Vejledning til papiraftalen

Transkript

1 Vejledning til papiraftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Rammekontraktens leverandør Rammekontraktens formål Rammekontraktens fordele Rammekontraktens varighed Hvem kan bruge Rammekontrakten? Rammekontraktens opbygning Hvilket sortiment findes på Rammekontrakten? Priser Bestilling af produkter Fakturering og betaling Levering Udskiftning af produkter Mangler Misligholdelse Bodsopkrævning Tvister

3 1. Indledning Som led i 9. fase af Statens Indkøbsprogram har Moderniseringsstyrelsen genudbudt papiraftalen. Statslige institutioner forpligtes til fra Rammekontraktens ikrafttræden den 1. januar 2015 at købe varer, der er omfattet af aftalen hos leverandøren. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til et bedre overblik over aftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Rammekontraktens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måder erstatte Rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i Rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde Rammekontrakten, kontraktbilag, sortiments- og prisoversigter. 2. Rammekontraktens leverandør Der er indgået kontrakt med Papyrus Danmark (konsortium mellem Papyrus A/S og Papyrus Supplies A/S) som eneleverandør på aftalen. Kontaktinformation til leverandøren: Papyrus Danmark Oldenburg Allé Taastrup Stig Pfefferkorn stig.pfefferkorn@papyrus.com Tlf.: Rammekontraktens formål Formålet med Rammekontrakten er at sikre, at det tilbudte sortiment har en kvalitet, der svarer til de minimumskrav, som leverandørens produkter skal overholde, samt sikre staten adgang til papir i ark, der opfylder krav til kvalitet og miljø på området. Produkterne skal have en kvalitet, herunder holdbarhed, som man med føje kan forvente af produkterne, og som gør produkterne velegnede til professionel brug. Ydermere skal produkterne kunne opfylde den funktion, der naturligt må forventes af det pågældende produkt. Kvaliteten er, sammen med de overordnede krav gengivet oven for, sikret gennem fastsættelsen af en hel række konkrete minimumskrav, som fremgår af Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 4A. 3

4 4. Rammekontraktens fordele Den nye aftale, som træder i kraft den 1. januar 2015, har mange fordele: Særdeles attraktive priser Eneleverandøraftale, hvor det er nemt at købe på aftalen. Intet leverandørskifte i forhold til den nuværende aftale Stort, varieret og standardiseret sortiment Miljøvenlighed. Papiret lever op til kriterierne for miljømærket Svanen og/eller Blomsten, er klorfrit samt er fremstillet af bæredygtigt træ. Gennemsigtighed i pris og sortiment Mulighed for manuel afbæring til kopirum mod et gebyr. 5. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i to år. Den træder i kraft den 1. januar 2015 og er gældende til og med den 31. december Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan Rammekontrakten forlænges yderligere to gange ét år, dvs. frem til 31. december Ved forlængelse af Rammekontrakten vil der blive informeret herom på Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige myndigheder er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at købe papir i ark igennem papiraftalen. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige myndigheder samtidig deres eventuelle udbudspligt på området. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre har mulighed for at tilslutte sig adgangen til at kunne gøre brug af aftalen. Tilmelding indebærer alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Tilmelding for frivillige kunder skal som udgangspunkt ske fra 1. januar Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden Læs mere om herom på eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A og 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan tilslutte sig aftalen. 7. Rammekontraktens opbygning Papiraftalen udgøres af en Rammekontrakt med tilhørende Kontraktbilag, som regulerer 4

5 de kontraktuelle forhold mellem Rammekontraktens parter. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt o Kontraktbilag 0: Definitioner o Kontraktbilag 1A: Generelle krav o Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation o Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag o Kontraktbilag 4: Priser med underbilag o Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag o Kontraktbilag 6: Levering o Kontraktbilag 7: Tilmelding o Kontraktbilag 8: E-handelssystemet o Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør o Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar o Kontraktbilag 12: Fakturering o Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter 8. Hvilket sortiment findes på Rammekontrakten? Rammekontrakten indeholder gængse papirtyper i flere kvaliteter, gramvægte og formater. Rammekontraktens sortiment fremgår af leverandørens produktkatalog, der alene indeholder Rammekontraktens omfattede produkter. Nedenfor er overordnede produktgrupper omfattet af Rammekontrakten oplistet. Der henvises dog til kontraktbilag 4A for specifikke minimumskrav til de enkelte produkter. Aftalen omfatter følgende produktkategorier: Kopipapir - almindeligt i flere kvaliteter, formater og gramvægte. Color copy papir papir til farveprint i flere gramvægte og formater. Papir til interne trykkerier i flere gramvægte og formater. Konceptpapir (farvet). Kulørt kopipapir i lyse, mellemstærke og stærke farver. Specialpapir og fotopapir i A4 og A3 format (ekskl. specialpapir til foto i små fotoformater og ruller). Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 4A for en uddybende beskrivelse af de omfattede produkter. 5

6 Forpakningsstørrelser Sortimentet er angivet i forskellige produktenheder, som er mindste salgsenhed, som leverandøren skal tilbyde. Ved produktenhed forstås forskellige forpakningsstørrelser (lille palle, palle, kasse, pakke og ekspreskasse), som Leverandøren stiller til rådighed for kunder generelt på det marked, som Danmark er omfattet af. Leverandørens priser er angivet i pris DKK pr. produktenhed. Forpakningsstørrelserne kan ikke omfatte forpakningsstørrelser, som er specifikke for Rammekontrakten. Såfremt forpakningsstørrelserne omfatter størrelser, som er specifikke for Rammekontrakten, er kunden berettiget til at købe produktet i den størrelse, som leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af, men til enhedsprisen (pris DKK pr. ark) angivet i Kontraktbilag 4A. Tabel 1 Forpakningsstørrelser. Forpakningsstørrelse Definition Palle En palle svarer til indholdet af den pågældende vare, som kan være på en euro-palle. Lille palle En lille palle svarer til indholdet af den pågældende vare, som kan være på en halv euro-palle. Kasse En kasse er den mindste enhed, som leverandøren normalt sælger sine produkter i, jf. hjemmeside, varekatalog og lignende, dvs. den mindste salgsenhed uden der foretages anbrud. Pakke En pakke er den mindste forseglede inderpakning, som produktet pakkes i, og som er salgsbar muligt, dvs. ofte et anbrud af forpakningsstørrelsen kasse. Ekspreskasse En ekspreskasse er en kasse, hvor leverandørens angivne antal ark ligger løst i kasse uden yderligere indpakning i form af pakker. 9. Priser Ved køb på Rammekontrakten betaler kunden den pris, der er fastlagt i Kontraktbilag 4A (Leverandørens priser). Alle priser på produkter reguleres hvert halve år i Rammekontraktens løbetid på baggrund af den gennemsnitlige prisudvikling for B-copy kopipapir (80 g ark) (FOEX Indexes Ltd s pris benchmark) i det forudgående halve kalenderår med virkning fra henholdsvis 15. februar og 15. august, første gang dog 15. august Leverings- og afbæringsgebyr prisreguleres ikke. Prisen, der gælder ved kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige leverandørens laveste dagspris. Leverandørens laveste dagspris inkluderer særlige kampagnepriser, markedspriser eller anden dertil svarende betegnelse for leverandørens til enhver tid laveste centralt fastlagte og udsendte pris for identiske produkter ved salg uden for Rammekontrakten. Læs mere herom i Kontraktbilag 4 Priser. 6

7 10. Bestilling af produkter For at sikre kunden en attraktiv bestillingsprocedure, stilles der i Rammekontrakten krav til leverandøren i forbindelse med e-handel. Kunden har derved mulighed for at handle blandt følgende forskellige platforme for e-handel: IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter. Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog. Leverandørens eget e-handelssystem. Kunden har ligeledes mulighed for at foretage bestilling via telefon eller , såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for kunden at bestille via e-handel. Leverandøren skal vederlagsfrit rådgive kunden, efter kundens ønske, om rette valg og brug af Rammekontraktens produkter. Rådgivningen omfatter eksempelvis information om korrekt valg mellem de omfattede produkter i tilfælde af flere valgmuligheder med videre. Efter bestilling modtager kunden en ordrebekræftelse fra leverandøren med angivelse af leveringsdato og tidspunkt. Læs mere herom i Kontraktbilag Fakturering og betaling Kundens betaling af produkter og tilknyttede serviceydelser omfattet af Rammekontrakten skal ske via elektronisk faktura fremsendt til kunden. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Det vil sige, at såfremt enkelte produkter er i restordre eller delleveres, kan fakturering tidligst ske fra den leveringsdag, hvor kunden har modtaget samtlige produkter fuldt ud. Hvert produkt eller ydelse skal faktureres på én fakturalinje, og leverandøren skal angive produktnumre, der tydeligt angiver det købte i overensstemmelse med det fastlagte sortiment i Rammekontrakten. Leverandøren skal medtage referenceoplysninger, herunder ordrenummer, og gengive relevante beskrivelser, produktnumre, priser mv. nøjagtigt fra ordre til faktura. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura. Læs mere herom i Kontraktbilag 8 og Kontraktbilag 12. 7

8 12. Levering Leveringsformerne er blevet ændret, således at papir i ark leveres to gange ugentligt (ugelevering). Ved kundens første bestilling på Rammekontrakten aftaler kunden og leverandøren to faste, ugentlige leveringsdage gældende for kunden i Rammekontraktens løbetid. Leveringsdagene skal ligge på en almindelig ugedag (mandag-fredag). De aftalte leveringsdage skal have minimum én arbejdsdags mellemrum. Kunden har ikke mulighed for levering på andre dage end de to faste leveringsdage. Falder leveringsdagen på en helligdag, har kunden dog mulighed for levering den først kommende hverdag herefter. Kunden har mulighed for bestilling af produkter til levering næste faste leveringsdag, såfremt der bestilles inden kl dagen før leveringsdagen. Afgives bestillingen på en dag, der ikke er en arbejdsdag, anses bestillingen for afgivet den førstkommende arbejdsdag inden kl Såfremt kunden i bestillingen har angivet specifik leveringsdato blandt én af kundens to faste leveringsdage for leverancen, skal produkterne leveres under overholdelse af denne angivelse, medmindre det angivne leveringstidspunkt er i konflikt med de ovenfor anførte frister i forbindelse med bestilling og levering på to faste, ugentlige leveringsdage. Kunden kan bestille hastelevering i tilfælde, hvor dette er nødvendigt. Ved hastelevering skal kunden bestille senest kl dagen før leveringsdagen. Leveringsdagen behøver ikke at være en af de aftalte faste leveringsdage, og hastelevering koster ikke yderligere. Leveringen skal ske til kundens anviste adresse. Kunden skal ved ordreafgivelsen angive, hvor produkterne ønskes leveret. Kunden har ret til at returnere standardvarer i op til 30 dage fra leveringstidspunktet, hvis varerne er uskadte og i uåbnet emballage. Leverandøren er forpligtet til at medtage returvarerne uden ekstra omkostninger for kunden i forbindelse med næstkommende levering. Varerne skal krediteres til fuld faktureret pris. Leverandøren er ved leveringen forpligtet til at medtage retur- og engangspaller fra tidligere levering Læs mere herom i Kontraktbilag Gebyr for levering Som følge af de logistiske omkostninger til distribution af kopipapir er leverandøren berettiget til at fakturere et leveringsgebyr for bestillinger under kr., og såfremt kunden ønsker kopipapiret fordelt til flere lokaler eller adresser. For bestillinger under kr. er Papyrus Danmark berettiget til at fakturere et leveringsgebyr på 50,00 DKK per ordre. 8

9 Såfremt kunden ønsker ordren fordelt til flere lokaler i samme bygning eller til flere adresser, er Papyrus Danmark berettiget til at fakturere et leveringsgebyr på 50,00 DKK per leverance Gebyr for manuel afbæring Leverandøren er berettiget til at fakturere et afbæringsgebyr, såfremt der ikke er fri adgang med chaufførens egen palleløfter, sækkevogn eller lignende til det eller de lokaler på kundens adresse, hvor kunden ønsker ordren leveret, og ordren derfor skal afbæres manuelt af leverandøren til det ønskede leveringssted (eksempelvis på grund af trapper). Kunden skal ved den konkrete bestilling angive, såfremt der ønskes afbæring til kundens anviste lokalitet. Papyrus Danmark er alene berettiget til et afbæringsgebyr for de antal ark af ordren, som afbæres manuelt fordi, der ikke er fri adgang. Afbæringen skal ske i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen, og chaufføren er kun forpligtiget til at anvende egne hjælpemidler. 13. Udskiftning af produkter I Rammekontraktens løbetid vil alle produkter omfattet af Rammekontrakten kunne udskiftes. Der kan forekomme produktudskiftning, såfremt et produkt ikke længere markedsføres eller markedsføres i en ny og mere miljøvenlig udgave, eller i øvrigt markedsføres i en forbedret udgave, f.eks. som følge af nye branchestandarder. Leverandøren er forpligtet til at foretage en produktudskiftning, såfremt et eller flere produkter på Rammekontrakten ikke længere lever op til dansk lov eller myndighedskrav. Læse mere herom i Kontraktbilag Mangler Der foreligger en mangel, hvis de leverede produkter ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller i øvrigt ikke svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og kunderne med føje kan forvente. Hvis samme mangel i et produkt er forsøgt afhjulpet tre eller flere gange, og manglen fortsat kan konstateres, kan kunden kræve omlevering af hele det leverede produkt, uanset om manglen alene vedrører en mindre del produktet. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt

10 15. Misligholdelse En række forhold kan føre til misligholdelse af kontrakten. Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Det er f.eks. væsentlig misligholdelse, hvis der foreligger forsinkelse, og leverandøren ikke leverer inden fem dage efter at kunden har fremsendt påkrav, eller hvis et eller flere produkter ikke lever op til minimumskravene, og dette ikke er udbedret inden for femten arbejdsdage efter kundens reklamation. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt Bodsopkrævning Leverandøren skal betale bod til kunden ved forsinket levering, hvis den forsinkede levering kan henføres til leverandøren. Leverandøren skal betale en bod pr. påbegyndt arbejdsdag til kunden svarende til 10 pct. af kundens pris for den pågældende bestilling. Boden opgøres som 10 pct. af prisen for den samlede bestilling. Bodsbeløbet udgør minimum 100 DKK og kan ikke overstige 100 pct. af prisen for den pågældende bestilling. I tilfælde af bodsopkrævning anbefales det, at man benytter skemaet til bodsopkrævning, der er tilgængeligt på Læs mere herom i Rammekontraktens punkt Tvister Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende Rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at læse tvisten. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt