services som udstilles fra mobil serviceplatformen. (MEAP) 3. Skal understøtte OCES (og OpenSign) 4. Nye services der leveres skal understøttes af SAML 2.0 (roller, rettigheder bæres med rundt) 5. Nye services skal integrere med følgende autentifikationsmekanismer: AD, ADFS(federation), x.509 (medarbejder signatur), SQL databaser. 6. Systemet skal være 100 % citrix understøttet. 7. Ikke krav om fuld administratoradgang til klienten incl. skriveadgang til system32 mappen. 8. Skal kunne køre sammen med Symantec antivirus, som Syddjurs Kommune kører med, og F-Secure som Norddjurs Kommune bruger som antivirus program. 9. Ordregiver har ret til gennemsyn af løsningens kildekode, også selvom koden ikke ejes af Ordregiver. Det kan f.eks. være i fejlsøgningssituationer, eller ved udvikling af andre systemer der skal integreres med løsningen. 10. Gennemsyn af kildekode kan være efter indgåelse af fortrolighedsaftale. 2. Kravspecifikation Syddjurs Kommune (SDK) og Norddjurs Kommune (NDK) ønsker at indkøbe et elektronisk journalsystem til brug i de kommunale tandplejer. Systemet skal anvendes i de to kommuners kommunale tandplejer samt i en tandreguleringsklinik (FKO=Fælles Kommunale Ortodontiordning), der gennem en samarbejdsaftale drives af Syddjurs Kommune. Systemet skal være et standardsystem, som leverandøren kan dokumentere anvendes hos andre kommuner i dag. Der ønskes en løsning, hvor data fra de tre juridiske enheder kan håndteres i ét system, hvor data kan sendes mellem de tre juridiske enheder på en sikker måde og hvor der ikke skal ske manuelle konverterings- og datahåndteringsprocesser i forbindelse med behandling af patienter i den fælles FKO. Samtidig skal løsningen i tråd med den øvrige kommunale digitalisering kunne understøtte digital kommunikation med patienterne/deres forældre via mails og på sigt kunne understøtte selvbetjening til patienterne/deres forældre, f.eks. digital tidsbestilling, journalindsigt og ajourføring af helbredsoplysninger. Der ønskes tilbud på licenser der tilgodeser behovene ved følgende struktur: Organisation Antal klinikker Antal Units Antal medarbejdere Antal røntgenrum Antal receptioner Syddjurs Kommune Norddjurs Kommune FKO * 1** * Hvoraf én også indgår i antallet af medarbejdere i Syddjurs Kommune. ** FKO deler reception med en af klinikkerne i Syddjurs Kommune.

