Kvalitetshåndbog. For. Akademiet ved Vejle Handelsskole. Erhvervsakademiuddannelser. Professionsbacheloruddannelser

Transkript

1 Kvalitetshåndbog For Akademiet ved Vejle Handelsskole Datamatiker Logistikøkonom Handelsøkonom Serviceøkonom Pba Økonomi og informationsteknologi Pba Softwareudvikling Pba Webudvikling Erhvervsakademiuddannelser Professionsbacheloruddannelser Erhvervsakademiet Lillebælt Marts 2010 Side 1 Marts 2010

2 Indholdsfortegnelse 0 Indledning Aktuel organisation Formål og anvendelse 3 1 Ledelsens ansvar Målsætning, politiker og verifikation Organisation og styringsstruktur Ledelsens evaluering 14 2 Kvalitetsstyring Kvalitetsstyringssystemet 15 3 Personale og materiel Personale Akademiets faciliteter IT-drift og vedligeholdelse Indkøb af it-ydelser og anlæg Indkøb og udlån af bøger mv Censorer 24 4 Markedsføring Ekstern markedsføring Behandling af ansøgninger Intern markedsføring Statistikker Erhvervskontakt Meritaftaler 33 5 Udvikling og undervisning Arkivering af materiale på akademiet Udvikling af studieordning Semesterplanlægning Gennemførelse af undervisning Eksamen 41 Side 2 Marts 2010

3 0 Indledning 0.1 Aktuel organisation Akademichef, AC Uddannelseskoordinatorer Interne Studievejledere, ISTV Eksterne Studievejledere, ESTV Marketingkoordinator, MTK Lærere, LÆR Administration, ADM IT-chef, ITC Assistenter i IT-support, DC International, INT Business Unit, BUU Quality Controllers, QUA BL FIJ, RAN KNT, KST KNT, SMH, RAN RAN JTM, KNT, ML, PAN, PL, PTH, STR, LBU, FIJ, SMH, ELJ, OD, KST, MBP, PJP, HDM, RRO, LMA HSE, LHA, ELEV JA HRN, KAR, TDA, JSO BL, ESTV, JAM, LHA HSE, MOH, MTK, SMH, MBP KNT, ML 0.2 Formål og anvendelse Formål med KVAS Formålet med KVAS, KVAlitetsstyringsSystemet ved akademiet, er: At beskrive uddannelsesinstitutionens kvalitetspolitik, kvalitetsmål, organisation og styringssystem, således at alle involverede medarbejdere er bekendt med indholdet og medvirker til at realisere målene. At vedligeholde beskrivelsen af procedurer og instruktioner, som anvendes på akademiet for herigennem at sikre en ensartet kvalitet i arbejdet og skabe mulighed for nye forbedringer af arbejdsfunktionerne. Side 3 Marts 2010

4 Sikre at de videregående uddannelser (VU) til enhver tid lever op til: - BEK NR 635 af 30/ Bekendtgørelse om kvalitetsudvikling og kvalitetskontrol i erhvervsakademiuddannelserne - BEK NR 684 af 27/ Bekendtgørelse om akkreditering og godkendelse af erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser m.v - BEK NR 880 af 19/ Bekendtgørelse af lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v - Lov nr. 207 af 31. marts 2008 om lov om erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser - BEK NR. 781 af 17. august 2009 om prøver og eksamen i erhvervsrettede uddannelser. - BEK NR 262 af 20. marts 2007 om karakterskala og anden bedømmelse. - Lovbek. nr. 952 af 2. oktober 2009 om åben uddannelse mv. (erhvervsrettet voksenuddannelse) Lovene og bekendtgørelserne er tilgængelige på internetadressen Anvendelse af KVAS Alle arbejdsprocesser, som er en del af gennemførelsen af VU, bør være dækket af KVAS. Det betyder, at der vil være hjælp at hente, hvis man er i tvivl om, hvorledes en arbejdsproces skal udføres. Side 4 Marts 2010

5 1 Ledelsens ansvar 1.1 Målsætning, politiker og verifikation Generelt Nedenfor er beskrevet lovgrundlag, overordnede målsætninger og mål samt politikker for VU under Erhvervsakademiet Lillebælt i Vejle. Afsluttende beskrives kravene til intern verifikation Det lovmæssige grundlag De love og bekendtgørelser, som er gældende for VU, fremgår af studieordningerne for datamatiker, handelsøkonom, serviceøkonom, logistikøkonom, Pba Softwareudvikling, Pba Webudvikling og Pba Økonomi og informationsteknologi. De nyeste versioner af studieordningerne findes på henholdsvis: DMU-, LØK-, SER-, BAC- og HAK-drevet under mappen studieordning og håndbog. Desuden er de nyeste versioner tilgængelige på Målsætning for akademiet at tilbyde en VU af høj kvalitet på såvel Dansk som på Engelsk at akademiet skal være en attraktiv arbejdsplads, der er udviklingsorienteret uden nødvendigvis at være pioner. at akademiet er internationalt orienteret i relation til samarbejde med udenlandske institutioner med henblik på uddannelse af såvel lærere som studerende at give de studerende gode muligheder for videreuddannelse på universiteter, professionshøjskoler, handelshøjskoler såvel i Danmark som i udlandet. at være en attraktiv og erhvervsrelevant uddannelse der giver de studerende gode jobmuligheder at tilbyde gode og relevante praktikforløb for de studerende Følgende værdier, samlet i udtrykket FIKS ligger til grund for alle aktiviteter: Fleksibilitet Identitet Kvalitet Studiemiljø Side 5 Marts 2010

6 De enkelte værdier skal forstås således: Fleksibilitet: Identitet: Kvalitet: Studiemiljø: Det skal til stadighed tilstræbes at fastholde en fleksibel medarbejderstab. Det er væsentligt, at akademiet gennem sine aktiviteter kan profilere og differentiere sig. Det er vigtigt, at alle aktiviteter udføres med en høj grad af kvalitet. De studerende er hjørnestenen på akademiet, og studiemiljøet har stor betydning for indlæring og omdømme på akademiet Overordnede mål for akademiet Kvalitet Der lægges vægt på kvalitet: i undervisningen (undervisningsform, undervisningsmidler og undervisningsfaciliteter) hos underviseren (såvel fagligt som pædagogisk) hos den studerende (adgangskrav, studieaktivitet og engagement) omkring de fysiske rammer (studiemiljøet) Medarbejdere Følgende værdier, samlet i udtrykket STAMINA ligger til grund for medarbejdernes daglige funktion i afdelingen: Social empati Teamplayer Ansvarlig Mod Initiativ Nysgerrig Anerkende Der tilstræbes en stor jobsikkerhed i overensstemmelse med præstationen (både den faglige, den pædagogiske, den sociale og entreprenør -præstationen). Arbejdsbetingelserne i form af: gode fysiske rammer gode sociale rammer. Løn og arbejdsvilkår skal være attraktiv. Arbejdsopgaver vil i størst muligt omfang blive delegeret til medarbejderne. Side 6 Marts 2010

7 En uformel og åben omgangsform og et højt gensidigt informationsniveau mellem alle medarbejdere prioriteres højt. De ansattes efteruddannelsesmuligheder prioriteres højt, ligesom der lægges vægt på medarbejderens muligheder for at øve indflydelse på egen arbejdssituation. Medarbejderne holder sig vidende om relevant aktuel praksis indenfor de områder vi uddanner studerende til Politikker Her henvises foruden nedennævnte del-politikker til de overordnede generelle politikker for ansatte på VHS (se Vejle Handelsskoles intranet - studienettet). Der henvises desuden til strategi for akademiet, som findes på Vejle Handelsskoles hjemmeside. Politik for kvalitetsstyring At etablere, implementere og vedligeholde et kvalitetsstyringssystem med det mål at leve op til kvalitetsbekendtgørelsens og akkrediteringsbekendtgørelsens krav samt sikre og udbygge kvaliteten på akademiet. Politik for personale At ansætte og fastholde kvalificerede medarbejdere, således at målene kan opfyldes. Omkring det faglige miljø skal det tilstæbes, at der min. er 2 kvalificerede lærere pr. fagområde. Politik for materiel At skolen er i besiddelse af aktuelt erhvervsrelevant udstyr, så undervisning og planlægning heraf kan gennemføres optimalt. Dette betyder bl.a., at det er hensigten at udskifte IT-udstyr hvert 3. år. Politik for markedsføring At informere både eksternt og internt i overensstemmelse med Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede målsætning/mål. Der lægges vægt på at positionere akademiets uddannelser som uddannelser, hvor kvalitet på alle niveauer prioriteres højt. Politik for undervisning At der tilbydes og gennemføres aktuel og erhvervsrettet undervisning på akademiet gennem løbende udvikling inden for de gældende rammer i bekendtgørelserne. Politik for praktikforløb At der tilbydes gode og relevante praktikforløb til de studerende der sikrer kendskab til relevante erhvervsfunktioner, i et konstruktivt samarbejde med erhvervslivet. Side 7 Marts 2010

