Ydelseskatalog 2014 Almene boligorganisationer

Transkript

1 Ydelseskatalog 2014 Almene boligorganisationer

2 Ydelseskatalog 2014 for de almene boligorganisationer Produktpakker og moduler for de almene boligorganisationer Stor Pakke Lille Pakke KAB forbeholder sig ret til at foretage mindre løbende justeringer i ydelseskataloget. Justeringerne kan følge af fx ændret lovgivning, nye myndighedskrav eller tilpasning af ydelserne, så de til enhver tid lever op til god og effektiv administrationsskik. Ydelserne træder i kraft den 1. januar Der tages forbehold for tryk- og formuleringsfejl. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 1 af 55

3 Oversigt over indhold af produktpakker, moduler og ydelser for de almene boligorganisationer Produktpakker og moduler 01. Stor Pakke 02. Stor Pakke med lokal driftsmodel Udlejnings- og økonomimodul Sekretariatsmodul standard Driftsmodul standard 05. Sekretariatsmodul udvidet 06. Driftsmodul udvidet side Lille Pakke Udlejnings- og økonomimodul Sekretariatsmodul Driftsmodul side Lille Pakke med Driftsmodul udvidet og lokal driftsmodel side side Sekretariatsmodul udvidet 06. Driftsmodul udvidet 07. Obligatoriske ydelser 08. Valgfrie ydelser side Side19-22 side side november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 2 af 55

4 01.01 Udlejnings- og økonomimodul Budgetlægning, budgetkontrol og kapitalforvaltning Udarbejdelse af budgetforslag for boligorganisation - KAB udarbejder forslag til budget for boligorganisationen efter KAB's standardskabelon. - KAB forelægger budget til organisationsbestyrelsens vedtagelse, inden forslag til afdelingernes budgetter udarbejdes. - KAB forelægger det vedtagne budget for repræsentantskabet i henhold til gældende vedtægter. 1 budget årligt Udarbejdelse af budgetforslag for afdelinger - KAB træffer aftale med afdelingsbestyrelser om forløbet af behandling af afdelingernes budgetter. - KAB udarbejder forslag til afdelingernes driftsbudgetter efter KAB's standard skabelon. - KAB udarbejder budgetter på baggrund af specifikke beregninger og med procentvise fremskrivninger af gældende budgetposter efter gældende lov og efter KAB's standardprocedurer. - KAB udsender forslag til budgetter med tilhørende specifikationer til de respektive afdelingsbestyrelser i rimelig tid før bestyrelsens behandling heraf. - KAB indarbejder afdelingsbestyrelsernes eventuelle rettelser i budgetterne. - KAB udarbejder komprimerede budgetter med grafisk præsentation af hovedtal efter KAB's standardskabelon. KAB fremsender disse til ejendomskontoret til omdeling. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning ved gennemgang og behandling af budgetterne på det ordinære afdelingsmøde (beboermøde). Efter vedtagelsen på afdelingsmødet forelægger KAB budgetter for organisationsbestyrelsen til dennes godkendelse, og de lægges efterfølgende på KAB//Fællesskabet. Ved ændringer i budgettet fremsender KAB budgettet til afdelingsbestyrelsen. - KAB udsender 5 stk. detaljerede budgetter til det lokale ejendomskontor. Ved behov kan der indgås en særlig aftale med KAB om fremsendelse af flere eksemplarer. Det detaljerede budget fremsendes endvidere via pdf til ejendomskontoret, hvorfra der kan printes ekstra kopier til interesserede beboere. - Beboervalgte kan via KAB's ekstranet - KAB//Fællesskabet - holde sig orienteret om budgetopfølgning på udvalgte driftskonti. - KAB udarbejder varme-/vandbudget på baggrund af forventet forbrug og pris i det kommende regnskabsår. 1 budget årligt. Der udsendes 5 stk. detaljerede budgetter 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 3 af 55

5 Samlet kapitalforvaltning - KAB kan placere boligorganisationens likvide midler i investeringsforeninger valgt af KAB. Investeringsforeningerne administreres af en eksterne porteføljeforvalter. Midler der ikke ønskes placeret i investeringsforeninger, kan efter aftale placeres på almindelige bankkonti i banker, som KAB på forhånd samarbejder med Regnskab Udarbejdelse af årsregnskab for boligorganisationen KAB yder ikke finansiel rådgivning ved placering af midler. - KAB udarbejder regnskab for boligorganisationen efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB bistår den af boligorganisationen valgte revisor i forbindelse med dennes revision af regnskabet. - KAB forelægger revideret regnskab til organisationsbestyrelsens vedtagelse. - KAB forelægger det af organisationsbestyrelsen vedtagne regnskab for repræsentantskabet til endelig godkendelse. - KAB fremsender årsregnskabet med tilhørende revisionsprotokollat til tilsynsmyndigheden. - KAB indberetter regnskabet elektronisk til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. - KAB udarbejder opgørelse af trækningsret til organisationsbestyrelsen. - KAB udarbejder opgørelse af arbejdskapital og/eller dispositionsfond til organisationsbestyrelsen. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 4 af 55

6 Udarbejdelse af årsregnskab for afdelinger Forvaltningsrevision - KAB udarbejder regnskab for afdelinger efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB bistår den af organisationen valgte revisor i forbindelse med dennes revision af regnskabet. - KAB udsender reviderede regnskaber til afdelingsbestyrelsernes behandling og godkendelse. - KAB forelægger reviderede regnskaber til organisationsbestyrelsens vedtagelse. - KAB sender regnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat til tilsynsmyndigheden. - KAB indberetter regnskaberne elektronisk til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. - Hvor der ikke er valgt afholdelse af afdelingsmøde "regnskabsmøde", forelægger KAB hovedtal i regnskabet på de ordinære afdelingsmøder - "budgetmøder" - som en del af de komprimerede budgetter. - Hvor afdelingen har valgt at afholde afdelingsmøde "regnskabsmøde", fremsender KAB komprimeret regnskab. KAB deltager ikke i mødet. Komprimerede regnskaber omdeles via ejendomskontoret. - KAB udsender 5 stk. detaljerede regnskaber til det lokale ejendomskontor. Ved behov kan afdelingen indgå særlig aftale med KAB om fremsendelse af flere eksemplarer. Det detaljerede regnskab fremsendes endvidere via pdf til ejendomskontoret, hvorfra der kan printes ekstra kopier til interesserede beboere. - Organisationerne er på mange og væsentlige områder omfattet af KAB's egen forvaltningsrevision. Denne del af forvaltningsrevisionen er en integreret del af KAB's ydelser, og revisionen heraf varetages af KAB's valgte revisionsfirma. KAB udsender 5 stk. af de detaljerede regnskaber Opgørelse af udamortiserede lån - KAB indberetter udamortiserede lån til Landsbyggefonden Rådighedsbeløb Afregning af afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb - KAB registrerer afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb og udbetaler acontobeløb. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 5 af 55

7 Fraflytning og Udlejning KAB behandler opsigelser. Opgaver i forbindelse med - KAB håndterer flyttesager, herunder afregning af råderetssager. fraflytning og udlejning - herunder konktakten til beboere, ansøgere, ejendomskontor, kommunale myndigheder m.fl. - KAB forestår genudlejning af ledige lejemål. - KAB behandler interne flytninger. - KAB udfærdiger lejekontrakter. - KAB sørger for klargøring af kontraktmæssige forhold inden indflytning. - KAB behandler ansøgninger (bytte, fremleje m.v.). I forbindelse med bytning er KAB også i kontakt med den anden lejers administrator Udlejning af erhvervslejemål - KAB står for annoncering og forhandling om lejens størrelse og andre kontraktvilkår. - KAB udfærdiger kontrakter. - KAB påser, at den nye lejer opfylder vilkårene i afståelsesretten, såfremt den fraflyttende erhvervslejer har afståelsesret. - KAB indhenter udtalelse fra en sagkyndig ved spørgsmål om markedslejeniveau Lån til indskud og/eller boligsikring/boligydelse Administration af ventelister (inkl. de individuelle) Administration af Boliggarantibevis Honorar til sagkyndig betales af boligorganisationen. Udgifter til annoncering afholdes af afdelingen. - KAB varetager opgaver i forbindelse med behandling af indskudslån og ansøgning om boligsikring/boligydelse. Dette gælder også ansøgninger under boperioden. - KAB opnoterer boligsøgende i elektronisk kartotek og kontrollerer og ajourfører den eksterne og interne venteliste samt ændringer vedr. opnotering på venteliste. Der opkræves gebyr hos boligsøgende for at stå på venteliste. Gebyret tilgår KAB. KAB sikrer: - Forelæggelse af tilbud om Boliggarantibevis for boligorganisationen. - Oprettelse i KAB's administrative system. - Udarbejdelse af årlig statistik til boligorganisationerne, som viser antallet af solgte og indløste beviser samt eventuelle administrative ændringer. - Administrative ændringer, såfremt boligorganisationen skifter mellem de to varianter af boliggarantibeviset. - Udarbejdelse og udsendelse af informationsmateriale. 1 statistik årlig (for begge varianter) 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 6 af 55

8 Huslejeopkrævning Udsendelse af girokort og huslejeopkrævninger - KAB udsender opkrævninger 1 gang om måneden. For alle former for opkrævninger gælder, at udsendelsen foregår i sidste uge af måneden før forfaldsdato. For udsendelsen gælder, at ordinære opkrævninger omdeles lokalt, hvorimod BS (betalings-service) fremsendes med post. Omdelingen foretages af det lokale personale. 1 udsendelse pr. måned Inkasso/restance vedr. husleje og flytteafregning Varsling af huslejeændringer Anden opkrævning Fremsendelse af påkrav til beboere Afdragsordning Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere Fremsendelse af fogedrekvisition Opfølgning på flytteopgørelser Overdragelse af flyttesager til inkasso - KAB varsler og iværksætter eventuelle lejeændringer, som følger af den ordinære budgetbehandling. Dette sker i henhold til gældende lovgivning og sættes i værk med 3 måneders varsel. - KAB varsler og iværksætter eventuelle ændringer i acontobetaling vedrørende varme/vandudgift. - Ud over opkrævning af husleje opkræves skyldige beløb, der knytter sig til kontraktforholdet. - KAB fremsender påkrav til beboerne i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB indgår afdragsordning jf. gældende restancepolitik. - KAB fremsender hæveskrivelse til beboerne, hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af påkrav. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB overgiver restancesager til fogedretten, hvis huslejen stadig ikke er betalt efter fremsendelse af hæveskrivelse. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB fremsender rykker/påkrav, hvis flytteopgørelse ikke betales rettidigt. Ved kommunalt anviste boliger opkræves kommunen istandsættelsesudgifter, hvis betaling ikke er sket efter påkrav. Ved eventuelle gældssaneringssager og dødsboer udarbejdes opgørelser over kravet til retten. - KAB overdrager restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger, hvis frivilligt forlig om afdragsordning ikke er indgået, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. 1 årlig varsling pba. budget, 1 årlig varsling pba. varme/vandud gift Advokathonorar pålægges fraflytter. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 7 af 55

9 01.02 Sekretariatsmodul - standard Sekretariatsbistand til organisationen Deltagelse i repræsentantskabsmøder Oplæg til organisationsbestyrelsen Deltagelse i organisationsbestyrelsesmøder Bistand til udvalg Særlige forvaltningsmæssige opgaver Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag for boligorganisationen - KAB udsender indkaldelse til repræsentantskabsmøder evt. med punktdagsorden. - KAB udsender dagsorden og relevant materiale. Udsendelsen sker i henhold til aftale med formanden for boligorganisationen og sker i henhold til boligorganisationens vedtægter og forretningsorden. - KAB deltager i mødet med antal medarbejdere efter behov. - KAB udarbejder referat af mødet og sikrer opfølgning på eventuelle beslutninger jf. administrationsaftalen. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. - KAB kopierer og udsender referatet til repræsentantskabsmedlemmerne. - KAB udarbejder oplæg til organisationsbestyrelsen vedrørende relevante og kendte forhold vedrørende boligorganisationen og dens afdelinger. - KAB udarbejder løbende orientering om lovgivning og generelle retningslinjer, der vedrører det almene byggeri. - KAB udsender indkaldelse til møder og oplæg til organisationsbestyrelsens medlemmer. - KAB deltager i mødet med antal medarbejdere efter behov. - KAB udarbejder mødereferat og sikrer opfølgning på eventuelle beslutninger jf. administrationsaftalen. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. - KAB kopierer og udsender referat til bestyrelsesmedlemmerne. - KAB yder i mindre omfang bistand til udvalg, der er nedsat af organisationsbestyrelsen. - KAB yder efter aftale bistand til særlige forvaltningsmæssige opgaver, som organisationsbestyrelsen ønsker hjælp til. - KAB udarbejder specifikationer af udvalgte poster i forhold til mindre afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Specifikationer leveres i tillæg til budgettet. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 8 af 55

10 Fleksibel udlejning Juridisk bistand Afdelingens dokumenter Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag til afdelinger - KAB udarbejder mindre specifikationer af udvalgte poster i forhold til afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Noter leveres i tillæg til budgettet Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for boligorganisationen Fleksibel udlejning Juridisk bistand til KABansatte Boligjura.dk for beboervalgte Husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement - KAB udarbejder mindre specifikationer af udvalgte poster i forhold til afvigelser fra KAB's standardskabelon i regnskabet. Specifikationer leveres i tillæg til regnskabet. - KAB yder rådgivning om muligheder for fleksibel udlejning. - KAB afholder møder og deltager i udvalgsarbejde med kommunen på vegne af boligorganisationen, og KAB udarbejder aftaleudkast, oplæg mv. i forbindelse med aftaler om fleksibel udlejning. - Når aftalen om fleksibel udlejning er indgået, administrerer KAB i henhold til aftalen og sørger for statistik over fleksible udlejninger, evalueringer m.v. - KAB yder daglig support til forretningsfører, ejendomsleder og driftschef om juridiske problemstillinger, der knytter sig til administrationsydelsen. Adgang til KAB's juridiske portal KAB//Boligjura på for beboervalgte. - KAB stiller paradigmer til råderetskatalog, husorden og vedligeholdelsesreglement til rådighed for boligorganisationernes/-afdelingsbestyrelsernes udformning af egne dokumenter. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 9 af 55

11 Forsikringsaftaler KAB forestår forsikringsopgaver i samarbejde med ekstern forsikringsmægler, som Administration af honoreres særskilt af boligorganisationen. Der er f.eks. tale om periodisk fællesudbud af forsikringer og påbudte og ønskede forsikringer med efterfølgende indgåelse af forsikringsaftaler. KAB skadessager gennemgår de nye policer ved udbud samt formidler evt. rettelser/tilføjelser til policerne. - KAB sørger for betaling af forsikringspræmierne, foretager afregning af erstatningsbeløb fra forsikringsselskaberne på diverse skader i afdelingerne samt sørger for, at fakturaer, hvor der er sket delvis erstatning, bliver sendt til betaling. - Ved arbejdsskader sørger KAB for fremsendelse af oplysningsskema, elektronisk anmeldelse til forsikringsselskabet og Arbejdsskadestyrelsen med evt. bilag. - KAB sørger for anmeldelse af brilleskader til forsikringsselskabet og følger op på fremsendelse af regninger i sagerne. - KAB sender anmeldelsesskema til skadelidte ved fritidsulykke, og KAB anmelder skade til forsikringsselskabet og følger op på eventuelle spørgsmål fra forsikringen og skadelidte. - KAB an- og afmelder motorkøretøjer til forsikringen efter oplysninger fra lokalt driftspersonale. - KAB besvarer eventuelle spørgsmål i forbindelse med skader, dækningsomfang m.v Analyser/statistik Årsstatistik/Statistiske nøgletal Anmeldelse af skader i afdelingerne sker direkte fra ejendomskontoret til Willis (forsikringsmægler), som varetager kontakten direkte til forsikringsselskabet. - KAB stiller statistik til rådighed. Statistikken giver en generel viden om driftsforholdene i de KAB-administrerede boligorganisationer og specifikke driftsoplysninger om den enkelte boligafdeling Boligsocial indsats Ind- og fraflytningsundersøgelse Rådgivning om helhedsplanproces, støttemuligheder etc. Statistikken findes på KAB's ekstranet, KAB//Fællesskabet. - KAB gennemfører løbende tilfredshedsundersøgelser i forhold til ind- og fraflytninger. KAB yder: - Løbende support vedrørende igangsættelse og styring af den boligsociale indsats. - Fagligt netværksarbejde for boligsociale medarbejdere. - Løbende information om det boligsociale arbejde i KAB-fællesskabet og formidling af erfaringer. - Tværgående samarbejde om udvikling af det boligsociale arbejde. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 10 af 55

