Bruxelles, NOTAT

Transkript

1 Bruxelles, NOTAT Om: Anmodning om at se bort fra påtegningsafslag nr. 01/05 på forslag til udgiftsforpligtelse nr vedrørende rammekontrakten "Papirkurve med affaldssortering" I overensstemmelse med artikel 21 i de interne bestemmelser om gennemførelsen af Europa- Parlamentets budget fremsendes vedlagt de af den anvisningsberettigede anførte grunde til at indlede proceduren med at se bort fra påtegningsafslag. 1. Generelle betragtninger vedrørende rammekontrakter 1. De rammekontrakter, der forvaltes af Afdelingen for Indkøb og Restauranter, er af forskellig art Dels er der rammekontrakter, som straks efter undertegnelsen indebærer en udgiftsvirkning for budgettet, jf. finansforordningens artikel 36, som f.eks. kontrakter vedrørende vedligehold af tekniske anlæg, leje af fotokopieringsmaskiner og forsikringer. Selve kontrakterne indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for deres gennemførelse. For disse kontrakter skal der ikke udstedes nogen bestillingsseddel. Inden undertegnelsen af en sådan kontrakt forelægges der finansinspektøren en udgiftsforpligtelse til påtegning. Kontrakten undertegnes ikke, før finansinspektøren har givet udgiftsforpligtelsen sin påtegning Dels er der kontrakter, som selv efter de to parters undertegnelse ikke indebærer en udgiftsvirkning for budgettet, jf. finansforordningens artikel 36. Kun en bestillingsseddel har udgiftsvirkning. Som eksempel herpå kan nævnes rammekontrakter om tjenesteydelser såsom flytning, tranport af personer og indkøbsaftaler om f.eks. inventar, tjenestetøj. papir og toner. For denne kategori af rammekontrakter følger den anvisningsberettigede følgende procedure: for kontrakter, hvor den anvisningsberettigede venter løbende udgifter, udfærdiger han en udgiftsforpligtelse med angivelse af kreditor; det drejer sig navnlig om kontrakter vedrørende tjenesteydelser; DV\447716DA.doc 1 PE /PRÆS/bil. 3

2 venter den anvisningsberettigede derimod udgifter, der er uregelmæssige og/eller vanskelige at forudse, hvilket navnlig er tilfældet i forbindelse med indkøbsaftaler, afhænger proceduren af, om sagen haster eller ej: hvis det ikke haster med at afgive ordre: udarbejdelse af kontrakt efter udtalelse fra CCAM, undertegnelse ved de to parter og dernæst inden afgivelse af ordre på grundlag af kontrakten forelæggelse af en specifik udgiftsforpligtelse for finansinspektøren til påtegning; i henhold til den anvisningsberettigede udløser bestillingssedlen en foranstaltning med udgiftsvirkning, jf. finansforordningens artikel 36, hvorfor han forudgående skal udfærdige et forpligtelsesforslag; det er først efter finansinspektørens påtegning, at den anvisningsberettigede udfærdiger en bestillingsseddel, som herefter udgør den juridiske forpligtelse over for leverandøren; hvis sagen derimod haster, udfærdiger den anvisningsberettigede en udgiftsforpligtelse og dernæst den dertil hørende bestillingsseddel med en henvisning til CCAM's positive udtalelse som eneste begrundelse for udgiftsforpligtelsen, idet kontrakten jo endnu ikke er blevet undertegnet af de to parter. Disse forskellige procedurer, som har fundet anvendelse på det seneste, viser, at finansinspektørens tilgang ikke giver de anvisningsberettigede nogen faste retningslinjer. 2. De faktiske omstændigheder Afdelingen for Indkøb og Restauranter offentliggjorde i EFT S 224 af 22.november 2000 en udbudsbekendtgørelse om indkøb af papirkurve efter at have indhentet en positiv udtalelse fra CCAM om den forelagte dokumentation. Som led i det interinstitutionelle samarbejde blev de øvrige institutioner opfordret til at tilslutte sig dette udbud. Tre institutioner tilkendegav deres interesse: Domstolen, Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget. Resultatet af udbuddet blev forelagt for CCAM, som udtalte sig positivt om det den 22. marts Derefter opfordrede den anvisningsberettigede efter at have forelagt CCAM teksten til udbuddet to gange den udvalgte bydende til at undertegne kontrakten. Den anvisningsberettigede på sin side undertegnede kontrakten, og der fremsendtes en kopi af den undertegnede kontrakt til finansinspektøren til orientering. Den 26. april 2001 sendte finansinspektøren den anvisningsberettigede reference nr. 01/491 og anmodede den anvisningsberettigede om at vedlægge kopi af den af finansinspektøren påtegnede udgiftsforpligtelse vedrørende undertegnelsen af rammekontrakten. Efter en samtale med finansinspektøren den 27. april 2001 sendtes der finansinspektøren et notat af 30. april 2001 sammen med to forslag til udgiftsforpligtelse, det ene, nr. 7084, for et beløb på og det andet, nr. 7085, for et beløb på DV\447716DA.doc 2 PE /PRÆS/bil. 3

3 Samme dag sendte den anvisningsberettigede Publikationskontoret en anmodning om offentliggørelse i EFT af en bekendtgørelse om tildeling af ordrer om vareindkøb. Denne bekendtgørelse offentliggjordes den 16. maj Herefter sendte finansinspektøren den anvisningsberettigede bemærkning nr. 01/27. Den anvisningsberettigede anmodede derpå finansinspektøren om et møde for at klarlægge situationen og gøre rede for sin stilling. Mødet fandt sted den 13. juni 2001, i hvilken forbindelse der fremsendtes et memorandum til finansinspektøren. Efter dette møde blev ovennævnte to forpligtelsesforslag annulleret, og den anvisningsberettigede sendte den 21. juni 2001 finansinspektøren et svar på bemærkning nr. 01/27 sammen med udgiftsforpligtelse nr for et beløb på 1. Denne forpligtelse på1 gav derefter anledning til påtegningsafslag nr. 01/ Baggrund 3.1. Rammekontrakt "Papirkurve med affaldssortering" I forbindelse med papirkurvskontrakten må det understreges, at den er af en ganske særlig art, hvilket klart fremgår af artikel 1, stk. 3, hvori det hedder: "Kontrakten giver ikke kontrahenten eneret til at levere de varer, der er nævnt ovenfor, og forpligter under ingen omstændigheder Europa-Parlamentet til at købe". Man fandt det unødvendigt at udfærdige en forudgående udgiftsforpligtelse, jf. artikel 23 i de interne bestemmelser, idet rammekontrakten ikke forpligtede Europa-Parlamentet til at købe noget af kontrahenten, hverken i året for undertegnelsen eller de efterfølgende år (jf. artikel 1, stk. 2): dvs. ingen foranstaltning med udgiftsvirkning for Parlamentets budget som omhandlet i finansforordningens artikel 36. Sagen var til behandling i CCAM to gange, første gang med henblik på en udtalelse om selve udbuddet inden offentliggørelsen (udtalelse CCAM 00/25 af ) og anden gang med forelæggelsen af resultaterne af udbuddet (udtalelse CCAM 01/059 af ). I den anden udtalelse blev der foreslået en ændring af kontraktteksten, som den anvisningsberettigede tog behørigt hensyn til ved den endelige udarbejdelse af kontrakten. Man kunne altså med rimelig grund gå ud fra, at finansinspektøren, der er observatør i CCAM, og som var til stede under de to ovennævnte møder, ikke havde nogen yderligere bemærkninger vedrørende kontraktudkastet Procedure fulgt i forbindelse med andre rammekontrakter Samme procedure blev fulgt i forbindelse med rammekontrakt nr. PE MOB - 99/01 vedrørende stumtjenere med virksomheden GENEXCO uden indvendinger fra finanskontrollens side. Kontrakten blev undertegnet den 12. november 1999, og det var først efter undertegnelsen af kontrakten, at de første udgiftsforpligtelser blev forelagt finansinspektøren. De blev påtegnet den 15. november 1999, og de pågældende bestillingssedler blev undertegnet af den anvisningsberettigede den 16. november DV\447716DA.doc 3 PE /PRÆS/bil. 3

4 Et andet eksempel er kontrakten MOB 95-04/02 med virksomheden HUND, der blev undertegnet den 11. marts Den første udgiftsforpligtelse blev påtegnet den 12. april 1996, og den første bestillingsseddel blev udfærdiget den 22. april Begrundelse for påtegningsafslaget Finansinspektøren begrunder hovedsagelig sit påtegningsafslag med, at han ikke havde mulighed for at fastslå, at kontrakten var i overensstemmelse med de gældende regler inden dens undertegnelse, og med en henvisning til Revisionsrettens særberetning nr. 5/95 (EFT C 27 af 31. januar 1996), der vedrører en juridisk forpligtelse som direkte følge af undertegnelsen af IPE IV-kontrakten. I det foreliggende tilfælde havde finansinspektøren allerede kendskab til den kontrakt, der er omhandlet i påtegningsafslag nr. 01/05, og desuden forpligtede kontrakten ikke Parlamentet juridisk inden udfærdigelsen af en bestillingsseddel. De to grunde, finansinspektøren anfører, vidner således om en formalisme, der overhovedet ikke har noget med beskyttelsen af institutionens finansielle interesser at gøre. Med hensyn til artikel 23 viser formuleringen af stk. 2 klart, at bestemmelsen vedrører rammekontrakter, der giver anledning til budgetudgifter, eventuelt senere end året for undertegnelsen, hvilket ikke er tilfældet, når det i en kontrakt udtrykkeligt anføres, at kontrahenten på grundlag af kontrakten alene ikke har krav på, at modparten køber noget, idet køb kun kan udløses af en bestillingsseddel Annullering af kontrakten Det kan ikke forsvares over for kontrahenten at annullere kontrakten, idet udbudsproceduren forløb korrekt, og valget af kontrahent ikke blev anfægtet. Med annullering af kontrakten ville den anvisningsberettigede være nødsaget til at genindlede hele proceduren for at komme til samme resultat, hvilket i betragtning af de omfattende udbudsomkostninger klart ville være i modstrid med princippet for forsvarlig økonomisk forvaltning som omhandlet i finansforordningen. Hertil kommer, at andre institutioner havde tilsluttet sig Europa-Parlamentets udbud: Domstolen for 1000 kurve samt Det Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget, også for 1000 kurve. Annullering af kontrakten af rent formelle grunde ville ikke alene berøre disse institutioner, som ikke længere ville have mulighed for at erhverve kurve på grundlag en kontrakt indgået efter en fælles udbudsprocedure, der ikke er blevet anfægtet, men også det interinstitutionelle samarbejde i almindelighed, som myndighederne har opfordret til, og som meget ofte anvendes af Afdelingen for Indkøb og Restauranter. Af alle disse grunde mener den anvisningsberettigede, at påtegningsafslaget ikke er velbegrundet. 4. Forslag til forbedring af metoder med henblik på forebyggelse af problemer Det foreliggende dossier viser klart, at der for den anvisningsberettigede hverken er klarhed omkring definitionen af begrebet "rammekontrakt" eller om, hvilken procedure der skal følges i forbindelse med en rammekontrakt, som ikke umiddelbart udgør en foranstaltning med udgiftsvirkning. DV\447716DA.doc 4 PE /PRÆS/bil. 3

5 Der er intet til hinder for, at artikel 23 i de interne bestemmelser formuleres på en klar og utvetydig måde ved indføjelse af en bestemmelse om, at der skal forelægges et forslag til udgiftsforpligtelse, inden der kan indgås aftaler. Dette forpligtelsesforslag kan være på et beløb i enten løbende eller i faste priser, alt efter kontraktbestemmelserne. Endvidere må begrebet "rammekontrakt" defineres. I øjeblikket anvendes dette udtryk, uden at der er fastlagt en præcis definition heraf i de relevante bestemmelser. For at undgå problemer fremover og for at lette det administrative arbejde sendte den anvisningsberettigede med notat af 20. juli 2001 de underordnede anvisningsberettigede og bevillingsbestyrere nogle præcise instruktioner om, hvilken procedure der skal følges i tilfælde af juridisk forpligtelse over for tredjemand. På grundlag af disse argumenter må der ses bort fra finansinspektørens påtegningsafslag nr. 01/05 af 9. juli 2001 på forslag til udgiftsforpligtelse nr vedrørende rammekontrakten "Papirkurve med affaldssortering". Julian PRIESTLEY Bilag: - Forslag til afgørelse fra Præsidiet om at se bort fra påtegningsafslag nr. 01/05 - Kopi af påtegningsafslag nr. 01/05 DV\447716DA.doc 5 PE /PRÆS/bil. 3