IT-understøttelse af anvendelse af PRINCE2 med projektportalen ProjectFlow. itsmf PRINCE2 erfagruppe møde den 10. juni 2009

Transkript

1 IT-understøttelse af anvendelse af PRINCE2 med projektportalen ProjectFlow itsmf PRINCE2 erfagruppe møde den 10. juni 2009 Karsten Ley Poulsen, tlf PRINCE2 er Office of Government Commerces varemærke. Copyright 2004 APM Group som har alle rettigheder.

2 Dagsorden 1. Kort præsentation af FlowIT A/S 2. Introduktion til projektportalen ProjectFlow 3. IT understøttelse af anvendelse af PRINCE2 4. Fokus på IT-understøttelse af det bærende princip Management by Exception i udførelse af et PRINCE2 projekt 5. Opsummering

3 Om FlowIT A/S Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde Effektiv projektgennemførelse - ProjectFlow Videndeling og dokumenthåndtering - IntraFlow Portalløsninger (workflow, HR-Portal, kontraktportal) CoreFlow Dansk softwarevirksomhed etableret i 1999 Børsen Gazelle virksomhed 2007, 2008 ProjectFlow implementeringspartnere

4 Projektportalen én indgang til projektrelateret information og processer Genbrug eksisterende systemer og gør det nemmere for brugeren 1. Microsoft Office Dokumenter gemmes direkte Stifindervisning drag & drop Generér dokumenter med strukturerede data 2. Microsoft Outlook Opgaver fra ProjectFlow Kalender projektkalenderen synliggøres Sende s til projektet 3. ESDH-integration Nemt at journalisere Overholde lovgivning 4. Økonomisystemet Økonomidata skab overblik 5. Active Directory Nem adgang Single sign on Genbrug af organisationsdata (organisationshierarki mv.) 6. Tidsregistrering Realiseret tidsforbrug

5 Punkter fra oplæg til indlægget: Fokus på IT-understøttelse af det bærende princip Management by Exception i udførelse af et PRINCE2 projekt og PRINCE2 projektets logs (Emnelog, Risikolog, Kvalitetslog og Erfaringslog) tilgængelighed og mulighed for aggregering på portofølge/program niveau

6 Rollebaseret information med fokus på afvigelser: Projektlederview SF5 Projekter hvor Inge har rollen projektleder Projektniveau: Projektleder overblik over projekt for den aktuelle ledelsesfase. Fokus på afvigelser Link til projektweb for detaljer (næste side)

7 Fokus på afvigelser: Kvalitetslog Kvalitetslog alle relevante informationer ét sted - indbygget ProjectFlow samler Kvalitetslog informationer ét sted. Det er nemt at få et samlet overblik over indtastninger i kvalitetsloggen for alle produkter. Kvalitetskontroller vises i Gantt kort for bedre overblik

8 Én samlet indgang til projektrelateret information Adgang til projekthåndbog Nem adgang til logs Projekterne i organisationen (rettighedsstyret) Produkter og kvalitetskontroller for aktuel ledelsesfase

9 PRINCE2 logs: Overblik over emner på projektet og eskalering t. program Eskalér Nem redigering af emnelog i Excel dataredigering

10 PRINCE2 logs: Emnelog tilpasning af emnelog Eskalér Tilpasning af felter i emnelog. Oprettelse af nyt felt.

11 PRINCE2 logs: Kvalitetslog Nemt at oprette nyt aktivitet til kvalitetskontrol Der er mulighed for at oprette en almindelig aktivitet eller vælge en kvalitetskontrol. Når man vælger Kvalitetskontrol får man en indtastningsformular med alle relevante indtastningsmuligheder.

12 PRINCE2 logs: Kvalitetslog Godt overblik over kvalitetskontrol Kvalitetsloggen sikrer det rigtige overblik over planlagte kvalitetskontroller. Strukturen sikrer, at PRINCE2 understøttes i et brugervenligt interface, så alle relevante informationer kan registreres.

13 PRINCE2 logs: Produkter Ekstra information med metadata Produktbeskrivelse metadata giver centrale PRINCE2- relaterede informationer: f.eks. Input til Produktflowdiagram (PFD) Optimal kombination af strukturerede og ustrukturerede data

14 PRINCE2 logs: Nem adgang til produkter Dokumentbaserede produktbeskrivelser - integreret med MS Office og ESDH-system. Konvertér strukturerede data i formularer til dokumenter med dokumentgenerator.

15 Punkter fra oplæg til indlægget: Registrering af aktuelt forbrug af tid, økonomi/ressourcer mod budget ProjectFlow: 1. Rapporter 2. Integration til ERP 3. Indbygget tidsregistreringsssystem

16 Registrering af aktuelt forbrug af tid, økonomi/ressourcer mod budget Økonomioverblik med advarsel på tolerancer med mulighed for integration med ERP

17 Historik i data og mulig fremskrivning af en trend Dagsorden punkt: Historik i data og mulig fremskrivning af en trend og mulighed for prognose for aktuel fases resultat baseret på den aktuelle situation og den aktuelle faseplan samt indikation om fasens tolerancer overholdes eller brydes. ProjectFlow: Fuld historik af data Logning af ændringer Hvem har gjort hvad Dokumenthistorik kan også ses i MS Office Fremskrivning af data: Anvend projektlederoverblik (SF5) Check produktchecklisten og færdiggjorte arbejdspakker Tal med dine teamleders Vurdér fremdriften og færdiggørelsen af ledelsesfasenm og rapportér til din styregruppe

18 Punkter fra oplæg til indlægget: IT systemets skalerbarhed anvendelse på store og små projekter f.eks. hvorledes kan der startes i det små og vokses i takt med at behovet for yderligere faciliteter opstår ProjectFlow: 1. Udgangspunkt i skabelon med skaleret styringsniveau 2. Skabelon kan tilpasses 3. Løbende anvendelse af projektguide

19 ProjectFlows skalérbarhed Vælg det nødvendige styringsniveau med mulighed for efterfølgende skaléring. Valg af styringsniveau

20 ProjectFlows skalérbarhed: Online projektguide med skalering Online projektguide sikrer forankring af metoden med bruttoliste af opgaver, hvor de relevante for det pågældene projekt vælges. Bruttoliste af opgaver

21 Online projektguide

22 Understøttelse af arbejdsprocesser integreret med Outlook Opgavehåndtering, advisering og Outlook integration Detaljering af opgave og ansvarlig. Indbygget advisering og visning i Outlook opgaveliste.

23 Punkter fra oplæg til indlægget: Sikring af valide data i systemet ProjectFlow: 1. Genbrug af information mindsker fejlkilder 2. Formularer med godkendelse af indhold 3. Valideringsregler på fx økonomi og tid

24 Effektiv projektgennemførelse med projektportalen ProjectFlow Kontakt FlowIT A/S Karsten Ley Poulsen, tlf Tak for i dag