12 Information til bestyrelser "KABnyt" - KAB udarbejder nyhedsbrevet KABnyt. KABnyt udkommer ca. 10 gange årligt og indeholder aktuel information. Sendes til alle medlemmer af afdelings- og organisationsbestyrelser samt alle medarbejdere i KABfællesskabet og samarbejdspartnere Personale Distribution af "Boligen" Velkomstbrev til nye bestyrelsesmedlemmer i organisations- og afdelingsbestyrelser Distribution af materiale fra BL Adgang til KAB's ekstranet Overenskomst og generelle forhold - KAB sørger for løbende at opdatere navne-/adresselister hos Boligselskabernes Landsforening til distribution af bladet "Boligen" til alle medlemmer, dvs. beboertillidsrepræsentanter, organisationsbestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i de almene boligorganisationer. - KAB udsender en velkomstpakke til alle nye bestyrelsesmedlemmer i afdelings- og organisationsbestyrelser. Dette er en introduktion til bestyrelsesarbejdet lokalt og til samarbejdet med KAB. - KAB distribuerer løbende information til organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og ansatte omkring nyt fra BL, kurser m.v. samt invitationer til konferencer. - KAB stiller KAB's ekstranet, KAB//Fællesskabet, til rådighed. Det er en hjemmeside for bestyrelsesmedlemmer, hvortil der kræves adgangskode. - KAB holder sig løbende orienteret om relaterede forhold til arbejdsmarkedet, herunder ny lovgivning og tendenser i øvrigt. - KAB holder i nødvendigt omfang organisationsbestyrelser orienteret om nye arbejdsmarkedsforhold enten ved oplæg til bestyrelsesmøder eller på anden vis. - KAB holder sig løbende orienteret om overenskomstmæssige forhold. - KAB udmønter overenskomster gældende i KAB-fællesskabet, herunder forhandler fælles lokalaftaler med Ejendomsfunktionærernes Klub under KAB, lokalaftale for Ejendomsledere, lokalaftale for AC'ere samt lokalaftale for HK-ansatte efter bemyndigelse fra de enkelte organisationer. - KAB samarbejder og forhandler med de ansattes faglige organisationer og valgte tillidsrepræsentanter i forbindelse med tvister, herunder advarsler og afskedigelser. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 11 af 55

13 KAB varetager/bistår organisationerne ved rekruttering af nye medarbejdere. Ansættelse og afskedigelse - KAB udarbejder ansættelsesbreve og funktionsbeskrivelser for alle ansatte. af decentralt ansatte medarbejdere - KAB varetager afskedigelsessager, og efter aftale orienteres/involveres de enkelte organisations- og afdelingsbestyrelser Kompetenceudvikling og kursusudbud Varetagelse af personaleadministration Kompetenceudvikling og udviklingsplan for medarbejdere Udgifter til annoncering afholdes af den pågældende boligorganisation. - KAB udøver arbejdsgiverfunktionen på den enkelte organisations vegne. - KAB varetager den direkte arbejdsledelse af ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes ledelse af øvrige ansatte. - KAB afholder årlige udviklingssamtaler med ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes udviklingssamtaler med øvrige medarbejdere. - KAB stiller koncept for udviklingssamtaler til rådighed. - KAB orienterer pågældende organisationsbestyrelse og bestyrelser for berørte afdelinger om den personalemæssige situation. - KAB varetager organisering af ansatte, bemanding og lignende ledelsesmæssige forhold. - KAB varetager alle opgaver i forbindelse med lønudbetaling for alle ansatte. - KAB udarbejder uddannelsesprofiler for hver medarbejdergruppe. I forbindelse med nyansættelser og medarbejderudviklingssamtaler udarbejder KAB en udviklingsplan for medarbejderen i forhold til uddannelsesprofilen. Medarbejdere kan deltage i intern eller ekstern uddannelse Kursustilbud for medarbejdere Kursustilbud for beboervalgte Deltagelse i kurser betales af boligorganisationen. - KAB udvikler løbende interne kurser i forhold til de behov, der er afdækket i udviklingsplanerne. Kurserne beskrives i et kursuskatalog. - KAB tilrettelægger en række kursustilbud for medlemmer af afdelings- og organisationsbestyrelser. Kursustilbuddene samles i et kursusprogram, der beskriver indholdet af de enkelte kurser Beboerinformation Udarbejdelse og udsendelse af generelle pjecer Deltagelse i kurser betales af boligorganisationen. - KAB og Boligselskabernes Landsforening udgiver en række pjecer om hvilke muligheder, der er vedrørende bytning, fremleje, fraflytning og syn, vedligeholdelse m.v. Pjecerne kan rekvireres i KAB's udlejningsafdeling. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 12 af 55

14 Udarbejdelse af beboeravis, "Beboeren" - KAB udsender "Beboeren" til ejendomskontoret, som omdeler til samtlige husstande. KAB's beboeravis "Beboeren" udgives 4 gange årligt Styringsdialog Styringsdialog - KAB udarbejder dokumentationspakke og indberetning af på - KAB yder sekretariatsbistand ifm. boligorganisationens behandling af indholdet af dokumentationspakken på ordinære organisationsbestyrelsesmøder. - KAB yder sekretariatsbistand ifm. og deltagelse i dialogmøder med kommunen. KAB udarbejder: - tillægsbilag - supplerende analyser Procedure for den beboerdemokratiske behandling, der ligger ud over behandling på det ordinære organisationsbestyrelsesmøde er særskilte ydelser, der ikke indgår i produktet styringsdialog. Hvis sådanne ønskes i større omgang, falder de ind under den valgfrie ydelse Særlige forvaltningsmæssige opgaver og faktureres efter medgået tid. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 13 af 55

15 01.03 Driftsmodul - standard Inspektørydelser Anvisning og kontering af driftsudgifter (dækker kontering, ikke tastning af fysiske fakturaer) Udarbejdelse af langtidsplan - KAB anviser driftsudgifter i henhold til gældende instruks. - KAB påser, inden regnskabsårets udløb, at bilag er konteret korrekt, og driftschefen eller ejendomslederen gennemgår udestående rekvisitioner. - KAB gennemgår 1 gang årligt afdelingen i forbindelse med udarbejdelse af afdelingens driftsplan (langtidsplan). Der foretages en markvandring og udarbejdes referat heraf. - KAB udarbejder en 16-års plan, der indeholder de vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, der skal finde sted i perioden. Arbejderne prissættes og danner baggrund for de nødvendige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i den 16-årige periode. 1 gang årligt Langtidsplanen indgår som en del af afdelingens budget Lokal personaleadministration Syn af beboelseslejemål Opdateret drifts- og vedligeholdelsessystem Formidle politikker, instrukser og forretningsgange Sikring af lovpligtige syn af beboelseslejemål - KAB udarbejder langtidsplanen i det elektroniske DV-system. DV-systemet opdateres og vedligeholdes i forhold til ændringer i lovgivning og praksis. - KAB påser, at alle medarbejdere har kendskab til gældende politikker, instrukser og forretningsgange. KAB påser: - at afdelingen har valgt vedligeholdelses- og istandsættelsesordning. - at der bliver udarbejdet et vedligeholdelsesreglement. - at procedurer i forbindelse med fraflytningssyn, fremsendelse af fraflytningsrapport m.v. sker i henhold til lovgivning. - at det lovpligtige indflytningssyn foretages i henhold til lovgivningen. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 14 af 55

