6. februar 2015 Notat. Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Transkript

1 6. februar 2015 Notat Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Grundlag for undersøgelsen Gennemgang af forskningsprojekter Kontrol af udlægsrefusion og lønudbetalinger Vurderingen af kontrollerede bilag på udvalgte udgiftstyper IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Honorering af familiemedlemmer Privat køb af benzin Andre forhold Afslutning 9 Bilag 1: Notat til psykiatrien 10 Bilag 2: Notat til Sygehus Sønderjylland 16 Bilag 3: Notat til Sydvestjysk Sygehus 21 Bilag 4: Notat til Sygehus Lillebælt 26 Bilag 5: Notat til Odense Universitetshospital 31 Bilag 6: Skattemæssig håndtering af gavekort 36

3 1. Introduktion Som uafhængig revisor for Region Syddanmark er vi blevet anmodet om at gennemgå regionens forskningsprojekter og vurdere, hvorvidt midlerne er anvendt i overensstemmelse med gældende regler og praksis for området. Samlet vurdering Ved gennemgangen af bilagene vedrørende regionens forskningsprojekter har vi ikke konstateret eller fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. Vi har fundet få tilfælde, hvor udgifterne i forskningsprojekterne ikke er afholdt i overensstemmelse med regionens regler og praksis det er derfor vores vurdering, at regionens regler og praksis generelt efterleves ved afholdelse af udgifter via forskningsprojekterne. Ligeledes har vi konstateret, at der generelt er et hensigtsmæssigt og betryggende kontrolmiljø omkring forskningsprojekterne, men der bør strammes op på dokumentationen for de udførte kontroller. Formålet med og udførelsen af opgaverne er at undersøge området for at vurdere, om midler anvendt til forskningsprojekter er forvaltet i overensstemmelse med gældende regler og praksis for området Aftalebrev Deloitte 1.1. Grundlag for undersøgelsen Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne i Region Syddanmark i perioden 2013 til oktober Vores gennemgang har omfattet forskningsprojekter for sygehusene i regionen: Psykiatrien (Psyk) Sygehus Sønderjylland (SHS) Sydvestjysk Sygehus (SVS) Sygehus Lillebælt (SLB) Odense Universitetshospital (OUH) Omfanget af forskningsprojekter og fordelingen heraf mellem sygehusene i Region Syddanmark kan opsummeres således: 3 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

4 Sygehus Antal projekter Udgifter Indtægter Psyk kr. ( kr.) SHS kr. ( kr.) SVS kr. ( kr.) SLB kr. ( kr.) OUH kr. ( kr.) I alt kr. ( kr.) Vi gør opmærksom på, at antallet af forskningsprojekter i psykiatrien ikke omfatter SATS-midlerne, da disse revideres særskilt. Herudover omfatter antallet af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital udelukkende de forskningsprojekter, der er oprettet i 2013 og 2014, som aftalt med direktionen i Region Syddanmark. Omfanget af forskningsprojekter tilknyttet Odense Universitetshospital er derfor væsentligt større end antallet af forskningsprojekter omfattet af vores gennemgang Gennemgang af forskningsprojekter Vi har på baggrund af de modtagne oplysninger fra Region Syddanmark udvalgt et antal af forskningsprojekterne til at være omfattet af vores gennemgang. Forskningsprojekterne er udvalgt på baggrund af følgende kriterier: Forskningsprojekter med samlede udgifter i 2013 og 2014, der overstiger 1 mio.kr. er alle testet (54 stk.) Tilfældig udvælgelse af forskningsprojekter herudover (62 stk.) Der er på det enkelte forskningsprojekt foretaget en indledende analyse af projektets indtægter og udgifter. Vi har på baggrund af en konkret risikovurdering udvalgt en stikprøve af projektets posteringer, som vi har kontrolleret til underliggende dokumentation. Vores fokus har primært været rettet mod udgiftstyper som IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til bl.a. rejser og hotelovernatninger, idet vi i denne henseende vurderer, at disse er særligt risikofyldte. 4 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

5 Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: 1. Modtager: Er fakturaen stilet til Region Syddanmark eller den ansvarlige forsker? 2. CVR-nummer: Fremgår sælgerens CVR-nummer af fakturaen? 3. Beløb: Er det bogførte beløb korrekt? 4. Kontering: Er bilaget bogført på korrekt konto/projekt? 5. Moms: Er momsen behandlet korrekt? 6. Datering: Er bilags- og bogføringsdatoen i nogenlunde overensstemmelse? 7. Periodisering: Er omkostningen udgiftsført i den periode, som omkostningen er forbrugt? 8. Varens/ydelsens art og omfang: Omfatter leverancen varer eller ydelser, der vedrører forskningsprojektets formål? 9. Leverandør: Forekommer leverandøren som en normal forretningsforbindelse? Er der foretaget indkøb igennem regionens indkøbsaftaler hvor muligt? 10. Godkendelse: Er bilaget godkendt i overensstemmelse med regionens regler herfor? 11. Afledte posteringer: Giver bilaget anledning til afledte posteringer? F.eks. indberetning af B-indkomst. 12. Efterregningskontrol: Er fakturaen beregnet korrekt? 13. Såfremt bilaget vedrører repræsentation: Er bilaget påført deltagerkreds samt anledning? I de tilfælde, hvor den underliggende dokumentation ikke har været selvforklarende, eller vi har vurderet, at der har været behov for yderligere opklaring af en konkret postering for at kunne besvare ovenstående kriterier, har vi rettet henvendelse til den ansvarlige forsker. Vi har ved modtagelsen af svar fra hver enkel forsker vurderet, hvorvidt deres forklaring forekommer os valid og tilstrækkeligt begrundet. Herudover har vi sammenholdt forskerens forklaring, forskningsprojektets formål samt de pågældende udgiftstyper for at vurdere, om vi kan se tilstrækkelig sammenhæng herimellem. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekter i Region Syddanmark kan opsummeres således: 5 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

6 Sygehus Antal projekter Antal bilag Udgifter Indtægter Psyk kr. ( kr.) SHS kr. ( kr.) SVS kr. ( kr.) SLB kr. ( kr.) OUH kr. ( kr.) I alt kr. ( kr.) Andel 16 % 65 % 54 % 1.3. Kontrol af udlægsrefusion og lønudbetalinger Som supplement til vores gennemgang af forskningsprojekterne i Region Syddanmark har vi efter aftale foretaget stikprøvevis gennemgang af refusionen af udlæg samt udbetalingen af løn til 10 tilfældigt udvalgte forskere. Vi har for hver af regionens sygehuse tilfældigt udvalgt 2 forskere, hvorpå vi for årene 2013 og 2014 har kontrolleret udbetalingerne fra Region Syddanmark til den pågældende forsker i form af udlæg samt løn. For at kontrollere validiteten af de refunderede udlæg har vi modtaget en udbetalingsoversigt fra regionens økonomisystem Prisme, hvorfra vi har udvalgt et antal posteringer, som vi har kontrolleret til underliggende dokumentation i henhold til kriterierne i forrige afsnit. Vi har i alt kontrolleret 32 bilag uden bemærkninger. For at kontrollere rimeligheden af lønudbetalingerne til de udvalgte forskere har vi modtaget en udbetalingsoversigt fra regionens lønsystem Silkeborg Data. Vi har herfra kontrolleret, at der foreligger dokumentation for medarbejdernes faste løn, løntillæg og pension, samt at der er overensstemmelse mellem lønudbetalingerne og den foreliggende dokumentation. Gennemgangen heraf gav ikke anledning til bemærkninger. 6 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

7 1.4. Vurderingen af kontrollerede bilag på udvalgte udgiftstyper IT-udstyr Vi bemærker, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at det indskærpes, at IT-udstyr altid skal indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, og såfremt dette ikke er muligt, skal IT-afdelingen altid involveres i indkøbet. Vi anbefaler desuden, at der indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at sygehusene i Region Syddanmark er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af ITudstyr Gavekort Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojekter tilknyttet psykiatrien. Vi har forespurgt de pågældende forskere hertil og kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget indberetning heraf til SKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har planer om at indberette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersøges, hvorvidt honorering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i overensstemmelse med Region Syddanmarks regler på området, samt at der indføres faste procedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet. Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gavekortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er samtidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT. Vi har efter aftale udarbejdet et særskilt notat omkring den skattemæssige håndtering af gavekort. Vi henviser til bilag Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. 7 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

8 På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens rejsebureauaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris Honorering af familiemedlemmer Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar (<15 t.kr.) for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt forskeren hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger skriftlig godkendelse fra som minimum nærmeste leder, jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki Privat køb af benzin Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT Andre forhold Der er i flere af de kontrollerede projekter afholdt udgifter til medicinaludstyr samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftstyper ligeledes foretaget stikprøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt til sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formål og fået valide forklaringer herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alle tilfælde besidder de nødvendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de i forskningsprojektet afholdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt i overensstemmelse med forskningsprojektets formål. Endelig gør vi opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forskningsansvarlige på nedenstående projekt, som gennemgangen af bilag gav anledning til. På trods af de manglende svar, er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på misbrug af midler i projekter. Sygehus Sønderjylland: Projekt 2 8 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

9 1.5. Afslutning For en oversigt over de gennemgåede projekter og konklusionerne herpå henviser vi til bilag 1 til 5 for notaterne til sygehusene i Region Syddanmark. De enkelte notater har været forelagt ledelserne i udkast og er blevet taget til efterretning. Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere. Aarhus, den 6. februar 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor 9 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

10 Bilag 1: Notat til psykiatrien Særlig gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne i psykiatrien i perioden 2013 til oktober Omfanget af forskningsprojekter i psykiatrien med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 151 ( kr.) kr. ( kr.) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio. kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio. kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang. I psykiatrien har der været 15 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio. kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 20 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne i psykiatrien kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 35 ( kr.) kr. ( kr.) 23 % 54 % 61 % 20 % Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen. Udover ovenstående har vi jf. aftalebrev af 6. november 2014 gennemgået en enkelt af Region Syddanmark udvalgt persons forskningsprojekter for perioden 2010 til Region Syddanmark har tidligere foretaget gennemgang af flere af posteringerne vedrørende den pågældende persons forskningsprojekter. Vores gennemgang har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger, og vi er enige i de af regionen foretagne vurderinger. 10 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

11 Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt. Vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien er baseret på 296 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter bl.a. udgifter til IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til bl.a. rejser og hotelovernatning. Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: IT-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at psykiatrien er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af IT-udstyr. Gavekort Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojekter. Vi har forespurgt de pågældende forskere hertil og kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget indberetning heraf til SKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har planer om at indberette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersøges, hvorvidt honorering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i overensstemmelse med Region Syddanmarks regler på området, samt at der indføres faste procedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet. Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gavekortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er samtidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. 11 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

12 På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr. Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Honorering af familiemedlemmer Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki. Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere. Aarhus, den 21. januar 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor 12 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

13 Bilag 1 Oversigt over kontrollerede projekter Nr. Stednr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå. De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning. De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger. Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet. 13 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

14 Bilag 2 Kommentarer til udvalgte projekter IT-udstyr: Projekt 4: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer uden om regionens indkøbsaftale. Projekt 13: Der er i projektet indkøbt to Apple-computere til ca. 26 t.kr. uden om regionens indkøbsaftale. Projekt 15: Der er i projektet indkøbt én ipad, men vi har hverken kunnet få be- eller afkræftet, hvorvidt denne er indkøbt igennem regionens indkøbsaftale. Projekt 17: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer. Vi har fået oplyst, at denne ikke er tilknyttet et enkelt projekt, men vil blive anvendt til forskning i de kommende år. Projekt 26: Der er i projektet indkøbt én computer uden om regionens indkøbsaftale. Projekt 34: Der er i projektet indkøbt otte ipads til medarbejdere beskæftiget med projektet. Projektet er i løbet af 2014 blevet lukket, men vi har ikke kunnet få svar på, hvad der er sket med ipads efterfølgende. Projekt 35: Der er i projektet blevet indkøbt bl.a. iphones, én Applecomputer samt en computerskærm. Det bør klarlægges, hvad der skal ske med udstyret ved projektets afslutning. Gavekort: Projekt 5: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive gjort. Projekt 7: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke i alle tilfælde er foretaget indberetning til SKAT. Projekt 8: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi har ikke kunnet afklare, hvorvidt der er foretaget indberetning til SKAT, hvorfor vi anbefaler, at dette undersøges. Projekt 10: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive gjort. 14 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

15 Projekt 29: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke er foretaget indberetning til SKAT. Repræsentation: Projekt 32: Vi kan konstatere, at der er brugt ca. 13 t.kr. på festmiddag for afdelingspersonale fra midler, der er modtaget fra et medicinalfirma. Projekt 35: Der er i projektet afholdt kr. til bespisning af fem projektmedarbejdere og samarbejdspartnere, hvilket svarer til en kuvertpris på 997 kr. Rejseudgifter: Projekt 3: Der er i projektet afholdt kr. i udgifter til taxakørsel fordelt på to ture Kastrup til Odense og retur samt fra Odense til Billund. Andre forhold: Projekt 16: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsledelsen, men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor. 15 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

16 Bilag 2: Notat til Sygehus Sønderjylland Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Sønderjylland i perioden 2013 til oktober Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 22 ( kr.) kr. ( kr.) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang. På Sygehus Sønderjylland har der været 5 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 2 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Sønderjylland kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 7 ( kr.) kr. ( kr.) 32% 59% 86% 37% Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen. 16 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

17 Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt. Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland er baseret på 73 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning. Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes tablets og andet it-udstyr til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. It-udstyret er i alle tilfælde indkøbt igennem regionens indkøbsaftale. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Sønderjylland er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere, undtagen et enkelt tilfælde hvor en deltagerliste ikke kunne fremvises. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr. 17 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

18 Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. udgifter til taxa, kørselsgodtgørelse og broafgifter. Det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Honorering af familiemedlem Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse - og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder, jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki. Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Vi gør opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forskningsansvarlige på projekt 2 på de opfølgende spørgsmål, som gennemgangen af bilag gav anledning til. Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere. Aarhus, den 6. februar 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor 18 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

19 Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter Nr. Stednr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå. De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning. De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger. Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet. 19 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

20 Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter Repræsentation Projekt 1: Det har ikke i alle tilfælde været muligt at fremskaffe deltagerlisten som dokumentation for udgifter til repræsentation. Andre forhold Projekt 4: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsledelsen, men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor. 20 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

21 Bilag 3: Notat til Sydvestjysk Sygehus Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus i perioden 2013 til oktober Omfanget af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 11 ( kr.) kr. ( kr.) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang. På Sydvestjysk Sygehus har der ikke været forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., hvorfor vores gennemgang af forskningsprojekterne er baseret på 5 tilfældigt udvalgte projekter. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 5 ( kr.) kr. ( kr.) 45% 77% 82% 65% Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen. Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: 21 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

22 Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt. Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus er baseret på 47 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning. Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at Sydvestjysk Sygehus er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr. Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris. Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin 22 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

23 anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT. Endelig har vi i ét enkelt projekt konstateret, at der er anvendt ca. 37 t.kr. til medlemskaber i et fitnesscenter til brug for projektets deltagere. Vi har af den ansvarlige medarbejder fået oplyst, at medlemskaberne ikke er skattepligtige for deltagerne, idet disse er en del af projektet. Som udgangspunkt er vi enige i denne vurdering, men vi kan som følge af projektets konstruktion og omfanget af medlemskaberne ikke afvise, at SKAT vil vurdere, at der kan foreligge skattepligt heraf. Til afklaring heraf kan et bindende svar fra SKAT være en mulighed. Idet der ikke foreligger et ansættelsesforhold mellem Region Syddanmark og deltagerne i forskningsprojektet, påhviler en eventuel indberetningspligt deltagerne selv. Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere. Aarhus, den 19. januar 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor 23 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

24 Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter Nr. Stednr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå. De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning. De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger. Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet. 24 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

25 Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter It-udstyr Projekt 1: Der er i projektet indkøbt to eksterne harddiske uden om regionens indkøbsaftale. Projekt 2: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens indkøbsaftale, men igennem Syddansk Universitet. Projekt 3: Der er i projektet indkøbt fire ipads uden om regionens indkøbsaftale. Projekt 5: Der er i projektet indkøbt en mobiltelefon til patientkontakt uden om regionens indkøbsaftale. Rejseudgifter Projekt 3: Der er afholdt kr. til togbilletter i forbindelse med opstarten og afviklingen af projekt MusiCare Rigshospitalet (projekt 4), hvorfor udgiften ikke burde have belastet dette projekt. Andre forhold Projekt 1: Der er i projektet udbetalt 869 kr. til dækning af brændstof anvendt til projektrelateret kørsel. Projekt 5: Der er i projektet afholdt ca. 37 t.kr. til medlemskaber i Fitness.dk til projektets deltagere. 25 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

26 Bilag 4: Notat til Sygehus Lillebælt Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Lillebælt i perioden 2013 til oktober Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 301 ( kr.) kr. ( kr.) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang. På Sygehus Lillebælt har der været 26 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 17 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Lillebælt kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 43 ( kr.) kr. ( kr.) 14% 59% 66% 42% Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen. 26 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

27 Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt. Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt er baseret på 245 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning. Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Lillebælt er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr. 27 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

28 Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT. Endelig bemærker vi, at der i flere af de kontrollerede projekter er afholdt udgifter til medicinaludstyr samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftstyper ligeledes foretaget stikprøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt til sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formål og fået valide forklaringer herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alle tilfælde besidder de nødvendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de i forskningsprojektet afholdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt i overensstemmelse med forskningsprojektets formål. Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere. Aarhus, den 6. februar 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Lars Jørgen Madsen registreret revisor 28 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

29 Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter Nr. Rekvirentnr. IT-udstyr Gavekort Repræsentation Rejseudgifter Andre forhold BN EG JA RB SGB F F F F F F F F11-07A 33 F F F F K K03-06A 39 K03-06B 40 K03-06C 41 K03-06D 42 K U07-06 De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå. De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning. De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger. Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet. 29 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

30 Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter It-udstyr: Projekt 14: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens indkøbsaftale. Vi har fået oplyst, at dette er sket efter aftale med itafdelingen, eftersom medarbejderen har adgang til billigere it-udstyr privat. Andre forhold: Projekt 33: Der er i projektet udbetalt 353 kr. til dækning af brændstof anvendt til projektrelateret kørsel 30 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

31 Bilag 5: Notat til Odense Universitetshospital Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital i perioden 2013 til oktober Omfanget af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 248 ( kr.) kr. ( kr.) Ovenstående forskningsprojekter omfatter kun dem, der er oprettet i 2013 eller Efter aftale med Region Syddanmark er vores gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital baseret på en stikprøve af de i 2013 eller 2014 oprettede forskningsprojekter. Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang. På Odense Universitetshospital har der været 8 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 18 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital kan opsummeres således: Antal Indtægter Udgifter Netto 26 ( kr.) kr. ( kr.) 10% 46% 63% 37% Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen. Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: 31 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

32 Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt. Vores gennemgang af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital er baseret på 162 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning. Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde. Det er vores generelle vurdering, at Odense Universitetshospital er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget. På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over kr. Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris. Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt bemærket, at der er afholdt ca. 210 t.kr. i udgifter til ombygning af lokaler på Odense Universitetshospital samt ca. 23 t.kr. til møblering heraf, hvilket blandt andet omfatter seks Fritz Hansen stole. Vi har 32 Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter