Forretningsgang for Kassen ved Plejecenter Krogstenshave. Bilag til Hvidovre kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Oktober 2012/jts

Transkript

1 Forretningsgang for Kassen ved Plejecenter Krogstenshave. Bilag til Hvidovre kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Oktober 2012/jts Indhold: 1. Ansvar 2. Procedure og arbejdsgange. Indtægter udgifter 3. Opbevaring af beboernes kontanter mv. 4. Beboer rådets midler 5. Bilag Ansvar. Bestyreren har ansvaret for kassen. Som udgangspunkt er kassen i nul, de penge der findes i kassen er udelukkende tilgang og afgang af kontanter. Der findes ikke et kommunalt kasseforskud til afdelingskassen. Kassen er fysisk placeret i administrationen, registrering af bevægelser i kassen foretages af medarbejdere i administrationen. Procedure og arbejdsgange. Der er altid større indtægter end udgifter. Overskuddet indsættes hver måned på Hvidovre Kommunes bankkonto. Samme dag sendes et elektronisk omposteringsbilag til Økonomisk sekretariat, Hovedbogholderiet. Som hovedregel er der ikke udgifter, kassen må kun benyttes til mindre regninger, der kræver kontant betaling. Leverandører sender faktura elektronisk til Krogstenshaves EAN nr. Når der modtages el. udbetales kontanter til kassen, tælles disse op i forhold til bilaget. Kontanterne lægges i kassen og bilaget føres i en elektronisk kassekladde bilag 1. Bilaget skal dokumenteres ved kvitterede originale fakturaer påført cvr eller cpr. nr. Der anvendes røde indtægtsbilag og blå udgiftsbilag, hvorpå der redegøres for beløbets anvendelse. Bilaget påføres dato for modtagelsen el. udbetalingen og attesters. Kassekladden tjener som bilag til omposteringsbilaget. Kassen optælles og afstemmes ugentligt. 1

2 Dagligt opbevares kontanter og kassen i boksen. Indtægter Omsætning Café/kiosk Indtægterne modtages i Caféen kasseapparat. Dagligt opgøres Kassestrimlen med indtægterne Aflevere i Administrationen hvor de endnu engang tælles op i forhold til kassestrimlen Der kvitteres på en formular bilag 2 med en ugentlig opgørelse af salget, som er udspecificeret i kiosk og Café salget + en samlet opgørelse. Der kvitteres både af afleverer og modtager. Pengene afregnes til administrationens kasse Kiosk vare indkøbes hos SPAR købmanden, der sender en e-faktura Cafévaren indkøbes hos de kommunalt bestemte leverandører. Omsætning buskørsel Beboere betaler kontant for kørsel udregnet ud fra hvor mange km. Der er kørt. Personalet udfylder en dertil udformet køreseddel bilag 3 med dato, km start, km slut m.m. Personalet afregner med Administrationen Administrationen tjekker om beløbet stemmer med bilagene. Pengene afregnes til kassen Omsætning kaffeautomat I Caféen er opstillet en kaffeautomat hvor der bruges mønter til at trække kaffe. En gang månedligt tømmes automaten for mønter el. efter behov Mønterne afleveres i Administrationen hvor de tælles op og afregnes til kassen. Omsætning Vaskemønter I Beskyttede Boliger købes der vaskemønter til at bruge i deres vaskeri Beboere køber vaskemønter på kontoret hos Beskyttede Boliger Beskyttede boliger bruger Dags Dato kvitteringsblokke til dokumentation. Hvor beløbet noteres, dato og der attesteres. Personalet fra Beskyttede Boliger afregner med jævne mellemrum i administration. Administrationen afstemmer beløbet med dd. kvitteringer samt opgørelse bilag4. Pengene afregnes til Administrationens kasse og de bliver ført i kassekladden. Salg af produkter terapien Beboeren laver i samarbejde med personalet forskellig ting eks. Brugskunst Produkter sælges enten til beboerne selv el. personale i huset m.m. Der udfyldes en triplikat kvittering for hvert salg, hvor beløbet noteres og der attesteres, eller beløbet slås ind på kasseapparatet, hvorfra kvittering udskrives. Pengene afleveres til Administrationen Administrationen afstemmer beløbet med kvitteringerne Pengene afregnes til kassen. 2

3 Salg af arrangementer, terapien Terapien afholder arrangementer for beboeren på plejecentret som betales kontant af beboerne. Terapien udfylder triplikat kvittering til beboer med beløb og attestere, eller beløbet slås ind på kasseapparatet, hvorfra kvittering udskrives Terapien afregner arrangementet på en blanket bilag5 og aflevere denne sammen med alle bilag til Administrationen Administrationen gennemgår afregningen Evt. overskud afregnes til kassen Beboersalg køkkenet Beboer bestiller varer i køkkenet (fx lagkage) Bestilling bliver ført i MASTER Faktura bliver månedligt udskrevet fra MASTER Administrationen fordeler faktura til de forskellige afdelinger Administrationen sætter kopier af faktura i en mappe Afdelingerne sørger for hver enkelt beboere får den pågældende faktura Beboer evt. personale afregner fakturaerne med Administrationen Kopi af faktura i mappen tages ud og kvitteres på for modtagelse af penge. kvittering gives til beboere Administrationen beholder original som bilag i kassekladden Pengene afregnes til kassen Pædagogiske måltider Afdelingen bestiller mad i køkkenet Bestilling bliver ført i MASTER Faktura bliver månedligt udskrevet fra MASTER Administrationen fordeler faktura til de forskellige afdelinger Administrationen sætter kopier af fakturaer i en mappe Afdelingen afregner fakturaerne med Administrationen Kopi af faktura i mappen tages ud og kvitteres på for modtagelse af penge som gives til afdelingen Administrationen beholder original som bruges til bilag i kassekladden Pengene afregnes til kassen Plejeafdelingernes loppekasser Aktiviteter der afholdes i afdelingerne, hvor der enten ved loppemarkedssalg eller lotteri indsamles penge til gavn for fællesarrangementer for afdelingens beboere skal føres i en kassebog. Regnskabet skal kunne fremvises til enhver tid i opgjort og afstemt tilstand. Kontanter og regnskab skal opbevares forsvarligt i boks. 3

4 Udgifter Små indkøb Eks. Blomster, Malerier m.m. Beløbet udbetales direkte fra kassen. Kvittering attesteres og indskrives i kassekladde. Udlæg Personalet har købt en vare til brug på plejecentret Kvittering afleveres i Administrationen Administrationen udleverer det kontante beløb til vedkommende Kvittering attesteres og indskrives i kassekladde. Opbevaring af beboernes kontanter mv. Under revidering okt.2012 jts. Deposita (stamkort) udfyldes med dato, navn, CPR, afd./bolig for den enkelte beboer samt nr. på Deposita kort. Deposita kort er i 2 eksemplarer, hvoraf det ene afleveres til beboeren, hvor det er muligt Deposita kort opbevares i særlig mappe, der skal opbevares i aflåst skab. Beboerkassen opbevares i afdelingens sikkerhedsboks, når den befinder sig i afdelingen. I sikkerhedsboksen i afdelingen må der max opbevares kr Nøgle til sikkerheds boks findes kun i 2 eksemplarer. Den ene nøgle udleveres til afdelingslederen, den anden opbevares i hovedboks. Afdelingslederen er ansvarlig for den udleverede nøgle, bestyreren er ansvarlig for nøglen i hovedboksen. Ved opbevaring af kontanter: Noter dato, fra hvem eller til hvad beløbet modtages (under tekst), beløbet skrives under feltet ind og samlet beløb skrives under feltet saldo. Beboeren (eller pårørende) samt den, der modtager beløbet, underskriver under feltet Kvittering Er beboeren (eller pårørende) på ingen måde i stand til at underskrive/kvittere, skal 2 medarbejdere underskrive/kvittere for modtagelse af beløbet. I ovenstående tilfælde kan værgemål overvejes Ved udlevering af opbevarede kontanter: Noter dato, til hvem eller til hvad beløbet udleveres (under tekst), beløbet skrives under feltet ud og samlet beløb skrives under feltet saldo. Beboeren (eller pårørende) der modtager beløbet, samt den, der udleverer beløbet, underskriver under feltet Kvittering Er beboeren (eller pårørende) på ingen måde i stand til at underskrive/kvittere, skal 2 medarbejdere underskrive/kvittere for udlevering af beløbet. I ovenstående tilfælde kan værgemål overvejes 4

5 Kasse regnskab Der kan max opbevares kr. pr. beboer. Der må max opbevares kr. i sikkerhedsboks i afdelingen. Beløb over kr. opbevares i hovedboks. Regnskabet må aldrig gå i minus (beboeren kan ikke låne midler fra beboerkassen) Deposita kort benyttes til registrering af beløb opbevaret i hoved boks. 1 kort i afdelingen og 1 kort i hovedboks. Ved indlevering/udlevering af beløb til/fra boks udfyldes/kvitteres som beskrevet under med den undtagelse, at det her er den ansvarlige for beboerkassen samt Bestyrer eller Administrationsleder eller medarbejder, der kvitterer. Beboerregnskabet opgøres hver måned ved 2 medarbejdere, hvoraf den ene er den beboerkasse ansvarlige (afdelingslederen). Regnskabet føres på deposita kort. 1 gang årligt er der regnskabskontrol på beboerkasserne ved bestyrer og/eller medarbejdere fra administrationen. 1 gang om året er der revision på beboerkasserne (eksterne revision). Ved indkøb/betaling for beboer gemmes altid regning eller kvittering som dokumentation. Bankbøger, hævekort. Opbevares bankbog/hævekort, noteres på deposita kortet under Indleveret il opbevaring; Reg. og konto nummer, pengeinstitut navn og saldo pr. dato. Opbevares bankbog/ hævekort i hovedboks, noteres dette i stamkortet Mærke/kode og bankbog/hævekort må aldrig opbevares samme sted. I boksen skal der være en oversigt bilag6 vedr. hvilke bankbøger, der opbevares i boks. Oversigten skal indeholde følgende oplysninger: Navn og bolig nr. på indehaveren samt Reg. og konto nr. og pengeinstitut navn. Fuldmagter. Fuldmagt anvendes, hvis en medarbejder f.eks. skal hæve beløb for beboeren i bank mv. 1 Fuldmagten (her anvendes Fuldmagt, påtrykt Hvidovre Kommune, Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen) udfyldes og underskrives af beboeren Er beboeren ikke i stand til at underskrive fuldmagten, foretages underskrift på beboerens vegne af 2 af institutionens medarbejdere, med bemærkning om, at underskrift er foretaget på beboerens vegne. Medarbejderen til hvem, fuldmagten er udstedt, skal kunne fremvise behørig legitimation for egen identitet for at kunne hæve beløb på beboerens konto. Beboeren skal kvittere for modtagelse af det hævede beløb på fuldmagtens side 2. Er beboeren ikke i stand til at underskrive kvitteringen, foretages underskrift på beboerens vegne af 2 af institutionens medarbejdere, med bemærkning om, at underskrift er foretaget på beboerens vegne. Kvitteringen opbevares sammen med deposita kort 1 Bankforretninger uden beboerens ledsagelse, kan kun foregå i de nærmeste bankafdelinger. 5

6 Hævekort. Bankforretninger, der skal foregå ved hævekort, kan kun finde sted, hvis beboeren deltager. PIN-kode til hævekort og Dankort må ikke udleveres til personalet Ved dødsfald opgøres de opbevarede midler. Kontanter samt bankbøger/hævekort afleveres til administrationen. Deposita kort samt supplement og Bilag afleveres samlet til arkivering i administrationen. Beboer rådets midler Beboer rådet råder over en konto, hvor midlerne bl.a. er arv fra tidligere beboere. Kontoen administreres til dagligt af Bestyrer ved Krogstenshave. Arvemidlerne må alene benyttes efter de testamentariske bestemmelser. Øvrige midler er udelukkende beregnet til fest og fornøjelse for beboere ved Krogstenshave. Der må ikke benyttes midler herfra til almindelige driftudgifter. Procedure og arbejdsgang. Der er oprettet en konto i Danske Bank til administration af midlerne, desuden forefindes der en kasse med et mindre beløb i kontanter. Kassen opbevares i separat aflukke i hovedboksen. Når der modtages el. udbetales kontanter til/fra kassen, tælles disse op i forhold til bilaget. Kontanterne lægges i kassen og bilaget føres i en kassebog. Bilaget skal dokumenteres ved kvitterede originale fakturaer. Der anvendes røde indtægtsbilag og blå udgiftsbilag, hvorpå der redegøres for beløbets anvendelse. Bilaget påføres dato for modtagelsen el. udbetalingen og attesters. Ved indkøb skal leverandøren sende faktura elektronisk til Plejecenter Krogstenshave EAN nr. Faktura bliver bogført af administrationen og betalt via mellemregningskonto, særlig oprettet til registrering af disse bilag. Administrationen sender krav til Bestyrer på det afregnede beløb. Bestyrer sørger derefter for overførsel af indbetaling fra Beboer Rådets konto til Krogstenshave. Mellemregningskontoen skal ved regnskabsafslutningen gå i nul. Kasse og konto optælles og afstemmes hver måned af to medarbejdere fra Administrationen. Bilag 6