Referat Udvalget for Erhverv & Turisme mandag den 30. maj 2016

Transkript

1 Referat Udvalget for Erhverv & Turisme mandag den 30. maj 2016 Kl. 16:00 i Mødelokale 2, Allerslev Afbud: Ole Blickfeldt (O)

2 Indholdsfortegnelse 1. ET - Godkendelse af dagsorden ET - Orienteringssager Juni ET - Lejres Erhvervspris ET - Udbuds- og Indkøbspolitik efter kommentering...5

3 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 1 1. ET - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Godkendt Afbud: Ole Blickfeldt (O) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:

4 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 2 2. ET - Orienteringssager Juni Sagsnr.: 15/17694 Resumé: A. Gastroruten Lejre Madlandskab Udvalget for Erhverv & Turisme besluttede på deres møde den 1. februar at udvikle Gastroruten, en flyer som skal hjælpe besøgende og turister til nemt og overskueligt at finde frem til gårdbutikker, picnic-steder, overnatningssteder og smuk natur. Kortet er nu udkommet under navnet Lejre Madlandskab. Det blev uddelt første gang på Ledreborg Livsstilsdage, hvor besøgende tog godt imod det nye tilbud. Det vil fremover være tilgængeligt i Lejre Kommune (biblioteker, kulturhuse, gårdbutikker mm) og uddeles til relevante begivenheder. Kortet indeholder en SMS-konkurrence der kan bruges som effektmåling ved at få en vurdering af, hvor mange der læser i kortet. B. Forbrug på udvalgets budget Det disponible beløb på udvalgets budget udgør kr., når der er taget højde for de dispositioner udvalget har truffet for året. Det disponible beløb i den administrative pulje udgør kr. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Taget til efterretning. Afbud: Ole Blickfeldt (O) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:

5 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 3 3. ET - Lejres Erhvervspris Sagsnr.: 15/7362 Resumé: Udvalget besluttede på deres møde 7. marts 2016 at igangsætte processen med annoncering af kandidater til Lejres Erhvervspris På baggrund af annonceringen af de indkomne forslag skal udvalget udpege vinderen af Lejres Erhvervspris Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. At udvalget udpeger vinderen af Lejres Erhvervspris Beslutningskompetence: Udvalget for Erhverv & Turisme Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Udvalget traf beslutning om tildeling af Lejres erhvervspris. Beslutningen offentliggøres den 14. juni Afbud: Ole Blickfeldt (O) Sagsfremstilling: Udvalget for Erhverv & Turisme besluttede på udvalgsmødet den 7. marts 2016, at igangsætte processen med annoncering af kandidater til Lejres Erhvervspris i På denne baggrund har Lejres Erhvervspris været annonceret i Lejre Lokalavis, på Linkedin samt gennem Lejre Erhvervsforum, Erhvervsforum Hornsherred og Lejre Erhvervsudviklingsforum. Tildelingskriterierne for prisen er ligesom sidste år: At virksomheden gennem de seneste år har skabt nye jobs i Lejre Kommune At virksomheden er innovativ At virksomheden er lokalt forankret At virksomheden tilbyder grønne løsninger At virksomheden arbejder med bæredygtighed i sit værdisæt At virksomheden aktivt gør noget for at brande Lejre Kommune udadtil. Der er indsendt to begrundede indstillinger til kandidater: Drejergaarden og Herslev Bryghus. Begrundelserne er vedlagt sagen som bilag. Administrationens vurdering: Administrationen har modtaget to begrundede indstillinger til Lejres Erhvervspris, som begge er modtaget den 9. maj. Indstillingen af Drejergaarden er modtaget inden tidsfristens udløb kl Indstillingen af Herslev Bryghus er modtaget kl Begge indstillinger opfylder flere kriterier til Lejres Erhvervspris. I indstillingen af Drejergaarden vægtes det: - At virksomheden er økologisk

6 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 4 - At virksomheden bidrager til at brande Lejre Kommune udadtil - At virksomheden har udviklet et flerstrenget turismeprodukt og dermed er innovativ. I indstillingen af Herslev Bryghus vægtes det, at Herslev Bryghus: - Har skabt nye jobs i Lejre Kommune gennem de seneste år - Er innovativ gennem produktudvikling af bl.a. syrlige øl og nye ingredienser - Arbejder med en bæredygtighedsforståelse - Bidrager til at brande Lejre Kommune udadtil - At virksomheden er lokalt forankret og deltager aktivt i lokale netværk og indgår i lokale partnerskaber Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Udgiften er tidligere bevilget af udvalget. Bilag: 1. Karen Hertz - Indstilling Lejre Erhverspris 2. Hans Jørgen Lych Larsen - Indstilling til Lejre Kommunes erhvervspris 3. Indstilling 16.docx

7 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 5 4. ET - Udbuds- og Indkøbspolitik efter kommentering Sagsnr.: 16/2782 Resumé: Udvalget for Erhverv & Turisme drøftede på mødet den 4. april 2016 første udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik. De godkendte samtidig, at udkastet blev sendt til kommentering inden det endelige forslag forelægges til politisk behandling. Der er indkommet en række forskellige kommentarer og forslaget er tilpasset i forhold til disse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Udbuds- og Indkøbspolitikken godkendes. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Indstillingen anbefales. Der vedlægges bilag med kommentarer fra høringspartnere m.v. inden behandling af sagen i Kommunalbestyrelsen. Afbud: Ole Blickfeldt (O) Sagsfremstilling: Udvalget for Erhverv & Turisme behandlede på sit møde den 4. april 2016 udkast til Udbuds- og indkøbspolitik. Udkastet var udarbejdet på baggrund af feedback og drøftelser fra Kommunalbestyrelsens temamøde den 7. januar 2016 og feedback fra leverandørmødet på bygge-/anlægsområdet i november Udvalget for Erhverv & Turisme drøftede udkastet til politik og godkendte, at udkastet blev sendt til kommentering. Forslag til politik blev lagt på Lejre Kommunes hjemmeside med opfordring til at kommentere, og fremsendt til de lokale erhvervsforeninger. Derudover blev forslaget fremsendt til Miljøstyrelsen og Miljømærkning Danmark samt rundsendt i Lejre Kommunes interne udbudsnetværk. Der indkom kommentarer fra Miljøstyrelsen og Miljømærkning Danmark. LEF Håndværkergruppen inviterede administrationen med til et møde, hvor blandt andet udbudspolitikken blev drøftet. Andre interessenter og samarbejdspartnere har tidligere givet input, som er indarbejdet i det udkast som blev sendt til kommentering Interne indkøbere har ligeledes kommenteret på forslaget til Udbuds- og Indkøbspolitik. På baggrund af de indkomne forslag er Udbuds- og Indkøbspolitikken nu tilpasset, sådan at: Der er fokus på, at politikken er nem og overskuelig at læse

8 Lejre Kommune Udvalget for Erhverv & Turisme Side 6 Bygge-/Anlægsområdets særpræg og procedure for indkøb på dette område fremgår tydeligere Dynamiske indkøbssystemer indgår som et område, der skal afprøves Det fremgår tydeligere, at de samarbejder vi har forpligtet os i, anvender vi også Miljømål fremstår tydeligere Anerkendte værktøjer til TCO-beregning anvendes Der sker opfølgning på de krav, vi stiller. Forslag til politik er vedlagt som bilag. Da der er tale om en generel politik som er gældende for hele Lejre Kommune skal politikken godkendes af Kommunalbestyrelsen. Når politikken er godkendt vil der blive igangsat et arbejde med at implementere den. Dette arbejde vil indeholde information til centerchefer, drøftelse i udbudsnetværk og udarbejdelse af konkrete vejledninger, som skal understøtte arbejdet. Udvalget for Erhverv & Turisme og Økonomiudvalget vil modtage status på arbejdet med implementering af politikken ultimo året sammen med status på udbudsplanen. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at forslag til Udbuds- og Indkøbspolitik både sætter en tydelig strategisk retning for arbejdet med udbud og indkøb i kommunen i tråd med visionen om Vores Sted, og samtidig angiver helt konkrete indsatsområder, som kan være styrende for det praktiske arbejde. Handicappolitik: Sagen har ikke direkte handicappolitiske aspekter, men har i kraft af politikkens fokus på CSR også betydning for fx fastholdelse og inklusion af handicappede på arbejdsmarkedet. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke direkte økonomiske konsekvenser. Bilag: 1. Udkast til Udbuds- Indkøbspolitik - maj HU Retningslinje i forbindelse med udbudsstrategien.pdf 3. v1 Udkast - Udbuds- og Indkøbspolitik marts ver2 Rikkedreyerkomm.docx 4. Rikke Dreyer - Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre 5. v1 Spørgeskema - Leverandørmøde Lejre Kommune(1).DOCX 6. Iben Sohn: Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre 7. Ver1 Udkast - Udbuds- og Indkøbspolitik marts ver2 Rikkedreyerkomm, iben.docx(1).docx 8. Referat Møde LEF Håndværker gruppen d. 21. april 2016.docx(1).DOCX 9..Kommentar fra CVO til Udbuds- og Indkøbspolitik (1).DOCX 10. v1 Morten Larsen - SV Udbuds- og indkøbspolitik(1).msg.msg 11. v1 Administrationsgrundlag - sociale klausuler v docx(1).docx 12. v1 - Administrationsgrundlag Bilag - kontraktformuleringer v2.docx(1).docx

9 Bilag: 3.1. Karen Hertz - Indstilling Lejre Erhverspris Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41422/16

10 From: Karen Hertz Sent: 9 May :33: To: Thomas Hørdam Subject: Indstilling Lejre Erhverspris Kære Thomas Hørdam, Jeg vil gerne indstille Herslev Bryghus til årets erhvervspris. Til min ærgelse ser jeg, at fristen var kl.12 idag - havde set det som kl. 24 og håber meget, at min indstilling kan nå med i bunken på trods af forsinkelsen. Ud fra de gældende kriterier, kan jeg ikke komme i tanke om en mere kvalificeret kandidat til årets erhvervspris i Lejre Kommune end Herslev Bryghus. Virksomheden har igennem de seneste år skabt adskillige nye jobs og er ekstremt innovativ på et plan, der giver genlyd i hele landet bl.a. med deres syrlige øl og brug af utraditionelle ingredienser. Og på trods af stor travlhed er Herslev Bryghus med Tore Jørgensen i spidsen yderst nærværende i lokalmiljøet og i netværket omkring kommunens fødevareiværksættere. Her deler man med stor generøsitet ud af egne erfaringer med opstart og drift af fødevarevirksomhed. Herslev Bryghus arbejder ud fra ikke bare et grønt og økologisk perspektiv, men med en bæredygtighedsforståelse, der breder sig over hele deres produktion og ud i et større samfundsperspektiv. Således søger og opbygger virksomheden tætte partnerskaber og forpligtende samarbejder med andre lokale, grønne virksomheder herunder vores (Grønvirke) samt Østagergaard. Der er ingen tvivl om, at Herslev Bryghus bidrager yderst positivt til Lejres brand - ja, man kan vel nærmest sige, at virksomheden er indbegrebet af mange af de værdier og praksisser, som kommunen gerne vil kendes for. Virksomheden fortjener at blive anerkendt for deres flotte resultater og villighed til at lade deres succes komme lokalsamfundet, kommunen og andre iværksættere til gode. Jeg håber, man vil se med velvilligt på min indstilling - på trods af forsinkelsen. På forhånd tak. -- Mange hilsner Karen Hertz Projektudvikler Grønvirke Mobil:

11

12 Bilag: 3.2. Hans Jørgen Lych Larsen - Indstilling til Lejre Kommunes erhvervspris Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41421/16

13 From: Hans Jørgen Lych Larsen Sent: 8 May :11: To: Thomas Hørdam Subject: Indstilling til Lejre Kommunes erhvervspris Attachments: Indstilling 16.docx, ATT00001.txt Kære Thomas Vedlagt finder du Lejre Turistforenings indstilling af Drejergården til Lejre Kommunes Erhvervspris Venlig hilsen Hans Jørgen L. Larsen Lejre Turistforening

14 Til Udvalget for Erhverv og Turisme Lejre d. 8. maj 2016 Lejre Turistforening indstiller: Drejergården, Roskildevej 34-38, Skov-Hastrup, Hvalsø, til Lejre Kommunes Erhvervspris. Begrundelse: Drejergården har skabt et mangesidet produkt, der vil gavne udviklingen af turismen og brandingen af Lejre Kommune. De har på gården indrettet et bed & breakfast tilbud. Dertil kommer, at de arrangerer kurser og foredrag kombineret med spisning. I tilknytning til gården er der et økologisk landbrug. Drejergården har derigennem vist nye veje for udvikling af et turismeprodukt ved at levere et flerstrenget tilbud på den udfordring at skabe et nyt turismeprodukt. Drejergården bidrager desuden til at udvikle Lejre Kommune som en økologisk kommune i kraft af, at de driver 30 ha landbrugsjord på økologisk vis. De kulturelle events, som Drejergården har arrangeret, vil også kunne appellere til verdenen uden for kommunen. Drejergården bidrager også derigennem til en branding af kommunen. Venlig hilsen Hans Jørgen L. Larsen Formand Lejre Turistforening

