(BEMÆRK fremrykket mødetidspunkt!)

Transkript

1 Referat Mødeforum: Projektgruppen for projekt Styr på styringen Sagsnr.: Dokumentnr. Mødedato: Fredag d. 15. oktober 2010 Tid: Kl (BEMÆRK fremrykket mødetidspunkt!) Sted: Mødelokale 2 i Rådmandshaven Deltagere: Peter Pedersen, Bo Gammelgaard, Sonja Müller, Anne-Louise Boelsmand, Nanna Stryhn, Niels Pedersen, Carina Andersen, Dorte Meiling Nielsen Fraværende: Bettina Høst Poulsen, Johnni Helt Gæster: Bo Guntofte og Glenn Sidor samt medlemmer af Digitaliseringsforum: Poul Kold, Søren Fini Christensen, Pia Buch-Madsen Referent: Dorte Meiling Nielsen Næstved Kommune Teatergade Næstved

2 1. Godkendelse af referat af møde d. 8. oktober 2010, herunder specielt om der er enighed om konklusionerne vedr. arbejdsmiljø/apv/audit og MED-organisationen Godkendt 2. Drøftelse af udkast til program for temadrøftelse med byrådet Udkast til ca. 2 timers program: - Orientering om de anbefalinger, vi lægger op til i projektet v/projektgruppen max. 20 min. - Fokus på arbejdet med mål forståelse for målhierarkiet, hvem ejer og opstiller mål, hvem følger op, hvordan er sammenhængen mellem de forskellige niveauer, årshjul kort oplæg v/projektgruppen, max. 10 min. - Herefter arbejder byrådsmedlemmerne med på forhånd formulerede spørgsmål, evt. opdelt efter fagudvalg, hvis det kan lade sig gøre - formålet skal være at få deres bud på, hvordan de gerne vil være involveret i målprocessen.? max. 45 min. - Opsamling max. 30 min. Temadrøftelsen er flyttet til d. 22. november Peter Pedersen taler hurtigst muligt med Henning Jensen om evt. at invitere Anker Boye, Odense Kommune til at holde oplæg om deres arbejde med mål. Herefter udarbejdes program, hvor fokus skal være på, hvordan man kan arbejde med mål, så det bliver mest muligt motiverende og relevant. 3. Fremlæggelse og drøftelse af de foreløbige resultater af arbejdet med IT v/bo Guntofte og Glenn Sidor Punkterne fra mødet før sommerferien blev gennemgået: Autosignatur Bo Guntofte oplyste, at det er NKOP en, der skal ændres, og der skal være overensstemmelse mellem den faktiske ledelsesstruktur og teknikken. Et ekstra niveau kan etableres, så det bliver muligt at vælge mellem to niveauer. Der skal også skabes mulighed for at få lokale logoer på sin autosignatur. Bo oplyser til referenten, hvornår arbejdet forventes at kunne udføres. Bør vende brugerpanel, når/hvis dette etableres. Brugerforum Det eksisterende brugerforum er blevet suppleret med 5 personer mere fra Børn og Kultur og en fra Job- Omsorg og Sundhed. Glenn Sidor vil henvende sig til Teknik og Miljø for også at få en med herfra. Det er IT-Centrets intention, at alle virksomheder skal besøges hvert halve år. Forholdet mellem IT-Centrets brugerforum og det brugerpanel, som projekt Styr på styringen foreslår etableret blev drøftet. I brugerforum tages kun systemer op, som IT-Centret selv er ejere af. Der er overvejelser om at etablere en legestue for forskellige systemer. Henvendelser skal komme fra systemejere, hvis noget ønskes taget op. Brugerpanelet er bredere tænkt. Side 2 af 5 sider

3 Postkasser i skyen En flytning af postkasser til skyen, som åbenbart befinder sig i Irland, vil kunne give betydelig større postkasser. En opgradering af Exchangeforbindelsen til Outlook vil også kunne give mere plads. IT-Centret rejser sagen i direktionen igen. Samtidig bør projekt Styr på styringen overveje, om man i sine anbefalinger i rapporten skal have noget med om datadisciplin i forhold til at slette mails og vedhæfte filer m.m. Betaling for IT-udstyr Nanna Stryhn spurgte om den betalingsmodel, hvor der kun betales for ekstraudstyr ved udskiftning, kun gælder for pc er på det administrative netværk, eller om det også omfatter pc er rettet mod brugerne f.eks. bibliotekets publikums-pc er eller børnehavens pc til børnene. Svaret var ikke helt klart, og IT-Centret opfordredes til at afklare dette. Telefoner Der er en del kritik af udlægningen til Siemens og Telenor, og IT-Centret erkendte, at det ikke fungerede godt nok. Sonja Müller påpegede det uacceptable i, at man skulle stå længe i kø i butikken, når man skulle have ordnet sin mobiltelefon. Glenn oplyste, at der kan lånes byttetelefon både hos Telenor og i IT-Centret. I forhold til fastnettelefoner er der problemer med, at Siemens ikke svarer. Bo oplyste, at IT- Centret skal have et møde med Siemens, og at de vil lægge op til en udskiftning af leverandør, hvis ikke servicen forbedres mærkbart. IT-Centret forelægger sagen i direktionen til januar. 4. Drøftelse med Digitaliseringsforum af fælles opgaver og snitflader se nedenstående dagsorden 1. Præsentation af digitaliseringsstrategien og de emner og initiativer, som Digitaliseringsforum arbejder med v/formand for Digitaliseringsforum 2. Drøftelse af hvor vi ser henholdsvis de fælles indsatsområder for Digitaliseringsforum og projekt Styr på styringen og snitfladerne mellem de to initiativer 3. Drøftelse af strategier for at nå de mål, som Digitaliseringsforum og projekt Styr på styringen har til fælles, f.eks. mål vedr. implementering af nye systemer, ledelsesinformation og effektivisering af arbejdsgange) 4. Eventuelt Poul Kold orienterede om arbejdet i Digitaliseringsforum. Formålet er at give bedre service til borgere og virksomheder gennem bedre anvendelse af teknologien styrke den digitale ledelse, så ledere bl.a. evalueres på dette være opmærksom på hvordan teknologien bruges i styring, administration og forretningsgange. Derudover er der opstillet fem målsætninger samt et antal pejlemærker, som skal angive, om handlingsplanerne for digitalisering følges. Side 3 af 5 sider

4 Digitaliseringsstrategien hænger sammen med KL s nationale digitaliseringsstrategi, e2012. Der er igangsat et projekt om en IT-modenhedstest på forskellige systemer startende med edoc. Arbejdet er imidlertid strandet på grund af interviewers andet job. Nye systemer skal vurderes i Digitaliseringsforum, før køb besluttes, bl.a. for at vurdere snitflader til andre systemer. Derudover skal IT-Centret inddrages. Der bør være en automatisk kobling mellem disse to, så IT-Centret kommer med en udtalelse til Digitaliseringsforum. Projektgruppen hilste Digitaliseringsforums initiativer velkommen, men mente, at de kunne være mere synlige på intranettet. Derudover opfordredes Digitaliseringsforum til generelt at være opmærksom på, at der er forskel virksomhederne og forvaltningerne. Sammenhængen mellem projektgruppens tanker om styrket implementering af nye initiativer, herunder IT-systemer, og oprettelse af et brugerpanel blev drøftet. Det aftaltes, at punktet sættes på næste møde i Digitaliseringsforum d. 28. oktober 2010, og at projektlederen på projekt Styr på styringen inviteres med til en fælles drøftelse af, hvordan initiativerne kan realiseres. I forbindelse med implementering og brugerpanel er det vigtigste kontakten til systemejerne. Bo Guntofte nævnte, at der p.t. er 233 systemer i Næstved Kommune med tilhørende ejere. Nanna Stryhn mente at brugerpanelet som hovedregel bør inddrages inden køb af administrative systemer, der får virkning også for virksomheder. Niels Pedersen pointerede, at nogle systemer måtte være undtaget fra test i brugerpanel, f.eks. Vinterman. Pia Buch-Madsen mente, at der også er koblinger til Det tværgående administrative forum, og at projektet også bør overveje et møde med dette forum. Herefter vendte mødet tilbage til IT-Centret: Virksomhedsforum Bo Guntofte lovede at sende projektlederen en oversigt over, hvad der er handlet på i forhold til de emner, der blev rejst på workshop i Virksomhedsforum d. 28. september Del 2 i selvforvaltningsaftalen Projektgruppens tanke om at få alt relevant med i selvforvaltningsaftalen i form af link og indberetningsmuligheder blev drøftet. Intranettet skal være på plads, før det kan realiseres. Der vil blive tale om et nyt projekt, hvor IT-Centret, edoc sekretariatet og jurister skal inddrages. Betaling for IT-drift for selvejende institutioner Bo Guntofte nævnte en problematik i forbindelse med betaling for IT-drift for selvejende institutioner. Peter Pedersen og Bo taler om dette i anden sammenhæng. Side 4 af 5 sider

5 5. Drøftelse af kommende mødeplan, herunder afslutningsarrangement Det foreslås, at rapportens temaer tages op på hver deres møde således, jvfr. referat fra projektgruppemøde : 5.11: Tema: - Målhierarki, styringsmodel afklaring af begreber og hvilke konkrete forslag til ændringer/forenklinger foreslår vi? - Oversigt over alle vores konkrete forslag, rubriceret efter hvilken type (forenkling af arbejdsgang, større frihedsgrader, effektivisering m.m.) - Overordnet struktur på rapporten 12.11: Tema: - Større frihed til virksomhederne Central/decentral opgaveløsning Brugerpanel og implementering disse tre temaer egner sig til samlet drøftelse, da de to første hænger tæt sammen, og det sidste faktisk er de konkrete forslag til ændringer/forenklinger 19.11: Tema: - Selvforvaltningsaftalen konkrete forslag til ændringer/ forenklinger? 26.11: Drøftelse af samlet rapport 3.12: Sidste afpudsning på rapport - Afslutningsarrangement? Enighed om at drøfte rapporten i temaer. Afslutningsarrangement kan rykkes til januar vigtigt at alle kan deltage. Ekstra punkt på dagsordenen: 6. Udkast til indkøbs- og udbudspolitik Peter Pedersen bad projektgruppen om at fungere som brugerpanel og drøfte udkast til indkøbs- og udbudspolitik. Da der ikke havde været mulighed for forberedelse, ønskedes punktet taget op igen på projektgruppens møde d. 29. oktober Fungerende indkøbs- og udbudschef Janick Wrona inviteres med til mødet. De få kommentarer projektgruppen nåede at afgive gik på at: afsnit 6 om sanktioner bør blødes op det bør fremgå hvornår SKI-aftaler benyttes bestemmelsen om at fravigelser fra benyttelse af indkøbsaftaler kun kan godkendes af Indkøbskontoret er for snæver bestemmelsen om direkte/indirekte tilskud til velgørende formål bør præciseres det bør overvejes om der bør nævnes andre bagatelgrænser der bør laves et indledende afsnit om, hvordan indkøbs- og udbudspolitikken forholder sig til de personalepolitiske værdier især lidt om dialog og ansvarlighed. 7. Eventuelt Intet. Side 5 af 5 sider