Vejledning til Vagtaftalen og Kontrolcentralaftalen

Transkript

1 Vejledning til Vagtaftalen og Kontrolcentralaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Indholdsfortegnelse Side 2 af INDLEDNING HVEM KAN BRUGE RAMMEKONTRAKTERNE? LEVERANDØRER RAMMEKONTRAKTERNES VARIGHED FORBEREDELSE INDEN BRUG AF AFTALERNE KONTROLCENTRALAFTALEN Oprettelsesproces hos kontrolcentral Bestilling af oprettelse hos kontrolcentral Ydelser og priser på Kontrolcentralaftalen Levering og bestilling af øvrige ydelser på Kontrolcentralaftalen Fakturering og betaling på Kontrolcentralaftalen Bod på Kontrolcentralaftalen VAGTAFTALEN Ydelser på Vagtaftalen Hvordan tildeler jeg leveringsaftalen? Hvordan bestiller jeg vagtydelser på aftalen? Leveringsaftalernes opbygning Rammekontraktens priser og leverandørens vederlag Udførelse af vagtopgaven Fakturering og betaling på Vagtaftalen Flytninger, reduktioner og lukninger efter indgået leveringsaftale Medarbejdernes arbejdstagerforhold på Vagtaftalen Underleverandører Bod og vederlagsmæssig reduktion på Vagtaftalen LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT OG ANSVARSFORSIKRING SAMARBEJDE OG TVISTLØSNING... 18

3 1. INDLEDNING Side 3 af 19 Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen har udbudt to fællesstatslige, forpligtende indkøbsaftaler inden for indkøbskategorien Vagt og sikring. Indkøbsaftalerne indeholder hhv. vagt- og kontrolcentralydelser og således ikke ydelser eller produkter inden for mekanisk sikring og sikringssystemer. Vagtaftalen og Kontrolcentralaftalen trådte i kraft 1. januar I forbindelse med ikrafttrædelsen af de to rammekontrakter er der udarbejdet nærværende vejledning til kunder omfattet af aftalerne. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalernes konkrete indhold og forberedelser forud for brug af aftalerne og herigennem overføre rammekontrakternes bestemmelser til den konkrete anvendelsessituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakterne, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakterne med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde rammekontrakterne, kontraktbilag, leveringsaftalebilag og prisoversigter mv. 1.2 Hvad er formålet med rammekontrakterne? Formålet med Vagtaftalen og Kontrolcentralaftalen er at sikre, at rammeaftalernes kunder får adgang til indkøb af vagtydelser og sikringsydelser hos en kontrolcentral, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakterne (Markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav og prioriterede krav Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (Markeret med K eller PK i kontraktbilag 1B og 1C). 2. HVEM KAN BRUGE RAMMEKONTRAKTERNE? 2.1 Statslige institutioner er forpligtet til at bruge aftalerne Statslige institutioner er i rammekontrakternes løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakterne, hvis institutionen skal købe ydelser inden for de områder, som rammekontrakterne vedrører. Ved at bruge rammekontrakterne løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakterne indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til Finansministeriets cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakterne valgte leverandører inden for rammekontrakternes område. De to indkøbsaftaler dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af vagtydelser og sikringsydelser hos kontrolcentral i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalerne, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter eller ydelser uden for Vagtaftalens og Kontrolcentralaftalens sortiment hos de leverandører, der er på aftalerne. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalernes sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen.

4 Side 4 af Frivillige kunders brug af Vagtaftalen Kommuner, regioner og selvejende institutioner kan ligeledes gøre brug af Vagtaftalen. Ved at tilslutte sig kan kommuner, regioner og selvejende institutioner frivilligt købe Vagtaftalens ydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Kommuner, regioner og selvejende institutioner kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2012 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen. 2.3 Frivillige kunders brug af Kontrolcentralaftalen Selvejende institutioner kan ligeledes gøre brug af Vagtaftalen. Ved at tilslutte sig kan selvejende institutioner frivilligt købe Vagtaftalens ydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Selvejende institutioner kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2012 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen. 3. LEVERANDØRER Rammekontrakten til Kontrolcentralaftalen er tildelt til én leverandør: G4S Security Services A/S Rammekontrakten til Vagtaftalen er tildelt til fire leverandører: Alliance Security Services A/S Control N Security vagt (KONKURS) Securitas A/S (tidligere Dansikring A/S) G4S Security Services A/S Selvom en statslig institution allerede er kunde hos én af de leverandører, der er tildelt en rammekontrakt til, skal kunden udfase eksisterende leveringsaftaler og aktivt overgå til den nye, fællesstatslige aftale. Kunden overgår til Kontrolcentralaftalen og Vagtaftalen ved at følge aftalernes procedurer for bestilling. Uanset om kunden skal købe ind ved direkte køb eller ved gennemførelse af miniudbud, skal kunden følge aftalernes procedurer for bestilling, og kunden kan således ikke vælge leverandør efter, hvem der tidligere har været leverandør hos kunden. 4. RAMMEKONTRAKTERNES VARIGHED Rammekontrakterne er gældende i 3 år. De træder i kraft den 1. januar 2012 og er gældende frem til den 31. december 2014.

