Referat af bestyrelsesmødet mandag den 25. marts kl. 18:00 hos Solveig, Asylgade 42 i Roskilde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet mandag den 25. marts kl. 18:00 hos Solveig, Asylgade 42 i Roskilde Deltagere: Hans Chr. Stigaard, Jan Winther, Jonas Nyrop Vestermann, Karen Marie Olsen, Per Krogh Rants og Solveig Kaas Afbud: Ingen 1. Opfølgning på generalforsamlingen a. Vision og mål b. Anlægsansvarlig til bestyrelsen c. Arbejdsgruppe til projekter og nye baner og underdørs lys d. Ansættelse af ekstra træner Ref.: Ad. a. RTK s strategi med vision og mål for de næste 3 år er grundlaget for bestyrelsens arbejde frem til næste generalforsamling, idet det er bestyrelsens hensigt at være ambitiøse med alle sager bestyrelsen kommer til at beskæftige sig med. Ad. b. Bestyrelsen konstituerer Folmer Sørensen som anlægsansvarlig og medlem af bestyrelsen fra 15. april 2013 og indtil RTK s generalforsamling indtil videre. Ad. c. Bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe bestående af Folmer Sørensen, Anne Pallesen, Henrik Elsborg, Jonas Vestermann og Jan Winther. Jan Winther indkalder arbejdsgruppen snarest muligt. Ad. d. Et ansættelsesudvalg bestående af Jan Winther, Kim Sverbæk, Hans Chr. Stigaard og Jonas Vestermann gennemfører samtaler med udvalgte ansøgere. 2. Bestyrelsesarbejdet fordeling af ansvarsområder jf. RTK s nye vedtægter Ref.: De forskellige bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder gennemgået og drøftet 3. Gemmengang af budgettet for 2013 v. Per Ref.: Budgettet gennemgået. De enkelte bestyrelsesmedlemmer af hver for sig ansvar foir overholdelsen af budgettet vedrørende deres ansvarsområde. Opdaterede regnskaber vil blive fremlagt i forbindelse med bestyrelsesmøderne. Boldregnskab og praksis skal måske ændres- lige nu er det kun Kim Sverbæk som kan bestille bolde. Lasse har ansvar for udlevering af bolde til holdkampe og turneringer m.v. 4. Oversigt over kommende aktiviteter frem til sommerferien Drøftelse af hvordan vi rent praktisk skaffer os et fremadrettet overblik over kommende aktiviteter herunder banefordeling. a. junioraktiviteter v. HC b. senioraktiviteter v. Jonas c. motionistaktiviteter v. Karen - 1 -

2 herunder Store Åbningsdag den 5. maj 2013 Ref.: Ad.a.Junioraktiviteter Juniorudvalget har tilmeldt et hold til SLTU s U16 A-række. Udvalget sørger for børneattester for alle der har med juniorerne at gøre. Juniorudvalget har næste møde d. 4/4 hvor rollefordelingen skal lægges fast blandt udvalgets medlemmer. Sommerens øvrige aktiviteter skal også fastlægges. Udvalget deltager i åbningsdagen med åbent hus for nye interesserede samt lidt ekstra opvisning. Der afholdes som sædvanlig sommerlejr sidste uge af sommerferien, vi undersøger om vores sponsor kan tilbyde samme vilkår som DTF mht til trøjer o.lign. Der skal afholdes en junior klubturnering i år. Ad. b Senioraktiviteter Seniorholdene til sommerturneringen er nu tilmeldt Der oprettes 2 ekstra hold i forhold til sidste år, således at alle der har udtrykt ønske om at spille på hold, får mulighed for det. Således stiller RTK denne sommer med 1. hold herrer der spiller i 3 div. 1. hold damer der spiller i 3 div. 2. hold, der spiller i serie 1 3. hold, der spiller i serie 5. 2 rene herrehold hold hold hold. Seniorudvalget har i samråd med Kim Sværbæk oprettet bruttotrupper for holdene, således at der er et fornødent antal spillere tilknyttet de enkelte hold. U 16 spillere er tilknyttet truppene som aspiranter og reserver med mulighed for at spille sig på holdene. Holdene offentliggøres i uge 14. Udvalget arbejder på guidelines for hold/ holdkaptajner, så holdene er bedst muligt rustet, når de skal i gang. Nyt turneringskoncept for Seniorholdspillere. Seniorudvalget vil forsøge at aktivere holdspillere henover sommeren med en intern turnering, der ligner dimokonceptet, men vil henvende sig til klubbens stærkeste spillere. Konceptet præsenteres på hjemmesiden i uge 14. De relevante spillere informeres endvidere pr. mail.. Politik for seniorhold og holdspillere Seniorudvalget forventer at kunne præsentere en opdateret politik for seniorhold og holdspillere inden holdturneringen går i gang

3 Ad. c Motionistaktiviteter Som opstart på sæsonen og den nye organisering på motionistområdet har motionistudvalget holdt det første møde søndag den 23. marts 2013, hvor alle, der er ansvarlige for motionistaktiviteter, var inviteret. Der deltog 10 i mødet og formålet var at få et overblik ift. turneringer, træning, motionisthold, banebehov, nye aktiviteter mv. Den foreløbige plan fremgår af bilag vedlagt referatet. Den endelige plan forventes klar medio april. I løbet af maj holdes en "motionistsamling" for alle motionistansvarlige, hvor møde skal kombineres med lidt tennis og hygge. Ved den lejlighed skal det nærmere fastlægges, hvordan motionistområdet udvalget fremover organiseres. Store åbningsdag den 5. maj planlægges i samarbejde med juniorudvalget. Uddelingen af priser aftalt. 5. Træningstilbud i udendørssæsonen Herunder træningspolitik for holdet v. Solveig Ref.: Træningspolitik for holdet drøftet. Jonas forelægger nyt forslag til næste bestyrelsesmøde. Træningspriser stiger med ca. 3% + 3 kr. ekstra pr. træningstime jf. generalforsamlingens beslutninger om budgettet for 2013 og om ansættelse af ekstra træner på cheftrænerniveau. 6. Oversigt over RTK s ansatte og deres arbejdsområder Ref.: De ansatte arbejdsområder gennemgået. Kontrakter med bogholder, rengøringsmand og banemand på plads for Kontrakter med webmaster, klubmedarbejder og cheftræner er ved at blive færdiggjort. Dorte Knudsen overtager webmasterfunktionen pr. 1. april Mattias Bülow fortsætter til 1. juni således at der er overlap i april og maj. Det forventes af Lasse Byberg og Kim Sværbæk fortsætter med fornyede kontrakter. 7. Fastsættelse af bestyrelsesmøder frem til generalforsamlingen den 12. marts 2014 Ref.: Der blev aftalt bestyrelsesmøder torsdag den 25. april kl. 18:00 hos Jan og torsdag den 6. juni kl. 18:00 på Dronning Sofies Vej. 8. Diverse orientering a. Sponsoraftale med White Sport og Head (bilag) Ref.:Sponsoraftale med White Sport og Head godkendt. Det er aftalt, at det kun er Kim Sverbæk, der på vegne af RTK bestiller bolde. Jan skal godkende alle andre bestillinger. 9. Punkter til næste møde a. RTK s hjemmeside - 3 -

4 b. Træningspolitik for 1.-2 holdet. Jonas udarbejder nyt udkast. c. Spørgsmål vedrørende Juniorfonden 10. Evt. Ref.: Forårsklargøring d kl. 10 på Dr. Sofiesvej Bilag om motionistaktiviteter Aktivitet Ansvarlig Tidspunkt Bemærkninger Motionistsamling for alle motionistansvarlige Karen Marie Olsen Maj og september Motionistturneringer Birte Hoberg, Susanne Sauer, Ulla Toft, Nielsen Holte vinlager doubleturnering 22. maj, 12. juni Apotekertour 3. august Nytårsturnering 18. januar Old vikings Jørgen Larsen januar 2014 Begynderudvalg Majkampagne Alan Jensen, Arne Jensen, Flemming Sørensen, Margit Pedersen, Henrik Overgaard, Marie Schwartz, Grethe Kjølby Søndag eftermiddage, maj kl. 14:30-18:30, på 4 baner Afslutningsturnering majkampagne Fredag den 31. maj kl Udfordringsmatch 9. maj, kl "Drop in" søndag eftermiddag Søndag eftermiddage, juni - august kl. 14:30-18:30, på 3 baner Juli "Drop in" tirsdag aften Tirsdag aften i juli, kl Dronning Sofiesvej Overlap til begyndertræning DIMO turnering Standardturnering Nybegynder DIMO Steen Dahl Henrik Overgaard og Arne Jensen back up vedr nybegyndere og holdinddeling Turnering klar senest den 15. maj 2013 "DIMO Night" Steen Lindegaard Fredag den 24. maj og fredag den 7. juni 17:30 - Søndagstennis For den brede gruppe med tilmelding Barbara Bendtsen, Ulla Steffensen, Bjarne Juhl Hansen Hver 2. søndag (ulige uger) begyndende den 12. maj, kl i Darup, på 6 baner - 4 -

5 Tirsdagstennis For den brede gruppe, uden forudgående tilmelding Maja Riis, Ulla Aamand Hver tirsdag på Dronning Sofiesvej, 9:00-11:00, på 6 baner Torsdagstennis For øvede motionister, hvor der sættes hold Lasse Byberg Hver torsdag på Dronning Sofiesvej, 9:00-11:00, på 4-6 baner Motionistholdkampe Sommer 7 hold tilmeldt Lasse Byberg Spilledage jf. SLTU Boblere: Pinseturnering Singleturneringer Rejser Maratondøgn 2014 Baneansvarlig Folder om motionistaktiviteter Økonomiansvarlig Internet kommunikation Lasse Byberg Henrik Overgaard Karen Marie Olsen Alle aktivitetsansvarlige - 5 -