Drejebog 3A - Nyt rådhus og sundhedscenter Fase 7 og 8 Forprojektering og hovedprojektering Oktober 2012 oktober 2013

Transkript

1 Drejebog 3A - Nyt rådhus og sundhedscenter Fase 7 og 8 Forprojektering og hovedprojektering Oktober 2012 oktober 2013 Revideret 22. november 2012

2 Egedal Kommune Drejebog for nyt rådhus og sundhedscenter Fase 7-8 Forprojektering og hovedprojektering Drejebogen beskriver processen omkring forprojektering og hovedprojektering for nyt rådhus og sundhedscenter fra og med oktober 2012 til og med oktober november

3 Indholdsfortegnelse 1 Formål. 3 2 Projektet generelt Byggeprojektets faser Projektets organisering Procesplan Information og medarbejderindflydelse. 7 3 Milepæle Milepæle i processen til og med august Bilag 1 Procesplan 2

4 1. Formål Formålet med drejebogen er at beskrive processen omkring forprojekteringen og hovedprojekteringen af byggeriet af det nye rådhus og sundhedscenter. Drejebogen beskriver endvidere principperne for information og mulighederne for medarbejderindflydelse i denne forbindelse. Denne drejebog vedrører fase 7 og 8. Denne version drejer sig dog næsten udelukkende om fase 7 Forprojektering og indeholder derfor mest information om denne del af processen. Fase 8 Hovedprojektering vil blive beskrevet nærmere i en opdateret version, når denne fase nærmer sig. Dette skyldes først og fremmest, at der i skrivende stund ikke er samme detaljerede overblik over fase 8 som over fase 7. Drejebogen her berører også processens fase 9, som er anlægsfasen, men der er kun medarbejderinddragelse ift. fase 7 og 8. Der henvises i øvrigt til de to første drejebøger vedrørende tidligere faser for mere detaljeret baggrundsinformation, beslutninger i Kommunalbestyrelsen osv. 2. Projektet - generelt Den 22. august 2012 vedtog Kommunalbestyrelsen at igangsætte vinderprojektet i totalentreprisekonkurrencen. Vinderprojektet opføres af et entreprenør- og rådgiverteam under ledelse af Züblin A/S, og Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. september 2012 at indgå kontrakt med Züblin A/S herom. De to store faser i byggeriet, der påbegyndes nu, er forprojektering og hovedprojektering. Forprojekteringen er den fase, hvori de overordnede linjer for byggeriet fastlægges. I denne fase besluttes det så at sige, hvor væggene skal stå, hvor rørføringer, elevatorer mv. skal placeres i bygningen, samt hvordan facaderne skal se ud. Herefter kan der ikke ændres ved disse forhold, og hovedprojekteringen kan påbegyndes. Hovedprojekteringen er den fase, hvor byggeriet planlægges og beskrives i detaljer. Her fastlægges, hvilke materialer der skal bruges i byggeriet, f.eks. hvilken type gulv, der skal lægges, og hvilke farver der skal anvendes. Det er endvidere her, at nagelfast inventar såsom lyskilder og håndvaske fastlægges. Se afsnit 2.3 for en nærmere uddybning af processen. 2.1 Byggeprojektets faser Byggeprojektet vil fuldt gennemført komme til at gennemgå følgende faser: 1. Behovsafdækning forud for udarbejdelse af et byggeprogram 2. Godkendelse af byggeprogram 3. Udsendelse af byggeprogram 4. Konkurrenceperiode 3

5 5. Aflevering af konkurrencetilbud 6. Bedømmelse af tilbud 7. Totalentreprise forprojekt 8. Totalentreprise hovedprojekt 9. Totalentreprise byggeperiode 10. Indflytning års gennemgang efter aflevering Der vil være medarbejderindflydelse, inkl. arbejdsmiljø, i faserne 7, 8, 10 og 11. I faserne 7 og 8 vil indflydelsen alene ske igennem MED/AM-organisationen, mens der i fase 10 og 11 vil ske en bred involvering, hvor alle - enten direkte eller via MED/AM-organisationen - kan deltage i fasen. Denne drejebog omfatter alene fase 7 og Projektets organisering Som det fremgår af figur 1, er projektet organiseret med en politisk følgegruppe, en administrativ styregruppe, en projektgruppe og et antal arbejdsgrupper. Figur 1. Projektorganisering 4

