Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 25. marts 2013.

Transkript

1 Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag d. 25. marts Deltagere: ABF Skovhøj - Kolt ABF Udsigten - Skovhøj ABF Bifrost ABF Skovhøjen Brabrand Boligforening Afdeling 23 Brabrand Boligforening Afdeling 24 Århus Omegn Afdeling 10 Århus Omegn Afdeling 17 Århus Kommunes bofællesskab Århus Kommunes børnehave Henning Hansen Grethe Nielsen Ove Nielsen Niels Fogh Henning Jensen Grethe Krogh Hanne Bill Finn Tønnesen Jan Jensen Jens Peter Nielsen Benny Pedersen Flemming Jensen Torben Malmstrup Jan Kjærsgaard Anette Kjærsgaard Claus Beck Frank Skafte Kurt Stig Nielsen Annemette Pedersen Søren Embregts John Tomkiewicz Hanne Hornebo Thomas Nielsen Nina Boye (HH) (GN) (ON) (NF) (HJ) (GK) (HB) (FT) (JJ) (JPN) (BP) (FJ) (TM) (JK) (AK) (CB) (FS) (KSN) (AP) (SE) (JT) (HHO) (TN) (NB) Deltager ikke Der var fremmødt 14 bestyrelsesmedlemmer og repræsentanter - svarende til 256 stemmer ud af 377 mulige. Formanden Jan Kjærsgaard, bød velkommen og forslog på bestyrelsens vegne Henning Hansen som dirigent. 1: Valg af dirigent: (HH) blev valgt som dirigent uden modkandidat. Dirigenten takkede for valget og indledte med de formelle krav til indkaldelsen samt den udsendte dagsorden med regnskab og budget og erklærede mødet for lovligt indvarslet, hvorunder der kunne tages beslutninger i henhold til dagsordenen. Dagsordenen blev enstemmigt godkendt. Dirigenten henviste til reglerne omkring udsendelse af referat og anmodede repræsentantskabet om en udsættelse på min. 1 uge grundet den forestående påske. Repræsentantskabet gav enstemmigt tilslutning hertil. 2: Beretning: Formanden Jan Kjærsgaard, fremlagde bestyrelsens beretning og meddelte, at der i 2012 var afholdt 6 bestyrelsesmøder og 1 repræsentantskabsmøde. Et af bestyrelsesmøderne kunne ikke gennemføres grundet manglende fremmøde.

2 Fællesarealerne: Vedligeholdelsen af fællesarealerne i 2012 blev varetaget af anlægsgartner Bent Nygaard, Hasselager, som afgav det bedste og billigste tilbud. Bestyrelsen har efter sæsonafslutningen udtrykt sin tilfredshed med det udførte arbejde i fællesarealerne. Bestyrelsen er vidende om et gammelt kendt problem med stillestående vand i fællesarealerne mellem ABF Skovhøj Kolt og ABF Udsigten Skovhøj, som bevirker at græsset ikke altid kan klippes på grund af den bløde undergrund. Fremtidsudsigterne må være at anlægge et dræn fra stedet direkte til grøften. Derudover vil det være formålstjenligt at anlægge dræn under stien, der forbinder stamvejen, Skovhøj med stisystemet ved afd.7/15 og 10, da undergrunden i de anlagte bakker giver en mængde vand, der bevirker et isglat stykke sti, selv ved lave frostgrader. Bestyrelsen har derfor medtaget et forslag til evt. godkendelse under den fremlagte dagsorden. I forbindelse med noget ledningsarbejde i fællesarealerne ud for ABF Skovhøj Kolt blev siderne langs en del af grøften trykket sammen. Skaderne ved de trykkede kanter langs grøften er udbedret ved Århus Kommunes foranstaltning. Grundejerforeningen har rejst spørgsmålet omkring den stadige udbredelse af tidsler langs Kolt Østervej overfor Lokalrådet med henblik på en henvendelse til Århus Kommune. Når tidslerne afblomstrer, flyver frøene til stor gene langt ind over andelsboligerne og boligforeningerne Århus Omegn og Brabrand Boligforening langs Skovhøj. Dunhammerne i søen: Dunhammernes udbredelse i den anlagte sø i de nordlige fællesarealer er fulgt intens, og det er bestyrelsens opfattelse, at der nu stort