Tilbudsindhentning på dagligvareudbringning til visiterede borgere i Syddjurs Kommune

Transkript

1 Tilbudsindhentning på dagligvareudbringning til visiterede borgere i Syddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1.1 Opgavens omfang 1.2 Leverandørens forpligtelser i forhold til opgavens udførelse 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform 2.2 Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Egnethedsvurderingen 2.3 Tildelingskriterium ved valg af tilbud Vedrørende underkriteriet Pris Vedrørende underkriteriet Bestilling og levering 2.4 Borgerens valg af leverandør 2.5 Spørgsmål til materialet 2.6 Tilbudsfrist 2.7 Åbning af de indkomne tilbud 2.8 Formkrav 2.9 Sprog 2.10 Ejendomsret 2.11 Aftalegrundlag 2.12 Vedståelsesfrist for tilbud 2.13 Alternative tilbud 2.14 Konsortier 2.15 Forbehold Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold 3. Tilbudsdisposition 4. Aftaleudkast 1 Parterne 2 Kontraktgrundlag 3 Kontraktens omfang 4 Kontraktperiode 5 Opsigelse af aftalen 6 Tildeling af konkrete ordrer 7 Bestilling af varer 8 Levering og leveringsbetingelser 9 Bonus mv. 10 Følgeseddel 11 Fakturering 12 Priser 13 Prisregulering 14 Skift af leverandør 15 Betaling 16 Leverandørens forpligtelser 17 Offentlige påbud 18 Ansættelsesvilkår 19 Etik og socialt ansvar 20 Underleverandører

3 21 Miljø 22 Statistik 23 Garanti og reklamation 24 Kontakt mellem parterne 25 Overdragelse af aftale 26 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 27 Misligholdelse og misligholdelsesbeføjelser 28 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 29 Erstatning og forsikring 30 Lovvalg og afgørelse af tvister 31 Kontraktændringer 32 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten 33 Underskrift Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Erklæring om forfalden ubetalt gæld til det offentlige og artikel 45 omfattede forhold Bilag 4 Eventuelle forbehold Bilag 5 Distrikter i Syddjurs Kommune Bilag 6 Antal borgere i dagligvareudbringningsordningen Bilag 7 Tidsplan Bilag 8 Bestilling og levering

4 1. Indledning De inviteres hermed til at afgive tilbud på dagligvareudbringning i henhold til serviceloven, LBK nr. 904 af 18. august 2011, 83 for visiterede borgere i Syddjurs Kommune. Borgeren har i henhold til loven frit valg, jf. 91, og aftalen skal derfor betragtes som et tilbud til den enkelte borger, der er visiteret til ordningen. Syddjurs Kommune kan derfor ikke garantere, at alle visiterede borgere benytter ordningen eller hvor tit den benyttes. Syddjurs Kommune kan heller ikke garantere antallet af visiterede borgere i aftaleperioden. Målgruppen for indkøbsordningen er de borgere, som Visitation og Hjælpemidler visiterer hertil, og som vælger Syddjurs Kommune som leverandør. Det skal bemærkes, at Syddjurs Kommune har pligt til at skabe grundlag for, at modtagere af hjælp efter 83 kan vælge mellem forskellige leverandører af hjælpen. Det er af Syddjurs Kommune valgt, at der ønskes indgået en rammeaftale opdelt i delaftaler efter de af kommunen vedtagne distrikter (distrikter ses i bilag 5) med 5 leverandører på hver delaftale. Det bemærkes endvidere, at de valgte leverandører, der indgås kontrakt med, indtræder som individuelle juridiske parter i aftalen. Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.1 Opgavens omfang I henhold til Servicelovens 83 er Syddjurs Kommune forpligtet til at sikre borgernes mulighed for at foretage dagligvareindkøb, hvis det vurderes, at borgeren af forskellige årsager ikke selv er i stand til at varetage indkøbet. Aflevering af bestilte varer må kun ske, når borgeren selv er til stede i hjemmet. Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt, er det vigtigt, at der gives besked til det områdecenter som borgeren er tilknyttet. Har borgeren ikke meddelt, at han/hun ikke er hjemme på leveringstidspunktet, vil personalet - af hensyn til borgerens sikkerhed - kontakte pårørende. Hvis dette ikke er muligt, vil personalet rekvirere en låsesmed. Borgeren skal selv betale udgiften til låsesmeden. Visitation til ordningen sker via Syddjurs Kommune, Visitation & Hjælpemidler. I forbindelse med visitation til ordningen vil der blive udformet en bevillingsskrivelse som fremsendes i kopi til den valgte leverandør. Syddjurs Kommune ønsker derfor at indgå kontrakt om: 1. Modtagelse af bestilling af dagligvarer fra borgere som er visiteret til ordningen. 2. Indsamling og pakning af bestilte dagligvarer. 3. Udbringning af de bestilte dagligvarer til borgere som er visiteret til ordningen. 4. Afregning for evt. udbringnings- og/eller indsamlings og pakningsgebyrer med Syddjurs Kommune, Visitation & Hjælpemidler.

5 Det forventes, at tilbudsgiver kan levere et bredt sortiment af dagligvarer, herunder mejeriprodukter, frisk frugt og grønt, kolonialvarer m.m. i forskellige prisklasser. Det skal være muligt både at vælge discount- og standardvarer. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet vedlægge en beskrivelse af varesortimentet. Områderne, hvor varer skal bringes ud til, kan ses i bilag nr. 5. Der kan afgives tilbud på ét, flere eller alle områder. Det skal fremgå af tilbuddet i bilag 2 Tilbudsliste. Antallet af borgere tilknyttet ordningen vil svinge både indenfor det enkelte område og samlet set. Det i bilag 6 oplyste antal skal derfor ikke betragtes som et fast antal borgere, men alene et antal baseret på nuværende tilslutning. Syddjurs Kommune bevilger kun hjælp til indkøb og udbringning maksimalt 1 gang ugentligt. Syddjurs Kommune kan dog ikke garantere, at alle visiterede borgere vil gøre brug af ordningen hver uge. Omfanget bestemmes alene af den enkelte borgers behov, og Syddjurs Kommune betaler kun for udbringning de uger, hvor der sker udbringning. Syddjurs Kommune betaler altså kun for evt. indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer maksimum 1 gang om ugen. Eventuel udbringning derudover betales af borgeren selv. Ved levering af bestilte dagligvarer skal betaling for varerne ske via PBS-betaling. Betaling for indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer sker via Syddjurs Kommune, Visitation & Hjælpemidler. I de tilfælde hvor Syddjurs Kommune skal betale for indsamling og pakning samt udbringning, må regningen til borgeren kun omhandle bestilte varer og må IKKE indeholde udgifter til indsamling, pakning samt udbringning. Betaling for de bestilte varer er udelukkende et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Manglende betaling af leverede varer er derfor Syddjurs Kommune uvedkommende. Bestilling skal kun foregå via et on-line bestillingssystem på leverandørens hjemmeside eller pr Leverandørens forpligtigelser i forhold til opgavernes udførelse Tilbudsgiverne er forpligtiget til at udføre opgaverne jf. de til enhver tid gældende bestemmelser om arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdsgange i arbejdsmiljølovgivningen.

6 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Tilbudsindhentningen gennemføres i overensstemmelse med reglerne om annoncering i tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. 15a, 15c og 15d. Tilbudsindhentningen gennemføres efter de grundlæggende principper i Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvor alle interesserede virksomheder kan afgive tilbud. Der gøres opmærksom på, at hvis der ikke findes minimum to leverandører for hver delaftale, skal den vindende leverandør på en delaftale acceptere, at godkendelsesmodellen i serviceloven ( 91) træder i kraft for at finde flere leverandører, jf. servicelovens 91, stk Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed På baggrund af nedenstående udvælgelseskriterier foretager udbyder en vurdering af tilbudsgivers generelle egnethed til at afgive et tilbud. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet for, at dette kan tages i betragtning. Personlige forhold Udbudsdirektivets artikel 45 omfattede forhold. Fortrykt formular findes i bilag 3. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes i bilag 3. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Teknisk kapacitet:

7 Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 2 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Relevant beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, samt personalets faglige kvalifikationer, herunder uddannelse Egnethedsvurderingen Hvis ansøgeren har en endelig dom for en eller flere af de i artikel 45 omfattede forhold udelukkes ansøgeren fra deltagelse. Hvis en ansøger har gæld til det offentlige, der overstiger kr. vil ansøgeren ligeledes blive udelukket fra deltagelse. 2.3 Tildelingskriterium ved valg af tilbud Valg af leverandør vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra følgende vægtede underkriterier: 1. Pris 60 % 2. Bestilling og levering 40 % Vedrørende underkriteriet Pris Ved pris forstås samlet pris pr. vareudbringning hos borgeren. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten, bilag 2. Tilbud skal afgives i form af nettopriser, dvs. eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige gebyrer, afgifter og lignende. Tilbuddet skal opgives i danske kroner eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og gebyrer. Der kan kun afgives tilbud med én pris uafhængig af, hvor mange distrikter, der bydes på. Syddjurs Kommune har indsat et prisloft på 100 kr. i alt pr. vareudbringning pr. borger. Det vil sige, at prisen maksimalt kan være 100 kr. for, at tilbuddet kan anses at være konditionsmæssigt. Dermed vil der ved tildelingsevalueringen ved bedømmelsen af underkriteriet pris blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser under 100 kr. i alt. I beregning af tilbud skal følgende ydelser indgå i prisen: 1. Modtagelse af bestilling af dagligvarer fra borgere som er visiteret til ordningen. 2. Indsamling og pakning af bestilte dagligvarer. 3. Udbringning af de bestilte dagligvarer til borgere som er visiteret til ordningen. 4. Afregning for evt. udbringnings- og/eller indsamlings og pakningsgebyrer med Syddjurs Kommune, Visitation & Hjælpemidler. Prisen må ikke være betinget af en minimumsordrestørrelse.

8 Der gøres opmærksom på, at Syddjurs Kommune skal afslå at indgå aftale med en leverandør, hvis dennes bud overstiger det billigste bud med mere end 10 %, selvom buddet falder inden for det fastlagte antal. Dette beregnes alene ud fra kriteriet pris. Dog kan der indgås aftale med en leverandør, hvis bud overstiger de 10%, såfremt indgåelse er en forudsætning for, at der som minimum er 2 leverandører på aftalen, jf. bekendtgørelse nr. 299 om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp mv., 4, stk Vedrørende underkriteriet Bestilling og levering For at opnå sammenlignelige tilbud og lette gennemgangen heraf, skal tilbuddet indeholde følgende, hvilket for punkt 1-3 skal beskrives i bilag 8: Beskrivelse af leveringsmuligheder i form af tidspunkter på dagen, der vil kunne ske levering Fristen for afgivelse af bestilling, hvis denne er under 48 timer, hvilket er et mindstekrav. I forbindelse med bestilt levering ønskes oplyst, om fristen for flytning og/eller aflysning af en levering kan være kortere end senest kl. 12 hverdagen før den planlagte levering, hvilket er et mindstekrav I forbindelse med levering af køle/frostvarer skal leverandøren sikre en forsvarlig leveringsform således, at varerne ikke opvarmes eller risikerer optøning før levering. Tilbudsgiver skal medsende dokumentation for udbringningsmetode til sikring af ovenstående, i form af beskrivelse af udbringningsform sammen med tilbuddet.- Denne dokumentation vedlægges tilbuddet. Leverandøren bedes medsende et eksemplar af deres varekatalog/tilbudsavis Borgerens valg af leverandør Når der er indgået kontrakt med de valgte leverandører, skal de udfærdige materiale til borgere, der er visiteret til dagligvareudbringningsordningen med henblik på at vælge den leverandør, de ønsker at benytte. Kommunen sørger for, at materialet bliver distribueret til borgerne. Hvis formidlingen af materialet medfører væsentlige ekstra omkostninger for kommunen, kan leverandøren opkræves betaling for meromkostningerne i forbindelse med formidlingen, jf. servicelovens 92, stk Spørgsmål til materialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal være skriftlige og rettes til Marie-Louiss Nordlander, pr. maln@syddjurs.dk, med emnet: "Spørgsmål tilbudsindhentning på udbringning af dagligvarer senest onsdag den 11. april. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