6 Der henvises til den første drejebog fra januar 2012 for en nærmere gennemgang af projektets organisering. Jf. Rammeaftalen om medbestemmelse og medansvar skal et projekt som dette forelægges til orientering og drøftelse i MED-organisationen. Ifølge af den nye lokale MED-aftale for Egedal Kommune fra september 2012 nedsættes et ad hoc udvalg, hvis opgave er at følge byggeriet af det nye rådhus og sundhedscenter. Indtil dette udvalg er nedsat, fortsætter de to tidligere F-MED for henholdsvis administrationen og social- og sundhedsområdet, inkl. de tilhørende dele af arbejdsmiljøorganisationen, med at varetage denne opgave. 2.3 Procesplan Under projektgruppen nedsættes en række forskellige arbejdsgrupper, som vil have til formål at drøfte og komme med input til Züblins projektforslag i fase 7 forprojekteringen. Pt. er følgende arbejdsgrupper nedsat eller påtænkes nedsat med de nævnte hovedopgaver: Sundhedscenter (formand Erik Petersen) o Sundhedscenterets indretning, funktionaliteter mv. Borgertorv (formand Kjeld Ebdrup) o Mødet med borgeren, modtagelse af gæster og samspillet med sundhedscenteret Kantine/køkken (formand Anette Petersen) o Rådhuskøkkenets og kantinens indretning mv. IT/telefoni (formand Lars Borg) o Teknik der understøtter tværfagligt samarbejde og den fleksible arbejdsplads Beredskab (formand Henrik Jørgensen) o Sikkerhed, adgangsforhold m.m. Drift (formand Bente Maaløe) o Valg af rengøringsvenlige og holdbare materialer i huset Byplanlægning (formand Amalie Dombernowsky) o Overholdelse af lokalplan, anvendelse af restgrunde, byggemodning mv. Kulturelle aktiviteter (formand Jeannett Tankred) o Rådhuset som levende kulturelt hus Inventar og indretning (formand Uffe Rasmussen) o Udbud og indkøb af møbler samt fysisk indretning Grupperne består af relevante ledere og medarbejdere indenfor de nævnte områder. Hvis det viser sig nødvendigt med flere arbejdsgrupper, vil disse blive nedsat, efterhånden som behovet opstår. Fase 7 forprojekteringen, del 1 (projektforslag) Den vil kommunen modtage Züblins tilrettede projektforslag, og i perioden indtil da vil disse arbejdsgrupper arbejde med det allerede kendte materiale. Grupperne vil se på de ovennævnte forhold og forberede de spørgsmål, der skal afklares ift. det nye materiale. I perioden fra til kan arbejdsgrupperne så med det nye materiale i 5