15

16 Bilag: 3.3. Indstilling 16.docx Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41421/16

17 Til Udvalget for Erhverv og Turisme Lejre d. 8. maj 2016 Lejre Turistforening indstiller: Drejergården, Roskildevej 34-38, Skov-Hastrup, Hvalsø, til Lejre Kommunes Erhvervspris. Begrundelse: Drejergården har skabt et mangesidet produkt, der vil gavne udviklingen af turismen og brandingen af Lejre Kommune. De har på gården indrettet et bed & breakfast tilbud. Dertil kommer, at de arrangerer kurser og foredrag kombineret med spisning. I tilknytning til gården er der et økologisk landbrug. Drejergården har derigennem vist nye veje for udvikling af et turismeprodukt ved at levere et flerstrenget tilbud på den udfordring at skabe et nyt turismeprodukt. Drejergården bidrager desuden til at udvikle Lejre Kommune som en økologisk kommune i kraft af, at de driver 30 ha landbrugsjord på økologisk vis. De kulturelle events, som Drejergården har arrangeret, vil også kunne appellere til verdenen uden for kommunen. Drejergården bidrager også derigennem til en branding af kommunen. Venlig hilsen Hans Jørgen L. Larsen Formand Lejre Turistforening

18 Bilag: 4.1. Udkast til Udbuds- Indkøbspolitik - maj 2016 Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41395/16

19 Revideret maj 2016, Fortællingen om Lejre Kommune Vores Sted I Lejre Kommune bygger vi drømmen om det aktive liv, omgivet af natur og med masser af frirum. Midt blandt vore forfædres kæmpehøje og samme sted, hvor vikingerne byggede deres landsbyer, lever sagnet om Skjoldungerne. Her bygger vi den moderne landsby med kvalitet, fællesskab og tryghed i centrum. Her skaber vi gode rammer for fællesskaber og tager ansvar. Her integrerer vi naturen overalt. Her skaber vi frirum. Der findes et sted der tør Vores Sted. Vores Sted vil være et levende svar på de store samfundsspørgsmål om urbanisering, centralisering, ligegyldighed og stress. Vi holder af storbyen, hvor de fleste af os har vore jobs, men her i Lejre Kommune bor og lever vi. Vi vil have frihed og frirum til at lege i skoven, fiske i fjorden og nyde roen. Vi vil have børn der klatrer i træer og hopper i vandpytter. Vi vil spise ordentligt. Vi vil passe på vores natur for det er den, vi elsker, og det er den, vi spiser. Små, store og helt unikke steder findes og skabes overalt i kommune af alle vores mange iværksættere og ildsjæle. Vi vil skabe plads til initiativ og kreativitet hos borgere, lokalsamfund og i det lokale erhvervsliv, hvor håndværksmæssig kvalitet og iværksætteri trives. Vores kommunekontor vil ikke bare være en forvalter, men vil være en partner for borgere og iværksættere, være kreativ og finde løsninger, så visionen om den moderne landsby lever i praksis alle steder i kommunen. For vi tror på, at Lejre Kommune skal være et sted, hvor vækst ikke bare er en abstrakt økonomisk målsætning men konkret vækst i kvalitet, i lykke, i foretagsomhed med frihed til at realisere drømmen om vores Sted. Vores Sted er fortællingen om Lejre Kommune: Vores fælles DNA dét vi allerede har - og visionen om dét, som Kommunalbestyrelsen og borgerne gerne vil have mere for at understøtte det gode liv også for fremtidige generationer. Det gør vi konkret gennem 5 principper; 1. Vi har en effektiv og bæredygtig drift. 2. Vi er tillidsfulde og retfærdige. 1

20 3. Vi skaber engagerende fællesskaber. 4. Vi skaber frirum til initiativ. 5. Vi integrerer naturen i alt. De fem principper skal gennemstrømme hele kommunens virke. Udbuds- og indkøbspolitikken skal understøtte kernefortællingen og visionen om Vores Sted og de fem principper for den kommunale organisation. 2

21 Indledning Formålet med Udbuds- og indkøbspolitikken Det overordnede formål med udbuds- og indkøbspolitikken er at understøtte Kommunalbestyrelsens vision og målsætninger for udvikling af Lejre Kommune, jf. visionen om Vores Sted. Indkøb udgør en stor del af Lejre Kommunes samlede driftsudgifter, og politikken skal være med til at sikre, at borgernes skattekroner anvendes bedst muligt, og at Lejre Kommune påvirker markedet og det omkringliggende samfund på en positiv måde, når vi køber ind. Politikken skal desuden give borgere, potentielle leverandører, andre samarbejdspartnere og medarbejdere viden om, hvordan Lejre Kommune køber ind, og hermed hvad de kan forvente af kommunens udbud og indkøb. Hvad er omfattet af Udbuds- og indkøbspolitikken? Udbuds- og indkøbspolitikken omhandler køb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver både når købes ind via udbud, og når der er tale om indkøb under tærskelværdierne. Udbuds- og indkøbspolitikken er derfor en rettesnor for alle de indkøb, der foretages i Lejre Kommune. Konkurrenceudsættelse indeholder særlige hensyn til information, planlægning og inddragelse af medarbejdere, jf. MED aftalen af 11. december 2013, som skal efterleves. Konkurrenceudsættelse skal herudover ske efter samme værdier og retningslinjer, som alle andre indkøb der foretages gennem udbud. Organisering af udbuds- og indkøbsarbejdet Lejre Kommune prioriterer at samarbejde med andre, hvis det er til fordel for Lejre Kommune. Vi tager konkret - fra opgave til opgave og fra samarbejde til samarbejde - stilling til, om det er en fordel for Lejre Kommune at samarbejde med andre. Lejre Kommune deltager aktivt i følgende samarbejder: FUS (Fællesudbud Sjælland) Gennem samarbejdet anvender kommunerne indkøbsressourcerne effektivt, da tovholderrollen for gennemførelse af udbud går på skift. Alle kommuner har indflydelse på 3

22 indholdet af udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationer, som fagpersonerne udarbejder. Lejre Kommune tager stilling til deltagelsen i FUS udbud efter konkret vurdering. SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) SKI udbyder forpligtende og frivillige rammeaftaler. Lejre Kommune tilslutter sig som udgangspunkt de forpligtende rammeaftaler, hvis det giver værdi for kommunen. Afdelingen for Udbud & Indkøb i Koncernsekretariat & Udvikling koordinerer og understøtter indkøbsarbejdet i Lejre Kommune. Udbud & Indkøb afholder blandt andet årlige dialogmøder med alle centerchefer, med henblik på at planlægge og koordinere kommende udbud og for at sikre, at de indgåede aftaler anvendes og dermed både sikrer leverandørerne den omsætning, som de har forudsat i tilbudet og sikrer, at Lejre Kommune høster fordelene. Møderne har også til formål at afdække nye områder med potentielle muligheder og fordele for Lejre Kommune. Derudover foretages en lang række indkøb, licitationer og udbud decentralt i centrene. Disse lokale aftaler indgås og administreres af fagområderne med udgangspunkt i denne indkøbs- og udbudspolitik. Planlægning Udbud & Indkøb udarbejder en årlig udbudsplan, der godkendes af udvalgene og Økonomiudvalget samtidig med godkendelse af fagudvalgenes årsplaner. Udbud af bygge- og anlægsprojekter behandles fra sag til sag med afsæt i de anlægsplaner, som vedtages af de politiske udvalg samtidig med årsplanerne. Der gøres status på såvel udbuds- som anlægsplaner i september måned, hvor fagudvalgene og Økonomiudvalget forelægges en generel status på årsplanerne. Økonomiudvalget forelægges ultimo året en opfølgning på de udbud, som er gennemført i henhold til den vedtagne udbudsplan. Opfølgningen viser bl.a. hvilke fordele i form af bedre kvalitet og/eller lavere omkostninger, som udbuddene har bidraget til at realisere. Fem principper 4