8 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 4 Røntgen og reception bliver brugt af flere personer, hvilket betyder, at der muligvis skal være flere systemadgange end der er personer ansat, således man ikke skal logge af og på når man skifter funktion. Norddjurs Kommune har ca aktive patienter og inaktive. Syddjurs Kommune har ca aktive patienter og inaktive. Begge kommuner har digitaliseret sit røntgenudstyr med programmet Planmeca Romexis R. Det er et krav, at der er integration mellem tandplejesystemet og røntgensystemet, således at man kan gå direkte til en patients røntgenbilleder fra patientens journal. Systemet skal kunne modtage automatisk import af borgerdata fra Tabulex Tea. Det er et ønske at Hotline (altså akut hjælp til fejlretning osv.) skal være åben mandag til fredag fra kl Faktisk åbningstid bedes beskrevet i Bilag 7, afsnit 5.1 Vedligeholdelsesydelser. Det bedes her ligeledes beskrevet, hvilke personkategorier, der er berettiget til at kontakte hotline service. Der ønskes tilbud på basisuddannelse af i alt 63 medarbejdere (Syddjurs 28, Norddjurs 22, FKO 13) samt superbrugeruddannelse til 8 medarbejdere (Syddjurs 4, Norddjurs 4), fordelt på de 3 enheder. Systemet skal overholde de gældende regler om opbevaring og arkivering af persondata, jf. BEK nr 3 af 02/01/2013 (Journalføringsbekendtgørelsen) Fjernprint, Digital post og NemSMS Ordregiver anvender fjernprint, Digital post og NemSMS som udgående kanaler og disse kanaler skal understøttes af Leverandørens løsninger. Fjernprint Ordregivers fjernprintsløsning er Doc2Mail. Leverandørens løsning skal være i stand til at sikre at relevante værdier, f.eks. CPR og modtager, fra løsningen indsættes i brevskabeloner, således at de kan anvendes af Doc2Mail. Dette sker ved at der er indlejret Doc2Mail-printkoder i løsningens brevskabeloner. Se mere her: og%20brevfletning.pdf Digital post Ordregiver anvender Digital post på Borger.dk og Virk.dk som leveringskanal til borgere og virksomheder. Løsningen skal understøtte levering via Digital post til Borger.dk eller Virk.dk. Løsningen må ikke indeholde en lokal proprietær digital post-funktionalitet. Se mere her: NemSMS Ordregiver anvender NemSMS til nemt og effektivt at sende sms-påmindelser til borgere og virksomheder. NemSMS er en service til borgere og virksomheder, der hjælper med at huske aftaler, frister o. lign. Det er et ønske at systemet kan sættes op, så sms-påmindelser journaliseres automatisk og sendes til borgere og virksomheder via NemSMS.

9 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 5 Læs mere her: Computopic HTTP SMS-Gateway Ordregiver anvender også Computopic HTTP SMS-Gateway. Det er et ønske at tandplejesystemet kan implementere Computopic HTTP SMS-Gateway og at der kan logges på en ekstern løsning hvor samtlige afsendte SMS'er kan ses, samt at man kan se leveringsstatus for hver SMS. Denne funktionalitet er understøttet i Computopic HTTP SMS-Gateway. Det skal tilstræbes at tandplejesystemet kan håndtere leveringsstatus direkte i systemet således, at det er let for f.eks. en klinikassistent, at lave et opslag på en given SMS-levering. Generelt vedr. SMS-integration URL/konfiguration af afsendelse i tandplejesystemet skal let kunne sættes op i løsningen således at der kan skiftes til anden SMS-gateway eller arkitektur (eks. det kommende tværkommunale SMSbroker, der er udvidelse af CPRbroker ( Databehandling Leverandøren er Databehandler og Ordregiver er dataansvarlig. Databehandleren skal overholde de til enhver tid gældende regler i lov om behandling af personoplysninger, Persondataloven Lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer, med tilhørende bekendtgørelser, herunder bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000, som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001, Sikkerhedsbekendtgørelsen. Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet Exit fra aftaler på IT-systemer eller services Aflevering af data ved aftaleophør Syddjurs Kommune betinger sig retten til at anvende alle systemets data i eget regi og det er et krav at systemet ved exit kan levere data der kan overføres til kommunens datavarehus, Syddjurs Organisations og Forretnings Databrønd (SOFD).Ved aftaleophør skal Leverandøren uden beregning overføre data, som er genereret af Ordregivers brug af systemet. Norddjurs Kommune har ikke pt. en sådan databrønd, men forbeholder sig ret til at få overført data som ovenfor i det tilfælde, at en sådan anskaffes i kontraktperioden. Såvel Syddjurs som Norddjurs Kommune kan modtage og bringe data både internt og eksternt via almindelig kendte protokoller (FTP/FTPS/..). Ordregiver kan modtage data i følgende formater: Flade filer: Fast kolonne

10 csv. Regneark (Excel oa.) XML (Kun til mindre data mængder) De fleste databaseformater via ODBC: MySQL MSSQL MSACCESS DB2 Oracle SyBase Krav til data Bilag 2 Kravspecifikation - Side 6 a) Data skal være sammenstillet (ikke summeret) og struktureret på en logisk måde og leveres til Ordregiver b) Dataleverancen skal være dokumenteret. Dokumentationen skal som minimum indeholde: a. Beskrivelse af sammenhænge mellem tabeller b. En detaljeret feltbeskrivelse (feltnavn, type, længde, værdi osv.) c. En beskrivelse af tabellerne d. Det er leverandørens opgave løbende at vedligeholde dokumentationen Ved kontraktindgåelse skal den endelige afleveringsform aftales Aflevering til offentligt arkiv Leverandøren understøtter bekendtgørelse nr af 20. august 2010 fra Statens Arkiver. Den tilbudte løsning skal understøtte alle gældende bestemmelser om opbevaring, kassation og aflevering af data fra bl.a. Danmarks Statistik, Statens Arkiver og Syddjurs Kommunes arkivmyndighed Syddjurs Kommunearkiv. Den tilbudte løsning skal herunder indeholde faciliteter til automatisk og løbende aflevering af data til relevante myndigheder i henhold til gældende love og bestemmelser. Den tilbudte løsning skal kunne tilpasses fleksibelt, så udsøgning, oprydning, bevaring og aflevering af data kan ændres, f.eks. hvis Syddjurs Kommune ønsker merbevaring i forhold til gældende bestemmelser. Den tilbudte løsning skal kunne afleveres til Syddjurs Kommunearkiv som arkiveringsversion i henhold til arkivlovens til enhver tid gældende bekendtgørelser og til den afleveringsbestemmelse, som Syddjurs Kommunearkiv udarbejder på den konkrete løsning. Leverandøren kan faktureres for forbrugte timer på test af arkiveringsversioner som indeholder fejl af en sådan karakter, at afleveringen ikke umiddelbart kan godkendes af Syddjurs Kommunearkiv (timetakst: 600 kr. (ex moms.). Den tilbudte løsning skal kunne afleveres rettidigt i henhold til den i afleveringsbestemmelsen fastsatte afleveringsdato. Afleveringsdatoen fastsættes efter forhandling mellem leverandøren og Syddjurs Kommunearkiv. Leverandørens omkostninger vedr. afleveringsforretningen skal være indeholdt i prisen, og angives i Bilag 3, Tilknyttede ydelser.

11 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 7 Syddjurs Kommune har outsourcet visse arkivopgaver til Aalborg Stadsarkiv, hvorfor leverandøren accepterer at Aalborg Stadsarkiv kan fungere som Syddjurs Kommune og Syddjurs Kommunearkivs proxy. De tilsvarende krav er gældende for Norddjurs Kommune. Norddjurs Kommune afleverer til Statens Arkiver Overholdelse af Sikkerhedsbekendtgørelsen Det er et krav at Leverandøren og leverandørens solgte løsning overholder Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning (Sikkerhedsbekendtgørelsen), i medfør af 41, stk. 5, i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger. Herunder at der forefindes en for Ordregiver tilgængelig og søgbar log over alle væsentlige handlinger i løsningen Udveksling af data Syddjurs Kommune betinger sig retten til at anvende alle systemets data i eget regi og det er et krav, at systemet leveres med en generel snitflade således at data kan overføres til Syddjurs Kommunes datavarehus, Syddjurs Organisations og Forretnings Databrønd (SOFD). Norddjurs Kommune har ikke pt. en sådan databrønd, men forbeholder sig ret til at få overført data som ovenfor, i det tilfælde at en sådan anskaffes i kontraktperioden. Begge kommuner kan modtage og bringe data både internt og eksternt via almindelig kendte protokoller (FTP/FTPS/..). Ordregiver kan modtage data i følgende formater: Flade filer: Fast kolonne csv. Regneark (Excel oa.) XML (Kun til mindre data mængder) De fleste databaseformater via ODBC: MySQL MSSQL MSACCESS DB2 Oracle SyBase Krav til data a) Data skal være sammenstillet (ikke summeret) og struktureret på en logisk måde og leveres dagligt til Ordregiver b) Snitfladen skal være dokumenteret. Dokumentationen skal som minimum indeholde: a. Beskrivelse af sammenhænge mellem tabeller, b. En detaljeret feltbeskrivelse (feltnavn, type, længde, værdi osv.) og