8 1.1.6 Krav til intern review af dokumenter Lokal studieordning Se afsnit 5.2. Semesterplaner Se afsnit Eksamensopgaver og Eksamensbeviser Se afsnit Evalueringer Se afsnit Organisation og styringsstruktur Organisation Erhvervsakademiet Lillebælt har udlagt undervisning på VU til akademiet ved Vejle HandelsskoleVejle. Akademiets organisatoriske placering Akademiet med tilhørende aktiviteter er en afdeling af Vejle Handelsskole, VH. Akademiet har selvstændigt budget, og relationerne til VH findes på det økonomiske/ administrative område, hvor skolen har en central økonomiafdeling. Akademichefen, indgår i VH s ledergruppe, hvor de overordnede problemstillinger for skolen tages op. I øvrigt henvises til VH s Institutionsinstruks. Akademiets interne organisation Akademiets organisation er en flad organisation med en Akademichef, som har hovedansvaret for alle aktiviteter. AC refererer til VH s direktør. Den daglige ledelse af akademiet varetages af AC. På akademiets lærermøder tages stilling til alle væsentlige problemstillinger angående tilrettelæggelse og gennemførelse af VU-uddannelserne se afsnit Side 8 Marts 2010

9 1.2.2 Funktionsledere Indledningsvis henvises til den generelle arbejdstidsaftale for akademiet, som er placeret på VU-drevet. Nedenstående viser oversigter for arbejdsopgaver - relateret til de nævnte funktionsområder. Akademichef AC indgår i ledergruppen for Erhvervsakademiet Lillebælt. AC har det overordnede pædagogiske ansvar for akademiet samt det overordnede ansvar for akademiets kvalitetsstyringssystem, KVAS. Dette indebærer bl.a.: implementering af procedurer og instruktioner i KVAS review, vedligeholdelse og opdatering af kvalitetspolitikker og målsætninger årligt sikring af, at medarbejderne forstår kvalitetsbegrebet vurdering af KVAS for at sikre, at der er overensstemmelse mellem KVAS og aktiviteterne, som hører herunder fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter på personaleområdet ansvar for akademiets budget varetagelse af personalesager Ud over ovenstående, har AC ansvaret for koordinering af udvikling og undervisning på akademiets uddannelser, herunder: indsamling af justeringsforslag og kommunikation med undervisningsministeriet (UVM) vedligeholdelse af studieordningerne. forestå den overordnede semesterplanlægning og evaluering heraf følge op på de generelle semesterevalueringer planlægge og afholde akademiets møder fastlæggelse af kriterier for optag i samarbejde med ESTV justering og vedligeholdelse af procedurerne for udvikling og undervisning fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter. Administration Administrationen udfører de administrative rutiner, der findes beskrevet i UVM s manualer om EASYA og NAVISION STAT. Generelle ansvarsområder: registrering af tilmeldinger og udmeldelser udsendelse af optagelsesbreve, skemaer mv. overordnede eksamensplanlægning Side 9 Marts 2010

10 vedligeholdelse af relevante administrationsdata på VU-, DMU-, BAC, HAK-, SER- og LØK-drev. indberetninger til undervisningsministeriet udlån af nøgler / security brik til de studerende Vedligehold af Generel information på StudyNet. IT-chefen Lærere IT-supports opgaver/ansvar omfatter hovedsagligt følgende områder: indkøb og installation af udstyr, såvel hardware som software daglig drift og vedligeholdelse samt afhjælpning af fejl og mangler på såvel hardsom software netværksadministration brugeradministration. ressourceadministration sikkerhed licensadministration ved registrering af licenser information til brugerne udfærdige og vedligeholde driftshåndbog (på intranettet) elektronisk post og meddelelser fra driften Generelle ansvarsområder: deltagelse i udvikling af studieordning deltage i semesterplanlægning skemalægning gennemføre fagevalueringer gennemføre rapportering til klassen vedr. fag- og semesterevaluering. planlægge og gennemføre eksamen deltage i akademiets lærermøder gennemføre undervisning Kontaktlærere Generelle ansvarsområder: tværgående koordinering af undervisningen i klassen. hovedansvarlig for semesterplanlægningen for klassen varetage klassens studiemiljø kommunikationsled mellem AC, ADM og ISTV Studievejleder Funktionen er beskrevet i bekendtgørelse 630 af 20. juni 2008 og BEK 706 af 30. juni Desuden er retningslinjer for vejledningen tilgængelig på Generelle ansvarsområder: fastlæggelse af kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter for studievejledningen, herunder optagelseskriterier, i samarbejde med AC Side 10 Marts 2010

11 vedligeholdelse af procedurer vedrørende markedsføring og studievejledning opfølgning på tiltag til reduktion af frafald International Tværgående koordinering af internationale aktiviteter på akademiet. Generelle ansvarsområder: kontakt til udlændingeservice (visa m.m.) ambassader fremmedpolitiet kommunen og lokale myndigheder sprogskolen modtagelse/ intro af nye internationale studerende varetagelse af ERASMUS og SPACE aktiviteter hjælp til boligsøgning/ indkvartering/fritidsjob nurse de nye studerende agent rekruttering Intern studievejledning Generelle ansvarsområder: Vejledning af såvel danske som internationale studerende Opfølgning på udmeldelser Informationsaktiviteter eksempelvis WEB, s, intro, offentlige dokumenter Ad hoc aktiviteter eksempelvis statistikker, De studerendes Råd, projekter for AC. Ekstern studievejledning Generelle ansvarsområder: Markedsføring (WEB, studievalg, uddannelseskaravanen, brobygning, messer, informationsaftener) Networking med studievalg, jobcentre, sociale myndigheder m.m. Projekter for AC. Optag af studerende vinter samt sommer kvote 1 & 2 Quality Controllers Generelle ansvarsområder: I. Vedligeholdelse af Kvalitetsstyringssystemet for akademiet i samarbejde med AC II. Udarbejdelse af relevant og krævet dokumentation for akademiets uddannelser (bekendtgørelse 635) III. Drift og vedligeholdelse af akademiets: Web-opdatering Kvalitetshåndbog Selvevalueringer Side 11 Marts 2010

12 Opfølgningsplaner Studiehåndbøger Råd & Vink håndbøger Benchmark-evalueringer Uddannelseskoordinator Generelle ansvarsområder: Indgå i landsdækkende netværk inkl. Studieordningsarbejde Overordnet planlægning af semester Skemalægning Eksaminer og test Introduktion af uddannelserne Sparringspartner til AC Repræsenterer uddannelsen i erhvervsakademiregi Medvirke til at sikre en god ressourceudnyttelse Business Unit Generelle ansvarsområder: Administration, markedsføring og fremskaffelse af praktikpladser Kurser i praktiksøgning Hjælp til udarbejdelse af praktikpladsansøgninger og CV for de studerende Marketingkoordinator Generelle ansvarsområder: Bistå akademiet i forbindelse med forskellige markedsføringstiltag, såvel nationalt som internationalt. Koordinere markedsføringsaktiviteter i henhold til Erhvervsakademiet Lillebælts overordnede markedsføringsplan Styringsstruktur VU-lærergruppe Møder: Formål: VU-lærermøde afholdes hvert kvartal samt efter behov - ADM indkalder. Desuden afholdes møder for de enkelte uddannelser efter behov typisk kvartalsvis. koordinering af undervisningsaktiviteter samt stillingtagen til væsentlige problemstillinger. Kompetence: beslutning om undervisningen indenfor rammerne af bekendtgørelserne for VU. Deltagere: alle lærere som aktuelt underviser ( 2/3 tid ) på VU, AC, samt ADM, desuden kan andre interessenter deltage efter behov. Side 12 Marts 2010

13 Mødereferat: på skift mellem underviserne, mailes til deltagerne, direktøren for Vejle Handelsskole, rektor for Erhvervsakademiet Lillebælt og IT-Chefen for Vejle Handelsskole. Arkiv: VU-drev. De Studerendes Råd (DSR) Møder: efter behov, dog mindst én gang pr. semester - DSR-formand indkalder Formål: at arbejde for et godt studiemiljø Deltagere: en repræsentant for hver klasse. Formand og næstformand skal være fra hver sin VU. Mødereferat: ved DSR-formanden, mailes til alle VU-klasser Arkiv: DSR-formanden VU-rådet Møder: Formål: Deltagere: Mødereferat: Arkiv: ved semestrets start samt yderligere med mindst et møde pr. semester ISTV indkalder i samråd med DSR-formanden, desuden efter behov. drøfte forhold omkring studierne. DSR s formand og næstformand, ISTV og AC samt eventuelt andre involverede. ved ISTV, mailes til deltagerne. VU-drev. Kvalitetsstyregruppemøde Møder: Formål: Kompetence: Deltagere: Mødereferat: Arkiv: Efter behov QUA indkalder opfølgning på aktiviteter vedr. videreudvikling af KVAS opstille kvalitetsmål samt gennemføre ledelsens evaluering. AC, ESTV, ISTV, QUA og ITC. ved QUA mailes til alle deltagere, VU-lærerne og ADM VU-drev Uddannelsessamarbejde Vejle Handelsskole indgår i Erhvervsakademiet Lillebælt og deltager ved AC i udddannelsesudvalg indenfor IKT og Medier. Erhvervsakademiet Lillebælt deltager i landsdækkende uddannelsesnetværk under Danske Erhvervsskoler Erhvervsakademiet Lillebælt deltager aktivt i relevante fora eksempelvis TUR ( og IT-forum Trekantområdet ( Hvor det er muligt samarbejder skolen med andre uddannelsesinstitutioner i Danmark og internationalt (eksempelvis SPACE, CCID og ERASMUS). Dette samarbejde kan blandt andet omhandle fælles markedsføring og meritaftaler. Side 13 Marts 2010

14 1.3 Ledelsens evaluering Formål Grundlag Ansvar er at sikre, at KVAS er brugbart og fungerer effektivt. Endvidere danner møderne basis for de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner jf. kvalitetsbekendtgørelsen. Indholdet i KVAS. Evalueringen foretages af Kvalitetsstyregruppen. QUA Fremgangsmåde QUA indkalder til møde efter behov. Evalueringen omfatter: vurdering af effektiviteten af KVAS set i forhold til målsætningen opdateringer/ændringer/udvidelser af KVAS resultatet af KVAS- observationsbehandlingen de årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner evt. justering af kvalitetsmål Registrering og rapportering Arkivering Møderne refereres af QUA, og referatet mailes til alle VU-lærerne og mødedeltagerne. De årlige selvevalueringer og opfølgningsplaner er tilgængelige på Referatet arkiveres på VU-drevet. Side 14 Marts 2010

15 2 Kvalitetsstyring 2.1 Kvalitetsstyringssystemet Formål At sikre en entydig ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med brug af kvalitetssystemet Registrering og rapportering: Seneste udgave af KVAS-håndbogen findes på VU-drevet i undermappen Kvalitetshåndbog. Desuden er den gældende KVAS-håndbog placeret på Seneste udgave forefindes i papirversion på AC s kontor Opgaver i forbindelse med KVAS Ansvar AC er overordnet ansvarlig. Identifikation af kvalitetskrav og -opfølgningsaktiviteter QUA har ansvaret for, at kvalitetskrav og kvalitetsopfølgningsaktiviteter er definerede i de forskellige områder. De overordnede krav er dokumenteret i 1.1 Målsætning, politikker og verifikation. De specifikke krav beskrives i de respektive procedurer. Anvendelse af procedure og instruktioner AC er ansvarlig for at gøre alle medarbejdere bekendt med procedurerne og instruktionerne i de respektive aktivitetsområder samt sørge for deres overholdelse. Informationen kan normalt gives på VU-lærermøder samt via mail. Vedligeholdelse af KVAS QUA er ansvarlige for vedligeholdelse af procedurerne. Opdatering af KVAS-håndbogen sker ved, at QUA indsamler de ændringer, som eventuelt skal foretages. Når væsentlige ændringer foreligger foretages versionsopdatering i samråd med AC. Implementering af KVAS AC er ansvarlig for, at alle medarbejdere bliver orienteret om ændringerne. Side 15 Marts 2010

16 2.1.4 Kvalitetsregistrering Formål At sikre styring af alle registreringer vedrørende kvalitet. Fremgangsmåde Alle kvalitetsregistreringer skal være identificerede, således at man ikke er i tvivl om, hvilken aktivitet registreringen vedrører. For overskuelighedens skyld er her angivet en oversigt over kvalitetsregistreringer. Kvalitetsregistreringer vedrørende undervisning Registrering KVAS-procedure Studieordning 5.2 Fagfordeling Skema Semesterplan Ugeplan Evalueringsrapporter Eksamensresultater 5.5 VU-mødereferater Kvalitetsregistreringer vedrørende markedsføring/kundefokus Registrering KVAS-procedure Annonceringsmateriale Åbent hus informations-materiale Ansøgninger/optagelse 4.2 Statistikker 4.4 Branche/erhvervsevaluering 4.5 Kvalitetsregistreringer generelt Registreringer KVAS-procedure KVAS-obervationer KVAS-rapporter Kvalitetsstyregruppereferater, herunder ledelsens evaluering og 1.3 Videreuddannelse af personale VU-råd mødereferater DSR-mødereferater Arkivering Reglerne for arkivering fremgår af de enkelte procedurer. ADM anvender følgende 3 arkiveringsniveauer: kontoret registreringer, der benyttes ofte Side 16 Marts 2010

17 arkivet Brandsikker boks eksamensbeviser, registreringer, der benyttes sjældnere. eksamensopgavesæt. Nøgle til kontoret og arkivet har alle med nøgle på A eller B-niveau. På akademiet har AC, QUA, ISTV, ESTV, ADM, samt TAP nøgle på mindst B-niveau. Nøgle til den brandsikre boks har ADM KVAS-observationer Formål Formålet med denne procedure er at sikre, at afvigelser og eventuelle forslag til forbedringer behandles. Registrering og rapportering Alle KVAS-observationer registreres af AC, registreringerne opbevares efter behandling i 3 år. Definitioner En observation er en iagttagelse af enten en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse i forhold til de gældende procedurer. En korrigerende handling har til formål at forebygge, at uhensigtsmæssigheder ikke gentages. Ansvar Alle interessenter til akademiet, der observerer en uhensigtsmæssighed eller en afvigelse, kan sende en KVAS-observation til AC. AC er ansvarlig for behandlingen af KVAS-observationer. Hvornår udarbejdes en KVAS-observation? En interessent kan sende en KVAS-observation, hvis vedkommende har en idé til noget, der kan gøres bedre får en klage eller lignende observerer eller foretager en afvigelse observerer en uhensigtsmæssighed i KVAS-håndbogen AC kan dispensere fra reglerne i KVAS- håndbogen, i sådanne tilfælde beskrives dispensationen via en KVAS-observation, som mailes til QUA. Udfyld en KVAS-observation Der udarbejdes en KVAS-observation ved, at man sender en til UC, bl@vejlehs.dk med følgende indhold: beskrivelse af det observerede Side 17 Marts 2010

18 dato for observationen eventuelt med forslag til korrigerende handling. Behandling af KVAS-observationer AC modtager observationen og vurderer om observationen kræver korrigerende handling. AC træffer derefter i samråd med QUA beslutning om eventuelle ændringer i kvalitetshåndbogens procedurer. Hvis observationen kan afsluttes med det samme, registreres resultatet og de involverede parter orienteres. Opfølgning på KVAS-observationer KVAS-observationer indgår som en del af ledelsens evaluering. Side 18 Marts 2010