set er styr på udviklingen. Ved en forhøjelse af vandstanden opnåede vi den effekt, at vandspejlet midt i søen nu holdes fri for dunhammere. Der vil dog til stadighed være dunhammere, som omkranser søen, men en del af disse kan holdes nede, ved den almindelige vedligeholdelse af skrænterne ned mod søen. Der har været en del algeforekomster i søen, hvilket skyldtes manglende vandgennemstrømning. Dette resulterede i et møde med Kommunens afdeling Århus Vand, som ikke tidligere har været involveret i bygge- og anlægssagen af fællesarealerne. Århus Vand vil fremover tage hensyn til grundejerforeningens ønske om mere vand i grøften og dermed en større tilstrømning af vand i søen under fremtidige planlægninger i naboområderne Med baggrund i en tidligere beslutning om at rydde søen for dunhammere fik bestyrelsen bevilliget kr ,00 af repræsentantskabet. Denne beslutning blev skrinlagt på sidste repræsentantskabsmøde, hvor det samtidigt blev aftalt, at hensætte beløbet på en særlig konto i et år for i mellemtiden at følge udviklingen. Det er nu bestyrelsens opfattelse, at denne bevilling ikke mere er aktuel, og vil derfor fremsætte forslag til ophævelse af denne konto. Overdragelse af nyt fællesareal: Sidst på sommeren modtog grundejerforeningen endelig det i lokalplan 32 angivne areal fra boligforeningen Århus Omegn. Forhandlingerne om overdragelsen varede omkring 1½ år, hvorunder grundejerforeningen blev truet med retssag og lignende, da bestyrelsen fastholdt sine krav om bl.a. refusion for tidligere afholdte udgifter til vedligeholdelse af de omhandlede arealer samt en asfaltering af en gangsti. Bestyrelsen fandt til sidst sagen for speget, og da grundejerforeningen samtidig stod med en trussel om en retssag over hovedet, valgte bestyrelsen derfor at overdrage sagen til en advokat. I løbet af få dage fik advokaten forhandlet et forlig på plads, hvorefter boligforeningen erklærede sig villig til at betale for den tidligere afholdte vedligeholdelse med kr ,00, men på betingelse af, at udbetalingen skete til de enkelte medlemsforeninger. Dette accepterede bestyrelsen af hensyn til sagens afslutning. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 25. mar Side 2 af 5

3 Bestyrelsen meddelte medlemsforeningerne resultatet af forliget, og anmodede samtidig om en tilbagemelding om, hvorvidt medlemsforeningerne havde modtaget sit tilgodehavende. Vi har dog ikke hørt fra medlemsforeningerne under Århus Omegn, men går ud fra, at disse ligeledes har modtaget refusionen fra boligforeningen Århus Omegn. Repræsentantskabsmødet 2012: Under sidste repræsentantskabsmøde fremkom 2 medlemsforeninger med særdeles ubegrundede og useriøse beskyldninger mod dele af bestyrelsen. Beskyldningerne bestod dels i et overforbrug af midler, som ikke var bevilliget eller budgetteret, samt manglende indkaldelse til bestyrelsesmøder og manglende referater fra møderne. Påstandene blev afvist af bestyrelsen og debatten blev efterfølgende stoppet af dirigenten med bemærkning om, at han havde hørt rigeligt med synspunkter og fandt, at medlemsforeningerne ikke havde gjort sig mere gældende i bestyrelsen. Dirigenten opfordrede formanden til efter repræsentantskabsmødet at afgive en skriftlig redegørelse til samtlige repræsentanter om den rejste kritik. Denne redegørelse blev afgivet kort efter repræsentantskabsmødet og herunder kunne bestyrelsen dokumentere, at der var sket indkaldelse til alle afholdte bestyrelsesmøder, ligesom samtlige referater var udsendt. Regnskab og Revision: Revisionen af