12 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 8 c. En beskrivelse af tabellerne d. Det er leverandørens opgave løbende at vedligeholde dokumentationen Ordregiver betinger sig retten til at udvide leverancen med nye felter, hvis det viser sig nødvendigt. Der aftales faste procedurer for information/varsel i forbindelse med ændring/udvidelse af dataleverancen. Data afleveres med en frekvens bestemt af behovet. Der indgås aftale om, hvor hyppigt SOFDfunktionen skal indlæse og behandle data (1 gang pr. døgn). Data skal ved aflevering være kontrolleret for overholdelse af konsistenskrav og valideret mht. type og feltindhold. Den systemansvarlige hos leverandøren skal meddele enhver ændring af datasnitfladen til SOFDfunktionen, hvilket indebærer, at systemleverandøren skal meddele enhver ændring til den systemansvarlige. Ved kontraktindgåelse skal den endelige afleveringsform aftales Dataudvekling og snitflader Systemet skal overholde de fællesoffentlige standarder der findes for IT-kontrakter. Det drejer sig om: OIO åbne standarder o Læs mere på søg OIO åbne standarder WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) o Læs mere på søg WCAG Fælleskommunal rammearkitektur o Læs mere på OIO åbne standarder Der findes 7 sæt obligatoriske åbne standarder, der skal anvendes i den offentlige sektor i Danmark: 1. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) 2. Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) 3. Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) 4. Standarder for digital signatur (OCES) 5. Standarder for offentlige netsteder / hjemmesider og tilgængelighed 6. Standarder for it-sikkerhed (DS484 - kun for staten) 7. Standarder for dokumentudveksling (ODF, OOXML og PDF) WCAG WCAG er en international standard, der sikrer at hjemmesider er tilgængelige for flest mulige i flest mulige situationer. Dermed menes, at løsningen skal kunne fungere på forskellige terminaler. Fælleskommunal rammearkitektur Den fælleskommunale rammearkitektur er lavet for, at sammenhængen mellem systemer bevares, selvom det involverer forskellige leverandører.

13 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 9 De fælleskommunale støttesystemer De fælleskommunale støttesystemer er en central del af KOMBITs monopolbrudsprogram. Støttesystemerne understøtter behov for data og funktionalitet på tværs af it-systemer. Udbuddet til støttesystemerne igangsættes i første kvartal Støttesystemerne er derfor ikke færdigudviklet og det er derfor vigtigt, at løsningen er funktionsdygtig uden støttesystemerne, men samtidig skal være opbygget, så omlægning til støttesystemerne kan ske nemmest muligt. Læs mere om støttesystemerne på Anvendelsen/omlæggelsen til støttesystemerne kan indarbejdes som en option i bilag 4. Den Fælleskommunale Serviceplatform Kommunerne har i samarbejde med KOMBIT udviklet en Serviceplatform (se og hvorfra data og funktionalitet i størst muligt omfang skal tilgås. Løsningen skal integrere med services på den Fælleskommunale Serviceplatform og forestå den nødvendige tilslutning til Serviceplatformen. Se mere herom på Da der endnu kun er få snitflader tilgængelige på serviceplatformen, vil det i det videre forløb aftales med Tilbudsgiver, hvilke snitflader, der er relevante at anvende sammen med tilbudsgivers tilbud. CPRbroker Ordregiver anvender også CPRbroker til håndtering af persondata og levering til fagsystemer. Det er et ønske at tandplejesystemet kan anvende CPRbroker ( 3. Use-Case I forbindelse med systempræsentationen ønskes følgende scenarier demonstreret: Scenarie 1. Administration og aftalestyring. En patient oprettes i systemet. Patienten tilknyttes behov og der oprettes en aftale. Patienten melder afbud til aftalen og den skal ombookes. Patienten udebliver fra aftalen og den skal ombookes. Patienten skal have en ny aftale sammen med sin søster Scenarie 2. Journalen Det ønskes en demonstration af, hvordan journalen i løsningen anvendes i forbindelse med undersøgelse og behandling af en patient. Visning og dokumentation af tandreguleringsbehov herunder orto-visitationsskema Visning af røntgen i den kliniske situation og integrationsgraden i journalkontinuationen. Tilføjelse og visning af dokumenter i journalen. Scenarie 3. Statistik og rapportering Tandplejen skal indrapportere til Danmarks statistik. Der skal hentes ORTO rapporter på visiterede patienter, hvem har visiteret og hvad er resultatet? Der skal laves en specifik rapport med information om patienter, ydelser, indkaldeinterval Scenarie 4. Selvbetjening og kommunikation (option) Der modtages e-post fra Patientens forældre. Der kvitteres for modtagelse af e-post.

14 Bilag 2 Kravspecifikation - Side 10 Patientens forældre læser journal på selvbetjeningsportal. Patientens forældre booker tid til undersøgelse på selvbetjeningsportal. Der sendes en sms til patientens forældre. Der sendes samtidig en sms til patienten. Der laves informeret samtykke med patientens forældre. Derudover ønskes følgende funktionalitet præsenteret: Demonstration af Administration og aftalestyring Selvbetjening og kommunikation Journalen Statistik og rapportering Demonstrationen skal omhandle følgende begreber Aftalebog, Behovssikring, Stamdata, Udeblivelser, Import& eksport og Søgning. Online booking, Journalindsigt, e-post &sms, og informeret samtykke SCOR, Kontinuation & behandlingsoverblik, ORTO Journal & visitationsskema, Dataudveksling mellem klinikker, "Anamnese & traumer, Digital røntgen og Dokumenthåndtering Ydelser, Intervaller, Danmarks statistik og ORTO statistik Demonstrationen af systemets funktionalitet og brugervenlighed danner sammen med løsningsbeskrivelsen grundlag for evalueringen af underkriteriet Funktionalitet, jf. udbudsbrevet.

15 Bilag 3 Priser og betaling - Side 1 Bilag 3 Priser og betaling 1. Systemvederlag og den samlede kontraktsum 1.1. Generelt Systemvederlag og den samlede kontraktsum opgøres som anført i oversigten i henholdsvis punkt 1.2 og 1.3 nedenfor. De enkelte ydelser samt priserne derfor er nærmere specificeret i de i punkt 1.2 og 1.3 nævnte bilag. Priserne er faste, medmindre prisen er markeret med *. Hvis en pris ikke er fast, skal det af det relevante specifikationsbilag udtrykkeligt fremgå, hvordan prisen reguleres. Systemvederlag og den samlede kontraktsum kan ændres som følge af ændringsanmodninger eller Ordregivers udnyttelse af aftalte optioner i overensstemmelse med kontraktens punkt 6 og 9. Alle priser er i danske kroner ekskl. moms. Hvis værdien i et felt er kr. 0,- bedes dette angivet. Hvis et felt ikke er udfyldt, antages værdien for kr. 0,-. Leverandøren kan efter behov tilføje yderligere rækker i skemaerne. I forbindelse med vurderingen af underkriteriet pris til tilbudsevalueringen, vil den samlede pris blive opgjort ved en sammenlægning af priserne i Den samlede kontraktsum inkl. optioner, jf. afsnit 1.4. Leverandøren skal i nedenstående skema udfylde den faste pris særskilt for systemvederlaget. Prisen skal omfatte alle ydelser, som er en engangssum. Prisen skal angives for hver organisatorisk enhed for sig. SDK = Syddjurs Kommune NDK = Norddjurs Kommune FKO = Fælles Kommunale Ortodontiordning Her angives leverandørens bud på antal licenser: SDK NDK FKO Total antal licenser 1.2. Systemvederlag Ydelse SDK NDK FKO Total Udstyr (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Programmel (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Programlicens [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Dokumentation (Bilag 5) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Systemvederlag [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr.

16 Bilag 3 Priser og betaling - Side Tilknyttede ydelser Her prisfastsættes de tilknyttede ydelser, der indgår som en del af den samlede leverance. Med implementering forstås projektledelse og fornøden implementeringsstøtte, der ligger udover uddannelse af brugere. Ydelse SDK NDK FKO Total Installation, opsætning og teknik, implementering [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Konvertering af data [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Uddannelse af brugere [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Aflevering til arkiv [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilknyttede ydelser [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Vedligeholdelse, løbende licensafgifter og support Ydelse SDK NDK FKO Total Opdatering og vedligeholdelse [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Reparation [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Årlig pris for vedligehold af licenser [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Support (Hotline) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Vedligeholdelse og support [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Andre vederlag Nedenfor anføres leverandørens vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, jf. kontraktens pkt. 6.1 samt leverandørens vederlag for Ordregivers ret til udtræden, jf. kontraktens punkt 5, 4. afsnit. Ydelse SDK NDK FKO Total Udarbejdelse af løsningsforslag, pris/time [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Ret til udtræden [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr Den samlede kontraktsum Den samlede kontraktsum omfatter systemvederlaget, tilknyttede ydelser samt vedligeholdelse og support, der indgår som en del af den samlede leverance. Ydelse SDK NDK FKO Total Systemvederlag (pkt.1.2) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilknyttede ydelser (pkt.1.2.1) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Vedligeholdelse og support (pkt.1.2.2) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Den samlede kontraktsum [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr.

17 Bilag 3 Priser og betaling - Side Den samlede kontraktsum inkl. optioner Ved den samlede vurdering af prisen vil Ordregiver udregne den samlede omkostning for en 4-årig periode, inkl. optioner. Den samlede kontraktsum inklusive prisen for optioner, der kan udnyttes af Ordregiver udgør følgende: Ydelse SDK NDK FKO Total Den samlede kontraktsum [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Optioner (Bilag 4) [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Den samlede kontraktsum inkl. optioner [.] kr. [.] kr. [.] kr. [.] kr. Tilbudsgiver bedes oplyse, om der ydes rabat ved Ordregivers uopsigelighed af en periode på 4 år. Denne rabat indgår ikke i prisevalueringen. Kontraktløbetid 4 år uopsigelig Rabat 2. Fakturering 2.1. Fakturering af systemvederlaget Leverandøren er berettiget til at fakturere Ordregiver for den samlede kontraktsum i overensstemmelse med nedennævnte og kontraktens punkt 12. Faktureringstidspunkt Frist for Ordregivers udtræden 10% Installationsdag 30 % Overtagelsesdag 40 % Driftsprøve bestået 20% Den samlede kontraktsum Fakturabeløb/ % af kontraktsummen [.] kr Accepterede løsningsforslag der er relateret til ændringsanmodninger samt optioner til levering til overtagelsesdagen, faktureres særskilt på overtagelsesdagen, medmindre andet er aftalt Priser Den årlige vedligeholdelsesafgift forfalder til betaling kvartalsvis forud efter overtagelsesdagen med 1/4 hver den 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Første gang vedligeholdelsesafgiften forfalder til betaling, betales en forholdsmæssig ydelse for perioden fra overtagelsesdagen og indtil det pågældende kvartals udløb. Leverandøren kan vælge at regulere vedligeholdelsesafgiften pr. 1. januar hvert år med den procentvise ændring i det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks, jf. lovbekendtgørelse nr. 76 af 3. februar 1999, fra tidspunktet for den seneste regulering eller fastsættelse af afgiften og indtil oktober måned det

18 Bilag 3 Priser og betaling - Side 4 foregående år. Ophører beregningen af nettoprisindekset, skal regulering foretages på baggrund af et andet indeks, der svarer dertil. Reguleringen kan første gang foretages den 1. januar 2015, baseret på oktober måneds indeks Prisfald skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 3. Fakturering af den samlede kontraktsum Leverandøren er berettiget til at fakturere Ordregiver for den samlede kontraktsum i overensstemmelse med nedennævnte og kontraktens punkt 12. Faktureringstidspunkt Fakturabeløb/ % af kontraktsummen Frist for Ordregivers udtræden 10% Installationsdag 30% Overtagelsesdag 40% Driftsprøve bestået 20% Accepterede løsningsforslag der er relateret til ændringsanmodninger samt optioner til levering til overtagelsesdagen, faktureres særskilt på overtagelsesdagen, medmindre andet er aftalt. 4. Garanti For Ordregivers betalinger for nedennævnte ydelser, der finder sted før overtagelsesprøven er godkendt af Ordregiver, er det en betingelse for udbetaling, at leverandøren har stillet fuld anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab for et beløb svarende til prisen for den pågældende ydelse inkl. moms. Ordregiver skal kunne godkende garantiens nærmere udformning. Garantien frigives på overtagelsesdagen. Ydelse Pris

19 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser - Side 1 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser 1. Optioner Ordregiver ønsker tilbud på nedenstående optioner. De nedenfor angivne optioner medtages i beregningen af den samlede kontraktøkonomi. Optionerne skal kunne bestilles løbende over kontraktperioden. Som led i digitaliseringen af kommunens services ønskes optioner på moduler til sikker selvbetjening og kommunikation med patienterne og deres forældre/forældremyndighedsindehavere. Der ønskes tilbud på: Digital tidsbestilling Digital korrespondance mellem tandpleje og patient/forældre Korrespondance via SMS (jf. krav beskrevet i kravspecifikation) Adgang til patientjournal Ajourføring af helbredsoplysninger 1.1. Konsekvenser af tilrettet kravspecifikation Såfremt der i forbindelse med afklaringsfasen udarbejdes en tilrettet kravspecifikation, skal leverandøren i beskrivelserne for optioner foretage sådanne eventuelle ændringer, som er en konsekvens af præciseringer eller suppleringer af kravspecifikationen. Ændringerne i beskrivelserne af de enkelte optioner forelægges styregruppen, jf. Bilag 6, til godkendelse. 2. Bestilling og pris for optioner 2.1. Optioner til levering til overtagelsesdagen Optioner, som skal leveres samtidig med og som en del af systemet i overensstemmelse med kontraktens punkt 9.1, skal senest bestilles på de nedenfor anførte tidspunkter. Option Digital tidsbestilling Digital Korrespondance SMS korrespondance Pris for optioner i kr. (ex moms) Udfyldes af leverandør Frist for bestilling Bemærkning Adgang til patientjournal Ajourføring af helbredsoplysninger 2.2. Optioner til levering efter overtagelsesdagen Optioner til levering efter overtagelsesdagen i overensstemmelse med kontraktens punkt 9.2, skal senest bestilles på de nedenfor anførte tidspunkter. Disse optioner bliver ikke en del af systemet.

20 Bilag 4 Specifikation af optioner med priser - Side 2 Option Pris for optioner i kr. (ex moms) Udfyldes af leverandør Frist for bestilling Bemærkning Løsningsforslag til optioner til levering efter overtagelsesdagen skal beskrive de nærmere leveringsvilkår, herunder vedrørende afprøvning, leveringstid, pris, fakturering, forholdet til systemet og vedligeholdelse. Forhold, som ikke er reguleret i løsningsforslaget, reguleres af kontraktens bestemmelser med de fornødne tilpasninger som følge af forholdets karakter. Tilbudsgiver kan her indsætte sine yderligere tilbudte optioner. Disse vil ikke blive medtaget i beregningen af den samlede kontraktøkonomi.