19 3 Personale og materiel 3.1 Personale Formål At sikre at rekruttering, undervisning og uddannelse samt afskedigelse af medarbejdere sker på en ensartet og hensigtsmæssig måde. Registrering og rapportering Medarbejdere og ledelse registrerer deres praktiske og uddannelsesmæssige baggrund samt eventuel efteruddannelse i en database, som vedligeholdes af AC og medarbejderne i fællesskab Rekruttering Behovet for en ny medarbejder vurderes løbende af AC. Kvalifikationskrav for nye lærere fremgår af bekendtgørelserne for VU. Stillingen vil herefter blive opslået på normal vis. Der nedsættes et ansættelsesudvalg pr. VU, der normalt inkluderer AC og mindst 2 lærerrepræsentanter. I øvrigt henvises til ansættelsespolitikken for VHS og/eller EAL Undervisning og uddannelse Introduktion I forbindelse med ansættelsen får nye medarbejdere tilknyttet en af de andre erfarne lærere som tutor, som i samarbejde med AC sørger for, at den nye medarbejder bliver introduceret på skolen og herunder informeret om KVAS. Videreuddannelse Akamemiet prioriterer efteruddannelse af lærere højt - afdækning af behov foregår løbende og dokumenteres i forbindelse med medarbejdersamtalerne Afskedigelse Ved afskedigelse følges de normale retningslinjer (se VH s personalepolitik). Side 19 Marts 2010

20 3.2 Akademiets faciliteter Ud over den driftsmæssige side der beskrives nedenfor under 3.3 og 3.4, råder akademiet over en række faciliteter, f.eks. lokaler, udstyr etc. Registrering og rapportering ADM er ansvarlig for, at en komplet oversigt over akademiets faciliteter opdateres på IT-drift og vedligeholdelse Formål Hovedområder At sikre en effektiv udnyttelse af skolens IT-udstyr Fejlrapportering Ved konstatering af fejl eller mangler på udstyr (hard- eller software) rapporteres dette til IT-support på flg. måde: til telefonisk på lokal 666 Via en fejlmelding, der kan findes på studienettet Ved driftsstop/brandslukning kan personlig henvendelse forekomme Ved modtagelse af en fejlmelding sørger IT-support straks for fjernelse eller tydelig markering af det fejlbehæftede produkt. På grundlag af fejlmeldingen udbedres fejlen enten af IT-support eller tilkaldt eksperthjælp udefra. Hvis det drejer sig om hardware-problemer, og hardwaren sendes til reparation, udfærdiger reparatøren en servicerapport, som dokumenterer, hvilken hardware der er ude af huset. Når hardware modtages igen, afprøves den af IT-support og godkendes. Information fra IT-support IT-support opdaterer jævnligt oplysninger på studienettet. Her meddeles status på kendte fejl og nyheder. Udlån af materialer Ved udlån af udstyr, materialer og CD ere med software skal der udfyldes en udlånsformular med påført udlånsperiode og låntagerens kvittering, således at låntageren senere kan findes, hvis denne glemmer at aflevere det lånte. Side 20 Marts 2010

21 Udlån af programmel via materialer "MSDN Academic Alliance" Vejle Handelsskole har en samarbejdsaftale med Microsoft omkring brug af software på datamatikeruddannelsen. Aftalen hedder "MSDN Academic Alliance" og går ud på, at studerende og undervisere kan få stillet "udvalgt" Microsoft-software gratis til rådighed. Følgende software er omfattet af denne aftale: Visual Studio Pro MSDN Library Visio Pro alle operativsystemer serverplatforme (Windows, SQL, Exchange, SharePoint mv) Det enkelte softwareprodukt må ifølge aftalen kun stilles til rådighed i direkte relation til et fag, hvor softwareproduktet indgår i undervisningen. Og kun så længe, faget/kurset varer og ikke gennem hele datamatikeruddannelsen. Proceduren omkring udlevering af den omtalte software: 1) Den enkelte underviser meddeler ITC, i hvilke konkrete softwareprodukter der undervises i det enkelte fag (med angivelse af start- og sluttidspunkt for faget). 2) Den enkelte studerende kontakter selv IT-support omkring udlevering (hvilket softwareprodukt og hvilket fag). 3) IT-support meddeler den enkelte studerende, hvornår cd-sættet kan afhentes i ITsupport. 4) Ved udleveringen underskriver den studerende en "tro-og-love erklæring" og får selv en kopi heraf. 5) Når faget er afsluttet, afleverer den studerende atter cd-sættet til IT-support og underskriver en ny "tro-og-love erklæring" (om, at produktet er afinstalleret). Microsoft pålægger skolen det fulde ansvar for, at aftalen ikke misligholdes. Backup En gang om ugen tages der en total backup af alle studerendes data. De resterende 6 dage tages der en backup af nye/ændrede data. Båndene gemmes, således at der kan genskabes 6 uger gamle data. Data tilhørende ansatte tages der remote backup af (DMsave i Brøndby) via backupsystemet TSM og Incremental backup forever. 2 gange om året (juli og december) skal der laves en kopi af datamatikernes fællesdrev (\\RES05\Faelles\Datamatiker Uddannelsen) på CD er, som udleveres til UC. Side 21 Marts 2010