grundejerforeningens regnskab for 2012 er foretaget af Revision 2, Viby J. Revisoren foreslog sidste år bestyrelsen at omlægge en del af grundejerforeningens midler i separate konti, og få disse regler beskrevet i vedtægterne. Forslaget blev sidste år godkendt af repræsentantskabet, og kontiene er oprettet i 2012, jfr. vedtægterne, og skulle nu være medvirkende til at bedre oversigt i årsregnskaberne, ligesom indtægter og udgifter giver en bedre balance i årene fremover. Dirigenten spurgte herefter til evt. kommentarer til beretningen. Der blev herunder rejst spørgsmål omkring mere vand i grøften gennem fællesarealerne. (HJ) forklarede, at Århus Vand først på et meget sent tidspunkt var kommet ind i sagen, men ville fremover ved nye udstykninger være opmærksom på grundejerforeningens ønsker. (GK) henviste til henkastet affald i grøften ud for Bofællesskabet. Bestyrelsen tager sagen op med Bofællesskabet. Der blev rejst spørgsmål omkring ejerskabet til jorden vest for grundejerforeningen og nord for de nyopførte hvide boliger af hensyn til evt. bekæmpelse af tidsler. Bestyrelsen forsøger på et tidspunkt at finde frem til evt. ejer og evt. tinglyste deklarationer om ukrudtsbekæmpelse. (HB) spurgte til evt. affaldskurve i fællesarealerne. Dirigenten oplyste hertil, at repræsentantskabet ikke gav det nødvendige mandat til indkøb af sådanne kurve ved sidste repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen kunne jo prøve at genfremsætte forslaget næste år. Der udspandt sig herefter en mindre debat omkring byggerier vest for grundejerforeningen. Beretningen blev herefter godkendt enstemmigt. 3: Regnskab: (HJ) aflagde årsregnskabet for 2012 og gennemgik revisions protokollatet til regnskabet og selve regnskabet. Regnskabet udviste et overskud på kr og en egenkapital kr (HJ) gennemgik herefter hovedtallene i det tidligere udsendte regnskab samt tilhørende noter. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Dirigenten satte herefter regnskabet under afstemning, som blev godkendt af et enigt repræsentantskab. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 25. mar Side 3 af 5

4 4: Indkomne forslag: 4a: Etablering af dræn mv. (HH) fremlagde bestyrelsens forslag om etablering af dræn mv. finansieret af Søkontoen. (HB) henstillede, at bestyrelsen ikke lod sig styre af gartneren med hensyn til en ny opbinding af allé træerne. (HJ) svarede hertil, at bestyrelsen på ingen måde lod sig styre af leverandører o. lign., men bestyrelsen havde modtaget en anmodning fra en medlemsforening om muligheden for at få formet trætoppene, og i den anledning konstateredes sammen med gartneren, at flere af opbindingsstokkene var rådne i bunden, hvorfor gartneren foreslog en udskiftning, men med en max højde på 50 cm., da træerne fortsat står i et åbent landskab med kraftige vinde. (BP) forespurgte til den store vandansamling ud for afd. 23. (HH) oplyste, at der i forbindelse med kommunens overdragelse af arealet blev lagt nye dræn til afledning af vandet. Disse dræn kan måske være blevet tilstoppet, og bør selvfølgelig undersøges. (JT) henviste til afd. 10ś indsendte forslag, jfr. pkt. 4c, om udbetaling af Søkontoen, da afd. ikke kan se nogen formål med en pengetank i grundejerforeningen. (HJ) replicerede hertil, at han fandt det forunderligt, at (SE) på intet tidspunkt havde taget imod refusionsbeløbet på kr , men nu pludselig gjorde for kr (HJ) fortsatte og gjorde gældende, at Søkontoen på ingen måde skule være genstand for en pengetank, men netop kunne bruges til nogle tiltrængte forbedringer i fællesarealerne uden det derved belastede medlemsforeningerne her og nu med et ekstra bidrag. (JT) kendte intet til sidstnævnte omkring refusionen, som han ville tage med til sin afdeling. (JT) beklagede, at afdelingens forslag (4c) ikke var sendt til formand, det var en fejl. Forslaget blev herefter enstemmigt vedtaget. Søkontoen ophæves, og det opsparede beløb overføres til driftskontoen til dækning af dræn mv. i henhold til det fremlagte forslag. 