5 Side 5 af 19 Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalerne med virkning for den 1. januar 2015 til den 31. december Ved forlængelse af kontrakterne vil der blive informeret herom på 5. FORBEREDELSE INDEN BRUG AF AFTALERNE Inden kunden kan gøre brug af Rammeaftalerne, skal der afklares en række forhold, herunder: 1. Afklare antal lokationer omfattet af bestillingen 2. Afklare antallet af sikringsanlæg og elevatoranlæg ved lokationen 3. Afklare sikringsbehovet 4. Afklare det årlige behov for alarmudrykning 5. Afklare det årlige behov for fast vagt 6. Forberede beskrivelse af vagtrundering 7. Afdække oplysninger til udfyldelse af forholdsordre De enkelte forhold er nærmere specificeret i nedenstående afsnit. 5.1 Antal lokationer omfattet af bestillingen Forud for bestilling af henholdsvis vagtydelser og kontrolcentralydelser skal kunden afklare antallet af lokationer, der vil være omfattet af bestillingen. 5.2 Antal sikringsanlæg og elevatoranlæg Forud for bestilling af en oprettelse af alarmabonnement skal kunden afklare antallet af sikringsanlæg, der eksisterer på de pågældende lokationer. Ved oprettelse af elevatorabonnement skal kunden afklare antal elevatoranlæg, der eksisterer på de pågældende lokationer. 5.3 Sikringsniveau og reaktionstider Både i forbindelse med oprettelse af alarmabonnement hos kontrolcentralen og ved bestilling af alarmpatruljekørsel skal kunden tage stilling til sikringsbehovet ved den respektive lokation. Desto større sikringsbehovet er på den respektive lokation, desto højere krav skal der stilles til hurtigere reaktionstid for henholdsvis alarmpatruljens udrykning og kontrolcentralens behandling og videregivelse af alarmsignaler. Fastsættelse af sikringsbehovet skal endvidere ses i sammenhæng med de forsikringskrav, der stilles til den pågældende lokation. Sikringsbehovet vil således også afhænge af, om man som statslig institution er selvforsikret eller som kommunal eller selvejende institution skal leve op til andre retningslinjer for at opnå forsikringsdækning. Af Tabel 1 nedenfor fremgår de samlede maksimale reaktionstider for vagt og kontrolcentral samt sammenhængen mellem de enkelte sikringsniveauer og reaktionstiderne. Tabel 1. Fordeling af reaktionstid mellem kontrolcentral og alarmpatrulje Sikringsniveau, jf. Forsikring og Pensions sikringsniveauinddeling Kontrolcentralens maksimale tid til behandling og videregivelse af 2 min. 3 min. 3 min. 4 min. alarm (i minutter) 1 : Alarmpatruljens maksimale udrykningstid (i minutter) 2 : 17 min. 21 min. 26 min. 30 min. Samlet reaktionstid for kontrolcentral og alarmpatrulje (i minutter): 19 min. 24 min. 29 min. 34 min. Note 1: Leverandøren på Kontrolcentralaftalen har i Kontraktbilag 2 angivet ovenstående reaktionstider. Note 2: Udrykningstider for alarmpatruljen er angivet i Vagtaftalens Kontraktbilag 1B.

6 Side 6 af Årligt behov for alarmpatruljekørsel Kunden skal forud for bestilling af alarmpatruljekørsel afklare behovet for antal årlige alarmpatruljekørsler samt den ønskede maksimale udrykningstid for den pågældende lokation. Det er i den forbindelse vigtigt, at kunden fastsætter det forpligtende antal årlige alarmpatruljekørsler på et realistisk niveau, således at bestillingen afspejler niveauet for det faktiske forbrug. For at estimere behovet for antal årlige alarmpatruljekørsler, kan kunden tage udgangspunkt i det hidtidige forbrug. 5.5 Årligt behov for fast vagt Såfremt kunden ønsker fast vagt, skal kunden forud for bestillingen afdække det årlige behov for antal timer fast vagt fordelt på nedenstående tidsintervaller: Hverdage mellem kl. 17:00 og 06:00. Lørdage kl og mandage kl Søn- og helligdage, juleaftensdag og nytårsdag mellem kl , Grundlovsdag mellem kl , søgnehelligdage mellem kl til efterfølgende dag kl Øvrige tidspunkter end de overstående. 5.6 Beskrivelse af vagtrundering Såfremt kunden ønsker vagtrundering, skal kunden forberede miniudbudsmateriale indeholdende en fyldestgørende beskrivelse af vagtrunderingen i Leveringsaftalebilag 4 Kundens opgavebeskrivelse, således at leverandørerne ud fra miniudbudsmaterialet samt evt. ved besigtigelse af kundens lokation kan estimere, hvor lang tid vagtrunderingen vil tage. 5.7 Oplysninger til udfyldelse af forholdsordre I forbindelse med kundens bestilling af alarmabonnement og elevatorabonnement hos kontrolcentral skal kunden udfylde en forholdsordre. Ved forholdsordre forstås en skriftlig instruks fra kunden til kontrolcentralen, der beskriver, hvordan kontrolcentralen skal agere ved et givet alarmsignal. Som kunde skal man således afklare, hvem kontrolcentralen skal kontakte ved et givet alarmsignal, fx kontaktoplysninger til kundens vagtleverandør. Disse oplysninger skal kunden angive ved oprettelse hos kontrolcentralen (jf. afsnit 6.1 Oprettelsesproces til kontrolcentralen i nærværende vejledning), hvor leverandøren fremsender et format til udfyldelse af dette.

7 Side 7 af KONTROLCENTRALAFTALEN 6.1. Oprettelsesproces hos kontrolcentral En oprettelse består af en opkobling til kontrolcentralen, og indgår i det bestilte abonnement hos kontrolcentralen. Dette omfatter enten en opkobling til kontrolcentralen fra et sikringsanlæg eller fra et elevatoranlæg på kundens adresse eller lokation, der gør leverandøren i stand til at reagere på alarmsignaler fra kundens lokation. Ved levering af oprettelse forstås, at alarmabonnementet eller elevatorabonnementet er oprettet således, at leverandøren har verificeret opkoblingen fra kundens sikringsanlæg eller elevatoranlæg. I forbindelse med oprettelsesprocessen har man som kunde følgende ansvarsopgaver (følger af nedenstående punkter): Kunden skal forud for bestilling af en oprettelse: 1. Kontakte alarminstallatør og eventuelt elevatorinstallatør og aftale dato og tidspunkt for klargøring af transmissionsvej og opkobling til kontrolcentralen. 2. Sørge for at der etableres en transmissionsvej fra kundens sikringsanlæg eller elevatoranlæg til kontrolcentralen i samarbejde med alarminstallatør eller elevatorinstallatør. For etablering af transmissionsveje til kontrolcentralen bør kunden indregne 4-6 uger. Såfremt kundens sikringsudstyr har alarmoverførselsudstyr, som udgør et lukket system, er kunden ansvarlig for, at anlægget ændres til en åben protokol, således at alarmoverførsel kan etableres til kontrolcentralen, jf. Kontraktbilag 6. Dette kan fx være tilfældet, hvor den anvendte protokol og kryptering udgør et lukket system og derfor forhindrer opkobling til kontrolcentralen, er kunden. Kunden skal ved bestilling af en oprettelse: 3. Informere leverandøren om dato og tidspunkt for transmissionsvejens klargørelse samt dato og tidspunkt for endelige opkobling med mindst 10 arbejdsdages varsel før det aftalte opkoblingstidspunkt. 4. Videreformidle nødvendige kontaktoplysninger mellem leverandøren og kundens alarminstallatør/elevatorinstallatør. Såfremt leverandøren ikke har mulighed for at deltage i opkoblingen på kundens aftalte tidspunkt for opkoblingen, er leverandøren pligtig til at informere herom og i samarbejde med kunden aftale et nyt tidspunkt for opkoblingen. Et eventuelt nyt tidspunkt skal være aftalt, således at oprettelsen er tilendebragt senest 14 arbejdsdage efter kundens indledende varsel, såfremt kunden ikke ønsker oprettelsen tilendebragt på et senere tidspunkt. Det nye tidspunkt for opkoblingen betegnes i efterfølgende oprettelsesforløb som det aftalte tidspunkt for opkoblingen. Leverandøren skal ved kundens bestilling af sikringsydelser hos kontrolcentral fremsende et digitalt format til udfyldelse af forholdsordre samt en vejledning hertil til kunden. Kunden skal efter modtaget format til udfyldelse af forholdsordre: 5. Fremsende en fyldestgørende udfyldt forholdsordre til leverandøren senest fem arbejdsdage før det aftalte tidspunkt for opkoblingen. Leverandøren skal ved modtaget forholdsordre fremsende en ordrebekræftelse til kunden på, at forholdsordren er registeret i leverandørens system, samt sende en kopi af den registrerede

8 Side 8 af 19 forholdsordre til kunden, senest to arbejdsdage efter kundens fremsendelse af udfyldt forholdsordre. Leverandøren skal ved modtagelse af en ufyldestgørende forholdsordre informere kunden herom og give kunden mulighed for at rette op på manglerne. Læs mere om oprettelsesprocessen i Kontraktbilag Bestilling af oprettelse hos kontrolcentral Bestilling af oprettelse hos kontrolcentral skal ske pr. telefon eller pr. direkte til leverandøren, jf. Rammekontraktens pkt Leverandørens kontaktoplysninger og vejledninger findes på internettet via link på Selvejende institutioner skal, til forskel fra statslige myndigheder, først tilmeldes aftalen. Se mere herom på Ydelser og priser på Kontrolcentralaftalen Ydelserne på Kontrolcentralaftalen er inddelt i fem ydelsesområder: Alarmabonnement Modtagelse og behandling af alarmsignaler Månedlig overvågning og alarmbehandling, i henhold til kundens forholdsordre. Inkluderer 6 hændelser pr. sikringsanlæg pr. måned. En hændelse omfatter det fulde forløb, fra modtagelse af alarmsignal og verificering af alarm, blandt andet ved ITV-overvågning, til afmelding af hændelse og alarmpatruljen forlader adresse efter at have tilkoblet sikringsanlæg, inklusive inddatering af data for hele hændelsesforløbet. Tillæg til alarmabonnement Ekstra tillæg for håndtering af hændelser udover det antal, som er inkluderet i "Alarmabonnement". Fastpristillæg til alarmabonnement Ekstra opgaver Opgaver herunder: Klargøring af billedinformation til politi/opfølgende alarmbehandling. Udvidet dokumentering, i forbindelse med indbrud og hærværk. Aktivering af punktinformation i forbindelse med etablering og opdatering af grafisk anlægsinformation (plantegninger) ved etablering og udvidelser. Import af anlægsinformation og plantegninger er indeholdt i "Alarmabonnement" og honoreres ikke særskilt herunder. Ved aktivering af punktinformation forstås, at alarmpunkterne, som er markeret på plantegning, kan aktiviseres og korrespondere med alarmsignal fra sikringsanlæg. Minutpris for ITV-overvågningsydelser Midlertidig kontinuerlig overvågning, eksempelvis ITV-overvågning til at afklare behovet for snerydning. Elevatorabonnement Modtagelse og videregivelse af elevatoralarmer Månedligt abonnement for modtagelse og videregivelse af elevatoralarmer pr. elevatoranlæg. Bemærk, at de statslige myndigheder ikke er forpligtet til at købe denne ydelse på rammeaftalen.

9 Side 9 af 19 ITV-overvågning er defineret som intern TV-overvågning med mulighed for billedoptagelse, ligeledes benævnt videoovervågning (TVO-overvågning). Priserne på alarmabonnement og elevatorabonnement samt de øvrige ydelser fremgår af Kontraktbilag 4A, som kan findes på Levering og bestilling af øvrige ydelser på Kontrolcentralaftalen Bestilling af de øvrige ydelser skal ske pr. telefon eller pr. direkte til leverandøren, jf. Rammekontraktens pkt Leveringsfrister for øvrige ydelser: Klargøring af billedinformation til politi og udvidet dokumentering i forbindelse med indbrud og hærværk skal ske senest 24 timer efter leverandørens modtagelse af kundens bestilling. Ved aktivering af punktinformation skal aktivering ske senest 5 arbejdsdage efter leverandørens modtagelse af kundens bestilling. Midlertidig kontinuerlig ITV-overvågning skal ske i det tidsrum og omfang, der er aftalt med kunden. Læs mere om levering og bestilling af øvrige ydelser i Kontraktbilag Fakturering og betaling på Kontrolcentralaftalen Fakturering kan tidligst ske fra den endelige oprettelsesdag. Fakturering af samtlige tjenesteydelser (abonnementer mv.) sker som udgangspunkt kvartalsvist bagud, men kan dog ændres til månedsvis fakturering efter aftale med leverandøren. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura. Til hver faktura skal medfølge tilhørende dokumentation, medmindre kunden fravælger dette. Dokumentation skal som minimum indeholde følgende: Alarmabonnement Eventuelt elevatorabonnement Tilkoblede anlægsadresser samt kundenavn/kundereference Eventuelle tillægsydelser, der opkræves betaling for ud over abonnement per måned Læs mere om fakturering og betaling i Rammekontraktens pkt Bod på Kontrolcentralaftalen Såfremt en oprettelse ikke er tilendebragt senest samme dag som det aftalte opkoblingstidspunkt på grund af forhold, der kan henføres til leverandøren, betaler leverandøren til kunden pr. påbegyndt dag, forsinkelsen varer, en bod på 500 kr. pr. dag, indtil oprettelsen er leveret. Dette bodsbeløb kan ikke overstige kr. pr. sikringsanlæg/elevatoranlæg. Såfremt en forsinket levering af oprettelse fører til, at kunden lider tab ud over den pågældendes bodsstørrelse, vil dette resultere i et erstatningsansvar overfor kunden, jf. Rammekontrakt, pkt Såfremt der går længere tid end den maksimale reaktionstid hos kontrolcentralen, i de tilfælde kundens vagt har rapporteret indbrud på sikringslokationen, resulterer dette i en bod.

10 Side 10 af 19 Leverandøren skal til kunden betale en bod på 200 kr. pr. overskredet minut. Boden under dette punkt kan maksimalt udgøre kr. pr. sikringsanlæg. Læs mere vedrørende bod i Rammekontraktens pkt og Kontraktbilag 1C og 6.

11 Side 11 af VAGTAFTALEN 7.1. Ydelser på Vagtaftalen Alle de af Rammekontrakten omfattede Basisydelser (BY) og Tilkøbsydelser (TY) fremgår af kontraktbilag 1B. Disse er for hver enkelt regionale delaftale prissat af de pågældende leverandører. BY1 Alarmpatruljekørsel Ved alarmpatruljekørsel forstås udrykningskørsel til alarmsted ved alarmsignal fra sikringsanlæg, som er modtaget og behandlet i en af Rigspolitiet godkendt kontrolcentral. Alarmpatruljekørsel er kravspecificeret i Kontraktbilag 1B pkt og prissat efter følgende kategorier: Basisydelse BY1 A BY1 B BY1 C BY1 D Beskrivelse Alarmpatruljekørsel med maksimal udrykningstid på 17 minutter Alarmpatruljekørsel med maksimal udrykningstid på 21 minutter Alarmpatruljekørsel med maksimal udrykningstid på 26 minutter Alarmpatruljekørsel med maksimal udrykningstid på 30 minutter BY2 Fast vagt Ved fast vagt forstås fast bemanding på en bestemt lokation i nærmere definerede tidsrum, herunder portvagt, vagtstue og reception med varetagelse af opgaver i henhold til kundens til enhver tid gældende vagtinstruks. Fast vagt er kravspecificeret i Kontraktbilag 1B pkt og prissat efter følgende tidsintervaller: Basisydelse Beskrivelse BY2 A Fast vagt øvrige tidspunkter BY2 B Fast vagt på hverdage mellem kl. 17:00 og 06:00 BY2 C Fast vagt på lørdage kl og mandage kl Fast vagt på søn- og helligdage samt juleaftensdag og nytårsdag mellem kl , Grundlovsdag mellem kl samt BY2 D søgnehelligdage mellem kl til næste dag kl BY3 Vagtrundering Ved vagtrundering forstås udførelse af en af kunden nærmere defineret vagtinstruks, som affattes i leverandørens runderingsbeskrivelse. Vagtrundering er kravspecificeret i Kontraktbilag 1B pkt og prissat efter følgende tidsintervaller: Basisydelse Beskrivelse BY3 A Vagtrundering øvrige tidspunkter BY3 B Vagtrundering på hverdage mellem kl. 17:00 og 06:00 BY3 C Vagtrundering på lørdage kl og mandage kl Vagtrundering på søn- og helligdage samt juleaftensdag og nytårsdag mellem kl , Grundlovsdag mellem kl samt BY3 D søgnehelligdage mellem kl til næste dag kl TY1 Tilkøbsydelser Tilkøbsydelser omfatter vagtrelaterede serviceydelser. Læs mere om vagtydelserne omfattet af Vagtaftalen i Kontraktbilag 1B Kravspecifikation.

12 Side 12 af Delaftaler Der et indgået seks regionale delaftaler på Vagtaftalen. Kunden skal købe ind på den delaftale, hvor kundens lokation er placeret. Det betyder, at - Procedure for bestilling (Kontraktbilag 8) skal følges for hver enkelt delaftale. - Hvis din institution har beliggenhed i flere af delaftalernes dækningsområder, skal købet af vagtydelser deles op på de respektive delaftaler. - Selvom det samlede køb overstiger kr. for flere delaftaler, skal tærskelværdien for miniudbud ved køb for over kr. opgøres pr. delaftale. - Hvis du eksempelvis skal købe vagtrundering på én delaftale, og udelukkende alarmpatruljekørsel på en anden delaftale, skal du købe ind gennem miniudbud på den ene delaftale og ved direkte tildeling på den anden delaftale. De seks regionale delaftaler dækker institutioner beliggende inden for følgende områder, opdelt efter kommuner: Tabel 2. Oversigt over delaftaler efter kommuner Delaftale 1: Område Nordjylland med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Brønderslev, Frederikshavn, Hjørring, Jammerbugt, Læsø, Mariagerfjord, Morsø, Rebild, Thisted, Vesthimmerlands, Aalborg. Leverandører: Alliance, Control N Security (KONKURS), G4S. Delaftale 2: Område Midtjylland med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Favrskov, Hedensted, Herning, Holstebro, Horsens, Ikast-Brande, Lemvig, Norddjurs, Odder, Randers, Ringkøbing-Skjern, Samsø, Silkeborg, Skanderborg, Skive, Struer, Syddjurs, Viborg, Århus. Leverandører: Alliance, Control N Security (KONKURS), G4S. Delaftale 3: Område Sydjylland med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Billund, Esbjerg, Fanø, Fredericia, Haderslev, Kolding, Sønderborg, Tønder, Varde, Vejen, Vejle, Aabenraa. Leverandører: Alliance, G4S. Delaftale 4: Område Fyn med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Middelfart, Nordfyns, Nyborg, Odense, Svendborg, Ærø. Leverandører: Alliance, G4S. Delaftale 5: Område Sjælland og Bornholm (minus hovedstaden) med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Bornholm, Faxe, Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Lolland, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Solrød, Sorø, Stevns, Vordingborg. Leverandører: Alliance, G4S. Delaftale 6: Område Hovedstaden med følgende kommuner og leverandører: Kommuner: Albertslund, Allerød, Ballerup, Brøndby, Dragør, Egedal, Fredensborg, Frederiksberg, Frederikssund, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Herlev, Hillerød, Hvidovre, Høje-Taastrup, Hørsholm, Ishøj, København, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Rødovre, Tårnby, Vallensbæk. Leverandører: Alliance, Securitas (tidligere Dansikring), G4S.

13 Side 13 af Hvordan tildeler jeg leveringsaftalen? Køb af vagtydelser sker i henhold til Kontraktbilag 8. Der er tre tildelingsformer på Vagtaftalen, som anført i tabel 3 nedenfor. Tabel 3. Tildelingsformer på Vagtaftalen 1. Direkte køb Kunden er forpligtet til som udgangspunkt at foretage indkøb af vagtydelser ved direkte køb. 2. Miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK Kunden skal købe vagtydelser omfattet af Rammekontrakten gennem Miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK , såfremt værdien af Kundens samlede årlige køb (12 måneder) overstiger DKK. 3. Miniudbud ved køb af vagtrundering mv. Kunden skal købe vagtydelser omfattet af Rammekontrakten gennem Miniudbud ved køb af vagtrundering mv., såfremt kundens samlede årlige køb (12 måneder) ikke overstiger DKK, men omfatter enten a) vagtrundering (uanset antal timer) eller b) ydelser fra fast vagt, hvor vagtens opgaveportefølje indeholder vagtrundering forudsat, at disse timer udgør mere end halvdelen af den faste vagts opgaveportefølje (dog minimum over to timers daglig vagtrundering som en del af fast vagt opgjort på månedsbasis), eller c) såfremt Kunden har særlige krav til forsikring, der skal prissættes særskilt af Leverandøren, jf. Leveringsaftalebilag 7. Læs mere om Vagtaftalens procedure for bestilling i Kontraktbilag Hvordan bestiller jeg vagtydelser på aftalen? Ved køb af vagtydelser skal kunden følge Rammekontraktens bestemmelser om procedurer for bestilling, som er angivet i Kontraktbilag 8. I tabel 4 nedenfor er opsummeret de forhold, som er gældende for hver af de tre tildelingsformer. Tabel 4. Oversigt over forhold, som er gældende for hver af de tre tildelingsformer Direkte køb Tildelingskriteriet er laveste pris Rammekontraktens priser er gældende Kunden angiver antal alarmpatruljekørsler og antal timer af fast vagt Miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Leveringsaftalebilag 1 pkt o Pris vægter 70 %, leverandøren angiver pris i Leveringsaftalebilag 7.1 o Kvalitet vægter 30 %, leverandøren udfylder hertil Leveringsaftalebilag 8 Leverandøren har ret til at afgive lavere priser i sit tilbud end rammekontraktens priser Kunden angiver antal alarmpatruljekørsler og antal timer af fast vagt Leverandøren angiver antal timer af vagtrundering Miniudbud ved køb af vagtrundering mv. Tildelingskriteriet er laveste pris Rammekontraktens priser er gældende og er indført i Leveringsaftalebilag 7.2 Kunden angiver antal alarmpatruljekørsler og antal timer af fast vagt Leverandøren angiver antal timer af vagtrundering

14 Side 14 af 19 Direkte køb Ved direkte tildeling skal kunden foretage køb hos den leverandør, der i henhold til Kontraktbilag 4A har tilbudt den laveste pris for den samlede leverance af alarmpatruljekørsel og fast vagt, som kunden skal købe. Kunden fremsender en leveringsaftale (Kontraktbilag 8A) med tilhørende leveringsaftalebilag, jf. tabel 5. Kunden kan dog foretage bestilling af midlertidige vagter via eller pr. telefon. Kunden angiver i Kontraktbilag 4 (Kundens bestilling) det årlige antal af alarmpatruljekørsler, som kunden har behov for at købe. Kunden angiver i Kontraktbilag 4 det antal timer fast vagt, kunden har behov for at købe. Såfremt kunden allerede har indgået leveringsaftale ved henholdsvis direkte køb eller miniudbud, sker et efterfølgende direkte køb alene hos denne leverandør. Værdien af købet pr. år kan ikke overstige 20 % af værdien af den oprindelige leveringsaftale. Miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK Ved Miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK skal kunden indgå leveringsaftale med den leverandør, der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Leveringsaftalebilag 1 pkt Ved køb af alarmpatruljekørsler og fast vagt angiver kunden i Leveringsaftalebilag 7.1 det antal alarmpatruljekørsler og timers fast vagt, som er omfattet af kundens anskaffelse. Ved køb af vagtrundering angiver kunden i Leveringsaftalebilag 4 en specifikation af kundens efterspurgte opgaveløsning. Leverandøren angiver priser på de tre basisydelser samt antal timer for eventuel vagtrundering i Leveringsaftalebilag 7.1. Leverandøren er i miniudbuddet berettiget til at tilbyde priser for basisydelserne, der er lavere end de i Rammekontraktens Kontraktbilag 4A anførte. Tilbydes der i miniudbuddet højere priser end angivet i Kontraktbilag 4A, er leverandøren forpligtet til at levere til de i Kontraktbilag 4A anførte priser, og det er denne pris, der vil blive anvendt ved tilbudsvurderingen. Kriterier for kundens tilbudsvurdering er anført i Leveringsaftalebilag 1 pkt Miniudbud ved køb af vagtrundering mv. Ved Miniudbud ved køb af vagtrundering mv. skal kunden indgå leveringsaftale med den leverandør, der har tilbudt laveste pris, jf. Leveringsaftalebilag 1 pkt Ved køb af alarmpatruljekørsler og fast vagt angiver kunden i Leveringsaftalebilag 7.2 det antal alarmpatruljekørsler og timers fast vagt, som er omfattet af kundens anskaffelse. Ved køb af vagtrundering angiver kunden i Leveringsaftalebilag 4 en specifikation af kundens efterspurgte opgaveløsning. Som ved direkte tildeling er rammekontraktens priser gældende. Priser på de tre basisydelser er angivet i Leveringsaftalebilag 7.2. Leverandøren angiver antal timer for vagtrundering i Leveringsaftalebilag 7.2. Læs mere om Vagtaftalens procedure for bestilling i Kontraktbilag 8. Til hver af de tre tildelingsformer hører en leveringsaftale med tilhørende underbilag, jf. tabel 5 nedenfor.

15 Side 15 af Leveringsaftalernes opbygning Til brug for kundens anskaffelse på Vagtaftalen vil kunden skulle gøre brug af leveringsaftalen med tilhørende underbilag. Leveringsaftalen er opbygget som følger: Tabel 5. Oversigt over leveringsaftaler med underbilag Leveringsaftalen som indgås ved direkte køb vil indbefatte følgende bilag: Kontraktbilag 8A - Leveringsaftale ved direkte køb Leveringsaftalebilag 3 - Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 4 - Kundens bestilling Leveringsaftalebilag 5 - Kundens Lokationer Leveringsaftalebilag 6 - Kundens medarbejderspecifikation (såfremt relevant) Leveringsaftalen som indgås ved miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK vil indbefatte følgende bilag: Kontraktbilag 8B - Leveringsaftale ved miniudbud Leveringsaftalebilag 1 - Kundens opfordringsskrivelse med miniudbudsbetingelser Leveringsaftalebilag 2 - Kundens rettelsesskrivelse Leveringsaftalebilag 3 - Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 4 - Kundens opgavebeskrivelse Leveringsaftalebilag 5 - Kundens Lokationer Leveringsaftalebilag 6 - Kundens medarbejderspecifikation (såfremt relevant) Leveringsaftalebilag Leverandørens tilbud - miniudbud ved køb for over Leveringsaftalebilag 8 - Leverandørens løsningsbeskrivelse Leveringsaftalen som indgås ved miniudbud ved køb af vagtrundering mv. vil indbefatte følgende bilag: Kontraktbilag 8B - Leveringsaftale ved miniudbud Leveringsaftalebilag 1 - Kundens opfordringsskrivelse med miniudbudsbetingelser Leveringsaftalebilag 2 - Kundens rettelsesskrivelse Leveringsaftalebilag 3 - Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 4 - Kundens opgavebeskrivelse Leveringsaftalebilag 5 - Kundens Lokationer Leveringsaftalebilag 6 - Kundens medarbejderspecifikation (såfremt relevant) Leveringsaftalebilag Leverandørens priser - Delaftale X -Leverandør X Samlet set udgøres Vagtaftalen af en rammekontrakt med tilhørende kontrakt- og leveringsaftalebilag. Leveringsaftalebilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem leveringsaftalens ordregiver (kunden) og leverandøren. Leveringsaftaler med underbilag er tilgængelige for kunder på aftalen på Rammekontraktens priser og leverandørens vederlag Priserne på alle de af Rammekontrakten omfattede vagtydelser fremgår af prisoversigten (Kontraktbilag 4A), der er tilgængelig på I leverandørens priser indgår alle omkostninger (herunder til personaleomkostninger, ledelse, uniformering, grej og rekvisitter såsom lommelygte, bærbart overfaldstryk, levering og montering af kontrolpunkter, m.m.), der er forbundet med opgavernes udførelse. Mængderabat på alarmpatruljekørsel Ved indgåelse af en leveringsaftale omfattende et forpligtende antal årlige alarmpatruljekørsler, opnår kunden en akkumuleret mængderabat på 0,2 % pr. alarmpatruljekørsel. Det vil sige, at såfremt der i en leveringsaftale indgår køb af 50

16 Side 16 af 19 alarmpatruljekørsler, opnår kunden en rabat på 10 % pr. alarmpatruljekørsel. Kunden kan højest opnå en mængderabat på 20 % pr. alarmpatruljekørsel. Såfremt samme kunde ud over de 50 alarmpatruljekørsler har behov for fx 10 ekstra alarmpatruljekørsler med samme udrykningstid, sker købet ved direkte køb ved samme leverandør og til samme pris som de 50 alarmpatruljekørsler, som er omfattet af leveringsaftalen (Værdien af det direkte køb må ikke overstige 20 % af værdien af den oprindelige leveringsaftale). Fast vagt og vagtrundering Fast vagt og vagtrundering er prissat pr. time. Udføres vagtrundering som en del af vagtinstruksen for fast vagt, afregnes vagtrunderingen som fast vagt. For fast vagt og midlertidig vagt kan vederlaget ikke udgøre mindre end tre timers fast vagt pr. dag. Læs mere om rammekontraktens priser i Kontraktbilag 4 og 4A Udførelse af vagtopgaven Leverandøren skal levere de vagtydelser, som kunden har angivet i leveringsaftalen. Herunder skal leverandøren levere de ydelser, som kunden har anført i opgavebeskrivelsen (Leveringsaftalebilag 4) på de lokationer, som kunden har angivet i Leveringsaftalebilag 5. Derudover skal leverandøren leve op til de generelle forhold, som kunden har angivet i Leveringsaftalebilag 3. Såfremt leveringsaftalen er indgået efter miniudbud ved køb af vagtydelser for over DKK , skal leverandøren levere ydelser i henhold til den løsningsbeskrivelse, som leverandøren har udfyldt i Leveringsaftalebilag 8 i forbindelse med den konkrete leveringsaftale. Leverer leverandøren ikke det aftalte antal timer, er kunden berettiget til forholdsmæssigt afslag i vederlaget, svarende til vederlaget for det antal timer, der ikke er leveret. Vagtydelserne skal opfylde alle de krav og beskrivelser, der er fastsat i Generelle krav og Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1A og Kontraktbilag 1B) samt i Rammekontrakten og Leveringsaftalen i øvrigt. Leverandøren skal udføre egenkontrol af de enkelte vagtydelser. Leverandøren udpeger en ansvarlig leder, der for hver kunde mindst én gang månedligt gennemfører fysisk egenkontrol af egne vagter Fakturering og betaling på Vagtaftalen Fakturering sker som fastsat i Leveringsaftalens pkt Fakturering sker månedligt med 1/12 af det årlige vederlag. Fakturering kan ske med en betalingsfrist på løbende måned + 30 dage. Det fakturerede beløb forfalder dog tidligst 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura og efter udløbet af den måned, hvor ydelsen er leveret. Fakturaen skal være specificeret og opdelt på hver enkelt lokation omfattet af leveringsaftalen.

17 Side 17 af Flytninger, reduktioner og lukninger efter indgået leveringsaftale Ændres forudsætningerne for leveringsaftalen, fx på grund af bygningsmæssige ændringer, flytninger, udvidelser, reduktioner og lukninger, kvalitetsmæssige ændringer o.l. i leveringsaftaleperioden, kan kunden kræve, at leveringsaftalen, herunder vederlaget, ændres i overensstemmelse hermed, medmindre ændringerne er af et sådant omfang eller karakter, at det vil stride mod gældende udbudsregler. En ændring af antallet af brugere af et givent lokale, eksempelvis kontorlokaler, kan ikke danne baggrund for en ændring af leveringsaftalen, herunder vederlaget. Ved reduktioner af de leverede vagtydelser skal kunden skriftligt varsle leverandøren mindst 4 måneder i forvejen. Udvidelser af de leverede vagtydelser sker ved en fornyet bestilling på Rammekontrakten. Ved kortvarige lukninger eller andre situationer, som i en kortere periode medfører en reduktion af behovet for vagtydelser omfattet af leveringsaftalen, er kunden berettiget til kortvarigt at omallokere leverandørens personale, som leverer vagtydelserne, til andet tilsvarende vagt- eller servicearbejde eller til en anden nærtliggende lokation jf. de i Leveringsaftalebilag 5 angivne. Omallokering kan alene ske i den periode, hvor lukningen eller tilsvarende finder sted, og kan maksimalt vare 3 måneder Medarbejdernes arbejdstagerforhold på Vagtaftalen Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt i Rammekontraktens pkt og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren indestår for, at den til enhver tid gældende lovgivning for medarbejderne, herunder lovgivning om ansættelsesbeviser og skat, er overholdt for samtlige medarbejdere beskæftiget med udførelse af vagtydelserne. Kunden eller en af kunden dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med de fremmødte vagtmedarbejderes identitet (legitimationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers medarbejdere, som varetager opgaver i henhold til leveringsaftalen. Såfremt leverandøren skal betale yderligere løn til de ansatte i henhold til Rammekontraktens pkt. 5.14, betaler leverandøren tillige en bod til Moderniseringsstyrelsen svarende til 2 gange det beløb, der betales i yderligere løn til de ansatte. Læs mere om medarbejdernes arbejdstagerforhold i Rammekontraktens pkt Underleverandører Leverandøren er endvidere forpligtet til at sikre, at vagtopgaven foretages af medarbejdere, der er ansat af leverandøren eller en af de underleverandører, der fremgår af Kontraktbilag 15. Se den komplette liste over godkendte underleverandører på

18 Side 18 af Bod og vederlagsmæssig reduktion på Vagtaftalen Såfremt leverandøren misligholder Rammekontrakten og/eller en leveringsaftale, reguleres vederlaget som nærmere fastsat i Kontraktbilag 8A og 8B, pkt Manglende udlevering af oplysninger Manglende udlevering af oplysninger efter Leveringsaftalens pkt. 3.4 (ansættelsesbevis, udtræk fra E-indkomst mv.) udløser en bod på DKK pr. påbegyndt arbejdsdag efter fristen for udlevering. Boden kan maksimalt samlet udgøre DKK Vederlagsreduktion ved for sen ankomst ved alarmpatruljekørsel Såfremt leverandørens patruljevagt ved mere end 15 pct. af kundens kvartalsvise alarmer ankommer for sent på kundens lokation i forhold til de i leveringsaftalen gældende udrykningstider jf. Leveringsaftalebilag 4, nedsættes leverandørens vederlag med 500 DKK pr. hændelse for samtlige kvartalsvise hændelser, hvor patruljevagten ankommer for sent. Dette konstateres af kunden på baggrund af leverandørens rapportering jf. Kontraktbilag 8A og 8B pkt eller tilsvarende dokumentationsmateriale fra kundens kontrolcentral. Nedsættelsen kan maksimalt samlet udgøre 20 pct. af leverandørens samlede årlige vederlag fra kunden Bod til Moderniseringsstyrelsen anvendelsen af underleverandører Leverandøren betaler bod, hvis denne anvender underleverandører i strid med det i Rammekontrakten pkt anførte. Anvender leverandøren underleverandører i strid med denne bestemmelse, svarer leverandøren en bod på DKK til Moderniseringsstyrelsen. Leverandøren skal tillige straks bringe forholdet til ophør. Se listen over godkendte underleverandører på 8. LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT OG ANSVARSFORSIKRING Leverandørerne er erstatningspligtig overfor både kunden og Moderniseringsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørernes samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre DKK. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, kunden dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Læs mere om leverandørernes erstatningspligt og ansvarsforsikring i Kontrolcentralaftalens Rammekontrakt pkt. 5.9 og Vagtaftalens Rammekontrakt pkt SAMARBEJDE OG TVISTLØSNING I henhold til Vagtaftalens Kontraktbilag 8A og 8B pkt skal leverandøren, herunder (hvis relevant) leverandørens kundeansvarlige leder, på kundens forlangende, deltage i statusmøder med kunden minimum en gang om måneden. Rammekontrakterne er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende rammekontrakterne, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontrakternes bestemmelser. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer.

19 Side 19 af 19 Er kunden ikke tilfreds med de leverede ydelser på Vagtaftalen, eller hvis vagtpersonale under udførelse af vagtydelsen på kundens lokation ikke er påklædt reglementeret og/eller ikke bærer det til opgaven nødvendige udstyr (fx nøgler, id-dokumentation m.m.), og fører dette ikke umiddelbart til, at kunden gør misligholdelsesbeføjelser gældende eller vederlagsreduktion, jf. de særlige bestemmelser herom, kan kunden med et varsel på tre arbejdsdage indkalde leverandørens kontaktperson til et møde med henblik på drøftelse af de foreliggende problemer og indgåelse af nærmere aftale om løsning af de konstaterede problemer. Leverandøren er forpligtet til at deltage i sådanne møder. Læs mere i Kontrolcentralaftalens Rammekontrakt pkt og Vagtaftalens Rammekontrakt pkt For mere information kan Statens Indkøbs kontraktstyrer på rammeaftalerne, Maren Louise Rank kontaktes på mlo@modst.dk eller på tlf