9 Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på udbyders hjemmeside på adressen: itationer+og+annonceringspligter 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på dagligvareudbringning. Tilbuddet skal være kommunen i hænde senest onsdag den 25. april 2012, kl via følgende mail-adresse: maln@syddjurs.dk eller på adressen: Syddjurs Kommune, Hovedgaden 77, 8410 Rønde, att: Marie-Louiss Nordlander, budgetafdelingen. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Åbningen foretages af udbyders personale, der har fuldmagt til åbningen. 2.8 Formkrav en eller brevet skal indeholde hele tilbudsmaterialet, hvor bilagene i udbudsmaterialet er udfyldt i uændret format. Varekataloger vedlægges i 1 eksemplar. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet og tilbuddet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbuddet skal belyse alle relevante forhold om tilbudsgiverens løsning af leverancen, herunder levering, distribuering og produktudvikling. Vedlagte bilag 1, 2, 3, eventuelt 4 og 8 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. 2.9 Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk Ejendomsret Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontraktansvarlig over for udbyder.

10 2.11 Aftalegrundlag Aftale om udførelse af udbringning af dagligvarer indgås på grundlag af det vedlagte udkast til kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. I forbindelse med eventuelle tvister gælder følgende dokumenter i den nævnte prioritering: 1) kontrakten 2) udbudsmaterialet med tilhørende bilag 3) Leverandørens tilbud. Tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens betingelser og vilkår i forbindelse med tilbudsgivningen Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i mindst 4 måneder fra tilbudsfristen. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Der må kun afgives ét tilbud selvom flere virksomheder samarbejder. Det er således ikke muligt for to virksomheder i samme konsortium at få accepteret mere end ét tilbud. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Forbehold Udbyders forbehold Omsætningen på kontrakten er under forbehold af Byrådets fortsatte bevilling til det pågældende område i aftaleperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. Det anførte antal borgere og frekvens af køb er for det første cirkatal, der ikke kan danne baggrund for en sikret omsætning for leverandørerne. For det andet er der tale om et frit

11 valgs område, hvor borgeren selv vælger leverandør, og af den grund kan der heller ikke sikres en omsætning for leverandørerne Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet i bilag 4. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til materialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.2 opstillede udvælgelseskriterier og det i udbudsmaterialets afsnit 2.3 anførte tildelingskriterium. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder e- mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil 4 måneder fra tilbudsfristen. 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til

12 rammeaftalen. Alle forbehold skal beskrives i bilag 4. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4 Udvælgelseskriterier Personlige forhold: 1) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om artikel 45 omfattede forhold. Fortrykt formular findes i bilag 3. Økonomisk og finansiel kapacitet: 1) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Fortrykt formular findes i bilag 3. 2) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste 2 afsluttede regnskabsår.. Teknisk kapacitet: 1)Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 2 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. 2)Relevant beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, samt personalets faglige kvalifikationer, herunder uddannelse. 5 Tildelingskriterium økonomisk mest fordelagtige tilbud 6 Underkriterium 1 Pris Tilbudsgiver skal her følge beskrivelsen i afsnit og udfylde bilag 2 Tilbudsliste 7 Delkriterium 2 Bestilling og Levering Leverandøren bedes følge beskrivelsen under afsnit og udfylde bilag 8 Bestilling og levering og desuden huske at medsende dokumentation for leveringsform af køle/frostvarer. 8 Kravspecifikation I bilag 1 skal tilbudsgiver tilkendegive at have læst, forstået og accepteret alle krav opstillet i kravspecifikationen. Dette kan gøres ved at sætte Ja, accepteres ved alle krav under bilag 1

13 Kravspecifikation. Bemærk, at står der nej anses tilbuddet som ukonditionsmæssigt. 4. Aftaleudkast Nærværende rammeaftale er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. Rammeaftale vedrørende udbringning af dagligvarer 1 Parterne Nærværende aftale er indgået mellem Syddjurs Kommune Hovedgaden Rønde (i det følgende kaldet udbyder) Og Virksomhedens navn Vejnavn og nummer Postnummer og by (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt tilbudsindhentning i overensstemmelse med reglerne om annoncering i tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem kontrakthaver og udbyder B. Udbudsmateriale med bilag fra udbyder af XX inkl. offentliggjorte spørgsmål og svar. C. Kontrakthavers tilbud af XX. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

14 Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler om forbrugerkøb. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 3 Kontraktens omfang 1. Modtagelse af bestilling af dagligvarer fra borgere som er visiteret til ordningen. 2. Indsamling og pakning af bestilte dagligvarer. 3. Udbringning af de bestilte dagligvarer til borgere som er visiteret til ordningen. 4. Afregning for evt. udbringnings- og/eller indsamlings og pakningsgebyrer med Syddjurs Kommune. Kontrakten omhandler dagligvareudbringning i henhold til servicelovens 83. Borgeren har i henhold til den gældende servicelov frit valg, og aftalen skal derfor betragtes som et tilbud til den enkelte borger der er visiteret til ordningen. Syddjurs Kommune kan derfor ikke garantere, at alle visiterede borgere benytter ordningen eller hvor tit den benyttes. Syddjurs Kommune kan heller ikke garantere antallet af visiterede borgere i aftaleperioden. Syddjurs Kommune bevilger kun hjælp til indkøb og udbringning maksimalt 1 x ugentlig. Syddjurs Kommune kan dog ikke garantere at alle visiterede borgere vil gøre brug af ordningen hver uge. Omfanget bestemmes alene af den enkelte borgers behov. Syddjurs Kommune betaler altså kun for evt. indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer 1 x ugentligt. Eventuel udbringning derudover betales af borgeren selv. Ved levering af bestilte dagligvarer skal betaling for varerne ske via PBS betaling. Eventuel betaling for indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer sker via Syddjurs Kommune, Visitation og Hjælpemidler. I de tilfælde hvor Syddjurs Kommune skal betale for indsamling og pakning samt udbringning, må regningen til borgeren kun omhandle bestilte varer og må IKKE indeholde udgifter til indsamlings og pakning samt udbringning. Betaling for de bestilte varer er udelukkende et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Manglende betaling af leverede varer er derfor Syddjurs Kommune uvedkommende. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. juni 2012 til og med den 31.maj 2014 med mulighed for forlængelse på op til 2 x 12 måneder. Udbyder skal senest fredag den 28. februar 2014 give kontrakthaver besked om, hvorvidt der ønskes at gøre brug af optionerne. Såfremt optionerne udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved den sidste options udløb.

15 5 Opsigelse af aftalen Da kommunalbestyrelsen kan beslutte at skifte model (udbuds- eller godkendelsesmodel), vil denne aftale kunne opsiges med 3 måneders varsel fra udgangen af en måned. Leverandørerne kan også opsige aftalen med 3 måneders varsel fra udgangen af en måned. 6 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkret ordre foregår ved visitering af berettigede borgere, som ønsker at gøre brug af aftalen. 7 Bestilling af varer Bestilling af varer fra den enkelte bruger vil ske via et on-line bestillingssystem på leverandørens hjemmeside eller pr. , enten ved at borgeren selv eller en hjælper fra den kommunale hjemmepleje bestiller. Bestilling sker altid på baggrund af en udstedt bevilling fra Syddjurs Kommune. Borgere som ikke er visiteret til ordningen er således ikke omfattet af denne aftale. 8 Levering og leveringsbetingelser De bestilte dagligvarer skal leveres i dagtimerne mellem med mindre andet er aftalt med borgeren. Varerne der skal leveres skal være friske forstået på den måde, at mindst 2/3 af varernes holdbarhedstid er tilbage ved levering. Kravet gælder ikke ved kolonialvarer med en i henhold til fødevarelovgivningen lang holdbarhedsperiode. Såfremt der medtages køle/frostvarer skal leverandøren sikre en forsvarlig leveringsform således, at varerne ikke opvarmes eller risikerer optøning før levering. Kølevarer skal sikres en hensigtsmæssig transport- og opbevaringstemperatur. Ved reklamation fx pga varens holdbarhedsdato er udløbet, skal produktet byttes med et tilsvarende produkt. Bytning skal ske uden omkostninger for borgeren og indenfor 24 timer. I de tilfælde, hvor leveringsdag falder på en helligdag, skal leverandøren tilbyde en erstatningsdag. Levering aftales i hvert enkelt tilfælde med den enkelte borger/medarbejder fra hjemmeplejen Leverandøren skal ved levering ringe på, præsentere sig tydeligt i eventuel dørtelefon og vente på, at døren bliver åbnet. Varer skal bæres til borgerens køkkenbord. Køle- og frostvarer skal anbringes i køleskab/fryser hos borgeren. Ved væsentlig forsinket levering skal leverandøren informere borgeren.

16 Hvis borgeren ikke lukker op, skal leverandøren med det samme kontakte det relevante distrikt. Udbringeren skal reagere på væsentlige ændringer hos borgeren ved at kontakte distriktet. Ved levering af varer, som er beskadigede, optøede eller på anden måde kvalitetsmæssigt væsentligt forringet, skal der tilbydes erstatningsvarer, som leveres med førstkommende varetur. Hvis borgeren ikke ønsker varen, krediteres borgeren. Ved levering af forkerte varer krediteres borgeren. Levering af varer i et distrikt skal ske på samme ugedag hver uge og så vidt muligt på samme tidspunkt 9 Bonus mv. Omsætningen med udbyder vedr. ovenstående varesortiment må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 10 Følgeseddel Ved hver levering skal den enkelte borger modtage en kopi af fakturaen, hvoraf stk. pris, samlet pris. klientens navn, adresse, dato, antal, varenummer og varenavn fremgår. 11 Fakturering De valgte leverandører skal senest 1 uge efter månedsafslutning fremsende en månedlig samlefaktura på indsamling og pakning samt eventuelle udbringningsgebyrer til Syddjurs Kommune, Visitation & Hjælpemidler. Fakturaen skal indeholde navn og adresse på borgere, hvortil der er sket udbringning af varer, samt på hvilke datoer det er sket. Betaling for bestilte varer er Syddjurs Kommune uvedkommende. I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnota skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIOUBL-RASP. Fakturaer og kreditnota skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e- ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til den rekvirerende afdeling eller institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer, der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer

17 Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Varebetegnelse og kvantum (antal enheder) af de leverede, præcist beskrevet på varelinjeniveau til identifikation af det enkelte produkt, inkl. pris pr. enhed og samlet pris for det enkelte produkt, eksklusiv Fakturatotal eksklusiv moms Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Faktura kan først fremsendes efter levering når såvel leverandøren som tilbudsgiver er enige og tilfredse med produktet. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL 2.02 og fremsendes via nemhandel eller VANS (Value Added Network Service). Udbyder er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 12 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af XX angivne enhedspriser, som er gældende indtil den 31. maj Priserne kan herefter reguleres én gang årligt i henhold til Prisregulering Priserne for levering og bestilling skal være faste i 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske prisregulering én gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. juni 2013 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra den 1. juni 2012 til den 31. maj Tilsvarende reguleringsformel gælder for eventuelle følgende prisreguleringer. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Syddjurs Kommune, Visitation og Hjælpemidler, Hovedgaden 77, 8410 Rønde. 14 Skift af leverandør

18 Borgeren har ret til at skifte leverandør. Fristen er 1 måned fra udgangen af den måned, hvori modtageren af hjælpen har anmodet om skift af leverandør, jf. bekendtgørelse nr. 299 om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp mv., Betaling Betalingsbetingelsen er 30 dage fra modtagelse af korrekt E-faktura. 16 Leverandørens forpligtigelser Aflevering af bestilte varer må kun ske når borgeren, familie eller bekendte er til stede i hjemmet. Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt, er det vigtigt, at der gives besked til det områdecenter den pågældende borger er tilknyttet. Leverandøren skal udvise omhu, ansvarlighed samt optræde fagligt, etisk, juridisk og økonomisk forsvarligt. Herudover skal leverandøren overholde de hygiejniske principper og være i stand til at legitimere sig. Leverandøren skal ligeledes registrere observationer, der har betydning for modtagerens sundhed og velvære. Ved vigtige/akutte observationer, der vurderes at have betydning for modtagerens sundhed og velvære viderebringes dette straks til den koordinerende fagperson (i dette tilfælde områdecenteret som sørger for at kontakte relevante personer. 17 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 18 Ansættelsesvilkår Udbyder ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Kontrakthaver forpligter sig derfor til at sikre, at såfremt arbejdsforhold af den i nærværende konkrakt omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må Iøn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der indenfor det fag eller den industri, i hvilken leverandøren har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. TiIsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der star som hovedleverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse.