4b: Opstilling af fodbold mål. (JPN) fremlagde det udsendte forslag om opstilling af fodbold mål i fællesarealerne øst for søområdet på den særlige indrettede plads. Målene kunne give masser af børn mulighed for udfolde sig omkring pladsen. Målene ville være lidt mindre end almindelige håndbold mål med en dimension på 1.5 x 3 m og udført i aluminium af hensyn til et minimum af vedligeholdelse. Prisen andrager kr inkl. moms og levering. Målene fastgøres med bøjler, således, at de ikke umiddelbart kan flyttes. Forslaget gav anledning til en del debat, hvor enkelte medlemsforeninger syntes, at målene blev for dyre, en anden medlemsforening opfordrede Bifrost til selv at investere i målene, men dette blev afvist, da en enkelt medlemsforening ikke blot kan inddrage en del af grundejerforeningens fællesareal til eget formål. Da debatten ebbede ud, satte dirigenten forslaget til afstemning med følgende resultat: 8 for 5 imod og 2 undlod at stemme. OBS. I forbindelse med udfærdigelsen af referatet for dette års repræsentantskabsmøde er det konstateret, at den afholdte afstemning af forslaget om opstilling af fodboldmål ikke har været i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Derfor er afstemningen desværre ulovlig og misvisende. For at rette fejlen, vil forslaget og afstemningen blive gjort til genstand for en dyberegående drøftelse på det førstkommende bestyrelsesmøde. 4c: Udbetaling af beløbet på Søkontoen til medlemmerne. Dirigenten meddelte, at det indsendte forslag ikke kunne behandles, da midlerne på Søkontoen var brugt til andet formål, jfr. forslag 4a. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 25. mar Side 4 af 5

5 5: Budget: (HJ) fremlagde bestyrelsens forslag til et nyt budget for 2013/14 og forklarede, at enkelte beløb var blevet reguleret med index fra Danmarks Statistik. Trods de mindre stigninger indstillede bestyrelsen, at grundejerforeningen fortsatte med et uændret kontingent, uagtet budgettet viste et mindre underskud, men dette kunne uden tvivl hentes på snerydningen, da vores buffer er fyldt op. Der var ingen spørgsmål til budgettet. Dirigenten satte herefter budgettet under afstemning. Budgettet blev enstemmigt vedtaget. 6: Evt. valg af administrator: Bestyrelsen anbefalede, at vi fortsat selv administrerede grundejerforeningen. Dirigenten konstaterede, at der ikke var indsigelse mod dette. 7: Valg af revisor: Bestyrelsen indstillede, at vi fortsatte med Revision 2. Repræsentantskabet godkendt enstemmigt bestyrelsens indstilling. 8: Eventuelt: 3 elmaster påkørt og delvis beskadiget på Skovhøj. Masterne er placeret ud for Bofællesskabet og delvis ud for ABF Skovhøj Kolt. Bestyrelsen undersøger og kontakter elværket. Da ikke flere ønskede ordet takkede dirigenten repræsentantskabet for god ro og orden og gav ordet til formanden, som lukkede mødet med en tak for et godt og roligt møde. Mødet sluttede kl Repræsentantskabsmødet sluttede herefter med et mindre traktement i form af en buffet. Referat af ordinært repræsentantskabsmøde den 25. mar Side 5 af 5