22 3.4 Indkøb af it-ydelser og anlæg Formål At koordinere anskaffelsen af nyt udstyr At sørge for overensstemmelse mellem udstyr og uddannelser Anskaffelse af udstyr: Årlig anskaffelse ved nyt skoleår Der findes to former for anskaffelse af udstyr. En årlig anskaffelse, normalt ved skoleårets begyndelse og en uformel anskaffelse gennem løbende indkøb efter behov. ITC foretager en vurdering af behovet for udstyr til det næste skoleår, og ud fra denne vurdering laves en anskaffelsesplan for skoleåret. Indkøbet foretages af ITC. Uformel anskaffelse Der kan løbende gennem året fremkomme ønsker om anskaffelse af nyt udstyr. Disse ønsker behandles mundtligt i IT-support og/eller i VU-lærergruppen. Hvis der kan opnås tilslutning til indkøbet, præsenteres ITC for ønsket (i form af en rekvisition), enten af den aktuelle lærer/gruppe eller af IT-support. Støtter de ønsket, kan indkøbet foretages. Indkøb generelt Hvor skolen ikke har indkøbsaftaler, indhentes priser og leveringstider, hvorefter disse formidles til ITC, som tager stilling til, om indkøbet må foretages ifølge budgetteringen. Efter godkendelse af indkøbet foretages bestilling. Godkendelse af det indkøbte Ved anskaffelser checker IT-support, om det modtagne antal produkter svarer til det bestilte. Der gennemføres en accepttest, som sikrer, at det modtagne udstyr fungerer efter hensigten. Hvis dette er tilfældet, godkendes leverancen. Ellers kontaktes leverandøren med henblik på rettelse af fejlen. Godkendelsen markeres ved en ITsupporters underskrift på den faktura, som tilgår ITC. Før udstyr frigives til brug, registreres det med serienummer i en database, ligesom alle typer software registreres. De fleste indkøb foretages under School Agreement. Normalt sørger IT-support også for installation af udstyret. Side 22 Marts 2010

23 Der kan forekomme software, installeret på pc erne i IT-support, som ikke er registreret. Det skyldes, at alle pc'ere i IT-support anvendes som testudstyr til afprøvning af nye programmer og installationer. Hvis udstyret er indkøbt på baggrund af et løbende ønske, så meddeles det læreren/gruppen, hvorfra ønsket er modtaget, at udstyret er ankommet/klar til brug. Alle øvrige brugere orienteres om nyt udstyr på studienettet. Registrering og rapportering En komplet oversigt over akademiets tilgængelige udstyr opdateres på studienettet. 3.5 Indkøb og udlån af bøger mv Formål At sikre at relevant litteratur og tidsskrifter er tilgængelig for lærere og studerende. Definitioner Biblioteket forefindes på Vejle Handelsskole Boulevarden 48. Et mindre VU-fagbibliotek forefindes på lærerværelset. Desuden har de enkelte undervisere deres personlige fagbibliotek Fremgangsmåde Ønsker om indkøb afleveres til ADM med følgende oplysninger: Titel Forfatter Evt. forlagsnavn ISBN Behandling af ønsker Alle lærere kan købe to bøger som supplerende litteratur pr. semester. Har en lærer behov for flere, kan en ekstrabevilling søges hos AC. Køb af bøger Selve bestillingen foretages af ADM. Når bogen modtages, kvitterer ADM på fakturaen. Bogen stemples og afleveres til rette vedkommende. Bestilling af tidsskrifter Ønsker om abonnement på et nyt tidsskrift behandles på et VU-lærermøde og godkendes af AC. Side 23 Marts 2010