VERSION UDGIVELSESDATO BESKRIVELSE UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT April JLO LRK LRK

Transkript

1 ODENSE KOMMUNE Thomas B. Thriges Gade, Operatør til parkeringskælder ADRESSE COWI A/S Havneparken Vejle TLF FAX WWW cowi.dk INDHOLD 1 Indledning og baggrund 2 2 Om projektet fra gade til by 3 3 Udbudsmaterialet 4 4 Udbuddets genstand Generelt Generelt om parkeringsudstyr Generelt om parkeringsoperatøren Option på den sydlige del af parkeringsanlægget Option på forlængelse af operatørkontraktens varighed 6 5 Forbehold og mindstekrav 6 6 Alternative tilbud 7 7 Kriterier for udelukkelse og egnethed Generelt Introduktion til det fælles europæiske udbudsdokument ("ESPD") 7 8 Kriterier for tildeling og evaluering af tilbud Kriterier for tildeling 12 PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. PO-UB-01 VERSION UDGIVELSESDATO BESKRIVELSE UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT April JLO LRK LRK

2 2 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 9 Forbehold vedrørende udformningen af tilbud Kontraktforhold Praktiske oplysninger Indlevering af tilbud adresse og kontaktperson Frist for modtagelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Forventet udbudstidsplan Fortrolighed Odense Kommunes fortrolighed Tilbudsgivers fortrolighed 20 1 Indledning og baggrund Odense Kommune udbyder hermed en operatørkontrakt, som består i udstyr inkl. installation og relevante systemer, samt drift af den nordlige del af parkeringsanlægget på omkring 500 parkeringspladser under Thomas B. Thriges Gade i Odense (herunder pladserne under Odense Musik og Teaterhus, OMT), samt option for Odense Kommune til udvidelse af kontrakten til at omfatte den sydlige del af parkeringsanlægget på omkring yderligere 500 parkeringspladser. Parkeringsanlægget er pt. under opførelse, og den nordlige del forventes at være klar i sommeren 2016 med driftsstart den 1. september 2016, mens den sydlige del forventes at være klar til drift i Operatørkontrakten består overordnet set af en udstyrsdel, som omfatter levering, opsætning og tilslutning af parkerings- og overvågningsudstyr med tilhørende relevante systemer, samt en operatørdel, som omfatter administration, drift og vedligeholdelse af parkeringsanlægget. Operatørkontrakten har en varighed på 4 år med mulighed for forlængelse ved udnyttelse af kontraktens to optioner på 1 år hver, således at kontraktens samlede løbetid kan blive op til 6 år. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter Udbudsloven. Det betyder, at alle interesserede virksomheder kan afgive tilbud som svar på det offentliggjorte udbudsmateriale. Kriterierne for udelukkelse og egnethed, herunder krav til tilbudsgivers personlige, økonomiske og tekniske forhold, fremgår af afsnit 7. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. afsnit 8. Formålet med disse udbudsbetingelser er kort at beskrive udbuddets genstand, kontraktens omfang, tilbudsfrist, tildelingskriterierne, tilbuddets udformning, osv. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse udbudsbetingelser før udarbejdelse af tilbud.

3 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 3 Odense Kommunes kontaktperson for dette udbud er bygherrerådgiver Lars Rahbek, som kan træffes på lrk@cowi.dk. 2 Om projektet fra gade til by Odense Kommune gennemfører i samarbejde med Realdania et historisk byomdannelsesprojekt af Thomas B. Thriges Gade, som befinder sig i centrum af Odense. Planlægningen af projektet startede i Selve byggeriet startede i Det er forventningen, at hele byomdannelsen står færdig i Under Thomas B. Thriges Gade pågår i øjeblikket opførelse af en parkeringskælder; en nordlig del (inkl. den del, der opføres under Odense Musik og Teaterhus "OMT"), der på nuværende tidspunkt forventes at være klar til driftsstart den 1. september 2016, samt en sydlig del, der forventes at være klar i De to parkeringskældre har status som offentlig vej og forbindes via en tunnel. Der etableres to ind- og udkørsler fra hver parkeringskælder, samt en under OMT, svarende til i alt 5 ind- og udkørsler. Det vil være muligt at benytte parkeringskældrene til afvikling af gennemgående trafik ved "gennemsivning". Dertil kommer etablering af et antal trapper og elevatorer til terræn. Den nordlige parkeringskælder forventes udstyret med omkring 500 parkeringspladser (inkl. pladserne under OMT), og der forventes etableret et tilsvarende antal parkeringspladser i den sydlige parkeringskælder. Det er Odense Kommunes ønske med parkeringsanlægget, at parkeringsoplevelsen opfylder visionen om en sammenhængende, levende og bæredygtig ny bydel og således bidrager til den samlede helhedsoplevelse af opholdet eller besøget i Odense for byens borgere og besøgende. Odense Kommune har en målsætning om, at parkeringsanlægget skal have en høj belægningsprocent i hele kontraktens varighed. Odense Kommunes målsætning med kontrakten er derfor at sikre, at parkeringsanlægget har gode modtagelsesforhold og er imødekommende, rent, vedligeholdt samt tryghedsskabende. Odense Kommune har endvidere et ønske om, at parkeringsfaciliteterne opfylder følgende: Nem, hurtigt og brugervenligt betalingssystem. Generere relevant data til brug for statistik over parkeringsanlæggets brugere. Det administrative parkeringsbetalingssystem kan kommunikere med Odense Kommunes eksisterende systemer. Parkeringsfaciliteterne er af høj standard og af høj kvalitet. Der henvises i det hele til ydelsesbeskrivelsen.

