Jobs der skal køre i.f.b overførsler mellem A og P Opdateret februar 2006

Transkript

1 Jobs der skal køre i.f.b overførsler mellem A og P Opdateret februar 2006 EASY-A til EASY-P A963 Elevindberetning Overfører stamdata og skoleforløb på alle elever på formålsgruppe 01(EUD) og 02(HHX/HTX) som ikke har en afgangsårsag med N til Indberetning til EASY-P (se vinduet A625 Centrale afgangsårsager). A963: Overførsel af elever fra EASY-A til EASY-P Pr. januar 2006 har følgende afgangsårsager N: 15, 27 og 30 og elever med disse, overføres derfor ikke. Tekniske skoler: Hver 5. uge. automatisk af skolen selv ** Handelsskoler: I god tid inden hg/hhx uddannelsen er gennemført manuelt (Se bemærkning 1) B963 Kvalifikationsindberetning B963: Overførsel af kvalifikationer fra EASY-A til EASY-P Overfører oplysninger om hvilke kvalifikationer eleven har opnået. (kan køres både manuelt og automatisk) Hver gang der udskrives grundforløbsbeviser manuelt. Tekniske Skoler: Typisk hver 5. uge + efter sygeeksamen. Handelsskoler: Typisk 2 gange om året + efter sygeeksamen Side 1 af 10

2 (Se bemærkning 2) A070 A069 Afbrydelse af uddannelse A070: Overførsel af afbrudte uddannelser fra EASY-A til EASY-P Afslutning af skoleperiode A069: Overførsel af skoleforløb fra EASY-A til EASY-P Giver advisering i EASY-P, når en elev har afbrudt/gennemført en uddannelse. Der overføres kun oplysninger om elever, der følger uddannelser under formålsgruppe 01 eller 02. Skoleforløb som afsluttes med afgangsårsag 12 for grundforløb og 17 for hhx/htx opdateres automatisk, således der i Status i skoleforløbsboksen i EASY-P kommer til at stå Afsluttet. Skoleforløb afsluttet med afgangsårsag 20, 21, 23, 26 og 29 slettes automatisk fra EASY-P. Alle andre afbrydelser giver ikke automatisk oprettelse/sletning, men blot en besked i web-kvitteringen. Disse elever skal skolen selv ajourføre. Overfører oplysninger til EASY-P, når en elev har afsluttet et skoleforløb. (dvs. en skoleperiode under hovedforløbet) (kan køres både manuelt og automatisk) Er sat op til at køre automatisk via B754 hver 14. dag på alle skoler. (Se bemærkning 3) (kan køres både manuelt og automatisk) Er sat op til at køre automatisk via B754 hver 14. dag på alle skoler (Se bemærkning 4) ** Jobs kan sættes op til at køre automatisk af skolen via B754 Vedligeholdelse af data til autobestilling af batchjob. Se evt. hjælpen til vinduet. Bemærkning 1: Forklaring til A963: Tekniske Skoler: Det er relevant at overføre elever hver 5. uge, da mange tekniske uddannelser har optag hver 5. uge. Vær opmærksom på, at det enten er afslutningsdatoen eller startdatoen (begge i intervaller) for skoleforløbet, der afgør om eleven overføres til EASY-P. D.v.s eleven skal have en skoleperiode, som starter eller slutter indenfor det indtastede tidsinterval. Bemærk, at hvis man afgrænser tilbage i tiden, fx på baggrund af startdato får man også afgangsmeldte/udmeldte elever med over, det er derfor vigtigt efterfølgende også at få kørt A070 for samme periode, så evt. udmeldte personer bliver slettet igen. Side 2 af 10

3 A963 kan køres manuelt, men det anbefales at sætte denne kørsel til automatisk på skolen p.g.a. de hyppige opstart af grundforløb afhængig af den enkelte skoleform. Handelsskoler: Det er relevant at overføre elever en gang pr. optag, dvs. for elever som slutter i juni måned, overfør dem med A963 i januar måned. For de elever som slutter i december overfør dem i august. Der er ingen grund til at overføre eleverne fra EASY-A til EASY-P, før man har brug for dem i EASY-P og det har man sjældent mere end et halvt år før de slutter grundforløbet/hhx. Jo tidligere man overfører, jo tidligere skal eleverne også holdes ajourførte i forhold til udmeldelse fra grundforløbet! Derudover giver det en hel masse ganske unødvendige adviseringer, hvis man gang på gang overfører de samme elever. Fordelen ved at vente til januar/august er, at så er man sikker på at få hg18 uger med. Kan sættes til at køre automatisk, men det anbefales at køre denne manuelt, da det, for de fleste handelsskolers vedkommende, højest er 2 gange om året den skal køres en gang hvis man kun har elever som slutter i juni. Kombinationsskoler: Bør køre dette job efter den af ovenstående modeller der findes mest hensigtsmæssigt. En mulighed kan være at afgrænse jobbet på uddannelse (Cøsa formål), således at de tekniske grundforløb overføres hver 5. uge og de merkantile overføres 1 2 gange om året. Bemærkning 2: Forklaring til B963: Tekniske skoler: Det er relevant at overføre kvalifikationer, når eleverne afslutter og der er udskrevet grundforløbsbevis. I forbindelse med sygeeksamen hvor der også udskrives beviser skal B963 også køres. Det anbefales at køre dette job manuelt, når man fra elevadministrationen får at vide, at nu er grundforløbsbevis udskrivningen afsluttet. Er der ikke udskrevet grundforløbsbeviser, nytter det ikke at lave denne overførsel, så overføres der nemlig ingen kvalifikationer. Handelsskoler: Det er relevant at overføre kvalifikationer, når et hold elever afslutter, og der er udskrevet grundforløbsbevis, dvs. 1 eller 2 gange om året. I forbindelse med sygeeksamen, hvor der også udskrives beviser skal B963 selvfølgelig også køres. Det anbefales at køre denne manuelt, når man fra elevadministrationen får at vide, at nu er grundforløbsbevis udskrivningen afsluttet. Kombinationsskoler: Bør køre dette job efter den af ovenstående modeller der findes mest hensigtsmæssigt. En mulighed kan være at afgrænse jobbet på uddannelse (Cøsa formål), således at de tekniske kvalifikationer overføres hver 5. uge og de merkantile overføres 1 2 gange om året. Bemærkning 3: Forklaring til A070: Side 3 af 10

4 Dette job er fra centralt hold sat op til at køre automatisk på alle skoler hver 14. dag via B754 Vedligeholdelse af data til autobestilling af batchjob MEN det er meget vigtigt, at vurdere om de centralt valgte oplysninger er korrekte for lige præcis din skole. A070 bestilles på et datointerval, som skal dække skoleperiodens slutdato. Dog overføres eleverne kun, hvis de har fået afgangsårsag og afgangsdato påført inden den dag A070 køres i EASY-A. Hvis man ved, at skolen altid indenfor kort tid efter elevens afslutning/afbrud, sætter afgangsårsag og afgangsdato på eleverne, så behøver man blot køre jobbet de 2 måneder tilbage, som den centralt er sat op til og der skal altså ikke ændre noget i den centrale opsætning. Hvis skolen ofte sætter afgangsdato og afgangsårsag på eleven lang tid efter at skoleforløbet er afsluttet, skal man afgrænse med et interval, som går langt tilbage i tiden, for at sikre at alle kommer med. Hvis fx en elev som slutter sit skoleforløb august 2005, først bliver afgangsmeldt januar 2006, så vil eleven først komme med i en A070 overførsel, som køres efter januar 2006 og vil kun komme med, hvis afgrænsningen i A070 dækker august For at ændre i opsætningen, skal man gå i A754 (Evt. via hurtig hop ctrl H) og ændre afgrænsningen i feltet Startdato så det bliver sysdate-200 (betyder dagsdato minus 200 dage) kan selvfølgelig også være 100 eller 300 dage, det er op til skolen. Man behøver ikke køre 6 eller 12 måneder tilbage, hvis det blot er enkelte elever, som afsluttes sent, men hvis det sker med mange elever, anbefales det, at man ændrer i A754, så den hver gang kigger på elever med skoleforløb som slutter lang tilbage. Ulempen ved at køre den langt tilbage, er at nogle elever kan komme til at optræde på web-kvitteringen mange gange. Det vil for alle være en stor fordel 1 2 gange om året, at køre A070 med en lang periode fx 2 år tilbage i tiden, så man får ryddet op i de elever, som har fået sat en afgangsårsag og afgangsdato meget lang tid efter, at de er stoppet på uddannelsen. Bemærkning 4: Forklaring til A069: Overfører kun noget fra skoler som gennemfører skoleophold på hovedforløbene samt skoler med praktikvejselever. Dette job er fra centralt hold sat op til at køre automatisk på alle skoler hver 14. dag via B754 Vedligeholdelse af data til autobestilling af batchjob Som udgangspunkt anbefales det, at man ikke kører dette job med et interval som går frem i tiden, da der så vil blive overført oplysninger om forventede skoleforløb og hvis eleven efterfølgende frameldes disse skoleophold, bliver de ikke opdateret/slettet i EASY-P. Når den kun køres tilbage i tiden får man kun oplysninger om afsluttede skoleforløb. Hvis man ønsker grundforløbs skoleforløb på praktikvejselever overført, er man dog nød til at bruge en fremtidig dato og dermed får man også overført forventede skoleforløb på hovedforløbsskoleforløb. Side 4 af 10

5 EASY-P til EASY-A B201 Opret abonnementer i EASY-F Opretter aftaleabonnement i EASY-F. Hver 4. time A280 Aftaleindlæsning, total Indlæsning og opdatering af aftaler. Loglinierne bør checkes jævnligt på det sidste kørte job, da der heraf fremgår hvorfor en aftale ikke ryger på plads. Hver 4. time Side 5 af 10

6 Automatisk oprettelse af elever i EASY-A når der overføres uddannelsesaftale fra EASY-P sættes i værk ved at gøre følgende: På vinduet System Stamdata Trimmeoplysninger (A910) fremsøges Automatisk elevoprettelse og Værdi sættes til J EASY-A i forbindelse med elevudlån B224 Efter at arrangerende skole har udlånt eleven til gennemførende skole Hver 2. time på billedet A212, skal det overføres til den gennemførende skole. Elevudlån/deling, afsendelse EASY-A webben: Dokumenter/Elever/Admvejl. - Fuldtidselev: Elevudlån Side 6 af 10

7 B305 Opdat. af udlån på interes.skoler Opdatering af interessentskole. Sender opdatering af start- og slutdato på forløbsplacering fra arr. skole til udlånsskole. B216 Modtagelse af ændringer for udlånt/delt elev Lægger oplysninger om eksterne forløbsplaceringer ind på A651 Uddannelsesforløb. B215 Overførsel af ændringer for ekstern elev Når en elev forløbsplaceres på gennemførende skole, skal der sendes en besked om dette til arrangerende skole. Dette gælder også hvis der ændres i datoer i allerede planlagte hold. B206 Afsend karakterer til arr-skole EASY-A webben: Dokumenter/Elever/Admvejl. - Generelt: Karakterer og fritagelser Når der afgives/frigives en karakter på en udlånselev på gennemførende skole, sendes den til arrangerende skole. B207 Modtag karakterer på arr-skole Karakterer fra gennemførende skole på udlånselever lægges på plads hvis muligt. Check altid loglinier. Hver 4. time Starter automatisk når der modtages oplysninger. Hver 4. time Hver 4. time Starter automatisk når der modtages karakterer på udlånte elever fra gennemførende skole. B214 Ombooking afsendelse Bruges i forbindelse med udlån til skolehjem. Hver 4. time Side 7 af 10

8 EASY-A i forbindelse med elevflytning B210 Elevflytning afsendelse Efter at fraskolen har foretaget en (forventet eller endelig) flytning af Hver 2. time EASY-A webben: eleven, skal til-skolen have det at vide, idet elevens data sendes til tilskolen. Dokumenter/Elever/Admvejl. Fuldtidselev: Elevflytninger, 10/ B223 Elevflytning, opdater arrangerende skole på Opdaterer feltet arr. skole i EASY-P når flytningen er accepteret af den Hver 4. time EASY-F nye skole. A009 Ikke gennemførte forventede flytninger Sender advisering til den medarbejder, der har foretaget den forventede flytning, hvis den ikke er blevet slettet eller erstattet af endelig flytning. Blandet oplysninger fra EASY-A og EASY-P 1 gang i døgnet A959 Kommunebreve Indsamler de oplysninger fra både EASY-A og EASY-P, som vi er forpligtiget til at give ungdomsvejledningen. Bl.a. optagelse og udmeldel- Dokumenter/Vejledninger/Diverse: se. - Kommunebreve Kun kommuner uden elektronisk indberetning kommer med. EASY-A webben: Dokumenter/Elever/Admvejl. Fuldtidselev: - Elektroniske kommunebreve - Hændelser i kommunebreve fra erhvervsskolerne - Kommunebreve fra erhvervsskolerne til kommunerne B460 Kommunebrev indberetning Indsamler de oplysninger fra både EASY-A og EASY-P, som vi er forpligtiget til at give ungdomsvejledningen. Bl.a. optagelse og udmeldelse. Kun kommuner med elektronisk indberetning kommer med. Hver 14. dag da der højest må gå 14 dage fra en elev er udmeldt til ungdomsvejledningen får besked. (Manuelt) Hver lørdag Side 8 af 10

9 Udefra kommende opdateringer til EASY-P CPR Batch job som køres via WM-data - CPR-opdatering i EASY-P Opdatere alle personer i EASY-F og dermed også EASY-A og EASY- P, så disse personer altid står med folkeregisteradresse. Kører automatisk hver nat T&S Batch job som køres via WM-data - EASY-P's T&S-opdatering Opdatere alle virksomheder i EASY-F og overfører oplysninger om nye virksomheder til EASY-F. Oplysningerne sendes videre til EASY-A og til EASY-P Kører automatisk hver 14. dag Side 9 af 10

10 De jobs hvor det ikke er beskrevet hvordan man starter, bestilles på det almindelige jobbestillingsvindue (A101 Jobbestilling) System Jobs Bestilling af batchjobs og udskrifter. I kolonnen Bør køres står der nogle steder (Manuelt) og andre steder (Automatisk af skolen selv eller) eller (Automatisk via B754 på alle skoler). Dette angiver, om det anbefales at jobbet sættes til at køre automatisk med et givent interval eller om man skal ind i (A101) og bestille det i hvert enkelt tilfælde eller om jobbet fra centralt hold er sat op til at køre automatisk. De steder hvor der intet står, er det skolens rutiner som er afgørende for hvordan jobbet afvikles. For at se om et job er sat op til at køre automatisk kan man gøre følgende: Gå i B754 Vedligeholdelse af data til autobestilling af batchjob (fx via hurtighop ctrl H) Fremsøg det pågældende job ved at skrive fx A069 i Kode Hvis der fremfindes noget, er jobbet sat op til at køre automatisk og man kan i feltet Dage ml. best. se, med hvilket interval jobbet kører. Side 10 af 10