Hedelands Motorklubs generalforsamling Torsdag den 12. marts 2015, kl Hotel Scandic Søndre Ringvej 33, 4000 Roskilde

Transkript

1 Hedelands Motorklubs generalforsamling Torsdag den 12. marts 2015, kl Hotel Scandic Søndre Ringvej 33, 4000 Roskilde Der vil være middag fra kl sammen med ASK (Automobil Sports Klubben), der holder deres generalforsamling samme dag. Efter middagen går klubberne hver for sig og afholder de respektive generalforsamlinger. Af hensyn til arrangemantets planlægning er tilmelding til spisning nødvendig. Pris kr. 100 pr. deltager tilmelding til Anne Hjort Petersen Beløbet indbetales på konto i Sparekassen Sjælland, konto Drikkevarer afregnes kontant på dagen hos Scandic. Tidsplanen er som følger: Kl Indskrivning og middag Kl Afrydning og opdeling af generalforsamlinger Kl Generalforsamling henholdsvis ASK og HM. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og stemmetællere 2. Formændenes beretning. 3. Kassererne fremlægger regnskabet 4. Indkomne forslag a. Hovedbestyrelsens forslag om fusion med ASK (bilag 1,2 og 3) 5. Valg af formand (udgår hvis pkt. 4a vedtages) 6. Valg af revisor og revisorsuppleanter (udgår hvis pkt. 4a vedtages) 7. Eventuelt. (udgår hvis pkt. 4a vedtages) Indkomne forslag skal være afleveret til formanden senest 8.dage før generalforsamlingen. Såfrem forslag 4a ikke vedtages ville der under normale omstændigheder blive afholdt sektions generalforsamlinger umiddelbart efter hovedgeneralforsamlingen. Sektions generalforsamlinger vil ikke bliver afholdt 12. marts men vil blive indkaldt som ekstraordinære generalforsamlinger. (sammen med denne indkaldelse er følgende dokumenter: Bilag 1, Bilag 2, Bilag 3 samt nye vedtægter for henholdsvis DASU og DMU sektionerne)

2 Bilag 1 Bestyrelsen og sektionsbestyrelserne foreslår, at der med regnskabsmæssig virkning fra 1. januar 2015 foretages fusion af klubben med ASK til en ny klub under DASU, Automobil Sports Klubben Hedeland, i henhold til den vedlagte fusionsplan med tilhørende nye vedtægter (bilag 2+3) for den nye fælles klub og åbningsbalance for den nye fælles klub per 1. januar Samtidig med fusionen foreslår bestyrelsen, at MC sektionen, ligeledes med virkning fra 1. januar 2015, fraspaltes til en selvstændig klub under DMU, Hedelands Motorklub i henhold til den vedlagte spaltningsplan og vedtægter for denne nye klub. Forslaget indebærer, at der vælges følgende bestyrelsesmedlemmer til den nye fælles DASU-klub Automobil Sports Klubben Hedeland : Carl Christian Hansen Jac Nellemann Michael Kastaniegaard Kenneth Jørgensen Karsten Lemche Samt at der vælgende følgende bestyrelsesmedlemmer til den nye DMU-klub Hedelands Motorklub : Martin Skov Jensen Roan Sørensen Michael Nielsen Benedicte A. Jensen Henrik Meincke Forslaget skal vedtages med den med den majoritet, som kræves til ændring af Hedelands Motorklubs vedtægter. Dette indebærer, at forslaget på den ordinære generalforsamling skal opnå tilslutning fra 2/3 af de fremmødte medlemmer, jf. vedtægternes 12. Afstemningen gennemføres som en skriftlig, hemmelig afstemning på de ved generalforsamlingens indledning udleverede stemmesedler. Der kan afgives stemmer i henhold til skriftlig fuldmagt. Hvert medlem kan kun have én fuldmagt. Der stemmes om forslaget i sin helhed. Forslaget er betinget af, at ASK s generalforsamling samtidig på tilsvarende vis vedtager at gennemføre fusionen i henhold til den vedlagte fusionsplan og med ovenstående bestyrelse for Automobil Sports Klubben Hedeland. Vedtages forslaget ikke af ASK s generalforsamling, bortfalder forslaget i sin helhed, og generalforsamlingen genoptages og gennemføres i henhold til dagsordenen.

3 København Januar 2015 Sagsnr scp/mrh/ewb Dok.nr Fusionsplan - ASK Hedeland 1. Indledning 1.1 Denne fusionsplan er udarbejdet af bestyrelserne i den frivillige forening Automobil Sports Klubben ( ASK ), CVR-nr og de frivillige foreninger Hedelands Motorklub, CVR-nr , Hedelands Motorklub, CVR-nr og Hedelands Motorklub - Karting, CVR-nr (herefter samlet benævnt Hedelands Motorklub ) i forbindelse med en påtænkt fusion af ASK og Hedelands Motorklub. 1.2 Det foreslås, at ASK og Hedelands Motorklub ved en sammensmeltning af de frivillige foreninger fusioneres til en ny klub under DASU med navnet Automobil Sports Klubben Hedeland. Samtidig udskilles Hedelands Motorklub motocrosmotocross afd., CVR-nr , fra den nuværende Hedelands Motorklub til en ny selvstændig klub under DMU. Samarbejdet mellem ASK Hedeland og Hedelands Motorklub motocross afd. vil i øvrigt fortsætte via et fælles samarbejdsudvalg med navnet Hedelands Motorsport. 2. Vilkår for fusionen Vilkårene for fusionen skal være følgende: 2.1 Navn Den nye frivillige forening skal have navnet Automobil Sports Klubben Hedeland med bi-navnet ASK Hedeland (herefter benævnt ASK Hedeland ). ASK Hedeland drives videre under CVR-nr. [ ]. De øvrige CVR-numre, som i dag benyttes af Hedelands Motorklub slettes efter fusionens vedtagelse. København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Værkmestergade Aarhus C Danmark Shanghai Suite 1818, 18/F No. 699 Nanjing West Road Jing an District, Shanghai, T F E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr

4 2/3 Dok.nr Hjemsted ASK Hedelands hjemsted skal være Roskilde Kommune. 2.3 Vedtægter for ASK Hedeland Udkast til vedtægter for ASK Hedeland vedlægges som bilag til fusionsplanen. De nye vedtægter vedtages i forbindelse med den endelige beslutning om fusion. 2.4 Åbningsbalance Der er udarbejdet til nærværende fusionsplan en åbningsbalance per 1. januar 2015 for ASK Hedeland baseret på årsregnskaberne for kalenderåret 2014 for ASK og Hedelands Motorklub. 2.5 Regnskabsmæssig overgang af rettigheder og forpligtelser ASK s og Hedelands Motorklubs rettigheder og forpligtelser skal regnskabsmæssigt anses for at være overgået til ASK Hedeland med virkning pr. 1. januar ASK Hedeland indtræder i alle rettigheder og forpligtelser, som tidligere har tilkommet henholdsvis påhvilet ASK og Hedelands Motorklub Det er bestyrelsernes opfattelse, at ingen kreditorer eller andre aftaleparter stilles ringe som følge af fusionen. 2.6 Medlemmer Samtlige medlemmer af ASK og Hedelands Motorklub overgår med virkning fra 1. januar 2015 til ASK Hedeland. DMU-medlemmerne under Hedelands Motorklub motocross afd., CVR-nr , overføres dog til den nye selvstændige klub Hedelands Motorklub. 3. Fraspaltning af Hedelands Motorklub motocross 3.1 Samtidig med fusionen fraspaltes Hedelands Motorklub motocross afd., CVR-nr , fra Hedelands Motorklub til en selvstændig motocross klub under DMU, i

5 3/3 Dok.nr henhold til den vedlagte spaltningsplan. Samarbejdet mellem ASK Hedeland og Hedelands Motorklub motocross afd. vil i øvrigt fortsætte via et fælles samarbejdsudvalg med navnet Hedelands Motorsport. 4. Endelig beslutning om fusionen 4.1 Fusionen forventes endeligt vedtaget på generalforsamlinger i ASK og Hedelands Motorklub den 12. marts 2015.

6 København Januar 2015 Sagsnr scp/mrh/ewb Dok.nr Spaltningsplan Hedelands Motorklub motocross adf. 1. Indledning 1.1 Denne spaltningsplan er udarbejdet af bestyrelsen for de frivillige foreninger Hedelands Motorklub, CVR-nr , Hedelands Motorklub, CVR-nr , Hedelands Motorklub - Karting, CVR-nr , og Hedelands Motorklub MC afd., CVR-nr (herefter samlet benævnt Hedelands Motorklub ). 1.2 Det foreslås, at Hedelands Motorklub motocross afd., CVR-nr , udskilles fra det oprindelige Hedelands Motorklub, idet den resterende del af Hedelands Motorklub samtidig foreslås fusioneret med Automobil Sports Klubben, CVR-nr , til en ny klub under DASU, nemlig ASK Hedeland. Samarbejdet mellem ASK Hedeland og Hedelands Motorklub motocross afd. vil i øvrigt fortsætte via et fælles samarbejdsudvalg med navnet Hedelands Motorsport. 2. Vilkår for spaltningen Vilkårene for spaltningen skal være følgende: 2.1 Navn Den nye frivillige forening skal beholde navnet Hedelands Motorklub. Under hensyn til, at Hedelands Motorklub motocross hidtil har været en selvstændig DMUsektion under Hedelands Motorklub med eget CVR-nr., fortsætter Hedelands Motorklub under CVR-nr Hjemsted Hedelands Motorklub hjemsted skal være Roskilde Kommune. København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Værkmestergade Aarhus C Danmark Shanghai Suite 1818, 18/F No. 699 Nanjing West Road Jing an District, Shanghai, T F E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr

7 2/2 Dok.nr Vedtægter for Hedelands Motorklub Udkast til vedtægter for Hedelands Motorklub vedlægges som bilag til spaltningsplanen. De nye vedtægter vedtages i forbindelse med den endelige beslutning om spaltning. 2.4 Åbningsbalance Der er udarbejdet en åbningsbalance til nærværende spaltningsplan per 1. januar 2015 for Hedelands Motorklub baseret på årsregnskaberne for kalenderåret 2014 for det oprindelige Hedelands Motorklub. 2.5 Regnskabsmæssig overgang af rettigheder og forpligtelser Hedelands Motorklub motocross afd. s rettigheder og forpligtelser skal regnskabsmæssigt anses for at være overgået til Hedelands Motorklub med virkning pr. 1. januar Hedelands Motorklub indtræder i alle rettigheder og forpligtelser, som tidligere har tilkommet henholdsvis påhvilet Hedelands Motorklub motocross afd. s Det er bestyrelsernes opfattelse, at ingen kreditorer eller andre aftaleparter stilles ringere som følge af spaltningen. 2.6 Medlemmer Samtlige medlemmer af Hedelands Motorklub motocross afd. overgår med virkning fra 1. januar 2015 til Hedelands Motorklub. 3. Endelig beslutning om spaltning 3.1 Spaltningen forventes endeligt vedtaget på generalforsamlingen i Hedelands Motorklub den 12. marts 2015.

8 STEMMESEDDEL Til Hedelands Motorklub Ordinære generalforsamling der afholdes den 12. marts 2015 Forslag omkring fusion af Hedelands Motorklub HM og Automobilsport Klubben ASK (forslag 4a i indkaldelsen) JA (sæt kryds) NEJ (sæt kryds)

9 FULDMAGT Til Hedelands Motorklub Ordinære generalforsamling der afholdes den 12. marts 2015 Jeg DASU/DMU ID NR (Skriv med blokbogstaver) (Skriv med blokbogstaver) Giver hermed (person eller Hedelands bestyrelse) Navn DASU/DMU ID NR (Skriv med blokbogstaver) (Skriv med blokbogstaver) Fuldmagt til at repræsenterer mig i alle forhold på foreningens ordinære generalforsamling. Klubmedlems underskrift Fuldmagten kan til enhver tid tilbagekaldes af klubmedlem ved meddelelse til Hedelands bestyrelse forud for eller på selve generalforsamlingen. Fuldmagtshaver indestår for, at denne er stemmeberettiget. Fuldmagtsgiver indestår i øvrigt for, at fuldmagten er overdraget i henhold til foreningens vedtægters bestemmelser herfor. (fuldmagt kan sendes på mail til din sektions-formand)

10 VEDTÆGTER FOR Automobil Sports Klubben Hedeland 1 Navn og hjemsted 1.1 Motorklubbens navn er: Automobil Sports Klubben Hedeland med bi-navnet ASK Hedeland, herefter kaldet Klubben. 1.2 Klubbens hjemsted er Roskilde Kommune. 2.1 Klubbens formål er: at varetage interesser indenfor motorsporten, 2 Formål at samarbejde med I/S HEDELAND for etablering og drift af motorbaner i HEDELAND med henblik på at udbrede kendskabet til og interessen for motorsporten på bredest muligt grundlag, at arrangere kurser og andre aktiviteter for såvel børn, unge som ældre medlemmer og ikkemedlemmer for at fremme større færdselssikkerhed i trafikken, at bistå med råd og vejledning i færdselsmæssige og motortekniske spørgsmål, og at afholde de til Klubbens formål nødvendige arrangementer, såsom motorløb, klubaftener mv. 3 Tilhørsforhold 3.1 Klubben er tilsluttet: Hedeland Motorsport samt Dansk Automobil Sports Union (DASU) og herigennem Danmarks Idræts Forbund (DIF). Klubben er forpligtet til at følge DASU s og DIF s regler. 3.2 Tilslutning til andre sports-/idrætssammenslutninger eller andre relaterede interesseorganisationer kan ske, hvis Klubbens interesser taler herfor. 4 Hæftelse 4.1 Klubben og sektionerne hæfter med hele sin formue for opfyldelsen af de på Klubben og sektionerne påhvilede forpligtelser. 4.2 De enkelte medlemmer kan ikke gøres personligt ansvarlige for nogen Klubben og sektionerne påhvilende forpligtelse. 4.3 Ved aftaler indgået af Klubben forpligtes, henholdsvis berettiges, alene Klubben. 5 Medlemmerne 5.1 Klubben har tre medlemskabstyper: Guld, Sølv og Bronze. Kun Guld- og Sølvmedlemmer har stemmeret til Klubbens generalforsamling. Bortset fra stemmeretten, er det bestyrelsen der fastlægger, hvad de forskellige medlemskaber skal indeholde. 5.2 Som Guld- og Sølvmedlem kan optages enhver uberygtet person, som nærer interesse for motorsportens fremme i Danmark. Bronzemedlemmer kan melde sig ind ved at betale kontingentet. 1

11 5.3 Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til dens formålsbestemmelse, samt til ved hensynsfuld optræden i trafikken at hævde Klubbens omdømme. 5.4 Udmeldelse af Klubben kan finde sted skriftligt pr. brev eller til sekretariatet. 5.5 Bestyrelsen kan ekskludere et Guld- eller Sølvmedlem, der efter bestyrelsens vurdering modarbejder eller på anden måde skader Klubbens formål eller omdømme eller som overtræder DASU s eller DIF s regler. Vedkommende Guld- eller Sølvmedlem har ret til at forelægge sagen på førstkommende ordinære generalforsamling, efter at beslutningen om eksklusion er truffet, hvorefter den pågældende ordinære generalforsamling ved almindeligt flertal kan beslutte, at vedkommende Guld- eller Sølvmedlem skal genoptages som medlem i Klubben. Bestyrelsen kan ekskludere Bronzemedlemmer, denne afgørelse kan ikke forelægges for generalforsamlingen til afstemning. Det indbetalte kontingent refunderes ikke ved eksklusion hverken for Guld-, Sølv- eller Bronzemedlemmer. 5.6 Hvis det kommer til bestyrelsens kendskab, at et Guld-, Sølv- eller Bronzemedlem er i restance eller anden gæld til DASU eller en anden klub under DASU, kan vedkommende medlem straks suspenderes som medlem, således at medlemmet ikke har nogen rettigheder i Klubben, så længe suspensionen er gældende. Suspensionen kan ikke ophæves, før forholdet er bragt i orden. Det indbetalte kontingent refunderes ikke for den periode suspensionen løber. Bringes forholdet ikke i orden inden for 6 måneder efter suspensionens meddelelse til medlemmet, kan medlemmet ekskluderes, uden mulighed for at afgørelsen kan forelægges for generalforsamlingen til afstemning. Det indbetalte kontingent refunderes ikke ved eksklusion hverken for Guld-, Sølv- eller Bronzemedlemmer. 5.7 Æresmedlemmer, er medlemmer udpeget af bestyrelsen, som har livslangt medlemskab af Klubben uden betaling af kontingent. Bestyrelsen kan tilbagekalde æresmedlemsskaber, hvis et æresmedlem efter bestyrelsens vurdering modarbejder eller på anden måde skader Klubbens formål eller omdømme eller overtræder DASU s eller DIF s regler. 6 Kontingent 6.1 Bestyrelsen fastlægger årskontingentet. Bestyrelsen kan endvidere fastlægge et indmeldelsesgebyr. 6.2 Bestyrelsen kan fastlægge reducerede årskontingenter for ægtefæller, samlevere, bestemte aldersgrupper eller for personer med særlig tilknytning til Klubben. 6.3 Kontingentet forfalder til betaling ved indmeldelse og herefter hver den første bankdag i et regnskabsår. Har et medlem ikke, trods skriftlig eller elektronisk påmindelse om betaling, betalt det forfaldne årskontingent inden udgangen af et kalenderårs februar måned, kan medlemmet ekskluderes og slettes af medlemslisten. Genoptagelse som medlem i Klubben kan herefter kun ske ved ny ansøgning om optagelse samt betaling af nyt indmeldelsesgebyr og kontingent. 7 Generalforsamling 7.1 Generalforsamlingen er Klubbens øverste myndighed. 7.2 Generalforsamlingen ledes af en af bestyrelsen udpeget dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende generalforsamlingens lovlige indvarsling, sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivningen og dennes resultater. Stemmeafgivningen sker ved håndsoprækning, medmindre dirigenten eller et stemmeberettiget medlem kræver, at stemmeafgivningen skal ske skriftligt. 2

12 8 Ordinær generalforsamling 8.1 Den ordinære generalforsamling skal afholdes inden udgangen af april måned. 8.2 Forslag fra medlemmerne skal være indgivet til bestyrelsens formand senest 10 dage inden generalforsamlingen afholdes. 8.3 Dagsordenen skal omfatte: Valg af referent Bestyrelsens beretning og evt. de enkelte sektioners beretning. Forelæggelse af årsrapport med revisionspåtegning til godkendelse. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter Valg af klubrevisor og en revisorsuppleant Valg af statsautoriseret eller registreret revisor Forslag fra bestyrelsen Forslag fra medlemmerne Evt. 9 Ekstraordinær generalforsamling 9.1 Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter en generalforsamlings eller bestyrelsens beslutning herom eller efter skriftlig anmodning fra mindst 1/10 af de stemmeberettigede medlemmer. 9.2 Anmodningen skal angive formålet med afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske inden 14 dage efter anmodning herom med kortest muligt varsel, jfr Indkaldelse 10.1 Enhver generalforsamling skal indkaldes med mindst 14 dages varsel ved bekendtgørelse på Klubbens hjemmeside eller ved til den af medlemmet oplyste adresse Indkaldelsen skal indeholde dagsordenen for generalforsamlingen. Hvis der skal behandles forslag, hvis vedtagelse kræver særlig majoritet, skal dette fremhæves i indkaldelsen Senest 7 dage før datoen for hver generalforsamling fremlægges til eftersyn på Klubbens hjemmeside eller i Klubbens sekretariat den endelige dagsorden og de fuldstændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen. For den ordinære generalforsamlings vedkommende fremlægges i sekretariatet tillige den af bestyrelsen underskrevne årsrapport forsynet med revisorpåtegning. 12 Møde og stemmeregler 12.1 Kun Guld- eller Sølvmedlemmer, der har betalt deres årskontingent, er berettiget til at møde på generalforsamlingen. Bronzemedlemmer er ikke berettiget til møde på generalforsamlingen Ethvert Guld- eller Sølvmedlem, der har været medlem i mindst tre måneder og er fyldt 18 år, er stemmeberettiget på generalforsamlingen Hvert stemmeberettiget medlem har en stemme Stemmeret kan udøves i henhold til skriftlig fuldmagt. Bortset fra fuldmagter til bestyrelsen kan intet medlem benytte mere end en fuldmagt. 3

13 12.5 De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal, hvor intet andet er bestemt Til vedtagelse af ændringer af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning kræves tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer, hvilke 2/3 skal udgøre mindst 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer Er der til et forslag om ændring af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning opnået tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer, men udgør de for forslaget afgivne stemmer ikke mindst 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer, skal bestyrelsen inden to måneder efter generalforsamlingens afholdelse indkalde til en ny generalforsamling. På denne generalforsamling skal forslaget om ændring af Klubbens vedtægter eller Klubbens opløsning genfremsættes enslydende, hvorefter forslaget kan vedtages med tilslutning fra 2/3 af de afgivne stemmer uden hensyn til, om de nævnte 2/3 svarer til 1/3 af Klubbens stemmeberettigede medlemmer. 13 Bestyrelsen 13.1 Klubben ledes af en bestyrelse på 5 Guld- eller Sølvmedlemmer, som vælges på den ordinære generalforsamling, jf. reglerne nedenfor Ordinært valg til bestyrelsen gælder for to år ad gangen. Der vælges 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år, og 2 bestyrelsesmedlemmer på lige år. Desuden vælges hvert år 2 suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant Bestyrelsesmedlemmer skal have været Guld- eller Sølvmedlem af Klubben i mindst 12 måneder, for at kunne vælges. Er medlemmet også med i ledelsen af en anden DASU klub, kan vedkommende ikke vælges Udtræder et eller flere bestyrelsesmedlemmer i årets løb, indtræder suppleanterne på de ledige pladser indtil førstkommende ordinære generalforsamling. Bestyrelsen skal til enhver tid bestå af mindst fire medlemmer. Såfremt bestyrelsen på grund af frafald i løbet af året bliver mindre end fire medlemmer, skal bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling til afholdelse med 14 dages varsel, på hvilken der kan ske valg af det nødvendige antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, idet de på en sådan ekstraordinær generalforsamling valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter dog kun sidder frem til førstkommende ordinære generalforsamling Bestyrelsen og eventuelle forretningsudvalg skal i enhver henseende handle i overensstemmelse med Klubbens vedtægter og generalforsamlingens beslutninger samt som god forretningsskik tilsiger Den valgte bestyrelse konstituerer sig selv med hensyn til Formand og Næstformand. Bestyrelsen udpeger desuden en kasserer og en sekretær, som ikke behøver at være medlem af bestyrelsen Bestyrelsen kan af sin midte nedsætte et forretningsudvalg til at handle på bestyrelsens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse Forretningsudvalgets dispositioner skal forelægges på førstkommende bestyrelsesmøde til godkendelse Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller når to bestyrelsesmedlemmer begærer det. Dog afholdes mindst et bestyrelsesmøde hvert kvartal. Bestyrelsen fastsætter selv sin dagsorden Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede, og indkaldelse til mødet bevisligt har fundet sted. 4

14 13.11 Ved etablering af en forretningsforbindelse af væsentlig karakter, skal bestyrelsen orienteres på et foregående bestyrelsesmøde Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende Over det på bestyrelsesmøderne passerede, sikrer formanden, at der føres en protokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer Bestyrelsen kan udnævne æresmedlemmer Bestyrelsen er uberettiget til at pådrage Klubben usædvanlige forpligtelser eller anvende ekstraordinære midler til formål, der ikke på forhånd er godkendt af generalforsamlingen. 14 Tegningsregel 14.1 Klubben tegnes af bestyrelsens formand eller næstformand i forening med to andre bestyrelsesmedlemmer. 15 Sektioner 15.1 Bestyrelsen kan oprette sektioner, som de finder hensigtsmæssige i forhold til Klubbens formål. Eksempelvis kartsektion, rallysektion og banesektion. Sektionernes ledelsessammensætning fastsættes af bestyrelsen efter behov Sektionerne ledes af et Guld- eller Sølvmedlem udpeget af Klubbens bestyrelse. Sektionsformanden kan indkaldes til bestyrelsesmøderne, samt bede om foretræde for bestyrelsen ved først kommende møde Sektionerne arbejder under en af bestyrelsen fastsat budgetramme. 16 Regnskab og regnskabsår 16.1 Klubbens og eventuelle sektioners regnskaber følger kalenderåret, og disse skal være afsluttede, reviderede og tilbageleverede med revisorpåtegning inden den ordinære generalforsamling. 17 Opløsning 17.1 Såfremt en generalforsamling beslutter, at Klubben skal opløses, skal formuen pr. opløsningsdagen efter den afsluttende generalforsamlings nærmere bestemmelse tilfalde en eller flere institutioner, fonde eller foreninger med et almennyttigt og almenvelgørende formål, fortrinsvis inden for motorsport eller færdselssikkerhed Klubbens arkiv kan tilfalde en eventuel interesseret institution, fond eller forening. 18 Stiftelsesdag 18.1 Automobil Sports Klubben Hedeland er en fusionsklub mellem Automobil Sports Klubben (stiftet 5. december 1930) og Hedelands Motorklub (stiftet 1985). Hedelands Motorklub er selv en sammenlægningsklub bestående af Roskilde omegns motorklub (ROM), Roskilde omegns automobilklub (ROMA) og Sportsmotorklubben Roskilde (SMR). Fusionsklubben fastholder den ældste stiftelsesdato 5. december I forbindelse med fusionen stiftes en søsterklub for MC- 5

15 sporten, som Klubben samarbejder med på det sportslige, organisatoriske og sociale plan gennem den fællesforening Hedeland Motorsport. ***** Således vedtaget på generalforsamlingen den [DATO]