4 4 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse som afsendt til EU-Tidende den 26. april ESPD-skabelon til brug for tilbudsafgivelsen. Disse udbudsbetingelser, der udgør "drejebogen" for udbudsprocessen, og således bl.a. regulerer de formelle forhold ved udbuddet, samt indeholder beskrivelser af kriterier for udvælgelse, tildeling og vurdering af tilbud. Ydelsesbeskrivelse, der indeholder funktions- og mindstekrav til ydelserne omfattet af operatørkontrakten. Til ydelsesbeskrivelsen indgår en række bilag. Parkeringsoperatørkontrakt, som regulerer Odense Kommunes og den valgte parkeringsoperatørs rettigheder og forpligtelser over for hinanden. Til kontrakten indgår også en række bilag, der dog i det væsentligste udgøres af "udfyldte bilag" fra udbuddet og tilbuddet. Tilbudsliste til brug for afgivelse af pristilbud på operatørkontrakten. Tilbudsgiverne vil skulle aflevere yderligere dokumenter end tilbudslisten i forbindelse med tilbudsafgivelse, men disse dokumenter udarbejdes af tilbudsgiverne selv. Det fulde udbudsmateriale, herunder eventuelle supplerende oplysninger/ændringer til udbudsmaterialet og svar på spørgsmål er tilgængeligt for alle interesserede virksomheder under fanebladet "udbud" på hjemmesiden Udbudsmaterialet kan tilgås direkte på hjemmesiden 4 Udbuddets genstand 4.1 Generelt De ydelser, som parkeringsoperatøren skal levere i henhold til operatørkontrakten, omfatter levering og installation af udstyr med tilhørende relevante systemer, samt drift af Odense Kommunes parkeringsanlæg under Thomas B. Thriges Gade. Operatørkontrakten omfatter således overordnet levering af parkeringsudstyr og varetagelsen af den efterfølgende drift af parkeringsanlægget. Operatørkontrakten omfatter den nordlige del af parkeringsanlægget, herunder kælder under OMT, som samlet forventes at have driftsstart den 1. september 2016, og en option på udvidelse til at omfatte den sydlige del af parkeringsanlægget, som forventes klar til drift i 2019.

5 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 5 Det er den samlede kontrakt som udbydes, og der kan derfor ikke afgives tilbud på kontraktens enkelte dele. Odense Kommune har i det følgende kort beskrevet operatørkontraktens ydelser, men henviser i øvrigt nærmere til ydelsesbeskrivelsen. 4.2 Generelt om parkeringsudstyr Operatørkontraktens "udstyrsdel" omfatter levering, opsætning, installation og tilslutning af parkerings- og overvågningsudstyr med tilhørende systemer, herunder etablering af en parkeringsbetalingsløsning, og med bl.a. følgende elementer: Parkerings-/betalingsautomater. Parkeringsbetalingsløsning, herunder administrativt system til parkeringsautomater og netbetaling med integration til de relevante systemer hos Odense Kommune. Videoovervågning, herunder med relevant integration til Odense Kommune, og andre "vagt-/sikkerhedsforanstaltninger". Nummerpladegenkendelsessystem. Kommunikationsanlæg for afgivelse af fjernmeddelelser, tilsluttet parkeringskælderens etablerede højttaleranlæg. Evt. indretning af lokale til brug for parkeringsoperatøren. Udstyret overtages (og betales) af Odense Kommune efter endelig driftsgodkendelse. Der henvises til Operatørkontraktens bestemmelser herom. Operatørdelen honoreres løbende. Der henvises til Operatørkontraktens bestemmelser herom. 4.3 Generelt om parkeringsoperatøren Operatørkontraktens "operatørdel" omfatter administration, drift og vedligeholdelse af det etablerede parkeringsanlægget, herunder følgende elementer: Styring og administration af parkeringspladser og vejledning til parkerende. Drift og servicering af opsatte parkeringsfaciliteter. Overvågning af parkeringsanlægget. Daglige tilsyn og kontrol på/af parkeringsanlægget. Håndtering af brugerhenvendelser.

6 6 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER Afrapportering og øvrig bistand til Odense Kommune f.eks. i tilfælde af ulovlig parkering, manglende betaling, nødvendig yderligere rengøring, fjernelse af graffiti, andre bygningsmæssige problemer ved elevator, belysning etc. Operatørdelen honoreres løbende. Der henvises til Operatørkontraktens bestemmelser herom. 4.4 Option på den sydlige del af parkeringsanlægget Odense Kommune har option på at udvide operatørkontrakten til at omfatte installation af udstyr, samt drift af den sydlige parkeringskælder under Thomas B. Thriges Gade, der forventes færdig i Odense Kommune er derfor berettiget til, ved skriftlig meddelelse til parkeringsoperatøren, at udvide ydelserne under operatørkontrakten til at omfatte den sydlige del af parkeringsanlægget. Parkeringsoperatøren skal herefter udføre optionen på de (tilsvarende) vilkår og betingelser, der nærmere er beskrevet i det vedlagte udkast til parkeringsoperatørkontrakten. Kontraktens tidsmæssig udstrækning vil fortsat være år regnet fra den forventede driftsstart den 1. september Option på forlængelse af operatørkontraktens varighed Operatørkontrakten har en varighed på 4 år med forventet start den 1. september 2016, og med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år, således af kontraktens samlede varighed kan blive op til 6 år. Operatørkontrakten indeholder en beskrivelse af vilkårene for udnyttelse af optionerne om forlængelse kontraktens varighed. 5 Forbehold og mindstekrav Tilbud, som indeholder forbehold for grundlæggende elementer hhv. ufravigelige mindstekrav i udbudsmaterialet, vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Muligheden for at få tildelt kontrakten vil dermed blive afskåret. Tilbud, som indeholder forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, giver ret til afvisning, men giver også Odense Kommune ret til kapitalisering. Den kapitaliserede pris vil blive lagt til den pris, tilbudsgiveren har angivet, og vil dermed påvirke evalueringen. Hvis kapitalisering ikke er mulig vil sådanne forbehold føre til afvisning. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at den vedlagte ydelsesbeskrivelse i afsnit 3 indeholder mindstekrav til operatørens ydelser, som skal være indeholdt i tilbuddet. Hvis tilbudsgiver tager forbehold for mindstekrav, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i tilbudsevalueringen.

7 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 7 Ydelsesbeskrivelsen indeholder dog i det væsentligste en række ønsker, som ikke udgør udbudsretlige, ufravigelige mindstekrav, men som i stedet indgår i evalueringen og bedømmelsen af tilbudsgivers tilbud. Hvis tilbudsgiver ikke forholder sig til de opstillede mindstekrav i sit tilbud, anses disse uden videre som accepterede og opfyldte. 6 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 7 Kriterier for udelukkelse og egnethed 7.1 Generelt Odense Kommune har fastsat enkelte kriterier for udelukkelse og egnethed, som tilbudsgiverne skal opfylde for at kunne deltage i udbuddet om operatørkontrakten. Tilbudsgiver skal som foreløbig dokumentation for, at tilbudsgiver opfylder de opstillede kriterier for udelukkelse og egnethed, udfylde og vedlægge et ESPD ved sit tilbud. Odense Kommune har i det følgende angivet de nærmere kriterier for udelukkelse og egnethed med udgangspunkt i de relevante afsnit i ESPD-formularen. 7.2 Introduktion til det fælles europæiske udbudsdokument ("ESPD") Tilbudsgiver skal digitalt udfylde og vedlægge et såkaldt ESPD ved sit tilbud. ESPD formularen udgør den foreløbige dokumentation for, at tilbudsgiverne opfylder betingelserne for egnethed. Hvis tilbudsgiver baserer sin økonomiske/finansielle eller tekniske/faglige kapacitet på evt. underleverandører (herunder koncernforbundne selskaber), skal der vedlægges særskilte udfyldte ESPD formularer for alle underleverandører, der ønskes at blive lagt vægt på. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal der vedlægges særskilte udfyldte ESPD formularer for alle konsortiedeltagerne. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at ESPD formularen er korrekt udfyldt og indeholder alle de oplysninger, som Odense Kommune har fastsat krav om i de enkelte afsnit nedenfor. Ved udfyldelse af ESPD kan der tages udgangspunkt i den vedlagte skabelon, som er forberedt af Odense Kommune. Denne skabelon skal uploades på Europa- Kommissionens hjemmeside: hvor den også skal udfyldes elektronisk. Efterfølgende kan den udfyldte ESPD formular eksporteres til tilbudsgivers lokaldrev, som sker ved download af en XML-fil. Den udfyldte ESPD formular udgør tilbudsgivers ESPD-dokument og skal fremsendes i en elektronisk version sammen med det

8 8 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER øvrige tilbudsmateriale ved aflevering af tilbud. Det er ikke et krav, at ESPD formularen underskrives af tilbudsgiveren. Odense Kommune er opmærksom på, at anvendelse af ESPD formularen er ny. Derfor fremgår det også som en art læse- og udfyldningsvejledning af de enkelte afsnit nedenfor, hvilke afsnit, der forventes udfyldt i ESPD'en. Der opfordres til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgivere er i tvivl om udfyldelsen. I øvrigt opfordres tilbudsgiverne til at læse Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om elektronisk udfyldelse af formularen. Vejledningen er tilgængelig på: Den fulde dokumentation for tilbudsgiverens egnethed og de i ESPD formularens anførte forhold vil - med meget kort frist og inden kontrakttildeling kan finde sted - blive indhentet fra den tilbudsgiver, kontrakten påtænkes at blive tildelt til. Odense Kommune opfordrer derfor til, at tilbudsgiverne indsamler den krævede dokumentation på et tidligt stadie og allerede før tilbudsafgivelse, herunder at tilbudsgiver sikrer sig at have en serviceattest, der ikke er ældre end 4 måneder før tilbudsfristen. Odense Kommune forventer at anmode om den pågældende dokumentation allerede få dage efter tilbudsfristens udløb. Det understreges, at Odense Kommunes anmodning til en tilbudsgiver om fremsendelse af dokumentation ikke er udtryk for, at tilbudsgiveren har fået tildelt kontrakten, da denne beslutning efter Udbudsloven først kan træffes, når den nødvendige dokumentation foreligger Tilbudsgivers personlige forhold Odense Kommune har i forhold til tilbudsgivers personlige forhold stillet følgende krav for deltagelse i udbuddet af operatørkontrakten: Tilbudsgivere må ikke have forfalden, ubetalt gæld til det offentlige, eller være omfattet af de i udbudslovens nævnte pligtmæssige udelukkelsesgrunde. Hvis en tilbudsgiver er omfattet af en eller flere af de i Udbudsloven pligtmæssige udelukkelsesgrunde, eller har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige, vil Odense Kommune være forpligtet til at udelukke den pågældende tilbudsgiver fra nærværende udbud, medmindre tilbudsgiveren i overensstemmelse med Udbudslovens 138 fremlægger dokumentation for, at denne alligevel er pålidelig ("self-cleaning"). Opfyldes ved udfyldelse af ESPD formular: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør Afsnit A - Oplysninger om den økonomiske aktør. Dog ikke afsnittene om reserverede kontrakter og delkontrakter. Afsnit B - Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. Afsnit C - Oplysninger om udnyttelse af andre enheders identitet.

9 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 9 Del III: Udelukkelsesgrunde Afsnit A - Grunde vedrørende straffedomme. Afsnit B - Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Del IV: Udvælgelseskriterier Afsnit B - Økonomisk og finansiel formåen, jf. afsnit nedenfor. Afsnit C - Teknisk og faglig formåen, jf. afsnit nedenfor. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium skal der vedlægges særskilte udfyldte ESPD formularer for alle konsortiedeltagerne. Hvis tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på underleverandørers (herunder koncernforbundne selskaber) kapacitet skal der vedlægges særskilte udfyldte ESPD formularer for alle underleverandører, der ønskes at blive lagt vægt på. I begge situationer (konsortium hhv. underleverandører) vil følgende afsnit i ESPD formularen skulle udfyldes for de øvrige konsortiedeltagere/underleverandører: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør. Afsnit A - Oplysninger om den økonomiske aktør. Dog ikke afsnittet om reserverede kontrakter og delkontrakter. Afsnit B - Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. Del III: Udelukkelsesgrunde. Afsnit A - Grunde vedrørende straffedomme. Afsnit B - Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Del IV: Udvælgelseskriterier Afsnit B - Økonomisk og finansiel formåen, jf. afsnit nedenfor. Afsnit C - Teknisk og faglig formåen, jf. afsnit nedenfor Økonomisk og finansiel kapacitet Odense Kommune har i forhold til tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet stillet følgende krav for deltagelse i udbuddet af operatørkontrakten:

10 10 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER Tilbudsgiver skal have haft en positiv egenkapital ved udgangen af det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår. Følgende oplysninger og formaliteter er nødvendige for at vurdere, om tilbudsgiver opfylder kravene: a) Tilbudsgiver skal dokumentere at have tilstrækkelig økonomisk og finansiel kapacitet til at varetage opgaverne i henhold til operatørkontrakten ved at fremlægge oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår. b) Hvis det seneste afsluttede og reviderede årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt, skal tilbudsgiver endvidere fremlægge erklæring om, hvorvidt tilbudsgiverens seneste afsluttede og reviderede årsregnskab fortsat må antages at være et udtryk for tilbudsgiverens økonomiske situation, eller om der er sket væsentlige ændringer heri, som har indvirkning på den økonomiske formåen. Der stilles ikke krav om, at erklæringen skal være revisorpåtegnet. Oplysning om egenkapital fra seneste kvartals- eller halvårsregnskab eller fremlæggelse af seneste kvartals eller halvårsregnskab kan være en måde til opfyldelse af dette punkt. For børsnoterede virksomheder kan kopi af fondsbørsmeddelelser eller erklæring om, at virksomheden ikke har afgivet fondsbørsmeddelelse omfattende væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation siden seneste regnskabsår, være en måde til opfyldelse af dette punkt. Af hensyn til vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet er det vigtigt, at oplysningen om tilbudsgivers egenkapital fremgår, men såfremt oplysningen måtte mangle, fører det ikke nødvendigvis i sig selv til ukonditionsmæssighed, såfremt forholdt kan berigtiges. Der gøres for god ordens skyld opmærksom på, at dokumentation for økonomisk formåen alene vil blive indhentet fra den tilbudsgiver, kontrakten påtænkes at blive tildelt til, inden kontrakttildeling finder sted. Det betyder, at regnskaber til brug for dokumentation af punkt a) og erklæringer til brug for dokumentation af punkt b) ikke nødvendigvis skal vedlægges tilbuddet. Opfyldes ved udfyldelse af ESPD formular: ESPD formular del IV, afsnit B - Økonomisk og finansiel formåen. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium skal oplysningerne anført under punkt a) og i relevant omfang punkt b) gives for alle konsortiedeltagerne. Hvis tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på underleverandørers (herunder koncernforbundne selskaber) økonomiske og finansielle kapacitet ved egnethedsvurderingen, skal oplysningerne anført under punkt a) og i relevant omfang punkt b) gives for den/de underleverandør(er), der stiller finansiel og økonomisk kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal senere fremlægge dokumentation for, at den/de pågældende underleverandør stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, herunder f.eks. i form af en rådighedserklæringen eller en underleverandørkontrakt fra de øvrige enheder, der ønskes at blive lagt vægt på.

11 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 11 I begge situationer vil følgende afsnit skulle udfyldes for de øvrige konsortiedeltagere/underleverandører: ESPD formular del IV, afsnit B - Økonomisk og finansiel formåen Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal demonstrere at besidde de for den udbudte opgave nødvendige erfaringer i relation til såvel levering af udstyr og systemer, samt drift af et større parkeringsområde. Ved "større parkeringsområder" forstår Odense Kommune et område med mindst 400 parkeringspladser. Dokumentationen skal ske ved fremlæggelse af en liste over de betydeligste relevante leverancer/opgaver, der er udført i løbet af de seneste 3 år, jf. punkt c) nedenfor. Odense Kommune har i forhold til tilbudsgivers tekniske og faglige formåen stillet følgende krav for deltagelse i udbuddet af operatørkontrakten: Tilbudsgiver skal minimum kunne fremvise mindst 1 reference med levering og installation af udstyr til et parkeringsområde med mindst 400 pladser, og mindst 1 reference med operatør/driftserfaring på et parkeringsområde på mindst 400 pladser. De to minimumskrav kan godt opfyldes ved en og samme reference. Følgende oplysninger og formaliteter er nødvendige for at vurdere, om tilbudsgiver opfylder kravene: c) De fremviste referencer skal vedrøre tilsvarende eller sammenlignelige leverancer/opgaver med den udbudte operatørkontrakt, der er udført inden for de seneste 3 år. Der skal således fremlægges referencer på både levering og installation af relevant udstyr, samt referencer på drift af et sammenligneligt parkeringsområde. Det er ikke et krav, at en og samme reference indeholder både levering, installation og drift, og der kan således fremlægges forskellige/flere referencer, blot referencerne angår et sammenligneligt parkeringsområde/-areal, jf. ovenfor. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den konkrete opgave, samt oplysninger om tilbudsgiverens ydelser (herunder udstyr, systemer, opgaver etc.) i forbindelse med opgaven, ydelsesperioden, kundens navn, opgavens lokalisering og parkeringsområdets størrelse i antal pladser og m2, samt kontraktværdi. Af hensyn til vurderingen af tilbudsgivers tekniske og faglige kapacitet er det vigtigt, at alle oplysningerne fremgår, men såfremt en eller flere oplysninger måtte mangle, fører det ikke nødvendigvis i sig selv til ukonditionsmæssighed. Der gøres for god ordens skyld opmærksom på, at dokumentation for teknisk formåen alene vil blive indhentet fra den tilbudsgiver, kontrakten påtænkes at blive tildelt til, inden kontrakttildeling finder sted. Det betyder, at referencer til brug for dokumentation af punkt c) ikke nødvendigvis skal vedlægges tilbuddet. Opfyldes ved udfyldelse af ESPD formular: ESPD formular del IV, afsnit C -Teknisk og faglig formåen.

12 12 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER Hvis tilbuddet afgives af et konsortium skal oplysningerne anført under punkt c) i relevant omfang gives for konsortiedeltagerne. Oplysningerne skal således gives i det omfang den enkelte konsortiedeltager bidrager med teknisk kapacitet til konsortiet. Hvis tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på underleverandørers tekniske kapacitet ved egnethedsvurderingen, skal oplysningerne anført under punkt c) i relevant omfang gives for den/de underleverandør(er), der stiller teknisk kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal senere fremlægge dokumentation for, at den/de pågældende underleverandør stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, herunder f.eks. i form af en rådighedserklæringen fra de øvrige enheder, der ønskes at blive lagt vægt på. I begge situationer vil følgende afsnit skulle udfyldes for de øvrige konsortiedeltagere/underleverandører: ESPD formular del IV, afsnit C -Teknisk og faglig formåen. 8 Kriterier for tildeling og evaluering af tilbud 8.1 Kriterier for tildeling Tildelingskriteriet for kontrakten er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende vægtede under- og delkriterier: Underkriterium 1: Økonomi, som indgår med 50 % i vægtning. Delkriterium a: Parkeringsoperatør, som indgår med 60 % i vægtning. Delkriterium b: Parkeringsudstyr, som indgår med 40 % i vægtning. Underkriterium 2: Løsningsforslag, som indgår med 50 % i vægtning. Delkriterium c: Parkeringsoperatørydelserne, som indgår med 50 % i vægtning. Delkriterium d: Parkeringsudstyr, som indgår med 50 % i vægtning. Evalueringen af de enkelte under- og delkriterier er nærmere beskrevet i det følgende, og der vil blive anvendt en ens pointskala for alle kriterie Underkriterium 1: Økonomi 50 % Inden evalueringen af tilbuddets priser vil tilbudslisten blive efterregnet, og eventuelle uoverensstemmelser og åbenlyse fejl blive korrigeret. Hvis dette giver anledning til korrektion af den samlede tilbudssum, vil tilbudsgiver blive anmodet om at bekræfte korrektionen. Hvis korrektionen bekræftes af tilbudsgiver, evalueres tilbuddet på baggrund af den korrigerede tilbudssum. Hvis korrektionen ikke kan bekræftes, kasseres tilbuddet, da der så er tvivl om hvad der er tilbudt.

13 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 13 Delkriterium a: Parkeringsoperatør - 60 % Prisen for parkeringsoperatøren vil blive evalueret med udgangspunkt i 1) det faste vederlag på tilbudslisten, og 2) det variable vederlag på tilbudslisten. Evalueringen af de to vederlag vil indgå med samme vægt. Ad 1) Det faste vederlag udgør grundbetalingen for tilbudsgivers administration, drift, service og vedligeholdelse af parkeringsanlægget og -udstyr, som er omfattet af tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsoperatøren og parkeringsudstyr, jf. afsnit nedenfor. Jo lavere pris, des bedre evaluering. Evalueringen vil blive gennemført efter en relativ model med udgangspunkt i det laveste, faste vederlag, der modtages, sammenholdt med den enkelte tilbudsgivers tilbudte, faste vederlag (dvs. laveste vederlag / aktuelt vederlag). Ad 2) Det variable vederlag er knyttet op på den procentmæssige fordeling af parkeringsanlæggets samlede overskud for et regnskabsår. Operatørkontrakten indeholder en beskrivelse af, hvorledes overskuddet vil blive opgjort og udbetalt. Det er et ufravigeligt mindstekrav, at 70 % af det samlede overskud for et regnskabsår skal forblive hos Odense Kommune. Af de resterende 30 % af overskuddet skal tilbudsgiver som led i sit tilbud fastsætte, hvor stor en del, der ud over de fastsatte 70 % skal forblive hos Odense Kommune (variabel A), samt hvorledes fordelingen mellem tilbudsgiver og kommunen skal være for den resterende del (variabel B): Eksempel 1: Tilbudsgiveren tilbyder, at Odense Kommune samlet set får de første 80 % af det samlede overskud for et regnskabsår. De resterende 20 % af overskuddet deles 50/50 mellem tilbudsgiver og Odense Kommune. Eksempel 2: Tilbudsgiveren tilbyder, at Odense Kommune alene får de første 70 % af det samlede overskud for et regnskabsår. De resterende 30 % af overskuddet deles til gengæld 40/60 mellem tilbudsgiver og Odense Kommune. Jo højere procentmæssig andel til Odense Kommune i begge fordelinger, des bedre evaluering. Evalueringen af det variable vederlag vil blive gennemført efter en relativ model med udgangspunkt i en fiktiv overskudsberegning, hvor et samlet set højere overskudsbeløb vil blive evalueret bedre end et lavere. Det højeste overskudsandel til Odense Kommune vil blive sammenholdt med de respektive tilbudsgiveres tilbudte overskudandel (dvs. højeste overskudsandel / aktuel overskudsandel). Delkriterium b: Parkeringsudstyr - 40 % Prisen vil blive beregnet med udgangspunkt i tilbudsprisen for parkeringsudstyr inkl. installation og systembetalinger, som fremkommer på tilbudslisten.

14 14 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER Den samlede tilbudspris for parkeringsudstyr inkl. installation og systembetalinger udgør betaling for tilbudsgivers levering, opsætning og installation/tilslutning af parkeringsudstyr, som er omfattet af tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsudstyr, jf. afsnit nedenfor. Tilbudsgiver skal angive 1) en enhedspris for hver type af parkeringsudstyr, og 2) antallet af hver type parkeringsudstyr, som er omfattet af tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsudstyr. Jo lavere pris, des bedre evaluering. Evalueringen vil blive gennemført efter en relativ model med udgangspunkt i den laveste, tilbudte tilbudspris, der modtages, sammenholdt med den enkelte tilbudsgivers tilbudte tilbudspris (dvs. laveste tilbudspris / aktuel tilbudspris) Underkriterium 2: Løsningsforslag 50 % Delkriterium c: Parkeringsoperatørydelserne - 50 % Tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsoperatørydelserne evalueres på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse og forslag til administration, drift, service og vedligeholdelse af parkeringsanlægget og -udstyr. Det er af væsentlig betydning for Odense Kommune, at tilbudsgivers løsningsforslag demonstrerer indsigt og forståelse for Odense Kommunes ønske om, at parkeringsoplevelsen opfylder visionen om en sammenhængende, levende og bæredygtig ny bydel, og således bidrager til den samlede helhedsoplevelse af opholdet eller besøget i Odense for byens borgere og besøgende. Heri indgår også hensynet til en høj belægningsgrad i parkeringskælderen. Jo højere grad tilbudsgivers løsningsforslag demonstrerer indsigt og forståelse for Odense Kommunes målsætning med parkeringsanlægget, jf. afsnit 2 og ydelsesbeskrivelsen, des bedre bedømmelse. Ved vurderingen af tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsoperatørydelsen vil der ud fra en helhedsvurdering bl.a. blive lagt vægt på: I hvilket omfang tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsoperatøren kan bidrage til at sikre, at parkeringsanlægget er imødekommende, vedligeholdt samt tryghedsskabende, herunder tilbudsgivernes bemanding/tilsyn/metode. I hvilket omfang tilbudsgiverens løsningsforslag til parkeringsoperatøren kan bidrage til at sikre, at parkering er nem, hurtig og smidig for brugerne af parkeringsanlægget. I hvilket omfang tilbudsgiverens løsningsforslag til parkeringsoperatøren kan bidrage til at sikre, at parkeringsanlægget har en høj belægningsprocent i hele kontraktforløbet. Hvorledes tilbudsgiver foreslår at løse parkeringsoperatørens opgaver med hensyn til administration, drift og vedligeholdelse af parkeringsanlægget, f.eks. ved følgende elementer: Tilsyn og kontrol på parkeringsanlægget.

15 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 15 Styring af parkeringspladser ift. faste, fleksible og offentlige pladser og vejledning til parkerende- Drift og servicering af det opsatte parkeringsudstyr. Overvågning af parkeringsanlægget. Håndtering af brugerhenvendelser. Afrapportering og samarbejdet med Odense Kommune vedrørende forhold uden for tilbudsgivers opgaver, men som er af relevans for parkeringsanlægget som f.eks. Underretning om manglende betalinger og ulovlige parkeringer, behov for ekstraordinær rengøring, graffitihåndtering, vagtordning, bygningsmæssige forhold så som belysning, ventilation og elevator. Mulighed for at skabe yderligere indtjening gennem relaterede serviceydelser, samarbejdsaftaler, reklameindtægt etc. Ved evalueringen vil der blive lagt positiv vægt på, at tilbudsgiver kan vise og illustrere et gennemtænkt og driftssikkert forslag som parkeringsoperatør. Det vil endvidere ved evalueringen blive lagt positiv vægt, at tilbudsgivers beskrivelse af parkeringsoperatøren illustrerer en høj grad af kvalitet ved servicering og vejledning af parkeringsanlæggets brugere, herunder tilbudsgivers løsningsforslag til bemanding af parkeringsanlægget til varetagelse af tilsyn, herunder vejledning og guidning til parkanter. Der vil herudover ved evalueringen blive lagt positiv vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse med hensyn til afrapportering og samarbejdet med Odense Kommune er enkel, gennemtænkt og driftssikker, samt at samarbejdet er visionært ift. at sikre anlæggets attraktivitet og (høj) belægningsgrad, og indeholder "sideordnede serviceydelser" til gavn for parkeringskælderens attraktionsværdi. Delkriterium d: Parkeringsudstyr - 50 % Tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsudstyret evalueres på baggrund af tilbudsgivers detaljerede beskrivelse og forslag til parkeringsudstyr og -system, som skal leveres opsættes og tilsluttes i parkeringsanlægget. Odense Kommune forventer at modtage en detaljeret løsningsbeskrivelse af al det tilbudte og nødvendige udstyr (lige fra automater til kameraer og kabler). Det er af væsentlig betydning for Odense Kommune, at tilbudsgivers løsningsforslag demonstrerer indsigt og forståelse for Odense Kommunes ønske om, at parkeringsoplevelsen opfylder visionen om en sammenhængende, levende og bæredygtig ny bydel og således bidrager til den samlede helhedsoplevelse af opholdet eller besøget i Odense for byens borgere og besøgende. Det er endvidere væsentligt for Odense Kommune, at anlægget opleves som et sikkert sted og færdes, og en udstyrsmæssigt understøttelse heraf vil blive evalueret positivt. Jo højere grad

16 16 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER tilbudsgivers løsningsforslag demonstrerer indsigt og forståelse for Odense Kommunes målsætning med parkeringsanlægget jf. afsnit 2, des bedre bedømmelse. Ved vurderingen af tilbudsgivers løsningsforslag til parkeringsudstyr vil der ud fra en helhedsvurdering bl.a. blive lagt vægt på: I hvilket omfang tilbudsgivers forslag til parkeringsudstyr kan bidrage til at sikre, at parkeringsanlægget er brugervenligt og gør både parkeringen og betalingen nem, hurtig og smidig/fleksibel. I hvilket omfang tilbudsgivers forslag til parkeringsudstyr kan bidrage til at sikre, at parkeringsanlægget er imødekommende, rent, vedligeholdt samt tryghedsskabende. I hvilket omfang tilbudsgivers forslag til parkeringsudstyr kan anvendes til statistiske og markedsføringsmæssige forhold hos Odense Kommune. I hvilket omfang tilbudsgivers parkeringsudstyr og -system er driftssikkert og vedligeholdelsesvenligt. Ved evalueringen vil der blive lagt positiv vægt på, at tilbudsgiver kan vise og illustrere et gennemtænkt forslag til parkeringsudstyr, og der vil være fokus på tilbudsgivers beskrivelse af det valgte parkeringsudstyr og -systemet (inkl. installation) med udgangspunkt i Odense Kommunes vision for parkeringsanlægget og den vedlagte ydelsesbeskrivelse, herunder også: Tilbudsgivers begrundelse for valget og sammensætning af parkeringsudstyr, f.eks. ved inddragelse af, hvorledes tilbudsgivers forslag opfylder: Nem, hurtigt og brugervenligt betalingssystem som f.eks. Elektronisk parkeringskontrol ved aflæsning af køretøjets nummerplade. Mobilbetalingsløsning, online registrering m.v. Muligheden for at generere relevant data til brug for statistik over parkeringsanlæggets brugere. Det administrative parkeringsbetalingssystem kan kommunikere med Odense Kommunes eksisterende systemer Pointskala Evalueringen af begge underkriterier vil ske med udgangspunkt i en skala fra 0-8, svarende til den af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen anbefalede skala. Evalueringen af underkriterium 2 (de kvalitative forhold) vil ske med udgangspunkt i følgende model: Point Beskrivelse 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet

17 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 17 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) 9 Forbehold vedrørende udformningen af tilbud Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud er det vigtigt, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i nærværende udbudsbetingelser og det øvrige udbudsmateriale. Det er tilbudsgiverens ansvar, at tilbuddet overholder de fastlagte krav og retningslinjer i udbudsmaterialet. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsafgivelsen og Odense Kommunes evaluering af de indkomne tilbud i overensstemmelse med det ovenfor under hvert kriterium anførte, bedes nedenstående oplysninger være indeholdt i tilbuddet, som bedes disponeret som anført i det følgende: 1 Kort beskrivelse af tilbudsgiver og tilbuddet Tilbudsgiverne bedes vedlægge tilbuddet en overordnet beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed/organisation og et kort resume tilbuddets indhold. Beskrivelsen bør også inkludere evt. underleverandører og/eller konsortiedeltagere, herunder oplysninger om den enkelte aktørs rolle i samarbejdet. 2 Kontaktoplysninger Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens navn, adresse og CVR nr. samt angive en kontaktperson og telefonnummer og adresse på vedkommende. Tilsvarende oplysninger bedes oplyst for evt. underleverandører og/eller konsortiedeltagere. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet indeholde en bekræftelse af, at konsortiedeltagerne hæfter solidarisk, samt hvem der er befuldmægtiget til at varetage kontakten til Odense Kommune. 3 ESPD Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet en udfyldt ESPD formular for tilbudsgiver og i relevant omfang for eventuelle underleverandører/konsortiedeltagere, jf. afsnit Tilbuddets økonomi Tilbudsgiver skal udfylde den vedlagte tilbudsliste, der underskrives og signeres til det originale tilbud. 5 Tilbudsprisen skal være angivet i danske kroner, ekskl. moms Tilbudsgivers løsningsforslag Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet sit løsningsforslag for 1) hvorledes tilbudsgiver vil varetage administration, drift, service og vedligeholdelse af par-

18 18 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER keringsanlægget og -udstyr (parkeringsoperatørydelserne), og 2) det parkeringsudstyr, som tilbudsgiver har valgt skal leveres og installeres i parkeringsanlægget. 10 Kontraktforhold Odense Kommune har vedlagt udkast til parkeringsoperatørkontrakten, som angiver de nærmere betingelser for levering og installation af udstyr og systemer, samt drift af parkeringsanlægget. 11 Praktiske oplysninger 11.1 Indlevering af tilbud adresse og kontaktperson Tilbuddet skal alene afleveres pr. til bygherrerådgiver Lars Rahbek på lrk@cowi.dk, og filer accepteres som f.eks. PDF, Word og Excel læsbar med Adobe Reader, Word og Excel. Tilbuddet og bedes markeret "Fortroligt - må ikke åbnes - TBT - Parkeringsoperatørudbud". Efter fremsendelse af tilbuddet bedes tilbudsgiver sende et "reply all / svar til alle", men uden vedhæftning af filer. Såfremt blot en af disse to s er fremkommet inden tilbudsfristens udløb, vil Odense Kommune betragte tilbuddet for rettidigt afgivet Frist for modtagelse af tilbud Tilbuddet skal være fremkommet senest onsdag den 1. juni 2016, kl Tilbud, der måtte fremkomme på et senere tidspunkt, vil blive afvist og ikke taget i betragtning. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, og der afholdes ikke præsentationsmøder. Tilbuddet er bindende fra afgivelsen, og tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. Der gives ikke tilbudsudarbejdelsesvederlag Spørgsmål til udbudsmaterialet Der vil i udgangspunktet ikke blive afholdt spørgemøder, men såfremt udbudsmaterialet måtte give anledning til spørgsmål, opfordrer Odense Kommune til at søge afklaring heraf ved fremsættelse af skriftlig spørgsmål hurtigst mulig. Spørgsmålene skal fremsættes skriftligt, helst pr. , til bygherrerådgiver Lars Rahbek på lrk@cowi.dk, og bedes angive: "Fortroligt - TBT - Parkeringsoperatørudbud"

19 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 19 Mundtlige henvendelser vil af hensyn til Odense Kommunes forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål, der fremsendes til ovennævnte kontaktperson senest den 16. maj 2016, kan påregnes at ville blive besvaret senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter den 16. maj 2016 vil blive besvaret, såfremt det ikke er uforholdsmæssigt byrdefuldt for Odense Kommune at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål stillet senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Svar på de stillede spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort og gjort tilgængelige på udbuddets hjemmeside Herved sikres det, at besvarede spørgsmål gøres tilgængeligt for samtlige tilbudsgivere samtidig. 12 Forventet udbudstidsplan Den forventede tidsplan for parkeringsoperatørudbuddet er skitseret nedenfor: Tidspunkt Begivenhed 26. april 2016 Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED-databasen 16. maj 2016 Vejledende frist for fremsendelse af spørgsmål 25. maj 2016 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål/svar 1. juni 2016, kl Frist for modtagelse af tilbud Primo juni 2016 Bedømmelse af modtagne tilbud og indhentning af dokumentation for ESPD-forhold Primo/medio juni 2016 Tildelingsbeslutning forventes udsendt til alle deltagende tilbudsgivere pr. Medio juni 2016 Stand still forventes at udløbe 21. juni 2016 Kontrakten forventes underskrevet og træder i kraft Med henblik på tildeling og efterfølgende indgåelse af kontrakten modtager alle deltagende tilbudsgivere samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver Odense Kommune har valgt, og kontrakten vil efter udløbet af stand still perioden således blive underskrevet. For god ordens skyld gør Odense Kommune opmærksom på, at udbuddet ikke anses for afsluttet før kontrakten er underskrevet af Odense Kommune, og meddelelse om tildeling er således ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver.

20 20 THOMAS B. THRIGES GADE, OPERATØR TIL PARKERINGSKÆLDER 13 Fortrolighed 13.1 Odense Kommunes fortrolighed Odense Kommune vil så vidt det er muligt, sikre fortrolighed omkring oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Tilbudsgiver bedes særligt markere i sit tilbud såfremt Tilbudsgiver anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, hvorefter Odense Kommune vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Opmærksomheden henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivningen om aktindsigt. Odense Kommune vil altid være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, dette følger af lovgivningen Tilbudsgivers fortrolighed Tilbudsgiver og dennes personale, rådgivere og underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, der måtte komme til Tilbudsgivers kundskab i forbindelse med nærværende udbud, og som ikke er offentligt tilgængelige.