Indsamling og transport af affald i Herlev Kommune. Bilag 5 - Udkast til kontrakt

Transkript

1 Indsamling og transport af affald i Herlev Kommune Bilag 5 - Udkast til kontrakt

2 Kontraktens parter Parterne er: Herlev Kommune Herlev Bygade Herlev Herefter kaldet kommunen. Der kan med bindende virkning for kommunen indgås aftaler med Centerchef for Teknik og Miljø Jesper Raad Petersen, tlf. direkte , og [Indsæt renovatør] CVR-nr. [Indsæt nummer] Herefter kaldet renovatøren. Der kan med bindende virkning for renovatøren indgås aftaler med [Indsæt navn], tlf. direkte [Indsæt nummer], [Indsæt ]. 2

3 Indholdsfortegnelse 1. GRUNDLAG FOR KONTRAKT 5 2. OPGAVEPERIODE 6 3. KRAV TIL SERVICE OG KVALITET I OPGAVELØSNINGEN AFHENTNING PROBLEMER MED FORHOLD PÅ EJENDOMMEN INDSAMLING OG TRANSPORT AF AFFALDET INDSAMLING AF AFFALDET UNDER UNORMALE FORHOLD VEJRLIGSDAGE KONTAKTEN TIL BORGERNE AFLEVERING PÅ MODTAGEANLÆG MODTAGEANLÆG DELENTREPRISE A INDSAMLING OG TRANSPORT AF DAGRENOVATION OPSAMLINGSMATERIEL INDSAMLEDE MÆNGDER L SÆKKE VASK AF CONTAINERE INDSAMLINGSINTERVAL JULESÆK AFHENTNING KRAV TIL SERVICE OG KVALITET I OPGAVELØSNINGEN TØMNING OG INDSAMLING AF 125 L SÆKKE TØMNING AF CONTAINERE INDSAMLING OG TRANSPORT AF AFFALD MILJØBOKSE POSE MED BATTERIER INDSAMLINGSBILER MODTAGEANLÆG KVALITETSSTYRING DELENTREPRISE B INDSAMLING OG TRANSPORT AF STORSKRALD OG HAVEAFFALD INDSAMLING AF STORSKRALD OPSAMLINGSMATERIEL INDSAMLINGSINTERVAL AFHENTNING INDSAMLING OG TRANSPORT AF AFFALDET INDSAMLINGSBILER MODTAGEANLÆG INDSAMLEDE MÆNGDER FORBRÆNDINGSEGNET INDSAMLING AF HAVEAFFALD OPSAMLINGSMATERIEL INDSAMLINGSINTERVAL AFHENTNING INDSAMLING OG TRANSPORT AF AFFALDET INDSAMLINGSBILER MODTAGEANLÆG INDSAMLEDE MÆNGDER KRAV TIL RENOVATØREN PERSONALE

4 6.2. ARBEJDSKLAUSUL INDSAMLINGSBILER KRAV I FORHOLD TIL MILJØ OG ARBEJDSMILJØ KRAV I FORHOLD TIL SPILD M.M KOMMUNIKATIONSUDSTYR M.M LOVGIVNINGS- OG MYNDIGHEDSKRAV SAMARBEJDE MELLEM HERLEV KOMMUNE OG RENOVATØREN KØRSELSLEDER KONTOR M.V START I HERLEV SAMARBEJDE I DAGLIGDAGEN HENVENDELSER OG KLAGER ELEKTRONISK REGISTRERINGSSYSTEM OPTIONER OPTION PÅ TØMNING AF NEDGRAVET OPSAMLINGSMATERIEL I DELENTREPRISE A INDSAMLINGSBILER OPTION PÅ OVERGANG TIL BESTILLERORDNING FOR VISSE FRAKTIONER I DELENTREPRISE B ARBEJDSGANG OPTION PÅ UDDELING AF INFORMATIONSMATERIALE ARBEJDSGANG KVALITETSSTYRING PRISFORHOLD OG BETALING SIKKERHEDSSTILLELSE FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE VOLDGIFT OVERDRAGELSE AF KONTRAKT OG BRUG AF UNDERENTREPRENØRER KONTRAKTOMKOSTNINGER BILAGSLISTE 40 BILAG 1 KORT OVER TØMMERUTER FOR DAGRENOVATION BILAG 2A - KVALITETSSTYRING BILAG 2B KVALITETSSTYRING, UDREGNING BILAG 3 KORT OVER TØMMERUTER FOR STORSKRALD BILAG 4 KORT OVER TØMMERUTER FOR HAVEAFFALD

5 1. Grundlag for kontrakt Kontraktens grundlag er følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge, således at selve kontraktens ordlyd går forud for efterfølgende nævnte dokumenter, og ethvert dokument er gældende forud for ethvert efterfølgende nævnt: Nærværende kontrakt [Evt. opdelt i delentreprise A/B] Referat af kontraktmøde den [Indsæt dato] Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [Indsæt dato] Rettelsesbrev samt svar til tilbudsgiver af [Indsæt dato] Tilbud fra renovatør [Indsæt navn] af [Indsæt dato]. Dokument vedrørende sikkerhedsstillelse. 5

6 2. Opgaveperiode Opgaven træder i kraft den 1. april 2016 og løber til den 30. september 2019, begge dage inkl., hvorefter den ophører uden opsigelse. Herlev Kommune har option på forlængelse i op til ét år ad gangen i højst to år. Forlængelse aftales senest et halvt år før kontraktudløb. Kontrakten er bindende for begge parter i kontraktperioden. Den kan dog opsiges ved misligholdelse (se afsnit 13). 6

7 3. Krav til service og kvalitet i opgaveløsningen 3.1. Afhentning Det påhviler renovatøren selv at orientere sig om lokale forhold af betydning for renovationskørslen. Det skal bemærkes, at visse grundejeres lokale forhold kan nødvendiggøre særlig tilrettelæggelse af afhentningen med henblik på at overholde arbejdsmiljølovgivningen. Afhentningen og indsamlingsmateriellet skal afpasses så det passer til kommunens sorteringsvejledning jf. Herlev Kommunes regulativ for husholdningsaffald. Renovatøren er ved udførelsen af entreprisen forpligtet til at sikre overholdensen af gældende relevante arbejdsmiljøforskrifter, hvorved forstås de i medfør af lov fastsatte regler og instrukser, afgørelser fra Arbejdstilsynet eller andre relevante myndigheder af betydning for renovatøren, samt generelle eller lokale aftaler om arbejdsmiljø, hvoraf renovatøren er omfattet og forpligtet Problemer med forhold på ejendommen Er afhentning på en ejendom forhindret på grund af uforenelighed med renovatørens overholdelse af arbejdsmiljøforskrifter skal renovatøren straks underrette kommunen herom via det elektroniske registreringssystem. Kommunen kan gennemføre en besigtigelse af forholdende på stedet. Renovatøren skal i forbindelse med den manglende afhentning aflevere en meddelelsesseddel til grundejeren, og fortælle på hvilken måde forholdene forhindrer afhentning af affald. Renovatøren skal indberette til det elektroniske registreringssystem, hvilken meddelelse grundejeren har modtaget samt forslag til løsning. Kommunen kan indkalde renovatøren til besigtigelse af forholdene på ejendommen og renovatøren er forpligtet til at deltage sammen med kommunen ved en sådan besigtigelse. Såfremt affaldsafhentning fra den pågældende ejendom ophører som følge af ovenstående, skal dette meddeles til kommunen Indsamling og transport af affaldet Indsamling og transport af dagrenovation skal ske med mindst mulig gene for borgerne. Renovatøren skal indsamle alle de omfattede affaldsfraktioner, som er omfattet af Herlev Kommunes indsamlingsordning. Indsamlingen må ikke begyndes før kl om morgenen og skal være afsluttet senest kl om eftermiddagen. Såfremt der ved indsamling og/eller transport spildes affald, skal renovatøren straks fjerne affaldet. Der skal kun indsamles affald fra ejendomme på kommunens tømmelister. Ved klager over ikke afhentede enheder skal disse afhentes senest næste hverdag kl Indsamling af affaldet under unormale forhold Ved opgravninger af fortove, veje m.m. i forbindelse med vejarbejde, ledningsarbejder m.m. skal indsamling og transport af affaldet fortsat ske. 7

8 Parkerede biler på vejarealer må ikke medføre, at indsamling og transport af affaldet ikke finder sted. Ved gentagne problemer skal renovatøren rette henvendelse til kommunen. Kommunen kan bede om billeddokumentation. Ved forsinkelser på grund af vejrforhold, havari eller lign. skal renovatøren skriftligt underrette Herlev Kommune omgående. Hvis Herlev Kommune undtagelsesvis godkender, at der ikke indsamles affald den pågældende dag, er renovatøren forpligtet til at udføre arbejdet næstfølgende arbejdsdag. Ved sådanne forsinkelser er renovatøren forpligtet til, uden ekstra betaling, at medtage uautoriserede sække, som borgeren har brugt i den forløbne periode. Kommunen kan i forbindelse med forsinkelser give tilladelse til indsamling efter kl Kommunen har ret til at lade tredjemand forestå indsamlingen af affaldet, hvis renovatøren måtte være forhindret heri uanset den konkrete årsag hertil. Kan forhindringen henregnes til renovatørens egne forhold, har kommunen ret til at lade tredjemand forestå affaldsindsamlingen for renovatørens regning. Kommunen har ikke herved givet afkald på sine kontraktlige beføjelser, som følge af eventuel misligholdelse Vejrligsdage Ved vejrligsdage (sne, isslag etc.) må indsamlingen først starte efter kl således at såvel den offentlige som den private snerydning og glatførebekæmpelse kan ske inden indsamlingen udføres. Ved opstart efter kl på vejrligsdage skal indsamlingen være afsluttet senest kl samme dag. Når der ryddes for sne, kan det ikke undgås, at der vil blive efterladt en snebræmme foran indkørsler. Forcering af snebræmmer i forbindelse med indsamling må renovatøren acceptere. Dog under hensyn til at den udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Indsamlingen skal ske efter disse principper: Renovatøren skal køre alle distrikter igennem, og tømme hos alle der har ryddet sne og glatførebekæmpet, med mindre Herlev Kommune beslutter at indstille indsamlingen midlertidigt. I forbindelse med enkeltstående vejrligsdage skal renovatøren indsamle den helt eller delvist manglende rute i forlængelse af indsamlingen den efterfølgende arbejdsdag. Ved to sammenhængende vejrligsdage skal renovatøren indsamle de helt eller delvist manglende ruter i kronologisk rækkefølge i forlængelse af indsamlingen de følgende to arbejdsdage. Ved tre eller flere sammenhængende vejrligsdage skal renovatøren indsamle de helt eller delvist manglende ruter i forbindelse med den efterfølgende ordinære tømning. Renovatøren skal acceptere, at borgerne i forbindelse med forsinkelse af tømningen grundet vejrlig i mindre omfang sætter ekstra affald ud, der skal medtages uden ekstra beregning. Har renovatøren andre forslag til håndtering af vejrligsdage, skal dette godkendes af Herlev Kommune. Kan Herlev Kommune ikke godkende forslaget skal ovenstående anvendes Kontakten til borgerne Herlev Kommune sørger for den generelle information til borgerne såsom information om ordningen, planlagte indsamlingsdage, klageadgang m.v. 8

9 Hvis Herlev Kommunes Regulativ for husholdningsaffald ikke følges af borgeren, skal renovatøren aflevere en seddel med information herom til borgeren i dennes postkasse. Informationssedler til borgerne udarbejdes i samarbejde med renovatøren af Herlev Kommune. Renovatøren indberetter til det elektroniske registreringssystem på hvilke adresser, der er blevet lagt informationssedler og hvorfor de er lagt. Dette skal være gjort senest én time efter informationssedlen er lagt til borgeren. Hvis en borger henvender sig til renovatøren skal denne besvare forespørgslen. Ved egentlige klager over det udførte renovationsarbejde eller over manglende indsamling skal renovatøren oplyse om, at der kan klages til Herlev Kommune. Renovatøren er ansvarlig for alle skader, som han selv eller mandskabet måtte forvolde på personer samt privat eller offentlig ejendom under arbejdets udførelse, herunder skade på ejendommens affaldsmateriel Aflevering på modtageanlæg Ved aflevering på modtageanlæg skal renovatøren veje og indberette den enkelte affaldsfraktion særskilt. Kørsel til modtageanlæg og eventuel ventetid på anlægget skal være indeholdt i de afgivne priser. Herlev Kommune forbeholder sig ret til at ændre modtageanlæg som følge af f.eks. driftstop m.m. og nye aftaler med andre modtageanlæg. Herlev Kommune giver renovatøren besked om ændringer af modtageanlæg så hurtigt som muligt. Retningslinjer for ny afregning af priser følger i tilbudslisterne. Gebyrer til modtageanlæg for aflevering af affald bliver afregnet direkte mellem modtageanlægget og Herlev Kommune. Ved indvejning skal renovatøren oplyse kundenavn eller kundenummer til brug for registrering ved afregningen. Renovatøren er forpligtet til at overholde modtageanlæggets åbningstider, modtagekrav samt sikkerhedsog arbejdsmiljøregler. Modtageanlæggets anvisninger skal følges af renovatøren. Renovatøren skal ved udbudstidspunktet selv gøre sig bekendt med modtageanlæggets åbningstider, leverings- og sikkerhedsbestemmelser. Hvis der ikke er mulighed for at komme af med affaldet på anlægget skal affaldet efter Herlev Kommunes anvisning køres til et andet anlæg Modtageanlæg De indsamlede fraktioner skal renovatøren aflevere til følgende modtageanlæg: Fraktion Dagrenovation Brændbart Pap Haveaffald Jern og metal Anlæg Vestforbrænding Ejby Mosevej 219, 2600 Glostrup Vestforbrænding Ejby Mosevej 219, 2600 Glostrup HCS Paul Bergsøevej 47, 2600 Glostrup HCS Paul Bergsøevej 47, 2600 Glostrup Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev 9

10 Elektronik og hårde hvidevarer Keramik og porcelæn Fjedermøbler Produkter af træ Hård plast Plasthavemøbler Miljøboks Pose med batterier Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Herlev Genbrugsstation Marielundvej 49, 2730 Herlev Vestforbrænding, særlig modtagelse Ejby Mosevej 219, 2600 Glostrup Vestforbrænding, særlig modtagelse Ejby Mosevej 219, 2600 Glostrup Renovatøren må ikke blande affald fra kommunens affaldsordninger sammen med affald fra andre virksomheder eller kommuner med mindre Herlev Kommune har givet en skriftlig tilladelse. 10

11 4. Delentreprise A indsamling og transport af dagrenovation Opgaven omfatter indsamling og transport af dagrenovation fra husstande i Herlev Kommune. Dagrenovation indsamles fra villa, rækkehuse, etageboliger og havekolonier. For villa og rækkehuse med individuel afhentning af dagrenovation skal også indsamles miljøboks til farligt affald, batterier, småt elektronik og elpærer samt pose på låg til batterier. Der er pr. dags dato tilmeldt ca enheder til Herlev Kommunes dagrenovationsordning: Villa/rækkehuse: ca stk. Etageboliger: ca stk. Kolonihaver: ca stk. Der indsamles hele året fra villa, rækkehuse og etageboliger. For kolonihaver indsamles i deres åbningstider, der er mellem 5 og 7 måneder om året. Indsamlingsområdet omfatter dele af Herlev Kommune. Der er til udbudsmaterialet vedlagt kort over hvor der skal samles ind, Bilag 1 Kort over tømmeruter for dagrenovation Opsamlingsmateriel Der anvendes 125 l sække, 80, 140, 240 liter beholdere, 400, 660 og 800 liters beholdere og komprimator til dagrenovation samt 21 liter miljøboks til farligt affald. Tabel 4.1 Beholderstatus per dags dato Beholdertype Antal beholdere Tømningsinterval Sæk, 125 l 2358 Ugentlig Sæk, 125 l dag Beholder, 80 l 1 Ugentlig Beholder, 80 l dag Beholder, 140 l 1201 Ugentlig Beholder, 140 l dag Beholder, 240 l 551 Ugentlig Beholder, 240 l dag Minicontainer, 400 l 43 Ugentlig Minicontainer, 660 l 586 Ugentlig Minicontainer, 800 l 28 Ugentlig Komprimator 3 Ca. ugentlig Komprimator 1 Ca. 14. dag Minicontainere og komprimator benyttes primært af boligforeninger med fælles afhentning af affald. Nytilmeldinger til afhentning af 80 l beholder er ikke længere mulig. 11

12 Tabel 4.2 Beholderstatus i havekolonierne i perioden april til september/oktober 2015 Opsamlingssted Antal enheder Beholdertype HF Nyvang liter HF Klausdalsbro liter HF Syvendehus liter HF Rytterhaven liter HF Hjortespring liter HF Islegård liter HF liter Stativer, beholdere, minicontainere og komprimatorer ejes af grundejeren. Miljøbokse ejes af kommunen Indsamlede mængder 2014 For 2014 udgjorde affaldsmængderne for dagrenovation ca ton. Mængderne omfatter også boligområderne Lille Birkholm I og II, Lille Birkholm III og Hjortegården, som ikke er en del af opgaven. Da miljøboks til farligt affald er en ny ordning har Herlev Kommune ikke tal for mængder eller indsamlede miljøbokse l sække Kommunen køber og opbevarer 125 l sække til brug for indsamling af dagrenovation. Sækkene opbevares på I/S Vestforbrænding, Ejbymosevej 219, 2600 Glostrup. Renovatøren afhenter og kvitterer for 125 l sækkene på I/S Vestforbrænding, Ejbymosevej 219, 2600 Glostrup Vask af containere Én gang årligt i foråret skal alle minicontainere på 400, 660 og 800 liter vaskes og højtrykspules. Renovatøren planlægger og informerer Herlev Kommune senest 4 uger før udførsel. Herlev Kommune informerer de berørte grundejere. Der afregnes særskilt for dette, jf. tilbudslisten Indsamlingsinterval Der indsamles dagrenovation ugentligt og hver 14. dag. I ugerne indsamles al 14. dages materiel ugentligt. Komprimatorer tømmes efter behov, dog minimum hver 14. dag. Endvidere indsamles der i sommerhalvåret dagrenovation fra 7 havekolonier. Af Tabel 4.1 fremgår antallet af tilmeldte beholdere til afhentning hver uge eller hver anden uge. Antal af enheder og indsamlingsinterval kan af kommunen ændres fra uge til uge. Bebyggelser med fælles afhentning af dagrenovation har mulighed for fast afhentning af dagrenovation to gange ugentligt. I forbindelse med jul/nytår tilbydes der ekstra indsamling fra bebyggelser med kollektiv afhentning af dagrenovation to gange udover almindelig tømning, typisk i ugerne 52 og 1. Der afregnes særskilt for disse til almindelig tømmepris. 12

13 Herlev Kommune udleverer specielle tømningslister for ekstrakørsel jul/nytår og indsamling i havekolonierne. Som en del af den daglige drift kan påregnes ekstrakørsler i form af steder hvor Herlev Kommune beder renovatøren om at hente dagrenovation ud over det der står på tømningslisten. Der afregnes særskilt for disse kørsler. Borgerne kan købe mærkater mærket EKSTRA som sættes på en almindelig plastsæk, og stille disse ud til afhentning på deres normale afhentningsdag. Der afregnes særskilt til almindelig tømmepris for sække med EKSTRA mærkatet på Julesæk I ugerne op til jul skal renovatøren udlevere en ekstra sæk, mærket jul, til alle husstande med individuel afhentning af dagrenovation. Denne sæk kan husstanden benytte til ekstra dagrenovation. Den fyldte sæk sættes ud ved siden af stativ/beholder og skal så tages med af renovatøren ved næste sædvanlige afhentning. Sækken er umiddelbart tiltænkt at blive brugt ved juletid, men husstanden kan benytte den på et hvilket som helst tidspunkt af året. Renovatøren bliver efter udbringningen i december afregnet for julesækkene i januar. Udbringning af sækkene afregnes særskilt jf. tilbudslisten, afhentning af sækkene afregnes til almindelig tømmepris Afhentning Der henvises til generelt afsnit om afhentning afsnit 3.1. Særligt for dagrenovation gælder nedenstående. Dagrenovationen skal hentes inde på grundejerens ejendom eller ved bebyggelser på anviste steder. Jævnfør Herlev Kommunes Regulativ for husholdningsaffald må standpladsen til dagrenovationsmateriel maksimalt være 50 meter til mulig holdeplads for indsamlingsbilen. Såfremt grundejeren benytter beholder eller minicontainer, skal denne sættes tilbage på standpladsen Krav til service og kvalitet i opgaveløsningen Der henvises til generelt afsnit om krav til service og kvalitet i opgaveløsningen, afsnit 3. Særligt for dagrenovation gælder nedenstående Tømning og indsamling af 125 l sække Renovatøren skal indsamle 125 l sækkene, også selvom disse evt. kun er delvist fyldte. Renovatøren skal efterlade stativet med låget lukket efter afhentning af sæk, og efter at der er sat en ny sæk i stativet. 125 l sækken skal være foldet helt ud. Såfremt der mangler en sæk i stativ, skal renovatøren sætte en ny sæk på, selvom der ikke medtages en sæk. Ved etageejendomme og kollektive bebyggelser afhentes 125 l sække fra anvist sted. Både sække i og udenfor stativerne tages med. Der afleveres det antal nye 125 l sække, som ejendommen er tilmeldt med. Såfremt en sæk beskadiges ved udtagning eller afhentning, skal renovatøren medtage 125 l sækken, rydde op og medtage det affald, som evt. er faldet ud af sækken. 13

14 Er en 125 l sæk beskadiget på grund af overfyldning, vådt affald, skarpe genstande eller lignende, skal renovatøren lægge to sække, så borgeren kan ompakke affaldet inden næste afhentning. Endvidere afleverer renovatøren en seddel med information i borgerens postkasse. Sækken skal ikke tages med, før ompakning er sket. Ved overfyldning skal renovatøren aflevere en seddel med information herom i borgerens postkasse. Endvidere afleveres en sæk ekstra til brug for ompakning af affaldet inden næste afhentning. Sækken skal ikke tages med, før ompakning er sket. Renovatøren skal indsamle sække påsat mærkatet EKSTRA når disse er sat ud ved borgernes normale opsamlingsmateriel Tømning af containere Beholdere og containere skal tømmes helt hver gang, og de skal efter tømning stilles tilbage på samme plads igen og låget skal lukkes. Renovatøren skal sikre, at der ikke sker ombytning af beholderne i tæt-lav bebyggelse. Ved overfyldning af containeren/beholderen skal denne tømmes, og renovatøren skal lægge en seddel med information herom i borgerens postkasse eller ejendomskontorets postkasse. Hvis der indenfor en periode på et halvt år har været tre gentagne overfyldninger af det samme materiel, skal der ikke tømmes den fjerde gang der konstateres overfyldning. I stedet for skal renovatøren lægge en sæk og en meddelelsesseddel i borgerens postkasse ved husstande med individuel afhentning af dagrenovation. Renovatøren skal indsamle sække med mærkatet EKSTRA når disse er sat ud ved borgernes normale opsamlingsmateriel Indsamling og transport af affald Der henvises til generelt afsnit om indsamling og transport af affald afsnit 3.2. Særligt for dagrenovation gælder: Indsamlingen skal tilrettelægges, så borgeren får hentet dagrenovation på samme ugedag hver gang. Benyttede låger og porte skal lukkes, og låste porte skal låses igen efter indsamling. Renovatøren skal opbevare udlånte nøgler til porte m.v. på et sikkert og forsvarligt sted. Ved midlertidigt eller tilsyneladende ubeboede ejendomme skal renovatøren efterse, om der er behov for indsamling og transport af dagrenovation. Såfremt der er behov for det, skal renovatøren indsamle affaldet, og senest næste hverdag meddele Herlev Kommune om forholdene. Renovatøren er forpligtet til at give Herlev Kommune besked såfremt der ikke afhentes det antal enheder, som er oplyst renovatøren på tømningslisterne. Det gælder, uanset om der er afhentet flere eller færre. Renovatøren skal ikke modtage til- og afmeldinger til Herlev Kommunes renovationsordning. Renovatøren skal til borgeren oplyse, at til- og afmeldinger skal ske til Herlev Kommune. 14

15 4.6. Miljøbokse Villaer og rækkehuse med individuel renovationsløsning, dvs. husstande hvor der er sækkeløsning eller opstillet 80, 140 eller 240 l beholder, ca husstande kan få byttet en miljøboks til farligt affald, batterier, småt elektronik og elpærer samtidig med afhentning af dagrenovationen. Ordningen er ny i Herlev Kommune, hvorfor der ikke er driftserfaringer. Erfaringer er hentet fra lignende ordninger i andre kommuner. Borgere stiller miljøboksen på låget af dagrenovationsmaterielet. Ved afhentning sætter renovatøren en tom miljøboks. Renovatøren kontrollerer, at borgeren har skrevet navn og adresse på miljøboksen. Hvis navn og adresse ikke er udfyldt lægges en seddel til borgeren i dennes postkasse om, at miljøboksen først tages, når navn og adresse er skrevet på miljøboksen. Renovatøren må ikke åbne miljøboksen og sortere i det farlige affald. Hvis der ikke er plads til alle miljøboksene på én indsamlingsrute, lægger renovatøren en seddel til borger i dennes postkasse om, at miljøboksen medtages næste gang. Renovatøren skal sikre, at der på ruten ugen efter, er plads til de adresser der måtte vente fra ugen før. Ved aflevering af miljøbokse på modtageanlæg, jf. afsnit udleveres nye klargjorte miljøbokse af pladspersonalet. Herlev Kommune afregner ombytning af miljøbokse efter antal leverede miljøbokse på modtageanlægget. Renovatøren afregnes til enhedspris, jf. tilbudslisten. Renovatøren må gerne samle miljøboksene til lager på eget garageanlæg før aflevering, dog skal renovatøren aflevere miljøbokse mindst én gang månedligt. Ved opsamling af miljøbokse på lager er det renovatørens ansvar, at ingen uvedkommende har adgang til boksene Pose med batterier Miljøbokse suppleres af ordning med indsamling af klar frysepose på låget med batterier. Borgerne kan fortsat benytte denne ordning. Renovatøren skal medtage de batterier, der er lagt på låget af dagrenovationsmateriellet i en klar frysepose i forbindelse med afhentning. Afhentning af batterier i pose afregnes særskilt jf. tilbudslisten Indsamlingsbiler Der henvises til generelt afsnit om krav til køretøjer, afsnit 6.3. Særligt for biler der anvendes til indsamling af dagrenovation: Indsamlingsbilerne skal være indrettet med kasse til opbevaring af miljøbokse efter gældende ADR regler for transport af farligt gods. Kasserne til opbevaring af miljøbokse skal være aflukkede for at undgå sprøjt fra vej og med hylder til 21 liters miljøbokse på siderne af bilerne. Der skal være plads til mindst 14 stk. pr. bil. 15

16 4.8. Modtageanlæg Der henvises til generelt afsnit om modtageanlæg, afsnit 3.5. Særligt for dagrenovation gælder: Miljøboksene omlastes hos I/S Vestforbrænding, Ejbymosevej 219, 2600 Glostrup. Omlastningen sker efter anvisning fra I/S Vestforbrænding. Ved omlastning medtages tomme miljøbokse, svarende til det antal der er afleveret. Batterier i pose opsamles i batteritromle opstillet hos I/S Vestforbrænding, Ejbymosevej 219, 2600 Glostrup Kvalitetsstyring Der henvises til generelt afsnit om kvalitetsstyring, afsnit 9. Særligt for dagrenovation gælder nedenstående. Herlev Kommunes kvalitetsstyring bygger på registrering af borgerhenvendelser til kommunen, renovatørens egenkontrol og evt. kommunens registreringer på en række målepunkter. Kvalitetsstyringen betyder, at den renovatør, der leverer en ydelse af god kvalitet får udbetalt en bonus. Bonussen kan give op til 5 % tillæg til betalingen for renovationsydelsen. Såfremt renovatørens ydelse ikke har den foreskrevne kvalitet, betales der i nærmere angivne tilfælde bod herfor. Boden kan give op til 5 % fratræk af betalingen for renovationsydelsen. Bod og bonus afregnes halvårligt. Som grundlag for kvalitetsstyringen foretages måling af andelen af udførte tømninger, andelen af rettidige tømninger og antallet af borgerhenvendelser om mangler, som vedrører renovatørens opgaveudførelse. Kvalitetsstyringssystemet bygger delvis på indberetning fra renovatøren. Hvis renovatørens indberetning er forsinket udskydes den ordinære betaling for den pågældende måned indtil indberetningen foreligger. Herlev Kommune og renovatøren har ret til at offentliggøre resultater af kvalitetsmålingen. Offentliggørelse kan ske sammen med kvalitetsmålinger fra andre kommuner, der måler efter samme metoder. Bonus og bod beregnes på grundlag af de indberettede rettidige og udførte tømninger og kommunens kontrol heraf, klager over renovationsydelsen samt evt. lokale affaldsproducenters indberetning om kvalitetsparametre. Herlev Kommune afgør tvivlsspørgsmål om kvalitetsstyringen. Kvalitetsstyringen er nærmere beskrevet i Bilag 2a - Kvalitetsstyring og Bilag 2b Kvalitetsstyring, udregning. 16

17 5. Delentreprise B indsamling og transport af storskrald og haveaffald Opgaven omfatter indsamling og transport af storskrald og haveaffald fra de til enhver tid tilmeldte enfamiliehuse med individueller renovationsløsninger i Herlev Kommune Indsamling af storskrald Indsamlingsområdet for storskrald omfatter dele af Herlev Kommune. Der er til udbudsmaterialet vedlagt oversigtskort over, hvor der samles ind, Bilag 3 Kort over tømmeruter for storskrald. Renovatøren skal hente de fraktioner, som er angivet nedenfor i Tabel 5.1 Tabel 5.1 Fraktion Beskrivelse Bemærkninger Pap Afhentes i 140 eller 240 l beholder, løst i papkasser eller bundtet. Jern og metal Elektronik og hårde hvidevarer Keramik og porcelæn Fjedermøbler Stort og småt brændbart Afhentes løst og/eller i klare plastsække. Cykler, barnevognsstel og klaverer indgår også i denne fraktion. Afhentes løst og/eller i klare plastsække. Afhentes løst og/eller i plastspand (maks. 15 liter). Kakler fra borde og marmorborde indgår også i denne fraktion. Byggeaffald, toilet og anden sanitet indgår ikke i denne fraktion. Afhentes løst. Afhentes løst fra fortovet og/eller i klare plastsække. Byggeaffald, indvendige døre og paller, indgår ikke i denne fraktion. Jern og metal under 25 cm indgår ikke i ordningen. Mindre dele skal være lagt i plastsæk, hvor hver sæk maks. må veje 10 kg. Mindre dele skal være lagt i plastsæk, hvor hver sæk maks. må veje 10 kg. Plastspand skal tømmes for indhold og leveres tilbage til skel. Affaldet skal neddeles ved indsamlingen, så det kan køres direkte til forbrændingsanlæg. 17

18 Produkter af træ Afhentes løst og/eller i klare plastsække. Bygge- og anlægsaffald og trykimprægneret træ indgår ikke i denne fraktion. Hård plast Afhentes løst og/eller i klare plastsække. I denne fraktion indgår bl.a. spande og dunke. Plasthavemøbler Afhentes løst Opsamlingsmateriel Borgerne kan benytte 140 eller 240 liter beholder til pap, men kan også sætte ud løst eller bundtet. Kravene til opsamlingsmateriel samt evt. vægtgrænser er angivet i Tabel 5.1. Der afregnes pr. tilmeldt husstand uanset hvilket opsamlingsmateriel og antal enheder (løst, sække eller beholder), ejendommen anvender, jf. tilbudslisten Indsamlingsinterval Fra ca enfamiliehuse afhentes der storskrald hver anden uge i lige uger, dvs. 26 gange årligt. Som en del af den daglige drift kan påregnes ekstrakørsler i form af steder, hvor Herlev Kommune beder renovatøren om at hente storskrald ud over det der står på tømningslisten. Der afregnes særskilt for disse kørsler Afhentning Der henvises til generelt afsnit om afhentning, afsnit 3.1. Særligt for afhentning af storskrald gælder: Borgerne anbringer på indsamlingsdagen storskrald ved bagkant til fortov ved ejendommens skel senest kl Hvis der anvendes beholder til pap, skal borgerne stille den frem til skel. Renovatøren tømmer og returnerer den til skel. Afhentningen af storskrald skal foregå sådan, at de enkelte fraktioner holdes adskilte Indsamling og transport af affaldet Der henvises til generelt afsnit om indsamling og transport af affaldet, afsnit 3.2. Særligt for indsamling af storskrald gælder: Indsamlingen er tilrettelagt således, at borgerne får hentet storskrald og haveaffald på samme ugedag hver gang, og hele indsamlingsområdet skal tages i samme uge. Indsamlingen er ligeledes koordineret med husstandsindsamlingen Madam Skrald, som ikke er en del af denne entreprise. 18

19 Der skal kun indsamles storskrald fra de enfamiliehuse, som er tilmeldt indsamlingsordningen Indsamlingsbiler Der henvises til generelt afsnit om krav til indsamlingsbiler, afsnit 6.3. Særligt for biler der anvendes til indsamling af storskrald: Der skal anvendes to-kamret komprimatorbil, hvor pap og forbrændingsegnet indsamles i hvert sit kammer. Komprimatorbilen skal være indrettet således, at aflæsning af hver enkelt fraktion kan ske enkeltvis, uden at fraktionerne sammenblandes. Ladbiler til indsamling af storskrald skal være udstyret med kran/grab og evt. bagsmæklift samt sækkevogn. Der skal være lavest mulig løftehøjde, hvor åbninger til indkast i bilen ikke må være placeret højere oppe end ca. 1,6 meter. Ved håndtering af kølemøbler med kran, skal der anvendes løfteremme eller andet særligt udstyr, som sikrer, at kølemøblerne ikke beskadiges. Ladbilen skal være indrettet således, at fraktionerne holdes adskilt Modtageanlæg Der henvises til generelt afsnit om modtageanlæg, afsnit 3.5 Særligt for aflevering af storskrald gælder: Det indsamlede storskrald, på nær forbrændingsegnet og pap, skal som udgangspunkt transporteres til Herlev Kommunes genbrugsstation, Marielundvej 49, 2730 Herlev, hvor der forventes op til 2 omlastninger pr. dag. Indsamlede mængder af elektronikaffald, kølemøbler, jern og metal, fjedermøbler, keramik og porcelæn, produkter af træ, hård plast og plasthavemøbler sorteres af renovatøren ved aflevering på Herlev Kommunes genbrugsstation. Det påhviler renovatøren selv at orientere sig om aflæsningsforholdene på Herlev Kommunes genbrugsstation. Det skal bemærkes, at der ikke kan aflæsses med grab for jern og metal og fjedermøbler Indsamlede mængder forbrændingsegnet 2014 For 2014 udgjorde affaldsmængderne for forbrændingsegnet ca. 820 ton. Herlev Kommune har ikke mængder for de resterende fraktioner, da disse har været omlastet på Herlev Genbrugsstation. Dette gælder også for pap Indsamling af haveaffald Indsamlingsområdet for haveaffald omfatter dele af Herlev Kommune, og er identisk med indsamlingsområdet for storskrald. Der er til udbudsmaterialet vedlagt oversigtskort hvor der samles ind, Bilag 4 Kort over tømmeruter for haveaffald. Renovatøren skal hente de fraktioner, som er angivet nedenfor i Tabel 5.2. Tabel 5.2 Fraktion Beskrivelse Bemærkninger Haveaffald Grene under 1 meter i bundter, Haveaffaldet skal være bundtet 19

20 Juletræer blade, græs, ukrudt, hækafklip, planter, nedfaldsfrugt og affald fra køkkenhaven. Rødder og stød indgår ikke i denne fraktion. Juletræer uden pynt, glimmer og juletræsfod. eller samlet i en grøn 140 l eller i papirsække. Alle papirsække er tilladte. Sækkene må ikke være lukket med snor. Der er ingen begrænsning i antal enheder der sættes til afhentning. Grene må maks. være 1 meter og 15 cm i tykkelse. Maks. tilladte vægt af bundter eller papirsække er 10 kg. Lægges løst og uemballeret Opsamlingsmateriel Borgeren opsamler haveaffaldet i 125 liter papirsække, 140 liter grønne plastbeholdere og i bundter, jf. Tabel 5.2. Juletræer lægges løst og uemballeret Indsamlingsinterval Fra ca enfamiliehuse indsamles der haveaffald hvert år fra 1. april til 30. november hver uge. Derudover skal der årligt indsamles juletræer i uge 2. Som en del af den daglige drift kan påregnes ekstrakørsler i form af steder, hvor Herlev Kommune beder renovatøren om at hente haveaffald ud over det der står på tømningslisten Afhentning Der henvises til generelt afsnit om afhentning, afsnit 3.1. Særligt for indsamling af haveaffald gælder: Borgerne anbringer på indsamlingsdagen haveaffald ved bagkant til fortov ved ejendommens skel senest kl Hvis der anvendes beholder, skal borgerne stille den frem til skel. Renovatøren tømmer og returnerer den til skel. Afhentningen af haveaffald skal foregå i separat bil og holdes fuldstændigt separat fra andre affaldsfraktioner Indsamling og transport af affaldet Der henvises til generelt afsnit om indsamling og transport af affaldet, afsnit 3.2. Særligt for indsamling af haveaffald gælder: Indsamlingen er tilrettelagt således, at borgerne får hentet storskrald og haveaffald på samme ugedag hver gang, og hele indsamlingsområdet skal tages i samme uge. Indsamlingen er ligeledes koordineret med husstandsindsamlingen Madam Skrald, som ikke er en del af denne entreprise. Der skal kun indsamles haveaffald fra de enfamiliehuse, som er tilmeldt indsamlingsordningen. 20

21 Indsamlingsbiler Der henvises til generelt afsnit om krav til indsamlingsbiler, afsnit 6.3. Særligt for biler, der anvendes til indsamling af haveaffald: Haveaffald skal indsamles i komprimatorbil Modtageanlæg Der henvises til generelt afsnit om modtageanlæg, afsnit Indsamlede mængder 2014 For 2014 udgjorde affaldsmængderne for haveaffald ca ton. 21

22 6. Krav til renovatøren 6.1. Personale Renovatøren antager selv sit mandskab og er ansvarlig for, at personalet udviser korrekt og høflig opførsel og at personalet er serviceorienteret. Personalet skal ifølge Forvaltningsloven pålægges tavshedspligt. Renovatørens personale skal ved deres påklædning tydeligt vise tilhørsforholdet til firmaet. Renovatørens personale skal være udstyret med beklædning, herunder fodtøj, der dels overholder Arbejdstilsynets regler, dels gør det muligt at udføre arbejdet under alt vejrlig. Det er renovatørens ansvar, at arbejdstøjet samt eventuelt beskyttelsesudstyr opfylder Arbejdstilsynets krav. Renovatøren er ansvarlig for, at arbejdsmiljøloven bliver overholdt. Renovatøren er ansvarlig for, at mandskabet har erhvervskørekort til de relevante køretøjer. Renovatøren er ansvarlig for, at personalet opretholder det krævede service- og kvalitetsniveau beskrevet i dette udbudsmateriale. Renovatøren skal af hensyn til kontakten med borgerne bemande sine vogne, så der i hver vogn er mindst én person, der taler dansk. På alle renovationsbilerne skal der til enhver tid være mindst én rutineret medarbejder i bilen med kendskab til rute, kommunespecifikke forhold samt affaldsfraktioner og modtageanlæg. Renovatørens mandskab skal have modtaget instruktion om de forhold, der er relevante for udførelsen af ydelsen. Instruktionen skal således som minimum indeholde: Renovatørens forpligtelser over for borgerne og Herlev Kommune Mandskabets forpligtelse til at udvise god og høflig opførsel under arbejdet Indsamlingsordningens omfang Korrekt sortering af de forskellige fraktioner Modtageanlæggets modtageregler og sikkerhedsforskrifter Kursus i konflikthåndtering Regler om tavshedspligt Instruktionen af mandskabet skal være gennemført inden renovatøren begynder arbejdet såvel ved kontraktstart, som ved eventuelle nyansættelser og omrokeringer. Renovatøren optræder som Herlev Kommunes repræsentant over for borgerne. Firmaets ansatte skal derfor have kendskab til og kunne vejlede i afhentnings- og regulativforhold ved henvendelse fra borgere. Fortolkning af regulativets bestemmelser foretages af Herlev Kommune. Renovatøren skal omgående indsætte nødvendigt ekstra mandskab, såfremt det daglige mandskab ikke er i stand til at udføre opgaverne. Manglende indsamling og transport af affaldet begrundet i sygdom, ferier m.v. accepteres ikke. Renovatøren og dennes medarbejdere må ikke klunse, modtage vederlag eller gaver fra borgerne eller træffe aftaler om særordninger. Konstaterer Herlev Kommune sådanne forhold, er renovatøren pligtig til at udskifte det personale, som er involveret. 22

23 Såfremt der fremsættes gentagne berettigede klager over renovatørens personale, eller hvis flere tilsyn med arbejdet afslører overtrædelser af kravene til arbejdets udførelse, har Herlev Kommune ret til at forlange vedkommende udskiftet. Ansvars- og ulykkesforsikring for personale afholdes af renovatøren. Renovatøren skal på anmodning kunne dokumentere at disse forsikringer er i kraft Arbejdsklausul Renovatøren og eventuelle underentreprenører forpligter sig ved nærværende kontrakt til at sikre, at de ansatte, som renovatøren og eventuelle entreprenører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres Indsamlingsbiler Renovatøren stiller med og vedligeholder selv det til indsamling og transport nødvendige materiel. Renovatøren er ansvarlig for, at indsamlingsbiler til stadighed opfylder Færdselsstyrelsens, Arbejdstilsynets og andre relevante myndigheders krav/regler. Hvis Herlev Kommune ønsker det, skal der kunne sættes informationsbanner på siden af bilen Krav i forhold til miljø og arbejdsmiljø De indsamlingsbiler der benyttes til opgaven, skal anvende let diesel eller andet brændstof med tilsvarende lave emissioner til luften, ved samtlige transporter. Bilernes udstyr til rensningsanordning skal være vedligeholdt til enhver tid. Senest ved kontraktstart skal renovatøren levere en oversigt over de biler, som anvendes til entreprisen, herunder oplysning om registreringsnummer for hver bil. Desuden skal der vedlægges dokumentation for, at alle indsamlingsbiler, i henhold til nærværende kontrakt, opfylder følgende krav: Bilerne skal som minimum opfylde EURO 6. Bilernes indstigningshøjde, dvs. afstanden mellem kørebane og førerkabinens gulv, må maksimalt være mm i køretilstand. Herudover skal bilerne være udstyret med automatisk kneeling funktion. Bilerne skal have installeret bagudrettet højresvingskamera, bakkamera og lydsignal, der aktiveres ved bakgear. Bilerne skal have automatgear. Biler med tre aksler eller flere skal være forsynet med drejende aksel i bogie for at begrænse slid og skade på vejene. Biler og materiel skal være lovligt forsikrede Krav i forhold til spild m.m. Indsamlingsbilerne skal være udstyret med kost, skovl og lign. til rengøring af spild. Indsamlingsbilerne skal være tætte og læsses på en sådan måde, at spild under indsamlingen og transporten ikke forekommer. Bilerne skal være udstyret med opsamlingssystem for perkolat, der skal tømmes under hensyntagen til gældende lovgivning. 23

24 Der må ikke dryppe olie, perkolat eller andre væsker fra køretøjerne på vej, grunde eller lignende. Forekommer sådanne spild, skal renovatøren hurtigst muligt foretage en opsugning med opsugningsgranulat, som fjernes når væsken er suget op. Hvis underlaget bliver forurenet eller beskadiget, skal renovatøren omgående begrænse skaden og sikre rengøring samt kontakte Herlev Kommune. Renovatøren afholder udgifter til oprydning og udbedring. Renovatøren skal efter behov rengøre det anvendte materiel, så der ikke opstår hygiejniske problemer fra perkolat og affaldsrester. Den udvendige rengøring skal som minimum omfatte almindelig vask af køretøjet samt vask inde i komprimatorkassen og bag trykpladen, således at det sikres, at alt affald, perkolat m.v. fjernes. Vask/rengøring af indsamlingsbiler samt tømning af opsamlet perkolat skal ske på en plads, der er godkendt til disse formål Kommunikationsudstyr m.m. Indsamlingsbilerne skal være udstyret med smartphone, tablet eller lignende med geotagging, til brug for dokumentation for forhold, der hindrer normal afhentning. Dato og klokkeslæt skal være præget på selve billederne. Indsamlingsbilerne skal være udstyret med et flådestyringssystem, hvor bilernes rute samt bilernes hastighed logges og gemmes. Herlev Kommune kan til enhver tid bede om at få oplysninger fra systemet Lovgivnings- og myndighedskrav Renovatøren skal ved varetagelse af opgaven følge retningslinjerne i de til enhver tid gældende regulativer for affald i kommunen samt bestemmelser i love, bekendtgørelser, myndighedskrav og øvrige regler, som naturligt hører under det af kontraktens omfattede arbejdsområde. Renovatøren skal desuden være i besiddelse af tilladelse til godskørsel for fremmed regning. 24

25 7. Samarbejde mellem Herlev Kommune og renovatøren Herlev Kommune lægger vægt på at samarbejdet mellem renovatøren og kommunen bygger på et godt, konstruktivt og tillidsfuldt forhold. Kontraktparterne er forpligtet til loyalt at informere hinanden om alle forhold, som kan have indflydelse på at kontrakten opfyldes. Al kommunikation mellem Herlev Kommune og renovatøren skal foregå på dansk. Mundtlige aftaler følges op af skriftlig bekræftelse. Renovatøren skal være indstillet på at lade én til to repræsentanter for Herlev Kommune køre med på udvalgte indsamlingsture 1-2 gange om året Kørselsleder Renovatøren skal udpege en kørselsleder med ansvar for opgaven i Herlev Kommune. Kørselslederen skal have det overordnede ansvar for at udføre opgaverne i henhold til nærværende kontrakt. Kørselslederen skal have kompetence til at indgå aftaler med Herlev Kommune om forhold af betydning for den daglige drift af indsamlingen og rådighed over personale, indkøb af udstyr m.v. Det er et krav, at kørselslederen har fagligt kendskab og erfaring fra lignende opgaver. Der skal vedlægges CV for den pågældende person som angivet i udbudsbetingelserne. Kørselsledelsen skal varetages af en fast person. Der skal udpeges en ansvarlig stedfortræder ved sygdom, ferie og lignende, som overtager kørselslederens forpligtelser og beslutningskompetencer. Kørselslederen: Skal kunne træffes mandag til torsdag i tidsrummet samt fredag via telefon. Skal deltage i driftsmøderne med Herlev Kommune. Skal kunne møde på en specificeret adresse i kommunen senest to timer efter tilkald. Kørselslederen eller dennes stedfortræder skal kunne træffes på ét telefonnummer Kontor m.v. Renovatøren skal råde over et kontor således, at Herlev Kommune har mulighed for at kontakte kontoret om emner relateret til indsamlingen herunder uregelmæssigheder, spørgsmål m.v. Personalet på kontoret skal være tilstrækkeligt indført i kommunens ordninger og skal kunne træffe bindende beslutninger vedrørende den daglige drift. Kontoret skal kunne træffes mandag til torsdag i tidsrummet samt fredag via telefon Start i Herlev Herlev Kommune forventer, at renovatøren har sat sig ind i de lokale forhold, der har betydning for løsning af opgaven forud for kontraktstart. Renovatøren skal udarbejde en tids- og arbejdsplan for opstart af entreprisen. Tids- og arbejdsplanen gennemgås på et møde mellem Herlev Kommune og renovatøren 1½ måned før kontraktperiodens start. Herlev Kommune forventer, at renovatøren selv sætter sig ind i, hvilke krav modtageanlæggene stiller til modtagelse af affaldet. 25

26 Herlev Kommune sørger for, at borgerne som er omfattet af opgaven, får information om valget af renovatør. Hvis der vurderes at være behov for det, skal renovatøren og de ansatte, der skal udføre opgaven, deltage i et opstartsmøde et præsentationsmøde mellem de ansatte i Herlev Kommune og renovatøren og de ansatte der skal udføre opgaven i Herlev Kommune. I god tid før opstarten får renovatøren en tømningsliste over alle tilmeldte i Herlev Kommunes renovationsordning. Kørselslederen er ansvarlig for at lave kørelister Samarbejde i dagligdagen Herlev Kommune forventer, at renovatøren selv tager initiativ til møder med Herlev Kommune, såfremt der er forhold, som firmaet bliver opmærksom på og hvor der er behov for tiltag, ændringer eller lignende. Renovatøren skal deltage i driftsmøder i kontraktperioden. Det første driftsmøde afholdes én måned efter kontraktstart og herefter hvert halve år. Mødefrekvensen kan ændres efter behov. På driftsmøderne deltager kørselslederen, Herlev Kommunes kontraktansvarlige samt medarbejdere, der arbejder med den daglige drift. Kørselslederen skal deltage i samtlige driftsmøder med Herlev Kommune, og der kan indkaldes eventuelt andre udvalgte medarbejdere, Herlev Kommune eller kørselslederen skønner, at der er behov for det. Herlev Kommune og renovatøren kan til enhver tid med dags varsel indkalde til ekstraordinære driftsmøder til drøftelse af akutte driftsmæssige spørgsmål. Herlev Kommune forventer i kontraktperioden at gennemføre forsøg af varierende størrelse og omfang. Renovatøren forventes at deltage konstruktivt i disse forsøg. Såfremt renovatøren ønsker at ændre ruter, distrikter eller fastsatte ugedage for afhentning, skal Herlev Kommune ansøges herom senest 1. oktober i et givent år. Hvis Herlev Kommune accepterer ansøgningen kan ændringerne herefter gennemføres pr. 1. januar i efterfølgende år. Information om til- og afmeldinger af adresser og materiel fremsendes ugentligt af Herlev Kommune til renovatøren. Ved modtagne klager fra borgere er det Herlev Kommune, der afgør om en klage er berettiget eller ej Henvendelser og klager Herlev Kommune står for den daglige kontakt til borgerne, herunder: Til- og framelding af materiel Til- og framelding af adresser Modtage klager Besvare spørgsmål Ekstra afhentning m.v. Herlev Kommune lægger stor vægt på at give borgerne en hurtig, effektiv og professionel service, når de kontakter kommunen med spørgsmål, klager, kommentarer eller lignende. Renovatøren har derfor pligt til at foretage indberetning af afvigelser og øvrige hændelser i det elektroniske registreringssystem, der sikrer at systemet altid er opdateret omkring forhold, der har betydning for driften af opgaven, og dermed for servicering og information til borgerne. 26

27 Borgerne henvender sig som udgangspunkt til Herlev Kommune. Eventuelle henvendelser til renovatøren fra borgere, skal indføres i det elektroniske registreringssystem med henblik på sagsbehandling Elektronisk registreringssystem Renovatøren er forpligtet til at benytte Herlev Kommunes elektroniske registreringssystem, som er webbaseret. P.t. anvender Herlev Kommune RenoWeb til håndtering af henvendelser samt registrering af materiel, ordninger m.m. på affaldsområdet. Systemet indeholder et henvendelsesmodul, som kan anvendes til at kommunikere mellem kommune, borger og renovatør. Renovatøren kan via RenoWeb se hvilke affaldsordninger, der er registreret på den pågældende ejendom herunder antal og størrelse på materiel (kun dagrenovation) og tømmedage. Herlev Kommune har ansvar for, at systemet fungerer. Det er renovatørens ansvar, at han til enhver tid har adgang til internettet og kan anvende systemet. Renovatøren skal registrere alle afvigelser samt vedhæfte eventuel billeddokumentation om afvigelsen på den pågældende ejendom, som hændelsen vedrører. Afvigelser skal registreres senest én time efter hændelsen har fundet sted. Billeder skal lægges ind samme dag. Herlev Kommune benytter ligeledes systemet til registrering af henvendelser der har betydning for renovatøren, f.eks. manglende afhentning. Renovatøren er forpligtet til som minimum at holde sig orienteret om eventuelle nye indtastninger fra Herlev Kommune eller en borger ved arbejdsdagens start, kl samt umiddelbart inden arbejdsdagens ophør. Herlev Kommune har kontakten med borgerne ved borgerindmeldinger i RenoWeb. Renovatøren må ikke kontakte borger, med mindre, der er givet accept fra Herlev Kommune. Procedure for arbejdsgangen i RenoWeb udarbejdes af Herlev Kommune og udleveres til renovatøren inden kontraktstart. Herlev Kommune kan til en hver tid bestemme, at kommunikationen i stedet skal føres via eller et andet elektronisk system. 27