Referat af 23. bestyrelsesmøde på Ikast-Brande Gymnasium, Bøgildvej 2, 7430 Ikast.

Transkript

1 Referat af 23. bestyrelsesmøde på Ikast-Brande Gymnasium, Bøgildvej 2, 7430 Ikast. Sted: Mødelokale (indgang gennem tårn i gården) Tid: 4. oktober 2012, kl Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivning af referat af møde den 7. juni Orientering om opfølgning på møde den 7. juni Økonomi Gennemgang og godkendelse af 2. kvartalsrapport 2012 Orientering om elevoptag status d.d. 11/9/ Bygninger Orientering om status på byggeriet Bøgildvej Beslutning om finansiering af byggeri Orientering om status på byggeri af ungdomsboliger på Hagelskjærvej 6. Hjemmeside 7. SWOT 8. Evt. Efter mødet spisning. Med venlig hilsen Kurt Møller Pedersen Rektor Bernhard Bo Jensen Formand

2 1. Godkendelse af dagsordenen Afbud fra Bo Terp, Dion Eriksen, Mads Lyby, Niels Døssing Camilla Steen, 3a deltog i sit første møde og blev budt særligt velkommen af formanden. Tidligere formand Kjeld Broberg Lind inviteret til punktet om bygningsfinanciering. Formanden indstiller, at dagsordenen godkendes. Dagsordenen blev godkendt Dagsordenen som fremsendt d. 27. september 2012

3 2. Godkendelse af referat af sidste møde Referatet udsendt Rektor indstiller, at referatet underskrives. Referatet godkendt Udsendt referat

4 3. Opfølgning på sidste møde Vedr. pkt. 4d om sponsorater blev det besluttet at afvente tiden af hensyn til ISIB. Rektor indstiller, at det er nu er tid til at handle med bestyrelsens opbakning. Alle andre opfølgningspunkter er dagsordenspunkter. Formanden indstiller, at redegørelsen tages til efterretning Redegørelsen taget til efterretning ingen

5 4.a 2. kvartalsrapport Under dette punkt deltager regnskabsansvarlig Betina Kragelund. Sagsfremstilling Første kvartalsrapport viste et fejlskøn på antal nye elever i skoleåret 2012/2013. På bestyrelsesmødet den 7. juni blev bestyrelsen orienteret om, at de færre elever i forhold til skønnet medfører en negativ afvigelse på mio. kr. Prognosen for året blev derfor reduceret til mio. kr. Forklaringen på denne afvigelse er, at skønnet på nye elever og antal klasser forberedes i november forud for budgetåret, mens det faktiske ansøgertal først kendes sidst i marts i budgetåret. Det er derfor forventeligt, at der vil ske fejlskøn.. Kvartalsopgørelsen efter 31. juli viser, at der i budgettet for 2012 er underbudgetteret på lærerløn. Konsekvensen af dette forhold ville være et underskud på lærerløn på ca. kr mio. I samarbejde med revisor Per Sørensen analyserer administrationen budgettet med henblik på en forklaring. På bestyrelsesmødet vil resultatet blive fremlagt. Som konsekvens af ovenstående har ledelsen allerede begrænset omkostningerne/forbruget i efteråret med kr Samtidig vil ansættelse af nye kolleger medføre en begrænsning af henlæggelse til skyldig løn/overtid, svarende til kr Gitte Pilley går på barselsorlov i oktober, og lektor Inge Jensen er frikøbt til at lave jubilæumsbog. Omkostningerne til disse to poster er indeholdt i prognosen i form af lønpulje på kr Endelig skal nævnes, at bestyrelsen i december 2011 besluttede en ændret regnskabspraksis, som medfører, at resultatet er ca. 1 mio. kr. mindre, end det ville have været tidligere. Opsummerende hedder prognosen for året nu kr Resultatet vil blive kr under forudsætning af, at der ikke bliver brug for at bruge af puljen til selvforsikring. Indstilling Rektor indstiller, at fremstillingen tages til efterretning. Rektor indstiller ligeledes, at der fremadrettet enten afholdes et møde i januar med budgettet som eneste punkt eller evt. at flytte hele december mødet til januar. Begrundelsen er, at budgetgrundlaget bliver helt anderledes sikkert: Som det er nu, laver vi et estimat på 1) antal nye elever pr. 15. marts og 2) antal nye studieretningsklasser og valgfag. Ved at placere mødet i januar elimineres det sidste skøn. Erfaringerne fra dette år viser, hvor vigtigt det er. Beslutning Rektor gennemgik situationen, og 1) beklagede underbudgetteringen og 2) forklarede, at ledelsen havde igangsat øjeblikkelig undersøgelse, da afvigelsen blev synlig (I denne undersøgelse har Per Sørensen, PWC deltaget), og endelig 3) regnskabet er korrekt. Ove Nørholm havde kommentarer til fremstillingen, som efterfølgende er blevet ændret i overensstemmelse hermed. Bestyrelsen spurgte om udsættelsen af indkøb på investeringsbudgettet ville på budgetmæssige konsekvenser dt følgende år. Rektor svarede, at det ikke ville blive tilfældet, højst en tidsmæssig forskydning af indkøb. Fremstillingen blev dernæst taget til efterretning med konstatering af, at 1) der er taget hånd om problemerne med det samme, 2) prognosen viser stadigvæk et overskud, og 3) formålet er ikke at skabe overskud, men at drive skole. Bestyrelsen ønskede ikke at ændre møderækken. Fremdeles vil der budgettet for det kommende år blive fremlagt og vedtaget på december mødet. Bilagsfortegnelse Kvartalsopgørelse 2

6 4b. Elevsøgning Elevsøgningen har udviklet sig på følgende vis september juni marts STX: (124) HF: 56 (6 på venteliste) 48 (33) Pre-IB: (49) Rektor indstiller, at fremstillingen af elevsøgningen tages til efterretning. Taget til efterretning med tilføjelse af, at bestyrelsen ønsker et beredskab i juli måned for de IB elever, der eventuelt ikke består eksamen. ingen

7 5a. Bygninger På mødet den 22. juni besluttede bestyrelsen at igangsætte byggeriet med Årstiderne som rådgiver og med en indbudt, omvendt licitation med targetsum på 20 mio. kr. Tidsplanen er følgende: A. Godkendelse af skitseforslag B. Udarbejdelse af byggeprogram C. Udsendelse af byggeprogram til 5 totalentreprenører D. Licitation E. Kontraktskrivning med totalentreprenør F. Byggestart G. Aflevering Da der er tale om en omvendt licitation, vil der blive en række prioriteringer, som totalentreprenøren kan vælge at medtage i sit tilbud. Prioriteringer er f.eks. lyd og lys, haveanlæg, inkl. udvendige møbler, varelift til kælder, elevator fra stueplan til 1. sal, mørklægning af sal i skinne. Vægtningen ved afgørelsen bliver a. Økonomi vægt 25 % (i forh.t. medtagne prioriteringer; max. 25 pts. kan opnås) b. Arkitektur vægt 25 % (ydre udtryk, facade, proportionering, materialer, mv.) c. Funktioner og arealer max. 20 % (ønskede arealer, indretning, antal pladser i hal) d. Kvalitet, teknik, miljø 20 % (optimering af indeklima, lydkrav og efterklangstid, belysnings, -varme og ventilation, overholdelse af stillede energikrav, herunder alternativ energi) e. Tidsplan 10 % (overholdelse af udbudstidsplan) Arkitekt Ole Langballe har afholdt møder med rektor, pedel og en række lærere med henblik på det endelige skitseprogram. På mødet vil de foreløbige tegninger blive gennemgået. På mødet vil blive fremlagt 4 forskellige finasieringsforslag fra RD. Som aftalt den 7. juni har Kjeld Broberg Lind deltaget i møder med RD og rådgivet rektor. De 4 muligheder er: årigt 3 % kontantlån med hovedstol kr. 10 mio årigt 3 % obligationslån med hovedstol kr. 10,4 mio. kr årigt 3 % kontantlån med hovedstol kr. 5 mio. kr. suppleret med et F3 lån på 5 mio.kr årigt 3 % obligationslån med hovedstol suppleret med et F3 lån på 5 mio. kr.

8 Rektor opfordrer til, at orienteringen tages til efterretning, samt at bestyrelsen beslutter, hvilken finansiering, den ønsker; endvidere skal bestyrelsen beslutte tidspunktet for låneoptagelsen. Bestyrelsen besluttede, at et udvalg bestående af formandskabet, rektor og en lærerrepræsentant udgør bedømmelsesudvalget sammen med arkitekt Ole Langballe. Årstiderne. Efter bestyrelsesmødet er notat fra Ole Langballe modtaget vedr. dette. Se under bilag. Bestyrelsen fulgte Kjeld Broberg Linds anbefalinger og valgte en 30-årig 3,5 % obligationslån for 2/3 af de 10 mio.kr. og et F3 lån for den resterende 1/3 af lånet. Endvidere besluttedes, at hjemtage det fastforrentede lån, når tilbud er indhentet, mens F3 lånet optages senere. Endelig besluttede bestyrelsen at indhente tilbud fra RD og Nykredit. Skitser fra Årstiderne vedhæftet Låneberegninger fra RD Vedr. Bedømmelse af indkommende bud. Totalentreprenørerne skal ikke udarbejde skitseforslag, der er allerede udarbejdet skitseforslag af Årstiderne Arkitekter. Som bygherren har godkendt. Tilbuddene/plancher skal afleveres hos Årstiderne Arkitekter d og bliver bedømt efter den vægtning, der bliver medsendt byggeprogrammet. Udbudsmaterialet indeholder en tilbudsliste med priser på enkeltelementer, samt priser på prioriteringer - der kan tilkøbes eller være medholdt i tilbudslisten. Årstiderne Arkitekter udarbejdet et skema med vægtninger inden for de enkelte emner. Den entreprenør der har fået højst point, anbefaler Årstiderne Arkitekter, at der skrives kontrakt med. Årstiderne Arkitekter gennemgår de enkelte forslag med priser mm. For ledelsen og bestyrelsen d Ole Langballe.

9 5b. Bygninger ungdomsboliger på Hagelskjærvej Efter bestyrelsesmødet i juni har der været afholdt en række møder med Boligselskab Midt Vest og arkitekt Lars Sternberg, Arkitek, herunder også med deltagelse af Gitte Pilley og IB elever. Efterfølgende har arkitekten lavet et skitseforslag, som vedhæftes. Ikast-Brande Kommune har behandlet sagen på et møde den 10/ givet tilladelse til at opføre 20 ungdomsboliger som ansøgt med tilføjelsen: Økonomi- og Planudvalget : Anbefales. Det præciseres at udleje og optag på venteliste skal ske i henhold til gældende lovgivning. Denne passus er reelt et afslag på boligselskabets dispensationsansøgning fra gældende lovgivning, idet boligselskabet forsøgte at få kommunen til at bære byrden for den 12. måned, hvor boligerne måske ikke er udlejede. Problemet for eleverne/lejere er, at huslejen således bliver dyrere, end vi oprindeligt havde kalkuleret med. Lejen skal kunne betales af en udeboende SU indtægt. Status er nu, at der denne uge afholdes et møde, hvor alle forhold drøftes, herunder altså økonomi, mad, forholdet til College. Når priserne er indhentet, aftales, hvorvidt parterne ønsker at går videre eller ej. Endelig afklaring om ca. 6 uger. Rektor indstiller, at bestyrelsen orienteres om den seneste udvikling på mødet. Bestyrelsen bakker stadig varmt op om projektet. Bestyrelsen pointerede, at prisen er afgørende; må ikke blive for dyr. Endvidere gjorde Jette Aaes opmærksom på, at bygningerne skal kunne rumme mulighed for den voksenkontakt og det nærvær, som fra begyndelsen af visionen har været et centralt argument for at lave et særligt IB tilbud. skitseforslag

10 6. Hjemmeside Den nye hjemmeside er nu i luften. På skolen er vi meget tilfredse med resultatet. Rektor indstiller, at bestyrelsen på mødet får en kort kommenteret rundtur på siden. Taget til efterretning

11 7. SWOT Nedenstående SWOT er et forsøg på at beskrive IBGs strategiske position nu og fremadrettet. Den er samtidig en invitation til at bestyrelsen konkret kan bidrage med idéer og inspiration til den fremtidige udvikling: Internt: Styrker: Unikt tilbud med tre gymnasiale uddannelser Markante tværgående styrker Høj motivation og stærkt engagement blandt ansatte Dynamisk ledelse Stærkt output økonomisk, karaktermæssigt, gennemførelsesprocent Svagheder: Mange ansatte bosiddende udenfor kommunen Stærkt voksende lærergruppe; begyndende uegal Elevafhængighed af offentlig tranport Manglende organisatorisk tænkning blandt ansatte Manglende integration af uddannelser Eksternt: Muligheder: Større udbredelse af IB indland og udland Udbygget samarbejde med ISIB og AU-HIH Klarere profilering af HF Talentsamarbejde med folkeskoler og virksomheder Talentsamarbejde med ISI, evt. ny friskole, College, mv. Samarbejde, campus, fusion med Herning Gymnasium Samarbejde, campus, fusion med Herningsholm Gymnasium Trusler: Stærke konkurrenter mod vest (Herning Gymnasium, Herningsholm Gymnasium og Herning HF-VUC) Etablering af HTX i Ikast Faldende årgange i området Faldende taksametre UU i Ikast-Brande Kommune Rektor indstiller at bestyrelsen drøfter og bidrager til denne SWOT Styrker blev suppleret med 1) skolens kultur, 2) mange spændende ud-af-huset aktiviteter/projekter, og 3) tilknytning til byen. Rektor undersøger overgangsprocenten til lange videregående uddannelser. P.t. kendes kun procenten opgjort på kommunebasis, ikke på institutionsniveau. Muligheder: Der var forskellige opfattelser af,

12 hvorvidt det er relevant at drøfte samarbejde/campus/fusion, gående fra, at IBG med IB var i en gunstig situation, at det under alle omstændigheder er en mulighed, bestyrelsen kan drøfte til overvejelser over den tænkte situation, at handelsskolen stadig var en Ikast skole. Trusler: Det blev besluttet, at Bo Jensen holder et møde med repræsentanter fra IBG om UU med henblik på konkrete eksempler på UU s holdning til IBG. ingen

13 8. Orientering af ansatte Bestyrelsen skal beslutte, om de ansatte skal orienteres om alle eller udvalgte beslutninger. Det indstilles, at de ansatte orienteres om alle punkterne undtagen pkt. 7. Alle punkter refereres bortset fra punkt 7. ingen

14 9. Evt. Myter og Fakta mundtlig orientering om udannelserne Invitation til talentsamarbejde (brev vedlagt) Koncert med Queen Machine ( 40 års jubilæum i 2013 (mundlig præsentation) Deltagelse i masterclass til Palæstina ( Leder for en dag Antorini fremhæver IBG Rektor indstiller, at orienteringen tages til efterretning Taget til efterretning. Jubilæumsfesten fastlægges til lørdag den 31. august Eleverne inviteres til første spadestik ( ). Links Brev til skoler