REFERAT af Afdelingsbestyrelsesmøde Tirsdag 19. maj 2015 kl i mødelokalet Femkanten J 1

Transkript

1 AKB Blåkildegård 20. maj 2015 REFERAT af Afdelingsbestyrelsesmøde Tirsdag 19. maj 2015 kl i mødelokalet Femkanten J 1 Tilstede: Søren Evers, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja van Aarsdale, Peter Møller, Jan Erik Lund, Frank Fogh-Dahl, Kenneth Berg, Ole Søndergaard, Nadia Khayzaran, Michella Engelstock, Niels Bisgaard Afbud: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde 21. april 2015 Godkendelse 3. Status siden sidst Godkendelse 4. Meddelelser fra ejendomskontoret Godkendelse 5. Spørgsmål til ejendomskontoret Godkendelse 6. Oplæg til driftsbudget kto Godkendelse 7. Vagtordning Godkendelse 8. Økonomistatus pr Orientering 9. Forbrugsmåling Orientering 10. Eventuelt Orientering 11. Mødeplan Orientering 12. Afdelingsbestyrelsens møde Godkendelse 1

2 1. Godkendelse af dagsorden. Udkast til dagsorden med bilag er udsendt til alle onsdag den 13. maj Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referat fra EK møde 21. april Referat er udsendt til bestyrelsens medlemmer af bestyrelsens referent/sekretær. Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Referatet er godkendt, da der ikke er indkommet indsigelser efter svarfristens udløb. 3. Status siden sidst. - Tagpap på gule container vil blive igangsat senere i lighed med maling af containeren. Bestyrelsen har oplyst passende grøn farve, som vil passe naturligt ind i det grønne miljø. - Seneste byggemødereferater og statusopgørelse for projekt havehegn er fremsendt til byggeudvalgets medlemmer. - Der er skrevet ud til 37 boliger angående manglende vedligeholdelse af have. De resterende sager er sendt til Beboerklagenævnet via KAB-JURA. Vi følger op på sagerne, indtil de er afsluttet. - Bestyrelsen vil vende tilbage til ejendomskontoret angående forslag til ny husorden, råderetsregler, vedligeholdelsesreglement og installationsret, så emnerne kan blive behandlet på efterårets afdelingsmøde. - Der kan stadig være problemer med tryk på vandet i boligblokkene især i spidsbelastningsperioderne, hvor der bruges meget vand på samme tid i blokken. Det skyldes forskellen mellem de gamle tilkalkede vandrør og de nye rør efter badeværelsesudskiftningen er afsluttet. Problemet vil først være løst, når alle vandrør bliver skiftet i forbindelse med helhedsplanen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. - Bemandingssituationen: 2 medarbejdere har været på kursus i 2 dage i maj måned. 1 medarbejder har været på ferie i 1 uge. 1 medarbejder har opsat sin stilling. Stillingen er p.t. ikke besat. Der overvejes nu en løsning med ansættelse af fast rengøringsmedarbejder på 25 timer til varetagelse af rengøringen på afdelingen. 1 medarbejder er langtidssygemeldt. 2

3 - Ejendomskontoret vil være lukket mandag den 25. maj og fredag den 5. juni 2015 hele dagen grundet helligdage. Beboerne har fået en meddelelse ud. - Ejendomskontoret vil ikke anbefale at udføre en generel udskiftning af blandingsbatterier i Blåkildegård, da prøveprojekt i Firkanten F med udskiftning af alle blandingsbatterier i boligerne i denne række til nye moderne energi- og vandbesparende blandingsbatterier viste, at besparelsen ikke kunne hentes hjem indenfor en fornuftig afskrivningsperiode. Vi vil i stedet udskifte løbende til de nye blandingsbatterier efter behov. - Prøveblokken Cirklen A er igangsat, og der har været en del opstartsvanskeligheder og efterfølgende forlænget byggeperiode. Ejendomskontoret følger op på processen. - Der er fremsendt opkrævning på dækning af udgifter for sanering for skimmelsvamp i 1 bolig. Indbetaling er ikke modtaget, hvorved sagen går i fogedretten. Sagen er indanket for Boligretten af beboeren. - Gennemgangen til forberedelse af 5-års eftersyn på udskiftning af gruppetavlerne er afsluttet og der var fejl på ledninger i 2 boliger på 1 gruppe. Vi afventer KAB s udmelding om nødvendigheden af en komplet gennemgang af alle boligernes gruppetavler. - Der er lavet kontrakt med EDC Mæglerne om salg af Blåkildevej 13. Salgsprocessen er igangsat. - Referat af afdelingsmøde den 5. maj 2015 er uddelt til beboerne. - Der er skrevet til nærpolitiet om campingvogne, trailere og lastbil, der står ulovlig parkeret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. Bestyrelsen bad ejendomskontoret om at sørge for, at gårdene opfylder betingelserne i Blåkildegårds husorden 6.9 og Bestyrelsen synes stadig, at der er for meget lys i vaskeriet om natten. De oplyser, at der er lys overalt og ikke blot vågelys ved turtavle. Bestyrelsen spurgte til mulighederne for at lukke de åbne containere ved Sekskanten J? Bestyrelsen ønsker skiltning ved indkørslerne til stikvejene og Blåkildevej med forbud mod parkering af lastbiler over en bruttovægt på kg. Ejendomskontoret bedes sørge for, at paraboler i 3 lejemål opfylder Blåkildegårds husorden. Et træ i boligrækken Firkanten E/F skal beskæres, så man bedre kan komme forbi. Regnvandsrenden i Cirklen B er sunket. Den skal oprettes. Phönix Tag overholder ikke sikkerhedsreglerne ved arbejde på tagene. Snavs fra tagrender efter rensning bliver ligeledes afskaffet gennem nedløbsrørene. Der er en betonskade på facaden mod havesiden ved Femkanten E 8. Det indstilles, at bestyrelsen tager spørgsmål og svar til efterretning. Ejendomskontoret ser på sagerne. Der kan ikke lægges låg på containere. 3

4 6. Oplæg til driftsbudget kto Ejendomskontoret har udarbejdet oplæg til driftsbudget for kto og langtidsplansarbejder. Udkast til budget for kto minus personaleudgifter, likviditetsbudget for kto og aktivitetsbudget er vedlagt dagsordenen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og meddeler ejendomskontoret deres beslutning. Oplæg til driftsbudget blev taget til efterretning og afventer endelig beslutning, når det samlede budget fremlægges på mødet 30. juni Vagtordning. Afdelingsmødet besluttede, at bestyrelsen kunne arbejde videre med en vagtordning, hvis udgiften for denne ikke overskred den vedtagne budgetramme for budget Der er 2 muligheder: Vagtordning ved medarbejdere: Omkostninger vagtordning medarbejdere Enhedspris Månedspris Årspris Grundpris - rådighed 319, , ,60 Udkald pr. time 343,04 Gns månedsløn ,00 Gns. Timeløn 171, Timeløn udkald 100 % 343, Eksempel 1: 7 udkald på én måned af 1 times varighed: Enhedspris Månedspris Årspris Grundpris - rådighed 319, , ,60 7 udkald af 1 time 343, , ,57 Pris i alt , ,17 Eksempel 2: 10 udkald på én måned af 1,5 times varighed: Enhedspris Månedspris Årspris Grundpris - rådighed 319, , ,60 10 udkald af 1,5 time 514, , ,65 Pris i alt , ,25 4

5 Hertil skal lægges udgift for ansættelse af 1 medarbejder, da vagt i en weekend betyder 2 erstatningsfridage. Vagtordning ved eksternt firma: Telefonvagtordning, hvor eksternt firma ved opkald rekvirerer påkrævet service fra afdelingens håndværkere til en pris på 10,- kr. inkl. moms pr. lejemål pr. år og den til enhver tid gældende udkaldsudgift fra håndværkerfirmaets side anslået minimum kr. pr. udkald. Dokumentation for vagtordning ved privat firma vedlægges dagsordenen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og meddeler ejendomskontoret deres beslutning. Ejendomskontoret indhenter oplysninger om håndtering af opkald fra beboerne fra det eksterne firma og erfaringer fra andre boligforeninger i KAB fællesskabet og vender tilbage med oplysningerne til næste AB/EK møde. 8. Økonomistatus pr Udskrift af udgiftskontrol vedlægges dagsordenen til kommentering og orientering. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning med bemærkning om, at Franck og Kenneth vender tilbage med forslag til mødetidspunkter, hvor Niels kan gennemgå budgetkontrollen og svare på spørgsmål. 9. Forbrugsmåling. Opgørelse over marts måneds forbrug af vand, varme og elektricitet foreligger og er vedlagt dagsordenen. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 10. Eventuelt. Bestyrelsen oplyste, at der er en bolig i Cirklen, hvor der nu er flyttet 3 forskellige familier ind i en periode, men navneskiltet er aldrig blevet ændret. Ejendomskontoret undersøger sagen. Der er en bolig i Sekskanten, hvor beboeren er flyttet, og der bor andre personer i lejemålet. Ejendomskontoret undersøger sagen. 5

6 11. Mødeplan. MØDEART DATO TIDSPUNKT STED Helhedsplansgruppemøde Onsdag den 27. Kl Femkanten J 1 maj 2015 AB/EK møde Mandag den 22. Kl Femkanten J 1 juni 2015 Helhedsplansgruppemøde Onsdag den 24. Kl Femkanten J 1 juni 2015 Budgetmøde AB/KAB/EK Tirsdag den 30. juni 2015 Kl Femkanten J Afdelingsbestyrelsens møde. 6