7 hånden via kommunens rådgiver indgå i dialog med Züblin om nødvendige tilretninger. Tilretninger som jo vedrører de overordnede linjer, der er nævnt ovenfor i afsnit 2. Ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter bliver inddraget i processen i perioden til Her vil der således være mulighed for medarbejderrepræsentanterne og arbejdsmiljøorganisationen til at forholde sig til og komme med input til forprojekteringen. Fase 7 forprojekteringen, del 2 (forprojekt) Anden del af forprojekteringen ligger i umiddelbar forlængelse af første del, og Züblin vil her arbejde videre med de forskellige input, som kommunen er kommet med i første del. Den vil kommunen modtage Züblins tilrettede forslag til forprojekt, og i perioden indtil da vil arbejdsgrupperne som i første del af fase 7 arbejde med det foreliggende materiale. Grupperne vil igen se på de ovennævnte forhold og forberede de spørgsmål, der skal afklares ift. det nye materiale. I perioden fra til kan arbejdsgrupperne så med det nye materiale i hånden via kommunens rådgiver indgå i dialog med Züblin om nødvendige tilretninger. Tilretninger der fortsat vedrører de overordnede linjer i byggeriet. Ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter bliver inddraget i processen i perioden til Her vil der således være mulighed for medarbejderrepræsentanterne og arbejdsmiljøorganisationen til at forholde sig til og komme med input til hovedprojekteringen. Fase 8 - hovedprojekteringen Fase 8 hovedprojekteringen starter umiddelbart efter fase 7, dvs. den De ovenfor nævnte arbejdsgrupper fortsætter deres arbejde i fase 8, idet der også her vil være behov for at inddrage relevante ledere og personale ift. fastlæggelse af detaljerne på de mange forskellige områder. Her gælder det også, at det kan vise sig nødvendigt med flere arbejdsgrupper. Hvordan den præcise proces vil forløbe er ikke klarlagt endnu, men fase 8 handler om at lave tilretninger, der vedrører detaljerne i byggeriet som nævnt ovenfor i afsnit 2. I denne fase vil der også være medarbejderinddragelse via ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter, og nærværende drejebog vil blive opdateret, når fase 8 nærmer sig. Den opdaterede drejebog vil indeholde nærmere oplysninger om arbejdet i arbejdsgrupperne og medarbejderinddragelsen i denne fase. Hovedprojekteringen afsluttes som sådan ikke, før anlægsfasen påbegyndes men løber ind i denne niende fase, idet der undervejs i byggeriet løbende vil blive taget stilling til en række spørgsmål ift. forskellige detaljer. Disse detaljer i anlægsfasen forventes dog ikke at være af en sådan karakter, at medarbejderinvolvering vil være aktuel, men der vil være løbende information om byggeriets fremdrift. Sideløbende med forprojektering, hovedprojektering og anlægsfase løber processer omkring inventar/indretning og en kulturproces. Der vil blive udarbejdet separate drejebøger for henholdsvis inventar- og indretningsproces samt kulturproces. 6

8 2.4 Information og medarbejderindflydelse Medarbejderindflydelse vil som tidligere nævnt foregå via det nedsatte ad hoc MED-udvalg for nyt rådhus og sundhedscenter (indtil videre dog via de to F-MED), og på alle møder i chefgruppen orienteres der under et fast punkt om status på processen. Der informeres løbende på intranettet via EgeBladet under sitet Nyt rådhus og sundhedscenter. Da nærværende drejebog dækker en længerevarende proces, vil der som nævnt ovenfor være behov for at redigere i drejebogen. Dels på grund af behovet for mere deltaljeret information og dels som følge af eventuelle justeringer i tidsplan og øvrige tilpasninger i processen. Medarbejderindflydelsen vil i faserne 7 (Forprojekt) og 8 (Hovedprojekt) alene ske igennem ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter, mens der i fase 10 (Indflytning) og 11 (1 årsgennemgang efter aflevering) vil ske en bred involvering, hvor alle enten direkte eller via ad hoc MED/AM-organisationen vil kunne deltage i fasen. 3. Milepæle 3.1 Milepæle i processen indtil april september 2012 Kontrakt med Züblin underskrives 4. december 21. december 2012 Züblins tilrettede projektforslag foreligger 4/ , og kommunens evaluering heraf foregår i de efterfølgende tre uger. Involvering af ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter. 28. januar 15. februar 2013 Züblins forslag vedr. forprojektering foreligger 28/1 2013, og kommunens evaluering heraf foregår i de efterfølgende tre uger. Involvering af ad hoc MED-udvalget for nyt rådhus og sundhedscenter. Marts spadestik tages af Borgmesteren. April 2013 Anlægsfasen påbegyndes. 7

9 Den administrative styregruppe v/ Lars Wilms, Peter Olrik og Jacob Madsen 8

10 1