19 Overholder kontrakthaver ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan udbyder tilbageholde vederlag til kontrakthaver med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Udbyder kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Kontrakthaver skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være udbyder i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 19 Etik og socialt ansvar Udbyder forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt udbyder bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er udbyder uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 20 Underleverandør Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 21 Miljø Lastbiler og/eller varebiler der benyttes til levering må ikke lade bilen stå i tomgang/have motoren kørende mens der foretages levering. Der henvises til transportregulativet fra Miljøministeriet.

20 Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. 22 Statistik Leverandøren fremsender på opfordring ca. 1 gang årligt en opgørelse over omsætningen på aftalen. Opgørelsen skal udarbejdes i Excel format og fremsendes elektronisk. 23 Garanti og reklamation Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler om forbrugerkøb. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 24 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Syddjurs Kommune forventer, at professionel omsorg indgår ved udførelsen af alle ydelser. Begrebet omsorg skal forstås som den spontane medmenneskelighed. Professionel omsorg betyder, at leverandøren udviser pli, omtanke og høflighed og handlinger udøves på en ligeværdig og forpligtende måde. Chaufføren/-erne/budene skal kunne tale og forstå dansk. 25 Overdragelse af aftale Kontrakthavers forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med kommunerne overlades til udførelse af anden / andre leverandører. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer De rettigheder og pligter, der fremgår af kontrakten og af de bilag, der hører til kontrakten, kan kontraktshaveren ikke overdrage, hverken i fuldt omfang eller kun delvist. De krav, som kontraktshaveren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag, kan kontraktshaveren ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 27 Misligholdelse og misligholdelsesbeføjelser

21 Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv., er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Udbyder kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Udbyder kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken kontrakthaver skal opfylde sine forpligtigelser iht. denne kontrakt. Undlader kontrakthaver herefter at opfylde sine forpligtigelser, indenfor den af kommunerne fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse, jf. nedenfor. Dersom kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne kontrakt, jf. eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus mv. (jf. 9 Bonus mv.) Overtrædelse af offentlige påbud (jf. 17 Offentlige påbud) Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar (jf. 19 Etik og socialt ansvar) Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af aftalen, rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer). Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf. 33 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten) Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. Går kontrakthaver konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette / disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af udbyders kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

22 I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 28 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan udbyder kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 29 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring. Kontrakthaver skal på forlangende forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. 30 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.

23 31 Kontraktændringer Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig kontrakt imellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 13 anses ikke som en kontraktændring. 32 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er ikke fortrolig, og vil blive gjort tilgængelig for medarbejderne på Syddjurs Kommunes Intranet. Viden om brugernes personlige forhold er fortrolige og må ikke viderebringes til uvedkommende. Det påhviler leverandøren at forpligte selskabets ansatte, herunder eventuelle underleverandører, at overholde tavshedspligten samt at disse har rene straffeattester. Chaufføren/-erne / budene er underlagt samme tavshedspligt som kommunens ansatte vedrørende borgernes private forhold. Der gøres opmærksom på, at såfremt der fremkommer en begæring om aktindsigt, som kommunen giver medhold i for enten hele eller dele af kontrakten med tilhørende udbudsmateriale og tilbud i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt vil denne begæring medføre offentlighed i dokumenter fra kontrakthaver. 33 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Udbyder: Syddjurs Kommune Dato: Kontrakthaver: XXXX Marie-Louiss Nordlander XXXX