23 Lejre Kommune følger 5 principper, når vi køber ind. Principperne afspejler Kommunalbestyrelsens vision for udvikling af kommunen og de politiske målsætninger: Fokus på formålet og visionen Åbenhed, gennemsigtighed og dialog Gevinstrealisering og opfølgning på aftalerne Bæredygtighed og samfundsansvar Mindre virksomheders muligheder for at byde Fokus på formålet og visionen Lejre Kommune vil have fokus på formålet med den service / opgave, der udbydes frem for på detaljerede proceskrav: hvem er målgruppen, hvad er deres behov nu og på sigt, hvad er det for en forandring eller udvikling vi ønsker at opnå med indkøbet? Med dét som afsæt balancerer vi vægtningen af pris, kvalitet, miljø og bæredygtighed - altid ud fra en konkret vurdering og altid med visionen om Vores Sted for øje. Vi tager konkret stilling til, om en bygge-/anlægsopgave bedst udbydes i fagentreprise eller som hovedentreprise ud fra formålet. Vi ved, at nogle gange er de billigste løsninger tilstrækkeligt gode. Andre gange er den dyre løsning billigst på sigt. For at sikre et langsigtet perspektiv tænker vi altid Total Cost of Ownership (TCO) med ind i prisen. Vi anvender anerkendte TCO-værktøjer som fx Miljøstyrelsens for at støtte arbejdet. Lejre Kommune vil udvikle udbud, der fremmer innovation af kommunens egne kerneopgaver, og udbyde opgaver som andre organisationer har som deres kerneforretning. Vel at mærke på en måde der giver en potentiel leverandør/samarbejdspartner mulighed for at præstere sit bedste til gavn både for Lejre Kommune og for virksomheden selv. Derfor vil Lejre Kommune, når muligt, anvende funktionsudbud. Åbenhed, gennemsigtighed og dialog Lejre Kommune vil skabe gennemsigtighed og åbenhed om sine indkøb. Det sker bl.a. gennem offentliggørelse af årlige udbudsplaner, som giver mulige tilbudsgivere et overblik over hvilke varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlæg, der udbydes det kommende år. Planen opdateres løbende og kommunikeres aktivt gennem forskellige kanaler, herunder hjemmeside, linked-in grupper, nyhedsbreve til erhvervslivet m.v. 5

24 Vi tager i planlægningen af udbuddene relevante hensyn til erhvervslivet. Dels for at understøtte, at kommunen opleves som en professionel samarbejdspartner og dels for at sikre, at kommunen modtager de bedst tænkelige tilbud. For eksempel udbydes store opgaver ikke lige op til sommerferie perioden, med tilbudsfrist lige efter ferien. Vi tror på, at de gode resultater skabes gennem dialog og gensidig forståelse. Derfor prioriterer vi dialog såvel med slutbruger som markedet. Vi skriver udbud, så de er til at forstå og derfor til at byde ind på - for såvel små som store virksomheder. Gevinstrealisering og opfølgning på aftalerne Når Lejre Kommune har indgået en aftale vil vi sikre os, at den bruges - og bruges rigtigt, og at leverandøren lever op til kontrakten. Derfor har vi klare principper for, hvordan økonomiske og/eller kvalitetsmæssige gevinster ved et udbud, dokumenteres og realiseres, så evt. frigjorte penge kan indgå i en aktiv, politiske prioritering af hvordan de bruges fremadrettet; det kan være til at styrke kommunens likviditet, til geninvestering i området eller til løft af serviceniveauet på et helt andet kommunalt aktivitetsområde. Lejre Kommune sikrer sig også gennem systematisk opfølgning, at leverandøren lever op til kontrakten og vi får, hvad vi har betalt for og at kommunen krav til miljø- og arbejdsvilkår overholdes. Opfølgningen sker både lokalt hos den enkelte institution, som har kontrakten, og ved centrale initiativer, jf. afsnit Organisering af udbuds- og indkøbsarbejdet. Bæredygtighed og samfundsansvar (CSR) Lejre Kommune ønsker at fremme en bæredygtig udvikling, som gør op med forbrug og smid væk og som på den lange bane giver et plus på bundlinjen for både producenter, leverandører og kommunen som forbruger. Derfor inddrager vi bæredygtighedshensyn, når det er muligt og hensigtsmæssigt, bl.a. ved at overveje hvordan mål om øget genanvendelse af materialer og ressourceeffektivitet kan indarbejdes i evt. kontraktvilkår, tildelingskriterier mv. Ved hvert udbud vurderer Lejre Kommune konkret, hvilke miljøkrav vi vil sætte. Det kan være miljøkrav til virksomheden, til varen/ydelsen og konkrete krav til fx kvalitet, levetid, miljø eller emballering. 6

25 Vi vil desuden arbejde videre med CSR og være os vores ansvar som storindkøbere bevidst. Lejre Kommune stiller allerede i dag krav til vores leverandører i form af sociale klausuler og arbejdsklausuler det vil vi fortsat udvikle på og prøve grænser af for hele tiden i dialog med markedet. Arbejdsmiljøet for medarbejderne både vores egne og leverandørernes er vigtigt, og Lejre Kommune prioriterer et godt arbejdsmiljø højt, når vi køber ind. Gennem de sociale klausuler kan vi stille krav om fastholdelsespolitik, sygefraværspolitik og andre relevante politikker i de brancher, hvor vi ved der er udfordringer. Når vi køber ind til vores medarbejdere sikrer vi, at der altid er en intern fagperson, som har forholdt sig til arbejdsmiljøet og kvaliteten kradser bomulden i uniformen? sidder man godt på stolen? det vil vi vide, inden vi køber ind. Mindre virksomheders muligheder for at byde Lejre Kommune ønsker at udnytte de muligheder, der er i lovgivningen for at styrke mulighederne for at små og mellemstore virksomheder kan byde ind på en opgave. Vi vil have en fleksibel og dynamisk tilgang til opgaverne, hvor stort ikke automatisk er bedst men heller ikke pr. definition værst. For at fremme mindre virksomheders muligheder benytter Lejre Kommune flere leverandører, når det er hensigtsmæssigt, og stiller krav, der er tilpasset aktørernes størrelse på det aktuelle marked. Konkret betyder det f.eks., at kravet om garantistillelse ændres fra 0,5 mio. kr. til 1 mio. kr., så der fremover først udløses krav om garantistillelse ved udbud over 1 mio. kr. Vi vil også teste dynamiske indkøbssystemer, hvor leverandører løbende har mulighed for at blive optaget på en rammeaftale. Det giver nye virksomheder en mulighed for at komme ind på markedet. Det gør vi Principperne ovenfor skal efterleves i alle dele af organisationen, og vil blive understøttet gennem følgende, konkrete tiltag: Garantistillelse: Garantistillelse stilles ved 1 mio. kr. fremfor tidligere ved 0,5 mio. kr. 7

26 Uddannelse: Ledere og medarbejdere som arbejder med udbud og indkøb uddannes med afsæt i den nye udbudslovgivning og udbuds- og indkøbspolitikken. Standardkontrakter: Vi udarbejder og implementerer standardkontrakter for at sikre, at det er åbent og gennemsigtigt hvad vi forventer af vores leverandører, og hvad de kan forvente af os. Overblik over kommunens kontrakter: Vi skaber et fælles overblik over de kontrakter, vi har indgået, for at vide hvilke forpligtelser vi har og hvad vi køber på tværs af kommunen. Udfordre SKI på forsøgsbasis: Vi vil udvælge et område, hvor vi i stedet for at købe gennem en SKI-aftale vil afprøve en anden måde at købe ydelsen på, og hvor vi knytter sociale forpligtelser til købet. Det kan være med eget udbud eller i et klyngesamarbejde med andre kommuner. Vi vil starte med at have fokus på fødevareområdet. Innovation: Lejre Kommune vil fremme innovative løsninger ved at anvende udbud med forhandling, innovationspartnerskaber, kravspecificere med tanke på funktionsudbud, tættere udviklingssamarbejder, omvendt licitation og fokus på totalomkostninger. Tilbagemelding til tilbudsgivere: Vi vil give relevant og brugbar feedback til tilbudsgivere, som har brugt tid på at afgive et tilbud, men ikke har fået tildelt opgaven. Både for at fremstå som en professionel samarbejdspartner og for at give vores bidrag til, at erhvervsvirksomheder øger deres viden om offentlige indkøb. Udbudsplan: Udbudsplanen giver overblik over andelen af udbud, som gennemføres i samarbejde med andre kommuner (FUS), hvilke udbud der gennemføres via SKI og hvilke der gennemføres af Lejre Kommune. Udbudsplanen omfatter også de udbud af bygge- og anlægsopgaver som er planlagt for det kommende år. Administrationen udarbejder en årlig status ved udgangen af året som et led i gennemsigtigheden. Dynamiske indkøbssystemer: Dynamiske indkøbssystemer giver mulighed for løbende at optage nye leverandører på en rammeaftale. Vi vil teste hvilke muligheder og fordele denne indkøbsmodel giver. Gevinstrealisering og compliance : Vi sikrer klare rammer for hvordan vi realiserer de fordele vi opnår gennem udbud og indkøb, herunder hvordan vi høster de besparelser, der kan følge af et udbud. Vi måler løbende compliance. Opfølgning på krav: Vi følger op på de krav, vi har stillet til leverandøren og tager fra gang til gang stilling til, hvordan det gøres bedst. 8

27 9

28 Bilag: HU Retningslinje i forbindelse med udbudsstrategien.pdf Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 27821/16

29

30

31

32

33 Bilag: 4.3. v1 Udkast - Udbuds- og Indkøbspolitik marts ve r2 Rikkedreyerkomm.docx Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46311/16

34 Revideret marts 2016, UDKAST2 Fortællingen om Lejre Kommune Vores Sted I Lejre Kommune bygger vi drømmen om det aktive liv, omgivet af natur og med masser af frirum. Midt blandt vore forfædres kæmpehøje og samme sted, hvor vikingerne byggede deres landsbyer, lever sagnet om Skjoldungerne. Her bygger vi den moderne landsby med kvalitet, fællesskab og tryghed i centrum. Her skaber vi gode rammer for fællesskaber og tager ansvar. Her integrerer vi naturen overalt. Her skaber vi frirum. Der findes et sted der tør Vores Sted. Vores Sted vil være et levende svar på de store samfundsspørgsmål om urbanisering, centralisering, ligegyldighed og stress. Vi holder af storbyen, hvor de fleste af os har vore jobs, men her i Lejre Kommune bor og lever vi. Vi vil have frihed og frirum til at lege i skoven, fiske i fjorden og nyde roen. Vi vil have børn der klatrer i træer og hopper i vandpytter. Vi vil spise ordentligt. Vi vil passe på vores natur for det er den, vi elsker, og det er den, vi spiser. Små, store og helt unikke steder findes og skabes overalt i kommune af alle vores mange iværksættere og ildsjæle. Vi vil skabe plads til initiativ og kreativitet hos borgere, lokalsamfund og i det lokale erhvervsliv, hvor håndværksmæssig kvalitet og iværksætteri trives. Vores kommunekontor vil ikke bare være en forvalter, men vil være en partner for borgere og iværksættere, være kreativ og finde løsninger, så visionen om den moderne landsby lever i praksis alle steder i kommunen. For vi tror på, at Lejre Kommune skal være et sted, hvor vækst ikke bare er en abstrakt økonomisk målsætning men konkret vækst i kvalitet, i lykke, i foretagsomhed med frihed til at realisere drømmen om vores Sted. Vores Sted er fortællingen om Lejre Kommune: Vores fælles DNA dét vi allerede har - og visionen om dét, som Kommunalbestyrelsen og borgerne gerne vil have mere for at understøtte det gode liv også for fremtidige generationer. Det gør vi konkret gennem 5 principper; 1. Vi har en effektiv og bæredygtig drift. 2. Vi er tillidsfulde og retfærdige.

35 3. Vi skaber engagerende fællesskaber. 4. Vi skaber frirum til initiativ. 5. Vi integrerer naturen i alt. De fem principper skal gennemstrømme hele kommunens virke. Udbuds- og indkøbspolitikken skal understøtte kernefortællingen og visionen om Vores Sted og de fem principper for den kommunale organisation.