16 Tilsyn med at lokalt personale udfører godkendelsessyn, malersyn m.v. KAB påser: - at der tilbydes et frivilligt serviceeftersyn til beboere, der påtænker at flytte. - at der foretages obligatorisk serviceeftersyn i forbindelse med intern flytning, hvor dette er aftalt med boligorganisationen. - at forbedringer og ændringer af installationer i lejemålet udføres efter gældende forretningsgang. - at malersyn - godkendelse af istandsættelsesarbejder udført over vedligeholdelseskontoen (B-ordning) sker efter gældende forretningsgange Tilsyn med renholdelse Indkøbsaftaler Tilsyn med renholdelse Adgang til KAB's indkøbsaftaler Basisydelsen omfatter ikke selve udførelsen af ovennævnte procedurer og sagsbehandling m.v., idet dette foregår lokalt i afdelingen. - KAB sikrer, at fejeerklæring er udfyldt og oplyst relevante myndigheder. - KAB bistår tilrettelæggelsen af den daglige renholdelse, vagtplaner for snerydning og glatførebekæmpelse. - KAB fører overordnet tilsyn med den daglige renholdelse og påtaler forhold, der er i uoverensstemmelse med vedtagne beslutninger og lovgivning i øvrigt. - KAB formidler muligheder for vareindkøb via Statens og Kommunernes Indkøbsrammeudbud for den offentlige sektor. Medarbejdere med indkøbsansvar holdes løbende orienteret om mulighederne for at benytte aftalerne, der præsenteres både på KAB//Huset og KAB//Fællesskabet. - KAB s indkøbsfunktion stiller et omfattende indkøbskatalog til rådighed for boligorganisationerne med henblik på at optimere rabatter og service samt sikre overholdelse af formelle udbudskrav. I forbindelse med større udbud eller lignende er det i visse tilfælde kun muligt at deltage mod betaling. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 15 af 55

17 05 Sekretariatsmodul - udvidet Budget Regnskab Juridisk bistand Behandling af budgetforslag for afdelinger Udsendelse af udkast til årsregnskaber til afdelingsbestyrelsen for kommentering Deltagelse i regnskabsmøde med afdelingsbestyrelsen Deltagelse i behandling af regnskab ved afdelingsmødet Udsendelse af komprimeret regnskab til beboerne via ejendomskontoret Bistand fra Juraområdet til afklaring af diverse juridiske spørgsmål - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning i et møde med afdelingsbestyrelsen for gennemgang og behandling af budgetforslag. - KAB sender efter anmodning udkast til regnskaber til afdelingsbestyrelsen for kommentering - forudsat en relativ kort frist af hensyn til revisionen. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning i et møde med afdelingsbestyrelsen om regnskab. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning ved gennemgang og behandling af regnskaberne på afdelingsmødet. - KAB udarbejder komprimerede regnskaber med grafisk præsentation af nøgletal efter KAB's standardskabelon og sender ud til ejendomskontoret til omdeling. - KAB leverer løbende juridisk rådgivning til afdelings- og organisationsbestyrelser, herunder udarbejdelse af notater om juridiske problemstillinger og oplæg til bestyrelsesmøder. - KAB tilbyder juridisk bistand til udfærdigelse og håndtering af dokumenter m.m. - KAB bistår ved gennemgang af en boligorganisations vedtægter og udarbejder forslag til vedtægtsændringer. 1 årligt møde Ved større gennemgang afregnes efter medgået tid. Ønskes en juridisk vurdering af en given situation, som ligger udenfor Juraområdets kompetencefelt eller ligger i periferien af den almene lovgivning, kan der efter aftale med boligorganisationen og mod særskilt betaling indhentes et responsum fra ekstern advokat. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 16 af 55

18 Sager vedrørende fast ejendom - KAB yder juridisk bistand til udformning og tinglysning af dokumenter, f.eks. skøder og deklarationer, herunder overholdelse af boligorganisationens tegningsregler Behandling af husordensager - Det lokale personale behandler klager lokalt i forbindelse med husordensager. Hvis sagen ikke løses på denne måde, overtager KAB behandlingen af sagen, herunder korrespondance med beboeren, udarbejdelse af advarsler og evt. opsigelse/ophævelse af lejemålet. I afdelinger med Lokal Driftsmodel behandles sagen lokalt helt frem til en evt. indbringelse for Beboerklagenævnet, hvor sagen overgives til KAB. - KAB indbringer eventuelt sagen for Beboerklagenævnet. - KAB udarbejder fornødne dokumenter til ekstern advokat og varetager kommunikationen med advokaten, såfremt sagen skal for Boligretten Behandling af beboerklagenævnssager - KAB behandler alle beboerklagenævnssager og varetager korrespondance med Beboerklagenævnet samt fremmøde til besigtigelser med deltagelse af Beboerklagenævnet. Beboerklagenævnssager kan f.eks. vedrøre fraflytningssager, husordensager, installationsret (f.eks. paraboler), og sager om beboerdemokratiet. KAB udarbejder statistik med antallet og arten af sager til hver enkelt boligorganisation. Vedrørende varmesager, se dog ydelse 7.5. Udgift til gebyr til Beboerklagenævnet afholdes af afdelingen Beboerinformation Udviklingsprojekter Behandling af sager om sideaktiviteter og habilitet Behandling af retssager generelt Hjælp til beboerinformation og pressehåndtering Udformning af idéoplæg til udviklingsprojekter - KAB varetager dialog og korrespondance med tilsynskommunen. - KAB foretager en juridisk vurdering af den enkelte sag og sørger for oversendelse til ekstern advokat samt efterfølgende dialog med denne. - KAB yder bistand til udarbejdelse af pjecer, beboerblade og informationsskrivelser m.v. til beboerne samt bistand til udarbejdelse af pressemeddelelser. - KAB fremkommer med idéer til udviklingsprojekter i boligorganisationen og de tilknyttede afdelinger. Dette indebærer, at KAB i rimeligt omfang udarbejder idéoplæg eller beslutningsoplæg til organisationsbestyrelsen. Udarbejdelse af egentlige projektbeskrivelser og ansøgninger til Landsbyggefonden eller andre er ikke en del af ydelsen. Dette gælder både fysiske og boligsociale projekter. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 17 af 55

19 Deltagelse i udviklingsprojekter - KAB deltager i rimeligt omfang i udviklingsprojekter efter nærmere aftale med organisationsbestyrelsen. Projektledelse og herunder udarbejdelse af mødeindkaldelser og referater samt udarbejdelse af egentlige leverancer til et udviklingsprojekt er ikke indeholdt i ydelsen. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 18 af 55

20 06 Driftsmodul - udvidet Planlagte drifts- og vedligeholdelses opgaver Igangsættelse af arbejder i henhold til DV-planen (langtidsplanen) - KAB påser, at årets planlagte arbejder udføres i henhold til gældende love og regler i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. På et møde godkender afdelingsbestyrelsen tidsplanen, og arbejdernes igangsættelse aftales, herunder tilbudsgivningen. Ved løbende vedligeholdelse/udskiftning og mindre arbejder iværksætter medarbejderen opgaver i overensstemmelse med langtidsplanen, såfremt budgetrammen kan overholdes. Igangsættelse af større arbejder sker efter aftale med afdelingsbestyrelsen. Medarbejderen, der har ansvaret for afdelingens drift, hjemtager eventuelle tilbud og igangsætter arbejdet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. - KAB påser, at afdelingsbestyrelsen løbende får status for udførelse af langtidsplansarbejder Moderniserings- og forbedringsarbejder Bygningsdrift Elektronisk registrering og opbevaring af tegninger Igangsætning af moderniserings- og forbedringsarbejder Indgåelse af kontrakter vedrørende rengøring, service og eftersyn i forbindelse med almindelig vedligeholdelse - KAB registrerer digitalt tegningsmateriale og opbevarer det elektronisk, så det er tilgængeligt for ejendomskontoret i forbindelse med gennemførelse af byggesager. - KAB bistår i drøftelser og eventuelt indledende undersøgelser, såfremt der skal foretages arbejder, der omfatter ændring af tekniske installationer, indgreb i bygningskonstruktionen, eller hvis der indgår ekstern finansiering. - KAB indgår efter aftale med afdelingsbestyrelsen aftaler vedrørende rengøring, eftersyn af tekniske installationer m.v. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 19 af 55

21 Udarbejdelse af projektog finansieringsforslag i forbindelse med forbedringsarbejder - KAB kan udarbejde mindre projekt- og finansieringsforslag vedrørende forbedringsarbejder (individuel modernisering/forbedring - f.eks. køkkenudskiftning). Denne ydelse dækker ikke de tilhørende administrative opgaver i forbindelse med en byggesags samlede gennemførelse, herunder ansøgning til Landsbyggefonden, ansøgning til kommunen, indhentning af lånetilbud, tinglysning osv Råderet Håndtering af vanskelige bygningsrelaterede sager, f.eks. skimmelsvampe, legionella, PCB el.lign Vejledning og medvirken ved indgåelse af alle service- og forsyningsaftaler Periodisk bygningseftersyn Råderetsordninger Råderetssager - KAB nedsætter en Task Force i vanskelige bygningsrelaterede sager med f.eks. skimmelsvamp. Task Force består af medarbejdere fra Juraområdet, Kommunikationsområdet, Beboerserviceområdet, forretningsføreren, driftschefen/ejendomslederen og den tekniske chef. Task Forcen sørger for, at de fysiske tiltag gennemføres, herunder f.eks. genhusning, flytning, kompensation, renovering af boligen og tilbageflytning, i det omfang det er aktuelt i den enkelte sag. Herudover sørger Task Forcen for juridisk og kommunikationsmæssig rådgivning. - KAB vejleder i nødvendigt omfang ved indgåelse af service- og forsyningsaftaler. - KAB forestår en gennemgang af de administrerede ejendommes bygningsdele samt langtidsplaner. - KAB udarbejder en periodisk eftersynsrapport med oplistning af de eventuelt kritiske punkter for derved at opnå en kvalitetssikring samt give sparring til driftschefer/ejendomsledere, således at den byggetekniske vedligeholdelse af ejendommene sikres. - KAB bistår, rådgiver og vejleder boligorganisationen/-afdelingerne i udformning af råderetsordninger. - KAB ansøger kommunale myndigheder om eventuelle tilladelser i relation til de ønskede råderetsordninger. Beboeren betaler for eventuelle kommunale gebyrer. - KAB vejleder den enkelte beboer i brugen af råderetten. - KAB behandler ansøgninger i relation til beboernes individuelle råderet og i henhold til eventuelle vedtagne råderetsordninger. - KAB foretager registrering af godkendte råderetssager i KAB s administrative system. - KAB afregner råderetssager i forbindelse med genudlejninger. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 20 af 55

22 06.05 Service til afdelingsbestyrelsen KAB deltager i møder med afdelingsbestyrelsen i rimeligt og nødvendigt omfang. Deltagelse i møder med afdelingsbestyrelsen KAB deltager i afdelingsmøder i rimeligt og nødvendigt omfang. Deltagelse i afdelingsmøder Oplæg til - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, udarbejde oplæg til bestyrelsen vedrørende almindelig drift og almindelige vedligeholdelsesopgaver. afdelingsbestyrelsen Forslag til afdelingsmøde - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, udarbejde forslag til afdelingsmødet vedrørende den almindelige drift og afdelingens reglementer Indkaldelse til afdelingsmøder - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, sørge for at indkalde til ordinære og ekstraordinære afdelingsmøder. KAB sender indkaldelsen til ejendomskontoret, som omdeler indkaldelsen. Alternativt udsender KAB indkaldelsen til samtlige husstande. KAB yder ikke referatskrivning. Tryk og porto afregnes særskilt Information til beboere - KAB udarbejder information til beboerne fra organisationsbestyrelsen. Information om almindelig drift sker via ejendomskontoret Service til beboerne Behandling af ansøgninger vedrørende installationer og ændring af lejemålet Behandling af sager om boligændringer Tryk og porto afregnes særskilt. - KAB påser, at ansøgningerne behandles med efterfølgende tilbagemelding til beboerne. KAB påser: - at der sker registrering af ændringer i lejemålet. - at der sker registrering af godkendte ændringer i lejemålet med ret til godtgørelse ved fraflytning således, at der ved genudlejning sker en korrekt oplysning om lejemålets tilstand og eventuel ekstra huslejebetaling som følge af forbedring af lejemålet Rådgivning ved - KAB yder rådgivning til de lokalt ansatte om håndtering af klager. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 21 af 55

23 behandling af diverse klagesager Samarbejde med kommunale medarbejdere - KAB samarbejder med kommunale medarbejdere i sager med omsorgssvigt, misbrug og psykisk syge. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 22 af 55

24 07 Obligatoriske ydelser Fraflytning og udlejning Udstedelse af Boliggarantibevis KAB udsteder Boliggarantibevis. Boligorganisationen kan vælge mellem to varianter af boliggarantibeviset: Folkeregisterforespørgsel Oprettelse af nye lejemål Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr boligsøgende Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr intern oprykningsventeliste Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr fleksibel venteliste Individuelle ventelister, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer Individuelle ventelister, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer fleksibel venteliste - Variant 1: Boliggarantibeviset tilbydes alle beboere uanset opsigelsesgrund. Ordningen vil således - udover de i variant 2 angivne forhold - f.eks. også kunne benyttes, hvis beboeren ønsker at flytte på grund af jobskifte, uddannelsesskifte eller for at komme nærmere familien. - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Boligorganisationen eller afdelingen betaler for ydelsen. - KAB opretter nye lejemål f.eks. ved en ny boligafdelings ibrugtagning. Afdelingen betaler almindelig timesats og direkte omkostninger. - KAB opnoterer boligsøgende på Individuelle ventelister. - KAB opnoterer beboer på intern oprykningsventeliste. - KAB opnoterer boligsøgende på individuel fleksibel venteliste. - KAB ajourfører opnotering på individuel venteliste. - KAB ajourfører boligsøgende på individuel fleksibel venteliste. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 23 af 55

25 KAB opnoterer boligsøgende på ny fællesventeliste. Bolignøglen, opnoteringsgebyr boligsøgende KAB opnoterer boligsøgende på fleksibel ny fællesventeliste. Bolignøglen, opnoteringsgebyr fleksibel venteliste KAB ajourfører boligsøgende på ny fællesventeliste. Bolignøglen, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer KAB ajourfører boligsøgende på fleksibel ny fællesventeliste. Bolignøglen, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer fleksibel venteliste Fornyelse af opnotering med adressefremfindelse - KAB fornyer opnotering med adressefremfindelse. Ydelsen afregnes med opnoteringsgebyr, samt aktuelt gebyr for adressefremfindelse KAB beregner individuel huslejestigning ved modernisering. Individuel huslejeberegning ved modernisering KAB afregner div. engangsopkrævninger. Engangsopkrævninger KAB afregner ved udenlandsk check/overførsel ved fraflytning. Udenlandsk check/overførsel ved fraflytning Studiekontrol - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Boligorganisationen eller afdelingen betaler for ydelsen Bolignøglen - gavebevis - KAB tilbyder et gavebevis, der indeholder en opnotering til Bolignøglen og fem års forudbetalt ajourføringsgebyr. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 24 af 55

26 07.02 Inkasso/restanceordning KAB fremsender påkrav til beboerne i henhold til KAB's restancepolitik. Fremsendelse af påkrav til beboere KAB indgår afdragsordning jf. gældende restancepolitik. Afdragsordning Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere - KAB fremsender hæveskrivelse til beboere, hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af påkrav. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik Fremsendelse af fogedrekvisition Manglende betaling af flytteopgørelse Overdragelse af flyttesager til inkasso - KAB overgiver restancesager til fogedretten, hvis huslejen stadig ikke er betalt efter fremsendelse af hæveskrivelse. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB fremsender rykker/påkrav, hvis flytteopgørelsen ikke betales rettidigt. Ved kommunalt anviste boliger opkræves kommunen istandsættelsesudgifter, hvis betalingen ikke er sket efter påkrav. Ved eventuelle gældssaneringssager og dødsboer udarbejdes opgørelser over kravet til retten. - KAB overdrager restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger, hvis frivilligt forlig om afdragsordning ikke er indgået, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik KAB's It-service Pc-pakke for ansatte Advokathonorar pålægges fraflytter. Pc-pakke for ansatte er tiltænkt personale, som ansættes af KAB's kunder. Dette kan være HK-personale, boligsociale rådgivere samt andre typer ansatte. Pakken sikrer, at kunden kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support. Udstyret stilles til rådighed for personale/ejendomskontorer (jf. produktark og forretningsbetingelser). Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker. Afdelingen betaler for ydelsen. Der er eventuelt rabat forbundet med købaf pakken, se ydelse november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 25 af 55

27 Brugerpakke ansatte Brugerpakke ansatte har samme målgruppe som Pc-pakke ansatte. Pakken er et krav for at kunne tilgå KAB's systemer. De ansatte kan godt have flere brugerpakker end Pc-pakker til ansatte. Pakken indeholder programmer (Office-pakken, KABAS og ), adgang til Findus og KAB//Huset, sikkerhed og support (jf. produktark og forretningsbetingelser). KAB ejer licenser m.m. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker. Afdelingen betaler for ydelsen PC-pakke uden netværksforbindelse og bordprinter Pc-pakke for ansatte er tiltænkt personale, som ansættes af KAB's kunder. Dette kan være HK-personale, boligsociale rådgivere samt andre typer ansatte. Pakken sikrer, at kunden kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support. Udstyret stilles til rådighed for personale/ejendomskontorer (jf. produktark og forretningsbetingelser) Netværksforbindelse Printer/skannerpakke Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker. Afdelingen betaler for ydelsen. KAB forsyner ejendomskontoret med en netværksforbindelse. Der tildeles en netværksforbindelse pr. 5 medarbejdere. Dvs. kontoret køber en forbindelse for medarbejder nummer 1, 6, 11 osv. KAB stiller printer- og skannerudstyr til rådighed, der opfylder ejendomskontorets behov for print og skanning. Pakken indeholder tre timers support. Papir og toner er ikke indeholdt i pakken. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 26 af 55

28 IP-telefoni fra KAB's telefonanlæg - drift og service KAB tilbyder overordnet - Single point of contact på telefoni - Registrering og opfølgning på fejl Brugerservice - Helpdesk service Svar på brug af faciliteter - Rådgivning i nye muligheder - Oprettelse/nedlæggelser af lokalnumre - Dataændringer Grupper - Køer - Viderestillinger - Rådgivning på nye faciliteter og funktioner Fejlretning og drift - Modtagelse og logning af fejl - Håndtering og rettelse af fejl - Styring af underleverandører - Vedligeholdelse af systemet Ikke inkluderet i betaling for servicen: - Samtale trafik fra KAB's telefonanlæg til telefoner placeret udenfor fællesskabet - Fysiske telefoner - Projektprisen Brugerpakke ansatte Brugerpakke indeholder , webmail, sikkerhedselementer og support. Supporten af denne pakke er indeholdt i administrationsbidraget. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 27 af 55

29 Mobilpakke ansatte Pakken indeholder: - abonnement - administratuion - support - fri sms - fri tale - 20 GB data Pc-pakke uden netværksforbindelse Selve telefonen er ikke inkluderet. Pakken er tiltænkt medarbejdere, der ikke skal have en fast netværksforbindelse. Pakken sikrer, at medarbejderen kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer endvidere, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support jf. produktark og forretningsbetingelser. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker Tabletpakke ansatte Tabletpakken er målrettet ansatte. Pakken indeholder følgende sikkerhedselementer: - Mulighed for at slette tablet ved bortkomst eller tyveri. Pakken indeholder følgende support: - Mulighed for at modtage assistance fra KAB's Hotline via telefon, eller lignende inden for KAB's Hotlines normale åbningstid. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 28 af 55

30 07.04 Personale KAB varetager og udvikler sikkerhedsarbejdet for de ansatte, herunder sikrer at Betaling til fælles Arbejdsmiljølovens bestemmelser overholdes. sikkerhedsorganisation/ - KAB stiller en arbejdsmiljøkonsulent til rådighed. trivselsordning, - KAB gennemfører undersøgelser af både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og fællestillidsmandsordning præsenterer den enkelte organisationsbestyrelse for resultaterne heraf. og lovpligtig - KAB indkøber julegave til de ansatte på vegne af de enkelte organisationer (denne ydelse arbejdsskadeforsikring for kan fravælges mod reduktion i prisen). alle medarbejdere - De ansatte har mulighed for medlemskab af KAB's personale- og kunstforeninger. - De ansatte har mulighed for at deltage i KAB's sommerfest. - KAB varetager samarbejder med de valgte tillidsmænd herunder samarbejder via Det Decentrale Virksomhedsnævn (VN-D). Afdelingen betaler for ydelsen. KAB sikrer, at der er kontorfaciliteter til rådighed for ejendomsfunktionærernes fællestillidsmandsordning. De ansatte betaler selv for medlemskab af personale- og kunstforening. KAB yder tilskud Regnskab for forbrugsafgifter Forbrugsregnskaber - Pakke C, varme Udgifter til gratiale og receptioner ved jubilæer afholdes af den enkelte boligorganisation eller afdeling. Ydelsen retter sig til kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: - Betaling af regninger fra varmeforsyningsselskaber i løbet af året - Udarbejdelse af grundregnskab for varme ved skæringsdato - Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) - Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Telefonisk kontakt, hotline for beboerne - Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling - Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 29 af 55

31 Forbrugsregnskaber - Pakke C, vand Ydelsen retter sig mod kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: -Betaling af regninger fra vandforsyningsselskaber i løbet af året -Udarbejdelse af grundregnskab for vand ved skæringsdato -Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) -Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse. -Telefonisk kontakt, hotline for beboerne -Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling -Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Forbrugsregnskaber - Pakke C, el Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: -Betaling af regninger fra elforsyningsselskaber i løbet af året -Udarbejdelse af grundregnskab for el ved skæringsdato -Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) -Ændring af beboerne a conto ved beboerhenvendelse -Telefonisk kontakt, hotline for beboerne -Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling -Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Forbrugsregnskaber - Pakke L, varme Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med lokal driftsmodel. KAB sikrer: -Udarbejdelse af grundregnskab for varme ved skæringsdato Forbrugsregnskaber - Pakke L, vand Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med lokal driftsmodel. 21. november 2013 Ydelseskatalog 2014 for almene boligorganisationer Side 30 af 55