36 Indledning Formålet med Udbuds- og indkøbspolitikken Det overordnede formål med udbuds- og indkøbspolitikken er at understøtte Kommunalbestyrelsens vision og målsætninger for udvikling af Lejre Kommune, jf. visionen om Vores Sted. Indkøb udgør en stor del af Lejre Kommunes samlede driftsudgifter, og politikken skal være med til at sikre, at borgernes skattekroner anvendes bedst muligt, og at Lejre Kommune påvirker markedet og det omkringliggende samfund på en positiv måde, nårmåde, når vi køber ind. Politikken skal desuden give borgere, potentielle leverandører, andreleverandører, andre samarbejdspartnere og medarbejdereog videnmedarbejdere viden om, hvordan Lejre Kommune køber ind, og hermed hvad de kan forvente af kommunens udbud og indkøb. Hvad er omfattet af Udbuds- og indkøbspolitikken? Udbuds- og indkøbspolitikken omhandler køb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver både når købes ind via udbud, og når der er tale om indkøb under tærskelværdierne. Udbuds- og indkøbspolitikken er derfor en rettesnor for alle de indkøb, der foretages i Lejre Kommune. På bygge- og anlægsområdet er der særlige regler for hvordan der skal indhentes tilbud på opgaver. De særlige regler findes i Tilbudsloven og vil ikke blive yderligere beskrevet her. Udbuds- og Indkøbspolitikkens principper gælder også for køb af bygge- og anlægsydelser, uanset hvilken måde, de indkøbes på. Konkurrenceudsættelse indeholder særlige hensyn til information, planlægning og inddragelse af medarbejdere, jf. MED aftalen af 11. december 2013, som skal efterleves. Konkurrenceudsættelse skal herudover ske efter samme værdier og retningslinjer, som alle andre indkøb der foretages gennem udbud. Organisering af udbuds- og indkøbsarbejdet Lejre Kommune prioriterer at samarbejde med andre, hvis det er til fordel for Lejre Kommune. Vi tager konkret - fra opgave til opgave - stilling til, om det er en fordel for Lejre Kommune at samarbejde med andre. Lejre Kommune deltager aktivt i følgende samarbejder:

37 FUS (Fællesudbud Sjælland) Gennem samarbejdet anvender kommunerne indkøbsressourcerne effektivt, da tovholderrollen for gennemførelse af udbud går på skift. Alle kommuner har indflydelse på indholdet af udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationer, som fagpersonerne udarbejder. Lejre Kommune tager stilling til deltagelsen i FUS udbud efter konkret vurdering. SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) SKI udbyder forpligtende og frivillige rammeaftaler. Lejre Kommune tilslutter sig som udgangspunkt de forpligtende rammeaftaler, hvis det giver værdi for kommunen. Afdelingen for Udbud & Indkøb i Koncernsekretariat & Udvikling koordinerer og understøtter indkøbsarbejdet i Lejre Kommune for alle tværgående køb af varer og tjenesteydelser. Tværgående køb er defineret som køb af varer eller tjenesteydelser, som flere centre har behov for. Udbud & Indkøb afholder årlige dialogmøder med alle centerchefer, med henblik på at planlægge og koordinere kommende udbud og for at sikre, at de indgåede aftaler anvendes og dermed både sikrer leverandørerne den omsætning, som de har forudsat i tilbudettilbuddet og sikrer, at Lejre Kommune høster fordelene. Møderne har også til formål at afdække nye områder med potentielle muligheder og fordele for Lejre Kommune. Derudover foretages en lang række indkøb, licitationer og udbud decentralt i centrene. Disse lokale aftaler indgås og administreres af fagområderne med udgangspunkt i denne indkøbs- og udbudspolitik. Planlægning Udbud & Indkøb udarbejder en årlig udbudsplan, der godkendes af udvalgene og Økonomiudvalget samtidig med godkendelse af fagudvalgenes årsplaner. Udbud af bygge- og anlægsprojekter behandles fra sag til sag med afsæt i de anlægsplaner, som vedtages af de politiske udvalg samtidig med årsplanerne. Der gøres status på såvel udbuds- som anlægsplaner i september måned, hvor fagudvalgene og Økonomiudvalget forelægges en generel status på årsplanerne. Økonomiudvalget forelægges ultimo året en opfølgning på de udbud, som er gennemført i henhold til den vedtagne udbudsplan. Opfølgningen viser bl.a. hvilke fordele i form af bedre kvalitet og/eller lavere omkostninger, som udbuddene har bidraget til at realisere.

38 Fem principper Lejre Kommune følger 5 principper, når vi køber ind. Principperne afspejler Kommunalbestyrelsens vision for udvikling af kommunen og de politiske målsætninger: Fokus på formålet og visionen Åbenhed, gennemsigtighed og dialog Gevinstrealisering og opfølgning på aftalerne Bæredygtighed og samfundsansvar Mindre virksomheders muligheder for at byde Fokus på formålet og visionen Lejre Kommune vil have fokus på formålet med den service / opgave, der udbydes frem for på detaljerede proceskrav: hvem er målgruppen, hvad er deres behov nu og på sigt, hvad er det for en forandring eller udvikling vi ønsker at opnå med indkøbet? Med dét som afsæt balancerer vi vægtningen af pris, kvalitet, miljø og bæredygtighed - altid ud fra en konkret vurdering ogvurdering og altid med visionenmed omvisionen om Vores Sted for øje. Vi ved, at nogle gange er de billigste løsninger tilstrækkeligt gode. Andre gange er den dyre løsning billigst på sigt. For at sikre et langsigtet perspektiv tænker vi altid Total Cost of Ownership (TCO) med ind i prisen. Lejre Kommune vil udvikle udbud, der fremmer innovation af kommunens egne kerneopgaver, og udbyde opgaver som andre organisationer har som deres kerneforretning. Vel at mærke på en måde der giver en potentiel leverandør/samarbejdspartner mulighed for at præstere sit bedste til gavn både for Lejre Kommune og for virksomheden selv. Derfor vil Lejre Kommune, når muligt, anvende funktionsudbud. Åbenhed, gennemsigtighed og dialog Lejre Kommune vil skabe gennemsigtighed og åbenhed om sine indkøb. Det sker bl.a. gennem offentliggørelse af årlige udbudsplaner, som giver mulige tilbudsgivere et overblik over hvilke varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlæg, der udbydes det kommende år. Planen opdateres løbende og

39 kommunikeres aktivt gennem forskellige kanaler, herunder hjemmeside, linked-in grupper, nyhedsbreve til erhvervslivet m.v. Vi tager i planlægningen af udbuddene relevante hensyn til erhvervslivet. Dels for at understøtte, at kommunen opleves som en professionel samarbejdspartner og dels for at sikre, at kommunen modtager de bedst tænkelige tilbud. For eksempel udbydes store opgaver ikke lige op til sommerferie perioden, med tilbudsfrist lige efter ferien. Vi tror på, at de gode resultater skabes gennem dialog og gensidig forståelse. Derfor prioriterer vi dialog såvel med slutbruger som markedet. Vi skriver udbud, så de er til at forstå og derfor til at byde ind på - for såvel små som store virksomheder. Gevinstrealisering og opfølgning på aftalerne Når Lejre Kommune har indgået en aftale vil vi sikre os, at den bruges - og bruges rigtigt, og at leverandøren lever op til kontrakten. Derfor har vi klare principper for, hvordan økonomiske og/eller kvalitetsmæssige gevinster ved et udbud, dokumenteres og realiseres, så evt. frigjorte penge kan indgå i en aktiv, politiske prioritering af hvordan de bruges fremadrettet; det kan være til at styrke kommunens likviditet, til geninvestering i området eller til løft af serviceniveauet på et helt andet kommunalt aktivitetsområde. Lejre Kommune sikrer sig også gennem systematisk opfølgning, at leverandøren lever op til kontrakten og vi får, hvad vi har betalt for og at kommunen krav til miljø- og arbejdsvilkår overholdes. Opfølgningen sker både lokalt hos den enkelte institution, som har kontrakten, og ved centrale initiativer, jf. afsnit Organisering af udbuds- og indkøbsarbejdet. Bæredygtighed og samfundsansvar (CSR) Lejre Kommune ønsker at fremme en bæredygtig udvikling, som gør op med forbrug og smid væk og som på den lange bane giver et plus på bundlinjen for både producenter, leverandører og kommunen som forbruger. Derfor inddrager vi bæredygtighedshensyn, når det er muligt og hensigtsmæssigt, bl.a. ved at overveje hvordan mål om øget genanvendelse af materialer og ressourceeffektivitet kan indarbejdes i evt. kontraktvilkår, tildelingskriterier mv.

40 Vi vil desuden arbejde videre med CSR og være os vores ansvar som storindkøbere bevidst. Lejre Kommune stiller allerede i dag krav til vores leverandører i form af sociale klausuler og arbejdsklausuler det vil vi fortsat udvikle på og prøve grænser af for hele tiden i dialog med markedet. Arbejdsmiljøet for medarbejderne både vores egne og leverandørernes er vigtigt, og Lejre Kommune prioriterer et godt arbejdsmiljø højt, når vi køber ind. Gennem de sociale klausuler kan vi stille krav om fastholdelsespolitik, sygefraværspolitik og andre relevante politikker i de brancher, hvor vi ved der er udfordringer. Når vi køber ind til vores medarbejdere sikrer vi, at der altid er en intern fagperson, som har forholdt sig til arbejdsmiljøet og kvaliteten kradser bomulden i uniformen? sidder man godt på stolen? det vil vi vide, inden vi køber ind. Kommentar [RD1]: På CSR Kompasset under Erhverv- og vækstministeriet står der følgende om CSR: Corporate Social Responsibility (CSR) er betegnelsen for virksomheders arbejde med at integrere sociale og miljømæssige hensyn i deres forretningsaktiviteter Se her: Kommentar [RD2]: I stedet for CSR kunne I skrive: Sociale og etiske hensyn Mindre virksomheders muligheder for at byde Lejre Kommune ønsker at udnytte de muligheder, der er i lovgivningen for at styrke mulighederne for at små og mellemstore virksomheder kan byde ind på en opgave. Vi vil have en fleksibel og dynamisk tilgang til opgaverne, hvor stort ikke automatisk er bedst men heller ikke pr. definition værst. For at fremme mindre virksomheders muligheder benytter Lejre Kommune flere leverandører, når det er hensigtsmæssigt, og stiller krav, der er tilpasset aktørernes størrelse på det aktuelle marked. Konkret betyder det f.eks., at kravet om garantistillelse ændres fra 0,5 mio. kr. til 1 mio. kr., så der fremover altså først udløses krav om garantistillelse ved udbud på over 1. mio. kr. Vi vælger udbudsform ud fra en konkret vurdering og med respekt for principperne i og intentionerne med denne udbuds- og indkøbspolitik. Det gør vi Principperne ovenfor skal efterleves i alle dele af organisationen, og vil blive understøttet gennem følgende, konkrete tiltag: Garantistillelse: Garantistillelse stilles ved 1 mio. kr. fremfor tidligere ved 0,5. Uddannelse: Ledere og medarbejdere som arbejder med udbud og indkøb uddannes med afsæt i den nye udbudslovgivning og udbuds- og indkøbspolitikken.

41 Standardkontrakter: Vi udarbejder og implementerer standardkontrakter for at sikre, at det er åbent og gennemsigtigt hvad vi forventer af vores leverandører og hvad de kan forvente af os. Overblik over kommunens kontrakter: Vi skaber et fælles overblik over de kontrakter, vi har indgået, for at vide hvilke forpligtelser vi har og hvad vi køber på tværs af kommunen. Udfordre SKI på forsøgsbasis: Vi vil udvælge et område, hvor vi i stedet for at købe gennem en SKI-aftale vil afprøve en anden måde at købe ydelsen på, og hvor vi knytter sociale forpligtelser til købet. Det kan være med eget udbud eller i et klyngesamarbejde med andre kommuner. Innovation: Lejre Kommune vil fremme innovative løsninger ved at anvende udbud med forhandling, innovationspartnerskaber, kravspecificere med tanke på funktionsudbud, tættere udviklingssamarbejder, omvendt licitation og fokus på totalomkostninger. Tilbagemelding til tilbudsgivere: Vi vil give relevant og brugbar feedback til tilbudsgivere, som har brugt tid på at afgive et tilbud, men ikke har fået tildelt opgaven. Både for at fremstå som en professionel samarbejdspartner og for at give vores bidrag til, at erhvervsvirksomheder øger deres viden om offentlige indkøb. Udbudsplan: Udbudsplanen giver overblik over andelen af udbud, som gennemføres i samarbejde med andre kommuner (FUS), hvilke udbud der gennemføres via SKI og hvilke der gennemføres af Lejre Kommune. Udbudsplanen omfatter også de udbud af bygge- og anlægsopgaver som er planlagt for det kommende år. Administrationen udarbejder en årlig status ved udgangen af året som et led i gennemsigtigheden. Gevinstrealisering og compliance : Vi sikrer klare rammer for hvordan vi realiserer de fordele vi opnår gennem udbud og indkøb, herunder hvordan vi høster de besparelser, der kan følge af et udbud. Vi måler løbende compliance.

42 Bilag: 4.4. Rikke Dreyer - Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre Udvalg: Udvalget for Erhverv & Turisme Mødedato: 30. maj Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46310/16

43 From: Janie Karin Bitsch Sent: 1 Jun :54: To: Janie Karin Bitsch Subject: VS: Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre Attachments: _v1_Udkast - Udbuds- og Indkøbspolitik marts ver2_rikkedreyerkomm.docx Fra: Rikke Dreyer [mailto:rd@ecolabel.dk] Sendt: 19. april :02 Til: Charlotte Aagreen; 'ibnls@mst.dk' Emne: SV: Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre Kære Charlotte Jeg har aldrig før læst en indkøbspolitik, hvor jeg bagefter tænkte: wow dér ville jeg gerne bo bare det var min kommunes indkøbspolitik. Det er på en måde en meget personlige indkøbspolitik, man kan virkelig mærke, at I har jeres værdier mål og strategi helt inde under huden og så bliver det formidler i enkelt og let tilgængeligt sprog. Jeg fornemmer der ligger en lang proces bag ikke bare med at skrive indkøbspolitikken men med at få så sammenhængende en vision for kommunen. Det er verdensklasse! OG jeg har bare en enkelt kommentarer, som jeg har skrevet ind i vedhæftede version af politikken. Det drejer sig om begrebet CSR som egentlig dækker over både socialeog miljøhensyn. Det er altså en samlet betegnelse for arbejdet med både miljømæssige og sociale hensyn. Jeg har skrevet et forslag til hvad I kan skrive i stedet. Mvh Rikke Fra: Charlotte Aagreen [mailto:chaa@lejre.dk] Sendt: 13. april :15 Til: Rikke Dreyer ; 'ibnls@mst.dk' Emne: Kommentering på udbuds- og indkøbspolitik i Lejre Kære Iben & Rikke Udvalget for Erhverv & Turisme besluttede den 4. april 2016 at sende udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik for Lejre Kommune til mulig kommentering hos samarbejdspartnere, erhvervsforeninger og leverandørgrupper. Jeg har derfor vedhæftet udkast til udbuds- og indkøbspolitik og håber, at I har tid og lyst til at læse den og sende os eventuelle kommentarer. De vil indgå i udarbejdelsen af den endelige politik som forelægges til politisk godkendelse i Kommunalbestyrelsen inden sommerferien. Hvis I vil kommentere på udkastet, skal vi bruge jeres input senest den 29. april Spørgsmål kan rettes til nedenstående.

44 Det er naturligvis jeres kendskab til grønne, økologiske og miljørigtige indkøb I bedes have fokus på. Venlig hilsen Stine Rich Hansen Inger Marie Vynne Leder af Udbud & Indkøb Kommunaldirektør ; stih@lejre.dk imvy@lejre.dk Lejre Kommune Lejre Kommune

45 Revideret marts 2016, UDKAST2 Fortællingen om Lejre Kommune Vores Sted I Lejre Kommune bygger vi drømmen om det aktive liv, omgivet af natur og med masser af frirum. Midt blandt vore forfædres kæmpehøje og samme sted, hvor vikingerne byggede deres landsbyer, lever sagnet om Skjoldungerne. Her bygger vi den moderne landsby med kvalitet, fællesskab og tryghed i centrum. Her skaber vi gode rammer for fællesskaber og tager ansvar. Her integrerer vi naturen overalt. Her skaber vi frirum. Der findes et sted der tør Vores Sted. Vores Sted vil være et levende svar på de store samfundsspørgsmål om urbanisering, centralisering, ligegyldighed og stress. Vi holder af storbyen, hvor de fleste af os har vore jobs, men her i Lejre Kommune bor og lever vi. Vi vil have frihed og frirum til at lege i skoven, fiske i fjorden og nyde roen. Vi vil have børn der klatrer i træer og hopper i vandpytter. Vi vil spise ordentligt. Vi vil passe på vores natur for det er den, vi elsker, og det er den, vi spiser. Små, store og helt unikke steder findes og skabes overalt i kommune af alle vores mange iværksættere og ildsjæle. Vi vil skabe plads til initiativ og kreativitet hos borgere, lokalsamfund og i det lokale erhvervsliv, hvor håndværksmæssig kvalitet og iværksætteri trives. Vores kommunekontor vil ikke bare være en forvalter, men vil være en partner for borgere og iværksættere, være kreativ og finde løsninger, så visionen om den moderne landsby lever i praksis alle steder i kommunen. For vi tror på, at Lejre Kommune skal være et sted, hvor vækst ikke bare er en abstrakt økonomisk målsætning men konkret vækst i kvalitet, i lykke, i foretagsomhed med frihed til at realisere drømmen om vores Sted. Vores Sted er fortællingen om Lejre Kommune: Vores fælles DNA dét vi allerede har - og visionen om dét, som Kommunalbestyrelsen og borgerne gerne vil have mere for at understøtte det gode liv også for fremtidige generationer. Det gør vi konkret gennem 5 principper; 1. Vi har en effektiv og bæredygtig drift. 2. Vi er tillidsfulde og retfærdige.

46 3. Vi skaber engagerende fællesskaber. 4. Vi skaber frirum til initiativ. 5. Vi integrerer naturen i alt. De fem principper skal gennemstrømme hele kommunens virke. Udbuds- og indkøbspolitikken skal understøtte kernefortællingen og visionen om Vores Sted og de fem principper for den kommunale organisation.

47 Indledning Formålet med Udbuds- og indkøbspolitikken Det overordnede formål med udbuds- og indkøbspolitikken er at understøtte Kommunalbestyrelsens vision og målsætninger for udvikling af Lejre Kommune, jf. visionen om Vores Sted. Indkøb udgør en stor del af Lejre Kommunes samlede driftsudgifter, og politikken skal være med til at sikre, at borgernes skattekroner anvendes bedst muligt, og at Lejre Kommune påvirker markedet og det omkringliggende samfund på en positiv måde, nårmåde, når vi køber ind. Politikken skal desuden give borgere, potentielle leverandører, andreleverandører, andre samarbejdspartnere og medarbejdereog videnmedarbejdere viden om, hvordan Lejre Kommune køber ind, og hermed hvad de kan forvente af kommunens udbud og indkøb. Hvad er omfattet af Udbuds- og indkøbspolitikken? Udbuds- og indkøbspolitikken omhandler køb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver både når købes ind via udbud, og når der er tale om indkøb under tærskelværdierne. Udbuds- og indkøbspolitikken er derfor en rettesnor for alle de indkøb, der foretages i Lejre Kommune. På bygge- og anlægsområdet er der særlige regler for hvordan der skal indhentes tilbud på opgaver. De særlige regler findes i Tilbudsloven og vil ikke blive yderligere beskrevet her. Udbuds- og Indkøbspolitikkens principper gælder også for køb af bygge- og anlægsydelser, uanset hvilken måde, de indkøbes på. Konkurrenceudsættelse indeholder særlige hensyn til information, planlægning og inddragelse af medarbejdere, jf. MED aftalen af 11. december 2013, som skal efterleves. Konkurrenceudsættelse skal herudover ske efter samme værdier og retningslinjer, som alle andre indkøb der foretages gennem udbud. Organisering af udbuds- og indkøbsarbejdet Lejre Kommune prioriterer at samarbejde med andre, hvis det er til fordel for Lejre Kommune. Vi tager konkret - fra opgave til opgave - stilling til, om det er en fordel for Lejre Kommune at samarbejde med andre. Lejre Kommune deltager aktivt i følgende samarbejder: